LAPORAN PELATIHAN INVENTORY

MANAGEMENT
HOTEL SANTIKA PREMIERE SLIPI
JAKARTA

DISUSUN OLEH :
ADELIA INDAH HAPSARI
ANDRI WARDA PRATAMA PUTRA
HARRIS CIPTA ABDI
 PENDAHULUAN

Pada era modern ini, dunia bisnis dan industri memang berkembang semakin pesat , terlebih
di Indonesia.Hal ini mengharuskan pelaku usaha dan industri baik BUMN maupun Swasta harus
memberikan terobosan terbaru dalam meningkatkan standar kerja dan produk yang ada pada bisnis
mereka. Kemajuan dan persaingan yang terjadi di era dewasa ini,sudah bukan hal rahasia lagi
khususnya dalam lini Pergudangan atau Warehouse yang merupakan wadah akhir proses dalam
setiap lini produksi.
Inventory management atau yang biasa dikenal dengan manajemen persediaan adalah
sebuah kontrol terhadap produk atau barang-barang yang yang diperjual belikan sehari-hari pada
sebuah perusahaan. Inventory management merupakan suatu hal yang sangat penting dalam suatu
perusahaan karena dengan perencanaan yang baik terhadap inventory maka perusahaan akan
mendapatkan manajemen stok yang baik pula. Dengan melakukan manajemen yang baik terhadap
stok yang dimiliki, perusahaan akan dapat terhindar dari kekurangan stok dan over stok.

Suatu perusahaan bisa saja melakukan pemborosan terhadap anggaran karena kurang
tersistemnya pengeluaran dengan baik apabila tidak memiliki inventory management yang baik.
Inventory management memiliki peranan yang penting bagi perusahaan diantaranya adalah
menemukan titik seimbang antara biaya perusahaan dan juga biaya yang dibutuhkan untuk biaya
pengadaan dan penyimpanan. Hal ini bertujuan untuk mendapat persediaan yang maksimal dengan
biaya minimal.

Inventory management memiliki beberapa tujuan diantaranya adalah untuk mengantisipasi

resiko keterlambatan akan datangnya barang, untuk mengantisipasi ketidaksesuaian pesanan
dengan apa yang diperlukan perusahaan, untuk mengantisipasi apabila bahan yang dibutuhkan
untuk produksi tidak tersedia di pasaran, menjamin lancarnya proses produksi perusahaan,
memanfaatkan penggunaan mesin secara optimal untuk proses produksi, dan untuk memenuhi
kebutuhan pasar secara optimal.
 MATERI-MATERI INVENTORY MANAGEMENT

1. SUPPLY CHAIN COSTS AND PROFIT

Terdapat beberapa cara untuk mendapatkan profit bagi perusahaan dengan berbagai
pertimbangan dan langkah yang dapat diambil. 2 pilihan yang dapat dipilih oleh sebuah perusahaan
diantaranya adalah menekan biaya atau meningkatkan penjualan untuk memperoleh profit. Maka,
seorang supply chain planner memberikan pertimbangan sebagai berikut.

Gambar 1. Perbandingan Increase Sales dan Reduce Costs

Lebih baik meningkatkan penjualan 50% atau menekan biaya produksi 5% untuk mendapatkan
profit bagi perusahaan.

2. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Setiap perusahaan pasti membutuhkan supply chain management untuk melakukan perencanaan
dan pengendalian terhadap setiap proses produksi dan distribusi dari perusahaan tersebut. Prinsip
dari supply chain management adalah buy it, make it, move it, sell it dan service it.

Gambar 2. Prinsip Supply Chain Management

 Buy it
Proses awal produksi dari suatu perusahaan adalah dengan melakukan Buy It
(membeli). Definisi Buy It disini adalah melakukan persiapan pra produksi misalnya dengan
melakukan pembelian bahan, pemeliharaan mesin dan sarana penunjang untuk proses
produksi.
  Make it
Proses selanjutnya setelah Buy it adalah Make it dimana dalam tahapan proses ini
perusahaan sudah mulai melakukan proses produksi dengan bahan yang sudah dibeli pada
tahapan sebelumnya. Syarat dari tahap make it ini adalah bahan dan sarana prasarana
berada dalam kondisi siap untuk melakukan produksi dengan beberapa cadangan jika alat
atau bahan yang digunakan habis atau rusak.
 Move it
Dalam tahap ini produk-produk yang telah di produksi di distribusikan kepada retail
atau kantor cabang yang ada di perusahaan tersebut untuk siap dijual.
 Sell it
Tahap ini merupakan tahap dimana orientasi dari perusahaan adalah value atau
nilai. Dari produk yang sudah di buat dijual sehingga menghasilkan keuntungan bagi
perusahaan.
 Service it
Tahap ini merupakan tahapan penting dimana pada tahap ini akan memberikan
dampak besar bagi perusahaan kedepannya. Tahap ini adalah bagaimana suatu perusahaan
dapat memberikan pelayanan terbaik bagi distributor ataupun customer. Pada tahap ini
perusahaan akan memperoleh nilai balik tentang kepuasan pelanggan terhadap pelayanan
dan produk yang dibuat oleh perusahaan.

3. JENIS INVENTORY
Inventory adalah segala sesuatu yang disimpan untuk kemudian digunakan atau ditawarkan pada
saat yang diperlukan atau dengan kata lain, inventory adalah sumber dana yang menganggur yang
dimiliki perusahaan.

Gambar 3. Jenis-Jenis Inventory

Ada 3 jenis inventory yaitu sebagai berikut :

1. Raw Materials

Adalah jenis inventory berupa barang yang akan digunakan dalam proses produksi. Raw Materials
inventory adalah asset perusahaan yang berupa bahan mentah yang siap digunakan untuk
melakukan produksi. PT. Garam sendiri juga menggunakan inventory jenis ini karena perusahaan
menjual garam kerosok dari ladang yang tersimpan di gudang. Garam yang dijual dalam bentuk ini
adalah garam asli dari ladang dan belum ditambah denan yodium.

2. Work In Process

Adalah jenis inventory yang berupa barang setengah jadi, umumnya inventory jenis ini akan
digunakan jika ada customer yang memesan barang dengan jumlah sedikit atau produk yang
diproduksi oleh perusahaan merupakan produk yang memiliki masa kadaluarsa cepat sehingga
ketika ada order maka pesanan baru akan dibuat.

3. Finished Goods

Adalah jenis inventory dimana barang yang ada adalah produk jadi dari suatu perusahaan. Selain
menggunakan Raw Materials Inventory, PT. Garam juga menggunakan Finished Goods Inventory
karena selain menjual garam krosok, PT. Garam juga menjual garam olahan siap konsumsi yang
umumnya merupakan produk jadi dari perusahaan.

Dalam Inventory Management terdapat istilah Inventory Sweet Spot. Inventory Sweet Spot adalah
jumlah inventory minimum yang dibutuhkan sesuai dengan lead time yang ditentukan untuk
memenuhi tingkat pelayanan yang diinginkan oleh perusahaan. Gambaran umum dari Inventory
Sweet Spot adalah seperti berikut.

Gambar 4. Inventory Sweet Spot

4. INVENTOR TURN OVER (ITO)

Inventory Turn Over adalah perputaran persedian yang menunjukkan berapa kali rata-rata
inventory atau persediaan dikeluarkan dan diganti dengan yang baru dalam periode waktu tertentu.
Semakin tinggi Inventory Turn Over berarti semakin sering barang dijual oleh perusahaan dan
tentunya semakin besar pendapatan yang diperoleh oleh perusahaan. Inventory Turn Over dapat
diukur dengan rumus seperti berikut.
 Turn Cost of Goods sold
Inventory =
( ITO ) Average Inventory
Inventory Awal+ Inventory Akhir
Average Inventory=
2
Days Sales of Inventory adalah jumlah rata-rata yang dibutuhkan untuk menjual rata-rata
inventory yang ada selama periode waktu yang ditentukan. Rumus dari Days Sales of Inventory
adalah sebagai berikut.

365 hari per tahun

Days Sales of Inventory=
Turn
Inventory ¿
¿
Contoh dari penerapan ITO adalah pada perusahaan PT. Kalbe Farma. Tbk adalah sebagai berikut.

Inventory Turn Over PT. Kalbe Farma, TBk

31 Desember 2016 31 Desember 2017

Persediaan Lancar 3,344,404,151,105 3,557,496,638,218
COGS   10,369,836,693,616
Selisih Satu
2017 2018 Selisih Tahun
106,546,243,55
Rata-rata persediaan 3,450,950,394,662 3,344,404,151,105 7 330,362,927,469
Inventory Turn Over 3.00 3.1
Days Sale of
Inventory 121.5 117.7

5. ON TIME IN FULL (OTIF) ATAU DELIVERY ON TIME IN FULL (DIFOT)

OTIF adalah pengukuran kinerja logistic atau pengiriman barang dalam rantai pasokan. OTIF
mengukur kinerja pengiriman dan pengambilan barang secara utuh (In Full) dan tepat waktu (On
Time). Hal ini mungkin dapat digunakan di PT. Garam, karena mengingat banyaknya persediaan
(stock) yang tersimpan di gudang dan semakin dekatnya musim produksi serta masih banyaknya
garam titipan dari supplier yang belum diambil membuat perusahaan harus berpikir keras agar
garam hasil produksi dapat tertampung dengan baik. Metode pengukuran dengan menggunakan
OTIF ini dapat diterapkan dengan menentukan rentang waktu yang dikategorikan tepat waktu (On
Time). Tepat waktu dapat diartikan garam yang telah dibeli oleh pelanggan diambil dan terselesaikan
sesuai dengan waktu yang tertera pada kontrak. Cara menggunakannya cukup sederhana yaitu
dengan menghitung rata-rata persentase pengambilan barang yang utuh dan tepat waktu.
Pengambilan yang dikategorikan OTIF adalah hanya pengambilan yang utuh dan tepat waktu saja.
Jika pengambilan tidak utuh atau tidak tepat waktu, maka tidak dihitung di dalam persentase OTIF.
Besarnya performansi OTIF minimal tergantung dari kesepakatan antara pihak supplier dan
customer. Biasanya, performansi OTIF yang diharapkan tidak dibawah 90%. Contoh dari penerapan
OTIF adalah sebagai berikut.

ETA
(Estimate
Time Arrival Actual
PO Arrival) QTY Date Quantity On Time In Full OTIF
 PO-001 29-Jan-19 100 29-Jan-19 90 1 0 0
PO-002 29-Jan-19 100 30-Jan-19 100 0 1 0
PO-003 29-Jan-19 100 30-Jan-19 90 0 0 0
PO-004 29-Jan-19 100 29-Jan-19 100 1 1 1
Customer Sevice Level   50% 25%
OTIF umumnya digunakan untuk mengukur tingkat pelayanan terhadap perusahaan oleh pelanggan.

Berikut adalah alasan mengapa perusahaan harus memilki inventory diantaranya adalah sebagai
berikut.

a. Melindungi dari ketidakpastian

Melindungi dari ketidakpastian yang dimaksud adalah ketidakpastian kapan bahan akan
sampai, delay yang terjadi saat pengiriman bahan dan juga berbagai masalah yang
kemungkinan terjadi.
b. Pengurangan biaya
Dengan adanya inventory memungkinkan pengurangan biaya produksi sehingga menekan
pengeluaran berlebih dari perusahaan.
c. Melindungi dari cacat kualitas
Dengan adanya inventory dapat melindungi perusahaan dari komplain yang terjadi jika
barang yang dikirim tidak sesuai dengan kualitas yang diinginkan oleh customer, dengan
adanya inventory memungkinkan penggantian cepat dari barang tersebut.
d. Menstabilkan proses produksi
Inventory juga dapat membantu perusahaan dalam menstabilkan proses produksi, dengan
adanya inventory perusahaan dapat mengurangi dampak overstock ataupun kekurangan
stock.
e. Antisipasi stok
Inventory juga menjaga perusahaan terhindar dari kehabisan stok, sehingga dapat
mengantisipasi adanya kekurangan stok saat banyaknya permintaan.
f. Menyeimbangkan antara supply dan permintaan
Dengan inventory yang dimiliki perusahaan dapat menyeimbangkan antara proses produksi
dan permintaan. Hal ini bertujuan agar perusahaan terhindar dari overstock dan juga
kekurangan stok.

6. INVENTORY RECORD ACURACY (IRA)

IRA adalah salah satu cara yang dapat dilakukan untuk menghitung akurasi persediaan yang
memungkinkan perusahaan untuk fokus pada apa yang dibutuhkan saat ini. Hal ini diperlukan untuk
membuat keputusan yang tepat untuk pemesanan dan pengiriman. Penghitungan ini dapat
digunakan oleh divisi pergudangan dan terminal PT. Garam untuk menghitung akurasi dari stok yang
ada pada masing-masing gudang. Contoh dari penerapan IRA adalah sebagai berikut.

Garam Shelf Count Inventory Record Accuracy Calculation

Premium 2,500,000 2,650,000 94%
PS 2,965,000 3,000,000 99%
P 305,000 350,000 87%
M 2,500,000 2,500,000 100%
Inventory Record Accuracy (IRA) 95.1%
Penghitungan akurasi persediaan dapat dilakukan dengan menggunakan tiga metode diantaranya
adalah finansial, perencanaan (unit toleransi), dan produksi (unit tanpa toleransi).

 Finansial
 Penghitungan IRA dengan menggunakan metode finansial umunya untuk
menghitung akurasi dengan untung dan rugi yang didapatkan perusahaan jika kondisi dari
inventory kurang ataupun lebih dari penghitungan sebenarnya. Contohnya adalah
sebagai berikut.

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa jika stok yang ada digudang kurang 5 buah
dan harga satuannya $10, maka perusahaan akan mendapatkan rugi sebesar $50 dari
kurangnya stok tersebut. Sebaliknya jika barang yang ada di perusahaan lebih 1 buah
dengan harga satuannya $80, maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan sebesar
$80 dari lebih stok tersebut.
 Perencanaan (unit toleransi)
Penghitungan IRA dengan menggunakan metode perencanaan (unti toleransi)
adalah penghitungan akurasi dengan memberikan toleransi terhadap kurangnya stok dan
tidak memberikan toleransi terhadap lebih stok karena hal ini dapat menyebabkan
inventory over stok. Namun toleransi yang diterapkan dapat disesuaikan dengan
kebijakan dari perusahaan. Contoh dari penghitungannya adalah sebagai berikut.

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa perusahaan memberikan toleransi jika stok
di gudang kurang dari jumlah, tetapi perusahaan tidak memberikan toleransi jika stok
yang ada melebihi penghitungan. Karena akan menyebabkan gudang overstok sehingga
gudang tidak dapat menampung lagi hasil produksi yang ada.
 Produksi (unit tanpa toleransi)
Penghitungan akurasi dengan menggunakan metode produksi atau tanpa toleransi
adalah perusahaan tidak akan memberikan toleransi terhadap kurang atau lebihnya stok
yang ada. Yang perusahaan inginkan adalah data real yang sesuai antara stok fisik dengan
data stok yang ada pada sistem. Contoh penghitungannya adalah sebagai berikut.
 Dari gambar diatas dapat kita ketahui bahwa kurang stok ataupun lebih stok
merupakan kesalahan karena ketidaksesuaian data yang ada. Rata-rata perusahaan yang
ada, menggunakan semua metode penghitungan akurasi sesuai dengan kondisi yang
terjadi di perusahaan.

7. REORDER POINT (ROP)

Reorder point adalah keadaan dimana dan kapan barang harus diminta oleh pihak gudang untuk
menjaga ketersediaan stok terhadap pesanan yang ada. Reorder point mengacu pada jumlah stok
yang ada di gudang, dimana jika persediaan yang ada digudang mencapai pada jumlah yang telah
ditentukan, maka bagian gudang harus memberikan kebijakan untuk melakukan pembelian. Metode
ini sangat tepat digunakan di PT. Garam (Persero) karena mempunya banyak gudang dan tidak
semua gudang dapat diakses dengan mudah oleh kendaraan besar atau kontainer, truk, dan juga
bahkan ada gudang yang tidak bisa diakses oleh keduanya. Penerapan ROP sangat tepat digunakan
oleh gudang VEEM karena gudang VEEM harus mempunyai stok yang cukup untuk melayani
pengeluaran dengan menggunakan kapal yang umumnya dengan jumlah yang banyak. Untuk
menjaga ketersediaan dan kelancaran kegiatan metode ini cocok diterapkan yaitu jika stok yang ada
di gudang VEEM mencapai jumlah yang dirasakan kurang untuk pengapalan selanjutnya, maka pihak
gudang VEEM dapat mengajukan moving terhadap divisi pergudangan dan terminal. Untuk gudang
VEEM setidaknya harus mempunyai stok yang cukup untuk masing-masing kualitas garam yang ada,
sehingga ketika ada order dengan kapal dengan kapasitas besar, maka pihak gudang sudah
mempunyai stok minimal untuk menutupi setengahnya sehingga proses moving selanjutnya dapat
dilakukan tanpa tergesa-gesa seperti yang sering terjadi.

Hal ini dapat juga dilakukan pada gudang yang ada di pegaraman, jika hal ini dilakukan pada
gudang pegaraman maka akan menjaga ketersediaan space pada gudang pegaraman untuk
persiapan musim produksi selanjutnya. Untuk membuat pemerataan stok yang ada sehingga
menghindari proses moving yang tergesa-gesa. Untuk melakukan penerapan metode ini tentunya
harus didukung dengan samanya kualitas garam yang ada sehingga akan memudahkan dalam
melakukan pemerataan stok. Contoh dari penerapan metode ROP ini adalah sebagai berikut.
Lead Time Reorder Send per Status EQQ/M Start Moving Shipment
Salt Type Current Stok Needed ETA
Moving (Days) Point Days Reorder OQ Time (Days) Schedule
Premium 250,000 20 7,500,000 250,000 150,000 YES 100 06/17/2019 05/28/2019 07/08/2019
PS 500,000 10 5,000,000 550,000 50,000 YES 100 06/11/2019 06/01/2019 08/29/2019
P 1,000,000 5 700,000 500,000 100,000 NO 100 06/12/2019 06/07/2019 08/17/2019
M 750,000 10 800,000 200,000 70,000 NO 100 08/26/2019 08/16/2019 10/28/2019

Dari gambar diatas dapat kita lihat bahwa metode ROP ini dapat membantu untuk mengetahui
kapan kita harus melakukan moving atau order jika stok yang ada digudang untuk kebutuhan
pengapalan tidak cukup dengan mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah
tonase yang dibutuhkan.

8. REORDER POINT SAFETY STOCK (ROP SS)

Reorder Point dan Safety Stock secara konsep sama dengan ROP hanya ada penambahan safety
stock untuk penjagaan dari di inventory. Safety Stock sendiri adalah jumlah persediaan bahan
minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan
datangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi. Maka dari itu, untuk mencari reorder point
adalah dengan menggunakan rumus sebagai berikut.
 ROP SS adalah tahap penyempurnaan dari ROP dengan penambahan safety stock yang
memungkinkan perusahaan mempunyai stok pengaman, sehingga akan menjadi efektif saat ada
order mendadak dari pasar. Hal ini juga dapat diterapkan di PT.Garam (Persero) untuk menjaga
gudang tetap mempunyai stok pengaman agar gudang tidak benar-benar kosong setelah
pengeluaran garam. Contoh penerapan ROP SS adalah sebagai berikut.
Produk Current Stock Average Average Lead Reorder Status
Lead Time (Days) Max Daily Usage Max Lead Time Safety Stock EOQ/MOQ ETA
Name Level Daily Usage Time (Days) Point Reorder
Kopi 60 5 10 20 5 8 160 185 YES 100 Sunday, May 19, 2019
Susu 150 5 12 10 6 8 72 102 NO 100 Sunday, May 19, 2019
Gula 7 5 7 10 3 8 46 61 YES 100 Sunday, May 19, 2019
Garam 10 5 8 10 4 8 48 68 YES 100 Sunday, May 19, 2019

9. INVE