PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

1. LATAR BELAKANG Pengurusan Panitia adalah teras kepada Pengurusan Kurikulum di sekolah. Justeru, Panduan Piawaian Pengurusan Panitia ini diharap dapat membantu untuk meningkatkan keberkesanan peranan panitia seterusnya kecemerlangan kurikulum. 2. OBJEKTIF i. ii. Meningkatkan pengetahuan dan kefahaman dalam bidang tugas panitia; meningkatkan kemahiran pengurusan folder panitia;

iii. meningkatkan keberkesanan pelaksanaan program dan aktiviti panitia; dan iv. menguruskan panitia mata pelajaran secara sistematik dan berkesan. 3. STRUKTUR ORGANISASI PENASIHAT 1 PENASIHAT 11 PENYELARAS PENGERUSI PEN. PENGERUSI SETIAUSAHA PENYELARAS TINGKATAN AHLI : Pengetua : Pen. Kanan Pentadbiran Pen. Kanan HEM Penyelia Petang : Ketua Bidang : Ketua Panitia : Penolong Ketua Pantia : Dilantik dalam mesyuarat panitia kali pertama atau oleh Ketua Panitia. : Dilantik dalam mesyuarat panitia kali pertama atau oleh Ketua Panitia. : Guru mata pelajaran [Lampiran 1: Carta Organisasi Panitia]

4. PERANAN PANITIA MATA PELAJARAN a. b. c. Memperoleh sukatan dan huraian sukatan pelajaran yang terbaru dan kemas kini. Menyediakan rancangan pelajaran selaras untuk semua tingkatan. Memilih dan mencadangkan buku teks kepada pihak Jawatankuasa Kurikulum. d. Memilih dan mencadangkan buku bacaan tambahan untuk kegunaan panitia mata pelajaran dan pusat sumber sekolah. e. Mengadakan mensyuarat panitia mata pelajaran berkala seperti yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Kurikulum. Merancang dan melaksanakan program akademik untuk meningkatkan prestasi pelajar. g. Menyelaraskan soalan ujian dan peperiksaan, menganalisis keputusan peperiksaan dan menyusun strategi mengatasi kelemahan pelajar. Meningkatkan kemahiran dan pengetahuan ahli panitia mata pelajaran yang berkaitan dengan proses P & P. Menyediakan dan memperoleh alat bantu mengajar untuk keberkesanan proses P & P. Merancang program khas untuk pelajar bermasalah 3M. Menyediakan dan memastikan prosedur keselamatan dipatuhi. Bilik khas berada dalam keadaan kondusif untuk P & P. Menyediakan anggaran perbelanjaan berdasarkan peruntukan kewangan.

f. h. i. j. k. l. m.

n.

Mengurus dan menyemak buku stok. 5. SENARAI TUGAS JAWATANKUASA PANITIA

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

5.1
5.1.1 a. b. c. d. e. 5.1.2

KETUA PANITIA Pengurusan Ahli Jawatankuasa Kurikulum Sekolah. Menguruskan folder panitia. Membantu pentadbir menjalankan pencerapan guru dan hasil kerja pelajar. Merujuk masalah panitia kepada pentadbir. Mencadangkan agihan guru mata pelajaran kepada Jawatankuasa Jadual Waktu. Penilaian dan Peperiksaan Menyelaras dan menyemak penyediaan soalan dan skema markah. Menyediakan laporan analisis keputusan peperiksaan dalaman dan awam. c. Menyelaras penyediaan Head Count (TOV, Sasaran dan pencapaian peperiksaan) mata pelajaran. Pembelajaran dan Pengajaran Merancang dan menyelaraskan strategi program peningkatan prestasi. Membimbing guru meningkatkan keberkesanan P & P. Alat Bantu Mengajar Mengadakan projek menyediakan ABM. Menyenaraikan alat bantu mengajar. Kemajuan Staf

a.
b.

5.1.3

a. b.
5.1.4

a.
b. 5.1.5

a. Merancang dan mengendalikan kemajuan staf untuk menambah pengetahuan dan

kemahiran ahli. 5.1.6 Persatuan Akademik a. Bekerjasama dengan persatuan akademik untuk merancang aktiviti persatuan yang berkaitan dengan kurikulum. Kewangan Mengkaji keperluan dan menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan. Mengurus perolehan mengikut tatacara kewangan. Menguruskan stok. Bilik Khas Menyediakan jadual penggunaan. Menyediakan peraturan keselamatan pelajar dan peralatan. Memastikan bilik dalam keadaan kondusif untuk P & P. Lain-lain Menjadi ahli jawatankuasa peringkat kelompok/zon/daerah. Membantu pentadbir menjalankan tugas berkaitan dengan kurikulum. Menjalankan tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. PENOLONG KETUA PANITIA

5.1.7

a.
b. c. 5.1.8

a.
b. c. 5.1.9

a.
b. c. 5.2

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

5.2.1 5.3

Membantu Ketua Panitia dalam melaksanakan tugas Ketua Panitia bagi sesi petang. SETIAUSAHA 5.3.1 Menyediakan : a. notis mesyuarat dan mengedarkannya. b. tempat mesyuarat. c. peralatan yang diperlukan. d. agenda mesyuarat (setelah dirujuk kepada Ketua Panitia).

5.3.2
5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6 5.5.7 5.5.8 5.5.9 5.5.11

Mencatat, menyediakan dan mengedarkan minit mesyuarat. Mendapatkan dan merumuskan maklumat status pelaksanaan keputusan mesyuarat. Mengendalikan surat-menyurat. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua Panitia. PENYELARAS MATA PELAJARAN Membantu Ketua Panitia merancang dan menyusun program untuk tingkatan. Menyediakan laporan analisis keputusan peperiksaan mata pelajaran untuk tingkatan. 5.4.3 Menjalankan tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. GURU MATA PELAJARAN Menjadi ahli panitia mata pelajaran. Menyediakan Rancangan Harian berdasarkan Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/1999. Memberikan gerak kerja bertulis kepada pelajar. Menyediakan soalan dan skema pemarkahan untuk ujian dan peperiksaan. Menyemak nota, latihan dan kertas jawapan ujian dan peperiksaan. Peka dengan perkembangan sukatan pelajaran dan kaedah pengajaran. Sentiasa berinisiatif untuk meningkatkan kemajuan akademik pelajar. Mendidik pelajar ke arah sahsiah yang baik. Menghadiri kursus dan seminar anjuran KPM, JPN, PPD dan sekolah. 5.5.10 Bekerjasama dengan panitia dalam merancang, menyusun dan melaksanakan program panitia, sekolah, PPD, JPN dan KPM. Tugas-tugas lain yang berkaitan. 6. FOLDER PANITIA 6.1 Tiga jenis : a. Folder Utama b. Folder Sokongan c. Folder Arkib

6.2 6.2.1

Folder Utama Bentuk Folder a. Ada subtajuk berdasarkan isi kandungan folder. b. Format kulit luar dan subtajuk boleh diselaraskan untuk semua panitia. c. Warna pengenalan panitia boleh ditetapkan oleh Jawatankuasa Kurikulum.

6.2.2

Kandungan Folder

a. Takwim panitia. 3

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

[Lampiran 2 : Takwim Panitia]

b.

Struktur organisasi. Biodata dan rumusan maklumat guru. [Lampiran 3 : Biodata Guru] [Lampiran 4 : Rumusan Guru Mata Pelajaran ]

c.

d.

Jadual waktu:

i. Jadual peribadi guru.

ii. Jadual penggunaan Pusat Sumber. iii. Jadual penggunaan bilik khas (makmal, bengkel dan lain-lain). iv. Jadual amali solat. e. Minit mesyuarat : i. Kurikulum. ii. Panitia. Laporan perjumpaan kecil f. Head Count i. Head Count mata pelajaran.

g. Program Peningkatan Akademik i. Program teras (Induk). ii. Program elektif. Kertas Kerja Program. Laporan penilaian program. h. i. Peperiksaan Awam Takwim peperiksaan. ii. Laporan analisis keputusan mata pelajaran (PMR, SPM dan STPM). Maklumat Kerja Kursus. Peperiksaan Dalaman i. ii. iv. v. vi. Takwim peperiksaan dalaman. Jadual penyediaan soalan. Jadual Penentuan Ujian (JPU). Laporan analisis keputusan peperiksaan. Format soalan dan skema jawapan.

j.
k.

Senarai buku teks, buku rujukan dan alat bantu mengajar (disediakan dalam borang yang berasingan). [Lampiran 5 : Senarai Buku Teks/Buku Rujukan/ABM] Jadual Pencerapan : Hasil kerja pelajar. Pencerapan guru (klinikal). Kemajuan Staf (Anjuran Panitia, PPD, JPN dan KPM): Jadual kursus. Laporan kursus. Bahan edaran. [Lampiran 6 : Perkembangan Staf] [Lampiran 7 : Kehadiran Dalam Perkembangan Staf] [Lampiran 8 : Laporan Mesyuarat/Kursus/Seminar]

l.

m.

Persatuan Akademik Program aktiviti persatuan. Anggaran Perbelanjaan.

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

[Lampiran 9 : Program Persatuan Akademik] n. o. [Lampiran 10 : Anggaran Perbelanjaan] Jawatankuasa Panitia Kelompok/Zon/Daerah: Minit mesyuarat. Bahan edaran. Pemantauan Sukatan Pelajaran [Lampiran 11 : Pemantauan Sukatan Pelajaran] q. Pekeliling: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. r. sekolah. Pejabat Pelajaran Daerah. Jabatan Pendidikan Negeri. Lembaga Peperiksaan Malaysia Majlis Peperiksaan Malaysia. Jemaah Nazir. Kementerian Pelajaran Malaysia.

p.

Pelbagai Penyelidikan dan Pembangunan. Lain-lain. 6.3 6.3.1 i. ii. iii. iv. 6.4.1 i. ii. iii. iv. v. vi. Folder Sokongan

Isi Kandungan: Sukatan Pelajaran dan Huraian. Rancangan Pelajaran. Soalan dan skema jawapan. Lain-lain yang berkaitan. 6.4 Folder Arkib Bahan-bahan tahun belakangan yang tidak perlu ada dalam folder semasa. Contoh: Jadual waktu. Program akademik. Rumusan biodata guru. Pencerapan gerak kerja bertulis. Laporan perkembangan staf. Anggaran perbelanjaan (Hanya bahan 5 tahun ke belakang). 6.5 Lokasi Folder 6.5.1 Folder utama dan folder sokongan di bilik Pengetua/Penolong Kanan 6.5.2 Folder arkib ditempatkan di stor. 6.6 Penyemakan Folder 6.6.1 Dilakukan oleh Penolong Kanan/Ketua Bidang. 6.7 Pergerakan Folder

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

6.7.1

Folder boleh dikeluarkan dari lokasinya dengan mendapat kebenaran Pengetua/Penolong Kanan.

7. Mesyuarat Panitia
7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. Bilangan mesyuarat Mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Perjumpaan melibatkan kumpulan kecil boleh diadakan dari semasa ke semasa.

Masa dan Agenda Mesyuarat pertama Selepas mesyuarat guru kali pertama. Agenda mesyuarat: Dasar kurikulum. Rancangan pelajaran. Buku persediaan mengajar. Prosedur pembelian dan pengurusan stok. Pencerapan hasil kerja pelajar (menentukan jenis latihan dan bilangan latihan). Peperiksaan (penyediaan soalan dan skema). Kaedah P & P. Hal-hal lain. 7.2.2 Mesyuarat kali kedua - Januari Agenda mesyuarat: Analisis keputusan PMR. Head Count. Merancang program panitia. 7.2.3 Mesyuarat kali ketiga selepas peperiksaan pertengahan tahun. Agenda mesyuarat: Analisis peperiksaan pertengahan tahun. Menyemak pelaksanaan program (menilai kekuatan dan kekurangannya). Tindakan susulan terhadap program yang dijalankan. Laporan perjumpaan kecil (jika ada). Mesyuarat kali keempat akhir tahun (Oktober/November). Agenda mesyuarat: Kajian semula semua program dan projek. Perancangan tahun berikutnya: Cadangan agihan jadual waktu. Anggaran perbelanjaan. Notis Mesyuarat Diserahkan kepada semua ahli selewat-lewatnya 2 hari sebelum mesyuarat dijalankan. Format notis mesyuarat: Tarikh Masa Tempat Agenda [Lampiran 12 : Notis Mesyuarat Panitia]

i. ii. iii.

i. ii. iii. iv. 7.2.4 i. ii. a. b. 7.2.5 i. ii. a. b. c. d.

7.2.6 i. ii. iii. a. b. c. d. e. f. g. h. 7.2.7

Pengendalian Mesyuarat. Mesyuarat dipengerusikan oleh Ketua Panitia. Mesyuarat dihadiri oleh Pengetua/wakil (Penolong Kanan/Ketua Bidang). Kehadiran dicatatkan dalam buku kehadiran. Butiran dalam Buku Kehadiran: Tajuk Tarikh Masa Tempat Bilangan Nama guru Catatan Rumusan (jumlah hadir dan tidak hadir, dan nama ahli tidak hadir). Agenda Mesyuarat

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

i. Ucapan Pengerusi. iii. Ucapan Pengetua/Wakil. iii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat. iv. Perkara berbangkit. v. Hal-hal lain. vi. Ucapan penangguhan. 7.2.8 Minit Mesyuarat Dicatatkan oleh Setiausaha. Format minit mesyuarat. Ditandatangani oleh Setiausaha Disahkan oleh Pengerusi. v. Diedarkan kepada Pengetua/Penolong Kanan/Ketua Bidang dan ahli Panitia selewat-lewatnya seminggu selepas mesyuarat dijalankan. (Draf minit mesyuarat dilihat oleh Penasihat). [Lampiran 13 : Minit Mesyuarat] Rumusan Maklum Balas Status Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat. i. Mengedarkan borang status maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat bersama-sama dengan minit mesyuarat. Mendapatkan maklum balas tersebut sebelum mesyuarat akan datang. Menyediakan rumusan untuk diedarkan dalam mesyuarat. [Lampiran 14 : Laporan Maklum balas Status Pelaksanaan Mesyuarat] Perjumpaan Kecil i. Bertujuan merancang dan melaksanakan aktiviti yang melibatkan kumpulan pelajar dan guru tertentu sahaja (Contoh : Ananlisis dan laporan keputusan peperiksaan awam). Hasil perjumpaan dilaporkan dalam mesyuarat panitia. [Lampiran 15 : Laporan Perjumpaan Kecil] 8. Head Count 8.1 Pengurusan Head Count 8.1.1 Pengurusan Head Count melibatkan: i. Penolong Kanan

iv.

7.2.9 ii. iii. 7.2.10

ii.

ii. iii. iv. v. vi.

Guru Kanan Mata Pelajaran Ketua Panitia Penyelaras Tingkatan Guru Kelas Guru Mata Pelajaran

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

8.1.2

Take Off Value (TOV) i. Berasaskan keputusan peperiksaan akhir tahun bagi tingkatan sebelumnya. [Lampiran 16 : Analisis Head Count] Sasaran Pencapaian i. Sasaran pencapaian dibuat berdasarkan kepada: a. Nilai TOV b. Analisis keputusan peperiksaan awam. ii. Sasaran pencapaian mata pelajaran: [Lampiran 17 : Status Pencapaian Pelajar]

8.1.3

a. b. 8.1.4 i. ii. iii. iv. v. 8.1.5

Kualiti Kuantiti Sasaran pencapaian setiap pelajar dikelaskan mengikut kumpulan : Cemerlang Berpotensi Cemerlang Lulus Potensi Lulus Kritikal Merekod Maklumat Head Count. i. Guru mata pelajaran menentukan TOV dan sasaran setiap pelajar dan merekodkan dalam Buku Persediaan Mengajar (di bahagian senarai markah). Guru mata pelajaran menyerahkan borang analisis Head Count Mata Pelajaran kepada Ketua Panitia. iii. Guru mata pelajaran menyerahkan senarai nama berdasarkan kumpulan sasaran kepada Ketua Panitia. Ketua Panitia membuat rumusan dan analisis keseluruhan untuk setiap tingkatan. v. Rumusan analisis keseluruhan mata pelajaran diselaraskan dengan Head Count keseluruhan. vi. Ketua Panitia menyerahkan rumusan keseluruhan kepada Penyelaras Head Count/Penolong Kanan. 9. Program Peningkatan Akademik Jenis Program 9.1.1 Program teras ditentukan oleh Jawatankuasa Kurikulum Sekolah, iaitu terdiri daripada program utama, sampingan dan sokongan : Program utama Latih tubi terancang Gerak gempur terancang Program Sokongan Program Nilam 9.1

ii.

iv.

i. a. b. ii. a.

iii.

Program sampingan a. Motivasi

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

9.2

Rumusan Program 9.2.1 Ketua Panitia merumuskan semua program teras dan elektif dengan mengisi borang program peningkatan akademik. [Lampiran 18 : Program Peningkatan Mata Pelajaran]

9.3 9.3.1 9.3.2 i. ii. iii. iv. v. vi.

vii.
viii. a. b. c. d. e. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv.

xvi. 9.4
9.4.1 9.4.2 i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x.

Kertas Kerja Program Panitia menyediakan kertas kerja semua program. Format kertas kerja adalah seperti berikut : Nama sekolah Nama Panitia Tajuk Pendahuluan/Latar Belakang Matlamat Objektif Rasional Jawatankuasa Penasihat Pengerusi Pengurus Projek Setiausaha Ahli Jawatankuasa Kumpulan Sasaran Strategi Keterangan Projek Jadual Pelaksanaan Bahan/sumber Kewangan Instrumen Penilaian Penutupan Laporan Program Panitia dikehendaki menyediakan laporan bagi semua projek yang dijalankan. Laporan hendaklah mengandungi : Tajuk Tarikh pelaksanaan Tempat pelaksanaan Kumpulan sasaran Aktiviti Keberkesanan Cabaran/masalah Cadangan/penyelesaian Penutupan Lampiran (Bahan yang diedarkan).

9.5 9.5.1 i. ii. iii. iv.

Penyediaan Kertas Kerja dan Laporan Menggunakan komputer dan mengambil kira: Jenis huruf (Font) Saiz huruf Jarak baris Saiz kertas.

PENGURUSAN PANITIA SM LA SALLE 2011

10