Pengurusan Panitia

A. LATAR BELAKANG
Pengurusan Panitia adalah teras kepada Pengurusan Kurikulum di sekolah. Justeru, Panduan Piawaian Pengurusan
Panitia dapat membantu meningkatkan keberkesanan peranan panitia seterusnya kecemerlangan kurikulum.

B. OBJEKTIF
1.

Meningkatkan pengetahuan dan kefahaman dalam bidang tugas panitia.

2.

meningkatkan kemahiran pengurusan fail-fail panitia.

3.

meningkatkan keberkesanan pelaksanaan program dan aktiviti panitia; dan

4.

mengurus panitia mata pelajaran secara sistematik dan berkesan.

Pengurusan Panitia

C. PENGURUSAN
BIL

PERKARA/ITEM

1.

Struktur Organisasi
1.1 Penasihat

1.2 Pengerusi

2.

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

1.1.1
1.1.2
1.1.3

Pengetua/ Guru Besar

Penolong Kanan
Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

1.2.1

Ketua Panitia
a. Dilantik oleh Guru Besar berdasarkan :
Kekananan
Kepakaran
Pengalaman

1.3 Setiausaha

1.3.1 Dilantik dalam mesyuarat panitia kali pertama atau oleh ketua panitia.

1.4 Penyelaras
Tahap

1.4.1 Dilantik dalam mesyuarat panitia kali pertama atau oleh ketua panitia.

1.5 Ahli

1.5.1 Guru mata pelajaran

CATATAN

Pekeliling Ikhtisas
Bil . 4/ 1986

Lampiran PMP 1
Dan PMP 2 m.s. 17

Peranan Panitia
Mata Pelajaran
2.1 Sukatan dan
Huraian Sukatan
Pelajaran

2.1.1 Memperoleh sukatan dan huraian sukatan pelajaran yang terbaru dan kemas kini

2.2 Rancangan
Pelajaran

2.2.1

Pekeliling Ikhtisas
Bil . 4/ 1986

Menyediakan rancangan pelajaran selaras untuk semua kelas.

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

2.3 Buku Teks

2.3.1

Memilih dan mencadangkan buku teks kepada pihak Jawatankuasa Kurikulum.

2.4 Buku Rujukan

2.4.1

Memilih dan mencadangkan buku bacaan tambahan untuk kegunaan panitia mata
pelajaran dan pusat sumber sekolah.

2.5 Mesyuarat
Panitia

2.5.1

Mengadakan mesyuarat panitia mata pelajaran berkala seperti yang ditetapkan

oleh Jawatankuasa Kurikulum.

2.6 Program
Akademik

2.6.1

Merancang dan melaksanakan program akademik untuk meningkatn prestasi

pelajar.

2.7 Peperiksaan dan 2.7.1

Penilaian

Menyelaraskan soalan ujian dan peperiksaan, menganalisis keputusan

peperiksaan dan menyusun stategi mengatasi kelemahan murid.

2.8 Perkembangan
Staf

2.8.1

Meningkatkan pengetahuan dan kemahiran ahli panitia mata pelajaran yang

berkaitan dengan proses P & P.

2.9 Alat Bantu

Mengajar

2.9.1

Meyedia dan memperoleh alat bantu mengajar untuk keberkesanan proses P & P.

2.10 Peningkatan
3M

2.10.1 Merancang program khas untuk murid bermasalah 3M.

2.11 Bilik Khas

2.11.1 Menyedia dan memastikan prosedur keselamatan dipatuhi.

2.11.2 Bilik khas berada dalam keadaan kondusif untuk P & P.

2.12 Kewangan

2.12.1 Meyediakan anggaran perbelanjaan berdasarkan peruntukan kewangan.

2.13 Buku Stok

2.13.1 Menguruskan dan menyemak buku stok.

CATATAN

Pengurusan Panitia
BIL
3

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

CATATAN

Senarai Tugas
Jawatankuasa
Panitia
3.1 Ketua Panitia

3.1.1

Pengurusan
a. Ahli jawatankuasa kurikulum sekolah;
b. Mengurus fail panitia.
c. Membantu pentadbir menjalankan pencerapan guru dan hasil kerja murid.
d. Merujuk masalah panitia kepada pentadbir.
e. Mencadangkan agihan guru mata pelajaran kepada jawatankuasa jadual
waktu.

3.1.2

Penilaian dan Peperiksaan

a. Menyelaras dan menyemak penyediaan soalan dan skema markah;
b. Menyediakan laporan analisis keputusan peperiksaan dalamam dan awam;
c. Menyelaraskan penyediaan Head Count(TOV, Sasaran dan Pencapaian
peperiksaan ) mata pelajaran.

3.1.3 Pembelajaran dan Pengajaran

a. Merancang dan menyelaraskan strategi program peningkatan prestasi;
b. Membimbing guru meningkatkan keberkesanan P & P.
3.1.4 Alat Bantu Mengajar
a. Mengadakan projek menyediakan ABM
b. Menyenaraikan alat bantu mengajar.
3.1.5 Kemajuan Staf
a. Merancang dan mengendalikan kemajuan staf untuk menambah pengetahuan
dan kemahiran ahli.
3.1.6 Kelab Akademik
a. Bekerjasama dengan persatuan akademik untuk merancang aktiviti persatuan
yang berkaitan dengan kurikulum.
4

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

3.1.7

Kewangan
a. Mengkaji keperluan dan meyediakan anggaran perbelajaran tahunan;
b. Mengurus perolehan mengikut tatacara kewangan;
c. Menguruskan stok.

3.1.8

Bilik Khas
a. Menyediakan jadual penggunaan ;
b. Menyediakan peraturan keselamatan pelajar dan peralatan;
c. Memastikan tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

3.1.9

Lain-lain
a. Menjadi ahli jawatankuasa peringkat kelompok/ zon / daerah;
b. Membantu pentadbir menjalankan tugas berkaitan dengan kurikulum;
c. Menjalankan tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

3.2 Penolong Ketua

Panitia

3.2.1

Membantu Ketua Panitia dalam melaksanakan tugas Ketua Panitia bagi sesi
Petang.

3.3 Setiausaha

3.3.1

Meyediakan :
a. Notis mesyuarat dan mengedarkannya.
b. Tempat mesyuarat
c. Peralatan yang diperlukan
d. Agenda mesyuarat ( setelah dirujuk kepada Ketua Panitia)

CATATAN

3.3.2 Mencatat, menyediakan dan mengedarkan minit mesyuarat;

3.3.3 Mendapatkan dan merumuskan maklumat status pelaksanaan keputusan
mesyuarat.
3.3.4 Mengendalikan surat-menyurat;
3.3.5 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua Panitia.
5

Pengurusan Panitia

BIL

PERKARA / ITEM
3.4 Guru Mata
Pelajaran

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

CATATAN

3.4.1 Menjadi ahli panitia mata pelajaran :

3.4.2 Menyediakan Rancangan Harian berdasarkan Pekeliling Ikhtisas Bil 3/ 1999;
3.4.3 Meyediakan gerak kerja bertulis kepada murid:
3.4.4 Meyediakan soalan dan skema pemarkahan untuk ujian dan peperiksaan.
3.4.5 Menyemak nota, latihan dan kertas jawapan ujian dan peperiksaan.
3.4.6 Peka dengan perkembangan sukatan pelajaran dan kaedah pengajaran;
3.4.7 Sentiasa berinisiatif untuk meningkatkan kemajuan akademik pelajar ;
3.4.8 Mendidik pelajar ke arah sahsiah yang baik.
3.4.9 Menghadiri kursus dan seminar anjuran KPM, JPN, PPG, PPD dan sekolah.
3.4.10 Bekerjasama dengan panitia dalam merancang, menyusun dan melaksanakan
program panitia, sekolah , PPD, PPG, JPN dan KPM.
3.4.11 Tugas-tugas lain yang berkaitan. ( Menguruskan PEKA, Kerja Kursus, ... )

Pengurusan Panitia
BIL
4

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

CATATAN

Fail Panitia
4.1 Tiga Jenis

4.2 Fail Utama

4.1.1 Fail Utama

4.1.2 Fail Sokongan
4.1.3 Fail Arkib
4.2.1 Bentuk Fail
a. Jenis fail arch yang saiz tebalnya 7 cm ( 4 inci):
b. Ada subtajuk (Pembahagian tajuk) yang berdasarkan isi kandungan fail;
c. Format kulit dan subtajuk boleh diselaraskan untuk semua panitia;
d. Warna pengenalan fail boleh ditetapkan oleh jawatankuasa kurikulum.
4.2.2 Kandungan Fail
a. Takwim panitia mata pelajaran
b. Struktur organisasi
c. Biodata dan rumusan maklumat guru
d. Jadual Waktu
i. Jadual peribadi guru
ii. Jadual penggunaan pusat sumber
iii. Jadual Penggunaan bilik khas (makmal,bengkel, dan lain-lain )
e. Minit mesyuarat
i. Kurikulum
ii. Panitia
iii. Laporan perjumpaan kecil
f. Head Count
i. Head Count mata pelajaran
g. Program peningkatan akademik
i. Program Rancangan Strategik ( jangka panjang )
ii. Program Rancangan Strategik ( jangka panjang )
iii. Kertas kerja program
iv. Laporan penilaian program

Lampiran PMP 3
m.s . 18
Lampiran PMP 1 &
2 m.s 17
Lampiran PMP 4 &
5 m.s . 19 & 20

Rujuk bahagian D
Huraian m.s. 10

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

h. Peperiksaan Awam
i. Takwim peperiksaan
ii. Laporan analisis keputusan mata pelajaran (UPSR)
iii. Maklumat kerja kursus
SR : PEKA SAINS
i.

j.
k.
l.

m.
n.
o.
p.
q.

Peperiksaan Dalaman.
i. Takwim peperiksaan dalaman.
ii. Jadual penyediaan soalan
iii. Jadual Penentuan Ujian (JPU)
iv. Laporan analisis keputusan peperiksaan
Format soalan dan skema jawapan
Senarai buku teks, buku rujukan dan alat bantu mengajar (Disediakan dalam
borang yang berasingan )
Jadual Pencerapan :
i. Hasil kerja murid
ii. Pencerapan guru (klinikal)
Kemajuan Staf ( Anjuran Panitia, PPG, JPN dan KPM) :
i. Jadual kursus
ii. Laporan kursus
iii. Bahan edaran
Persatuan Akademik
i. Program aktiviti persatuan
Anggaran Perbelanjaan
Jawatankuasa Panitia Kelompok / Zon / Daerah
i. Minit mesyuarat
ii. Bahan edaran
Pemantauan Sukatan Pelajaran
Pekeliling
i. Sekolah
ii. Pejabat Pendidikan Daerah JPN /Lembaga Peperiksaan Malaysia
vi. Jemaan Nazir

CATATAN

Rujuk Penilaian
dan Peperiksaan di
muka surat

Lampiran PMP 6
m.s. 21

Lampiran PMP
7 & 9 m.s 22 & 24
Lampiran PMP 10
m.s. 25
Lampiran PMP 11
m.s. 26
Lampiran PMP 12
m.s.27

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

r.

CATATAN

Pelbagai
i. Penyelidikan dan Pembangunan ( R & D )
ii. Lain-lain.

4.3 Fail Sokongan

4.3.1 Isi Kandungan

a. Sukatan Pelajaran dan Huraian
b. Rancangan Pelajaran
c. Soalan dan Skema jawapan
d. Lain-lain yang berkaitan

4.4 Fail Arkib

4.4.1 Bahan-bahan tahun kebelakangan yang tidak perlu ada dalam fail semasa
Contoh :
a. Jadual waktu
b. Program akademik
c. Rumusan biodata guru
d. Pencerapan gerak kerja bertulis
e. Laporan perkembangan staf
f. Anggaran perbelanjaan ( Hanya bahan 5 tahun kebelakangan )

4.5 Lokasi Fail

4.5.1 Fail utama dan fail sokongan di bilik guru besar / penolong kanan.
4.5.2 Fail arkib ditempatkan di stor.

4.6 Penyemakan
Fail

4.6.1 Dilakukan oleh Penolong Kanan / Guru Kanan.

4.7 Pergerakan Fail

4.7.1 Fail boleh dikeluarkan dari lokasinya dengan mendapat kebenaran Guru Besar /
Penolong Kanan.

Pengurusan Panitia

D.
BIL
PERKARA / ITEM
1 Mesyuarat Panitia

HURAIAN

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

1.1 Bilangan
Mesyuarat

1.1.1
1.1.2

Mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun;

Perjumpaan melibatkan kumpulan kecil boleh diadakan dari semasa ke semasa

1.2 Masa dan

Agenda

1.2.1

Mesyuarat pertama Selepas mesyuarat guru kali pertama

Agenda Mesyuarat:
a. Dasar kurikulum
b. Rancangan pelajaran;
c. Buku persediaan mengajar
d. Procedur pembelian dan pengurusan stok;
e. Pencerapan hasil kerja murid ( menentukan jenis latihan dan bilangan latihan )
f. Peperiksaan ( penyediaan soalan dan skema )
g. Kaedah P & P ( KBKK dan STRUM)
h. Hal hal lain.

CATATAN

1.2.2 Mesyuarat kali kedua Januari

Agenda Mesyuarat :
a. Analisis keputusan UPSR
b. Head Count
c. Merancang program panitia.
1.2.3 Mesyuarat kali ketiga selepas peperiksaan pertengahan tahun
Agenda Mesyuarat :
a. Analisis peperiksaan pertengahan tahun;
b. Menyemak pelaksanaan program ( menilai kekuatan dan kekurangannya);
c. Tindakan susulan ke atas program yang dijalankan ;
d. Laporan perjumpaan kecil ( jika ada )

10

Pengurusan Panitia
1.2.4 Mesyuarat kali keempat akhir tahun ( Oktober / November )
Agenda Mesyuarat :
a. Kajian semula semua program dan projek
b. Perancangan tahun berikutnya ; i. Cadangan agihan jadual waktu
ii. Anggaran perbelanjaan.
1.2.5 Notis Mesyuarat
a. Diserahkan kepada semua ahli selewat-lewatnya 2 hari sebelum mesyuarat
dijalankan;
b. Format notis mesyuarat
i. Tarikh
ii. Masa
iii. Tempat
iv. Agenda

Lampiran PMP 13
m.s. 28

1.2.6 Pengedalian Mesyuarat

a. Mesyuarat dipengerusikan oleh Ketua Panitia;
b. Mesyuarat dihadiri oleh guru besar / wakil ( penolong kanan/ guru
kanan mata pelajaran )
c. Kehadiran dicatatkan dalam buku kehadiran .
Butiran dalam buku kehadiran:
i. Tajuk
ii. Tarikh
iii. Masa
iv. Tempatan
v. Bilangan
vi. Nama guru.
vii. Catatan
viii. Rumusan ( jumlah hadir dan tidak hadir , dan nama ahli tidak hadir )
1.2.7 Agenda Mesyuarat
a. Ucapan pengerusi
b. Ucapan Guru Besar / Wakil
11

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

c.
d.
e.
f.
g.

CATATAN

Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat

Perkara berbangkit
Perkara yang dibincangkan
Hal-hal lain
Ucapan penangguhan

1.2.8 Minit Mesyuarat

a. Dicatatkan oleh setiausaha
b. Format minit mesyuarat
c. Ditandatangani oleh setiausaha
d. Disahkan oleh Pengerusi
e. Diedarkan kepada Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan / Guru Kanan dan
ahli panitia selewat-lewatnya seminggu selepas mesyuarat dijalankan.
( Draf minit mesyuarat dilihat oleh penasihat )

Lampiran PMP 14
m.s.29

1.2.9 Rumusan Maklumat Balas Status Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

a. Mengedarkan borang status maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat
bersama dengan minit mesyuarat;
b. Mendapatkan maklumat balas tersebut sebelum mesyuarat akan datang;
c. Menyediakan rumusan untuk diedarkan dalam mesyuarat.

Lampiran PMP 15
m.s. 30

1.2.10 Perjumpaan kecil

a. Bertujuan merancang dan melaksanakan aktiviti yang melibatkan kumpulan
murid dan guru tertentu sahaja ( contoh Analisis dan Laporan keputusan
peperiksaan awam )
b. Hasil perjumpaan dilaporkan dalam mesyuarat panitia.

Lampiran PMP 16
m.s. 31

Head Count Mata

Pelajaran
2.1 Pengurusan
Head Count

2.1.1

Pengurusan Head Count melibatkan

a. Penolong kanan
b. Guru Kanan Mata Pelajaran.
12

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

c.
d.
e.
f.

Ketua Panitia
Penyelaras Tingkatan
Guru Kelas
Guru Mata Pelajaran

2.2 Take Off Value

( TOV )

2.2.1

Berasaskan keputusan peperiksaan akhir tahun bagi tingkatan / tahun

sebelumnya.

2.3

2.3.2

Sasaran pencapaian dibuat berdasarkan kepada:

a. Nilai TOV
b. Analisis keputusan peperiksaan awam

2.3.3

Sasaran pencapaian setiap murid dikelaskan mengikut kumpulan:

a. Cemerlang
b. Potensi Cemerlang
c. Lulus
d. Potensi lulus
e . kritikal

Sasaran
Pencapaian

2.4 Merekod
Maklumat
Head Count

CATATAN

2.4.1 Guru mata pelajaran menentukan TOV dan sasaran setiap pelajar dan
merekodkan dalam buku persediaan mengajar ( dibahagian senarai markah ;

Rujuk Lampiran
PMP 17 dan 18
m.s. 32 & 33

2.4.2 Guru mata pelajaran menyerahkan borang Analisis Head Count Mata Pelajaran
kepada ketua Panitia.
2.4.3 Guru Mata Pelajaran menyerahkan senarai nama murid berdasarkan kumpulan
sasaran kepada ketua panitia.
2.4.4 Ketua Panitia membuat rumusan dan analisis keseluruhan bagi setiap tingkatan.
2.4.5 Rumusan analisis keseluruhan mata pelajaran diselaraskan dengan Head Count
keseluruhan;
13

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

CATATAN

2.4.6 Ketua Panitia menyerahkan rumusan keseluruhan kepada Penyelaras Head

Count / Penolong Kanan.
3

Program
Peningkatan
Akademik
3.1 Jenis Program

3.1.1 Program teras ditentukan oleh Jawatan Kuasa Kurikulum Sekolah , iaitu terdiri
daripada program utama , sampingan dan sokongan;
a. Program utama
i. Latih tubi terancang
ii. Gerak Gempur terancang
b. Program sokongan
i. Projek Nilam
c. Program sampingan
i. Motivasi

3.2 Rumusan
Program

3.2.1 Ketua Panitia merumuskan semua program teras dan elektif dengan mengisi
borang program peningkatan akademik.

3.3 Kertas Kerja

Program

3.3.1 Panitia menyediakan kertas kerja semua program

3.3.2 Format kertas kerja adalah seperti berikut;
a. Nama Sekolah
b. Nama Panitia
c. Tajuk
d. Pendahuluan / Latar belakang
e. Matlamat
f. Objektif
g. Rasional
h. Jawatankuasa
i. Penasihat
ii. Pengerusi
iii. Pengurus Projek

Lampiran PMP 19
m.s. 34

14

Pengurusan Panitia
BIL

PERKARA / ITEM

PANDUAN PIAWAIAN KUALITI

i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
p.
3.4 Laporan
Program

3.4.1

CATATAN

iv. Setiausaha
v. Ahli Jawatankuasa
Kumpulan sasaran
Strategi
Keterangan Projek
Jadual Pelaksanaan
Bahan / Sumber
Kewangan
Instrumen Penilaian
Penutup

Panitia dikehendaki menyediakan semua laporan bagi semua projek yang

dijalankan.

3.4.2 Laporan hendaklah mengandungi :

a.
Tajuk
b.
Tarikh Pelaksanaan
c.
Tempat Pelaksanaan
d.
Kumpulan sasaran
e.
Aktiviti
f.
Keberkesanan
g.
Cabaran / masalah
h.
Cadangan / Penyelesaian
i.
Penutup
j.
Lampiran ( Bahan yang diedarkan)
3.5 Penyediaan
Kertas Kerja
dan Laporan

3.5.1

Menggunakan komputer dan mengambil kira:

a. Jenis huruf (font)
b. Saiz huruf
c. Jarak Baris
d. Saiz kertas

15

Pengurusan Panitia

F. LAMPIRAN
LAMPIRAN

PERKARA

MUKA SURAT

Lampiran PMP 1

Carta Organisasi Panitia ( Sekolah Rendah)

Lampiran PMP 2

Carta Organisasi Panitia ( Sekolah Menengah)

17

Lampiran PMP 3

Takwim Panitia

18

Lampiran PMP 4

Biodata Guru

19

Lampiran PMP 5

Rumusan Guru Mata Pelajaran

20

Lampiran PMP 6

Senarai buku Teks/ Buku Rujukan / Alat Bantu Mengajar.

21

Lampiran PMP 7

Perkembangan Staf

22

Lampiran PMP 8

Kehadiran dalam Perkembangan Staf

23

Lampiran PMP 9

Laporan Mesyuarat / Kursus / Seminar

24

Lampiran PMP 10

Program Persatuan Akademik

25

Lampiran PMP 11

Anggaran Perbelanjaan

26

Lampiran PMP 12

Pemantauan Sukatan Pelajaran

27

Lampiran PMP 13

Notis Mesyuarat Panitia

28

Lampiran PMP 14

Minit Mesyuarat

29

Lampiran PMP 15

Paporan Maklum Balas Status Pelaksanaan Mesyuarat

30

Lampiran PMP 16

Laporan Perjumpaan Kecil

31

Lampiran PMP 17

Analisis Head Count

32

Lampiran PMP 18

Status Pencapaian Pelajar

33

Lampiran PMP 19

Program Peningkatan Mata Pelajaran

34
16

Pengurusan Panitia

17