PENGURUSAN PERBELANJAAN DAN BAYARAN KERAJAAN

Oleh :
Hasnah Binti Yakub Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Kedah

KANDUNGAN
DEFINISI DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL DEFINISI DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR JENIS BAYARAN KAEDAH BAYARAN ISU-ISU PEMBAYARAN

DEFINISI PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai yang dilantik oleh Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri bagi tiap-tiap maksud perbelanjaan yang diperuntukkan bagi manamana tahun kewangan dalam anggaran untuk :Mengawal perbelanjaan yang dibenarkan dibawah maksud itu Ketua pegawai perakaunan untuk semua wang awam yang dipungut, diterima atau dibelanjakan dan semua setor awam yang diterima, dipegang atau dilupuskan 3

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai pengawal dikehendaki mengawal perbelanjaan supaya peruntukan tidak dilampaui- AP 54 Mengawasi kerja-kerja, pembelian dan lain-lain aktiviti berkaitan perbelanjaan diuruskan dengan segera - AP 57 Bertanggungjawab ke atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan AP 92(a) Tanggungjawab bagi perbelanjaan yang tidak dibenarkan - AP 92 (b) (i)
4

KESIMPULAN
PEGAWAI PENGAWAL adalah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan yang dilantik bagi: Mengawal kutipan/terimaan. Mengawal perbelanjaan dan peruntukan Mengurus stor

Menyelenggara Buku Vot

Mengesahkan perbelanjaan dan terimaan Kem/Jabatan yang disediakan oleh ANM. Memberi penjelasan kepada Ketua Audit Negara dan J/k Kira-kira Wang Awam (PAC).

PENURUNAN KUASA
PEGAWAI PENGAWAL boleh menurunkan kuasa kepada Pegawai di bawahnya dan mempastikan mematuhi AP 92 : Bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan

Bertanggungjawab atas perbelanjaan yang tidak dibenarkan Memastikan semua perbelanjaan dibuat tidak melebihi peruntukan
6

DEFINISI PEGAWAI PEMBAYAR Seorang pegawai yang sebenarnya membuat bayaran wang awam

AP 93 : TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR

Pegawai Pembayar adalah seorang pegawai yang sebenarnya membelanjakan wang awam. Sebelum membayar, perlu berpuas hati: Kebenaran bagi melakukan perbelanjaan telah didapati; Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan atas peruntukan bagi maksud perbelanjaan/amanah; Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan bahawa prima facie pertanggungan adalah betul; Potongan caruman, bayaran balik pendahuluan yang sepatutunya telah dibuat dengan sempurna.
8

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR AP92(b) Seseorang Pegawai yang membenarkan/mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa yang sepatut akan dipertanggungjawab sendiri bagi amaun yang dibelanjakan itu.

JENIS-JENIS BAYARAN
Antara bayaran yang sering dilakukan oleh sesebuah jabatan: * * * Emolumen Tuntutan Perjalanan Utiliti dan Perhubungan

*
* * *

Penyelenggaraan
Sewaan Bayaran Wang Bantuan Kpd Individu, pertubuhan dan syarikat Pendahuluan Diri, Pendahuluan Pelbagai

*
* *

Bayaran Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Bayaran Balik Deposit Bayaran Rekupan Panjar Wang Runcit, Mesin Franking
10

KAEDAH BAYARAN
TUNAI

BAYARAN MELALUI CEK

BAYARAN PUKAL

BAYARAN MELALUI BANK DRAF/

PEMINDAHAN TELEGRAF

BAYARAN MELALUI BAUCER JURNAL

ELECTRONIC FUND TRANSFER (EFT) BAYARAN UNTUK DIAGIHKAN AP 96 (a)
11

BAYARAN TUNAI
Bayaran dibuat melalui Panjar Wang Runcit
Amaun RM500 setiap satu bil tidak melebihi

Bayaran tunai boleh juga dibuat dalam keadaan yang betul-betul perlu.

12

BAYARAN MELALUI CEK

Bagi perolehan selain daripada pembelian runcit Dibayar atas nama individu atau syarikat

Berpalang akaun penerima sahaja

13

BAYARAN PUKAL
BAYARAN DITUNTUT OLEH AGENSI PEMBEKAL TERUS KEPADA PEJABAT PEMBAYAR:

UTILITI MAS SPANCO PETRONAS

AIR ELETRIK TELEFON TIKET PENERBANGAN

SEWA KENDERAAN & PENYELENGGARAAN

BAHAN BAKAR
14

BANK DRAF/TT
Bayaran yang di syaratkan oleh kontraktor/kontrak Melibatkan pembekal luar negara

15

BAUCAR JURNAL
Melibat bayaran antara agensi Pelarasan akaun Bayaran tidak melibatkan tunai/cek

BAYARAN EFT
Menggantikan bayaran melalui cek Mempercepatkan proses bayaran
16

AKAUN KENA BAYAR AKB

Tuntutan/bil yang dikemukakan lewat daripada suatu tarikh yang ditetapkan oleh Pejabat pembayar atau pada 31 Disember tahun semasa. Dibayar dari peruntukan tahun semasa sekiranya:
Barang/perkhidmatan/kerja telah disempurnakan sebelum atau pada 31 Disember tahun berkenaan.

17

Bayaran Melalui AP 96 (a)

AP 96(a) : mengeluarkan wang daripada Perbendaharaan untuk dibahagi-bahagikan.
Dibayar atas permintaan (borang Kew. 44) ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa memperakui baucar, atas nama dua orang pegawai bawahan yang dilantik untuk menerima wang tersebut.
Tiap-tiap permintaan mesti disertakan dengan senarai penerima wang dan hendaklah mengandungi tandatangan ringkas pegawai yang memperakui baucar - AP 99(h)

18

ISU- ISU PEMBAYARAN

19

DAFTAR PEMBAYARAN AP 98
A. MEREKOD WANG TUNAI DAN CEK TERBUKA YANG DIBAYAR.
DAFTAR HENDAKLAH MENGANDUNGI PERKARA BERIKUT: i. ii. iii. iv. v. vi. Nombor Baucar Perihal Ringkas Butir-Butir Cek atau Wang Tunai Tarikh diterima untuk dibahagi-bahagikan Amaun Tarikh diperakuai sah dan tandatangan ringkas pegawai pegawai B. DAFTAR DIPERIKSA OLEH KETUA JABATAN - 1 KALI DALAM SEBULAN DAN TANDATANGAN RINGKAS. JIKA TERDAPAT PERBEZAAN, LAPORKAN KEPADA JANM/PERBENDAHARAAN NEGERI.
20

vii. Tandatangan bayaran disempurnakan dan tandatangan ringkas

BUTIR-BUTIR BAYARAN AP 99
A. B. Baucar disokong butir yang lengkap Nama pegawai kerajaan tidak boleh dicatat sebagai penerima bayaran

kecuali gaji & tuntutan peribadi

C. D. Perakuan pegawai jika tuntutan ganti balik bayaran Kontrak bekalan/kerja mengikut harga kontrak

E. . Perakuan kerja /bekalan disempurnakan

F. Baucar satu penama kecuali ada dalam kontrak

G. Bayaran kepada orang lain daripada yang dinamakan dalam baucar -

surat kuasa wakil/surat tadbir pusaka

H. Tandatangan ringkas setiap lembaran baucar yang lebih dari satu lembaran.

I.

Penerima bayaran yang buta huruf disaksi dan diperakui oleh dua
orang pegawai.
21

TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI AWAM AP 100

A. B. Dikemukakan < 10 haribulan Hanya satu tuntutan elaun perjalanan kenderaan

/tambang pengangkutan awam boleh dibuat bagi satusatu bulan C. Jika perjalanan dimulakan pada hujung bulan dan berakhir pada bulan berikutnya, maka tuntutan dibuat pada bulan tugas itu disempurnakan.

22

TUNTUTAN PERJALANAN (Sambungan)

D.

Tuntutan hendaklah menyatakan tarikh, kadar, jawatan, gaji pokok, jenis tugas perjalanan mengikut borang tuntutan

masa, jarak, dan cara

E.

Tuntutan perjalanan rasmi dan perpindahan diasingkan

23

MENANDATANGANI BAUCAR

AP 101

A. Tandatangan pegawai pengawal atau orang yang diwakilkannya dan

contoh tandatangan.

B. Surat Pekeliling ANM

i.
Ii.

Nilai < RM10,000 2 tandatangan

Nilai > RM10,000 3 tandatangan

C. Pegawai yang menandatangani terdiri: I. Pegawai penjaga peruntukan (penyedia)

Ii .
Iii.

Pegawai yang menyemak dan mengesahkan

Pegawai memperakui peg. terkanan
24

BAUCAR BAYARAN - eSPKB

Had kuasa memperakukan baucar bagi pegawai perakuan i dan ii : a) Dibawah RM20,000.00 i. Contoh: pegawai gred 22 27 b) RM20,000 dan keatas i. Contoh: pegawai gred 32 ke atas

25

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MEMPERAKUI BAUCAR

A.

AP 102

Memperakui butir bayaran dalam baucar benar

i.
ii. iii.

Bekalan/perkhidmatan diterima dengan sempurna

Harga ikut kontrak/skala yang diluluskan dan munasabah Kebenaran telah diperolehi

iv. Penghitungan dan pengiraan adalah betul v. Penerima bayaran adalah pihak berhak bayaran vi. Bayaran dipertanggung kepada program/ aktiviti yang bertul vii. Peruntukan adalah mencukupi menerima

26

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MEMPERAKUI BAUCAR AP 102

B.
C. D.

Tandatangan baucar secara manual tidak diperlukan bagi baucar eSPKB Bertanggungjawab atas kehilangan wang awam jika perakuan tidak betul pada sesuatu baucar /dokumen Pastikan syarat pelarasan, pulang balik pendahuluan dan pinjaman dipatuhi

27

BIL DIBAYAR SEGERA

A. Bil dibayar dalam masa 14 hari

AP 103

B. Daftar bil diselenggarakan untuk menunjukkan antaranya: i. ii. Tarikh bil Amaun

Iii.
iv. v.

Perakuan pegawai kerja sempurna

Tarikh baucar disediakan Tarikh baucar dihantar ke pejabat pembayar

Vi. Tarikh cek disediakan

C. Daftar bil perlu diperiksa sekali dalam sebulan oleh Ketua Jabatan atau wakil yang diberi kuasa

28

BIL DIBAYAR SEGERA

AP 103

D. Penyelenggaraan daftar bil dikecualikan bagi sistem elektronik (eSPKB) E. Tindakan surcaj dan tatatertib boleh dikenakan jika bil lewat dibayar

29

SIJIL GAJI AKHIR

AP 104

Tiada bayaran gaji, elaun dan pencen boleh dibayar kecuali secara pendahuluan sehingga sijil gaji akhir dikemukakan TARIKH PEMBAYARAN GAJI AP 105 1. Gaji tidak boleh dibayar sebelum 25 haribulan dalam bulan gaji/elaun kena dibayar kecuali dibenarkan oleh Ketua

Setiausaha Perbendaharaan / Peg Kew Neg.

2. Bayaran awal jika perayaan jatuh selepas 11hb tidak lebih dari 7 hari sebelum hari perayaan

30

PEMBAYARAN DISOKONG DOKUMEN LENGKAP AP107

Dokumen lengkap perlu dikemukakan. Jika tidak bayaran

tidak boleh dibuat kecuali sistem bayaran pukal.

Sesuatu bayaran hendaklah dianggap sebagai Perbelanjaan Tidak Diakui jika tidak ada keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan dengan sepatutnya

31

BAUCAR ASAL HILANG AP 108

Jika baucar asal hilang, maka pegawai

mesti mengemukakan salinan baucar

pejabat dan diakui sah oleh pegawai

dan memperakui bahawa bayaran tidak

dua kali.

32

BAYARAN PERTANGGUNGAN TAHUN LEPAS (AP58a)

Pembayaran yang dibuat dalam tahun semasa mengenai bekalan, perkhidmatan dan kerja pada tahuntahun lepas. ANM boleh meluluskan bayaran dengan syarat: - tempoh kelewatan hanya 1 tahun. - peruntukan tahun semasa mencukupi - peruntukan tahun lepas masih ada baki - perakuan mengenai sebab kelewatan
Kelulusan khas Perbendaharaan diperolehi jika syaratsyarat di atas tidak dipenuhi.

33

PEMBAYARAN BAGI BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA YANG DIBUAT DENGAN SUCI HATI. (AP59) Pembayaran tersebut tidak boleh ditahan kerana bekalan, perkhidmatan dan kerja dibuat oleh pembekal dengan suci hati. Sebarang keraguan mengenai bekalan, perkhidmatan dan kerja hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk dibayar melalui Pendahuluan Diri atas nama pegawai atau atas nama Ketua Jabatan

34

KAWALAN DALAMAN
* * Penurunan Kuasa Pembahagian Tugas

*
*

Pemeriksaan
Penyelenggaraan Rekod Perakaunan * Daftar Pembayaran * Daftar Bil * Buku Vot * Buku Tunai Panjar Pengesahan dan Penyesuaian
35

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

36