Pedoman Kepulauan - 2 PDF
Pedoman Kepulauan - 2 PDF
TAHUN 2007
KATA
PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena rakhmat
dan karunia-Nya, buku Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan
Pedoman
melaksanakan
obat
di
unit
buku
panduan
pelayanan
dalam
kesehatan
di
dalam aspek
TIM PENYUSUN
PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT PUBLIK
DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI DAERAH KEPULAUAN
Daftar Kontributor :
Propinsi Maluku
Linda Hertina
Indori Mulia,Amf
Propinsi Irjabar
Andi Suhaeka,S.Si,Apt
Marlinda M. Kitu,S.Si,Apt
Lasmianti,Apt
Dra. Yudihartati,Mfarm,Apt
11 Drs. H.M.Zulkifli,Apt.M.Kes
15 Kurniaman Harefa,S.Si,Apt
Kab Nias
16 Ismiaty Syahruna,S.Si,Apt
Kota Ternate
18 Drs.H.M.Nur Ginting,Apt,M.Kes
24 Dita Novianti,Apt,MM
25 Rustian,S.Si,Apt,MMKM
26 Syahidah,S.Si,Apt
27 Ellyda Djalaluddin
28 Nurhusnaini,Amg,S.Sos
29 Murniati M
30 O.R Pamuncak PP
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR KONTRIBUTOR
ii
DAFTAR ISI
iv
BAB I
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
C. TUJUAN
D. KEBIJAKAN
E. PENGERTIAN
F. DASAR HUKUM
A. BENTUK ORGANISASI
11
C. TENAGA
13
D. ANGGARAN
15
18
A. PERENCANAAN
18
B. PENYIMPANAN
21
C. DISTRIBUSI
31
BAB IV
37
42
F. PENGHAPUSAN
46
48
B. EVALUASI
49
C. PEMBINAAN
50
BAB IV
PENUTUP
53
DAFTAR PUSTAKA
54
DAFTAR SINGKATAN
55
DAFTAR LAMPIRAN
56
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesehatan adalah salah satu unsur penting bahkan sangat strategis
dalam upaya pembangunan Manusia.
Kesehatan
melalui
visi
Indonesia
Sehat
2010
akan
tetapi
menjadi
tanggung
jawab
pemerintah
daerah
tidak
merata.
4. Sumber pembiayaan terbatas
Pembiayaan untuk pengelolaan obat publik dan perbekkes di daerah
kepulauan pada umumnya minim atau tidak ada sama sekali terutama
untuk pengadaan dan pendistribusian.
5. Terdapatnya gangguan cuaca, keamanan dan bencana
menghambat sistem pengelolaan obat publik dan perbekkes.
yang dapat
C. TUJUAN :
1. UMUM
Tersedianya Pedoman Pengelolaan Obat Publik Dan Perbekkes
Didaerah Kepulauan.
2. KHUSUS
Agar pelaksanaan tugas pengelolaan obat publik dan perbekkes
didaerah kepulauan secara efektif dan efesien, antara lain :
a. Terlaksananya perencanaan dan pengadaan kebutuhan
obat publik dan Perbekkes yang efektif dan efisien
b. Terlaksananya penyimpanan dan distribusi obat publik dan
Perbekkes yang merata dan teratur secara tepat jumlah,
waktu, tempat serta mutu terjamin.
c. Terlaksananya pengendalian persediaan obat publik dan
perbekkes di daerah kepulauan secara berdaya guna dan
berhasil guna.
d. Meningkatkan kualitas pelayanan obat publik dan perbekkes
yang cepat, tepat dan sesuai kebutuhan.
10
D. KEBIJAKAN
1.
2.
3.
4.
masyarakat
dari
penggunaan
yang
salah
dan
penyalahgunaan obat.
5.
Pemerintah
daerah
bertanggung
jawab
atas
ketersediaan,
7.
11
perhubungan,
pelayanan
kesehatan,
pendidikan
serta
Kesehatan
adalah
tempat
yang
digunakan
untuk
pendistribusian,
pencatatan
dan
pelaporan
serta
12
F. DASAR HUKUM :
13
BAB II
PENGORGANISASIAN
UNIT PENGELOLA OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI
DAERAH KEPULAUAN
I.
Bentuk Organisasi
Melihat betapa pentingnya peranan obat dalam pelayanan kesehatan,
maka perlu adanya standar pola organisasi pengelola obat publik dan
perbekalan kesehatan di daerah kepulauan
No.
Uraian Tugas
Pola Maksimal
Pola Minimal
UPT - Lain
Pelaksana
Pendistribusian dan
Penyimpanan
Seksi Obat
Petugas
Subsie
Pendistribusian
Pendistribusian
Pelaksana Pencatatan,
Pelaporan dan Evaluasi
Seksi Obat
Petugas
Evaluasi
Subsie
Evaluasi
Pelaksana penyedia
informasi obat, pelatihan
dan monitoring
penggunaan obat
rasional
Seksi Obat
Petugas
Pemantauan
Subsie
Pemantauan
Pelaksana Administrasi
Umum
Seksi Evaluasi
UPTD Farmasi
IF
14
perencanaan
kebutuhan,
pengadaan,
penyimpanan,
15
kesehatan
yang
berasal
dari
sumber
anggaran
e. Melakukan pendistribusian obat publik dan perbekalan kesehatan.
yang berasal dari berbagai sumber anggaran sesuai dengan
kebutuhan unit pelayanan kesehatan.
f. Melakukan pencatatan pelaporan obat publik dan perbekalan
kesehatan.
g. Melakukan monitoring, supervisi dan evaluasi pengelolaan obat
publik dan perbekalan kesehatan pada unit pelayanan kesehatan di
wilayah kerjanya.
h. Melaksanakan kegiatan pelatihan pengelolaan obat publik dan
perbekalan kesehatan serta penggunaan obat rasional bagi tenaga
kesehatan di unit pelayanan kesehatan dasar
i. Melaksanakan kegiatan bimbingan teknis pengelolaan obat publik
dan perbekalan kesehatan serta pengendalian penggunaan obat di
unit pelayanan kesehatan dasar
j. Melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas lain yang diberikan
unit vertikal di atasnya.
16
A. Pembagian Tugas
Salah satu tujuan pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan adalah
agar dana yang tersedia dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan
berkesinambungan guna memenuhi kepentingan masyarakat yang berobat
ke Unit Pelayanan Kesehatan Dasar (Puskesmas).
dapat terlaksana dengan baik, maka diantara semua yang terlibat dalam
pengelolaan
obat
publik
dan
perbekalan
kesehatan
sebaiknya
ada
1. Tingkat Pusat
a. Menyiapkan, mengirimkan dan mensosialisasikan berbagai Keputusan
Menteri Kesehatan ke unit unit terkait antara lain :
1) Daftar
17
2. Tingkat Provinsi
Dinas Kesehatan Provinsi :
a. Menggandakan dan mensosialisasikan Kepmenkes serta informasi
yang terkait dengan obat dan perbekalan kesehatan.
b. Mengelola Obat Buffer Stock Nasional di Propinsi
c. Menyediakan dan mengelola obat buffer stok dan Obat Program di
Provinsi
d. Melakukan Pelatihan Petugas IF dan Pengelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan Puskesmas serta sub unitnya.
e. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Kabupaten/Kota
f. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan
perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota maupun Puskesmas
g. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah
Provinsi
3. Tingkat Kabupaten/Kota
a. Menggandakan dan mensosialisasikan KepMenkes serta informasi lain
tentang obat dan perbekalan Kesehatan pada instansi terkait dan
lintas program
b. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar
disusun oleh tim perencanaan obat terpadu
berdasarkan
system
bottom up
c. Perhitungan rencana kebutuhan obat untuk satu tahun anggaran
disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi.
d. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa
sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai
dengan kebutuhan dan tidak tumpang tindih.
18
Apoteker
2.
Sarjana Farmasi
3.
D3 Farmasi
4.
SAA/SMF
5.
SMU
memudahkan
19
pendistribusian
dan
penyimpanan
obat
publik
dan
penyedia
penggunaan
obat
informasi
rasional
obat,
adalah
pelatihan
seorang
dan
monitoring
Apoteker/Sarjana
20
IV.
Administrasi umum
Anggaran
dapat
21
22
: 1 unit
Mesin Tik
: 1 2 unit
Lemari arsip
: 1 2 unit
23
BAB III
PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN
A. PERENCANAAN
24
bulanan
masing-masing
jenis
obat
di
unit
25
dihadapi
oleh
tenaga
farmasi
yang
bekerja
di
IF
pengobatan.
Dengan
koordinasi
dan
proses
b. Metoda Morbiditas
Metoda
morbiditas
adalah
perhitungan
kebutuhan
obat
26
B. PENYIMPANAN
Penyimpanan
adalah
suatu
kegiatan
menyimpan
dan
mendapatkan
kemudahan
dalam
penyimpanan,
1. Kemudahan bergerak.
Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata
sebagai berikut :
27
a). Gudang
menggunakan
menggunakan
sistem
sekat-sekat
satu
karena
lantai
akan
jangan
membatasi
pengaturan ruangan.
Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu
untuk mempermudah gerakan.
b). Berdasarkan
arah
arus
pengeluaran
obat,
ruang
penerimaan
gudang
dapat
dan
ditata
berdasarkan sistem :
Arus garis lurus
Arus U
Arus L
28
dari
kemungkinan
putusnya
aliran
listrik.
disimpan
dalam
ruangan
khusus,
sebaiknya
29
stok
digunakan
untuk
mencatat
mutasi
obat
pengadaan
distribusi
dan
sebagai
30
Petunjuk pengisian :
a. Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat segala
penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok (formulir I)
sesuai dengan apa yang tercantum didalam BAPPB,
Dokumen Bukti Mutasi Barang (DBMB) atau dokumen lain
yang sejenis.
b. Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :
1) Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet
atau
ganjal
kayu
secara
rapi,
teratur
dengan
31
Nama obat
Kemasan
Isi kemasan
32
33
Penyusunan laporan
Pengendalian persediaan
pencatatan
dan
evaluasi,
mencatat
segala
Satuan obat
Sumber/asal obat
34
yang
Kerusakan
berupa
noda,
berbintik-bintik,
lubang,
2. Kapsul.
3. Tablet salut.
35
4. Cairan.
Konsistensi berubah
5. Salep.
Warna berubah
Konsistensi berubah
Bau berubah
6. Injeksi.
C. DISTRIBUSI
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin
keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari instalasi farmasi
36
Tujuan distribusi
1. Terlaksananya distribusi obat publik dan perbekkes secara
merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan.
2. Terjaminnya ketersediaan obat publik dan perbekkes di unit
pelayanan kesehatan.
Kegiatan Distribusi
Kegiatan distribusi obat publik dan perbekkes di IF terdiri dari :
1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk
kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan
2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat
publik dan perbekkes diluar jadwal distribusi rutin.
termasuk
rencana
tingkat
ketersediaan,
37
ditetapkan.
Tujuan
dari
penetapan
rencana
diharapkan
dapat
mengatasi
setiap
38
tertentu
obat
ke
yang
unit
dapat
membantu
pelayanan
kesehatan,
diselenggarakan
di
Kabupaten/Kota
dan
sebagainya.
39
program
sesuai
dengan
rencana
Provinsi
atau
Kabupaten/Kota.
IF
di
mengusahakan
pendistribusian
obat
sebelum
pelaksanaan
program
penanggulangan
penyakit
yang
bersangkutan
harus
membuat
laporan
kepada
penderita
di
lokasi
sasaran,
sejumlah
persediaan
obat
di
Posyandu
yang
40
Kesehatan
lainnya
yang
ada
di
wilayah
binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari
IF ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan
kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Dinas Kesehatan.
4. Tata cara distribusi obat ke UPK dapat dilakukan dengan
cara dikirim oleh IF atau diambil oleh UPK.
5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai
dengan LPLPO dan atau SBBK.
Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obatan yang akan
dikirim, maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap :
-
No. Batch
Tgl Kadaluarsa
41
Fungsi :
Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran,
baik mengenai data obatnya maupun dokumen yang menyertai
pengeluaran obat tersebut.
Petunjuk pengisian
Kegiatan yang harus dilakukan :
Lakukan pengisian sesuai petunjuk pengisian.
a. Petugas penyimpanan dan pendistribusian mengelola dan
mencatat/penerimaan dan pengeluaran obat di Buku Harian
Pengeluaran Obat (Formulir IV).
Buku Harian Pengeluaran Obat memuat semua catatan
pengeluaran obat, baik mengenai data obat-obat maupun
catatan dokumen obat tersebut.
b. Buku Harian Penerimaan/Pengeluaran Obat ditutup tiap hari dan
dibubuhi paraf/tanda tangan Kepala Unit Pengelola Obat Publik
dan Perbekalan Kesehatan.
42
Nama obat
Jumlah obat
Jumlah harga
Keterangan
Pemakaian
disampaikan
Pencatatan
oleh
dan
dan
Lembar
Puskesmas/UPK
Evaluasi
Permintaan
ke
melakukan
IF.
Obat
Petugas
evaluasi
dan
Tindasan
untuk
arsip
instansi
dikirim
untuk
Dinas
penerima
(RS/Puskesmas)
Tindasan
Kesehatan
Kabupaten/Kota
43
Isi LPLPO
Nama
Kabupaten/Kota
dari
wilayah
Kecamatan
yang
bersangkutan
Jika
dengan
pelaporan
mengajukan
data
obat)
diisi
permintaan
obat
(termasuk
dengan
periode
distribusi
bersangkutan
44
tertentu.
Kolom
ini
hanya
diisi
jika
sedang
Kolom (16) ini disi jika kolom sisa stok (8) pada baris
yang sama berisi angka 0 (nol).
45
dan
membayar
biaya
pelayanan
Umum tidak bayar : Jumlah pasien umum yang men-dapat
resep/obat dan tidak membayar biaya
pelayanan
Askes
46
Penyimpanan dan
Penyaluran
perlu
dilakukan
didepan
petugas
jasa
pengangkutan / pengirim
e. Bagian judul pada Formulir Surat kiriman obat diisi dengan :
Untuk rangkap 5
(a)
(b)
(d)
(e)
47
dan
pengelolaan
data
untuk
mendukung
tahunan
profil
pengelolaan
obat
di
Kabupaten/Kota.
pencatatan,
pelaporan
dan
evaluasi
jumlah
penerimaan,
pengeluaran
dan
sisa
48
Triwulan II
Triwulan III
Triwulan IV
(a)
Tempat, tanggal dan penandatanganan laporan tersebut
(b)
Nama Kepala IF
(c)
49
Petunjuk Pengisian :
Kolom pada Formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan
data yang diperoleh dari dokumen LPLPO.
Kolom 1 : diisi dengan nomor urut
Kolom (2 s/d 3) : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO
Kolom 4 diisi dengan stok pada awal bulan
Kolom 5 diisi dengan penerimaan obat
Kolom 6 diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan
kolom 4 + 5
Kolom 7 diisi dengan pemakaian selama satu tahun
Kolom 8 diisi dengan kolom 7 dibagi 12
Kolom 9 diisi dengan sisa stok pada akhir bulan Desember
Kolom 10 diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8
50
Kolom total kunjungan resep (11 s/d 13) : diisi dengan data
kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan
selama satu tahun.
pertanggung
jawaban
dari
Kepala
IF/
Asli
dikirim
kepada
Kepala
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota
Arsip
51
PENGERTIAN
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan
farmasi dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan
negara
dari
tanggung
jawab
berdasarkan
peraturan
terhadap
diurusinya,
yang
sediaan
sudah
farmasi/
ditetapkan
obat-obatan
untuk
yang
dihapuskan/
pembiayaan
(biaya
penyimpanan,
keselamatan
dan
terhindar
dari
pengotoran
lingkungan
pada
tempat
tertentu
sampai
pelaksanaan
pemusnahan
c. Pisahkan narkotika dan psykotropika dari obat lainnya
d. Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/ obatobatan yang akan dihapuskan
e. Membentuk panitia pemeriksaan sediaan farmasi/ obatobatan melalui Surat Keputusan Bupati/Walikota
52
BAB IV
SUPERVISI DAN EVALUASI
Sarana Infrastruktur
Sistempengelolaan
(perencanaan,
pengadaan,
penerimaan,
Quality Assurance
53
Proses evaluasi dapat dilihat sebagai lima langkah model umpan balik, yang
masing-masing langkah adalah :
1. Penetapan apa yang harus diukur. Manajemen puncak menetapkan
proses pelaksanaan dan hasil mana yang akan dipantau dan dievaluasi.
Proses dan hasil pelaksanaan harus dapat diukur dalam kaitannya
dengan tujuan.
2. Pembuatan standar kinerja. Standar digunkan untuk mengukur kinerja
merupakan suatu rincian dan tujuan yang strategis. Standar harus dapat
mengukur
apa
yang
mencerminkan
hasil
kinerja
yang
telah
dilaksanakan.
3. Pengukuran kinerja yang aktual yaitu dibuat pada waktu yang tepat.
4. Bandingkan kinerja yang aktual dengan standar. Jika hasil kinerja yang
aktual berada di dalam kisaran toleransi maka pengukuran dihentikan.
5. Melakukan tindakan korektif. Jika hasil kinerja aktual berada di luar
kisaran toleransi, harus dilakukan koreksi untuk deviasi yang terjadi.
54
satuan kerja. Kegiatan ini bermuara pada upaya untuk meningkatkan kinerja
unit kerja untuk memenuhi tuntutan SPM
1. Jenis-jenis Evaluasi
Ada empat jenis evaluasi
55
Banyak hal yang dapat dijadikan sebagai indikator dalam pengelolaan obat
dengan syarat bahwa indikator tersebut memenuhi kriteria dari indikator yang
telah ditetapkan .
Yang dapat dijadikan sebagai indikator pengelolaan obat di kabupaten kota
adalah :
1. Alokasi dana pengadaan obat
2. Prosentasi alokasi dana pengadaan obat
3. Biaya obat perpenduduk
4. Ketersediaan obat sesuai kebutuhan
5. Pengadaan obat esensial
6. Pengadaan obat generik
7. Biaya obat per kunjungan kasus penyakit
8. Biaya obat per kunjungan resep
9. Kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN
10. Kesesuaian ketersediaan obat dengan pola penyakit
11. Tingkat ketersediaan obat
12. Ketepatan perencanaan
13. Prosentase dan nilai obat rusak atau kadaluarsa
14. Ketepatan distribusi obat
15. Prosentase penyimpangan jumlah obat yang didistribusikan
16. Prosentase rata-rata bobot dari variasi persediaan
17. Rata-rata waktu kekosongan obat
18. Prosentase penggunaan obat tertentu
19. Polifarmasi
20. Prosentase penggunaan obat rasional
21. Prosentase Obat yang tidak diresepkan
22. Ketepatan waktu LPLPO
23. Ketersediaan obat di pedesaan
24. Kesesuaian ketersediaan obat program dengan jumlah kebutuhan
25. Kesesuaian permintaan obat Buffer Stock
PEMBINAAN
Pembinaan pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di
daerah kepulauan dilaksanakan secara berjenjang dari tingkat Pusat,
56
dari
Puskesmas
ke
Kabupaten/Kota,
evaluasi
ketersediaan
obat
dan
perbekalan
57
BAB V
PENUTUP
Pedoman ini masih jauh dari kesempurnaan, masukan serta koreksi sangat
kami harapkan untuk perbaikan pedoman pengelolaan obat publik dan
perbekalan kesehatan di daerah kepulauan pada masa yang akan datang.
58
59