(Fix Fix) Laporan KP Pertamina Ads

LAPORAN KERJA PRAKTIK (KERJA PRAKTIK LAPANGAN) KS 091335
SOFTWARE TESTING DAN PEMODELAN PROSES BISNIS APLIKASI

INTEGRATED PROCURE-TO-PAY (I-P2P) PADA PT PERTAMINA
(PERSERO)
Oleh :
DESY LASTERINA S
NELLA AMALINA
NRP. 5212100169
NRP. 5212100173
Dosen Pembimbing
Wiwik Anggraeni, S.Si, M.Kom
Jurusan Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya 2015
LAPORAN KERJA PRAKTIK (KERJA PRAKTIK LAPANGAN) KS

091335
SOFTWARE TESTING DAN PEMODELAN PROSES BISNIS

APLIKASI INTEGRATED PROCURE-TO-PAY (I-P2P) PADA PT
PERTAMINA (PERSERO)
Oleh :
DESY LASTERINA S
NELLA AMALINA
NRP. 5212100169
NRP. 5212100173
Dosen Pembimbing
Jurusan Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya 2015
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kerja Praktek :
(PERSERO)
Lokasi
: PT Pertamina Jakarta
Tanggal
: 27 July 2015 s/d 04 September 2015

Oleh :
Mahasiswa 1
Mahasiswa 2
Desy Lasterina
NRP. 5212100169
Nella Amalina
NRP. 5212100173
Mengetahui,
Pembimbing Lapangan
Manajer Application
Development Solution
Puput Setiyawan
Lukman Siafullah
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kerja Praktek :
(PERSERO)
Lokasi
: PT Pertamina Jakarta
Tanggal
: 27 July 2015 s/d 04 September 2015

Oleh :
Mahasiswa 1
Mahasiswa 2
Desy Lasterina
NRP. 5212100169
Nella Amalina
NRP. 5212100173
Mengetahui,
Pembimbing Kerja Praktik
Koordinator Kerja Praktik

NIP. 197601232001122002
Tony Dwi Susanto, S.T.,M.T..Ph.D

NIP. 197512112008121001
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan atas nikmat dan karunia
yang Tuhan selalu berikan kepada kami, sehingga kami
dapat menyelesaikan kerja praktik dan juga menyelesaikan
laporan atas kerja praktik yang kami lakukan di PT
PERTAMINA (Persero) Jakarta dengan lancar dan baik.
Pembuatan laporan akhir kerja praktik ini kami
buat untuk memenuhi salah satu syarat lulus mata kuliah
Kerja Praktik di Jurusan Sistem Informasi ITS. Judul yang
kami buat untuk laporan ini adalah SOFTWARE TESTING
DAN PEMODELAN PROSES BISNIS APLIKASI INTEGRATED
PROCURE-TO-PAY (I-P2P) PADA PT PERTAMINA
(PERSERO).
Dalam pembuatan laporan ini kami tidak hentinya
mengucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada
kedua orangtua kami dan keluarga yang selalu mendukung
kami selama berjalannya kerja praktik. Tidak hentinya pula
terimakasih kami ucapakan kepada PT Pertamina, Divisi
Application Development Solution, Team i-P2P Application
dan bapak pembimbing kerja praktik kami tercinta Puput
Setiyawan atas seluruh kesempatan, ilmu, pelajaran,
dukungan dan pengalaman yang diberikan selama
pelaksanaan Kerja Praktik hingga kami dapat
menyelesaikan laporan kerja praktik ini.
Dengan segala kerendahan hati, kami menyadari

masih terdapat banyak kekurangan dalam laporan yang
kami susun ini. Akhir kata kami ucapkan terimakasih,
semoga laporan yang kami buat dapat bermanfaat bagi
pembacanya, sehingga diharapkan kritik dan saran demi
kesempurnaan penulisan laporan ini.
Jakarta, Agustus 2015

Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................. 6
DAFTAR ISI ........................................................................ 8
DAFTAR TABEL ................................................................ 12
DAFTAR GAMBAR ............................................................ 15
PENDAHULUAN ............................................................... 24
1.1
Latar Belakang .................................................. 24
1.2
Tujuan ............................................................... 26
1.3
Pelaksana Kegiatan ........................................... 26
1.4
Manfaat ............................................................ 26
1.5
Tempat dan Waktu Kerja Praktik ....................... 28
1.6
Sistematika Penulisan Laporan .......................... 28
1.7
Job Description Mahasiswi Kerja Praktik ........... 29
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................. 32

2.1
Pengenalan Singkat ........................................... 32
2.2
Sejarah .............................................................. 33
2.3
Visi dan Misi ...................................................... 35
2.3.1
Visi Perusahaan .......................................... 35
2.3.2
Misi Perusahaan......................................... 35
2.4
Tujuan Perusahaan ........................................... 35

8
2.5
Tata Nilai Perusahaan ....................................... 36
2.6
Struktur Organisasi ........................................... 37
2.7
Corporate Shared Service (CSS) ......................... 38
2.8
IT Solution ......................................................... 41
2.9
Application Development Solution(ADS) ........... 42
TINJAUAN PUSTAKA ........................................................ 44

3.1
Enterprise Resource Planning (ERP) .................. 44
3.2 System Application and Product in Data

Processing (SAP) .......................................................... 44
3.3
E-Procurement .................................................. 46
3.4
Integrated Procure to Pay (i-P2P) ...................... 47
3.5
Software Testing ............................................... 49
3.6
Activity Diagram................................................ 50
ANALISA DAN PEMBAHASAN........................................... 52

4.1
Alur Proses Aplikasi I-P2P .................................. 52
4.1.1
Alur Proses Secara Umum .......................... 53
4.1.2
Alur Proses Login User ............................... 54
4.1.3
Alur Proses Modul Vendor Management ... 56
4.1.4
Alur Proses Modul Contract Management 63
4.1.5
Alur Proses Modul Collaborative ............... 65
4.1.6
Alur Proses Modul Sourcing ...................... 79

9
4.2
Implementasi i-P2P ........................................... 89
4.2.1
Vendor Management ................................. 89
4.2.2
Contract Management ............................. 114
4.2.3
Collaborative............................................ 132
4.2.4
Sourcing ................................................... 149
4.3
Hasil Testing Aplikasi i-P2P .............................. 178
4.3.1
Daftar Error Pada Tiap Modul i-P2P.......... 179
4.3.2
Prosentasi Daftar Error Pada Modul i-P2P 187
4.3.3
Hasil Evaluasi User Interface .................... 188
4.3.4 Prosentasi Hasil Evaluasi User Interface Tiap

Modul i-P2P ........................................................... 202
4.4
Identifikasi Dan Mitigasi Risiko Aplikasi i-P2P .. 203
KESIMPULAN ................................................................. 213

LAMPIRAN..................................................................... 214
6.1
Aktivitas Kerja Praktik atau Log Book .............. 214
6.1.1
Minggu 1 : 27 - 31 July 2015 ..................... 214
6.1.2
Minggu 2 : 03 - 07 Agustus 2015 .............. 216
6.1.3
Minggu 3 : 10 14 Agustus 2015.............. 219
6.1.4
Minggu 4 : 17 21 Agustus 2015.............. 222
6.1.5
Minggu 5 : 24 28 Agustus 2015.............. 223
10
6.1.6
Minggu 6 : 31 Agustus 04 September 2015

225
6.2
Daftar Relasi ................................................... 227
6.3
Dokumentasi................................................... 230
6.3.1
Foto Soft Launchingi-P2P ......................... 230
6.3.2
Foto Bersama Rekan Kerja di Pertamina .. 231
DAFTAR PUSTAKA ......................................................... 236
11
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Job Description ................................................... 30
Tabel 2 Notasi Diagram Activity....................................... 50
Tabel 3 Roles Registrasi Vednor....................................... 57
Tabel 4Diagram Activity Update/Upgrade Vendor ........... 58
Tabel 5 Roles Update/Upgrade Vendor ........................... 59
Tabel 6 Roles Contractor Safety Management System
(CSMS) ............................................................................ 62
Tabel 7 Roles TOR ........................................................... 64
Tabel 8 Roles Create PR................................................... 66
Tabel 9 Roles Create PR with TOR ................................... 68
Tabel 10 Roles Create PO ................................................ 70
Tabel 11 Roles Change PO ............................................... 72
Tabel 12 Roles Release PO............................................... 74
Tabel 13 Diagram Activity : Unrelease PO ........................ 76
Tabel 14 Roles GR ........................................................... 78
Tabel 15 Roles Auction Disposition Tunjuk Langsung dan
Lelang Umum .................................................................. 80
Tabel 16 Roles Auction Disposition Pemilihan Umum ... 82
Tabel 17 Roles Auction Process Tunjuk Langsung ........ 84
Tabel 18 Roles Auction Process Lelang Umum ............. 86
12
Tabel 19 Roles Auction Process Pemilihan Langsung.... 88

Tabel 20 Metode Lelang ................................................ 122
Tabel 21 Jenis Sampul ................................................... 123
Tabel 22 Metode Evaluasi ............................................. 125
Tabel 23 Tipe PR............................................................ 133
Tabel 24 Field Auction Attributes .................................. 156
Tabel 27Daftar Error Modul Vendor Management ........ 179
Tabel 28Daftar Error Modul Contract Management ...... 182
Tabel 29Daftar Error Modul Collaborative ..................... 184
Tabel 30Daftar Error Modul Sourcing ............................ 184
Tabel 31 Daftar Error UI Modul Vendor Management ... 189
Tabel 32Daftar Error UI Modul Contract Management .. 192
Tabel 33Daftar Error UI Modul Collaborative ................ 194
Tabel 34Daftar Error UI Modul Sourcing ........................ 197
Tabel 35 Daftar Error UI Halaman Baseline .................... 199
Tabel 36 Identifikasi Dan Mitigasi Risiko ........................ 203
Tabel 37 Aktivitas Kerja Praktik Minggu ke-1 ................. 215
13
Tabel 40Aktivitas Kerja Praktik Minggu ke-4 .................. 223

Tabel 43 Daftar Relasi ................................................... 227
14
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Logo PT Pertamina .......................................... 32
Gambar 2 Struktur Organisasi PT.Pertamina ................... 38
Gambar 3 Struktur Organisasi CSS PT.Pertamina ............. 39
Gambar 4 Struktur Organisasi IT Solution PT.Pertamina . 41
Gambar 5 Struktur Organisasi ADS PT.Pertamina ........... 43
Gambar 6 Enterprise Resource Planning (ERP) ........... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 7 Logo SAP ........................................................ 44
Gambar 8 Logo i-P2P ....................................................... 47
Gambar 9 Modul-Modul i-P2P ......................................... 48
Gambar 10 Alur Proses Secara Umum i-P2P .................... 53
Gambar 11 Diagram Activity Login User Internal (A) ........ 54
Gambar 12 Diagram Activity Login User Eksternal (B) ...... 55
Gambar 13 Diagram Activity Registrasi Vendor ............... 56
Gambar 14 Diagram Activity Contractor Safety
Management System (CSMS) .......................................... 61
Gambar 15 Diagram Activity : Term Of Condition (TOR) .. 63
Gambar 16 Diagram Activity : Create PR ......................... 65
Gambar 17 Diagram Activity : Create PR with TOR .......... 67
15
Gambar 18 Diagram Activity : Create PO ......................... 69

Gambar 19 Diagram Activity : Change PO ........................ 71
Gambar 20 Diagram Activity : Release PO ....................... 73
Gambar 21 Diagram Activity : Unrelease PO .................... 75
Gambar 22Diagram Activity Goods Receipt (GR) ............. 77
Gambar 23 Diagram Activity Auction Disposition Tunjuk
Langsung dan Lelang Umum ............................................ 79
Gambar 24 Diagram Activity Auction Disposition
Pemilihan Umum ............................................................ 81
Gambar 25 Diagram Activity Auction Process Tunjuk
Langsung ......................................................................... 83
Gambar 26 Diagram Activity Auction Process Lelang
Umum ............................................................................. 85
Gambar 27 Diagram Activity Auction Process Pemilihan
Langsung ......................................................................... 87
Gambar 28 Register Vendor ............................................ 90
Gambar 29 Vendor Bank Detail ....................................... 90
Gambar 30 Vendor Bank Detail ....................................... 91
Gambar 31 Pakta Integritas ............................................. 91
Gambar 32 Pakta Integritas ............................................. 92
Gambar 33 Success Registered Vendor ........................... 92
Gambar 34 Menu Vendor Management .......................... 93
16
Gambar 35 Vendor Registration List ................................ 94

Gambar 36 Detail Vendor Registration ............................ 94
Gambar 37 Approval Regloc ............................................ 95
Gambar 38 Approval MDM ............................................. 95
Gambar 39 Form Purchasing Information........................ 96
Gambar 40 Notes Information ........................................ 96
Gambar 41 Login ............................................................. 97
Gambar 42 Menu Vendor Management .......................... 97
Gambar 43 Upgrade Vendor ........................................... 98
Gambar 44 Detail Form Upgrade Vendor ........................ 99
Gambar 45 Detail Form Bank ........................................ 100
Gambar 46 Detail Form Kepemilikan Perusahaan
Pemegang Saham .......................................................... 101
Gambar 47 Detail Form Kepemilikan Perusahaan Komisaris
..................................................................................... 101
Gambar 48Detail Form Kepemilikan Perusahaan Akta
Perusahaan ................................................................... 102
Gambar 49 Detail Form Direksi ..................................... 103
Gambar 50 Detail Form Sub Bidang Usaha .................... 103
Gambar 51 Detail Form Dokumen Pendukung............... 104
Gambar 52 Detail Form Laporan Keuangan ................... 105
Gambar 53 Detail Form Pajak ........................................ 105
17
Gambar 54 Vendor Id Transaction ................................. 106

Gambar 55 Menu Vendor Management ........................ 107
Gambar 56 List Vendor Update/Upgrade ...................... 107
Gambar 57 Detail Vendor Update/Upgrade .................. 108
Gambar 58 Login ........................................................... 108
Gambar 59 Menu Vendor Management ........................ 109
Gambar 60 CSMS .......................................................... 109
Gambar 61 CSMS .......................................................... 110
Gambar 62 Success CSMS.............................................. 110
Gambar 63 CSMS .......................................................... 111
Gambar 64 CSMS .......................................................... 112
Gambar 65 CSMS .......................................................... 113
Gambar 66 CSMS .......................................................... 113
Gambar 67 Template Category...................................... 115
Gambar 68 Form TOR Informasi Umum ........................ 115
Gambar 69 Form TOR Persyaratan ................................ 116
Gambar 70 Form TOR Ruang Lingkup ............................ 117
Gambar 71 Form TOR Ruang Lingkup ............................ 117
Gambar 72 Form TOR Harga Kontrak ............................ 118
Gambar 73 Form TOR Jangka Waktu ............................. 118
Gambar 74 Form TOR Asuransi ..................................... 119
18

Gambar 77 Form TOR Dokumen Tagihan ...................... 120
Gambar 78 List Subbidang ............................................. 128
Gambar 79 Form TOR Usulan Pengadaan ...................... 128
Gambar 80 Form TOR Upload Dokumen........................ 129
Gambar 81 Form TOR Metode Evaluasi ........................ 129
Gambar 82 Form TOR Owner Estimate .......................... 130
Gambar 83 Success OE .................................................. 130
Gambar 84 Print Preview TOR ....................................... 130
Gambar 85 Daftar TOR .................................................. 131
Gambar 86 Form TOR .................................................... 132
Gambar 87 PR Header Information ............................... 134
Gambar 88 Requisitioner .............................................. 135
Gambar 89 List of TOR................................................... 135
Gambar 90 Form Detail Item Overview ......................... 136
Gambar 91 Form Account Assignment .......................... 136
Gambar 92 Form Services ............................................. 137
Gambar 93 List Draft PR ................................................ 137
Gambar 94 Form PR Approve ........................................ 138
Gambar 95 Form PR Release ......................................... 138
19
Gambar 96 Create PO.................................................... 139

Gambar 97 List Item ...................................................... 139
Gambar 98 List PR ......................................................... 139
Gambar 99 Item Overview ............................................ 140
Gambar 100 Warning Submit PO ................................... 140
Gambar 101 Success PO ................................................ 141
Gambar 102 Menu Collaborative .................................. 141
Gambar 103 Work List PO ............................................. 142
Gambar 104 Form Attachment PO ................................ 142
Gambar 105 Success PO ................................................ 143
Gambar 107 Form Assign PO ......................................... 144
Gambar 108 Success Assign PO ..................................... 144
Gambar 109 Form Post PO ............................................ 144
Gambar 110 Warning Post PO ....................................... 145
Gambar 112 GR ............................................................. 146
Gambar 113 Detail Information..................................... 146
Gambar 114 Detail Information..................................... 146
Gambar 115 Success Save GR ........................................ 147
Gambar 116 Success Submit GR .................................... 147
20
Gambar 117 Form Document GR .................................. 147

Gambar 119 Work List GR ............................................. 148
Gambar 120 Success Approve GR .................................. 149
Gambar 121 Menu Sourcing .......................................... 150
Gambar 122 Auction Disposition ................................... 150
Gambar 123 Form Disposisi ........................................... 151
Gambar 124 Form Disposisi ........................................... 151
Gambar 126 Create Auction Master .............................. 152
Gambar 127 Create Auction Master .............................. 153
Gambar 129 List Auction Master ................................... 154
Gambar 130 Form Master Auction Detail ...................... 154
Gambar 131 Form Master Auction Detail ...................... 155
Gambar 132 Form Auction Attributes............................ 159
Gambar 133 Master Auction Detail ............................... 159
Gambar 136 Bidder List ................................................. 162
21
Gambar 138 Auction Activity ......................................... 164

Gambar 142 Submit Lelang Umum ................................ 167
Gambar 144 Proses Prakualifikasi.................................. 169
Gambar 145 Auction Process Detail .............................. 169
Gambar 146 Auction Process Detail .............................. 170
Gambar 147 Proses Aanwijizing .................................... 170
Gambar 148 Proses Aanwijizing .................................... 170
Gambar 149 Proses Penawaran..................................... 171
Gambar 150 Proses Penawaran..................................... 172
Gambar 151 Proses Evaluasi Penawaran ....................... 173
Gambar 152 Proses Evaluasi Bidding Price .................... 174
Gambar 153 Proses Negosiasi ....................................... 174
Gambar 154 Proses Penetaapan Pemenang .................. 175
Gambar 155 Proses Penunjukan Pemenang .................. 176
Gambar 156 Approval Request List ............................... 176
Gambar 157 Approval Request...................................... 177
22
Gambar 159 Auction List ............................................... 178

Gambar 160 Activity Date Revision ............................... 178
Gambar 161 Diagram Prosentasi Error i-P2P ................. 187
Gambar 162 Diagram Prosentasi Evaluasi User Interface
..................................................................................... 202
23
BAB1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pengadaan merupakan suatu kegiatan yang
berkaitan dengan pemenuhan/penyediaan sumber
daya (barang atau jasa) pada suatu proyek tertentu
(Setiadi, 2009). Pengadaan barang atau jasa atau
yang lebih dikenal dengan sebutan lelang
(procurement) telah banyak dilakukan oleh
perusahaan, termasuk PT Pertamina.
PT Pertamina sebagai salah satu badan usaha milik
negara yang bergerak dalam bidang energi meliputi
minyak, gas bumi serta energi terbarukan perlu
melakukan pengadaan barang/jasa untuk memenuhi
kebutuhan proses bisnis.
Proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan
selama ini masih memiliki banyak kendala yang
dirasakan baik oleh pihak eksternal maupun internal.
Dari sisi eksternal , kendala pertama yang dirasakan
adalah kesulitaan dalam melakukan registrasi dan
update data vendor karena harus datang langsung ke
lokasi Pertamina. Kendala kedua adalah inefisiensi
akibat proses pengadaan yang melibatkan banyak
dokumen hard copy , selain itu vendor juga
mengalami kesulitan memantau status kontrak,
tagihan serta pembayaran. Dari sisi internal kendala
24
yang yang terjadi adalah pihak pertamina tidak dapat

mengetahui proses progress pengadaan secara cepat
dan proses bisnis pengadaan yang tidak terintegrasi.
Untuk mengatasi kendala tersebut, PT Pertamina
men develop sebuah aplikasi procurement yaitu
Integrated Procure to Pay (I-P2P) . Sistem ini
nantinya akan terintegrasi baik untuk korporat dan
anak perusahaan Pertamina. Pembuatan aplikasi ini
sebagai salah satu continous improvement yang
dilakukan untuk meningkatkan nilai-nilai perusahaan
dan diharapkan dengan adanya aplikasi ini proses
pengadaan menjadi efektif dan efisien sehingga
dapat
meningkatkan
operational
excellence
perusahaan.
Pada proses pembuatan I-P2P tak dipungkiri sangat
diperlukan
pengukuran
kualitas
sebelum
diimplementasikan, hal ini berfungsi untuk menguji
maturitas dari perangkat lunak. Dengan didasari oleh
kebutuhan tersebut, maka dalam kerja praktik ini
akan dilakukan testing pada aplikasi IP2P. Testing
dilakukan pada fungsionalitas dan user interface
yang ada pada modul IP2P. Selain itu, pada kerja
praktik juga dibuat activity diagram untuk membantu
pihak eksternal maupun internal memahami alur dari
aplikasi I-P2P.
25
1.2
Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan kerja praktik pada divisi
Aplication Development Solution adalah sebagai
berikut :
1. Mempelajari alur pengadaan pada Pertamina.
2. Membuat pemodelan alur proses bisnis
pengadaan PT Pertamina
3. Melakukan software testing untuk menganalisa
kesalahan dan user interface yang terdapat
pada ip2p.
1.3
Pelaksana Kegiatan
Desy Lasterina
- 5212100169
Mahasiswi Sistem Informasi Institut Teknologi
Sepuluh Nopember (ITS), Surabaya
Nella Amalina
- 5212100173
Mahasiswi Sistem Informasi Institut Teknologi
Sepuluh Nopember (ITS), Surabaya
1.4
Manfaat
Adapun manfaat dari penulisan laporan
kerja praktik bagi PT PERTAMINA (Persero)
khususnya pada divisi Application Development
Solution adalah project Integrated Procure to Pay
(I-P2P) menjadi lebih baik dari sisi fungsionalitasnya
dan user interface . Hal ini disebabkan oleh testing
yang dilakukan secara rutin pada I-P2P selama tiga
26
minggu. Dengan adanya testing, maka akan

didapatkan kesalahan (error) pada aplikasi ,
kemudian error tersebut didokumentasikan dan
diberikan kepada pihak Pertamina sehingga pihak
Pertamina dapat memperbaiki error yang ada.
Selain testing, dilakukan evaluasi terhadap user
interface sesuai dengan teori-teori dalam interaksi
manusia komputer sehingga tampilan dari aplikasi
IP2P menjadi lebih baik dan user-friendly. Manfaat
kedua yang didapatkan bagi PT PERTAMINA adalah
kemudahan dalam memahami modul-modul I-P2P
dengan adanya activity diagram. Pada activity
diagram dijelaskan role dan alur setiap aktivitas
pada modul I-P2P.
Selain manfaat bagi PT PERTAMINA,
manfaat yang diharapkan dari penulisan buku
lapran kerja praktik bagi penulis sendiri, yaitu :
1. Memenuhi kewajiban pembuatan laporan
kerja praktik.
2. Menambah pengalaman dan wawasan dalam
dunia kerja .
3. Pembuatan summary hasil laporan kerja
pratik yang dapat digunakan unutuk
pembelajaran bagi penulis kedepannya.
27
1.5
Tempat dan Waktu Kerja Praktik

Nama Instansi
: PT Pertamina (Persero)
Divisi
: CSS (Corporate Shared
Service)
Fungsi
: IT Solution , Aplication
Development Solution
Alamat
: Jl. Medan Merdeka Timur
1A, Jakarta 10110
Waktu
: 27 Juli 04 September 2015
1.6
Sistematika Penulisan Laporan

Bab I Pendahuluan
Pada Bab I akan dijelaskan mengenai pendahuluan
dan pembuatan laporan kerja praktik, seperti; Latar
belakang masalaha, tujuan, manfaat, ruang lingkup,
waktu dan tempat pelaksanaan, sistematika
penulisan, dan lainnya
Bab II Gambaran Umum Perusahaan
Bab II menjelaskan gambaran secara umum dari
perusahaan tempat pelaksanaan kerja praktik
berlangsung. Beberapa sub bab di dalamnya yaitu;
sejarah singkat, visi misi, nilai-nilai yang
ditanamkan, struktur organisasi.
28
BAB III Tinjauan Pustaka

Bab III menjelaskan mengenai teori yang digunakan
sebagai dasar pengerjaan buku laporan kerja
praktek.
Bab IV Pembahasan
Bab
IV
menjelaskan
mengenai
tahapan
pembelajaran yang didapatkan selama kerja praktik
pada PT Pertamina (Persero).
Bab V Penutup
Bab V menjelaskan mengenai penjelasan hasil dari
pembelajaran dan kesimpulan yang didapatkan
selama kerja praktik pada PT Pertamina (Persero).
1.7
Job Description Mahasiswi Kerja Praktik

Pada PT Pertamina (Persero) kami ditempatkan
pada Divisi CSS (Corporate Shared Service), IT
Solution di bagian Aplication Development
Solution. Mahasiswi ditempatkan dalam sebuah
proyek dalam lingkup cukup besar yaitu pembuatan
aplikasi i-P2P.
Adapun rincian penugasan yang diterima mahasiswi
selama kerja praktik adalah sebagai berikut :
29
Tabel 1 Job Description
No.
Job Description
Mempelajari Modul
dari aplikasi i-P2P
untuk PT Pertamina
dan seluruh anak
perusahannya
berdasarkan oleh
booklet sementara
yang telah ada
dalam bentuk
powerpoint.
Memahami seluruh
proses bisnis yang
berjalan dalam
aplikasi i-P2P dan
juga dapat
mengimplentasikan
nya pada aplikasi iP2P.
Booklet diperbaharui.
Melakukan revisi
terhadap booklet
jika ada perubahan
dari aplikasi i-P2P.
Implementasi
aplikasi i-P2P dan
mencari kesalahan
yang masih ada
dalam aplikasi i-P2P
dalam bentuk list di
Ms. Excel.
Dapat memberi
masukan untuk
memperbaiki aplikasi
i-P2P kepada para
programmer.
30
Hasil Yang Diperoleh
No
Job Description
Hasil Yang Diperoleh
Membuat diagram
activity seluruh
proses pada modul
aplikasi i-P2P yang
dipelajari mahasiswa
selama kerja praktik.
Dapat
menggambarkan
pemahaman
terhadap tiap proses
bisnis pada tiap
modul aplikasi i-P2P
dan juga diagram
dapat digunakan
untuk dokumentasi
alur proses tiap
modul aplikasi i-P2P.
Membuat daftar
risiko yang mungkin
terjadi pada
pengimplementasian
aplikasi i-P2P
kedepannya dan
memberikan daftar
mitigasi
Dapat membantu
developer aplikasi
agar dapat
meminimalisir risiko
terjadi terhadap
penggunaan apliKasi
i-P2P.
31
BAB 2
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1
Pengenalan Singkat
Gambar 1. Tampilan dari Logo PT Pertamina
PT Pertamina (Persero) merupakan badan usaha

milik negara yang bergerak dalam bidang energi
yang meliputi minyak bumi, gas alam, serta energi
baru dan terbarukan. Dalam era globalisasi untuk
dapat bersaing dengan perusahaan lainnya,
Pertamina menjalankan kegiatan bisnisnya
berdasarkan prinsip prinsip good coorporate
governance.
Pertamina menggunakan landasan yang kokoh
untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan
dengan menerapkan tata kelola perusaahaan yang
32
telah dimiliki dan dipahami oleh perusahaan.

Seiring dengan perkembangan bisnisnya, Pertamina
juga secara terprogram dan terstruktur menjalakan
program sosial dan lingkungan sebagai kepedulian
dan tanggung jawab perusahaan kepada seluruh
stakeholdernya.
Sejak tahun 1957, Pertamina menyelenggarakan
usaha minyak dan gas bumi pada sektor hulu
hingga hilir. Bisnis sektor hulu pada Pertamina
dilaksanakan baik di Indonesia maupun luar negeri
meliputi kegiatan di bidang eksplorasi, produksi
serta transmisi minyak dan gas sedangkan bisnis
sektor hilir Pertamina meliputi kegiatan pengolahan
minyak mentah, pemasaran dan niaga produkhasil
minyak, gas dan petrokimia dan bisnis perkapalan
terkait untuk pendistribusian produk Perusahaan .
2.2
Sejarah
Pada tahun 1950-an, Pemerintah Republik
Indonesia mulai menginventariskan sumber
pendapatan negara diantaranya berupa minyak dan
gas. Namun pada saat tu pengelolaan ladang
minyak peninggalan belanda tidak terkendali dan
penuh dengan sengketa.
Selanjutnya PT PERMINA diinstruksikan
untuk menjadi PN PERMINA sebagai tindak lanjut
dari kebijakan Pemerintah. Untuk memperkokoh
perusahaan, Pemerintah menerbitkan UU no 8
33
tahun 1971 dimana di dalamnya mengatur peran

Pertamina sebagai satu satunya perusahaan milik
negara
yang
ditugaskan
melaksanakan
pengusahaan migas mulai dari mengelola dan
menghasilkan migas dari ladang-ladang minyak di
seluruh wilayah Indonesia, mengolahnya menjadi
berbagai produk dan menyediakan serta melayani
kebutuhan bahan bakar minyak & gas di seluruh
Indonesia.
Seiring
dengan
waktu,
Pemerintah
menerapkan Undang-Undang No. 22/2001. Paska
penerapan
tersebut,
Pertamina
memiliki
kedudukan yang sama dengan perusahaan minyak
lainnya. Penyelenggaraan kegiatan bisnis PSO
tersebut akan diserahkan kepada mekanisme
persaingan usaha yang wajar, sehat, dan transparan
dengan penetapan harga sesuai yang berlaku di
pasar.
Pada 10 Desember 2005, sebagai bagian
dari upaya menghadapi persaingan bisnis, PT
Pertamina mengubah logo dari lambang kuda laut
menjadi anak panah dengan tiga warna dasar hijaubiru-merah. Logo tersebut menunjukkan unsur
kedinamisan serta mengisyaratkan wawasan
lingkungan yang diterapkan dalam aktivitas usaha
Perseroan.
34
2.3
Visi dan Misi

Adapun visi dan misi dari PT Pertamina adalah
sebagai berikut :
2.3.1 Visi Perusahaan

Visi dari PT Pertamina adalah menjadi perusahaan
energi nasional kelas dunia.
2.3.2 Misi Perusahaan
Misi dari PT Pertamina adalah menjalankan usaha
minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan
secara terintegrasi berdasarkan prinsip-prinsip
komersial yang kuat.
2.4
Tujuan Perusahaan
Tujuan dari Pertamina adalah sebagai berikut :
Melakukan usaha energi, yaitu minyak dan

gas bumi, energi baru dan terbarukan, baik
di dalam maupun di luar negeri serta
kegiatan lain yang terkait atau menunjang
kegiatan usaha di bidang energi, yaitu
minyak dan gas bumi, energi baru dan
terbarukan.
Pengembangan optimalisasi sumber daya
yang dimiliki Perseroan untuk menghasilkan
barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi
dan berdaya saing kuat.
35
2.5
Meraih keuntungan guna meningkatkan

nilai Perseroan dengan menerapkan prinsipprinsip Perseroan Terbatas.
Tata Nilai Perusahaan

PT Pertamina menetapkan enam tata nilai
perusahaan yang menjadi pedoman bagi karyawan
utuk menjalankan perusahaan . Tata nilai
Pertamina adalah sebagai berikut :
36
BERSIH
Dikelola secara profesional, menghindari benturan
kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung
tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman
pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik.
KOMPETITIF
Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun
internasional, mendorong pertumbuhan melalui
investasi, membangun budaya sadar biaya dan
menghargai kinerja.
PERCAYA DIRI
Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional,
menjadi pelopor dalam reformasi BUMN, dan
membangun kebanggaan bangsa.
FOKUS PADA PELANGGAN
Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan
berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang
terbaik kepada pelanggan
KOMERSIAL
Menciptakan nilai tambah dengan orientasi
komersial, mengambil keputusan berdasarkan
prinsip-prinsip bisnis yang sehat.
BERKEMAMPUAN
Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang
profesional dan memiliki talenta dan penguasaan
teknis tinggi, berkomitmen dalam membangun
kemampuan riset dan pengembangan
2.6
Struktur Organisasi
37
Dibawah
ini
menggambarkan
Pertamina
merupakan
bagan
yang
struktur organisasi dari PT
Direktur Utama
Sekertaris
Perusahaan
Komisaris Utama
Komisaris
Direktur Hulu
Direktur Energi
Baru
& Terbarukan
Direktur
Pengolahan
Direktur
Pemasaran
Direktur
Keuangan
Direktur
SDM & Umum
Exploration
Gas & Power
Business
Development
Marketing &
Distribution
Financing &
Business Support
HR Development
Development &
Technology
Engineering &
Operation
Management
Refining
Operation
Non Fuel
Marketing
Controller
Asset
Management
Shipping
Corporate
Strategic Growth
Corporate Shared
Service
Upstream
Upstream
Business
Development
Gambar 2 Struktur Organisasi PT.Pertamina
2.7
Corporate Shared Service (CSS)

Pada kesempatan kerja praktik kali ini, kami
ditempatkan pada divisi Corporate Shared Service
divisi IT Solution sub divisi Aplication and
Development Solution . Corporate Shared Service
(CSS) bertanggung jawab untuk menyediakan
layanan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
baik pada Pertamina maupun Anak Perusahaan
Pertamina. CSS menangani jenis layanan TIK antara
38
lain layanan ERP, layanan non-ERP, layanan

teknologi informasi dan layanan proses bisnis. .
Berikut adalah struktur organisasi dari CSS :
Corporate
Shared
Service
Compliance
& Internal
Governance
Business
Demand
SPC
IT Solution
IT
Operation
Gambar 3Struktur Organisasi CSS PT.Pertamina
Sebagai divisi penyedia jasa, Corporate Shared

Service (CSS) memiliki tugas pokok dan fungsi
sebagai berikut :
1. Evaluasi ICT Master Plan dan Enterprise
Architecture serta merencanakan dan
menetapkan 40 program ICT sampai
tahun 2018.
2. Penyusunan blueprint dan Service
Oriented Architecture (SOA)
untuk
proses bisnis Direktorat Pemasaran dan
Business Process Management
39
3. Implementasi dan pengembangan tata

kelola,
Risk
Management
and
Compliance untuk modul access control.
4. Penerapan
Information
Security
Management System (ISMS) berupa
pengkajian teknologi dan vendor
selection untuk implementasi program
peningkatan keamanan informasi dan
data.
5. Pelaksanaan Simulasi Disaster Recovery
Plan sebagai salah satu mitigasi risiko.
6. Implemenrasi Identity Management
System untuk standarisasi proses
pengelolaan user id.
7. Pengembangan kapabilitas enterprise
network.
8. Penandatanganan Commitment of IT
Service Excellence untuk mendukung
pencapaian target Pertamina menjadi
ASEAN Energy Champion 2025
Untuk mengukur kinerja dari CSS, telah dilakukan
pengukuran
berdasarkan
pada
standar
internasional antara lain ISO/IEC 27001:2005,
ISO/IEC 20000-1:11 dan COBIT .
40
2.8
IT Solution
IT Solution merupakan salah satu dari fungsi dalam
CSS. Dimana IT solution memiliki tanggungjawab
untuk memberikan layanan dukungan, pemeliharaan
dan pengembangan system informasi/aplikasi ERP
dan Non-ERP. Selain itu, IT Solution juga memiliki
fungsi untuk menyusun strategi, arsitektur dan juga
Security Teknologi Informasi yang handal.
Manajemen layanan CSS juga menerapkan
Manajemen Layanan ITIL v3 dan dalam tahap
sertifikasi ISO 20000:2005 yang dikelola oleh IT
Solution.
Berikut ini adalah bagan struktur organisasi dari IT
Solution :
IT Solution
Application
Development
Solution
IT Service
Management
Business
Solution
Automation
& Integration
Solution
Strategy,
Architecture
& Security
Gambar 4 Struktur Organisasi IT Solution PT.Pertamina
41
Fokus Utama IT Solutions :

1. Dukungan, pengembangan dan pemeliharaan
system aplikasi ERP/Non ERP.
2. Strategi, arsitektur dan keamanan informasi
yang handal.
3. Management layanan TI berstandar pada ISO
2000.
Lima Bidang IT Solutions :
1. Penyediaan layanan SAP modul
2. Pengembangan system informasi/aplikasi
Non ERP untuk bisnis hulu dan korporat
3. Pembangunan aplikasiNon ERP untuk bisnis
hilir
4. Strategi arsitektur system dan security
informasi
5. Manajemen layanan TI
2.9
Application Development Solution(ADS)

Application
Development
Solution
(ADS)
merupakan salah satu divisi dibawah naungan IT
Solution.
ADS
bertanggungjawab
dalam
mengembangkan
system
dan
memelihara
informasi/aplikasi ERP dan Non-ERP untuk bisnis
hulu dan hilir.
42
Berikut ini adalah struktur organisasi dari divisi

application development solution :
Application
Development
Solution
Assistant
Manager
User
Interface
Ast Man
Analyst
Database &
Collaboration
Ast Manager
Enterprise
Application
Development
Ast Manager
Business
Application
Development
Ast Manager
Developmen
t Project
Control
Gambar 5 Struktur Organisasi ADS PT.Pertamina
43
BAB 3
TINJAUAN PUSTAKA
3.1
Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise
Resource
Planning
(ERP)
merupakan sebuah system yang berfungsi untuk
mengintegrasikan proses-proses bisnis pada sebuah
perusahaan. Dalam ERP seluruh transaksi atau
aktivitas dalam proses bisnis perusahaan
terintegrasi menjadi satu sehingga seluruh proses
bisnis tersebut bekerja saling beraitan satu sama
lain.
Sistem yang diterapkan dalam ERP biasanya
real-time, diamana hanya menggunakan satu
database yang terpusat untuk semua system
sehingga data yang digunakan akurat dan kredibel
dengan proses bisnis lainnya.
3.2
System Application and Product in Data Processing

(SAP)
Gambar 6. Tampilan dari Logo SAP
44
SAP (System Application and Product in

Data Processing) merupakan software Enterprise
Resources Planning (ERP) yang didirikan oleh 5
orang karyawan IBM di Jerman pada tahun
1972.SAP berfungsi sebagai tools IT dan
manajemen untuk membantu perusahaan dalam
merencanakan dan menjalankan proses bisnisnya.
Selain itu keunggulan dari SAP juga dapat
mendukung integrasi proses bisnis perusahaan.
Dalam SAP terdapat modul-modul yang
dapat mendukung seluruh transaksi yang berkaitan
dengan proses bisnis dan seluruh modul tersebut
bekerja saling berhubungan satu dengan yang
lainnya. Adapun modul-modul yang terdapat pada
SAP adalah sebagai berikut :
SD (Sales & Distribution)

MM (Materials Management)
PP (Production Planning)
FI (Financial Accounting)
CO (Controlling)
QM (Quality Management)
PM (Plant Maintenance)
HR (Human Resources Management)
AM (Asset Management)
PS (Project System)
45
3.3
E-Procurement
Electronic
Procurement
merupakan
transaksi pembelian antar bisnis (Business-toBusiness) dan juga transaksi penjualan barang/jasa
melalui internet. Atau dalam pengertian lain EProcurement
merupakan
pengadaan
atau
pembelian barang/jasa secara elektronik. Dalam EProcurement transaksi tidak hanya mengenai
pembelian/penjualan saja tapi juga proses
negoisasi, pengambilan keputusan serta kontrakkontrak dengan vendor juga berjalan secara
elektronik.
Tujuan dari adanya E-Procurement adalah sebagai

berikut :
1. Meningkatkan efektivitas dan efesiensi
dalam pengadaan barang/jasa.
2. Meningkatkan
transparansi
dan
akutanbilitas.
3. Memudahkan pelaksanaan proses lelang.
4. Dapat menciptakan situasi yang kondusif
agar terjadi persaingan yang sehat antar
vendor.
Adapun manfaat
sebagai berikut :
dari
46
E-Procurement
adalah
1. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat

berlangsung secara transparan.
2. Tercapainya
mutu
produk,
waktu
pelaksanaan,
pemanfaatan
dana,
sumberdaya manusia, teknologi dalam
pelaksanaannya.
3. Dapat menghemat biaya pelaksanaan dan
juga
dapat
mengoptimalkan
waktu
pelaksanaan.
4. Mengurangi tenaga sumber daya manusia.
3.4
Integrated Procure to Pay (i-P2P)

Integrated Procure to Pay (i-P2P)
merupakan
sebuah
aplikasi
online
yang
dikembangkan oleh divisi Aplication Development
Solution Pertamina untuk membantu pencatatan
proses bisnis pengadaan barang dan jasa mulai dari
permintaan,
pembuatan
lelang,
realisasi,
pembayaran dan pajak yang terintegrasi dengan
sistem ERP. Aplikasi ini akan digunakan oleh
Pertamina beserta anak perusahaannya .
Gambar 7. Tampilan dari Logo i-P2P
Di dalam aplikasi i-P2Pini memiliki modul-modul

dan feature sebagai berikut :
47
Vendor
Management
Contract
Management
Collaborative
i-P2P
Invoice, Tax
Payment
Sourcing
Spend
Analysis
Gambar 8 Modul-Modul i-P2P
Adapun nilai yang diharapkan dari implementasi iP2P adalah sebagai berikut :
Meningkatkan kualitas Partnershipdengan

Mitra Kerja
Biaya dan waktu yang efektif
Transparasi, audit dan keuangan
Kemudahan pemeliharaan dan adjustment
terhadap perubahan regulasi
Kemudahan proses analisis dan evaluasi
Dokumentasi transaksi yang lebih baik dan
paperless-oriented
Integrasi proses procurement
48
3.5
Sumber data tunggal

Keunggulan dan pemenuhan operasional
Software Testing
Software Testing adalah pengujian yang dilakukan
pada sistem dengan tujuan untuk verifikasi apakah
sistem telah berlaku sebagaimana
telah
ditetapkan, mendeteksi error dan validasi apakah
sistem sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan
dari pengguna. Terdapat dua metode dalam
software testing yaitu :
White Box Testing

White box testing adalah pengujian yang
dilakukan dengan melihat kode kode
program yang ada untuk memastikan
software beroperasi berdasarkan spesifikasi
dan desain yang sudah ditetapkan . Manfaat
pengujian software dengan white box
adalah untuk memastikan :
1. Semua path independen di
eksesuksi minimal satu kali
2. Semua
keputusan
logika
dieksekusi baik untuk path benar
dan salah
3. Loop dieksekusi pada nilai
batasnya
49
4. Semua struktur data internal

dicoba untuk memastikan ke
validan dari software
3.6
Black Box Testing

Black box testing adalah pengujian
perangkat lunak yang tidak meneliti kode
program dari software tersebut. Blackbox
testing
memfokuskan pada kebutuhan
fungsional dari software . Black box testing
berusaha menemukan kesalahan dalam
kategori :
1. Fungsionalitas software yang tidak
benar
2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktr data atau
akses database.
Activity Diagram
Menurut Martin Fowler (2005:163) activity diagram
adalah teknik untuk menggambarkan logika
prosedural, proses bisnis dan alur kerja. Dalam
activity diagram terdapat notasi notasi yang
digunakan sebagai berikut :
Tabel 2 Notasi Diagram Activity
No.
Gambar
Nama
50
Keterangan
No.
Gambar
Nama
Keterangan
Titik awal
Notasi
ini
digunakan sebagai
status
awal
aktivitas sistem.
Titik Akhir
Notasi
ini
digunakan untuk
menandakan akhir
dari aktivitas pada
sistem.
Activity
Notasi
ini
digunakan untuk
menggambarkan
proses
Decission
Notasi
ini
digunakan apabila
terdapat pilihan
aktivitas lebih dari
satu
State
Transition
Notasi
ini
digunakan untuk
menunjukan
aktivitas
selanjutnya
51
No.
Gambar
Nama
Keterangan
Fork
Notasi
ini
digunakan untuk
menunjukkan
kegiatan
yang
dilakukan secara
paralel
Join
Notasi
ini
digunakan untuk
menunjukkan
kegiatan
yang
digabungkan.
Swimlane
Digunakan untuk
memisahkan role
pada sistem.
BAB 4
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1
Alur Proses Aplikasi I-P2P

Pada sub bab ini kami melakukan analisa mengenai
alur proses aplikasi i-P2P. Dimana gambaran alur
akan dijabarkan secara umum dan pada tiap modul.
52
4.1.1 Alur Proses Secara Umum

Alur proses secara umum ini menjelaskan proses
bisnis umum yang dilakukan dalam aplikasi i-P2P.
TOR
PR
SOURCING
GR / SA
PO
CONTRACT
INVOICE and
SP3
LOKET
VERIFIKATOR
SPC
LEGAL
TAX
Gambar 9 Alur Proses Secara Umum i-P2P
53
4.1.2 Alur Proses Login User

4.1.2.1 Diagram Activity Login User Internal (A)
Gambar 10Diagram Activity Login User Internal (A)
Dimana pada alur ini menjelaskan proses login

user internal pertamina yang akan menggunakan
aplikasi i-P2P. User harus memasukan username,
password dan juga memilih domain perusahaan
pertamina. Setelah memasukan username,
54
password dan domain maka user akan login sesuai

user yang dimasukan.
4.1.2.2 Diagram Activity Login User Eksternal (B)
Gambar 11Diagram Activity Login User Eksternal (B)
Dimana pada alur ini menjelaskan proses login

user eksternal yaitu vendor yang akan
menggunakan aplikasi i-P2P. User harus
memasukan username dan password. Setelah
55
memasukan username dan password, maka user

akan login sesuai user yang dimasukan.
4.1.3 Alur Proses Modul Vendor Management
4.1.3.1 Diagram Activity Registrasi VendoR
Gambar 12Diagram Activity Registrasi Vendor
56
Dimana pada alur ini menjelaskan proses vendor

melakukan pendaftaran di aplikasi i-P2P. Dalam
alur ini terdapat 3 peran yang saling berhubungan
yaitu vendor, Regloc dan MDM. Peran dari setiap
user dijelaskan pada Tabel 3 berikut :
Tabel 3 Roles Registrasi Vednor
User
Roles
Vendor
Vendor baru mengisikan

data perusahaan secara
umum dan mengisi pakta
integritas
serta
surat
pernyataan yang kemudian
dicetak dan dikirimkan ke
Pertamina
Regloc
Melakukan verifikasi data

pendaftaran dan melakukan
input informasi di i-P2P.
MDM (Master
Data
Maintenance)

yang telah diverifikasi oleh
regloc dan juga mensubmit
data registrasi ke MySAP
57
4.1.3.2 Diagram Activity Update/Upgrade Vendor
Tabel 4Diagram Activity Update/Upgrade Vendor
58
Pada diagram activity ini akan digambarkan alur

proses dari update/upgrade vendor. Dimana ada 7
peran yang berkerja disini, yaitu vendor, regloc,
legal, finance, procurement, HSE, dan MDM.
Peran dari setiap user dijelaskan pada Tabel 5
berikut :
Tabel 5 Roles Update/Upgrade Vendor
User
Roles
Vendor
Mengisikan
dan
mensubmit data perusahaan
secara
detail
(Bank,
Kepemilikan Perusahaan,
Direksi, Sub Bidang Usaha,
Dokumen
Pendukung,
Laporan Keuangan, Pajak,
CSMS*)
Regloc

secara umum. Setelah data
diverifikasi, admin reg loc
akan mensubmit data yang
selanjutnya akan direview
oleh fungsi Keuangan,
Legal, dan HSE.
Legal

legalitas perusahaan vendor
59
User
Roles
Procurement

procurement
HSE

CSMS
MDM (Master
Data
Maintenance)
Submit data vendor SKT ke

MySAP
60
4.1.3.3 Diagram Activity Contractor Safety Management

System (CSMS)
Gambar 13Diagram Activity Contractor Safety Management System (CSMS)
61

proses dari CSMS. Dimana ada 3 peran yang
berkerja disini, yaitu vendor, HSE, dan MDM.
Peran dari setiap user dijelaskan pada Tabel 6
berikut :
Tabel 6 Roles Contractor Safety Management System (CSMS)
User
Roles
Vendor
Melakukan
CSMS.
HSE

CSMS.
MDM

CSMS
setelah
HSE
melakukan verifikasi.
62
input
data
4.1.4 Alur Proses Modul Contract Management

4.1.4.1 Diagram Activity : Term Of Condition (TOR)
A
Gambar 14Diagram Activity : Term Of Condition (TOR)
63

proses dari TOR. Disini terdapat 2 peran yang
berkerja dalam jalannya proses TOR yaitu Creator
dan Approval. Peran dari setiap user dijelaskan
pada Tabel 7 berikut :
Tabel 7 Roles TOR
User
Roles
Creator
Melakukan pembuatan TOR,

melakukan input data yang
diperlukan dan juga memilih
metode
evaluasi
dan
melakukan
permintaan
persetujuan kepada approval.
Approval
Melakukan
approve/reject
terhadap TOR.
64
4.1.5 Alur Proses Modul Collaborative

4.1.5.1 Diagram Activity : Create PR
Gambar 15Diagram Activity : Create PR
65

proses dari pembuatan PR. Dimana ada 3 user
yang berperan dalam proses ini yaitu creator,
reviewer dan releaser. Peran dari setiap user
dijelaskan pada Tabel 8 berikut :
Tabel 8 Roles Create PR
User
Roles
Creator
Melakukan pembuatan PR.

Memasukan data-data yang
diperlukan. Dapat merubah
PR dan melakukan submit PR
yang telah dibuat.
Reviewer
Melakukan
review
pada
dokumen PR yang sudah
dibuat. Dan reviewer juga
melakukan
approve/reject
pada draft PR.
Releaser
Melakukan release PR dan

melakukan
pengecheckan
value. Setelah itu releaser
juga melakukan post ke SAP.
66
4.1.5.2 Diagram Activity : Create PR with TOR
Gambar 16Diagram Activity : Create PR with TOR
67

proses dari pembuatan PR dengan tahapan
memilih TOR yang sudah ada untuk melakukan
pembuatan PR. Dimana ada 3 user yang berperan
dalam proses ini yaitu creator, reviewer dan
releaser. Peran dari setiap user dijelaskan pada
Tabel 9 berikut :
Tabel 9 Roles Create PR with TOR
User
Roles
Creator
Melakukan pembuatan PR
dengan memilih TOR yang
telah ada. Memasukan datadata yang diperlukan. Dapat
merubah PR dan melakukan
submit PR yang telah dibuat.
Reviewer
Melakukan
review
pada
dokumen PR yang sudah
melakukan
approve/reject
pada draft PR.
Releaser
Melakukan release PR dan

melakukan
pengecheckan
value. Setelah itu releaser
juga melakukan post ke SAP.
68
4.1.5.3 Diagram Activity : Create PO
Gambar 17Diagram Activity : Create PO
69

proses dari pembuatan PO. Dimana ada 3 user
reviewer dan SPC. Peran dari setiap user
Tabel 10 Roles Create PO
User
Roles
Creator
Melakukan pembuatan PO.

Memasukan data-data yang
diperlukan. Dapat merubah
PO dan melakukan submit PO
yang telah dibuat.
Reviewer
Melakukan
review
pada
dokumen PO yang sudah
melakukan
approve/reject
pada draft PO.
SPC
Melakukan
pengecheckan
value
dan
melakukan
assign/reject pada PO. SPC
juga melakukan post PO yang
menghasilkan dokumen akhir
dari PO.
70
4.1.5.4 Diagram Activity : Change PO
Gambar 18Diagram Activity : Change PO
71

proses dari melakukan perubahan pada PO.
Dimana ada 3 user yang berperan dalam proses
ini yaitu creator, reviewer dan SPC. Peran dari
setiap user dijelaskan pada Tabel 11 berikut :
Tabel 11 Roles Change PO
User
Roles
Creator
Dapat melakukan perubahan

pada draft PO yang telah
dibuat.
Creator
juga
melakukan submit document
PO.
Reviewer
Melakukan
review
pada
dokumen PO yang sudah
melakukan
approve/reject
pada draft PO.
SPC
Melakukan
pengecheckan
value
dan
melakukan
menghasilkan file PO yang
telah dirubah.
72
4.1.5.5 Diagram Activity : Release PO
Gambar 19Diagram Activity : Release PO
73

proses dari release PO. Dimana ada 3 user yang
berperan dalam proses ini yaitu creator, reviewer
dan SPC. Peran dari setiap user dijelaskan pada
Tabel 12 berikut :
Tabel 12 Roles Release PO
User
Roles
Creator
Melakukan release PO dan

kemudian melakukan submit
PO.
Reviewer
Melakukan
review
pada
dokumen PO dan reviewer
juga
melakukan
approve/reject padaPO.
SPC
Melakukan
pengecheckan
value
dan
melakukan
telah release.
74
4.1.5.6 Diagram Activity : Unrelease PO
Gambar 20 Diagram Activity : Unrelease PO
75

proses dari Unrelease PO. Dimana ada 3 user
reviewer dan SPC. Peran dari setiap user
Tabel 13 Diagram Activity : Unrelease PO
User
Roles
Creator
Melakukan Unrelease PO dan

kemudian melakukan submit
PO.
Reviewer
Melakukan
review
pada
dokumen PO dan reviewer
juga
melakukan
approve/reject pada PO.
SPC
Melakukan
pengecheckan
value
dan
melakukan
telah di Unrelease.
76
4.1.5.7 Diagram Activity Goods Receipt (GR)
Gambar 21Diagram Activity Goods Receipt (GR)
77

proses dari Goods Receipt. Dimana ada 2 user
yang berperan dalam proses ini yaitu creator dan
approval. Peran dari setiap user dijelaskan pada
Tabel 14 berikut :
Tabel 14 Roles GR
User
Roles
Creator
Melakukan pembuatan GR
dan submit GR.
Approval
Melakukan upload dokumen

yang
dibutuhkan
dan
melakukan approve dan
reject terhadap GR.
78
4.1.6 Alur Proses Modul Sourcing

4.1.6.1 Diagram Activity Auction Disposition Tunjuk
Langsung dan Lelang Umum
Manager
Tim Pengadaan
Select TOR
Use TOR and

Change be Auction
Auction Disposition
Select Disposition
Type and PIC Name
Prepare Master
Auction
Save Action
Create Master
Auction
Select Purchasing
Group and
Organization
Save Auction
Master
Input All Form Master

Auction Details
Save Form Master

Auction Details
Submit Master
Auction
Gambar 22Diagram Activity Auction Disposition Tunjuk Langsung

dan Lelang Umum
79

proses dari disposisi lelang dengan tipe Tunjuk
Langsung dan Lelang Umum. Dimana ada 2 user
yang berperan dalam proses ini yaitu manager
dan tim pengadaan. Peran dari setiap user
Tabel 15 Roles Auction Disposition Tunjuk Langsung dan Lelang
Umum
User
Roles
Manager
Melakukan perubahan dari

TOR yang telah ada menjadi
lelang. Lalu manager juga
melakukan disposisi terhadap
lelang.
Tim
Pengadaan
Melakukan
pembuatan
master lelang dan mengisi
seluruh form dari detail
master lelang. Dan juga
melakukan submit terhadap
master lelang.
80
4.1.6.2 Diagram Activity Auction Disposition Pemilihan

Langsung
Manager
Tim Pengadaan
Select TOR
Use TOR and

Change be Auction
Auction Disposition
Select Disposition
Type and PIC Name
Prepare Master
Auction
Save Action
Create Master
Auction
Select Purchasing
Group and
Organization
Save Auction
Master
Input All Form Master

Auction Details and
Select Vendor to Join
Auction
Save Form Master

Auction Details
Submit Master
Auction
Gambar 23 Diagram Activity Auction Disposition Pemilihan

Langsung
81

proses dari disposisi Pemilihan Langsung. Dimana
ada 2 user yang berperan dalam proses ini yaitu
manager dan tim pengadaan. Peran dari setiap
user dijelaskan pada Tabel 16 berikut :
Tabel 16 Roles Auction Disposition Pemilihan Umum
User
Roles
Manager
Melakukan perubahan dari

TOR yang telah ada menjadi
lelang. Lalu manager juga
melakukan disposisi terhadap
lelang.
Tim
Pengadaan
Melakukan
pembuatan
master lelang dan mengisi
seluruh form dari detail
master lelang. Pada lelang
tipe pemilihan langsung, tim
pengadaan
melakukan
pemilihan vendor yang akan
mengikuti lelang. Dan tim
pengadaan juga melakukan
submit terhadap master
lelang.
82
4.1.6.3 Diagram Activity Auction Process

Langsung
Tunjuk
Gambar 24Diagram Activity Auction Process Tunjuk Langsung
83

proses dari proses lelang tipe Tunjuk Langsung.
ini yaitu Vendor dan tim pengadaan. Peran dari
Tabel 17 Roles Auction Process Tunjuk Langsung
User
Roles
Tim
Pengadaan
Melakukan pemilihan vendor

yang akan ditunjuk langsung,
melakukan
pengumuman
lelang,
melakukan
pembukaan
penawaran
melakukan evaluasi bidding
price, melakukan negoisasi,
menentukan
pemenang
lelang, dan mengumumkan
pemenang lelang.
Vendor
Mengikuti lelang, melakukan

upload
dokumen
yang
dibutuhkan
dan
juga
melakukan
download
dokumen yang diperlukan.
84
4.1.6.4 Diagram Activity Auction Process Lelang Umum
Gambar 25Diagram Activity Auction Process Lelang Umum
85

proses dari proses lelang tipe Lelang Umum.
ini yaitu Vendor dan tim pengadaan. Peran dari
Tabel 18 Roles Auction Process Lelang Umum
User
Roles
Tim
Pengadaan
Mengumumankan
pengumuman tentang lelang,
aanwijzing,
melakukan
pembukaan
penawaran,
sanggah,
menentukan
pemenang
lelang,
dan
mengumumkan
pemenang
lelang.
Vendor

upload
dokumen
yang
dibutuhkan
dan
juga
melakukan
download
86
4.1.6.5 Diagram Activity Auction Process

Langsung
Pemilihan
Gambar 26Diagram Activity Auction Process Pemilihan Langsung
87

proses dari proses lelang tipe Pemilihan
Langsung. Dimana ada 2 user yang berperan
dalam proses ini yaitu Vendor dan tim
pengadaan. Peran dari setiap user dijelaskan
pada Tabel 19 berikut :
Tabel 19 Roles Auction Process Pemilihan Langsung
User
Roles
Tim
Pengadaan
Mengumumankan
pengumuman tentang lelang,
aanwijzing,
melakukan
pembukaan
penawaran,
sanggah,
menentukan
pemenang
lelang,
dan
mengumumkan
pemenang
lelang.
Vendor

upload
dokumen
yang
dibutuhkan
dan
juga
melakukan
download
88
4.2
Implementasi i-P2P
Padas sub bab ini kami akan menjelaskan mengenai
implementasi pada aplikasi i-P2P yang kami lakukan
selama menjalankan kerja praktik di PT Pertamina.
Penjelasan akan dirinci pada tiap modul yang
dipelajari pada aplikasi i-P2P.
4.2.1 Vendor Management

Modul Vendor Management adalah modul yang
berhubungan dengan pengelolaan master data
vendor, dimana vendor dapat mengelola beberapa
datanya sendiri. Dan juga dalam modul ini vendor
dapat melakukan kegiatan dari mulai registrasi,
update/upgrade dan juga CSMS.
4.2.1.1 Register Vendor
Tahap awal vendor dalam Integrated Procure to
Pay adalah
melakukan registrasi. Untuk
melakukan registrasi, vendor dapat menekan
menu register vendor.
89
Gambar 27 Register Vendor
Lalu akan muncul tampilan seperti gambar diatas.

Masukkan informasi umum yang bersifat
mandatory yang ditandai dengan kotak kuning,
kemudian masukkan captcha dan tekan save.
Setelah memasukkan informasi umum mengenai
perusahaan vendor, selanjutnya vendor diminta
untuk memasukkan detail bank yang digunakan.
Masukkan informasi mengenai bank yang bersifat
mandatory dan kemudian klik save.
Gambar 28 Vendor Bank Detail
Jika penyimpanan mengenai detail bank vendor

sudah terisi maka akan muncul tampilan seperti
90
gambar dibawah ini. Pada tahap ini kita dapat

menambahkan bank yang dimiliki , melakukan
edit dari bank yang sudah diinputkan maupun
menghapus bank yang sudah diinputkan. Jika
informasi mengenai bank sudah benar, vendor
dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya dengan
menekan tombol next.
Gambar 29Vendor Bank Detail
Kemudian akan muncul perjanjian yang harus

dibaca oleh vendor dengan baik baik . Pada
halaman perjanjian ini, vendor diwajibkan
menginputkan nama lengkap direktur
dan
jabatan kemudian memberi tanda checklist pada
tombol persetujuan mengenai pakta integritas.
Gambar 30 Pakta Integritas
91
Setelah membaca, memahami dan menyetujui

pakta integritas yang tertera, vendor dapat
mencetak pakta integritas dengan menekan
tombol print dan menekan submit.
Gambar 31Pakta Integritas
Jika berhasil melakukan submit registrasi vendor

maka vendor mendapatkan id register vendor
seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 32 Success Registered Vendor
92
4.2.1.2 Approval Register Vendor

Jika vendor sudah melakukan registrasi, maka
selanjutnya tugas dari pihak pertamina untuk
menerima atau menolak registrasi vendor
tersebut. Langkah awal yang dilakukan adalah
admin regloc melakukan login dan menekan
menu Vendor Management > Registration List.
Gambar 33 Menu Vendor Management
Pada vendor registration list , pilih vendor yang

ingin dilakukan persetujuan atau penolakan
dengan mengklik detail pada kolom action.
93
Gambar 34 Vendor Registration List
Jika sudah di klik tombol detail maka akan terlihat

detail dari informasi yang sudah diinputkan oleh
vendor saat registrasi.
Gambar 35 Detail Vendor Registration
Kemudian admin regloc dapat menginputkan

note dan memilih antara approve atau reject. Jika
admin memilih approve maka registrasi vendor
akan dilanjutkan kepada mdm, sedangkan jika
registrasi ditolak maka vendor melakukan
registrasi ulang.
94
Gambar 36 Approval Regloc
Kemudian approval akan dilakukan lagi oleh

MDM. MDM berkewajiban menginputkan
informasi mandatory pada kotak kuning seperti
Search Term, Service Agent Proc, Company Term
Payment dan Payment Method.
Gambar 37 Approval MDM
Kemudian MDM juga wajib menginputkan

mengenai purchasing information dengan
menekan tombol new.
95
Akan muncul tampilan form yang harus diisikan

oleh MDM mengenai purchasing information ,
jika sudah selesai tekan update.
Gambar 38 Form Purchasing Information
Setelah menginputkan informasi mandatory,

MDM menginputkan note . MDM dapat
melakukan approve ataupun reject . Jika MDM
melakukuan approve
maka vendor akan
mendapatkan nomor vendor dan dapat
melakukan login, namun jika MDM melakukan
reject maka data registrasi vendor akan
dikembalikan kepada admin regloc.
Gambar 39 Notes Information
96
4.2.1.3 Update/Upgrade Vendor

Setelah proses registrasi vendor di approve,
vendor wajib melakukan update/upgrade.
Langkah
pertama
dalam
melakukan
update/upgrade adalah melakukan login dengan
menginputkan username dan password.
Gambar 40 Login
Kemudian klik menu Vendor Management >

Manage Vendor > Upgrade Vendor.
97
Jika registrasi vendor yang sudah dilakukan pada

tahap sebelumnya berhasil dan diapprove oleh
pertamina maka akan muncul tombol Upgrade
SKT pada kolom action. Namun jika registrasi
ditolah , update/upgrade tidak akan dapat
dilakukan.
Gambar 42 Upgrade Vendor
Akan muncul tampilan tab-tab yang harus diisi

dan dilampirkan dokumennya . Tab pertama
adalah tab info yang berisikan informasi umum
dari vendor yang sudah diinputkan pada registrasi
, pada tahap ini dapat dilakukan perubahan pada
field yang diinginkan kemudian klik save.
98
Gambar 43 Detail Form Upgrade Vendor
Tab berikutnya adalah bank , digunakan untuk

mengisikan informasi bank vendor . Klik save jika
melakukan perubahan pada field yang diinginkan
99
Gambar 44 Detail Form Bank
Selanjutnya adalah tab kepemilikan perusahaan.

Dalam kepemilikan perusahaan terdapat 3 sub
tab yang disyaratkan diisi . Ketiga sub tab
tersebut adalah sebagai berikut :
Pemegang Saham
Digunakan
untuk menginputkan
data
pemegang saham perusahaan , input dan
upload field yang dibutuhkan kemudian klik
save.
100
Gambar 45 Detail Form Kepemilikan Perusahaan Pemegang

Saham
Komisaris
Digunakan
untuk menginputkan
data
pemegang saham perusahaan , input dan
upload field yang dibutuhkan kemudian klik
save untuk melanjutkan atau cancel untuk
membatalkan.
Gambar 46Detail Form Kepemilikan Perusahaan Komisaris
101
Akta Perusahaan
Digunakan
untuk
menginputkan
akta
perusahaan , input dan upload field yang
dibutuhkan kemudian klik save untuk
melanjutkan atau cancel untuk membatalkan.
Gambar 47Detail Form Kepemilikan Perusahaan Akta

Perusahaan
Kemudian tab selanjutnya adalah direksi . Tab

direksi
digunakan
untuk
menginputkan
pimpinan/direksi perusahaan. Input dan upload
dokumen pad field bersifat mandatory yang
ditandai dengan warna kuning.
102
Gambar 48Detail Form Direksi
Kemudian pada tab sub bidang usaha vendor

dapat memilih bidang dan sub bidang usaha yang
sesuai dengan perusahaan.
Gambar 49Detail Form Sub Bidang Usaha
103
Tab selanjutnya yaitu dokumen pendukung

digunakan untuk mengisikan data dokumen
pendukung perusahaan .
Gambar 50 Detail Form Dokumen Pendukung
Kemudian pada tab laporan keuangan kita

menginputkan data keuangan perusahaan untuk
menentukan klasifikasi vendor termasuk kelas
besar, menengah atau kecil.
104
Gambar 51 Detail Form Laporan Keuangan
Pada tab pajak dapat diinputkan data pajak dari

perusahaan
kemudian
klik save untuk
melanjutkan atau cancel untuk membatalkan.
Gambar 52 Detail Form Pajak
105
Jika sudah selesai klik tab submit dan inputkan

note yang berada pada field berwarna kuning
kemudian klik submit .Ketika submit berhasil
maka akan keluar nomo vendor transaksi seperti
gambar berikut
Gambar 53 Vendor Id Transaction
Proses registrasi akan diverifikasi oleh Pertamina

dan selama proses verifikasi berlangsung, vendor
tidak dapat melakukan perubahan data.
4.2.1.4 Approval Update/Upgrade Vendor
Pada proses approval update/upgrade vendor
terdapat 6 proses approval yaitu mulai dari admin
reg loc kemudian kepada legal, keuangan, HSE,
Procurement lalu MDM.
Untuk approval yang dilakukan setiap user
dilakukan dengan cara yang sama yaitu pertama
106
mengklik menu Vendor

Update/Upgrade List .
management
>
Kemudian Klik detail pada vendor yang ingin di

review
Gambar 55 List Vendor Update/Upgrade
Pada tab detail vendor update/upgrade dapat

dilakukan tiga tindakan yaitu
Approve , untuk melanjutkan proses

Clarification, untuk mengembalikan data
kepada vendor agar diperbaiki
Reject, untuk menolak dokumen vendor .
Sebelum melakukan salah satu tindakan , jangan

lupa untuk menginputkan pesan pada panel New
Notes.
107
Gambar 56 Detail Vendor Update/Upgrade
4.2.1.5 Contractor Safety Management System (CSMS)

CSMS merupakan modul yang digunakan oleh
vendor dengan sub bidang Q (SKT ataupun Non
SKT) untuk mendapatkan penilaian Contractor
Safety Management System. Untuk melakukan
csms , vendor dapat melakukan login dengan
menginputkan username dan password.
Gambar 57 Login
108
Setelah login klik menu vendor management > HSE

Certification > CSMS
Akan muncul tampilan seperti berikut kemudian

klik tombol untuk menampilkan pertanyaan
Gambar 59 CSMS
Klik tombol
untuk mengisi pertanyaan yang
ada, apabila vendor menjawab ya , maka vendor
diwajibkan untuk mengupload berkas lampitran
untuk mendukung jawaban tersebut . Kemudian
109
klik save untuk melanjutkan ke pertanyaan

berikutnya
atau
tombol
close
untuk
membatalkan.
Gambar 60CSMS
Apabila user sudah menjawab semua pertanyaan,

CSMS baru dapat di submit. Jika proses submit
berhasil maka sistem akan menampilkan popup
notifikasi berhasil seperti berikut :
Gambar 61 Success CSMS
4.2.1.6 Approval CSMS

Untuk melakukan approval pada CSMS klik menu
Vendor Management > HSE Certification List >
Review Certification. Maka akn muncul tampilan
110
seperti berikut klik tombol review untuk

menampilkan halaman CSMS Review. Klik icon
untuk mereview jawaban pada elemen tertentu.
Gambar 62CSMS
Kemudian klik icon

untuk menampilkan
popup edit form. Pada pop up edit form pilih
salah satu nilai pada pannerl review. Apabila
diperlukan ketikkan deskripsi pada kolom deskripi
dan jika sudah selesai dapat mengklik icon
untuk menyimpan hasil review.
111
Gambar 63CSMS
Apabila hasil review > 40 maka user diwajibkan

untuk mereview field verification dengan
mengklik icon
untuk menampilkan popup
edit form. Pada pop up edit form pilih salah satu
nilai pada pannerl review. Apabila diperlukan
ketikkan deskripsi pada kolom deskripi dan jika
sudah selesai dapat mengklik icon
menyimpan hasil review.
112
untuk
Gambar 64CSMS
Jika sudah selesai maka akan muncul nilai dari

CSMS Revview seperti berikut :
Gambar 65CSMS
113
4.2.2 Contract Management

Modul Contract Management digunakan untuk
membentuk sistem yang mencakup Contract
Repository, Creating Contract & Contract
Monitoring.
4.2.2.1 Create Term Of Reference
Term Of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan
Kerja
adalah
suatu
dokumen
yang
menginformasikan gambaran umum, latrar
belakang, tujuan, ruang lingkup dan struktur
sebuah proyek pengadaan barang atau jasa yang
telah disusun oleh perusahaan. Untuk membuat
TOR , dapat dilakukan dengan menekan menu
Contract Management > TOR . Selanjutnya pilih
template category . pada TOR terdapat 8
template category sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
OCLC 1 Jasa Konstruksi

OCLC 2 Jasa Konsultan
OCLC 3 Jasa Umum
OCLC 4 Jasa Pemiliharaan
OCLC 5 Jasa Pembuatan Software
OCLC 6 Jasa Sewa Fasilitas dan Alat
OCLC 8.1 Tenaga Kerja Pemborongan
OCLC 8.2 Penyedia Tenaga Kerja Jasa
Penunjang
114
Gambar 66 Template Category
Jika sudah memilih salah satu template category

TOR selanjutnya masukkan informasi umum
menegnai TOR yang meliputi judul pekerjaan,
latar belakang dibuatnya pengadaan, manfaat
dan tujuan, direksi pekerjaan, penandatangan
kontrak, alamat, telp, fax dan requisitioner.
Gambar 67 Form TOR Informasi Umum
115
Setelah menginputkan data yang dibutuhkan

pada tab informasi umum, selanjutnya inputkan
data yang dibutuhkan pada persyaratan. Pada tab
persyaratan inputkan kualifikasi dan klasifikasi
perusahaan, tenaga ahli dan lain-lain.
Gambar 68 Form TOR Persyaratan
Tab selanjutnya yang harus diinputkan adalah

ruang lingkup dari TOR . Pada tab Ruang lingkup
terdapat informasi yang perlu diisi yaitu ruang
lingkup perkejaan, deliverables/hasil pekerjaan,
lokasi pekerjaan, hasil dan kewajiban perusahaan,
hak dan kewajiban kontraktor.
Untuk
menginputkan data yang diperlukan klik new dan
insert line
116
Gambar 69 Form TOR Ruang Lingkup
Gambar 70Form TOR Ruang Lingkup
Tab harga kontrak digunakan untuk menginput

mengenai pembayaran dan denda. Pada tab
harga kontrak dapat diinputkan cara pembayaran
/ termin pembayaran, denda keterlambatan,
denda maksimum dan denda sanksi/tambahan.
Untuk menginputkan data yang diperlukan klik
new dan insert line
117
Gambar 71Form TOR Harga Kontrak
Tab jangka waktu digunakan untuk menginputkan

waktu kontrak dari awal hingga akhir pekerjaan
tersebut selesai. Untu menginputkan jangka
berlaku kontrak bisa diinputkan sesuaiformat hari
minggu bulan tahun atau secara bebas
Gambar 72Form TOR Jangka Waktu
Pengisian pada tab selanjutnya yaitu tab asuransi

berdasarkan pada jenis template category OCLC
yang digunakan. Jika OCLC yang digunakan
merupakan OCLC 1, 3, 4, 5 dan 6 maka
tampilannya akan seperti dibawah ini
118
Gambar 73Form TOR Asuransi
Jika OCLC 2 maka pada tab asuransi tidak ada

pilihan untuk memilih asurasi seperti tampilan
berikut :
Gambar 74 Form TOR Asuransi
Jika OCLC 8.1 maupun 8.2 maka tab asuransi

seperti berikut
119
Gambar 75Form TOR Asuransi
Kemudian pada tab dokumen tagihan, creator

dapat menambahkan dokumen tagihan dengan
menekan insert line atau menghapus dokumen
tagihan yang telah diinput secara otomatis oleh
sistem dengan menekan tombol delete pada
kolom action.
Gambar 76 Form TOR Dokumen Tagihan
120
Tab usulan pengadaan digunakan untuk input

auction attributes. Creator cukup memilih untuk
mengisi form yang ada pada tab usulan
pengadaan seperti :
Jenis Pengadaan
Pada jenis pengadaan , bisa dipilih material
atau service.
Penggunaan Mata Uang
Penggunaan mata uang hanya bisa
menggunakan singgle currency.
Mata Uang
Jenis mata uang yang akan digunakan dalam
pengadaan seperti mata uang
Metode Lelang dan Sampul
Pada metode lelang terdapat tiga pilihan .
Ketiga pilihan tersebut dijabarkan pada tabel
20 sebagai berikut :
121
Tabel 20 Metode Lelang
Metode Lelang
Lelang Umum
Pemilihan Langsung
Tunjuk Langsung
Keterangan
Diumumkan melalui
media masa agar
bisa diikuti oleh
berbagai Penyedia
Barang dan jasa
yang sesuai dengan
sub bidang lelang
tersebut.
Pengadaan barang
atau
jasa
yang
ditawarkan kepada
beberapa
pihak
terbatas sekurangkurangnya
dua
penawaran
Pengadaan barang
dan
jasa
yang
dilakukan
secara
langsung
dengan
menunjuk
satu
penyedia barang dan
jasa.
Setelah memilih metode lelang, terdapat tiga

pilihan sampul yang dijabarkan sebagai berikut :
122
Tabel 21 Jenis Sampul
Jenis Sampul
Keterangan
1 Sampul 1 Tahap
Penyampaian
dokumen penawaran
teknis dan penawaran
harga yang dikirim
secara bersama sama.
Penyampaian
dokumen penawarn
dimana persyaratan
adi]ministrasi
dan
teknis
dimasukkan
dalam sampul 1 dan
harga
penawaran
dimasukkan
dalam
sampul 2 , selanjutnya
sampul 1 dan 2 dalam
1 sampul tertutup dan
dikirim
secara
bersamaan.
Penyampaian
dokumen penawarn
dimana persyaratan
adi]ministrasi
dan
teknis
dimasukkan
dalam sampul 1 dan
harga
penawaran
2 Sampul 1 Tahap
2 Sampul 2 Tahap
123
Jenis Sampul
Keterangan
1 Sampul 1 Tahap
Penyampaian
dokumen penawaran
teknis dan penawaran
harga yang dikirim
secara bersama sama.
Penyampaian
dokumen penawarn
dimana persyaratan
adi]ministrasi
dan
teknis
dimasukkan
dalam sampul 1 dan
harga
penawaran
dimasukkan
dalam
sampul 2 , selanjutnya
sampul 1 dan 2 dalam
1 sampul tertutup dan
dikirim
secara
bersamaan.
dimasukkan
dalam
sampul
2.
Penyampaiannya
dilakukan dalam dua
tahap secara terpisah
dan dalam waktu yang
berbeda.
2 Sampul 1 Tahap
124
Jaminan Pelaksanaan
Jaminan pelaksanaan diinputkan dengan
presentase.
Tipe auction
Pada tab usulan pengadaan terdapat dua
pilihan tipe auction yaitu ITEMIZE atau
LUMPSUM.
Metode Evaluasi
Metode Evaluasi penawaran teknis dibagi
menjadi dua yaitu :
a. Metode Evaluasi Scoring
Metode ini dilakukan secara kualitatif
yaitu
dengan
memberikan
pembobotan kepada setiap faktor
yang sudah ditetapkan. Pada metode
evaluasi scoring terdapat tiga jenis
metode yang dijabarkan pada tabel 22
sebagai berikut :
125
Tabel 22 Metode Evaluasi
Metode Evaluasi
Keterangan
Scoring Merit Point
Evaluasi penilaian
penawaran dengan
cara memberikan
nilai angka tertentu
pada setiap unsur
yang dinilai
berdasarkan kriteria
dan nilai yang telah
ditetapkan dalam
dokumen pemilihan
penyedia
barang/jasa,
kemudian
membandingkan
jumlah nilai dari
setiap penawaran
peserta dengan
penawaran peserta
lainnya.
Scoring Passing
Grade
Metode evaluasi
dengan memberikan
ambang batas
terhadap teknis.
126
Metode Evaluasi
Scoring Teknik
Terbaik
Keterangan
Metode evaluasi ini
dilakukan
berdasarkan nilai
pen
b. Metode Evaluasi Non Scoring

Metode
Evaluasi
non
scoring
dilakukan
tanpa
menggunakan
pembobotan
namun
dengan
memeriksa dan membandingkan
dokumen
penawaran terhadap
pemenuhan persyaratan yang telah
ditetapkan.
Bidang/Sub bidang
Untuk menginputkan bidang/sub bidang
sesuai dapat dilakukan dengan melakukan
pencarian pada subbidang code, description
maupun subbidang name.
127
Gambar 77 List Subbidang
CSMS
CSMS adalah Contractor Safety Management
System . Pilihan dari CSM ada none, low,
medium atau high.
Jika sudah selesai mengisi dapat menekan tombol

save dan melanjutkan ke tab upload dokumen.
Gambar 78Form TOR Usulan Pengadaan
128
Tab upload dokumen berfungsi untuk upload

Gambar 79Form TOR Upload Dokumen
Jika sudah melakukan upload dokumen, creator

dapat melanjutkan ke form metode evaluasi.
Pada metode evaluasi inputkan passing grade
yang diinginkan kemudian klik Tambah Poin
Evaluasi Teknis untuk input detail penilaian.
Gambar 80Form TOR Metode Evaluasi
Klik Next To Owner Estimate

untuk
melanjutkan input OE. OE adalah perhitungan
perkiraan biaya pekerjaan yang dihitung secara
profesional oleh Panitia atau Pejabat Pengadaan
yang disahkan oleh Pengguna Barang atau Jasa.
129
Untuk menginputkan OE klik tambah uraian

pekerjaan kemudian klik untuk input rincian
uraian pekerjaan kemudian klik Finish
Gambar 81Form TOR Owner Estimate
Apabila berhasil, maka akan muncul popup

berikut
Gambar 82 Success OE
Tab print preview digunakan untuk mengunduh

dan mencetak TOR yang sudah diinputkan pada
tab-tab sebelumnya ke dalam format .pdf
Gambar 83 Print Preview TOR
Apabila sudah selesai kliK Request Approval dan

TOR telah berhasil dibuat dan siap untuk
dilakukan approval .
130
4.2.2.2 Approval TOR

Jika TOR sudah dibuat, maka tahap selanjutnya
adalah melakukan approve atau reject . Langkah
awal adalah mengklik Contract Management >
TOR. Kemudian pilih TOR yang diinginkan dengan
klik
pada kolom action.
Gambar 84 Daftar TOR
Akan muncul tampilan seperti dibawah ini untuk

melakukan review namun pada tahap ini tidak
dapat dilakukan edit . Apabila TOR sudah sesuai
dan benar maka dapat dilakukan approve , namu
jika belum dapat dilakukan reject. Apabila TOR di
reject , creator dapat membuat ulang TOR atau
dapat melakukan perubahan TOR yang sudah
dibuat sebelumnya.
131
Gambar 85 Form TOR
4.2.3 Collaborative
Dalam Modul Collaborative terdapat adanya
electronic catalog (shopping cart), kemudahan
proses approval serta update supplier performance.
Dalam modul ini juga dapat melakukan pembuatan
Purchase Requisition, Purchase Order dan Goods
Receipt.
4.2.3.1 Create Purchase Requisition
Purchase Requisition adalah formulir permintaan
persetujuan untuk melakukan pembelian. Untuk
membuat PR dilakukan dengan mengklik menu
Collaborative > Purchase Requisition > Create
PR. Dalam PR terdapat beberapa tipe dokumen
berdasarkan kondisi dan tujuan pengadaannya.
Berikut ini adalah jenis-jenis transaksi PR.
132
Tabel 23 Tipe PR
Tipe PR
Jenis
Transaksi
Kondisi
ZNDA
PR Non-Ada
Untuk pembayaran
tagihan. PR ini tidak
melalui proses
pengadaan
ZNS
PR Direct
Charge
Untuk pengadaan
material yang
langsung digunakan
(consumed
immediately) atau
langsung dibebankan
ke cost center (direct
charge)
ZPJR
PR User
Purchase
Untuk pembelian
dengan
menggunakan panjar
kerja yang nantinya
akan
dipertanggungjawabk
an
ZRV
PTMN OA
Requisn
ZS
PR Stock
Item
133
Untuk
pembelian/pengadaa
Tipe PR
Jenis
Transaksi
Kondisi
n material stock
ZSO
PR Service
Untuk pengadaan
jasa
Gambar 86 PR Header Information
Setelah memasukkan document type. Dapat

dipilih Requisitioner seperti gambar dibawah ini
134
Gambar 87 Requisitioner
Kemudian klik TOR apabila ingin membuat PR

berdasarkan TOR yang telah dibuat namun
creator juga dapat membuat PR tanpa
menggunakan TOR. Jika sudah megisi document
type dan Requisitioner , Klik TOR dan klik Add
untuk memilih salah satu TOR yang terdapat
dalam List of TOR.
Gambar 88 List of TOR
Kemudian klik
untuk Input detail Item
Overview dan isi field-field yang bersifat
mandatory. Jika sudah klik save
135
Gambar 89 Form Detail Item Overview
Kemudian pilih tab account assignment , klik

Pada Edit Form pilih cost center
Gambar 90 Form Account Assignment
Untuk service, pilih tab service terlebih dahulu

kemudian account assignment
136
Gambar 91 Form Services
Klik save untuk menyipan PR yang sudah dibuat

.Draft PR yang sudah di simpan dapat dilihat
pada work list atau list draft.Klik submit untuk
sumbit draft PR.
4.2.3.2 Approval Purchase Requisition
Untuk melihat PR yang sudah di submit dapat
dilakukan dengan cara mengklik menu
Collaborative > Purchase Requisition > Worklist
Draft > PR Draft Submitted.
User dapat mencari draft PR berdasarkan Draft
ID, Draft PR ID atau berdasarkan tanggal.
Gambar 92 List Draft PR
137
Klik pada Draft PR ID untuk membuka detail dari

PR kemudian klik approve untuk menyetujui Draft
PR . Apabila sudah di approve maka PR akan
mendapatkan no SAP.
Gambar 93 Form PR Approve
Jika sudah di approve langkah selanjutnya adalah

release dokumen dengan menekan tombol
release seperti gambar dibawah ini :
Gambar 94Form PR Release
4.2.3.3 Create Purchase Order

Purchase Order berguna untuk
pembelian material kepada vendor.
melakukan
Untuk membuat Purchase Order dapat dilakukan

dengan menklik menu Collaborative > Purchase
Order > Create PO.
138
Gambar 95 Create PO
Gambar 96 List Item

Gambar 97 List PR
Pada panel references, field reference type dapat

dipilih Purchase Requisition atau Master Lelang
kemudian pilih Field Ref Number dan Ref Item
Number. Selanjutnya pada panel header pilih
document type dan vendor kemudian klik adopt.
Isikan field mandatory pada tab Basic data dan
Delivery/Invoice
139
Pada Panel Item Overview klik icon

kemudian
isi fied mandatory pada tab invoice dan kemudian
isikan tax code lalu klik
.
Gambar 98 Item Overview
Jika berhasil menyimpan purchase order yang

sudah dibuat akan muncul notifikasi keberhasilan
seperti berikut. kemudian lanjutkan dengan meng
klik
Gambar 99 Warning Submit PO
Setelah berhasil submit, akan muncul Pesan

Informasi success.
140
Gambar 100 Success PO
4.2.3.4 Approval Purchase Order

Untuk melakukan approve pilih menu Purchase
Order >> Worklist PO >> Worklist PO Draft
Create >> PO Draft Create Submitted.
Gambar 101 Menu Collaborative
Kemudian akan tampil Work List PO Draft Create

Submitted. User dapat melakukan pencarian
berdasarkan Draft ID/ Draft PO atau langsung
mengklik nomor pada kolom Draft PO/PO ID
141
Gambar 102 Work List PO
Akan ditampilkan data data yang sudah dibuat

pada PO , pada tahap ini klik tab attachment
kemudian upload dokumen dan klik
Gambar 103 Form Attachment PO
Setelah di approve akan muncul Pesan Informasi

success daan PO mendapatkan no Remedy Ticket.
Pada tahap ini PO telah berhasil di approve dan
menunggu proses Assign
142
Gambar 104 Success PO
4.2.3.5 Assign PO (Finance)

Untuk melakukan assign terhadap PO klik menu
Purchase Order >> Worklist PO >> Worklist PO
Draft Create >> PO Draft Create SPC Process
Pilih PO yang ingin di assign , setelah masuk ke

halaman, klik
sehingga akan muncul
Pesan Informasi berikut
143
Gambar 106 Form Assign PO
Gambar 107 Success Assign PO
Setelah muncul Pesan Informasi successs, maka

PO telah berhasil di assign untuk selanjutnya
masuk ke proses post.
Gambar 108 Form Post PO
144
Jika proses post berhasil maka akan mendapat

nomor PO sebagai berikut :
Gambar 109 Warning Post PO
4.2.3.6 Create Good Receipts

Good Receipts digunakan untuk menangani
proses pengiriman dan penerimaan material yang
di-deliver vendor sesuai PO atau RO yang mereka
terima.Untuk membuat Good Receipts dapat
dilakukan dengan menekan menu Collaborative >
Good Receipt > Create GR
145
Kemudian isi field yang bersifat mandatory yang

ditandai dengan kotak berwarna kuning kemudian
klik Adopt Transaction
Gambar 111 GR
Kemudian isi kolom quantity sesuai dengan

jumlah barang yang diterima dan beri tanda
centang pada kolom Item OK.
Gambar 112 Detail Information
Gambar 113Detail Information
Klik icon
, jika proses penyimpanan
berhasil maka akan muncul popup notifikasi
keberhasilan seperti berikut
146
Gambar 114 Success Save GR
Kemudian klik icon submit

dan tunggu
hingga muncul popup notifikasi keberhasilan
Gambar 115 Success Submit GR
Selanjutnya upload dokumen

References Information
pada
panel
Gambar 116 Form Document GR
4.2.3.7 Approve GR
Setelah GR dibuat selanjutnya akan dilakukan
proses approval GR . Langkah pertama untuk
melakukan proses ini adalah mengklik menu
Collaborative > Goods Receipt > Work List GR > GR
Draft Submitted.
147
Kemudian dapat dilakukan pencarian GR dengan

menginputkan ID dari Draft GR atau berdasarkan
tanggal pembuatan GR tersebut :
Gambar 118 Work List GR
Jika sudah mendapatkan GR yang sesuai klik pada

ID draft GR maka akan muncul tampilan seperi
148
gambar dibawah ini. Klik icon approve dan tunggu

hingga muncul popup keberhasilan .
Gambar 119 Success Approve GR
4.2.4 Sourcing
Proses pemilihan penyedia barang & jasa yang
dilakukan secara online.
Pada sourcing (lelang) terdapat beberapa fungsi
menu sebagai berikut :
Auction Disposition
Proses disposisi bertahap dari manager
sampai tim pengadaan.
Master Auction
Persiapan proses lelang yang dilakukan oleh
pihak internal Pertamina.
Manage Auction
Pengaturan perubahan jadwal proses lelang.
Process Auction
Proses lelang yang bergantung terhadap jenis
metode lelang yang dipilih seperti lelang
umum, pemilihan langsung atau penunjukan
langsung.
149
List Approval
Proses Approval bertingkat dari pengadaan
hingga manager.
List Registration
Daftar vendor yang melakukan registrasi.
4.2.4.1 Auction Disposition

Untuk melakukan disposisi klik Sourcing > Auction
Disposition
Gambar 120 Menu Sourcing
Akan muncul tampilan auction request list dari

auction disposition . Kemudian klik icon
Gambar 121 Auction Disposition
Jika sudah di klik maka akan tampilan seperti

gambar berikut , klik disposisi dan kemudian pilih
type dan PIC nama pada form header. Disposisi
150
dapat dilakukan kepada organisasi atau tim

pengadaan.
Gambar 122 Form Disposisi
Gambar 123 Form Disposisi
4.2.4.2 Prepare Master Auction

Untuk melakukan persiapan pada master auction
klik menu sourcing > Master Auction > Prepare
Master Auction
151
Kemudian akan muncul halaman request list dari

create auction master . Jika nilai dari 0E dibawah
50.000.000 dapat dilakukan aksi cash and cary
namun jika melebihi dari 50.000.000 tidak dapat
dilakukan cash and cary sehingga dapatdiberi
centang pada request list dan klik process.
Gambar 125 Create Auction Master
Akan muncul popup create auction master , pada

form ini user cukup memilih purchasing group
dan organization. Kemudian klik save
152
Gambar 126Create Auction Master
Selanjutnya buka menu Sourcing > Master

Auction > Master Auction detail
153
Pilih auction pada panel auction master dengan

menekan
Gambar 128 List Auction Master
Akan muncul master auction detal, pada master

auction detail sistem akan menampilkan tab
menu dan beberapa tab sudah terisi dengan data
yang diambir dari TOR namun ada beberapa data
yang harus diinput secara manual.
Gambar 129 Form Master Auction Detail
Pada tab auction attributes terdapat beberapa

field yang harus diisi. Field field tersebut adalah
sebagai berikut :
154
Gambar 130Form Master Auction Detail
155
Tabel 24 Field Auction Attributes
Info
Tambahan
Field
Penjelasan
Auction method
Digunakan untuk
memilih metode
lelang yang terdiri
dari tunjuk
langsung, pemilihan
langsung atau
lelang umum.
Mandatory
Price method
Digunakan untuk
memilih metode
pembayaran yang
terdiri dari ITEMIZE
atau LUMPSUM
Mandatory
Negotiation
method
Digunakan untuk
memilih metode
negosiasi
Mandatory
Insurance
Digunakan untuk
memilih
Mandatory
Only
Digunakan untuk
distributor/agent memilih antara
distributor atau
agen
Mandatory
CSMS
Mandatory
Digunakan untuk
156
Field
Penjelasan
Info
Tambahan
memilih
menggunakan csms
/ tidak
CSMS type
Pilih tipe score csms Mandatory
Docs Entry
method
Pilih metode
pengumpulan
dokumen
Sub bidang
parameter
Pilih sub bidang dari Mandatory

perusahaan.
Bank Guarantee
Pilih asuransi bank / Mandatory

tidak
Mandatory
Selanjutnya klik tab auction attributes dan isikan

field-field tersebut.
Field
Penjelasan
Info
Tambahan
Auction method
Pilih metode lelang
Mandatory
Price method
Pilih metode
pembayaran
Mandatory
157
Field
Penjelasan
Info
Tambahan
Negotiation
method
Pilih metode
negosiasi
Mandatory
Insurance
Pilih asuransi
Mandatory
Only
Pilih tipe
distributor/agent distributor/agent
Mandatory
CSMS
Pilih menggunakan
csms / tidak
Mandatory
CSMS type
Pilih tipe score csms
Mandatory
Docs Entry
method
Pilih metode
pengumpulan
dokumen
Mandatory
Sub bidang
parameter
Pilih sub bidang dari

perusahaan.
Mandatory
Bank Guarantee
Pilih asuransi bank /

tidak
Mandatory
158
Gambar 131 Form Auction Attributes
Gambar 132 Master Auction Detail

Field
Penjelasan
Info
Tambahan
Delivery point
Input lokasi
Mandatory
Price validity
Input
mandatory
Delivery time
Input waktu
Mandatory
Minimum
Input nilai
Mandatory
159
Field
Penjelasan
Info
Tambahan
decrement
value
pengurangan
Maintenance
period
Input waktu
pengelolaan
Mandatory
Warranty
period
Input periode garansi
Mandatory
Selanjutnya pada auction documents , hal yang

perlu dilakukan adalah mengupload dokumen
yang dibutuhkan dalam proses lelang . caranya
adalah dengan klik tombol add dokumen untuk
menambahkan dokumen baru sedangkan insert
default dokumen untuk memilih dokumen
standard yang sudah ada yang akan digunakan
dalam proses lelang.
160
Gambar 133 Master Auction Detail
Jika proses lelang secara tunjuk langsung maka

pada tab bidder list klik tombol search vendor
untuk memilih vendor yang akan mengikuti
lelang.
Gambar 134Master Auction Detail
161
Setelah vendor sudah dipilih , tambahkan

dokumen yang diperlukan dengan mengikuti
langkah seperti gambar dibawah ini :
Gambar 135 Bidder List
Selanjutnya pada tab schedule input start date

kemudian klik tombol generate date dan klik save
dan submit untuk selanjutnya menynggu proses
approval.
162
Gambar 136Master Auction Detail
Untuk pemilihan langsung dan lelang umum

proses submit terdapat pada pengumuman
lelang.
163
Gambar 137 Auction Activity
4.2.4.3 Process Auction

Pada proses auction terdapat beberapa aktivitas
yang dilakukan secara bertahap antara pihak
pertamina dengan vendor . Terdapat tiga tipe
lelang yaitu tunjuk langsung, pemilihan langsung
dan lelang umum . Ketiganya memiliki perbedaan
pada process auction . Berikut adalah tampilan
dari ketiga proses lelang
Pemilihan Langsung
Pada pemilihan langsung , beberapa vendor
yang sudah ditunjuk dapat mengikuti lelang.
Perbedaan antara pemilihan langsung dengan
tunjuk langsung terletak pada proses lelang
dimana pemilihan langsung memiliki proses
pengumuman lelang, pendaftaran lelang
164
prakualifikasi , anwijizing dan proses sanggah

sedangkan tunjuk langsung tidak. Perbedaan
pemilihan langsung dengan lelang umum
terletak pada proses pembukaan penawaran
dan evaluasi dimana lelang umum memiliki
proses tersebut sedangkan pemilihan
langsung tidak.
Gambar 138 Auction Activity
Lelang Umum
Pada lelang umum, vendor yang memiliki sub

bidang sama dapat mengikuti lelang umum .
Perbedaan dengan tunjuk langsung terletak pada
pembukaan penawaran dan evaluasi penawaran
sedangkan perbedaan dengan tunjuk langsung
terletak
pada
pengumuman
langsung,
pendaftaran lelang, prakualifikasi, anwijizing, dan
sanggah
165
Gambar 139Auction Activity
Tunjuk Langsung
Pada proses tunjuk langsung, pemenang
vendor sudah ditetapkan oleh pertamina
sehingga pada proses lelang tidak dibutuhkan
pengumuman lelang, pendaftaran lelang,
prakualifikasi, anwijizing dan sanggah.
166
Untuk itu pada buku laporan kerja praktek ini ,

dijabarkan implementasi lelang hanya dengan
lelang umum. Proses auction yang pertama
adalah pengumuman lelang . Pada tahap ini kita
mengatur tanggal dan waktu pengumuman dan
kemudian klik submit
Gambar 141 Submit Lelang Umum
167
Proses selanjutnya adalah pendaftaran lelang ,

klik icon
maka akan muncul nama vendor
yang sudah melakukan registrasi beserta tanggal
registrasi
Selanjutnya proses lelang yang dilakukan adalah

prakualifikasi. Pada proses prakualifikasi, pihak
internal dapat memberikan status memenuhi,
tidak
memenuhi
atau
klarifikasi
dan
menginputkan lokasi untuk aanwijizing
168
Gambar 143 Proses Prakualifikasi
Pada
proses
auction
aktivitas
dokumen
pengaadaan , klik pada icon

. Pada halaman
selanjutnya, akan ditampilkan status download
dokumen oleh vendor dan dapat terlihat jumlah
dokumen yang ter download , user dapat
mengklik detail untuk memperjelas.
Gambar 144 Auction Process Detail
169
Gambar 145Auction Process Detail
Tahap selanjutnya adalah aanwijizing.
Gambar 146 Proses Aanwijizing
Gambar 147Proses Aanwijizing
170
Pada proses selanjutnya akan dilakukan

penawaran, klik tombol pada kolom action maka
akan ditampilkan status dokumen penawaran
yang diupload vendor sudah lengkap atau belum .
Gambar 148 Proses Penawaran
Selanjutnya pada proses pembukaan penawaran

klik tombol
untuk mengunduh dokumen
dan klik
untuk melihat dokumen lebih
detail. Setealah itu klik open bid Price untuk
melihat penawaran harga yang diberikan oleh
vendor.
171
Gambar 149Proses Penawaran
Selanjutnya adalah proses evaluasi penawaran

klik icon
Pada panel evaluation klik tombol

kemuadian beri penilaian berupa status M, TM
atau klarifikasi dan kemudian klik save all.
172
Gambar 150Proses Evaluasi Penawaran
Kemudian klik tombol Evaluate Bidding Price

untuk evaluasi harga . Pada panel evauation klik
klik tombol
kemuadian beri penilaian
berupa status M, TM atau klarifikasi dan
kemudian klik save dan submit.
173
Gambar 151 Proses Evaluasi Bidding Price
Selanjutnya proses negosiasi klik icon

pada
kolom action maka akan muncul halaman
negotiation ,klik icon
untuk melakukan
negosiasi kemudian klik submit.
Gambar 152 Proses Negosiasi
174
Jika proses negosiasi telah selesai maka

dilanjutkan dengan penetaapan pemenang . Klik
submit untuk meminta approval dalam
menetakan pemenang.
Gambar 153 Proses Penetaapan Pemenang
Setelah ditetapkan berlanjut pada proses

penunjukan pemenang dengan menekan klik
submit untuk meminta approval.
175
Gambar 154 Proses Penunjukan Pemenang
4.2.4.4 List approval

Untuk melakukan approval klik Sourcing > List
Approval. Kemudian klik icon
pada kolom
review pada lelang yang diinginkan.
Gambar 155 Approval Request List
Maka akan muncul tampilan approval request.

Pilih tipe dokumen dan dapat dilakukan approve
maupun reject.
176
Gambar 156Approval Request
4.2.4.5 Manage Auction

Manage auction digunakan untuk mengatur
waktu dari proses aktivitas lelang satu per satu ,
untuk melakukan pengaturan lelang dapat di klik
menu Sourcing > Manage Auction > Auction ReSchedule.
Klik Revise Activity Date pada kolom Validate

pada lelang yang ingin diatur jadwalnya
177
Gambar 158 Auction List
Kemudian klik edit pada proses yang akan di re

schedule , akan muncul pop up edit form, rubah
tanggal lalu klik update .
Gambar 159 Activity Date Revision
4.3
Hasil Testing Aplikasi i-P2P

Pada sub bab ini penulis melakukan testing terhadap
aplikasi i-P2P. Disini kami mencari error yang masih
ada saat pengimplementasian aplikasi i-P2P. Kami
mencari error terhadap tiap modul yang kami telah
178
aplikasikan selama kerja praktik. Selain error pada

tiap modul, kami juga mencari kesalahan pada User
Interface aplikasi i-P2P. Dimana kesalahan pada User
Interface aplikasi i-P2P ini didasari pada ilmu yang
telah kami pelajari pada mata kuliah Interaksi
Manusia dan Komputer.
4.3.1 Daftar Error Pada Tiap Modul i-P2P
4.3.1.1 Modul Vendor Management
Berikut ini merupakan daftar error yang ada
pada modul vendor management adalah sebagai
berikut :
Tabel 27Daftar Error Modul Vendor Management
No
Keterangan
Error
Error setelah
melakukan return
vendor dan ingin
melakukan
approve ulang
dari REGLOC KE
MDM. Padahal
seluruh form
telah diisi.
Menu Create
User tidak bisa
digunakan.
Cannot insert the value NULL

into column 'UserId', table
'DB_IP2P.dbo.aspnet_UsersI
nRoles'; column does not
allow nulls. INSERT fails. The
statement has been
terminated.
Error Message:
Object reference not set to
an instance of an object.
Ketika diklik back home
179
No
Keterangan
Error
muncul error baru.
Error Message:
The file
'/IP2P_Eksternal/Sources/Ve
ndorManagement/LoginIP2P
.aspx' does not exist.
Email yang sama

masih bisa
tembus, jd masih
bisa melakukan
registrasi.
Upgrade vendor
masih dapat di
lakukan (edit)
padahal belum di
lakukan approve
oleh MDM.
Terdapat pilihan
type vendor
pada combo box
Domestic
Manufacture,
harusnya tidak
ada karena untuk
Manufaktur
sudah disediakan
menu sendiri.
Vendor yang
(Tidak ada Error Message)

180
No
Keterangan
sudah registrasi
tidak dapat login
melalui
pengumuman
lelang.
Email yang belum
pernah dipakai
tidak bisa
registrasi.
Tidak bisa
approve MDM
untuk Upgrade
vendor.
10
Vendor tidak bisa

login sama sekali
karena sering
salah password
tapi tidak ada
peringatannya.
Menu vendor
Error

(1 0000138016 0000138016
S Changes of SAP vendor
number 90000138016 > iP2P: have been made) (1
0000138016 LFA1 E Class
type 010, object type LFA1,
object 0000138016)(1
0000138016 LFA1 I
Assignment was not created)
(1 0000138016 LFA1 E Error
in: Setting of value)

181
No
Keterangan
Error
management
tidak bisa
berfungsi (balik
ke home terus).
4.3.1.2 Modul Contract Management

pada modul contract management pada bagian
Term Of Condition (TOR) adalah sebagai berikut :
Tabel 28Daftar Error Modul Contract Management
No
1
Keterangan
Error
Pada print lampiran D

masih muncul NULL.
Pada print preview untuk
cetak TOR kalo ada
lampiran yang belum diisi
maka print preview error .
Tidak bisa mengupload
dokumen lampiran
justifikasi (Tapi setelah
refresh file terupload).
Tidak bisa DELETE
dokumen lampiran
(Tidak ada Error

Message)
182
(Tidak ada Error

Message)
Cannot find column
(Reload)
Cannot find column

(Reload)
No
Keterangan
Error
justifikasi.
Fungsi delete pada
dokumen lampiran lainlain tidak berfungsi.
Dokumen Tagihan
Tambahan ketika
dokumen lebih dari 1
terus ingin di delete tetapi
data tidak terdelete.
Dokumen teknis pada
TOR ketika telah upload
terus mau di edit tapi
malah dokumen ke
hidden.
Tidak bisa next ke Owner
Estimate ketika memilih
Metode Evaluasi Scoring
Passing Grade
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error

Message)
4.3.1.3 Modul Collaborative

pada modul collaborative pada bagian PO, PR
dan GR adalah sebagai berikut :
183
Tabel 29Daftar Error Modul Collaborative
No
Keterangan
Tidak bisa melakukan
release PR
Tidak ada list

barang/jasa
Error
Unable to Release
because internal
errorObject reference
not set to an instance of
an object.
(Tidak ada Error
Message)
4.3.1.4 Modul Sourcing

pada modul Sourcing adalah sebagai berikut :
Tabel 30Daftar Error Modul Sourcing
No
2
3
4
5
Keterangan
Error
Tidak bisa melanjutkan

proses sourcing ketika
memilih metode evaluasi
non scoring.
Error print berita acara.
Hasil Print BOQ tabel
berantakan.
Tidak bisa melakukan
reject
Cash & carry tombol
184
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error
Message)
(Tidak ada Error
Message)
(Tidak ada Error
Message)
(Tidak ada Error
No
10
11
Keterangan
Error
disable karena simbol </>

terbalik untuk harga diatas
50jt.
Disposisi setelah dari pak
puput terus disposisi ke
pak tonny gak bisa.
Aktifitas auction, di
penetapan pemenang
harus di approve
manager(trainee10) dlu
harusnya gak bisa lanjut ke
aktifitas berikutnya tapi
sistem masih bisa lanjut
pada aktifitas selanjutnya.
Schedule auction masih
bisa dirubah-rubah jadi
tahap aktifitas auction
tidak berurut.
Tidak bisa generate
schedule pas memilih
metode lelang : Tunjuk
Langsung dengan 2
SAMPUL 1 TAHAP .
Format surat pernyataan
peserta pengadaan masih
ada salah.
Status dokumen SIUP pada
Message)
185
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error

Message)
(Tidak ada Error
No
12
13
14
Keterangan
Error
tahap pre-qualification
Message)
NOT UPLOAD padahal
dokumen sudah diupload.
Dokumen akte pendirian
tidak masuk(tidak ada)
dalam dokumen pre(Tidak ada Error
qualification padahal
Message)
vendor sudah upload
dokumen akte tersebut.
Vendor tidak bisa upload
(Tidak ada Error
dokumen pre-qualification.
Message)
Vendor tidak bisa
Error Caught in
mengikuti lelang
Page_Error event
dipengumuman lelang.
186
4.3.2 Prosentasi Daftar Error Pada Modul i-P2P
Prosentase Error Pada

Modul i-P2P
6%
29%
24%
VENDOR MANAGEMENT
41%
SOURCING
Gambar 160 Diagram Prosentasi Error i-P2P
Dari prosentasi diagram pie diatas dapat

disimpulkan bahwa jumlah error terbanyak yang
masih sering terjadi adalah pada modul Sourcing
aplikasi i-P2P yaitu sebesar 41%. Dimana pada
modul tersebut memang proses bisnis yang terjadi
cukup rumit dan banyak sehingga kesalahan rentan
terjadi saat pembuatan aplikasi pada bagian modul
sourcing. Setelah modul sourcing jumlah error yang
cukup banyak yaitu pada modul Vendor
Management sebanyak 29% dan diikuti dengan
modul Contract Management sebanyak 24%. Dan
jumlah error paling sedikit yaitu pada modul
Collaborative.
187
4.3.3 Hasil Evaluasi User Interface

Pada aplikasi i-P2P kami melakukan evaluasi
terhadap user interface yang ada sesuai dengan
teori-teori dalam matakuliah interaksi manusia
komputer. Evaluasi tersebut adalah sebagai berikut
ini
:
188
4.3.3.1.1 Modul Vendor Management

Tabel 31 Daftar Error UI Modul Vendor Management
No
Modul
User
Interface
Keterangan
Update Vendor Tab Submit
Kotak kuning
pada tab
submit
Tidak ada
keterangan
mengenai kotak
kuning
Update Vendor
Tab Submit
Error
message
Error message
mudah miss ,
walaupun sudah
diberi warna
merah
189
Saran
Referensi
Memberikan
keterangan pada
kotak tersebut
agar user
mengetahui apa
yang seharusnya
diinputkan dalam
kotak kuning
Error message
dapat ditampilkan
dengan dialog
boxes atau pop
ups .
Morgan,
Kaufmann.
2007. GUI
Bloopers
2.0
No
Modul
User
Interface
Keterangan
Saran
Vendor
ManagementUpdate Vendortab submit
Error
message
Icon yang terpisah

jauh dengan error
message
icon lebih baik

diletakkan dekat
dengan error
message yang
ditampilkan selain
itu icon juga dapat
diperbesar
Register Vendor
Dialog box
vendor
registration
Berada di sebelah
kiri dan terlalu
kecil
Popup box
notifikasi
keberhasilan
ditaruh di posisi
tengah sehingga
user dengan
mudah
190
Referensi
No
Modul
Register Vendor
User
Interface
Kotak
dibawah
persyaratan
Keterangan
Kotak diberi
keterangan diisi
apa
191
Saran
melihatnya.
Diberikan
keterangan
sebelum kotak
agar user
mengetahui apa
yang harus
diisikan
Referensi
4.3.3.1.2 Modul Contract Management

Tabel 32Daftar Error UI Modul Contract Management
No
Modul
User Interface
Keterangan
Saran
TOR > Tab

Persyaratan
Text Field
persyaratab
Text Field terlalu

kecil tidak sesuai
dengan kebutuhan
untuk menuliskan
persyaratan
Text field
diperbesar .
TOR
Metode evaluasi
- TOR
Penggunaan bahasa
yang tidak
konsisten antara
bahasa indonesia
dengan bahasa
Keterangan
metode evaluasi
diubah menjadi
menggunakan
bahasa indonesia
192
Referensi
No
Modul
User Interface
Keterangan
Saran
Referensi
Setiap
window
harus
memiliki
title yang
unik
Allow
commands
to set
window
titles
Morgan,
Kaufmann.
2007. GUI
Bloopers
2.0
inggris
3
TOR
Tab Ruang
Lingkup button
new
setelah mengklik
button new pada
ruang lingkup
pekerjaan dan
deliverables hasil
kerja memiliki title
bar yang namanya
tidak sesuai. Title
bar memiliki nama
yang sama antara
ruang lingkup
pekerjaan dengan
deliverables
193
4.3.3.1.3 Modul Collaborative

Tabel 33Daftar Error UI Modul Collaborative
No
Modul
User Interface
Keterangan
Collaborative
(po > create po)
tombol adopt
Tombol adopt
diletakkan tidak
sesuai dengan
alurnya
Collaborative
(po > create po)
Combo box
vendor
Saran
Letak adopt harusnya

ditaruh dibawah
document type
karena adopt hanya
bisa dilakukan juga
document type telah
terisi.
Pada field vendor
Search dapat
dalam form header dilakukan juga
terdapat combo
dengan
box yang hanya
menginputkan nama
bisa search
vendor karena user
194
Referensi
No
Modul
User Interface
Keterangan
menggunakan
nomor vendor
Collaborative
(po > create po)
Reff number,
Reff Item
numbe
Approval PR
Tombol Reject
Release
Titlebar pada
window tidak
memiliki nama
yang sesuai . Title
sama pada window
yang berbeda
Saran
terkadang tidak
mengingat nomor
vendornya.
Setiap
window harus
memiliki title
yang unik
Allow
commands to
set window
titles
Icon Tombol Reject Mengganti icon
Release tidak
reject dengan icon
merepresentasikan yang sesuai seperti
reject. User dapat
icon silang.
195
Referensi
No
Modul
Approval PO
User Interface
Tombol reject
Keterangan
mengartikan icon
tersebut adalah
release.
Icon tombol reject
seperti tombol
refresh
196
Saran
Mengganti icon
reject dengan icon
yang sesuai seperti
icon silang.
Referensi
4.3.3.1.4 Modul Sourcing

Tabel 34Daftar Error UI Modul Sourcing
No
1
Modul
sourcing >process
auction >
Pembukaan
Dokumen ADM &
Teknis
sourcing > process
auction
User
Interface
Keterangan
Saran
status M
Tidak ada keterangan

mengenai inisial status
yang diberikan seperti M
atau TM
Memberikan
keterangan mengenai
inisial status yang
diberikan.
action
checklist
Tidak ada pembeda

antara tahap yang sudah
terlewati dengan yang
belum terlewati
Jika setiap tahap

terlewati, maka pada
kolom action , button
berubah menjadi
checklist yang
197
No
Modul
Process auction
Bidder List
Bidding Price
User
Interface
Keterangan
Saran
menandakan bahwa
dokumen yang diminta
sudah ter upload
Saat menilai dokumen ,
Detail
Tidak ada notifikasi
seharusnya setelah
tahap pra
pemberitahuan sudah
semua di save ada pop
qualifikasi
berhasil atau belum
up telah berhasil
Dibawah tabel vendor
Action
Hanya ada icon upload
ada petunjuk (warning)
Upload
yang mudah terlewatkan
agar vendor
oleh user untuk
mengupload document
mengupload dokumen.
Use labels, dont use
Text field Menggunakan input
controls that look like
besarnya control untuk displaythey
penawaran only data
can be edited
198
No
6
Modul
User
Interface
Aanwijizing Online
Site Visit
Keterangan
Saran
Jika memilih tidak

menggunakan site visit ,
tetap ada input
dokumen
Seharusnya jika user

memilih untuk tidak
menggunakan Site-Visit,
Input dokumen SiteVisit dihilangkan.
4.3.3.1.5 Halaman Baseline

Tabel 35 Daftar Error UI Halaman Baseline
No
Modul
User Interface
Keterangan
Login internal
Tulisan you are now

logged in at
Penempatan kotak
biru inkosisten
antara internal dan
Integrated
199
Saran
Tulisan sub
menu yang
ditempatkan
Referensi
No
Modul
Login Vendor
User Interface
Keterangan
Saran
Procurement To Pay eksternal .

System of Pertamina Penempatan kotak
(Kotak biru)
biru pada internal
berada pada
sebelah kiri
sehingga
mengganggu
tulisan pada sub
menu untuk dibaca
oleh user.
diatas kotak
biru bila di klik
atau
pemindahan
kotak biru di sisi
sebelah kanan
Login
Menambahkan
button close
untuk
memudahkan
user
Tidak ada button

close , sehingga
untuk menutup
halaman login
hanya dapat
200
Referensi
No
Modul
User Interface
Keterangan
Saran
dilakukan dengan
cara me refresh
atau menekan
simbol i-p2p
3
Main page
login
gambar yang
terdapat dalam
home
Gambar masih
dapat ditemukan
pada internet yang
dapat melanggar
hak cipta
201
Membuat
sendiri design
Referensi
4.3.4 Prosentasi Hasil Evaluasi User Interface Tiap

Modul i-P2P
Dari hasil evaluasi diatas dapat dilihat
persebaran kekurangan user interface dari I-P2P
. Persebaran tersebut dapat dilihat pada gambar
dibawah ini.
EVALUASI USER INTERFACE I-P2P

Vendor Management
14% 23%
Collaborative
Contract
27%
23%
13%
Sourcing
Baseline
Gambar 161 Diagram Prosentasi Evaluasi User Interface
Kekurangan interface terbannyak berada pada

modul Sourcing dengan prosentase sebesar 27%
, kemudian diikuti oleh Vendor Managemnt dan
Collaborative dengan prosentase sebesar 23% ,
dan prosentase terakhir adalahBaseline serta
dengan Contract presentase masing masing
sebesar
14
%
dan
13%.
202
4.4
Identifikasi Dan Mitigasi Risiko Aplikasi i-P2P

Tabel 36 Identifikasi Dan Mitigasi Risiko
ID
D01
Category
Data
Risk
Kehilangan
Data
Cause
Gempa
Bumi
Mitigation Option
Control
Pihak PERTAMINA harus

menerima risiko yang terjadi
dan memperkecil dampak
buruk yang dihasilkan dari
risiko
9. Physical and
Environmental Security
(ISO 27002)
9. Physical and
(ISO 27002)
Melakukan Backup data

secara berkala pada
lokasi lain
Menyediakan Disaster
Recovery Plan
203
ID
Category
Risk
Cause
Mitigation Option
Control
Banjir

risiko
9. Physical and
(ISO 27002)
Kebakaran
Melakukan pengamanan
yang lebih ketat dengan
adanya alat pemadam
kebakaran pada tiap ruangan
9. Physical and
(ISO 27002)

risiko
9. Physical and
(ISO 27002)
204
ID
D02
Category
Data
Risk
Data Dicuri
Cause
Mitigation Option
Control
Infrastrukt
ur Rusak
Maintenance infrastruktur
secara berkala
9. Physical and
(ISO 27002)
Social
Engineerin
g
Sosialisasi mengenai
kerahasiaan data perusahaan
kepada karyawan
6. Organizing Information
Security (ISO 27002)
SQL
Injection
15.2. Compliance with

security policies and
standards and technical
compliance (ISO 27002)
Plugin
Vulnerabilit
Memasang script
pencegah SQL Injection
Melakukan perbaikan
kerentanan website i-P2P
Pemblockiran terhadap akses

website yang ilegal
10.6.2. Security of Network

Services (ISO 27002)
Sosialisai (Pemberitahuan)
tentang plugin yang
6. Organizing Information
Security
205
ID
D03
Category
Data
Risk
Data diketaui
pihak lain
Cause
Mitigation Option
Control
mempunyai Vulnerability
pada malware.
Bruteforce
Melakukan pemeriksaan
terhadap IP address yang
berusaha melakukan
penyerangan
10.6 Network Security

Management
Pemblockiran IP address
pada pelaku penyerangan

15.2 Compliance with

SQL
Injection
Memasang script
pencegah SQL Injection
Melakukan perbaikan
kerentanan website i-P2P
Pemblockiran terhadap akses

website yang ilegal
206

ID
Risk
Cause
Mitigation Option
Pelanggaran
Hak Cipta
Lisensi
Kadaluarsa
Memperhatikan dan
melakukan pemeriksaan
terhadap tanggal kadaluarsa
S02
Malware
Software
tidak
berjalan
dengan
semestinya
Melakukan penghapusan
malware yang menyerang
15.2. Compliance with

S03
Adanya error
pada aplikasi
system
informasi
Serangan
virus
Memasang antivirus
10.4 Protection against

malicious and mobile code
(ISO 27002)
S04
Antivirus
Kadaluarsa
Lisensi
penggunaa
Melakukan pengecheckan
dan mengupdate antivirus

S01
Category
Software
207
Control
ID
N01
Category
Network
Risk
Jaringan
bermasalah
Cause
Mitigation Option
Control
n antivirus
sudah
habis
secara berkala
(ISO 27002)
Adanya
virus yang
menonaktif
kan
antivirus
dan mengupdate antivirus
secara berkala

(ISO 27002)
Terhapusn
ya aplikasi
antivirus
Melakukan pemasangan
antivirus terbaru

(ISO 27002)
Kesalahan
konfigurasi
jaringan
terhadap jaringan secara
berkala
11.4 Network Access

control (ISO 27002)
208
ID
Category
N02
H01
H02
Hardware
Risk
Cause
Mitigation Option
Control
Kecepatan
tidak sesuai
standar
Lalu lintas
jaringan
tinggi
terhadap jaringan secara
berkala
11.4 Network Access

control (ISO 27002)
Server Mati
Mati lampu
Menyediakan supply listrik

untuk server
9. Physical and
(ISO 27002)
Gangguan
pada Listrik
Menyediakan UPS
9. Physical and
(ISO 27002)
Pendingin
ruangan
server
tidak
dingin lagi/
Pemasangan generator
listrik.
9. Physical and
(ISO 27002)
Gangguan
pada
pendingin
ruangan
209
ID
Category
Risk
Cause
Mitigation Option
Control
mati
H03
Hilang atau
dicuri
Akses
ruang
server yang
kurang
dibatasi
Adanya kartu hak akses

untuk membatasi akses pada
ruang server
9. Physical and
(ISO 27002)
H04
Adanya
penggunaan
oleh pihak
yang tidak
berwenang
Kurangnya
keamanan
terhadap
PC
Membuat kebijakan
terkait pelanggaran atas
hak akses yang tidak
berwenang
Membuatkan ID
berbeda-beda pada tiap
pengguna
9. Physical and
(ISO 27002)
210
ID
Category
Risk
Cause
Mitigation Option
Control
H05
Mengalami
kerusakan
Penggunaa
n yang
tidak benar
Melakukan backup data

secara berkala dan
menyediakan DRC
9. Physical and
(ISO 27002)
H06
Server down
Banyak
akses
dalam satu
waktu
Membuat kebijakan
mengenai batas pengaksesan
akan web.

Melanjutka
n
pendidikan
ke luar
negeri
Outsourcing sumber daya

ahli jika membutuhkan
tenaga.
8. Human Resources
Security (ISO 27002)
P01
People
Kurangnya
sumber daya
ahli
211
15.2 Compliance with

standards, and technical
compliance
212
BAB 5
KESIMPULAN
Dalam proses pembuatan dan pengembangan IP2P yang sedang dilaksanakan oleh divisi Application
Development Solution dibawah naungan Corporate
Shared Service, aplikasi ini sudah berjalan sesuai
dengan proses bisnis yang dibutuhkan oleh PT
Pertamina dalam hal pengadaan barang atau jasa.
Namun, tidak dipungkiri masih banyak kesalahan dan
kekurangan pada aplikasi I-P2P seperti user interface
yang kurang friendly dan terjadi bug pada beberapa
proses di I-P2P. Selain itu, dalam proses pembuatan
aplikasi I-P2P masih sering terjadi perubahan pada
beberapa modul sehingga terlihat tidak seusai dengan
kebutuhan proses bisnis yang sudah dicanangkan sejak
awal.
Oleh karena itu sebaiknya dalam proses
pembuatan dan pengembangan I-P2P diperlukan
functional requirement dan non functional requirement
yang jelas dan selanjutnya disampaikan kepada seluruh
tim yang terkait pembuatan dan pengembangan I-P2P .
Sehingga semua mengetahui keseluruhan proses bisnis
I-P2P yang dibutuhkan Pertamina dan tidak terjadi
perubahan kebutuhan ditengah pembuatan.
213
BAB 6
LAMPIRAN
Pada bab ini akan dilampirkan seluruh rangkaian
kegiatan serta dokumentasi mahasiswa selama
melaksanakan kegiatan kerja praktik di PT Pertamina
(Persero) Jakarta.
6.1
Aktivitas Kerja Praktik atau Log Book

Pada sub bab ini penulis akan menjabarkan
aktivitas Kerja Praktik yang telah dilakukan,
penulis akanmenjabarkan dalam bentuk mingguan
dan harian. Berikut merupakan aktivitas yang
penulis kerjakan dalam 6 minggu pelaksanaan
Kerja Praktik.
6.1.1 Minggu 1 : 27 - 31 July 2015

Jam kerja Kerja Praktik di PT Pertamina
Pusat Jakarta yaitu hari Senin Jumat pukul
07.00-16.00 WIB. Di minggu pertama Kerja
Praktik, kami ditugaskan menjadi tester dari
sebuah aplikasi yang sedang dalam proses
pembuatan yaitu i-P2P (Integrated Procure To
Pay), tester bertugas untuk mempelajari seluruh
modul-modul yang ada pada i-P2P, melakukan
implementasi aplikasi i-P2P yang nantinya tiap
harinya kami akan melaporkan error yang perlu
214
diperbaiki pada aplikasi i-P2P, dan melakukan

perbaikan pada userguidei-P2P yang sedang
dalam proses pembuatan. Dari tugas tersebut
kami juga dapat mempelajari proses bisnis dari
pembuatan aplikasi i-P2P. Berikut ini merupakan
paparan aktivitas yang kami lakukan pada
minggu pertama :
Tabel 37 Aktivitas Kerja Praktik Minggu ke-1
Hari
ke1
Hari, Tanggal
Aktivitas
Senin, 27 July 2015
Selasa, 28 July 2015
215
Briefing penugasan
untuk masa Kerja
Praktik dalam proyek
i-P2P
Mempelajari booklet
overview mengenai
aplikasi i-P2P
Mempelajari booklet
i-P2P modul Vendor
Management
Melanjutkan
mempelajari booklet
i-P2P modul Vendor
Management
Implementasi aplikasi
i-P2P modul awal
yaitu
Vendor
Management
Hari
ke3
Hari, Tanggal
Aktivitas
Rabu, 29 July 2015
Kamis, 30 July 2015
Jumat, 31 July 2015
Melanjutkan
Implementasi aplikasi
i-P2P modul Vendor
Management
Membuat list error
pada modul Vendor
Management
Pelaporan hasil dari
tester yaitu errorerror yang ada pada iP2P di modul Vendor
Management
Mulai
mempelajari
booklet i-P2P modul
Contract
Management bagian
TOR
(Term
Of
Reference)
6.1.2 Minggu 2 : 03 - 07 Agustus 2015

Pada minggu kedua ini, kami mulai
melakukan revisi pada booklet yang telah ada.
Langkah-langkah yang kami lakukan untuk
evaluasi yaitu melakukan implementasi Modul
Vendor Management, dimana kesalahan (Error)
yang kami list pada minggu pertama sudah ada
216
yang diperbaiki oleh programmer pada bagian

modul Vendor Management. Lalu kami
melakukan perbaikan pada booklet Vendor
Management tersebut sesuai perubahan yang
telah dilakukan pada modul. Di minggu kedua ini
kami juga sudah mulai melanjutkan mempelajari
modul baru yaitu Contact Management bagian
Term Of Condition (TOR). Setelah kami pelajari
maka kami melakukan implementasi dan
mencari error yang ada agar dapat diperbaiki
programmer. Diminggu ini juga kami melakukan
revisi pada booklet modul Contact Management
bagian Term Of Condition (TOR).
Hari
ke1
Hari, Tanggal
Senin, 03 Agustus
2015
Selasa, 04 Agustus
2015
Aktivitas
217
Revisi booklet Modul

Vendor Management
Melanjutkan
mempelajari booklet
i-P2P modul Contract
Management bagian
TOR
(Term
Of
Reference)
Implementasi
aplikasi i-P2P modul
Contract
Management bagian
Hari
ke-
Hari, Tanggal
Rabu, 05 Agustus
2015
Aktivitas
Kamis, 06 Agustus
2015
Jumat, 07 Agustus
2015
218
TOR
(Term
Of
Reference)
Melanjutkan
Implementasi
Contract
Management bagian
TOR
(Term
Of
Reference)
Membuat list error
pada modul modul
Contract
Management bagian
TOR
(Term
Of
Reference)
tester yaitu errorerror yang ada pada
i-P2P
di
modul
Contract
Management bagian
TOR
(Term
Of
Reference)
Contract
Management bagian
TOR
(Term
Of
Hari
ke-
Hari, Tanggal
Aktivitas
Reference)
6.1.3 Minggu 3 : 10 14 Agustus 2015

Pada minggu ketiga, kami melanjutkan
mempelajari modul i-P2P yaitu modul
Collaborative bagian PR dan PO. Pada modul ini
kami melakukan implentasi langsung dengan
aplikasi i-P2P. Dimana sama seperti minggu
sebelumnya, kami mencari kesalahan yang ada
pada aplikasi modul Collaborative bagian PR dan
PO. Setelah melakukan implementasi, kami juga
melakukan revisi booklet pada modul
Collaborative bagian PR dan PO. Selain itu pada
hari Kamis dan Jumat di minggu ketiga ini, kami
melakukan latihan dan pemaparan tentang
kegiatan yang akan dilakukan untuk hari rabu
depan, yaitu akan diadakan soft launching
aplikasi i-P2P. Dalam soft launching tersebut,
team i-P2P di beri tugas untuk melakukan demo
tentang aplikasi. Disini kami berencana
melakukan demo dalam bentuk drama agar
menarik.
219
Hari
ke1
Hari, Tanggal
Senin, 10 Agustus
2015
Aktivitas
Selasa, 11 Agustus
2015
Rabu, 12 Agustus
2015
220
Mempelajari booklet
i-P2P
modul
Collaborative bagian
PR
Implementasi
PR
Melanjutkan
mplementasi aplikasi
i-P2P
modul
PR
Membuat list error
pada aplikasi i-P2P
modul Collaborative
bagian PR
i-P2P
di
modul
PR
Mempelajari booklet
i-P2P
modul
Hari
ke-
Hari, Tanggal
Aktivitas
Kamis, 13 Agustus
2015
Jumat, 14 Agustus
2015
221
PO dan GR
Implementasi
PO dan GR
Melanjutkan
i-P2P
modul
PO dan GR
Membuat list error
pada aplikasi i-P2P
modul Collaborative
bagian PO dan GR
i-P2P
di
modul
PO dan GR
Briefingmengenai
soft launching yang
akan diadakan rabu
mendatang
PR, PO dan GR
Hari
ke-
Hari, Tanggal
Aktivitas
Melakukan latihan
drama untuk soft
launching aplikasi iP2P
6.1.4 Minggu 4 : 17 21 Agustus 2015

Pada
minggu
keempat
kami
mendapatkan hari libur pada senin karena
bertepatan pada hari kemerdekaan Republik
Indonesia. Dalam waktu libur ini, kami gunakan
untuk memulai membuat laporan kerja praktik.
Untuk hari kerja pada minggu keempat ini, kami
diberi tugas untuk membuat diagram activity
dari bagian-bagian pada modul yang telah kami
implementasikan yaitu TOR, PR dan PO. Minggu
ini kami juga mengikuti acara soft launchingdari
aplikasi i-P2P. Soft launching dihadiri oleh orangorang yang berperan penting pada pertamina
seperti VP dan direktur dan soft launchingini
merupakan acara penting yang ditunggu-tunggu
oleh team i-P2P. pada minggu ini kami juga
sudah memulai mempelajari modul akhir yaitu
sourcing.
222
Tabel 40Aktivitas Kerja Praktik Minggu ke-4
Hari
ke-
Hari, Tanggal
Senin, 17 Agustus
2015
Selasa, 18 Agustus
2015
Aktivitas
Rabu, 19 Agustus
2015
Kamis, 20 Agustus
2015
Jumat, 21 Agustus
2015
LIBUR HARI
KEMERDEKAAN
Latihan
persiapan
soft
launching
aplikasi I-P2P
Pembuatan activity
diagram TOR, PR, PO
dan GR
Mengikuti kegiatan
soft launching i-P2P
Melanjutkan
pembuatan activity
diagram TOR, PR,
POdan GR
Mempelajari booklet
i-P2P modul Sourcing
Implementasi
Sourcing
6.1.5 Minggu 5 : 24 28 Agustus 2015

Minggu kelima ini kami mulai memasuki
modul bagian sourcing. Dimana kami melakukan
223
hal seperti minggu sebelumnya. Membuat daftar

error dan juga membuat activity diagram pada
modul sourcing. Dalam minggu ini juga kami
melakukan revisi terhadap diagram activity TOR,
PR, PO dan GR. Dan juga minggu ini kami
menyelesaikan seluruh laporan dan presentasi
hasil kerja praktik.
Hari
ke1
Hari, Tanggal
Senin, 24 Agustus
2015
Aktivitas
Selasa, 25 Agustus
2015
Rabu, 26 Agustus
2015
Kamis, 27 Agustus
224
Melanjutkan
i-P2P modul Sourcing
Membuat list error
pada aplikasi i-P2P
modul Sourcing
i-P2P
di
modul
Sourcing.
Revisi booklet modul
Sourcing
Revisi
activity
diagram TOR, PR, PO
dan GR
Pembuatan activity
diagram
bagian
Hari
ke-
Hari, Tanggal
Aktivitas
2015
Jumat, 28 Agustus
2015
soucing
Revisi
diagram
soucing
activity
bagian
Melakukan
pengumpulan
seluruh laporan kerja
praktik
Presentasi hasil kerja
praktik
kepada
pertamina
6.1.6 Minggu 6 : 31 Agustus 04 September 2015

Pada minggu keenam ini kami
seharusnya sudah selesai melakukan kerja
praktik di pertami tetapi karena jangka waktu
kami kurang untuk memenuhi syarat kerja
praktik maka kami meminta tugas tambahan
yang dapat dikerjakan dari jarak jauh tanpa
harus ke pertamina. Setelah berdiskusi dengan
pembimbing lapangan kami, maka kami
diberikan tugas selama 1 minggu untuk
membuat managemen risiko yaitu membuat
225
daftar risiko yang dapat terjadi dalam

pengimplementasian aplikasi i-P2P dan juga
memberikan mitigasi terhadap risiko tersebut
agar risiko dapat dicegah dan diminimalisir. Hasil
pada minggu ke 6 ini akan kami kirim via email
kepada pembimbing lapangan kami.
Hari
ke-
Hari, Tanggal
Aktivitas
Senin, 31 Agustus
2015
Selasa, 01
September 2015
Rabu,02 September
2015
Kamis,03
September 2015
Jumat, 04
September 2015
226
Melakukan analisis
risiko yang mungkin
terjadi
terhadap
pengimplementasian
aplikasi i-P2P.
Membuat daftar list
risiko yang mungkin
terjadi.
Memberikan
level
terhadap risiko yang
telah di list.
Analisis
mitigasi
terhadap risiko.
Membuat daftar list
mitigasi risiko
Mengirimkan hasil
kerja minggu ke 6
kepada pembimbing.
Dari lampiran mengenai aktivitas kerja praktik

yang telah dilakukan mahasiswi. Terdapat 6 minggu
dengan rincian 30 hari. Dalam 1 hari jam kerja di
Pertamina yaitu 8 jam (07.00-16.00). Jadi total waktu
yang dijalankan mahasiswi kerja praktik adalah 5hari
kerja(1minggu) x 8jam x 6minggu = 240 jam per 6
minggu yang berarti memenuhi syarat waktu kerja
praktik.
6.2
Daftar Relasi
Pada sub bab daftar relasi ini, penulis akan
menjabarkan daftar relasi yang kami temui selama
kami melakukan kerja Praktik di Pertamina Pusat
Jakarta. Karena dalam kerja praktik ini kami masuk
dalam sebuah poject yaitu pembuatan aplikasi IP2P maka team didalam project tidak hanya
pegawai Pertamina saja, melainkan sebagian
besar merupakan outsourcing dari PT Kairos
Utama Indonesia. Berikut ini adalah table daftar
relasi yang kami kenal selama kerja praktik adalah
sebagai berikut :
Tabel 43 Daftar Relasi
No
1
Nama
Lukman
Jabatan /
Perusahaan
Manager
227
Email
lukman@perta
Siafullah
Application
Development
Solution /
Pertamina
mina.com
Puput
Setiyawan
Assistant Manager
Analyst Database
& Collaboration /
Pertamina
puputs@perta
mina.com
TonnyBudi Junior Analyst

man
Database &
Collaboration /
Pertamina
tbudiman@per
tamina.com
Eki
Siswoyo
Junior Analyst
Enterprise
Application
Development /
Pertamina
eki@pertamin
a.com
Fanny
Hafizah
Technical Writer /
Kairos
fanny.hafizah
@kairos-it.com
Lokih
Nahta
Software
Developer / Kairos
mk.lokih@pert
amina.com
Ade
Rachmat
Software
Developer / Kairos
ade.rachmat@
kairos-it.com
Johanes
Senior Software
G. Adinata Developer / Kairos
mk.johanes.adi
nata@pertami
228
na.com
9
Reza Rizky
Pradana
Software
Developer / Kairos
rezarizky90@g
mail.com
10
Angga
Pranata
Senior Software
Developer / Kairos
mk.angga.pran
ata@pertamin
a.com
11
Budi Arie
Wibowo
Senior Software
Developer / Kairos
arie.sem@gma
il.com
12
Steven
Software
Widharma Developer / Kairos
mk.steven.wid
harma@perta
mina.com
13
Randy
Paendong
Software
Developer / Kairos
randy.paendon
g@kairosit.com
14
M.
Mukhlis
Software
Developer / Kairos
web.mukhlis@
pertamina.com
15
Edbert
jahja
Software
Developer / Kairos
mk.edbert.jahj
a@pertamina.
com
16
Yosanatan
Manuel
IT Infrastruktur /
Kairos
yosanatan.ma
nuel@kairosit.com
17
Yofi Okta
Jeafri
Business
Intelligence /
Kairos
229
18
Syariful
Mizan
Pertamina Traine
Consultant /
Pertamina
mk.syariful.miz
an@mitrakerja
.pertamina.co
m
19
Hendra
Listiono
Business
Intelligence /
Kairos
hendra.listiono
@abyor.com
6.3 Dokumentasi
6.3.1 Foto Soft Launchingi-P2P
Foto 1 Persiapan Sebelum Soft Launching i-P2P
230
Foto 2 Persiapan Setelah Soft Launching Bersama Team i-P2P
6.3.2 Foto Bersama Rekan Kerja di Pertamina
Foto 3 Bersama Programmer i-P2P
231
Foto 4 Bersama Manager ADS
Foto 5 Bersama Pembimbing Lapangan KP
232
Foto 6 Bermasa Team i-P2P
Foto 7 Bersama Team i-P2P
233
Foto 8 Bersama Alumni FTIf ITS di CSS Pertamina
Foto 9 Bersama Programmer i-P2P
234
Foto 10 Bersama Rekan Kerja CSS
Foto 11 Bersama Rekan Kerja Praktik Mahasiswa FTIf ITS
235
DAFTAR PUSTAKA
B, B. (1995). Blackbox Testing. New York: John Wiley &
Sons.
Fasolino, D. L. (2006). Testing Web-Based Applications :
The State of The Art and Future Trends. Elsevier
Journal.
Galitz, W. o. (2007). The Essential Guide to User
Interface Design. WILEY.
Johnson, J. (2007).
Kaupmann.
GUI
Bloopers
2.0.
Morgan
Kimbell, A. V. (2013). mySAP ERP For Dummies. John

Wiley & Sons.
Pertamina, P. (2013). Pedoman Pengadaan Barang /
Jasa. Pertamina Drilling Services Indonesia.
Pertamina, P. (2014). Pertamina Annual Report 2014.
Jakarta: PT Pertamina (Persero).
Portal, S. H. (t.thn.). The central place for SAP
documentation.
Diambil
kembali
dari
https://help.sap.com/.
SAP. (t.thn.). Your SAP Training Partner. Diambil kembali
dari LearnSAP.com.
Suparto, F. W. (2009). ERP dan Solusi Bisnis. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
236
Wawan, F. (2007). Enterprise Resource Planning :

Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan
Strategi Bisnis.
237

(Fix Fix) Laporan KP Pertamina Ads

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

(Fix Fix) Laporan KP Pertamina Ads

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN KERJA PRAKTIK (KERJA PRAKTIK LAPANGAN) KS 091335

SOFTWARE TESTING DAN PEMODELAN PROSES BISNIS APLIKASI

Jurusan Sistem Informasi

LAPORAN KERJA PRAKTIK (KERJA PRAKTIK LAPANGAN) KS

SOFTWARE TESTING DAN PEMODELAN PROSES BISNIS

Jurusan Sistem Informasi

: 27 July 2015 s/d 04 September 2015

: 27 July 2015 s/d 04 September 2015

Koordinator Kerja Praktik

Wiwik Anggraeni, S.Si, M.Kom

Tony Dwi Susanto, S.T.,M.T..Ph.D

Dengan segala kerendahan hati, kami menyadari

Jakarta, Agustus 2015

Latar Belakang .................................................. 24

Pelaksana Kegiatan ........................................... 26

Tempat dan Waktu Kerja Praktik ....................... 28

Sistematika Penulisan Laporan .......................... 28

Job Description Mahasiswi Kerja Praktik ........... 29

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................. 32

Pengenalan Singkat ........................................... 32

Visi dan Misi ...................................................... 35

Visi Perusahaan .......................................... 35

Tujuan Perusahaan ........................................... 35

Tata Nilai Perusahaan ....................................... 36

Struktur Organisasi ........................................... 37

Corporate Shared Service (CSS) ......................... 38

Application Development Solution(ADS) ........... 42

TINJAUAN PUSTAKA ........................................................ 44

Enterprise Resource Planning (ERP) .................. 44

3.2 System Application and Product in Data

Integrated Procure to Pay (i-P2P) ...................... 47

Software Testing ............................................... 49

ANALISA DAN PEMBAHASAN........................................... 52

Alur Proses Aplikasi I-P2P .................................. 52

Alur Proses Secara Umum .......................... 53

Alur Proses Login User ............................... 54

Alur Proses Modul Vendor Management ... 56

Alur Proses Modul Contract Management 63

Alur Proses Modul Collaborative ............... 65

Alur Proses Modul Sourcing ...................... 79

Implementasi i-P2P ........................................... 89

Vendor Management ................................. 89

Contract Management ............................. 114

Sourcing ................................................... 149

Hasil Testing Aplikasi i-P2P .............................. 178

Daftar Error Pada Tiap Modul i-P2P.......... 179

Prosentasi Daftar Error Pada Modul i-P2P 187

Hasil Evaluasi User Interface .................... 188

4.3.4 Prosentasi Hasil Evaluasi User Interface Tiap

Identifikasi Dan Mitigasi Risiko Aplikasi i-P2P .. 203

KESIMPULAN ................................................................. 213

Aktivitas Kerja Praktik atau Log Book .............. 214

Minggu 1 : 27 - 31 July 2015 ..................... 214

Minggu 2 : 03 - 07 Agustus 2015 .............. 216

Minggu 3 : 10 14 Agustus 2015.............. 219

Minggu 4 : 17 21 Agustus 2015.............. 222

Minggu 5 : 24 28 Agustus 2015.............. 223

Minggu 6 : 31 Agustus 04 September 2015

Daftar Relasi ................................................... 227

Foto Soft Launchingi-P2P ......................... 230

Foto Bersama Rekan Kerja di Pertamina .. 231

DAFTAR PUSTAKA ......................................................... 236