TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN

YANG BERGERAK DI BIDANG PERDAGANGAN ALAT KEBUTUHAN
RUMAH TANGGA (CASE STUDY PT NEOHAUS INDONESIA)

OLEH :
TEAM ASPARAGUS - E 46
Aisa Rurkinantia-P056131952.46E
Basyir Ahmad-P056131982.46E
Bimo Andono-P056131992.46E
Maria Tri Rahayu-P056132132.46E
Rano Hendranata Suhendi-P056132182.46E
Tujuan S. Silaen-P056132262.46E

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS PASCASARJANA

INSTITUTE PERTANIAN BOGOR
2014

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan
karunia-Nya, sehingga Team Asparagus, Program MB IPB Eksekutif 46, dapat
menyelesaikan tugas kelompok untuk mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM)
dengan

judul

PENERAPAN

SISTEM

INFORMASI

MANAJEMEN

PADA

PERUSAHAAN DI BIDANG PERDAGANGAN ALAT KEBUTUHAN RUMAH

TANGGA (Case Study PT. NEOHAUS INDONESIA).
Dalam pembahasan tugas ini, team Asparagus akan membahas tentang sistem
informasi yang digunakan oleh perusahaan dalam untuk menunjang kesuksesan
bisnisnya dan bagaimana saran atau masukan dari kelompok Asparagus untuk
pengembangan Sistem Informasi Manajemen PT. Neohaus Indonesia di kemudian hari.
Kami menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh
sebab itu, kami berharap tulisan ini dapat disempurnakan oleh team atau mahasiswa
selanjutnya. Akhir kata, kami berharap makalah ini dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya
oleh seluruh pihak yang membutuhkan.
Jakarta, Februari 2014
Team Asparagus E.46 MB IPB

DAFTAR ISI
halaman
Kata Pengantar................................................................................................................. 2
Daftar Isi.. 3
Daftar Gambar.. 4
BAB I. Pendahuluan ....5
1.1. Latar Belakang.......5
1.2. Perumusan Masalah................................................................................................... 6
1.3. Tujuan Penulisan....................................................................................................... 6
BAB II. Tinjauan Pustaka....7
2.1. Profil Perusahaan PT Neohaus Indonesia................ 7
2.2. Sistem Informasi .....................................9
2.3. Internet Working .............10
2.4. Internet, Extranet, Internet .....12
2.5. Penyempurnaan Sistem Informasi di dalam Organisasi..........17
BAB III. Pembahasan.....18
3.1. Overview Sistem Informasi Manajemen Perusahaan.............................................. 18
3.2. Unit yang Menjalankan Sistem Informasi Manajemen Perusahaan........................ 20
3.3. Pengembangan Operation Support System............................................................. 20
3.4. Future Development................................................................................................ 24
BAB IV.Penutup........... 26
4.1. Kesimpulan.............................................................................................................. 26
4.2. Saran........................................................................................................................ 26
Daftar Pustaka...............27

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.Struktur Organisasi Perusahaan.........8
Gambar 2. Aktivitas Utama dalam Perusahaan...........9
Gambar 3. Perbedaan Internet, Intranet dan Ekstranet.............11
Gambar 4. Penggunaan Intranet, ekstranet dan Internet pada Perusahaan.11
Gambar 5.Skema ekstranet antara perusahaan dengan para mitra bisnis......... 15
Gambar 6. Cara Perusahaan Memperoleh Nilai Bisnis dari Aplikasi e-bisnis dan e
commerce .. 16
Gambar 7. Sistem Informasi di PT.Neohaus Indonesia 21
Gambar 8. Skema Sistem Informasi Penjualan Produk .. ..21

DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data Hardware dan Software PT. Neohaus Indonesia . 22
Tabel 2. Matriks Sistem Informasi PT.Neohaus Indonesia......................................... 23

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis menuntut setiap perusahaan
untuk lebih cepat dalam merespon setiap kesempatan dan membuat strategi bisnis yang
akurat dalam waktu yang singkat.Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi
saat ini, berbagai kegiatan dalam dunia bisnis dilakukan dengan komputer. Maka dalam
suatu

perusahaan,

komputer

merupakan

sarana

dalam

menciptakan

dan

mengembangkan suatu sistem informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu setiap
perusahaan harus memberikan perhatian yang besar pada teknologi informasi yang terus
berkembang dengan pesat.
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah
data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data
dalam menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat
dan tepat waktu. Informasi yang berkualitas ini akan memudahkan user dalam
mengambil keputusan secara tepat, cepat, dan bernilai strategis
Untuk membangun Sistem Informasi, komponen utamanya adalah perencanaan
sistem informasi yang dimulai dari perencanaan strategis perusahaan, dari misi
perusahaan, dan langkah-langkah yang diterapkan dalam mencapai tujuan tersebut.
Selain itu, pengembangan Sistem Informasi juga dilihat dari beberapa faktor lain seperti
perubahan pasar dan peluang yang ada. Sedangkan aspek tehnik dalam Teknologi
Informasi meliputi: hardware, sistem operasi, jaringan, data, sistem manajemen data dan
aplikasi perangkat lunak atau software.
PT Neohaus Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang menggunakan
Teknologi Informasi untuk aktifitas operasional maupun manajemen usahanya.Sebagai
Perusahaan yang baru dibentuk kurang dari 2 tahun, Sistem Informasi dalam
Perusahaan masih dalam tahap pengembangan dan penyesuaian sesuai kebutuhan
internal perusahaan.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, kami merumuskan beberapa permasalahan
sebagai berikut :
1. Apakah PT. Neohaus Indonesia menggunakan sistem informasi manajemen
dalam kegiatan operasional perusahaan ?
2. Apakah PT. Neohaus Indonesia menggunakan sistem informasi manajemen
untuk menunjang keputusan eksekutif ?
3. Bagaimana penerapan sistem informasi secara spesifik pada kegiatan pemasaran
dan penjualan?
4. Apakah PT. Neohaus Indonesia melakukan pengembangan berkepanjangan
pada sistem informasi manajemen yang ada ?
1.3.Tujuan Penulisan Makalah
Secara umum makalah ini bertujuan untuk :
1. Mengamati penggunaan Sistem informasi dalam kegiatan operasional dan
menunjang keputusan eksekutif pada PT. Neohaus Indonesia.
2. Mengetahui penerapan sistem informasi pada kegiatan penjualan dan pemasaran.
3. Mengkaji pengembangan sistem informasi manajemen PT. Neohaus Indonesia.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2. 1. Profil Perusahaan PT Neohaus Indonesia

PT. Neohaus Indonesia adalah Perusahaan yang bergerak dalam bidang
perdagangan produk-produk kebutuhan rumah tangga seperti : peralatan dapur dan

rumah tangga, Perawatan diri, alat kesehatan, serta makanan dan minuman kesehatan.
Di dirikan pada Mei 2012, PT Neohaus Indonesia telah membangun jaringan distribusi
produk melalui system B2B maupun B2C, baik melalui TV Media (TV Home
Shopping), Kataloq produk/Bank, online shop, maupun penjualan langsung atau direct
sales.
Beberapa Brand produk yang saat ini dipasarkan oleh PT Neohaus Indonesia
adalah : Tokebi, Kuvings, Neohaus, Lequip, Alzato, Disk DR, dan lain-lainnya kini
cukup dikenal masyarakat terutama Jabodetabek, Bandung, Surabaya, Medan, Balik
Papan dan Makassar.
Dalam menjalankan usahanya, PT Neohaus Indonesia bekerjasama dengan
induk Perusahaan yaitu PT Merdis International. Selain itu, juga bekerjasama dengan
Fox Group Korea & Thailand, dan beberapa perusahaan TV Shopping di berbagai
negara, seperti CNH Korea, Star com Japan, Star com China.
Sebagai pedoman dalam menjalankan usaha, PT Neohaus Indonesia berpedoman
kepada Visi dan Misi Perusahaan, yaitu :
VISI : Menjadi tempat terbaik yang membawa perubahan kepada gaya hidup lebih baik
dan dan bermanfaat bagi karyawan dan Pelanggan
MISI : Menghadirkan produk-produk inovatif, berkualitas dan bermanfaat
Nilai-nilai Perusahaan :
1. Kreatifitas : ide/pikiran, Bebas, Sikap kerja positif
2. Manajemen yang berbasis pelayanan: Mendahulukan pelanggan, respon yang
cepat dan tanggap terhadap keluhan pelanggan
3. Manajemen dan lingkungan kerja yang bersahabat : menjadi tempat kerja yang
menyenangkan & berkontribusi bagi sesama
Sedangkan struktur organisasi PT Neohaus Indonesia adalah sebagai berikut:

Gambar 1. Struktur Organisasi Perusahaan

Adapun aktifitas utama dari PT Neohaus Indonesia adalah sebagai berikut:

Gambar 2 : Aktifitas utama dalam Perusahaan

2. 2. Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan
sumber daya yang ada (manusia, hardware, software, data dan jaringan) yang meliputi
pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi
dan lebih mudah dalam hal penyebarannya (OBrien, 2002). Sistem Informasi
menyediakan informasi untuk medukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan pada organisasi. Setidaknya terdapat enam fungsi dari sistem
informasi, yaitu :
1. Medukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance,
manajemen sumber daya manusia, menajemen operasi dan pemasaran
2. Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional,
produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada kustomer dan
kepuasan kustomer
3. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan
keputusan yang efektif
4. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang
kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi
dalam persaingan global
5. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan
bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima
6. Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi
masyarakat

10

2. 3. Internet Working
Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaaninternet telah mengubah
bisnis menjadi network enterprise. Internet, web,intranet dan ekstranet telah membentuk
jaringan antara proses bisnis denganseluruh stakeholder yang ada di perusahaan, baik
konsumen, pemasok,karyawan serta pihak-pihak terkait lainnya. Dengan menggunakan
jaringan yangsaling terintegrasi tersebut, perusahaan dapat menjalankan kegiatan
operasinyasecara lebih kreatif, efektif dan efisien, terutama dalam menghadapi era
pasaryang semakin mengglobal. Sedangkan internetworking sendiri dapat
diartikansebagai
suatu
bentuk
hubungan,
kerjasama
atau
kemitraan
yangmendayagunakan TI (teknologi informasi) berbasis jaringan (internet,
intranet,ekstranet).
Internetworked enterprises adalah perusahaan atau organisasi yangmenggunakan
internetworking dalam menjalankan proses transaksi bisnisnya(OBrien, 2002). Seluruh
proses pertukaran informasidalam bentuk apa pun (suara, data, teks, gambar, audio,
video) dilakukan dengan melalui jaringanberbasis komputer. Dengan digunakannya
jaringan telekomunikasi, sepertiinternet, intranet, dan ekstranet, perusahaan dapat
mengurangi biaya,mempersingkat waktu pemrosesan bisnis, mendukung ecommerce,memperbaiki kerja sama kelompok kerja, mengembangkan proses
operasionalonline berbagai sumber daya, mengunci pelanggan dan pemasok
sertamengembangkan jasa dan produk baru. Dengan demikian peranantelekomunikasi
lebih strategis dan vital bagi bisnis yang harus terus menerusmencari cara baru untuk
bersaing baik di pasar domestik maupun pasar global.
Jaringan yang terbentuk di dalam sistem terdistrinbusi dibangun dari berbagai
macam media transmisi, termasuk kabel, transmisi fiber optis, maupun jaringan
menggunakan sistem wireless; hardware yang didalamnya termasuk routers, switch,
bridge, hub, repeater, dan network interface lainnya selain itu software yang termasuk di
dalamnya protokol stack, pengatur komunikasi, dan driver. Seluruh fungsi dan performa
dari sistem terdistribusi tergantung dari seluruh aspek yang ada pada ketiga unsur diatas.
Kita harus menghubungkan antara fungsionalitas hardware dan software yang
menyediakan fasilitas komunikasi untuk sistem terdistribusi, hal semacam ini disebut
dengan communication subsystem. Komputer dan semua peripheral lain yang
menggunakan jaringan untuk tujuan komunikasi disebut sebagai host. Sedangkankan
istilah node digunakan untuk semua komputer dan switch yang termasuk ke dalam
sebuah jaringan.
Seperti yang disebutkan diatas, ada 3 jenis jaringan yang dipergunakan dalam
internetworking, yaitu intranet, ekstranet dan internet. Ketiga jenis tersebut memiliki
ruang lingkup yang berbeda-beda.

11

Gambar 3. Perbedaan antara Internet, Intranet dan Extranet

Berdasarkan Gambar 3 dapat dilihat perbedaan masing-masing ruanglingkup

dari internet, intranet dan ekstranet. Pada uraian di bawah akandipaparkan penjelasan
mengenai internet, intranet dan ekstranet. Dalam sebuahperusahaan sendiri, dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya tentu tidakakan terlepas dari penggunaan baik
internet, ekstranet dan intranet. Berikutadalah gambaran penggunaan ketiga jenis
jaringan tersebut dalam perusahaan.

Gambar 4. Penggunaan intranet, ekstranet dan internet pada perusahaan

2. 4. Internet, Extranet, Internet
Intranet, ekstranet, dan internet merupakan jaringan telekomunikasi yang
memiliki peranan penting dan luas dalam mencapai tujuan strategis, manajemen, dan
12

operasional perusahaan. Jaringan ini sebagai teknologi sistem terbuka yang

menggunakan jaringan internet sebagai teknologi dasarnya.
Sistem terbuka adalah sistem informasi yang menggunakan standar umum untuk
hardware, software, aplikasi dan jaringan seperti internet, ekstranet, dan intranet. Sistem
jaringan ini memberikan konektivitas yang lebih besar yakni kemampuan komputer
jaringan dan alat lainnya untuk dapat dengan mudah mengakses dan saling
berkomunikasi serta berbagi informasi. Sehingga internet, ekstranet, dan intranet
mampu menciptakan lingkungan komputasi yang terbuka untuk diakses dengan mudah
oleh pemakai akhir dan sistem komputer akhir berjaringan.

1.

2. 4.1. Intranet
Intranet adalah jaringan di dalam organisasi yang menggunakan teknologi
internet (seperti server dan browser web, protocol jaringan TCP/IP, database dan
publikasi dokumen hypermedia HTML, dan lain-lain) untuk menyediakan lingkungan
yang mirip dengan internet di dalam perusahaan, yang digunakan untuk memungkinkan
saling berbagi informasi, komunikasi, kerjasama, dan dukungan bagi proses bisnis.
Dalam penggunaan intranet, perusahaan akan melindungi hal-hal kritis dengan
ukuran keamanan tertentu agar tidak mudah diakses oleh pihak lain. Ukuran keamanan
yang bisa digunakan seperti password, enkripsi, dan firewall sehingga hanya dapat
diakses melalui internet oleh pemakai yang memiliki otoritas.
Intranet merupakan jaringan informasi intenal suatu perusahaan atau organisasi
yang prinsip kerjanya sama dengan internet. Intranet dapat diartikan sebagai bentuk
privat dari internet atau internet yang penggunaannya terbatas pada suatu
organisasi/perusahaan. Akses intranet memerlukan identifikasi pengguna dan password
sehingga hanya dapat diakses oleh anggota organisasi atau karyawan perusahaan
tersebut.
Intranet biasanya digunakan untuk membagi kalender/jadwal kegiatan,
dokumen, dan sarana diskusi internal yang tertutup, sehingga tidak dapat diakses oleh
pihak luar. Teknologi dan konsep internet seperti client-server dan protokol internet
seperti HTTP dan FTP juga digunakan untuk membangun sebuah intranet. Keuntungan
penggunaan intranet bagi suatu organisasi atau perusahaan : produktivitas kerja,
efisiensi waktu, komunikasi, sistem publikasi web, efektifitas biaya, keseragaman
informasi, meningkatkan kerjasama. Namun intranet juga memiliki beberapa
kelemahan, yaitu : informasi yang salah atau tidak sesuai sehingga mengurangi
efektifitasnya, interaksi di intranet yang mungkin tidak bertanggung jawab, perlu
pelatihan khusus untuk anggota dalam menggunakan intranet, perlu tenaga ahli untuk
membangun dan mengembangkan intranet di sebuah organisasi atau perusahaan dan
bisa terjasi overload (data penuh) akibat pengiriman pesan antar pengguna yang tidak
terkontrol dengan baik. Yang perlu menjadi perhatian dalam intranet apabila sebagian
informasi organisasi tersebut ingin diekspose agar dapat di akses jaringan luar (internet)
adalah firewall dan router (intranet ini akan menjadi ekstranet).
Pada dasarnya komponen pembentuk intranet sama dengan komponen pembentuk
internet. Untuk dapat mengembangkan intranet dibutuhkan berbagai perangkat yang
mendukung, yaitu perangkat keras maupun perangkat lunak intranet. Adapun perangkat
keras intranet, antara lain :
Local Area Network (LAN) : Intranet merupakan jaringan komputer lokal (LAN) yang
diberikan teknologi internet dengan membangun jaringan komputer lokal terlebih
dahulu. LAN (Local Area Network) atau jaringan komputer lokal terdiri dari beberapa

13

2.

3.

komputer yang saling terhubung dalam satu lokasi yang dapat berhubungan dan
mengakses sumber-sumber daya pada komputer yang lain.
Client-Server : Komputer server merupakan komputer pusat yang memberikan suatu
data atau dokumen, sedangkan komputer yang meminta dokumen disebut sebut sebagai
client. Komputer client biasanya berupa komputer biasa dan digunakan oleh pemakai
atau pegawai perusahaan untuk meminta informasi dari server, sedangkan komputer
server digunakan untuk menyimpan data dan program serta menyediakan pelayanan
network kepada client. Jika kedua komputer ini di satukan, maka akan didapat sebuah
model jaringan komputer client server.
Komponen LAN : Komponen yang diperlukan untuk membangun intranet, terdiri dari :
komputer server, komputer workstation, adapter network atau network interface card,
kabel dan komponen pendukung LAN lainnya.
Selain komponen perangkat keras yang dibutuhkan untuk membangun intranet,
tentunya terdapat beberapa komponen perangkat lunak dalam jaringan intranet, antara
lain :
1. Sistem Operasi Network : Sistem operasi network adalah sebuah program
yang mengendalikan dan mengatur lalu lintas suatu jaringan serta
menyediakan pelayanan kepada komputer-komputer yang terdapat pada
jaringan tersebut. Contoh sistem operasi network yang paling sering
digunakan adalah Novell Netware, Windows NT, dll.
2. Web Server : Web server adalah sebuah program yang dijalankan pada
komputer server, yang bertugas menyediakan jasa pelayanan intranet kepada
komputerkomputer yang terhubung ke server. Beberapa dari web server yang
paling benyak digunakan diantaranya adalah: Microsoft Internet Information
Server, Netscape FastTrack Server & Enterprise Server, Apache, Internet
Ware, Lotus Domino.
3. Web Browser : Web Browser atau sering disingkat dengan browser adalah
program yang dijalankan pada komputer client, yang digunakan untuk
mengakses dan melihat halaman intranet yang terdapat pada server. Yang
paling banyak digunakan adalah Netscape Navigator dan Microsoft Internet
Explorer.
4. File HTML : Inti dari intranet adalah halaman-halaman intranet yang bisa
diakses oleh setiap orang pada perusahaan. File-File HTML untuk intranet
biasanya disimpan pada server, sehingga dapat diakses oleh semua komputer
client yang ingin membuka halaman intranet. File HTML ini hanya dapat
ditampilkkan dengan program browser yang terdapat pada client.
5. File-File Pendukung : File-file pendukung di sini adalah file-file yang
dibutuhkan oleh file HTML untuk menampilkan halaman intranet. File-file
penunjang ini (sama seperti HTML) juga disimpan pada hard disk komputer
server, sehingga bisa diakses oleh semua komputer client yang terhubung ke
jaringan intranet.
6. Search Engine : Search Engine digunakan untuk mencari informasi yang
diinginkan dengan mudah dan cepat, tanpa harus menjelajahi situs-situs web
yang jumlahnya tak terhingga. Search engine bisa memudahkan pegawai
mencari suatu informasi yang diinginkan dengan cepat, tanpa harus
mengetahui alamat halaman halaman intranet tertentu.

14

2. 4.2. Ekstranet
Ekstranet merupakan jaringan telekomunikasi yang dibangun untuk dapat
menghubungkan antara suatu organisasi/ perusahaan dengan mitra bisnisnya melalui
sistem aplikasi.
Menurut OBrien (2005) menjelaskan bahwa ekstranet adalah hubungan jaringan
yang menggunakan teknologi internet untuk saling menghubungkan intranet suatu
bisnis dengan intranet pelanggannya, pemasok, dan mitra bisnis lainnya. Ekstranet dapat
juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di
luar perusahaan Perusahaan dapat menggunakan jaringan privat virtual yang dapat
menetapkan hubungan jaringan privat langsung antarmereka atau menciptakan
hubungan internet yang aman antarmereka.
Dalam menjaga keamanan ,perusahaan juga dapat menerapkan enkripsi untuk
data yang sensitive dan sistem firewall sendiri untuk memberikan keamanan yang
memadai. Dengan demikian, ekstranet memungkinkan pihak-pihak seperti pelanggan,
pemasok, konsultan, subkontraktor, prospek bisnis, dan pihak lain untuk mengakses
situs Web intranet tertentu dan database perusahaan.
Bagi perusahaan yang menginginkan biaya lebih rendah dan masih memiliki
kecepatan internet, ekstranet merupakan solusi yang tepat. Ekstranet menggunakan
intenet untuk komunikasi dan menggunakan browser standar untuk menavigasi situs
dan bertukar data. Metode-metode enkripsi yang menjaga kerahasiaan pesan juga
mudah digunakan. Adapun contoh aplikasi yang dapat digunakan dalam ekstranet
adalah Lotus Notes. Ekstranet mempunyai dasar intrastruktur sama dengan internet,
seperti TCP/IP Protocols, server, e-mail dan browser Web. Tetapi ekstranet
menggunakan Virtual Private Network (VPN) untuk membuat komunikasi melalui
internet lebih aman. Ekstranet banyak sekali digunakan oleh perusahaan untuk
mengumpulkan dan mendistribusikan informasi ke pihak-pihak luar yang terkait.
Adapun sistem ekstranet yang handal harus memenuhi beberapa kriteria sebagai
berikut :
1. Corporate security policy;
2. Periodic security audit;
3. Well defined rules for granting access to the extranet systems;
4. Firewalls;
5. Logging and analysis.
Sebagai suatu jaringan, ekstranet memiliki kelebihan dan kekurangan. Adapun
kelebihan dari ekstranet adalah :
1. Proses dan arus informasi lebih cepat;
2. Peningkatan dalam efektivitas berbisnis;
3. Mengurangi biaya komunikasi, transportasi maupun administrasi;
4. Mengurangi penggunaan kertas;
5. Akses draft dokumen serta presentasi multimedia Konsumen
untuk komentar ataupun
Swalayan pelanggan
persetujuan
klien;
Mitra,
Konsultan,
dan pemasaran Online
Kontraktor
6. Melihat
proyek-proyek yang lalu sebagai Penjualan
perbandingan.
tenaga
penjual
Desain
bersama
Sedangkan
kelemahan
dari jaringan ekstranet, antaraOtomasi
lain : biaya
tinggi
pada awal
Produk
yang dibuat berdasarkan
pesanan
Outsourcing
pengembangan
dan membutuhkan staf ahli untuk
mengembangkan
ekstranet.
Pemesanan tepat waktu (JIT)

PERUSAHAAN
YANG MENGGUNAKAN

INTERNET
Pemasok dan
Distributor
Manajemen distributor
Manajemen rantai pasokan
Perolehan

Pelanggan
Bisnis

15

Gambar 5. Skema Ekstranet antara perusahaan dengan para mitra bisnis

2. 4.3. Internet
Pengertian Internet berasal dari kata International Networking, merupakan dua
komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan computer hingga
meliputi jutaan komputer di dunia (internasional), yang saling berinteraksi dan bertukar
informasi, sedangkan dari segi ilmu pengetahuan, internet merupakan sebuah
perpustakaan besar yang didalamnya terdapat jutaan (bahkan milyaran) informasi atau
data yang dapat berupa teks, grafik, audio maupun animasi dan lain lain dalam bentuk
media elektronik. Dari segi komunikasi internet adalah sarana yang sangat efektif dan
efesien untuk melakukan pertukaran informasi jarak jauh maupun di dalam lingkungan
perkantoran. Semua komputer yang terhubung ke internet dapat mengakses semua
informasi yang terdapat di internet secara gratis. Internet dapat digunakan sebagai
sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer lain tanpa dibatasi oleh
jarak fisik kedua komputer tersebut. Peranan internet yang sangat penting adalah
sebagai sumber data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi.
Pada awalnya internet adalah suatu jarangan komputer yang dibentuk oleh Departemen
Amerika Serikat pada awal tahun 60 an, pada waktu itu mereka mendemonstrasikan
bagaimana dengan hardware dengan software computer berbabis UNIX bisa melakukan
komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon. Aplikasi-aplikasi
di intenet saat ini sangat banyak dan akan terus berkambang seiring dengan kemajuan
teknologi informasi dan kebutuhan yang beragam di berbagai bidang. Aplikasi internet
yang sering digunakan antara lain Word Wide Web (www), E-mail, Mailing List (millis),
Newsgroup, Internet Relay Chat, File Transfer Protocol (FTP), Telnet, Gopher, VoIP
(Voice over Internet Protocol), dan lain-lain.
Secara umum, nilai bisnis dengan menggunakan jaringan tren telekomunkasi
seperti internet, intranet, ekstranet, dan jaringan telekomunikasi lainnya adalah dapat
mengurangi biaya, mempersingkat waktu pemrosesan bisnis, mendukung e-commerce,
memperbaiki kerjasama kelompok kerja,mengembangkan proses operasional online,
berbagi sumberdaya, mengunci pelanggan dan pemasok, serta mengembangkan produk
jasa dan produk baru. Sehingga menjadikan jaringan telekomunikasi ini menjadi lebih
strategis dan vital dalam bisnis yang harus terus mampu bersaing.
Internet sebagai jaringan telekomunikasi menyediakan aplikasi yang sangat
penting digunakan untuk kerjasama antara mitra bisnis, hubungan dengan pelanggan
dan pemasok serta untuk kepentingan e-commerce. Sebagaimana yang dijelaskan oleh
OBrien bahwa penggunaan bisnis di internet telah meluas dari hanya sekedar
pertukaran informasi secara elektronik ke aplikasi strategi bisnis. Perusahaan
16

menggunakan teknologi internet untuk beberapa kegiatannya seperti pemasaran,

penjualan, dan aplikasi manajemen dalam hubungannya dengan pelanggan serta aplikasi
bisnis lintas fungsi, aplikasi dalam bidang teknik, manufaktur, sumberdaya, dan
akuntansi.
Nilai bisnis lainnya dengan menggunakan internet adalah peluang besar dalam
memperoleh pelanggan baru dengan produk dan pemasaran yang inovatif,
mempertahankan pelanggan saat ini melalui perbaikan hubungan dan layanan, dan
peningkatan pendapatan perusahaan. Dikatakan oleh OBien (2005) bahwa terdapat
faktor-faktor utama yang membuat dasar sehingga perusahaan membangun jaringan
telekomunikasi dengan menggunakan situs Web untuk kepentingan bisnisnya, seperti
dijelaskan pada gambar berikut :

Gambar 6. Cara perusahaan memperoleh nilai bisnis dari aplikasi e-business dan
e-commerce.
Menurut OBien (2005) menyatakan bahwa kebanyakan perusahaan
membangun situs Web e-business dan e-commerce untuk mencapai enam nilai bisnis
utama seperti terlihat pada gambar dibawah, yakni :
1 Menghasilkan pendapatan baru dari penjualan online,
Mengurangi biaya transaksi melalui penjualan online dan dukungan pelanggan,
Menarik pelangan baru melalui iklan dan pemasaran Web serta penjualan online,
Meningkatkan loyalitas pelanggan saat ini melalui perbaikan dukungan dan layanan
pelanggan Web,
Mengembangkan pasar baru berbasis Web dan saluran distribusi untuk produk yang ada
saat ini,
Mengembangkan produk baru bebasis informasi yang dapat diakses di Web.
2. 5. Penyempurnaan Sistem Informasi di dalam Organisasi

17

Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah yang perlu dilakukan untuk
menyempurnakan Sistem Informasi agar dapat diterapkan dengan sukses di suatu
organisasi, antara lain :
1. Menganalisa sistem : Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan
apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen
perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena
itu,perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga
dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk
dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem
lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya.
2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan,
manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu,
sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai
tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang
ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan,
manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan.
3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem
baru di perusahaannya secara bertahap. Tahap visi, dimana perusahaan
meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah
adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan
dari seluruh end-user. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis
dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi
pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. Tahap
kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan
memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. Tahap memanen.
Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI
memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya,
perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan
hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan
hasil
4. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir,
dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi
yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem
informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan
senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari
kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran
tersebut, diharapkan sistem informasi perusahaan akan semakin baik dari
tahun ke tahun.

18

BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Overview Sistem Informasi Manajemen Perusahaan
Meskipun Perusahaan masih dalam taraf perusahaan baru, namun dalam
menjalankan aktifitas usahanya, PT Neohaus Indonesia telah mengembangkan dan
menggunakan Sistem Informasi Manajemen.Pada kesempatan ini, kami akan membahas
beberapa materi yang terkait dengan system informasi dalam PT. Neohaus yaitu
intranet, ekstranet dan internet. Dalam setiap pembahsan materi tersebut akan dijelaskan
manfaat dari penerapan system informasi management dimaksud.
3. 1.1. Pengembangan Sistem Intranet
Salah satu media komunikasi internal yang dipakai oleh seluruh unit dan
karyawan perusahaan adalah intranet. PT Neohaus Indonesia telah mempunyai
communication line tersendiri dengan provider PT. Telkom,dimana komunikasiSetiap
Karyawan mempunyai alamat e_mail:xxx.@neohausworld.com. Alamat e_mail tersebut
dapat diakses oleh seluruh karyawan baik di seluruh Indonesia dan di luar negeriSebagai
saranakomunikasi yang lebih aman, efektif dan efisien.
Pada saat ini, lalu lintas komunikasi antar divisi dalam pengiriman data dan
laporandapat diakses oleh seluruh karyawan yang memilikiotorisasi akses (user name
dan password) untuk melihat data dan laporan yangdikirim atau bahkan ditampilkan
dalam portal perusahaan. Untuk menjagakeamanannya, data dan laporan tersebut tidak
dapat dirubah oleh user.
Sistem Intranet yang digunakan PT Neohaus telah dilengkapi dengan software
anti-virus dan filter sistem tersendiri, sehingga apabila ada file yang berisi virus maka
akandi-block secara otomatis. Selain itu, file berisi materi yang dihubungkan dengan
situs media social seperti face book, twitter dan lain-lain juga akan di-block secara
otomatis, dengan tujuandipergunakan hanya untuk kepentingan pekerjaan bukan untuk
kepentingan Pribadi.Intranet bagi karyawan PT Neohaus Indonesia bertujuan antara
lain:
1. Sebagai media komunikasi yang cepat dalam menyampaikan pekerjaan
2. Mempermudah mendapatkan informasi terkini dari perusahaan
19

3. Dapat diakses dari berbagai lokasi

Bagi PT Neohaus, keberadaan intranet akan mendatangkanmanfaat tertentu antara lain:
1. Mempercepat arus informasi kepada seluruh karyawan khususnya terkait keputusan
manajemen/direksi.
2. Merupakan media komunikasi internal yang cukup aman mengingat dibawah
pengawasan Perusahaan.
3. Bagi stakeholders, memudahkan dalam mengetahui perkembangan kinerja
perusahaan yang dapat berpengaruh dalam kerjasama yang telah ada.
3.1.2. Pengembangan Sistem Internet
Saat ini sistem internet di PT Neohaus Indonesia masih dalam tahap
pengembangan dengan website www.neohausworld.com dan saat ini masih belum dapat
diakses oleh pengguna luar. Tujuan pengembangan Internet ini adalah mengenalkan
keberadaan dan keberagam produk perusahaan kepada public yang tampilannya akan
dibuat menarik, mudah dan efektif untuk dijelajahi agar para pengguna internet dapat
mengetahui seluk beluk perusahaan serta mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Nantinya, jika kita mengakses website dapat terlihat menu-menu utama yang
ditampilkan, berbagai macam produk dan pembelian secara online. Layanan promosi
juga nantinya diletakkan di web. Keluhan dan saran dari para konsumen akan
ditampung melalui email customer service. Selain itu, untuk mencari kerja
akandisediakan menu karir, yang menyediakan layanan jasa sumberdaya manusia untuk
pekerja maupun calon pekerja.
Pengembangan Internet bagi perusahaan sendiri salah satunya bertujuan agar
dapat mendukung sistem pemasaran yang digunakan mendukung tradisional dan ecommerce proses dan manajemen fungsi pemasaran, antara lain pemasaran interaktif
pada website e-commerce, sales force, manajemen hubungan dengan pelanggan,
manajemen penjualan, manajemen produk, targeted marketing, promosi dan periklanan
dan riset pasar.
Bagi

pengguna

umum

dan

konsumen,

akan

memberikan

akses

informasitambahan untuk mengetahui mengenai profil perusahaan secara umum, produk

yang dipasarkan dan pelayanan pelangan dalam kemudahan pembelian produk dan after
sales service.

20

3.2. Unit yang menjalankan Sistem Informasi Manajemen Perusahaan

Dalam kaitannya dengan SI/IT perusahaan, pengelolaan SI/IT di PT Neohaus
Indonesia ditangani oleh departemen IT yang dalam aktifitasnya menangani langsung
perencanaan dan operasional IT.Departemen IT dikepalai oleh Head of IT dept. Dan
langsung melapor langsung kepadadirektur operasional.
Dalam melaksanakan tugasnya, Departemen IT melakukan aktifitas :

IT Infrastruktur & service

Pengembangan Business Application
Ruang lingkup IT Infrastruktur & Service adalah dalam menyediakan, menangani

dan merawat infrastruktur IT di PT Neohaus Indonesia, seperti jaringan komunikasi

data, dan server-server. Selain itu, unit ini juga bertanggung jawab terhadap kesiapan
kerja (avaibility) aset-aset yang ada dalam perusahaan, seperti printer, PC dll. Fungsi IT
service management.
Aktifitas IT lainnya adalah pengembangan sistem Business Application, atau
merancang, mengembangkan, menyempurnakan, dan memelihara aplikasi-aplikasi yang
digunakan dalam lingkup bisnis PT Neohaus Indonesia.
Pengadaan aplikasi-aplikasi yang ada di PT Neohaus Indonesia bersumber dari
pembelian dan ada pula yang dihasilkan melalui pengembangan /development secara
internal seperti sistem untuk penjualan melalui distributor.
3.3. Pengembangan Operational Support System
Saat ini, Sistem informasi yang sudah dikembangkan oleh PT Neohaus telah
berfungsi untuk mendukung sistem operasional (operation Support system ) dan juga
telah digunakan sebagai Management Support Sistem bagi pengambilan keputusan
penting manajemen perusahaan. Bagan Sistem informasinya adalah seperti berikut:

21

Gambar 7. Sistem Informasi di PT Neohaus Indonesia

Sistem bisnis yang digunakan merupakan pengembangan secara internal dari IT
PT Department PT Neohaus, merupakan variasi dari jenis-jenis sistem informasi, yaitu
proses transaksi, pengelolaan informasi, pendukung keputusan dll., yang mendukung
fungsi bisnis dari pemasaran, manajemen operasi dan finance/accounting. Desain sistem
telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Sebagai contoh adalah pengembangan untuk sistem penjualan produk dapat
digambarkan sebagai berikut:

22

Feedback
Stock/ Inventory

Delivery Info

23

Gambar 8. Skema Sistem Informasi Penjualan Produk

Dari Skema tersebut di atas dapat dijelaskan sistem untuk penjualan yang saat
ini berlangsung :
1. Customer Service menerima telepon dari Customer dan mencatat informasi nama
pembeli, alamat dan nomor telepon, jenis barang yang diorder, waktu pengiriman
yang diinginkan, dan cara pembayaran yang diinginkan (apakah tunai, dengan kartu
debet/kredit, atau transfer bank).
2. Customer service melakukan validasi ke bagian sales, logistik dan finance
3. Input data pesanan dari Customer & kirim data permintaan pengiriman ke Logistik
4. Logistik memproses permintaan pengiriman dari CS dengan koordinasi ke Finance
untuk validasi pembayaran, selanjutnya ke Customer untuk koordinasi pengiriman
barang yang dipesan.
5. Pada saat pengiriman, dilampiri data pelanggan, alamat pengiriman, item yang
dibeli dan jumlahnya, total yang harus dibayarkan dan cara pembayaran, cash/
debit/credit card.
6. Setelah pengiriman dilakukan, Logistik menginput data pengiriman untuk reconcile
finance & sales/CS
Dalam Sistem Informasi yang dkembangkan untuk sistem penjualan, adapun data
hardware dan software yang dipakai dalam PT Neohaus adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Data Hardware dan Sofware PT Neohaus Indonesia
Komponen Sistem Informasi
People
Hardware
Software

Data Resources
Produk Informasi

Keterangan
Customer, Customer Service, Logistic, Finance/
Accounting, Driver
Telephone, PC, Laptop, HP Blade server with 128 M
bytes of RAM and 1,2 G byte hard disks, HP Itanium
Prosedur penerimaan order dari Customer, Prosedur
Pengiriman, Prosedur pembayaran, Linux debian (OS),
Window Server 2003 (OS),Karpersky PURE 3.0
13.0.2.558
Data pelanggan, data produk order, data harga, data
pengiriman, cara pembayaran
Data pelanggan, produk yang dibeli, jumlah, total tagihan
dan cara pembayaran

24

Tabel 2. Matriks Sistem Informasi PT.Neohaus Indonesia

AKTIVITASI

MESIN dan MEDIA

PROGRAM

PROSEDUR

Input

Telepon, PC,
Laptop, Kertas dan
Jaringan telepon

MS Access, Windows 7,
Linux Debian

Prosedur
penerimaan order
dari Customer
Prosedur
data
entry

Customer,
Customer Service

Data pelanggan
Produk yang dibeli
Qty order
Waktu pengiriman

Data pelanggan,
item produk &
Qty, waktu kirim

Proses

Server Linux
Debian, HP Blade
server, Jaringan
LAN

MS Access, Windows 7,
Linux Debian

Entry Data sales

Customer Service
Logistic
Finance
&
accounting

Data pelanggan, data

order,
total
pembayaran,
waktu
pengiriman

Status display

Output

Telepon, Printer,
Laptop , PC ,
Kertas Print, Kertas
laporan

MS Access, Windows 7,
Linux Debian

Output procedure
and distribution

Customer Service
Marketing/sales
Logistik/Warehouse
Finance
&
accounting

Data pelanggan, item

yang dibeli, Qty, Total
yg harus dibayar, waktu
pengiriman

Info penjualan
Waktu
pengiriman
Tagihan ke
pelanggan

Penyimpanan

Hard Disk , HP
Itanium

Manager

Penjualan

Order Pembelian
Payment&
Outstanding

Kendali

Server Linux
Debian (Blade
Server), Program
Monitoring

Data
pelanggan,
komplain
pelanggan,
Manager Sales

Laporan order
Manager
Sales/Mkt
Finance manager

Window server 2003, HP

Monitoring Program

SPESIALIS

Backup
procedure

Database
Operator

Monitoring
procedure

Network
Admin

USER

Konsumen
Customer Service
Manager Sales/Mkt
Manager Logistic
Manager
Finance/acc

DATA

PRODUK
INFORMASI

25

3. 4. Future Development
Pada perkembangan kedepan maka bisnis PT. Neohaus

berkembang ke berbagai

wilayah di Indonesia. Hal ini menyebabkan adanya 2 (dua) tantangan dalam

pengembangan IT yaitu:
a. Pengembangan client and Host
Dalam masa datang PT. Neohausakan membuka berbagai cabang khususnya di kotakota propinsi dan kabupaten dalam melebarkan channeling marketing. Di setiap
ibukota propinsi atau ibu kota kabupaten, terdapat unit yang berfungsi mewakili
perusahaan dimana unit tersebut akan bertindak sebagai client yang akan
menyampaikan daftar pembeli dan pesanan barang kepada host yaitu PT. Neohaus.
Semakin banyak client maka semakin banyak pesanan yang harus diantarkan.Hal ini
berpotensi menyebabkan IT system yang ada tidak dapat menampung permintaan
tersebut.
b. Penambahan Produk
Produk yang dijual semakin banyak dan semakin bervariatif sehingga diperlukan
storage data yang lebih besar serta processing speed yang baik. System IT yang ada
berpotensi tidak dapat menampung penambahan data ang akibatnya juga
menyebabkan kecepatan proses menjadi lambat.
Untuk mengatasi ke 2 (dua) kendala tersebut, perlu dilakukan langkah-langkah antara
lain:
a. Up grading system & capacity
Untuk mengatasi kedua kendala tersebut, maka diperlukan penambahan kapasitas
storage data dan up grading system.Hal ini diperlukan agar semua permintaan
pesanan dari seluruh Indonesia dapat di-capture untuk selanjutnya diproses dengan
cepat. Up grading system diperlukan agar kecepatan proses tetap terjaga.
b. Business Contingency Plan (BCP)
Untuk mengantisipasi operational risk misalnya terganggunya jaringan internal
maupun eksternal maka diperlukan BCP yang baik. Dalam hal ini, BCP berupa back
up IT system yang meliputi hardware dan software serta proses kerja terkait. Hal ini
diperlukan agar pelanggan tetap dapat dilayani dengan baik dalam kondisi
apapun.Kepuasan pelanggan tersebut akan meningkatkan image dan pada akhirnya
menyebabkan peningkatan sales.

26

BAB IV
PENUTUP

27

4. 1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, kami merumuskan beberapa kesimpulan sebagai
berikut :
1. PT. Neohaus Indonesia telah menggunakan sistem informasi manajemen dalam
kegiatan operasional perusahaan dan untuk menunjang keputusan eksekutif.
2. Sistem informasi telah diterapkan di PT Neohaus Indonesia untuk kegiatan
penjualan dan pemasaran dengan komponen dan aktivitas yang ditampilkan pada
Tabel 1 & Tabel 2
3. PT. Neohaus Indonesia melakukan pengembangan berkepanjangan pada sistem
informasi manajemen yang ada, meliputi :Up grading system & capacity,
Business Contingency Plan (BCP) dan pengembangan struktur organisasi IT
4.2. Saran
Agar PT.Neohaus Indonesia lebih berkembang dan mampu menjadi perusahaan
yang terdepan dalam pemenuhan kebutuhan alat rumah tangga adalah dengan
mengembangkan Sistem Informasi Manajemen dengan cara :
up-grading system and capacity untuk software maupun hardwarenya
agar seluruh transaksi penjualan, pengiriman maupun pemasaran dapat

terlaksana secara tepat dan cepat.

peningkatan business contingency plan
penambahan dan up-grade sumber daya manusia di bidang IT.

28

DAFTAR PUSTAKA

1. Andy Paul Harianja dan Zainal A Hasibuan. Sistem Informasi Supply Chain
Management untuk Agribisnis Hortikultura di Indonesia. 2009. Jurnal, Prosiding
Seminar Nasional Himpunan Informatika Pertanian Indonesia)
2. OBrien, James A. Management Information Systems:Managing Information
Technology in The Internetworked Enterprise. 1999. International Edition. The
McGraw-Hill Companies, Inc.
3. OBrien James A; Introduction to Information Systems, 2002. eleventh edition, The
McGraw-Hill Companies, Inc.
4. Riyeke Ustadiyanto. Electronic Data Interchange/EDI), Framework e-Commerce,
Penerbit Andi Yogyakarta.
5. Sumber data internal PT Neohaus Indonesia

29