Modul 3

Proses Bisnis Eksisting

Pratikum Manajemen Proses Bisnis

Tim Penyusun
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

Afrianda Gaza Ontoreza (AGO)

Delis Septiani Balgis (DLS)
Clarissa Dilasari Setiawan (SHS)
Ema Tria W (EMA)
Paramita Rahmawati (MIT)
Anida Shafa (NID)
Inas Nisrina (INS)
Dyah Wahyuningtias I (DYH)
Massangga Febriyana M (MSN)
Farid Hakim N (FHN)
Faisal Wisnu Pradhana (DHN)
Hanif Fajri (HAN)
Adelia Indah O (ADL)
Erlin Susilowati (LIN)
Indra Ronaldo Sinaga (IRS)
Rati Amanda Fajrin (RAF)
Atika Luthfiani Ifan (THF)

TATA TERTIB PRAKTIKUM MANAJEMEN PROSES BISNIS

TAHUN AJARAN 2015/2016
PERATURAN PRAKTIKUM
1. Diharapkan untuk selalu bertutur kata sopan, menjaga attitude, serta menjaga kebersihan
selama praktikum.
a. Jika ada yang bertutur kata tidak sopan dan tidak menjaga attitude maka nilai akhir
modul tersebut akan dipotong sebesar 10%.
b. Jika selesai praktikum ditemukan sampah ataupun coretan pada perangkat praktikum
yang ada di CENTRALAB, maka praktikan yang melakukan di jam tersebut akan
dikenakan denda Rp 50.000/sampah dan/atau coretan.
c. Jika tidak ada praktikanpada jam praktikum tersebut yang tidak mengaku, maka
seluruh praktikan yang ada dikelas akan dikenakan sanksi berupa pemotongan nilai
10%.
2. Tidak diperkenankan menggunakan celana berbahan jeans saat praktikum. Jika ditemukan
praktikan menggunakan hal-hal terkait, maka diperkenankan untuk mengganti dengan
dresscode yang sesuai dengan peraturan Universitas Telkom dan tidak ada penambahan
waktu
KEHADIRAN
1. Semua Praktikan wajib mengikuti praktikum, tidak boleh diwakilkan dan jika
berhalangan wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum
dilaksanakan.
2. Untuk Praktikan yang berhalangan hadir karena :

Sakit/berduka/agama/lomba akademik dan non akademik yang membawa nama

baik kampus Telkom University, maka Praktikan wajib menyerahkan surat
keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum dilaksanakan.

Tidak tahu jadwal praktikum, maka Praktikan berhak mengulang tahun depan.

3. Praktikan wajib datang tepat waktu pada saat praktikum atau akan dikenakan sanksi,
yaitu:

 Keterlambatan <15 menit: boleh mengikuti Tes Awal tanpa ada penambahan
waktu dalam pengerjaan Tes Awal.
Keterlambatan >15 menit: boleh mengikuti praktikum, nilai Tes Awal=0 & nilai
praktikum dipotong sebesar 50%.
Keterlambatan setelah praktikum selesai, maka dianggap tidak hadir dan wajib
MENGULANG TAHUN DEPAN atau mengikuti praktikum shift selanjutnya
jika masih terdapat slot kosong
Jika dimodul tidak ada Tes Awal maka keterlambatan lebih dari 15 menit maka
nilai praktikum dipotong sebesar 50%.
4. Praktikan yang TIDAK HADIR pada saat praktikum tanpa keterangan maka akan
dinyatakan GUGUR dan dipersilahkan untuk MENGULANG tahun depan.
5. Segala bentuk Kecurangan akan diberi nilai Praktikum = E.
6. Semua Praktikan wajib mengikuti semua modul praktikum, dan ada tidaknya praktikum
susulan telah ditetapkan diperaturan selanjutnya.
PRAKTIKUM
1. Syarat kelengkapan praktikum yang harus dipenuhi untuk setiap Praktikan yaitu :
a. Kartu Praktikum

Kartu Praktikum harus dilengkapi dengan Foto dan Cap Laboratorium.

Apabila Kartu Praktikum hilang, maka praktikan harus mencetak ulang

kartu praktikum & meminta tanda tangan asisten yang telah mengasisteni
sebelumnya.

Praktikan hanya berhak mengganti kartu 1x selama Praktikum Tahun

Ajaran 2015/2016 berlangsung.

2. Asisten berhak memberikan sanksi kepada Praktikan yang tidak melengkapi persyaratan
yang telah ditentukan.
3. Praktikan wajib memakai pakaian seragam resmi sesuai aturan dari Universitas Telkom,
rapi, sopan, dan tidak diperkenankan memakai celana berbahan jeans.

Apabila praktikan tidak menggunakan seragam dan sepatu, maka dipersilahkan

PULANG untuk mengganti seragam dan sepatu sesuai dengan ketentuan yang
berlaku, tidak ada toleransi keterlambatan dan lokasi tempat tinggal.

4. Praktikan wajib mengisi lembar presensi yang telah disediakan.

5. Semua praktikan wajib melaksanakan praktikum sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan, kecuali bagi praktikan yang telah melakukan tukar jadwal dengan membawa
bukti form tukar jadwal. Jika tidak, maka tidak diperkenankan mengikuti praktikum.
6. Tukar jadwal dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

Pertukaran jadwal hanya diperbolehkan jika ada bentrok dalam hal akademik dan
boleh diajukan hanya satu kali.

Praktikan yang bersangkutan mencari kelas yang masing kosong/tersedia untuk

masuk ke kelas tersebut.

Jika semua kelas penuh, maka praktikan yang bersangkutan harus mencari
praktikan lain yang bersedia untuk bertukar jadwal.

Praktikan harus mengajukan form pengajuan perizinan tukar jadwal yang

diserahkan ke Komisi Disiplin Laboratorium BPAD max. 24 jam sebelum jadwal
praktikum berlangsung.

Setiap form pengajuan pertukaran jadwal harus disertai dengan tanda tangan
Dosen Wali/Dosen Manajemen Proses Bisnis(MPB). Jika dosen default MPB
berhalangan/tidak bisa memberikan tanda tangan, boleh mengajukan ke dosen
MPB lainnya.

7. Praktikan wajib mengikuti praktikum sampai selesai dan tidak boleh meninggalkan
praktikum tanpa izin dari Asisten Jaga
8. Pada saat praktikum, Praktikan :

Wajib menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan kerapian Lab saat

praktikum

Wajib menjaga sopan santun dalam bertutur kata, baik sesama Praktikan maupun
kepada Asisten

Wajib mengembalikan fasilitas, perlengkapan dan / atau peralatan praktikum yang

digunakan dan dipinjam pada saat Praktikum dan tidak diperkenankan membawa
barang-barang tersebut keluar dari ruangan Lab

Wajib mengkondisikan alat komunikasi

Tidak boleh mengerjakan tugas praktikan lain

Tidak boleh mengerjakan pekerjaan di luar tugas yang harus diselesaikan

9. Mengenai praktikum susulan terdapat ketentuan sebagai berikut:

Praktikum susulan hanya terjadwal 1 shift.

Praktikum susulan hanya boleh diikuti oleh praktikan yang telah memberikan
surat perizinan beserta alasan yang diperbolehkan (sakit, berduka, keperluan
keluarga, lomba akademik dan lomba yang membawa nama baik kampus Telkom
University).

Dalam 1 shift praktikum susulan, praktikan diperbolehkan untuk mengikuti

modul-modul yang tidak diikuti sebelumnya. (Co/: Jika praktikan tidak mengikuti
2 modul, maka diperbolehkan untuk praktikum 2 modul tersebut dalam 1 shift).

MODUL 3
PROSES BISNIS EKSISTING

Tujuan Praktikum
Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis eksisting dan memodelkannya dengan notasi
BPMN.
Praktikan mampu memahami dan membuat organizational chart.
Praktikan mampu memahami dan membuat organizational dan business diagram.
Praktikan mampu memahami dan membuat system process.

Kelengkapan Praktikum
Tools Mega
Modul 3 Proses bisnis eksisting

Landasan Teori
Business Process Ekisting
Business Process Ekisting merupakan kumpulan dari proses yang ada, yang mana proses
tersebut berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan
suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.

Praktikum
Skenario Business Process dan Organizational Process
PT. BPAD adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, berlokasi di
Cikarang, Jawa Barat, memproduksi televisi berwarna berbagai model. Perusahaan telah berdiri
sejak Mei 2000, dan melakukan proses produksi secara semi knock down. Perusahaan
memasarkan dan mendistribusikan produknya berupa televisi berwarna ke seluruh wilayah
nusantara melalui distributor/toko yang tersebar di berbagai kota besar di Indonesia seperti
Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Denpasar, Medan, Makassar, Manado, Pontianak, dan
lainnya.
Untuk mengelolanya, PT. BPAD dipimpin oleh seorang CEO dan dibantu oleh tiga orang
direktur yaitu Direktur Operasi, Direktur Keuangan & Administrasi dan Direktur Pemasaran.
Selanjutnya para direktur membawahi 11 divisi meliputi Divisi Produksi, Divisi R&D (Research
& Development), Divisi Keuangan & Akunting, Divisi Pemasaran, Divisi Penjualan, Divisi
Promosi, Divisi Quality Assurance, Divisi Pembelian, Divisi Umum & Personalia, Divisi PPIC,
Divisi Warehouse. Untuk divisi Produksi membawahi supervisor, sedangkan untuk divisi lainnya
membawahi staff.
Pada PT. BPAD ini terdapat dua proses bisnis utama yaitu konversi, Penjualan
Barang dan Penerimaan KAS. Pada proses konversi menerima surat pesanan dari para
distributor atau toko dan akan mengolah message tersebut menjadi Data Pemesanan untuk
diberikan kepada Supplier. Pada proses Penjualan Barang dan Penerimaan KAS menerima
message berupa Pembayaran dari distributor dan akan menerima Bahan Mentah dari Supplier
yang akan diberikan kepada distributor berupa TV.
Sub proses yang ada pada konversi terdapat proses Persiapan produksi, dan proses
produksi. Proses Persiapan Produksi akan mengirimkan message Permintaan Bahan
Baku kepada divisi Warehouse. Sedangkan pada proses Produksi akan mengirimkan
message Penyerahan bahan baku dari divisi produksi dan akan mengirimkan message
Penerimaan barang jadi kepada divisi warehouse. Kemudian akan menerima kembalian
message berupa Konfirmasi Data Barang dari Divisi Warehouse.

Pada Proses produksi diawali dengan distributor menyerahkan surat pesanan ke divisi
pemasaran (30 hari sekali). Kemudian divisi pemasaran menyerahkan forecast ke divisi PPIC,
setelah divisi PPIC menerima forecast kemudian akan membuat jadwal produksi dan
memberikan jadwal tersebut ke divisi produksi. Divisi produksi menyerahkan form
permintaan bahan baku ke divisi warehouse. Selanjutnya divisi warehouse akan mengecek
ketersediaan bahan baku, apabila bahan baku tersedia akan diserahkan ke divisi produksi, jika
tidak tersedia divisi warehouse akan mengajukan surat pemesanan bahan baku ke divisi
pembelian. Supplier akan menerima surat pemesanan dari divisi pembelian. Kemudian
supplier akan mengirim bahan baku ke divisi warehouse. Divisi warehouse akan
menyerahkan bahan baku yang telah di pesan ke divisi produksi. Selanjutnya divisi produksi
akan melakukan perakitan (assembly), pengaturan (adjustment), pemanasan (heat run) dan
pengemasan (packing). Divisi produksi membuat laporan produksi. Dalam proses pembuatan

laporan produksi, terdapat suatu System Report untuk update dan simpan laporan. Pada System
Report ini terdapat requirement berupa fitur function check laporan produksi, function update
laporan, application reportIDE. Setelah itu divisi produksi menyerahkan laporan dan barang
jadi ke divisi warehouse. Divisi warehouse akan mencocokkan laporan produksi dengan barang
jadi yang diterima. Jika sesuai laporan produksi akan ditandatangani oleh divisi warehouse, jika tidak
sesuai laporan produksi akan diserahkan ke divisi produksi untuk membuat laporan ulang. Setelah
itu divisi warehouse melakukan pencatatan pada Kartu Persediaan Barang Jadi (Finished Goods
Bin Card).

Buatlah Diagram Business Process, Overview Business Process dan Organizational Process
dari skenario diatas !
Skenario Sistem Proses
Dalam proses pembuatan laporan produksi, terdapat suatu System Report untuk update
dan simpan laporan nama Applikasi reportIDE. Jika ingin mengupdate suatu laporan, maka si
admin harus login terlebih dahulu, dengan input username dan password pada system, setelah
itu admin juga bisa melihat laporan produksi yang terbaru, dan apabila sudah selesai, maka
admin dapat mengedit laporan yang telah ada dan menyimpannya.
Buatlah Diagram System Process berdasarkan skenario diatas !

Langkah-Langkah Praktikum
1. Membuat Library Baru
Buatlah library baru dengan nama PT.BPAD.
Caranya di Home navigation window, klik kanan Production dan select New>Library.

Didalam kotak dialog Creation of Library pada kolom Name isi dengan nama library yang
diinginkan. Lalu klik OK.

2. Membuat PT.BPAD Organizational Chart

Output :
P T . B P A D

CEO

D ire k tu r O p e ra s i

D iv is i P ro d u k s i

D iv is i R &D
(R e s e a rc h &
D e v e lo p me n t)

D iv is i K e u a n g a n &
A k u n tin g

D ire k tu r K e u a n g a n &
A d min is tra s i

D iv is i P e ma s a ra n

D iv is i P e n ju a la n

D iv is i P ro mo s i

D ire k tu r P e ma s a ra n

D iv is i Q u a lity
A s s u ra n c e

D iv is i P e mb e lia n

D iv is i U mu m &
P e rs o n a lia

D iv is i P P I C

D iv is i W a re h o u s e

Dalam MEGA, semua diagram menggambarkan obyek. Sebuah bagan organisasi

menjelaskan Org-Unit. Untuk membuat bagan organisasi untuk perusahaan Anda, Anda terlebih
dahulu harus membuat Org-Unit, dalam kasus ini adalah "PT.BPAD" Org-Unit.
a. Membuat Org-Unit
Untuk membuat "PT. BPAD" Org-Unit berikut langkah-langkahnya :
Klik kanan padaPT.BPAD dan select New > Org-Unit.

Di dalam kotak dialog isi nama Org-unit yang diinginkan dan klik OK.

b. Membuat organizational chart

Pada Home navigation window, expand library PT. BPAD, klik kanan pada Org-Unit yang
telah dibuat dan select New > Diagram.

Select Organizational Chart dan klik Create.

Org-unit secara umum

Company
Institute
Structure
Manager
Function

c. Membuat Structure
Untuk membuat structure organisasi caranya adalah sebagai berikut :
Klik dan Drop Structure button (

) kedalam diagram.

Didalam kontak dialog diisikan Nama structure yang diinginkan lalu klik Create button.

Lakukan hal yang sama dengan mengisikan nama yang berbeda dalam setiap structure.
Lakukan hal yang sama pula apabila ingin membuat org-unit dengan tipe yang lainnya.
d. Menghubungkan Structure
Untuk menghubungkan structure-structure yang ada gunakkan Link Button, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :
Klik link Button (

), lalu klik structure-structure yang akan dihubungkan.

Lakukan hal yang sama untuk menghubungan structure-structure yang lainnya.

3. Membuat PT.BPAD Business Process

Output :
B us ine s s P roc e s s P T .
B P AD

D istributor

P emesanan

K onv ersi

D ata P emesanan
K onfirmasi P esanan

P ersetujuan

P embayaran

S upplier

P enjualan dan
P enerimaan K AS

TV

Validasi P embayaran

Bahan Mentah

Klik kanan pada library PT.BPAD > New > Business Process

Namai Business Process tersebut sesuai dengan business process yang ingin dibuat.

Pada windows Home Navigation, expands folder Business Process, dan klik kanan pada
Business Process yang telah dibuat sebelumnya NEW -> Diagram -> Create.

Setelah workspace diagram muncul, drag icon Business Process (

) ke dalam

workspace, dan beri nama sesuai dengan scenario yang ada.

Lakukan langkah diatas untuk setiap business process yang ada pada perusahaan.

Tambahkan external entitynya, dengan cara klik kanan pada library -> New -> Org
Unit -> Beri nama sesuai scenario -> OK.

Pada windows home navigation, expands folder Org-Unit, dan drag Org-Unit yang telah
dibuat sebelumnya kedalam workspace.

Untuk mengganti jenis Org-unit dari jenis internal menjadi external. Klik kanan pada
Org-Unit, pilih Org-Unit yang telah dibuat tadi, pilih Properties, pada tab
Caracteristics, pilih External Entity dan klik OK.

Sedangkan untuk mengganti type org-unit. Lakukan hal yang sama dengan langkah
diatas, kemudian ganti Org-unit type berdasarkan tipe org-unit yang diinginkan.

Lakukan langkah-langkah diatas untuk entity lainnya yang ada pada scenario.

Untuk flow of message, klik pada message flow pada toolbar, dan klik dari entity yang
diinginkan ke entity tujuan.

Untuk menampilkan nama message, klik kanan pada panah flow message, pilih
properties, pada tab Content Klik New dan beri nama message flow sesuai scenario >OK.

Lakukan langkah diatas untuk setiap message flow yang ada pada scenario.

4. Membuat PT.BPAD Overview Business Process

Output :
Konve rs i

D iv isi P roduk si

P ermintaan B ahan B ak u

P ersiapan produksi

D iv isi W arehouse

D ata P ermintaan
AC C P ermintaan

P enerimaan B ahan B aku

P enyerahan B ahan B ak u

D ata B arang

P roduk si

P enerimaan B arang J adi

K onfirmasi D ata B arang

Klik kanan pada Business Process Proses Konversi > pilih New > pilih Business
Process > pilih Create.

Klik icon Swimlane dan petakan pada halaman kerja.

Drag and drop Org-Unit Divisi Produksi kedalam swimlane yang telah dibuat. Ulangi
langkah tersebut untuk Org-Unit Divisi Warehouse.

Untuk mengganti bentuk dari participant, klik kanan pada participant > pilih Shape and
Details > pilih bentuk yang diinginkan.

Klik icon Organizational Process dan petakan pada halaman kerja didalam Business
Process diagram Proses Konversi. Lalu beri nama Proses Persiapan Produksi dan
Proses Produksi.

Hubungkan Organizational Process dengan stakeholder terkait menggunakan icon

message flow.

Untuk membuat message pada message flow, klik kanan pada message flow > pilih
Properties > klik tab Content > klik icon New. Buatlah Permintaan Bahan Baku dan
Penerimaan Bahan Baku.

4. Membuat PT.BPAD Organizational proses

Output :
P roduks i

D istributor

D ivisi P emasaran R

P emesanan b arang

D ivisi P P IC R

D ivisi P roduk si R

D ivisi W arehouse R

D ivisi P embelian R

S upplier

S tart

30 h ari

Menyerahk an
forec ast (perk iraan)

Menerima forec ast

Membuat jadwal
produk si

Memberik an jadwal
produk si

Menerima jadwal
produk si

Mengec ek ketersediaan
bahan baku

Menyerahk an form
permintaan b ahan b ak u

Ya

Tidak
T ersedia ?

Melak uk an p erakitan
barang

Menyerahk an b ahan
bak u

Mengajukan surat
pemesanan bahan
bak u

Memesan barang

Melak uk an p engaturan
barang

Melak uk an p emasanan
barang

Menerima s urat
pemesanan

P emesanan b ahan b ak u

Menerima bahan baku

P engiriman b ahan b ak u

Membuat laporan
produk si

Tidak

Menyerahk an laporan
dan barang jadi

Melak uk an v alidasi
laporan produksi

S istem
P elaporan
Cek L aporan P roduksi
update laporan
reportID E

S esuai L aporan ?
Ya
Menandatangani
laporan produksi

Menc atat b arang jadi

E nd

a. Membuat Organizational Process Diagram

Klik kanan pada Salah satu Business process yang akan dibuat organizational process
dan select New > Organizational proses

Lalu pada Home Navigation di Library yang di buat, Klik kanan pada
Organizational Process dengan nama yang telah dibuat, New > Diagram,lalu pilih
Organizational Process Diagram > Create.

Buatlah Participant internal/eksternal yang terlibat dalam proses ini.

Buatlah Operation dan isi kotak dialog dengan nama untuk masing-masing Divisi
yang telah di tentukan.

Lakukan drag and drop pada icon (

) setiap Operation yang telah dibuat setiap

divisi yang telah ditentukan. Beri nama setiap operation yang dibuat dengan nama
yang sesuai dengan skenario yang ada.

Gunakan Gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa
yang selanjutnya harus diambil jika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan.

Gunakan juga System Used (

) jika pada salah satu Operation menggunakan suatu

system pada prosesnya.

b. Menghubungkan organizational proses

Klik Sequence Flow Button (

) di Insert Toolbar.

Setelah itu hubungkan dimulai dari Start lalu ke Operation sampai ke Operation
terakhir, lalu hubungkan juga ke end.

5. Membuat Diagram System Proses

Diagram system proses merupakan diagram yang menggambarkan alur suatu sistem
dalam aplikasi yang digunakan dalam suatu proses.
1. Melengkapi diagram organizational process dengan System Used :
Buka Diagram Organizational Process yang ingindilengkapidengan system use.
Kliktombol View and Details (

), lalu checklist pilihan System Used. Maka tombol

System Used akanmunculpada Insert Toolbar.

 Klik tombol System Used (

) pada toolbar lalu klik pada diagram.

Dalam dialog box, ketikkan nama System Used yang diinginkan, lalu klik OK.
Kemudian hubungkan system used dengan menggunakan link (

).

Klik kanan pada sistem yang dibuat, selanjutnya pilih properties, lalu klik
characteristic tab.
Padabagian System Specification, klik tombol New.
Dalam dialog box yang terbuka, pilih Application sebagai Meta Class dan klik OK.

Beri nama sesuai dengan Aplication yang terkandung dalam system used.
Ulangi langkah tersebut untuk menambah fungsionalitas atau fitur-fitur yang lainnya.

2. Membuat Diagram System Process :

Output :
S is tem P ela pora n

reportID E

S tart

L og In

T ampilan L aporan
P roduk si

E dit L aporan
P roduk si

S impan L aporan

E nd

Klik kanan Library yang telahdibuat, select New > System Proses.

 Berinama diagram tersebut sesuai dengan System Proses yang ingin dibuat, klik
finish.
Buatlah Diagram System Process dengan klik kanan pada system process
>new>diagram.

Pilih System Process Diagram >create.

Maka akan muncul hasilnya berupa kolom hijau, kemudian buat participant dari
aplikasi tersebut. Seperti dibawah ini.

Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.

Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus
dilakukan.

Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, makagunakan gateway
atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutny
aharus diambil.

Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi

tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya untuk mengindikasikan user
telah memasukkan criteria produk hingga mereka menemukan informasi mengenai
produk yang dicari, gunakan tipe Task Loop.