LPJ Retret Kuktek 2015

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
RETRET KUKTEK 2015

JESUS TODAY
KELUARGA UMAT KATOLIK TEKNIK UI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS INDONESIA
KUKTEK UI
Keluarga Umat Katolik Fakultas Teknik
Universitas Indonesia
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebagai mahasiswa, tentunya sehari hari telah disibukkan dengan
banyak hal dari tugas kuliah, kegiatan organisasi, bahkan kegiatan kegiatan
lainnya. Terkadang segala kegiatan tersebut terus menerus menyita waktu
mahasiswa sehingga mahasiswa menjadi lupa untuk menyegarkan dirinya secara
spiritual dan rohani. Oleh karena hidup kita sebagai mahasiswa yang kurang
seimbang, sebaiknya kita perlu menyeimbangkan kehidupan kita tersebut dengan
mengikuti kegiatan seperti retret.
Tergerak dari hal tersebut, maka kami sebagai Keluarga Umat Katolik
Teknik (KUKTEK) Universitas Indonesia, berniat untuk mengadakan kembali
retret KUKTEK yang telah terlaksana selama lebih dari 10 tahun, yang bertujuan
untuk menyeimbangkan kehidupan mahasiswa Katolik Teknik yang sehari
harinya telah sibuk dengan urusan perkuliahan. Bukan hanya menyegarkan diri
dari kehidupan sehari hari, retret yang secara harafiah berasal dari kata re dan
treat yang artinya mundur, atau bila secara spiritual retret berarti masa yang
diambil untuk mencerminkan atau bermeditasi, juga merupakan sarana untuk
mengolah diri, membangun keimanan dengan Allah sebagai sumber kehidupan,
dan retret juga merupakan salah satu bentuk latihan rohani dengan mengolah
seluruh pengalaman hidup kita. Retretjuga bertujuan untuk menata batin kita,
sehingga kita bisa mengendalikan emosi dalam diri kita, membuat hidup kita kita
menjadi lebih bermakna dan memiliki isi, serta dapat memposisikan diri agar
memiliki makna untuk orang lain dan bisa menjadi sosok yang dapat diandalkan.
Retret berguna juga untuk menata arah hidup kita, sehingga kita tidak perlu
Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

Fakultas Teknik Universitas Indonesia
Contact Person:
Heinz Kristian P (08567095374)
Agusta Indahingtyas (087885846239)
KUKTEK UI
gelisah akan hidup kita karena kita tahu dan percaya Tuhan selalu hadir dalam
setiap detik hidup kita.
Pada retret tahun ini dipilih tema yaitu Jesus Today. Tema ini dipilih
dikarenakan tuntutan mahasiswa Katolik yang hidup pada zaman modern
sehingga memerlukan panutan tentang apa yang akan dilakukan Yesus jika
Yesus hidup pada zaman modern seperti sekarang ini. Dengan demikian, kami
merasa bahwa Jesus Today sangatlah pantas sebagai tema retret KUKTEK
tahun 2015 ini.
Melalui kegiatan ini juga kami dari Keluarga Umat Katolik Teknik ingin
membina teman-teman kami dengan arah dasar Pastoral KAJ 2016-2020, yaitu
mengembangkan pastoral keluarga yang utuh dan terpadu, meningkatkan
kualitas pelayanan pastoral dan kader awam, meningkatkan katekese dan liturgi
yang hidup dan memerdekan, meningkatkan belarasa melalui dialog dan
kerjasama dengan semua orang yang berkehendak baik untuk mewujudkan
masyarakat yang adil, toleran, dan manusiawi khususnya untuk mereka yang
miskin, menderita dan tersisih,
dan meningkatkan keterlibatan umat dalam
menjaga lingkungan hidup di wilayah Keuskupan Agung Jakarta.

Mengembangkan pastoral keluarga yang utuh dan terpadu diwujudkan
melalui adanya proses dinamika kelompok antar sesama peserta. Meningkatkan
kualitas pelayanan pastoral dan kader awam diwujudkan dengan adanya sesi
asas dan dasar yang menjadi pedoman dalam pelayanan mahasiwa katolik
dalam kehidupan sehari-hari. Meningkatkan katekese dan liturgi yang hidup dan
memerdekan diwujudkan dengan adanya sharing session di mana peserta akan
saling bercerita tentang pengalaman hidupnya masing-masing dan didukung
dengan adanya misa kudus. Meningkatkan belarasa melalui dialog dan
kerjasama dengan semua orang yang berkehendak baik untuk mewujudkan
masyarakat yang adil, toleran, dan manusiawi khususnya untuk mereka yang
Contact Person:
KUKTEK UI
miskin, menderita dan tersisih, hal ini dapat diwujudkan melalui adanya kegiatan
terjun langsung untuk membantu warga di lingkungan sekitar. Meningkatkan
keterlibatan umat dalam menjaga lingkungan hidup di wilayah Keuskupan Agung
JakartaIman juga diwujudkan melalui adanya kegiatan terjun langsung
mengumpulkan sampah di lingkungan sekitar
Arah dasar pastoral PMKAJ juga menjadi dasar dalam 3 arah pembinaan di
PMKAJ US (Pastoral Mahasiswa Keuskupan Agung Jakarta Unit Selatan) yaitu
intellectual
formation,
friendship
formation
dan
spiritual
formation.
Pembinaan intelektual umumnya dapat mencakup arah dasar pastoral dan

diterapkan melalui sesi asas dan dasar di mana peserta akan diajak untuk
melihat kembali tujuan bersama yang ingin dicapai dengan mengikuti retret ini.
Selain itu, peserta juga akan diajak untuk mendalami tujuan dan sarana selama
hidup meneladani semangat Kristus.
Sedangkan pembinaan lewat pertemanan dilakukan melalui pembentukan
dan dinamika kelompok yang juga ditunjang acara persiapan misa kreatif, di
mana peserta diajak untuk mempersiapkan lagu serta doa yang akan
dipersembahkan dalam misa. Selain itu, pembinaan spiritual dicapai melalui
bacaan rohani, journalling, misa kreatif serta sharing pengalaman iman dari
sesama
peserta.
Dengan
metodemetode
pembinaan
ini,
harapannya
mahasiswa di FTUI ini dapat selalu mengembangkan imannya, bersaudara

dengan sesama umat beragama, dan menjadi pelayan kasih kepada sesama dan
teman-teman yang kesusahan.
Kegiatan ini juga diharapkan dapat membuat mahasiswa semakin
meneladani
semangat
Kristus
dalam
tindakan
nyata.
Penyelenggara
mengharapkan para peserta Retret KUKTEK 2015 dapat terpanggil untuk lebih
terlibat dalam pelayanan terhadap Tuhan, khususnya melalui KUKTEK UI.

Contact Person:
KUKTEK UI
Dengan demikian, diharapkan peserta dapat bertemu dengan Tuhan secara

pribadi dan menemukan kehendakNya serta dapat hidup menurut kehendakNya.
B. Tujuan
Tujuan kegiatan Retret KUKTEK 2015 adalah:
1. Mengajak peserta retret untuk kembali merefleksikan hidupnya dan semakin
meneladani semangat Kristus dalam tindakan nyata
2. Mengasah kepekaan peserta retret terhadap kehidupan sesama yang ada di
sekitarnya
sehingga
dapat
berbuat
lebih
terhadap
sesama
dengan
menyalurkan semangat muda dalam pelayanan.

3. Sebagai wadah untuk mempersatukan peserta retret sebagai suatu
persekutuan.
4. Untuk bertemu dengan Tuhan secara pribadi dan menemukan kehendakNya
agar dapat hidup menurut kehendakNya.
C. Nama Kegiatan
RETRET KUKTEK 2015
D. Tema
Tema Retret KUKTEK 2015 ini adalah :
Jesus
Today
Tema ini dipilih dikarenakan tuntutan mahasiswa Katolik yang hidup pada
zaman modern sehingga memerlukan panutan tentang apa yang akan
dilakukan Yesus jika Yesus hidup pada zaman modern seperti sekarang ini.
Dengan demikian, kami merasa bahwa Jesus Today sangatlah pantas
sebagai tema retret KUKTEK tahun 2015 ini.
Contact Person:
KUKTEK UI
E. Gambaran Umum
Secara umum, acara Retret KUKTEK 2015 terbagi menjadi beberapa
bagian, yaitu exposure, sesi SEE, sesi JUDGE, Journalling, dan Misa Kreatif.
Pada exposure, peserta akan diajak untuk keluar dari rumah retret dan
melihat langsung keadaan di sekitar. Pada sesi SEE, peserta akan diajak
untuk melihat kembali tujuan bersama yang ingin dicapai dengan mengikuti
retret ini. Selain itu, peserta juga akan diajak untuk memahami arti penting
tujuan dan sarana selama hidup meneladani semangat Kristus, di mana
tujuan utama kita menjadi seorang Katolik adalah Kristus dan hal-hal selain
itu merupakan sarana untuk mencapai tujuan. Peserta juga diharapkan
mampu menemukan sarana yang tepat untuk mencapai tujuannya.
Pada sesi JUDGE, peserta akan diajak untuk merenungkan tentang apa
yang akan dilakukan Yesus jika Yesus hidup pada zaman sekarang. Pada
Journalling, peserta diajak untuk merenungkan segala pengalaman baik
sebelum sampai selama retret. Selain itu, peserta juga akan diajak untuk
melihat kembali segala hambatan dan dosa yang masih kerap menghalangi
dalam pelayanan selama ini. Hambatan ini yang akan menjadi bahan
rekonsiliasi untuk siap menerima perutusan Tuhan dan berkomitmen dalam
pelayanan kepada Tuhan dengan cara masing masing. Puncak dari acara
retret ini adalah misa kreatif, dimana Tuhan turut hadir dalam ekaristi, serta
perutusan bagi seluruh peserta retret.
F. Waktu dan Tempat Penyelenggaraan

Waktu : Jumat Minggu, 13-15 November 2015
Tempat : Pondok Yasmin, Sentul, Bogor

Contact Person:
KUKTEK UI
G. Penyelenggara
Badan Otonom Kerohanian Katolik Fakultas Teknik Universitas Indonesia
H. Sasaran Peserta
Acara ini ditujukan bagi :
a. Mahasiswa KUKTEK UI
Angkatan 2015 : 30 orang
b. Alumni KUKTEK UI : 5 orang

Total Peserta
: 70 orang
I. Pencapaian Parameter Keberhasilan

Acara ini dapat dikatakan berhasil terselenggara, karena memenuhi ketentuan :
a. Kehadiran peserta sebanyak 39 dari target 50 anggota mahasiswa
KUKTEK
b. Setiap acara dapat berjalan tepat waktu sesuai dengan rundown acara
yang telah dilampirkan
c. Peserta mampu memahami arti penting tujuan dan sarana selama hidup
meneladani semangat Kristus, setelah mengikuti acara ini.
J. Susunan Kepanitiaan
(terlampir)
K. Database Panitia
(terlampir)

Contact Person:
KUKTEK UI
L. Notulensi Rapat
(terlampir)
M. Daftar Surat Masuk dan Keluar

(terlampir)
N. Laporan Keuangan
(terlampir)
O. Refleksi Panitia
(terlampir)
P. Daftar Peserta
(terlampir)
Q. Susunan Acara
(terlampir)
R. Poster dan Foto Kegiatan
(terlampir)
S. Refleksi Peserta
(terlampir)
T. Lampiran Nota
(terlampir)

Contact Person:
KUKTEK UI
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
A. Laporan Pertanggungjawaban Ketua Pelaksana
PIC
Radi Poda Situmorang (Teknik Perkapalan 2013)
Pencapaian Visi Misi atau Parameter Pencapaian SC
Visi
Terwujudnya
anggota
KUKTEK
yang
mempunyai
persaudaraan, cinta kasih, dan iman Katolik yang kuat.
semangat
Misi
1. Membuat acara yang mampu mewadahi anggota KUKTEK untuk
merefleksikan hidupnya dan menguatkan imannya
2. Menumbuhkan dan meningkatkan rasa persaudaraan serta cinta kasih,
terutama dalam bentuk toleransi kepada umat beragama lain
3. Memberikan pemahaman mengenai spiritualitas Katolik
4. Menumbuhkan semangat kekeluargaan dalam internal KUKTEK
Parameter pencapaian SC
1. RETRET KUKTEK UI 2015 wajib diikuti oleh setiap angkatan aktif dari
KUKTEK
2. Seluruh anggota KUKTEK terwadahi untuk dapat merenungkan diri
serta memahami spiritualitas Katolik dan nilai toleransi
Pencapaian Nilai dan/atau Skill yang Ditanamkan
Nilai yang ditanamkan

1. KeTuhanan
Nilai KeTuhanan ditanamkan dengan adanya ibadah perayaan suci
Sakramen Ekaristi pada harI Minggu untuk tetap mewadahi seluruh
anggota KUKTEK dalam beribadah. Pemimpin ibadah juga pernah
menjadi Pastor Moderator di Pastoral Mahasiswa Keuskupan Agung
Jakarta Unit Selatan yang dapat menyesuaikan bentuk misa yang
diselenggarakan dengan suasana mahasiswa.
2. Kekeluargaan
Nilai kekeluargaan selalu ditanamkan dalam hampir seluruh rangkaian
acara Retret KUKTEK UI 2015. Nilai kekeluargaan ditekankan dengan

Contact Person:
KUKTEK UI
dibentuknya kelompok kecil dalam kegiatan Retret KUKTEK UI 2015.

Selain itu, ada juga kegiatan mentoring untuk lebih menggali ketertarikan
dan minat mahasiswa baru KUKTEK UI 2015.
Perencanaan
Kepanitiaan ini terbentuk sekitar pertengahan Oktober dengan
membentuk kepanitiaan secara lengkap mulai dari pengurus inti, badan
pengurus harian, sampai dengan staff-nya. Setelah diadakan rapat
dengan pengurus inti, akhirnya kita memutuskan untuk memilih Bukit Doa
Pondok Yasmin sebagai tempat acara diadakan. Namun yang menjadi
PR berikutnya adalah menentukan Romo yang mampu mengisi acara
retret ini. Dalam proses pencariannya, panitia kerap mengalami kesulitan
sebab para Romo yang di-approach sudah mempunyai agenda masingmasing sehingga hingga seminggu sebelum acara pun belum ada
kepastian mengenai siapa yang akan membawakan acara retret, namun
demikian bidang acara tetap mempersiapkan acara dengan beberapa
buku referensi yang sesuai dengan tujuan retret itu sendiri, yaitu
bagaimana menjadi Yesus di masa kini. Kami juga melakukan survey
lokasi sebelum acara untuk melihat apakah tempatnya memenuhi untuk
melakukan kegiatan exposure. Survey juga dilakukan untuk memberikan
gambaran kepada bidang transportasi untuk dapat mengetahui jalan dan
cara menuju lokasi itu. Untuk bidang publikasi, sudah dilakukan
perencanaan untuk mengundang para peserta anggota KUKTEK setiap
angkatan dan juga alumni dengan menggunakan poster dan juga
publikasi melalui facebook, twitter, whatsApp dan Line. Pencarian dana
pun sudah dilakukan sedemikian rupa, dengan cara mengajukan proposal
ke gereja-gereja Katolik untuk mencari sumbangan dana ataupun
menyanyi bersama. Selain itu pencarian dana juga direncanakan dengan
menjual makanan, berjualan bunga dan mengamen.
Pelaksanaan
Pada saat pelaksanaan banyak dari pengurus terutama staff setiap
bidang yang tidak hadir dikarenakan beberapa alasan seperti alasan
keluarga atau sibuknya kegiatan perkuliahan baik yang bersifat akademis
maupun non-akademis. Namun, secara umum semua bidang sudah
berkoordinasi sedemikian rupa sesuai dengan apa yang dijelaskan dalam
rapat pleno terakhir soal teknis dan operasional. Di hari pelaksanaan,
saya bertugas untuk menjemput Fr. Tino dari Wisma SY ke Fakultas
Teknik UI. Namun karena keadaan cuaca buruk dan hujan turun deras,
pada akhirnya proses penjemputan ini semakin sulit sehingga mulainya
acara taize pun sedikit terkendala, sebab saya merangkap sebagai kepala

Contact Person:
KUKTEK UI
operasional sehingga semua panitia menunggu keputusan dari saya

untuk segera berjalannya acara. Namun di sisi lain bidang HPD dengan
sigap segera membuka registrasi peserta di Gedung K FTUI sehingga
mulainya acara tidak terlalu lama.
Setiap di penghujung hari acara selesai, saya memimpin rapat evaluasi
tentang teknis berjalannya acara hari tersebut dan bagaimana teknis di
hari ke depannya. Secara umum rapat juga berjalan kondusif dengan
beberapa panitia antusias mengikuti namun ada juga beberapa yang
tertidur mungkin dikarenakan lelahnya aktivitas seharian. Secara umum
panitia mampu mendukung keberlangsungan acara dengan keterbatasan
panitia yang hadir di acara, akhirnya saya memutuskan untuk me-merger
kepanitiaan. Beberapa panitia yang tidak bekerja di hari acara seperti
danus saya alih tugaskan untuk membantu bidang perlengkapan untuk
menyiapkan perlatan sebelum acara dan memastikan semua
perlengkapan saat sweeping sudah dibawa.
Demikianlah semua bidang dapat berkoordinasi dengan baik, meskipun
kurang adanya ketegasan mengenai waktu kepada kelompok time
keeper dari pesertanya sendiri. Setelah acara retret berakhir, saya pun
dan beberapa panitia berpamitan dengan pengelola pondok Yasmin serta
penyerahan kunci kamar peserta.
Koordinasi Kepengurusan Bidang
1. Koordinasi dengan Internal
- Sekretaris
Koordinasi dengan sekretaris berjalan baik, sekretaris dapat
menyelesaikan tugas-tugasnya seperti membuat Proposal dan surat.
Pembuatan proposal, surat dan hal-hal administratif yang bersifat
birokratif pun dapat selesai pada pertengahan bulan Oktober.
Mengingat pembentukan kepanitiaaan yang cukup singkat, maka dapat
dikatakan kinerja Sekretaris cukup cepat sehingga penyebaran
proposal, surat izin, dan lainnya siap disebar ke berbagai pihak dengan
cepat.
- Bendahara Umum
Koordinasi dengan bendahara sangat baik dari awal hinggal akhir
acara terutama dalam hal mengupdate aliran dana (cash flow) dan baik
dalam mengatur arus keluar-masuk keuangan secara transparan.
- Dana dan Usaha
Koordinasi dengan dana dan usaha berjalan dengan sangat baik.
Berbagai rencana dan strategi pengumpulan uang telah dibicarakan
semenjak terbentuknya kepanitiaan, seperti Dana Pembinaan

Contact Person:
KUKTEK UI
Generasi Muda, Dana dari Gereja, hingga sumbangan alumni.

Walaupun waktu persiapan acara sangat singkat dan timeline proker
dari KUKTEK nya sendiri terlalu padat, namun koordinasi dengan
Penanggung jawab bidang Dana dan Usaha mampu menyusun
alternatif lain untuk mencari dana seperti berjualan makanan, ataupun
polo 20 tahunan KUKTEK.
Humas Publikasi dan Dokumentasi
Koordinasi dengan PJ Humas Publikasi berlangsung dengan baik, di
mana PJ mampu mengerjakan tugas sesuai timeline kerja misalnya
dalam mendesain logo acara, poster, banner, dan publikasi. Di hari H
acara, PJ tidak dapat menghadiri acara karena alasan keluarga,
namun PJ mampu mempertanggungjawabkannya dengan memberikan
tugas kepada panitia yang lain yang mampu mendokumentasikan
kegiatan.
Acara
Koordinasi dengan PJ acara cukup baik, hanya ada kekurangpastian
mengenai timeline kerja dalam membuat rundown, berdiskusi dengan
pembawa materi, dan agenda lainnya. Namun pada akhirnya acara
dapat disusun sedemikian rupa di hari H, sebab seminggu sebelum
acara pada akhirnya selalu melakukan rapat diskusi acara.
Perlengkapan
Koordinasi dengan perlengkapan sangat baik, bidang perlengkapan
mampu menyediakan segala perlengkapan yang dibutuhkan saat hari
H, walaupun beberapa hal ada yang kurang, tetapi dapat diatasi
dengan baik.
Akomodasi
Koordinasi dengan PJ Akomodasi dilakukan dengan baik yaitu survey,
follow up administrasi pondok Yasmin. Namun kerapkali ada beberapa
keterlambatan soal info Pondok Yasmin dikarenakan PJ Akomodasi
tidak menghubungi di saat jam kerja.
Transportasi
Koordinasi dengan PJ Transportasi dapat dikatakan kurang baik sebab
adanya keterlambatan untuk follow up peminjaman Bis Kuning, namun
akhirnya dapat diatasi dengan mengganti bis kuning dengan alternatif
Bus Deborah.
Konsumsi dan Medis
Koordinasi dengan bidang konsumsi dan medis cukup baik. Bidang
konsumsi juga memiliki koordinasi yang baik dengan bidang
akomodasi terkait menu makan Pondok Yasmin dan mampu
menyediakan snack konsumsi untuk keberangkatan peserta. Selain itu
bidang konsumsi juga selalu inisiatif untuk memfollow-up kebutuhan

Contact Person:
KUKTEK UI
makan peserta. Begitu juga bagian medisnya, obat-obatan sudah

disiapkan untuk kebutuhan di hari-H acara.
2. Koordinasi dengan Eksternal
- Romo Pelindung dan Pembimbing, Romo Ignasius Swasono, SJ
Koordinasi dengan Romo dapat dikatakan cukup cukup baik, dari halhal administratif seperti komunikasi soal pembuatan proposal. Namun
kendalanya adalah di tanggal yang bersamaan romo tidak dapat
menghadiri acara dikarenakan sudah memiliki acara kader PMKAJ-US,
sehingga panitia pun mencari pengisi materi acara retret dari tempat
lain.
- Dekanat FTUI
Koordinasi dengan dekanat bias dikatakan cukup berjalan dengan baik
pada permohonan surat izin kegiatan dan surat pengantar kampus
untuk peminjaman bus kuning. Sedikit kendala yang muncul adalah
dikarenakan Prof. Heri sedang berada di luar negeri, sehingga proses
birokrasi pun sedikit terhambat.
- Koordinator PMKAJ-US
Koordinasi dengan ketua PMKAJ-US sangat baik sebab beliau juga
mudah untuk dijangkau saat pengajuan dan penandatanganan
proposal kegiatan.
- Koordinator KMK UI
Koordinasi dengan ketua KMK UI cukup baik, penandatangan suratsurat yang melibatkan beliau dapat berlangsung dengan baik.
Walaupun sedikit kendala terjadi karena jarak beliau di Jakarta dengan
panitia di Depok sedikit menghambat proses penyetujuan proposal.
- Koordinator KUKTEK UI
Koordinasi dengan Koordinator KUKTEK, Heinz Kristian, berjalan
sangat baik sebab beliau selalu ada di setiap kegiatan KUKTEK
sehingga tidak ada kesulitan menjangkau keberadaannya dalam hal
pengajuan dan penyetujuan proposal.
Analisis SWOT
1. Strength
Sebagai seorang phlegmatis, Saya terbiasa bekerja di bawah tekanan,
sehingga dalam situasi genting pun sebisa mungkin saya tidak panik agar
semua bidang tidak menjadi panik dan semua pekerjaan bisa
dilaksanakan dengan baik.

Contact Person:
KUKTEK UI
2. Weakness
Saya memiliki sifat pelupa dan cenderung sedikit malas, akan tetapi saya
memiliki BPH yang sangat mensupport dan mengingatkan saya sehingga
kelemahan saya dapat tertutupi.
3. Opportunities
Panitia Inti Retret dan juga para Penanggung Jawab bidang yang inisiatif
dan sangat baik dalam bekerja.
4. Threat
Saya mempunyai kesibukan di akademis kuliah serta kesibukan menjadi
BPH di organisasi lain.
Kendala
1. Waktu persiapan retret cukup singkat mengingat masa persiapannya juga
memakan pekan UTS
2. Sulitnya membentuk kepanitaan karena kekurangan SDM dari angkatan
2013 sendiri yang kebanyakan sudah punya kesibukan menjadi BPH di
Organisasi lain.
3. Kurangnya koneksi dengan Romo ataupun yang mampu mengisi materi
acara retret sehingga kesulitan mencari Romo pengganti, karena Romo
Ignasius Swasono, SJ selaku Pembina KMK UI tidak bisa mengisi acara
retret dan memimpin misa
Solusi
1. Membentuk kepanitiaan kecil dengan komitmen harus benar-benar
bertanggung jawab terhadap bidangnya masing-masing serta kerelaan
koorfak dan wakoorfak sebagai outsourcing untuk membantu kepanitiaan
ini.
2. Meminta Fr. Tino untuk mengisi acara retret ini.
Evaluasi
1. Dengan waktu yang sangat singkat, saya sebagai ketua pelaksana terlalu
memberikan tanggung jawab lebih sehingga kurang membantu BPH
dalam mencari staf-stafnya.
2. Saya kerap kali kurang giat untuk memfollow-up dengan semua bidang
terkait untuk saling berkoordinasi karena semua bidang pada akhirnya
hanya menunggu.
3. Saya kurang merangkul para alumni untuk hadir dalam acara ini.
Saran
1. Menghubungi Romo pengisi acara jauh-jauh hari sebelum beliau punya
agenda khusus.
Contact Person:
KUKTEK UI
2. Lebih berkoordinasi dengan bidang acara agar memfollow-up pembawa

materi acara (frater) dan memastikan apa yang dia bawa sesuai dengan
tujuan acara.
3. Koordinasi tiap bidang bagi semua panitia harus ditingkatkan untuk
bersama-sama membantu jalannya acara.
4. Lebih berkoordinasi dengan bidang transportasi untuk memfollow-up
bikun seminimal-minimalnya H-14 acara.
5. Seharusnya di awal kepanitiaan saya membagikan tugas kepada semua
panitia inti untuk koordinasi dan follow-up semua bidang terkait secara
merata ke panitia inti bukan hanya ke Ketua Pelaksana saja.
6. Kepanitiaan Retret sebaiknya dipegang oleh angkatan 2014, sebab
mayoritas angkatan 2014 masih cenderung masih belum memiliki
kesibukan di luar KUKTEK, sangat kontras dengan angkatan 2013 yang
sudah memiliki kesibukan masing-masing sehingga sulit menemukan
SDM yang memadai dan penuh tanggung jawab dalam membentuk
kepanitiaan ini.
B. Laporan Pertanggungjawaban Kepala Operasional

Deskripsi Kerja
1. Mengonsepkan acara bersama tim acara.
2. Menemani dan membantu akomodasi untuk menentukan tempat dan
operasional transportasi.
3. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan tim acara untuk membuat alur
acara peserta
4. Berkoordinasi dengan bidang Perlengkapan menentukan segala
kebutuhan alat dan bahan untuk keberlangsungan acara
5. Berkoordinasi dengan acara, konsumsi, akomodasi, dan perlengkapan
saat acara agar operasional saat hari-H dapat berjalan dengan rencana
PIC
Radi Poda Situmorang (Teknik Perkapalan 2013)
Gambaran Umum
Secara umum, saya sebagai kepala opersional sudah mengonsepkan dan
melaksanakan seluruh rangkaian acara retret ini dengan semampu dan
sebaik saya. Saya juga selalu berkoordinasi dengan bidang-bidang
operasional di bawah saya, yaitu bidang acara, konsumsi, perlengkapan,
akomodasi, dan transportasi. Dari semua bidang operasional saya merasa
kurang komunikasi dengan bidang acara karena terdapat berbagai perubahan

Contact Person:
KUKTEK UI
rundown menjelang acara berlangsung akibat kurang matangnya persiapan

acara selama persiapan. Di saat hari pelaksanaan saya kurang mampu
mengontrol semua bidang terkait, sebab cenderung terbagi konsentrasi
sebagai seorang ketua pelaksana dan kepala operasional, misalnya di bagian
penyambutan kedatangan romo, koordinasi ke pihak pondok Yasmin, dan
beberapa yang menyebabkan kerja kepala operasional terhambat adalah
adanya pembagian tugas kepada kelompok peserta sebagai time keeper dan
logistik karena pada akhirnya panitia dan kelompok time keeper saling
menunggu.
Perencanaan
a. Mempelajari LPJ tahun sebelumnya sebagai perbandingan mengenai
konsep acara.
b. Menentukan konsep umum acara Retret bersama Bidang Acara.
c. Berkoordinasi dengan semua bidang operasional.
d. Menyetujui dan meralat rundown acara yang telah dibuat oleh Bidang
Acara dan membriefing rundown kepada semua bidang operasional.
1. Koordinasi dengan Bidang-Bidang
a. Koordinasi dengan Bidang Konsumsi dan Medis
- Koordinasi untuk snack keberangkatan memastikan snack sudah
siap sejam sebelum keberangkatan.
- Koordinasi untuk pengaturan jadwal makan dan menu makanan ke
pondok yasmin.
- Koordinasi untuk pembelian obat yang belum tersedia di kotak medis
b. Koordinasi dengan Bidang Transportasi
- Koordinasi untuk menyiapkan 1 bus untuk peserta, 1 mobil tim
advance dan 1 mobil panitia inti.
- Koordinasi dengan bidang transportasi untuk menentukan jadwal
keberangkatan peserta dan memastikan bahwa bus sudah stand by
sejam sebelum keberangkatan
- Koordinasi untuk transport romo, alumni, dan transport frater ke
sukabumi.
- Koordinasi pelaksanaan advance untuk menyiapkan semua
operasional dengan baik sebelum peserta datang.
c. Koordinasi dengan Bidang Humas dan Publikasi
- Koordinasi untuk publikasi agar mengundang banyak peserta
terutama mahasiswa 2014 dan 2015

Contact Person:
KUKTEK UI
d. Koordinasi dengan Bidang Perlengkapan

- Koordinasi dengan bidang perlengkapan untuk menyiapkan semua
perlengkapan yang akan digunakan saat hari-H.
- Koordinasi untuk tim advance saat keberangkatan dan sweeping
saat kepulangan peserta.
e. Koordinasi dengan Bidang Acara
- Koordinasi untuk membuat acara secara detail.
- Koordinasi untuk membuat alur acara dan perihal ketepatan waktu
acara
Analisis SWOT
1. Strength
Sebagai seorang phlegmatis, Saya terbiasa bekerja di bawah tekanan,
sehingga dalam situasi genting pun sebisa mungkin saya tidak panik agar
semua bidang tidak menjadi panik dan semua pekerjaan bisa
dilaksanakan dengan baik.
2. Weakness
Saya memiliki sifat pelupa dan cenderung sedikit malas, akan tetapi saya
memiliki BPH yang sangat mensupport dan mengingatkan saya sehingga
kelemahan saya dapat tertutupi.
3. Opportunities
Panitia Inti Retret dan juga para Penanggung Jawab bidang yang inisiatif
dan sangat baik dalam bekerja.
4. Threat
Saya mempunyai kesibukan di akademis kuliah serta kesibukan menjadi
BPH di organisasi lain.
Pencapaian Parameter Keberhasilan
1. Seluruh acara berjalan dengan baik dan tepat waktu sesuai dengan
rencana yang telah disepakati
2. Koordinasi setiap bidang berjalan dengan baik.
Evaluasi
1. Komunikasi yang kurang kepada bidang acara selama masa persiapan
sehingga masih ada beberapa kekurangan sebelum hari H terlebih dalam
mencari dana dan menemukan romo pengisi acara.
2. Seorang kepala operasional tidak boleh dilakukan seorang Project Officer
agar mampu fokus memerhatikan teknis acara dan tidak terbagi
konsentrasi dengan hal-hal non teknis seperti menjaga keharmonisan
panitia saat hari-H, menyambut kedatangan romo, ataupun berkoordinasi
dengan pihak penyedia Pondok Yasmin.
Contact Person:
KUKTEK UI
3. Lebih sering mengadakan rapat dari awal terbentuknya panitia

Saran
1. Seorang kepala operasional jangan mendouble job dengan jabatan yang
lain dan tidak bisa digantikan.
2. Lebih fokus mengerjakan semuanya dari sebelum hari-H.
3. Sering mengadakan rapat dari awal terbentuknya panitia, terutama bidang
operasional.
4. Membrifing semua bidang operasional sebelum hari-H.
C. Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum

Deskripsi Kerja
1. Membuat Proposal kegiatan
2. Membuat Laporan Pertanggungjawaban
3. Membuat Notulensi Rapat BPH
4. Membuat dan mencatat Surat Keluar berupa surat perizinan pencarian
dana, surat peminjaman bis, dan surat perizinan kelas
5. Membantu bidang lain pada hari H acara
PIC
Angeline Paramitha (Teknik Kimia 2013)
Gambaran Umum
Secara umum, bidang pekerjaan sekretaris umum adalah bidang administrasi.
Tugas utama sekretaris adalah pengurusan proposal kegiatan, surat
pencarian dana maupun surat peminjaman bis ataupun surat keluar lainnya
yang dibutuhkan oleh setiap bidang dalam proses persiapan sampai
selesainya acara. Selain itu, penyusunan laporan pertanggungjawaban juga
ada di tangan sekretaris. Sekretaris bekerja sebagian besar bekerja sebelum
dan setelah pelaksanaan acara sehingga tidak banyak membutuhkan
bantuan orang lain (staff).
Perencanaan
1. Mempelajari format proposal dan laporan pertanggungjawaban dari
program kerja lain yang sebelumnya telah diadakan
2. Menyusun dan membuat proposal kegiatan berdasarkan pada format yang
berlaku di gereja KAJ
3. Membuat proposal yang memiliki format sesuai yang berlaku di kalangan
FTUI (untuk diberikan kepada Dekanat)

Contact Person:
KUKTEK UI
4. Mengumpulkan dan merapikan format dari susunan acara, susunan

kepanitiaan, susunan rencana keuangan dari bidang-bidang lain untuk
dicantumkan dalam proposal.
Pelaksanaan/Eksekusi
Sebelum hari-H
a. Membuat proposal pengajuan dana ke Dekanat FTUI dan gereja yang
berdomisili di KAJ
b. Mengurus perizinan pada proposal berupa tanda tangan dari dosen
agama katolik sekaligus Pembina KMK UI serta perizinan dari
Koordinator Presidium PMKAJ Unit Selatan dan Koordinator Presidium
KMK UI.
c. Mengeluarkan surat-surat seperti untuk tujuan peminjaman bis kuning
serta surat pengantar ke gereja-gereja
d. Menyusun notulensi hasil rapat baik rapat panitia inti maupun rapat
pleno.
Pada hari-H
a. Membantu bidang Humas dan Publikasi dalam mendata daftar peserta
kegiatan yang ikut serta
b. Mencatat notulensi rapat evaluasi per hari selama acara berlangsung
Setelah hari-H
a. Mempelajari format LPJ sesuai peraturan Dekanat FTUI dan sesuai
ketentuan MPM FTUI
b. Menyusun laporan pertanggungjawaban dari penanggung jawab
bidang-bidang
c. Mencatat notulensi rapat evaluasi

1. Koordinasi dengan Panitia Inti
a. Koordinasi dengan Project Officer
- Koordinasi dengan PO terjadi ketika sekretaris membantu
membuat timeline keseluruhan bidang untuk dimasukkan ke dalam
proposal
- Koordinasi dengan PO terjadi ketika proses pengambilan tanda
tangan dari PO, serta pihak-pihak lain seperti Pembina PMKAJ US
sekaligus dosen MPK Agama Katolik, Koordinator KUKTEK UI,
Koordinator KMK UI dan Koordinator PMKAJ US.

Contact Person:
KUKTEK UI
Koordinasi dengan PO berjalan secara tidak langsung seperti

dalam bentuk notulensi rapat evaluasi serta koordinasi dalam
pembuatan LPJ akhir.
b. Koordinasi dengan Bendahara Umum
- Koordinasi dengan bendahara terjadi ketika sekretaris harus
meminta dan merapikan rencana anggaran keuangan acara
- Koordinasi selanjutnya terjadi ketika sekretaris harus membuat
proposal untuk pengajuan dana kepada Dekanat FTUI
- Koordinasi setelah hari-H terjadi ketika sekretaris meminta laporan
keuangan serta LPJ bidang dari bendahara untuk dicantumkan
dalam LPJ
-

a. Koordinasi dengan Bidang Acara
- Koordinasi pertama diawali dengan pengumpulan data seperti
rundown acara dari PJ Acara untuk pembuatan proposal
- Koordinasi terakhir dengan PJ Acara terjadi ketika proses
pengumpulan LPJ bidang
b. Koordinasi dengan Bidang Humas dan Publikasi
- Koordinasi dengan bidang Humas dan publikasi diawali dengan
pembuatan formulir untuk pendaftaran panitia
- Selanjutnya koordinasi berupa bantuan dalam menyusun dan
mencetak data registrasi peserta
- Koordinasi akhir berupa pengumpulan LPJ Bidang
c. Koordinasi dengan Bidang Dokumentasi
- Koordinasi dengan bidang dokumentasi berupa pengumpulan dan
pengarahan pembuatan LPJ Bidang
d. Koordinasi dengan Bidang Perlengkapan
- Koordinasi dengan PJ perlengkapan terjadi ketika sekretaris
membantu mencari info mengenai proyektor yang akan digunakan
untuk hari-H
- Selain itu, sekretaris juga membantu mengumpulkan name tag
peserta pada saat acara selesai
- Koordinasi terakhir terjadi ketika pengumpulan LPJ Bidang
e. Koordinasi dengan Bidang Konsumsi
- Koordinasi dengan bidang Konsumsi hanya terjadi pada saat
pengumpulan berkas LPJ Bidang
f. Koordinasi dengan Bidang Akomodasi dan Transportasi
- Koordinasi dengan bidang akomodasi dan transportasi terjadi
ketika sekretaris membuat surat permohonan peminjaman bis

Contact Person:
KUKTEK UI
untuk digunakan pada saat berangkat dan pulang dari tempat

kegiatan
- Koordinasi selanjutnya adalah berupa pengumpulan berkas LPJ
Bidang.
g. Koordinasi dengan Bidang Dana dan Usaha
- Koordinasi dengan bidang dana usaha terjadi ketika sekretaris
harus membuat proposal untuk disebarkan ke gereja-gereja.
- Koordinasi juga terjadi ketika PJ Dana usaha membantu meminta
tanda tangan dari pihak-pihak seperti Dosen MPK Agama katolik,
Koordinator KUKTEK UI, Koordinator KMK UI dan Koordinator
PMKAJ US untuk dibubuhkan dalam proposal pengajuan dana ke
gereja-gereja.
- Koordinasi lain berupa kehadiran sekretaris untuk membantu
menyanyi di Gereja.
- Koordinasi terakhir terjadi ketika pengumpulan berkas LPJ Bidang.
Analisis SWOT
1. Strength
- Mampu bekerja secara mandiri dan cepat tanpa perlu pengawasan
berlebih dari PO
- Tidak suka menunda-nunda pekerjaan
- Mudah untuk bekerja sama dengan orang lain
2. Weakness
- Cukup sibuk sehingga terkadang sulit ditemui
3. Opportunities
- Keberadaan teman-teman BPH yang bisa memback-up sekretaris
dalam rapat
- Adanya tingkat kerjasama yang baik antara sekretaris dengan
bidang HPD dan Danus serta PO dalam mengurus administratif
(surat dan proposal)
- Adanya kepercayaan dari PO untuk dipilih menjadi sekretaris umum
acara.
4. Threat
- Karena dibiarkan bekerja mandiri, terkadang PO atau pun temanteman BPH lupa untuk mengingatkan sekretaris akan tanggung
jawab yang harus dikerjakan (misalnya surat ijin kelas)
1. Semua rencana surat keluar sudah dibuat dan disusun dengan rapi
2. Proposal pengajuan dana telah dibuat 1 bulan sebelum acara
dilaksanakan
Contact Person:
KUKTEK UI
3. LPJ diselesaikan dengan

dilaksanakan)
tepat waktu (2 minggu setelah acara
Kendala
1. Proses pembuatan proposal yang memakan waktu lama karena
keharusan diperiksa oleh pihak KMK UI dan PMKAJ US.
2. Kurangnya waktu untuk mengobrol dengan panitia yang lain sehingga
kurang mengetahui progress per bidangnya
3. Beberapa Proposal masih ada yang belum dikirim ke gereja-gereja
Solusi
1. Proses pembuatan proposal yang memakan waktu lama juga dibantu oleh
PO dan SC untuk menghubungi dan menanyakan hasil revisi serta tanda
tangan dari pihak KMK UI dan PMKAJ US.
2. Karena kurang waktu mengobrol dengan panitia lain, sekretaris berusaha
untuk mengkontak masing-masing PJ bidang yang bersangkutan untuk
menanyakan kabar progress bidangnya.
3. Menyelesaikan proposal dari jauh-jauh hari dan meminta bantuan panitia
untuk menyebarkan proposal
Evaluasi
1. Kebiasaan sekretaris untuk tidak fokus saat diadakannya rapat karena
sibuk memikirkan hal lain di organisasi lainnya
2. Komunikasi antar bidang yang kurang dengan sekretaris
Saran
1. Sebaiknya memilih sekretaris yang tidak terlalu sibuk
2. Komunikasi antar bidang ditingkatkan melalui kesadaran dari sekretaris
dalam mengetahui progress per bidang sehingga bisa membantu memberi
evaluasi.
D. Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Umum

Deskripsi Kerja
1. Menentukan pemasukan dan pengeluaran dari keseluruhan kepanitiaan
sebelum bidang-bidang mulai bekerja
2. Me-reimburse pengeluaran yang dikeluarkan oleh setiap bidang

Contact Person:
KUKTEK UI
3. Mencegah terjadinya defisit keuangan dengan menentukan anggaran

pengeluaran yang seharusnya dikeluarkan oleh tiap bidang
4. Mengawasi kinerja Bidang Dana Usaha dalam hal mencari dana
PIC
Tania Joviani Gunawan (Arsitektur 2013)
Gambaran Umum
Bidang bendahara memiliki tugas untuk membuat anggaran dana dengan
berkoordinasi terlebih dahulu dengan bidang-bidang lainnya. Di samping itu,
bendahara juga bertugas membuat pengelolaan data mengenai pengeluaran
dan pemasukan selama kepanitiaan berlangsung, serta membuat rincian
laporan keuangan. Bendahara juga bertugas mengawasi dan mengatur
kinerja bidang Dana Usaha dalam hal pencarian dana/pemasukan. Selama
kepanitiaan berlangsung, peran bendahara hanya dipegang oleh satu orang
tanpa ada bantuan wakil maupun staff khusus.
Perencanaan
a. Membuat anggaran dana keseluruhan acara dengan berkoordinasi
bersama bidang lainnya
b. Menyesuaikan anggaran dana yang disiapkan berdasarkan rancangan
pengeluaran yang telah dibuat oleh setiap bidang
c. Berkoordinasi dengan PO mengenai anggaran dana yang akan dikeluarkan
dan didapatkan
d. Mengawasi kinerja bidang Dana Usaha dalam mencari pemasukan dana
Pelaksanaan
A. Sebelum hari H
1. Membuat anggaran dana dengan tetap berkoordinasi bersama bidang
lainnya
2. Mengawasi proses dan kinerja pencarian dana dari bidang Dana Usaha
3. Mengatur pengeluaran dengan terus berkoordinasi bersama PO dan PJ
bidang-bidang yang ada
4. Bertanggung jawab penuh dalam pengelolaan penggunaan dana untuk
acara secara jelas dan rinci

Contact Person:
KUKTEK UI
5. Membantu bidang Dana Usaha dalam usaha pencarian dana

6. Berkoordinasi dan terus memberi info kepada bidang Dana Usaha dan PO
mengenai pemasukan yang telah didapatkan
B. Pada hari H
1. Mengurus transaksi pengeluaran dengan berkoordinasi dengan berbagai
bidang, terutama bidang akomodasi dan transportasi, serta bidang
konsumsi
2. Mengatur pengeluaran tambahan yang masih dibutuhkan oleh bidangbidang lainnya
C. Setelah hari H
1. Membuat laporan keuangan, kas masuk dan kas keluar
2. Membuat laporan pertanggung jawaban
3. Melakukan reimburse dengan bidang-bidang yang belum mendapat
penggantian dana
4. Mengumpulkan transaksi dan bukti pengeluaran yang digunakan oleh
setiap bidang.
- Koordinasi dengan PO berjalan dengan baik terutama dalam hal
pencarian dana baik eksternal maupun internal
- Bendahara mampu menjalankan dan mengikuti arahan dari PO
- Bendahara dan PO saling membantu mengenai masalah pendapatan
dana secara eksternal terutama sumbangan dari gereja-gereja
- Bendahara selalu memberikan informasi kepada PO mengenai total
dana yang telah didapat
b. Koordinasi dengan Sekretaris
- Koordinasi dengan Sekretaris terjadi ketika Bendahara membutuhkan
surat ijin untuk mencari dana sekaligus proposal acara yang akan
diajukan ke beberapa gereja untuk dimintai donasi, serta untuk
pengajuan dana ke dekanat
- Bendahara juga berkerja sama dengan Sekretaris dalam membuat
laporan pertanggung jawaban dan laporan keuangan acara

Contact Person:
KUKTEK UI

a. Koordinasi dengan Bidang Acara
- Koordinasi dengan Bidang acara muncul ketika PJ Bidang Acara,
Sagita, memberikan bon/bukti pembayaran beberapa barang yang
telah dibeli sebagai tanda untuk reimburse uang yang telah digunakan
untuk membelinya.
b. Koordinasi dengan Bidang Dana Usaha
- Koordinasi dengan Bidang Dana Usaha terjadi ketika PJ Bidang Dana
Usaha, Claudia Maya, memberikan dana hasil berjualan makanan dan
mengamen di gereja-gereja.
- Koordinasi utama terjadi ketika PJ Bidang Dana Usaha, Ananda Santia
membutuhkan dana sebagai modal penjualan makan siang saat
jumatan.
- Bendahara memberikan laporan kepada PJ Bidang Dana Usaha,
Claudia Maya mengenai total pendapatan yang telah terkumpul, dan
berapa banyak lagi target yang belum tercapai
c. Koordinasi dengan Bidang Konsumsi
- Koordinasi dengan Bidang Konsumsi terjadi ketika PJ Bidang
Konsumsi, Stephanie Rawi, membutuhkan uang untuk membayar
konsumsi snack awal keberangkatan.
d. Koordinasi dengan Bidang Transportasi
- Koordinasi dengan Bidang Transportasi terjadi ketika PJ Bidang
Transportasi, Deve, meminta dana untuk membayar bis sebesar 2.5
juta.
- Koordinasi dilanjutkan ketika PJ Bidang Transportasi, Deve, meminta
dana tambahan untuk biaya tol dan akomodasi transportasi lainnya.
e. Koordinasi dengan Bidang Akomodasi
- Koordinasi dengan Bidang Akomodasi terjadi ketika PJ Bidang
Akomodasi, Indah, meminta dana untuk membayar villa dan konsumsi
sebesar 6 juta.
- Terjadi pula koordinasi dengan Bidang Akomodasi, ketika bidang
tersebut membutuhkan dana untuk menyewa ruangan untuk
melakukan briefing acara.
f. Koordinasi dengan Bidang Perlengkapan
- Koordinasi dengan Bidang Perlengkapan terjadi ketika PJ Bidang
Perlengkapan, Kenneth Keulana meminta dana untuk reimburse
barang-barang yang dibeli terlebih dahulu.

Contact Person:
KUKTEK UI
g. Koordinasi dengan Bidang Humas, Publikasi dan Dokumentasi

- Koordinasi dengan Bidang HPD terjadi ketika PJ Bidang HPD,
Gabriella, saling berkoordinasi untuk mendata peserta retret yang telah
mendaftar dan membayar iuran.
- Koordinasi dengan Bidang HPD terjadi ketika PJ Bidang HPD,
Gabriella membutuhkan dana untuk biaya pencetakan banner retret
KUKTEK 2015
Analisis SWOT Bidang
1. Strength
- Bendahara terus memperbaharui kondisi keuangan kas yang dimiliki
dan terus menginfokannya kepada PO dan PJ Dana Usaha,
- Bendahara memiliki rekening BCA sehingga transaksi yang melalui
system transfer dapat dilakukan dengan cepat dan lebih praktis
2. Weakness
- Bendahara sering tidak dapat berpartisipasi dalam pencarian dana
terutama pada saat dana usaha mengamen
3. Opportunities
- PO acara ini, Radipoda Situmorang telah mempercayai saya sebagai
Bendahara dan sangat mengerti kondisi saya yang tidak dapat selalu
membantu kegiatan pencarian dana
- Panitia acara lainnya yang rajin memberikan laporan pengeluaran
kepada Bendahara sehingga bisa dirinci pengeluarannya
- Banyak panitia yang turut serta membantu PJ Dana Usaha dalam hal
pencarian dana sehingga pemasukan terus bertambah
4. Threat
- Kegiatan dari bendahara yang sangat padat, seperti tugas perkuliahan,
kepanitiaan lainnya, dan urusan pribadi lainnya, serta sering proses
reimburse dana dengan PJ Dana Usaha menjadi sering terhambat
- Durasi untuk mempersiapkan retret yag terlalu singkat sehingga dana
yang dibutuhkan sempat belum mencapai target, terutama karena dana
DPGM belum turun pada saat retret akan dilaksanakan
Semua pengeluaran dan pemasukan telah tercatat dengan baik.

Contact Person:
KUKTEK UI
Evaluasi/Kendala
1. Kurangnya waktu untuk koordinasi lebih lanjut dengan PJ Dana Usaha
serta PO sehingga harus memberikan uang lebih kepada kedua pihak
mengingat adanya transaksi yang tidak bisa diikuti oleh bendum
2. Penentuan anggaran dana untuk beberapa bidang yang masih sangat
kasar dikarenakan beberapa PJ belum bisa menentukan berapa
pengeluaran yang akan mereka keluarkan, sehingga bendahara
menentukan sendiri bersama PO dan Panitia inti.
3. Waktu persiapan retret yang terlalu singkat, sehingga memasukkan
proposal retret ke DPGM agak terlambat, mengakibatkan keuangan
retret kali ini sempat mengalami kendala
4. Menerapkan sistem reimburse untuk beberapa bidang kepanitiaan
5. Jumlah peserta di hari-H berubah karena beberapa peserta tidak jadi
ikut acara retret, padahal di H-5 sudah dilakukan pembayaran untuk 50
peserta dan tidak bisa ditarik karena sudah menjadi uang konsumsi
dari pihak Pondok Yasmin.
Solusi
a. Untuk masalah koordinasi dengan bidang Dana Usaha, dan PO masih
dapat diatasi dengan adanya media sosial Whatsapp, komunikasi
antara bendahara dengan PJ Dana Usaha dan PO tetap berjalan
dengan lancar. Yang penting ialah mereka tetap menyimpan bukti
pembayaran sehingga hasil rekapan dana tidak akan mengalami
kendala.
b. Untuk masalah penentuan anggaran dana yang masih kasar, dapat
diatasi dengan melihat laporan pertanggungjawaban tahun lalu untuk
mendapatkan gambaran berapa dana yang akan dikeluarkan. Apabila
akan dilakukan perubahan besar pada acaranya seperti untuk bidang
konsumsi menggunakan catering, maka akan lebih baik apabila
konsumsi telah melakukan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan
seperti menelpon beberapa catering untuk menanyakan perkiraan
biayanya.
c. Untuk masalah catatan pengeluaran di awal kepanitiaan yang masih
berantakan, akan lebih baik bila bendahara terlebih dahulu
menanyakan lebih rinci pengeluaran serta perkiraan pendapatan dari

Contact Person:
KUKTEK UI
bidang Danus serta target-target dan usaha yang akan dilakukan untuk
mencapai target tersebut.
d. Untuk penggunaan ATM, memang dianjurkan mengingat jumlah uang
yang dibutuhkan cukup besar, akan tetapi akan lebih baik apabila
memiliki rekening baru agar uang yang dipegang benar-benar tidak
tercampur oleh uang lainnya. Boleh menggunakan rekening orang lain,
namun sebaiknya orang tersebut memilik klik BCA agar dapat melihat
dengan jelas sumber pemasukan pada rekening tersebut.
e. Untuk masalah reimburse, dilakukan pengembalian uang kepada
setiap bidangnya setelah ada bukti pembayarannya, maka dari itu
bendahara harus terus mengingatkan setiap bidang untuk terus
menyimpan bukti pembayaran.
Saran
1. ATM sebaiknya tetap terus digunakan selama uang yang disimpan
berada dalam jumlah besar, akan lebih baik untuk membuka rekening
baru, atau rekening lama namun dengan perincian jelas agar uang
tidak tercampur
2. Rapat baik pleno, rapat bidang maupun rapat panitia inti sebaiknya
dilakukan lebih sering lagi untuk mencatat lebih rinci pengeluaran dan
pendapatan tiap bidang
3. Bendahara lebih teliti lagi dalam mengelola keuangan baik pemasukan
dan pengeluarannya, harus langsung mencatat segala aliran dana agar
tidak ada yang terlewat
4. Setiap bukti pembayaran yang ada disimpan kembali oleh bendahara,
bendahara harus terus mengingatkan setiap bidang untuk menyimpan
bukti pembayaran agar dapat direimburse
5. Masa persiapan untuk retret harus lebih diperpanjang agar durasi untuk
mencari dana nya juga lebih panjang dan lebih maksimal, apabila
waktunya terlalu berdekatan dengan waktu pelaksanaan akan sulit
memenuhi target dana pada awal anggaran
E. Laporan Pertanggungjawaban Bidang Acara

Deskripsi Kerja
1. Menentukan tema dan konsep acara bersama dengan Ketua Pelaksana

Contact Person:
KUKTEK UI
2.
3.
4.
5.
6.
Membuat rundown dan TOR (Terms of Reference)

Mencari pengisi acara (romo dan frater)
Mengatur pembuatan kelompok
Berkoordinasi dengan bidang humas untuk menyediakan name tag
Berkoordinasi dengan bidang perlengkapan untuk menyiapkan alat-alat
yang diperlukan
PIC
Nama
Samuel Dharmawan
Ignatius Dwi Sagita
Posisi
Penanggung Jawab
Staff
Departemen dan Angkatan

Arsitektur 2013
Teknik Mesin 2013
Gambaran Umum
Secara umum, bidang acara adalah bidang yang harus bisa menjadi
konseptor dan eksekutor yang baik. Bidang ini merangkai susunan acara
mulai dari tema besar lalu di breakdown menjadi rangkaian sesi dan kegiatan.
Bidang acara juga harus mampu memperkirakan berbagai kemungkinan yang
ada, sehingga perlu untuk membuat berbagai rencana alternatif. Lalu, setelah
perencanaan selesai, bidang acara harus mampu mengeksekusinya dengan
baik. Bidang acaralah yang bertanggung jawab untuk mengkondisikan
peserta untuk berproses agar mendapatkan output yang diinginkan sesuai
rencana.
Perencanaan
Pertama-tama, bidang acara berdiskusi dengan PO untuk membuat tema.
Kami mengidentifikasi terlebih dahulu jenis retret seperti apa yang sedang
dibutuhkan anggota KUKTEK pada saat ini. Lalu kami melihat bahwa
mayoritas anggota KUKTEK dulunya bersekolah di sekolah swasta yang
mayoritas Katolik dan memang mereka sudah dibaptis sejak lahir, namun
sekarang mereka harus menjadi kaum minoritas di lingkungan Universitas
Indonesia. Oleh sebab itu, tercetuslah tema Jesus Today dengan maksud
bahwa kami ingin menanamkan nilai-nilai yang sekiranya akan Tuhan Yesus
lakukan jika Ia hidup pada masa kini, dengan tujuan agar peserta dapat
meneladaninya. Kemudian kami berkonsultasi dengan Romo pembimbing dan
beliau menyetujuinya.
Setelah itu, kami mulai berdiskusi tentang konsep alur apa yang ingin
digunakan. Kami mengadopsi konsep See-Judge-Act sebagai benang merah
yang harus ditarik dalam acara ini. See diwujudkan dalam pemahaman-

Contact Person:
KUKTEK UI
pemahaman mengenai spiritualitas Katolik. Judge diwujudkan dalam sesi

exposure yang mengharuskan peserta untuk berinteraksi secara langsung
terjun ke masyarakat untuk melihat fenomena yang ada secara nyata dan
aktual. Judge ini dilakukan berdasarkan pada teori yang telah didapat pada
See dan fenomena nyata pada Exposure, dengan tujuan agar peserta dapat
menentukan tindakan seperti apa yang perlu dilakukan pada Act. Act
diwujudkan dalam bentuk misa kreatif, di mana peserta diharapkan untuk
dapat mengekspresikan imannya sesuai dengan apa yang telah didapat
selama retret melalui misa kreatif tersebut.
Kami membagi peserta ke dalam empat kelompok. Kami menugaskan setiap
kelompok untuk membuat ice breaking yang akan dimainkan secara
bergilirann pada setiap pergantian sesi. Selain itu, kelompok ini juga akan
memiliki peran masing-masing pada saat misa kreatif. Kelompok 1 bertugas
untuk menyiapkan musik kreatif. Kelompok 2 bertugas untuk menari pada
saat persembahan. Kelompok 3 bertugas untuk menyiapkan drama singkat
sebagai pengantar homili. Kelompok 4 bertugas untuk menyiapkan lektor dan
pemazmur, serta menjadi time keeper selama retret berlangsung.
Selain acara, bagaimana pun juga karena bentuknya retret, kami perlu
mencari Romo sebagai pembimbing sekaligus pengisi acara retret ini. Namun,
dengan waktu yang singkat, kami tidak dapat menemukan Romo untuk
mengisi acara kami. Oleh sebab itu, pada akhirnya kami memutuskan untuk
meminta tolong kepada frater untuk mengisi acara kami selama hari Sabtu,
lalu Romo mengisi hari Minggu saja untuk memimpin misa Kreatif.
Sebagai output retret ini, bidang acara menyiapkan Kertas Inspirasi. Setiap
peserta akan mendapat selembar kertas inspirasi. Isinya adalah refleksi
peserta terhadap bacaan rohani dan journalling mengenai sesi yang ada.
Kertas inspirasi semua peserta ini nantinya akan dijilid sebagai bentuk nyata
output retret KUKTEK UI 2015.
Pelaksanaan
Sebelum hari H
Sebelum hari H, acara membuat rundown dan TOR. Lalu, rundown dan TOR
tersebut dikirimkan kepada frater pengisi acara. Kekurangannya adalah
kurangnya briefing kepada frater. Panitia bertemu frater baru pada hari H,
sehingga kurang banyak berdiskusi sebelumnya. Sebelum hari H, bidang
acara juga berkoordinasi dengan humas untuk menyiapkan nametag dan
mengatur pembagian kelompok. Bidang acara juga berkoordinasi dengan
bidang perlengkapan terkait alat-alat yang perlu disediakan.
Contact Person:
KUKTEK UI
Hari H
Pada hari H, bidang acara bertanggung jawab terhadap keberlangsungan
acara secara keseluruhan, mulai dari pembawa acara, ice breaking,
ketepatan waktu, kesesuaian penyampaian materi, dsb. Hal terpenting yang
perlu diperhatikan adalah improvisasi bidang acara jika ada hal-hal yang
terjadi diluar perencanaan, misalnya keterlambatan waktu.
Sesudah hari H
Sesudah hari H, bidang acara merapihkan kertas inspirasi untuk dijilid
sebagai output retret KUKTEK UI 2015. Bidang acara juga membuat laporan
pertanggungjawaban sebagai bekal pembelajaran untuk panitia tahun depan.
Koordinasi dengan Bidang-Bidang
1. PO
- Pembuatan konsep dan rundown
2. Perlengkapan
- Menyiapkan alat-alat yang perlu
3. Humas
- Membuat nametag dan pembagian kelompok
Analisis SWOT
1. Strength
- Acara memiliki staff yang sudah memiliki pengalaman yang sangat baik
dalam membuat acara kerohanian
- Staff cukup kooperatif dalam berkoordinasi
2. Weakness
- Kurangnya sumber daya manusia
3. Opportunities
- Banyak teman-teman yang mau membantu dengan suka hati
- Peserta antusias dan interaktif
4. Threat
- Kesulitan mencari romo pengisi acara sehingga tidak bisa banyak
berdiskusi dengan yang sudah ahli
Kendala
1. Kurangnya sumber daya manusia
Hal ini disebabkan oleh staff acara yang memang sedikit dan tidak ada
yang bisa hadir pada hari H.
2. Kesulitan mencari romo pengisi acara
Salah satu penyebab terbesar adalah waktu yang mepet dan panitia
yang kurang bergerak cepat.

Contact Person:
KUKTEK UI
3. Sulitnya mencari tempat exposure

Kesesuaian tempat exposure sangat mempengaruhi output, oleh sebab
itu perlu dipikirkan ulang untuk tempat exposure yang sesuai.
4. Pada akhir retret kurang ada sesi kesimpulan
Seharusnya pada akhir retret, ada 1 sesi kesimpulan untuk menarik
benang merah acara ini.
5. Acara berjalan dengan kurang tepat waktu
Kelompok time keeper kurang menjalankan tugasnya
Solusi
1. Pengurus Inti dijadikan staff acara.
2. Menggunakan frater sebagai pengisi acara. Untuk ke depannya, faktor
Romo sangat perlu diperhatikan. Menurut saya pribadi, sangat penting
untuk diskusi dengan Romo terutama mengenai konten acara.
Bagaimanapun juga sebagai mahasiswa, pengetahuan kita masih
kurang jika dibandingkan dengan Romo
3. Exposure ke pedagang dan wisatawan. Tim advance seharusnya
mencari tempat exposure sampai dapat.
4. Ditutup dengan khotbah romo pada misa kreatif
5. Seharusnya panitia tidak hanya mengandalkan kelompok time keeper.
Panitia juga harus sadar diri dan memberi teladan kepada peserta
tentang hal ketepatan waktu.
Evaluasi
1. Kurang sigap dalam mencari romo pengisi acara, sehingga fiksasi
romo pun baru dilaksanakan H-1.
2. Kurang briefing kepada frater pengisi acara karena belum sempat
bertemu secara langsung.
3. Staff acara tidak ada yang bisa hadir pada hari H sehingga digantikan
teman-teman lain.
4. Ada beberapa sesi yang kurang tepat waktu, tetapi masih bisa dikejar
sesuai run down.
Saran
1. Romo pengisi acara sebaiknya sudah disiapkan dari jauh-jauh hari
2. Banyaklah berdiskusi dengan romo mengenai konten acara untuk
memastikan tujuan akan tercapai
3. Perhatikan kebutuhan anggota KUKTEK saat mengonsepkan tema.

Contact Person:
KUKTEK UI
4. Bidang acara harus bisa menjadi time keeper yang baik. Jika terlambat,
harus bisa mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
F. Laporan Pertanggungjawaban Bidang Humas, Publikasi, dan

Dokumentasi
Deskripsi Kerja
1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan berupa poster
coming soon, count down, dan poster utama.
2. Mendesain spanduk acara
3. Menjadi contact person dan memberikan informasi kepada anggota
KUKTEK
4. Mengkoordinasikan dan melaksanakan publikasi acara kepada seluruh
anggota KUKTEK
5. Membuat sistem jarkom perihal acara
6. Mendata nama-nama peserta yang mendaftar secara online dan manual
7. Mendokumentasikan acara dan mempublikasikan setelahnya
PIC
Nama
Gabriella Djaya Atmadja
Karen
Anthony Ivan
Posisi
Penanggung Jawab
Staff
Staff

Arsitektur 2013
Arsitektur Interior 2013
Teknik Elektro 2013
Gambaran Umum
Bagian HPD bertugas untuk menyebarluaskan perihal acara Retret KUKTEK
2015
kepada
seluruh
anggota
KUKTEK
(termasuk
alumni),
mengkoordinasikan pendaftaran, dan melakukan dokumentasi.
Perencanaan:
1. Mengkoordinasikan jobdesk dalam tim, yaitu desain logo, poster, spanduk,
nametag acara. dan dokumentasi.
2. Mendesain dan mempublikasikan poster coming soon, countdown, dan
poster utama.
3. Meyiapkan form pendaftaran peserta yang kemudian disebarkan bersama
dengan poster melalui media sosial.
4. Melakukan proses registerasi sebelum keberangkatan acara.
5. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara dan mempublikasikannya.

Contact Person:
KUKTEK UI
Pelaksanaan/ Eksekusi
Bidang HPD mulai mendesain logo acara yang diperlukan dalam persiapan
acara. Kemudian, mendesain poster-poster berkaitan dengan acara dan
mempublikasikannya melalui media sosial: LINE, Whatsapp, dan Facebook
bersama dengan form pendaftaran peserta acara. Update nama-nama
pendaftar dilakukan secara berkala sampai registerasi pendaftaran pada hari
acara.
a. Project Officer
HPD mendapat detail konten acara untuk keperluan Publikasi
dari PO
b. Sekretaris
Sekretaris membantu proses registerasi terakhir dan
pembuatan LPJ
c. Bendahara
HPD meminta dan menerima uang untuk pencetakkan
spanduk
a. Bidang Acara
HPD memberikan daftar peserta untuk keperluan acara
b. Bidang Akomodasi
HPD tidak berkoordinasi dengan bidang Akomodasi
c. Bidang Perlengkapan
HPD menyerahkan desain spanduk untuk dicetak dan siap dibawa oleh
bidang perlengkapan
d. Bidang Dana Usaha
HPD tidak berkoordinasi dengan bidang Dana Usaha
e. Konsumsi
HPD tidak berkoordinasi dengan bidang Konsumsi
Analisis SWOT bidang
Strength
Jarkom dan publikasi di media sosial berjalan dengan baik
Weakness
Kesulitan perihal dokumentasi akibat kurangnya staff
Opportunity

Contact Person:
KUKTEK UI
Terdapat berbagai macam media sosial dan media elektronik sebagai

sarana publikasi, staff berkompeten dalam hal desain
Threat
Pemilihan waktu acara kurang tepat sehingga kesulitan mengajak
Pencapaian parameter keberhasilan

1. Seluruh poster dapat dipublikasikan tepat waktu
2. Spanduk dan nametag dapat dicetak tepat waktu
3. Dokumentasi lengkap dipublikasikan
Kendala
Kurangnya staff untuk menangani seluruh jobdesk bidang
Kesalahpahaman pembagian tugas sehingga pembuatan desain logo
sedikit terhambat.
Evaluasi :
Membuat sistem jarkom yang lebih tersebar ke seluruh angkatan dan
alumni.
Spanduk tercetak dan poster terpublikasi dengan baik.
Mempublikasikan foto di group Facebook KUKTEK
Menjadi contact person bagi peserta dan gereja
Berkoordinasi cukup baik dalam dan antar bidang.
Dokumentasi digantikan dengan staff bidang lain.
Saran
Meningkatakan komunikasi diantara anggota bidang serta anggota
bidang lain sehingga tugas dapat terlaksana dengan baik dan sesuai
dengan jobdesk.
Sebaiknya staff dokumentasi telah ditentukan sebelum-sebelumnya.
G. Laporan Pertanggungjawaban Bidang Perlengkapan

Deskripsi Kerja
1. Berkoordinasi dengan bidang acara dan konsumsi dalama menentukan
alat dan bahan yang diperlukan.
2. Mengatar dan menjempput perlengkapan ked an dari lokasi acara serta
menjaga seluruh perlengkapan yang ada di lokasi selama acara
3. Melakukan cek ulang dari kelengkapan peralatan yang dipakai sebelum
dan acara dimulai dan acara selesai.

Contact Person:
KUKTEK UI
4. Menjadi tim advance untuk mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan

sebelum acara dimulai di lokasi.
PIC
Nama
Kenneth Keulana
Mathias Bimo
Randy Sanjaya
Posisi
Penanggung Jawab
Staff
Staff

Teknik Elektro 2013
Teknik Elektro 2013
Teknik Elektro 2013
Gambaran Umum
Bidang perlengkapan bertugas untuk menyiapkan segala perlengkapan dan
peralatan yang dibutuhkan dalam acara RET RET KUKTEK 2015 ini, tentunya
untuk membantu acara tersebut dapat berjalan dengan lancer sesuai dengan
yang direncanakan. Bidang perlengkapan diwajibkan berkoordinasi dengan
semua bidang lainnya untuk mengetahui perlengkapan apa saja yang
dibutuhkan sebelum, saat, dan sesudah acara berlangsung.
Perencanaan
a. Membuat daftar perkiraan perlengkapan yang akan digunakan pada acara
pada rapat pertama.
b. Berkoordinasi dengan semua bidang lainnya jauh sebelum hari H untuk
mendapatkan gambaran.
c. Mencari sumber untuk persiapan peminjaman perlengkapan yang penting
dan cenderung sulit dicari.
d. Berkoordinasi dengan semua bidang lainnya pada hari rapat terakhir
sebelum hari H untuk memastikan perlengkapan apa saja yang
dibutuhkan untuk acara.
e. Mencari dan mendapatkan perlengkapan yang dibutuhkan dengan cara
meminjam ataupun membeli barang-barang yang dibutuhkan.
f. Mempersiapkan semua perlengkapan yang perlu dibawa untuk loading
pada hari H ke transportasi yang akan membawanya ke tempat acara.
g. Loading semua barang yang telah dipersiapkan ke kendaraan yang akan
membawa ke tempat acara.
h. Unloading semua perlengkapan yang telah dibawa ke tempat acara.
i. Mempersiapkan perlengkapan sesuai kebutuhan di lokasi pada saat
advance.

Contact Person:
KUKTEK UI
j.
Memberikan perlengkapan kepada bidang yang membutuhkan selama

acara berlangsung.
k. Loading semua perlengkapan untuk kembali dibawa pulang dari tempat
acara.
Pelaksanaan
1. Sebelum hari H
a. Memperkirakan dan mencatat perlengkapan yang kira-kira akan
digunakan pada acara RET-RET 2015.
b. Berkoordinasi dengan PO dan PJ acara mengenai kemungkinan
perlengkapan yang akan dipakai kembali pada acara ini.
c. Menanyakan perlengkapan yang dibutuhkan pada semua bidang pada
rapat terakhir sebelum hari H
d. Membeli beberapa perlengkapan yang dibutuhkan berikut ini.
No
Perlengkapan
Sumber
Harga (Rp)
1
White Board
Usaha Citra
26000
2
Kertas Karton
Usaha Citra
16000
3
Karton Manila
Gramedia
12000
4
Spidol
Gramedia
9500
5
Sticky Notes
Gramedia
18500
6
Lilin
Kutek
65000
7
Plastik
Kutek
7000
Untuk keterangan lebih jelas bisa dilihat dari bon yang dilampirkan.
e. Meminjam beberapa perlengkapan yang dibutuhkan berkut ini.
No
Perlengkapan
Sumber
1
Sound System
Mathias Bimo
2
Layar
Mathias Bimo
3
Proyektor
Mathias Bimo
4
Toa
Sekre KUKTEK
5
Kabel Roll
Sekre KUKTEK
6
Isolasi
Sekre KUKTEK
7
HVS
Sekre KUKTEK
8
Gitar
Sekre KUKTEK
9
Kantong Kolekte
Sekre KUKTEK
10
Tikar
Villa Pondok Yasmin
f. Mempersiapkan semua perlengkapan dengan memasukan ke plasticplastik besar perlengkapan.

Contact Person:
KUKTEK UI
2. Saat hari H
a. Loading barang bersama dengan PJ acara ke dalam mobil advance.
b. Setibanya dilokasi acara, semua perlengkapan di-unload dan diletakkan
di kamar panitia Villa Pondok Yasmin.
c. Menyiapkan spanduk RET RET 2015 untuk memasangnya.
d. Sebelum kembali ke depok, semua perlengkapan diangkut kembali ke
mobil sweeping.
3. Sesudah hari H
Sesaat sampai di depok siang hari, semua perlengkaan di letakkan di
secretariat KUKTEK untuk dikembalikan ke sumber peminjamnya kemudian.
1.
Koordinasi dengan panitia Inti
Melaporkan kemungkinan pemakaian kembali perlengkapan yang
dipakai pada acara RET-RET 2015 lalu. Melaporkan progress bidang
pada setiap rapat. Berkoordinasi mengenai perlengkapan yang akan
dibawa pada rapat terakhir.
b. Koordinasi dengan bendahara
Memberi nota-nota perlengkapan yang dibelanjakan.
c. Koordinasi dengan Sekretaris.
Sekretaris memberikan format LPJ sehingga dapat dibuat LPJ bagian
perlengkapan.
2.
Koordinasi dengan bidang-bidang lainnya.

a. Koordnasi dengan bidang acara
Berkoordinasi mengenai pemakaian perlengkapan dalam acara,
membagi tugas antara perlengkapan dan acara untuk mengumpulkan
barang yang dibutuhkan saat acara. Bidang acara mengumpulkan
barang untuk games saja sedangakan perlengkapan mengumpulkan
semua kebutuhkan peralatan harian.
b. Koordinasi dengan bidang HPD
Berkoordinasi dengan membantu banner dan mempersiapkannya ketika
acara berlangsung.

Contact Person:
KUKTEK UI
Analisis SWOT
1. Strength.
a. Perlengkapan yang dibutuhkan relative mudah dicari, bisa dibeli
dengan mudah di took pada umumnya, dan sebagian perlengkapan
RET-RET 2015 masih bisa dipakai.
b. Mempunyai staff yang dapat diandalkan dan mudah diberikan
koordinasi saat dibutuhkan dan mengerti apa yang harus dukerjakan.
2. Weakness.
Waktu yang terbatas dalam pemberitahuan perlangkapan apa saja
yang dibutuhkan.
3. Opportunity.
Jalur koordinasi dengan staff berjalan dengan baik, dan koordinasi
kepada panitia inti dan acara berjalan dengan baik.
4. Threat.
Koordinasi antara bidang yang berkaitan dengan perlengkapan sedikit
terlambat untuk dimulai walaupun dapat dilakukan dengan cepat
karena panitia memiliki kesibukan di luar kepanitiaan RET-RET 2015.
Kendala
1. List perlengkapan yang diberikan oleh bidang acara masih ada yang
kurang.
Solusi
1. Untuk koordinasi antar bidang yang terkait dengan bidang
perlengkapan agar lebih focus dalam mengerjakan tugasnya supaya
dapat mengurangi potensi keterlambatan dalam penyerahan list
barang, dengan begitu keterlambatan dalam pembelian barang bisa
dicegah.
Evaluasi
1. Para Staff agar bisa lebih siap standby apabila tugas perlengkapan
yang sifatnya mendadak dan urgent, karena hal seperti itu lumrah
terjadi di bidang perlengkapan.
2. Perlengkapan krusial seperti sound system, layar dan proyektor kali ini
cenderung mudah, karena ada salah satu staff kami yg mempunyai
barang-barang tersebut.

Contact Person:
KUKTEK UI
Saran
1. Setiap bidang yang meminta perlengkapan sebaiknya mengikuti
deadline yang telah disepakati sebelumnya, sehingga pemberitahuan
perlengkapan tidak mendadak dan barang dapat dipersiapkan dengan
baik.
H. Laporan Pertanggungjawaban
Kesehatan
Bidang
Konsumsi
dan
Deskripsi kerja
1. Mempersiapkan makanan dan minuman untuk peserta dan panitia
2. Memastikan kesiapan dan kecukupan makanan dan minuman untuk
peserta dan panitia
3. Menyediakan P3K untuk kebutuhan peserta dan panitia selama
kegiatan
PIC: Stephanie Rawi
Task force (hari H): Agusta Indahingtyas, Claudia Maya
Gambaran Umum
Bertugas minuman untuk para peserta dan panitia selama 3 hari 2 malam
sehingga para peserta bisa menjalani acara dengan tidak kelaparan dan
bertenaga.
Perencanaan
Menyusun list perkiraan snack yang akan dipesan agar sesuai dengan
anggaran biaya minimum dan memberikan pilihan untuk didiskusikan pada
rapat pleno. Menyusun list obat-obatan yang masih ada dari acara KUKTEK
sebelumnya dan yang harus dibeli. Memilih menu makanan untuk 2 hari dari
pihak tempat ret-ret.
Pelaksanaan
Bidang konsumsi melakukan survey pertama ke lokasi. Setelah mengetahui
harga dan menu makanan, bidang konsumsi melakukan diskusi untuk
menentukan menu makanan yang akan dipilih selama 3 hari 2 malam.
Bidang konsumsi memastikan jumlah makanan yang akan dipesan,
memberitahu menu makanan yang diharapkan serta harganya sehingga
terjadi kesepakatan pada kedua belah pihak.
Hari pertama acara, diawali dengaan adanya snack malam dibis. Pada hari
kedua, terdapat sarapan, makan siang, snack sore, dan juga makan malam.

Contact Person:
KUKTEK UI
Pada hari ketiga, terdapat sarapan dan makan siang sebelum pulang.
Makanan dan minuman seluruhnya dipersiapkan tepat waktu oleh catering
dan tidak mengalami kekurangan.
- Dengan bendahara: koordinasi anggaran biaya yang dapat dikeluarkan
untuk keperluan konkes
- Dengan transportasi: memastikan ketersediaan transportasi untuk
mobilisasi snack pada hari Jumat
Analisis SWOT
- Strength
Dana yang ada cukup dan jumlah yang disiapkan tidak terlalu banyak
sehingga jika packing dilakukan sendiri menekan biaya yang cukup
besar, sudah disediakan makanan dari rumah ret-ret mempermudah
ketersediaan konsumsi saat acara berlangsung
- Weakness
Tidak adanya staff sehingga tidak bisa delegasi tugas sama sekali
- Opportunity
Ada yang dapat meng-cover ketidakhadiran PJ konkes
- Threat
PJ tidak dapat hadir karena acara eksternal
Kendala
Ketika pembelian snack, di toko roti yang bersangkutan tidak dapat memesan
secara langsung via telepon sehingga harus pulang pergi dua hari untuk
memesan, karena tidak efisien jadi PJ hanya datang di hari H dan membeli
banyak roti dengan ragam berbeda sehingga terkesan tidak adil untuk
berbagai varian roti. Kendala muncul lagi ketika mobilisasi Jumat malam ke
FT akan tetapi hujan deras sehingga tidak memungkinkan mengikuti hasil
diskusi rapat yakni dengan motor sehingga untuk menunggu membutuhkan
waktu yang cukup lama dan tidak sesuai planning.
Solusi
Tidak urgent untuk snack sehingga berjalan baik-baik saja.
Makanan mencukupi, tidak ada yang sakit namun obatnya habis atau tidak
tersedia

Contact Person:
KUKTEK UI
Evaluasi
Staff paling tidak harus ada satu. Mengingat tim advance sehingga ada
baiknya membawa makanan berat untuk tim advance ketika berangkat atau
membawa makanan back up (seperti Indomie, super bubur, dll)
Kelebihan
Biaya untuk snack amat murah, makanan saat hari H berlebih dan enak
mengeyangkan, terlebih tersedia dari rumah ret-ret sehingga memastikan
kecukupannya mudah
Kekurangan
PJ tidak dapat hadir, dan keterbatasan orang sehingga harus mengepak
sendiri dari melipat box hingga penyusunannya
Saran
Keberadaan P3K disimpan dan di list dengan baik sehingga ketika dibutuhkan
tidak perlu membeli baru lagi tapi dari yang lama. Koordinasi dengan bidang
lain ditingkatkan dan memberikan planning untuk berbagai keadaan yang
mungkin terjadi
I. Laporan Pertanggungjawaban Bidang Akomodasi

Deskripsi Kerja
1. Melakukan reservasi rumah retret
2. Berkoordinasi dengan bidang perlengkapan, acara, dan konsumsi dalam
menyiapkan perlengkapan dan keberlangsungan retret
PIC
Nama
Posisi
Agusta Indahing Tyas
Penanggung Jawab
Departemen dan
Angkatan
Teknik Kimia 2013
Gambaran Umum
Pada kegiatan retreat tahun ini, bidang akomodasi bertugas untuk melakukan
reservasi rumah retreat yang disesuaikan dengan tema acara dan jumlah
peserta. Bidang akomodasi berkoordinasi dengan pihak rumah retreat dalam
penyediaan ruang, kebersihan, dan konsumsi, serta kepada panitia dalam
penyampaian informasi terkait.

Contact Person:
KUKTEK UI
Perencanaan
1.
2.
3.
Survey lokasi dan kondisi rumah retreat

Menghubungi pemilik rumah retreat untuk mengurus hal-hal terkait
retreat dan pembayaran
Menjadi tim advance sebelum acara dimulai
Pelaksanaan
1. Survey telah dilaksanakan pada 29 Oktober 2015 yang diikuti oleh PO,
bidang acara, bidang akomodasi, bidang transportasi, dan SC Retreat.
Hasil survey menyatakan bahwa panitia setuju menggunakan Pondok
Yasmin sebagai rumah retreat melihat kondisi yang memadai dengan
harga terjangkau dan lokasi yang cukup dekat.
2. Bidang akomodasi melakukan reservasi Pondok Yasmin melalui telepon
dan email, serta melakukan follow up terkait pembayaran dan izin masuk
Taman Wisata Gunung Pancar, dimana Pondok Yasmin terletak di dalam
kawasan itu.
3. Bidang akomodasi tidak dapat ikut menjadi tim advance dikarenakan
beberapa hal dan menitipkan tugas pengecekan kondisi rumah retreat
kepada anggota tim advance lain.
Koordinasi dengan Bidang-Bidang
1. Koordinasi dengan BPH
Koordinasi dengan BPH terkait dengan konsumsi, perlengkapan,
pendanaan, dan transportasi berjalan baik.
2. Koordinasi dengan BP
Tidak ada BP di bidang akomodasi.
Analisis SWOT
1. Strength
a. Pembagian tugas untuk bidang akomodasi sudah jelas
b. Dapat bekerjasama dengan baik dengan bidang lain
2. Weakness
a. Lupa melakukan follow up
3. Opportunity
a. Tugas bidang akomodasi tidak terlalu rumit untuk dipegang sendiri
sehingga tidak diperlukan BP
4. Threat
a. Sulitnya menghubungi pihak Pondok Yasmin diluar jam dan hari kerja
sehingga follow up menjadi agak terhambat

Contact Person:
KUKTEK UI
Kendala
1. Bidang akomodasi kesulitan menghubungi pemili Pondok Yasmin di luar
jam dan hari kerja. Sementara pada hari dan jam kerja, penanggung
jawab memiliki jam kuliah.
2. Kurang jelasnya instruksi dari pemilik terkait dengan ijin masuk Gunung
Pancar dimana Pondok Yasmin terletak di dalam kawasannya, sehingga
tim advance agak terkendala.
3. Sedikit kendala di bagian keuangan terkait dengan dalah satu biaya dari
rumah retreat yang bersifat sukarela.
4. Kebersihan rumah retreat yang agak kurang dikarenakan terdapat banyak
anjing yang berkeliaran di dalam rumah retreat, serta serangga akibat
sudah masuk musim penghujan
Solusi
1. Usahakan ingat untuk melakukan follow up dan membuat daftar
pertanyaan terkait,
2. Mencatat hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan retreat saat
melakukan survey
1. Mendapatkan rumah retreat yang sesuai dengan tema acara dengan
harga terjangkau,
2. Rumah retreat memadai untuk berlangsungnya kegiatan.
Evaluasi
Bidang akomodasi sebaiknya selalu ingat melakukan follow up kepada pihak
rumah retreat dan panitia dan membuat daftar hal-hal yang dibutuhkan
selama retreat berlangsung, seperti ketersediaan kamar, peralatan, dan
kebersihan.
Saran
Untuk ke depannya sebaiknya rumah retreat dicari segera setelah kepanitiaan
terbentuk. Biaya untuk akomodasi pun harus realistis, jangan terlalu murah,
jangan terlalu mahal. Follow up dilakukan sesering mungkin untuk
menghindari miscommunication.

Contact Person:
KUKTEK UI
J. Laporan Pertanggungjawaban Bidang Transportasi

Deskripsi Kerja
1. Membuat rencana transportasi menuju lokasi (Peta)
2. Melakukan peminjaman transportasi (bis kuning)
3. Berkoordinasi dengan bidang Perlengkapan dalam membawa dan
menyiapkan perlengkapan ke lokasi.
4. Menjemput romo
PIC
Nama
Deve Uster Anastasius
Dylan Budiman
Hubert Hanjaya
Posisi
Penanggung jawab
Staff
Staff

Teknik Elektro 2013
Teknik Mesin 2013
Teknik Mesin 2013
Gambaran Umum
Pada kegiatan tahun ini, bidang transportasi bertugas untuk menyediakan
transportasi ke tempat acara. Transportasi yang digunakan yaitu 2 bis kuning
besar ber-AC dan juga 2 mobil untuk tim advance serta penjemputan romo.
Perencanaan
1. Mensurvey rute dan lokasi villa.
2. Mempersiapkan rencana keberangkatan, advance dan sweeping.
3. Menyewa bus kuning sebagai kendaraan untuk peserta.
4. Membuat denah menuju tempat acara
Pelaksanaan
1. Sebelum Hari H
a. Mengantar surat peminjaman bus kuning ke dekanat dan rektorat.
b. Menyiapkan mobil untuk advance.
c. Menyewa bus yang akan dipakai ke tempat acara.

Contact Person:
KUKTEK UI
2. Saat Hari H
a. Mengatur transportasi keberangkatan dan pulang agar berjalan dengan
baik.
b. Menghubungi dan berkoordinasi dengan sopir bus saat keberangkatan
dan pulang.
c. Mengantar Frater ke sukabumi.
3. Setelah Hari H
a. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban.
Kepengurusan Koordinasi Bidang
1.
a.
b.
c.
d.
e.
2.
Koordinasi dengan BPH

Koordinasi dengan kepala operasional
Koordinasi dengan kepala operasional berjalan dengan baik,
berhubungan dengan survey, peminjaman transportasi, perizinan, dan
pengawalan.
Koordinasi dengan Sekertaris
Koordinasi dengan sekertaris sehubungan dengan pembuatan surat
peminjaman bikun untuk dekanat.
Membuat laporan pertanggung jawaban
Koordinasi dengan Bendahara
Koordinasi dalam pembiayaan bidang transportasi
Koordinasi dengan bidang Acara
Koordinasi dalam menentukan lokasi acara.
Koordinasi dengan bidang perlengkapan
Membantu mobilisasi barang pergi dan pulang dari tempat acara.
Koordinasi dengan BP
Koordiinasi dengan BP masih kurang dikarenakan waktu antara
penjaringan staff dan acara yang relative singkat sehingga masih
kurang dalam hal komunikasi dan BP baru menjalankan tugasnya
ketika mobilisasi pergi dan pulang dari tempat acara.

Contact Person:
KUKTEK UI
Analisis SWOT
1. Strength
a. Pembagian tugas yang jelas membuat koordinasi di hari H antar
pengurus menjadi baik.
b. Dapat bekerjasama dengan baik ke bidang lain.
c. Bidang ATAS mempunyai mobil pribadi untuk advance
2. Weakness
a. BPH kurang berpengalaman
b. Kerja sama dengan BP kurang
3. Opportunity
Jika mempunyai lebih banyak BP maka kinerja bidang mungkin lebih
baik lagi
4. Threat
Waktu yang masih mepet sehingga peminjaman bikun tidak diterima
dan akhirnya mencari bus lain
Kendala
1. Surat peminjaman bikun hilang ketika berada di dekanat sehingga harus
membuat surat ulang perizinan.
2. Harga
bus yang terlalu mahal sehingga tidak sesuai dengan
perencanaan awal
3. Perizinan mendapatkan bis tidak diberikan karena waktu pemberian
surat yang terlalu mepet, maksimal H-10 dari acara.
Solusi
1. Lebih sering mem-follow up pihak dekanat untuk memastikan suratnya
diterima oleh pihak yang berwenang
2. Mencari tempat yang lebih mudah untuk dijangkau
3. Mencari informasi bus yang murah ketika peminjaman bus kuning tidak
diberikan.
1. Mendapatkan bis yang diinginkan
2. Mobilisasi ke tempat acara baik
3. Rangkaian acara berjalan dengan baik

Contact Person:
KUKTEK UI
4. Peserta yang menyusul dapat sampai dengan tepat waktu dan tidak
nyasar
Evaluasi
Masalah Perizinan yang lama karena tidak diproses oleh pihak yang
berwenang
Saran
Bidang Transportasi merupakan bidang yang tidak boleh salah karena dapat
berakibat fatal, ada baiknya memilih penanggung jawab dan anggota yang
lebih berpengalaman dalam bidangnya
K. Laporan Pertanggungjawaban Bidang Dana dan Usaha

Deskripsi Kerja
1. Berkoordinasi dengan PO dalam menentukan strategi yang sesuai untuk
pencarian dana
2. Mengkoordinasi panitia dalam segala bentuk pencarian dana
3. Berkoordinasi dengan Bendahara Umum dalam hal memberikan laporan
pemasukan keuangan
4. Berkoordinasi dengan Sekretaris Umum dalam hal pembuatan proposal
untuk disebarkan ke gereja-gereja
PIC
Nama
Claudia Maya Indraputri
Randy Sanjaya
Giovani kela
Posisi
Penanggung Jawab
Staff
Staff
Departemen
Teknik Kimia
Teknik Elektro
Teknik Mesin
Angkatan
2013
2013
2013
Gambaran Umum
Bidang Dana Usaha bertanggung jawab untuk mencari, mengatur, dan
mengkoordinasi segala kegiatan yang dapat menjadi sumber dana agar dana
yang dibutuhkan untuk kegiatan Retret KUKTEK 2015 ini dapat dipenuhi.
UNtuk melancarkan usaha pencarian dana ini, bidang dana usaha diarahkan
untuk sekaligus juga berkoordinasi dengan project officer, sekretaris,
bendahara, dan bidang lain yang diharapkan mampu membantu dalam

Contact Person:
KUKTEK UI
proses pencarian dana itu sendiri. Selama melakukan usaha pencarian dana
2015 ini, bidang dana usaha terdiri dari 3 orang, yaitu 1 orang
penanggungjawab dan 2 orang staff dengan pembagian tugas yang berbedabeda.
Perencanaan
1. Berkoordinasi dengan Project Officer dan bendahara untuk mengetahui
estimasi biaya dan anggaran dana yang dibutuhkan
2. Melakukan pembagian tugas kepada staff-staff.
3. Berkoordinasi dengan sekretaris dalam surat-menyurat yang terkait
dengan izin pelaksanaan pencarian dana
4. Mencari informasi lengkap mengenai upaya pencarian dana MPKB dari
project officer untuk kepanitiaan Retret KUKTEK 2014
5. Membuat cash inflow dan outflow yang sesuai dengan kegiatan bidang
dana usaha
6. Berkoordinasi dengan bidang yang lain terkait dengan keterlibatan
mereka untuk membantu pencarian dana
Pelaksanaan/Eksekusi
1. Sebelum hari H
a. Berkoordinasi dengan PO dan bendahara untuk mengetahui estimasi
biaya dan anggaran dana yang dibutuhkan
b. Membuat rancangan kegiatan yang akan dilakukan sebagai upaya
pencarian dana, diantaranya adalah jualan makanan, audiensi, ngamen,
dan menyebarkan proposal ke gereja
c. Melakukan pembagian tugas kepada staff-staff, yaitu Randy membantu
pencarian dana ke beberapa gereja dan Gio membantu pencarian dana
untuk ke gereja lain serta membantu usaha pencarian dana berupa
berjualan makanan .
d. Mencari informasi lengkap mengenai upaya pencarian dana MPKB dari
project officer kepanitiaan Retret KUKTEK 2014
e. Membuat jarkom dan pemberitahuan danus kepada seluruh BPH dan
Staff Retret KUKTEK 2015 serta warga KUKTEK dan alumni untuk
dimintai partisipasinya dalam usaha pencarian dana
f. Mengatur dan mengkoordinasi upaya pencarian dana seperti yang telah
direncanakan sebelumnya dengan rincian sebagai berikut:
Jualan makanan berupa pudding di lingkungan Kampus FTUI
Ngamen di beberapa gereja
Audiensi di beberapa acara di UI maupun di luar UI

Contact Person:
KUKTEK UI
Menyebarkan proposal permohonan dana ke beberapa gereja
2. Saat hari H
Pada saat hari H pelaksanaan Retret KUKTEK 2015, semua staff bidang
dana usaha beserta penanggungjawab dana usaha yang menghadiri
MPKB KUKTEk 2015 ini berperan sebagai panitia bantuan untuk bidang
yang membutuhkan bantuan.
3. Setelah hari H
Menghadiri rapat evaluasi
Membuat LPJ untuk bidang dana usaha
1. Koordinasi dengan BPH
Koordinasi dengan project officer berjalan cukup baik, berhubungan
dengan hal-hal yang terkait dengan upaya pencarian dana
Selama kepanitiaan berjalan, project officer terlihat memberikan
perhatian yang lebih kepada bidang dana usaha, sehingga dapat
membantu penanggung jawab untuk melaksanakan tugasnya.
Berkoordinasi dengan project officer mengenai kendala-kendala
yang dihadapi, dan juga upaya-upaya alternatif yang dapat dilakukan
untuk pengumpulan dana yang lebih maksimal dan tepat waktu.
b.
Koordinasi dengan Sekretaris

Berkoordinasi dengan sekretaris dalam hal surat-menyurat yang
terkait dengan izin pelaksanaan pencarian dana dan juga proposal
dan surat yang akan disebarkan ke gereja-gereja untuk dimintai
bantuan.
Mem-follow up dan membantu sekretaris dalam menyelesaikan
proposal dan surat pengantar ke gereja agar pencarian dana cepat
dilakukan
c. Koordinasi dengan Bendahara Umum
Koordinasi dengan bendahara dilakukan untuk mengurus debit dan
kredit dari dana yang telah dikumpulkan oleh bidang dana usaha
d. Koordinasi dengan bidang Acara
Tidak ada koordinasi yang berlangsung dengan bidang acara
e. Koordinasi dengan Bidang Konsumsi
Koordinasi dengan bidang konsumsi adalah berupa bantuan yang
diberikan oleh panitia bidang konsumsi untuk membuat pudding
yang akan dijual di FTUI.
Contact Person:
KUKTEK UI
Koordinasi dengan bidang konsumsi adalah membantu PJ konsumsi

pada hari h acara dikarenakan adanya halangan lain yang membuat
PJ konsumsi tidak dapat hadir saat hari h
f. Koordinasi dengan Bidang Transportasi
Penanggungjawab
memberikan
bantuan
kepada
bidang
Transportasi berupa uang yang sedang dipegang oleh PJ danus
karena bidang transportasi belum menyiapkan uang untuk biaya tol
pada hari h
g. Koordinasi dengan Bidang Akomodasi
Tidak ada koordinasi yang berlangsung dengan bidang akomodasi
h. Koordinasi dengan Bidang HPD
Koordinasi dengan bidang HPD berhubungan dengan persiapan
registrasi peserta pada hari h. PJ danus membantu bidang HPD
yang pada hari h acara berhalangan hadir dalam mengurus
registrasi peserta serta pengumpulan uang registrasi.
i. Koordinasi dengan Bidang Perlengkapan
Tidak ada koordinasi dengan bidang Perlengkapan
2. Koordinasi dengan BP
Koordinasi dengan BP secara keseluruhan adalah meminta bantuan untuk
kegiatan penjualan makanan kecil di lingkungan kampus dan selalu
mengingatkan agar ikut serta dalam upaya pencarian dana
Koordinasi dengan Randy adalah sering mengingatkan untuk memfollow up
proposal untuk gereja serta menjadi penghubung antara panitia dengan
gereja.
Koordinasi dengan Gio adalah mengingatkan terutama dalam usaha
pencarian dana audiensi serta memasak untuk penjualan makanan
Analisis SWOT Bidang
1. Strength
Penanggungjawab dan staff dana usaha adalah orang-orang yang
gigih dan rajin dalam upaya memenuhi target dana
Beberapa staff bidang dana usaha sudah memiliki pengalaman dalam
hal pencarian dana
2. Weakness
Penanggungjawab tidak memiliki pengalaman dalam bidang dana
usaha sehingga sulit untuk mengatur dan melakukan kegiatan
pencarian dana
3. Opportunities
Bantuan dari project officer sangat banyak dalam hal
mengkoordinasika kegiatan pencarian dana

Contact Person:
KUKTEK UI
Bantuan dari teman-teman dari panitia, warga KUKTEK, alumni, yang

sangat membantu bidang dana usaha selama berjalannya kepanitiaan
ini, yaitu karena keterlibatannya yang aktif dalam hal pencarian dana
Adanya bantuan motivasi dan moral dari para senior KUKTEK dirasa
sangat membantu bidang dana usaha
4. Threats
Kuliah dan kegiatan baik dari penanggung jawab maupun staff yang
cukup banyak sehingga sulit untuk membagi waktu antara akademis,
organisasi dengan kepanitiaan ini.
Kendala
1. Kurangnya pengalaman penanggungjawab dalam hal pencarian dana
sedikit menimbulkan keraguan untuk mengatur dan melakukan kegiatan
pencarian dana
2. Pencarian dana terhambat karena waktu persiapan yang sangat singkat
Solusi
1. Solusi dari kendala a, bantuan dari teman-teman panitia maupun dari
warga KUKTEK serta alumni dengan memberi ide cara pencarian dana.
2. Solusi dari kendala b, saran dan bantuan pencarian dana yang berupa
penyebaran proposal ke beberapa gereja oleh panitia maupun warga
KUKTEK.
Parameter Pencapaian Keberhasilan
Mampu memperoleh dana sesuai dengan target.
Evaluasi
1. Sebaiknya Penanggungjawab membuat timeline dan perencanaan secara
detail sejak awal pencarian dana
2. Pembagian tugas yang dibagi kepada staff tidak kaku, seharusnya staff
yang menanggungjawabi suatu kegiatan pencarian dana, ikut membantu
staff lain yang menanggungjawabi kegiatan pencarian dana yang lain.
3. Penanggungjawab tidak seharusnya bertindak sebagai single fighter
dengan terlalu mengandalkan diri sendiri karena masih ada yang masih
membantu
Saran
1. Memilih PJ yang akademisnya maupun kegiatan lainnya tidak terlalu
sibuk sehingga tetap bisa melakukan pencarian dana usaha secara rutin
2. Staff yang dipilih sebaiknya mampu memback-up pj maupun rekan
lainnya dalam usaha pencarian dana
Contact Person:
KUKTEK UI
3. Koneksi pencarian dana (kontak audiensi) diturunkan kepada

penanggungjawab dana usaha yang selanjutnya
4. Selalu aktif berkoordinasi dengan bendahara agar baik bidang usaha dan
bendahara sama-sama saling mengetahui kondisi kredit dan debit yang
ada.
5. Tidak segan untuk meminta bantuan dari panitia yang lain untuk
membantu usaha pencarian dana terutama follow up gereja.

Contact Person:
KUKTEK UI
PENUTUP
Kesimpulan Akhir
Kesimpulan dari acara ini yaitu :
1. Kegiatan Retret Kuktek ini merupakan suatu kegiatan kerohanian yang
ditujukan untuk mengajak peserta retret merefleksikan hidupnya dan
semakin meneladani semangat Kristus dalam tindakan nyata
2. Komunikasi antar bidang sangat mempengaruhi tingkat koordinasi antar
bidang kepanitiaan
3. Acara ini dapat dikatakan cukup berhasil karena walaupun target peserta
yang datang belum mencapai parameter tetapi semua acara dapat
berjalan dengan lancer dan semua peserta merasakan kebermanfaatan
dari acara Retret ini.
Demikianlah laporan pertanggungjawaban Retret KUKTEK ini kami
buat. Penulisan ini adalah tanpa rekayasa dan semata-mata untuk
mempertanggungjawabkan apa yang telah kami kerjakan. Apa yang menjadi
tulisan disini adalah yang terjadi sesungguhnya dan kami buat tanpa ada
paksaan dari pihak manapun. Kami, tim Panitia Retret KUKTEK 2015
memohon maaf apabila ada kekurangan dalam penulisannya laporan ini dan
terima kasih atas segala perhatian dan kerjasama yang telah diberikan.

Contact Person:
KUKTEK UI
Depok,
November 2015
hormat kami,
Panitia Retret KUKTEK 2015
Ketua Pelaksana
Sekretaris
Radi Poda Situmorang
Angeline Paramitha
Koordinator KUKTEK UI
Heinz Kristian Pramono
Mengetahui,
Koordinator
Koordinator
PMKAJ Unit Selatan
Presidium KMK UI
Davin Pradipta
Janet Andriani
Menyetujui,
Romo Moderator PMKAJ Unit Selatan& Pembina KMK UI
Ignasius Swasono, SJ

Contact Person:
KUKTEK UI
LAMPIRAN
I. Susunan Kepanitiaan
Kepala MPKB
Panitia Inti dan

BPH
BPH dan Staff

Perlengkapan
Konsumsi
Acara
Ketua Pelaksana
Dokumentasi
Akomodasi dan
Transportasi
Sekretaris Umum
Humas dan Publikasi
Bendahara
Umum
Dana dan Usaha
Pembina KMK UI & Romo Moderator PMKAJ US : Ignasius Swasono, SJ

Penasihat dari PMKAJ US
: Davin Pradipta
PNJ 13
Penasihat dari KMK UI
: Janet Andriani
FISIP 12
Penanggung Jawab dari KUKTEK UI
: Vincencia Sydneyta
TI 13
Dewan Pengarah
: Christopher Kevinly
PI S 12
Ketua Pelaksana
: Radi Poda Situmorang
Kapal13
Sekretaris Umum
: Angeline Paramitha
TK13
Bendahara Umum
: Tania Gunawan
Ars 13
PJ Acara
: Samuel Dharmawan
Ars 13
PJ Konsumsi dan P3K
: Stephanie Rawi
Mesin 13
PJ Perlengkapan
: Kenneth Keulana
PI E 13
Bidang Operasional

Contact Person:
KUKTEK UI
Bidang Sarana
Elektro 13
PJ Transportasi
: Deve Uster
PJ Akomodasi
: Agusta Indahing Tyas
TK13
: Gabriella Djaya Atmadja
Ars 13
: Claudia Maya Indraputri
TK13
Bidang HPD
PJ Humas, Publikasi, dan
Dokumentasi
Bidang Dana
PJ Danus
Keterangan Jurusan :
TI
: Teknik Industri
TK : Teknik Kimia
TB : Teknologi Bioproses
Ars : Arsitektur
M
: Teknik Mesin
Mt : Teknik Metalurgi dan Material
PI
: Program Internasional
II.
Database Panitia
Nama
Vincencia Sydneyta
Angeline Paramitha
Claudia Maya
Tania Gunawan
Ignatius Dwi Sagita
Gabriella Djaya Atmadja
Anthony Ivan
Dylan
Hubert
Samuel Dharmawan
Stephanie Rawi
Kenneth Keulana
Giovanni Kela
Agusta Indahing Tyas
Departemen
Teknik Industri
Teknik Kimia
Teknik Kimia
Arsitektur
Teknik Mesin
Arsitektur
Teknik Elektro
Teknik Mesin
Teknik Mesin
Arsitektut
Teknik Mesin
Program Internasional
Teknik Perkapalan
Teknologi Bioproses

No. HP
087785466755
085716396428
081510033775
081289921807
085959852311
089633069969
081908964350
08988978789
081291755789
085719142155
085714789800
081314655588
085697101535
087885846239
Contact Person:
KUKTEK UI
Deve Uster A.D.

Karen Wihardjo
Randy Sanjaya
III.
Teknik Elektro
Arsitektur
Teknik Komputer
082345150085
08999509569
081283837574
Notulensi Rapat
NOTULENSI RAPAT BPH RETRET 2015
Nama Rapat/Kegiatan/Acara
: Rapat BPH
Nama Lembaga/Divisi/Kepanitiaan
: Panitia Retret KUKTEK 2015
Waktu dan Tanggal Diagendakan
: Jumat, 5 Oktober 2015, jam 16.00 WIB
Di informasikan pada
: Senin, 1 Oktober 2015
Waktu dan Tanggal Dimulai Rapat
: Senin, 5 Oktober 2015, jam 16.00 WIB
Pemimpin Rapat
: Radi Poda Situmorang (PO Retret)
Anggota Rapat Hadir
: 5 orang
Anggota Rapat Tidak Hadir
: 5 orang
Kehadiran Peserta Rapat
: 5 orang dari 10 orang
Agenda Rapat
1. Pembagian Jobdesk
Isi Rapat
-
Pembagian Jobdesk
Sekretaris
Membuat Proposal
Membuat Surat-surat
Membuat LPJ

Contact Person:
KUKTEK UI
Transportasi
Melakukan Survey Rumah Retret

Melakukan Survey Terkait Bis Murah
Mencari staff transportasi
Danus
1. Target Donatur Gereja
Gereja Santa Perawan Maria Ratu
Stella Maris
Laurensia
Paulus
Yakobus
2. Target Mengamen
Andreas
Bonaventura
3. Jualan Bunga
4. Nonton TV
Acara
Tema : Jesus Today
Jesus Today merupakan gambaran tentang apa yang akan dilakukan Yesus jika
Yesus hidup pada zaman sekarang. Garis besar acara : See Judge Act, Exposure,
sharing session, misa kreatif, journalling, dll
Akomodasi
Pondok Jasmin, Sentul kemungkinan besar

Pondok Kepenrey
Wisma Berkat
Wisma Gereja Kristus
Wisma Pratista
Erema Village
Kesimpulan Rapat
1. Semua bidang memahami Jobdesk nya masing-masing
Waktu Selesai Rapat : 17.15 WIB

Contact Person:
KUKTEK UI
NOTULENSI RAPAT BPH RETRET 2015

: Rapat BPH
Waktu dan Tanggal Diagendakan : Jumat, 30 Oktober 2015, jam 16.00 WIB
: Jumat, 23 Oktober 2015
: Jumat, 30 Oktober 2015, jam 16.30 WIB
Pemimpin Rapat
Anggota Rapat Hadir
: 8 orang
: 2 orang
Agenda Rapat
1. Progress Bidang
Isi Rapat
1. Progress Bidang
- HPD :
Sulit Membuat Desain poster, logo, dan banner
Open registration mulai 3 November 2015 via google docs
Mencari staff lagi yg bisa membantu desain dan dokumentasi
- Perlap :
Mencari orang yang bisa in charge pada hari H
- Transportasi :
Follow Up Bikun = Senin, 2 November 2015
Mencari mobil untuk advance
Mempersiapkan plan B jika ga dapet bikun
- Akomodasi :
Udah DP Villa 500.000
Total Pembayaran 8.600.000 dengan asumsi 70 peserta, harus bayar
50 % H-7, harus lunas 10 November 2015
Contact Person:
KUKTEK UI
Follow Up tiket masuk, air bersih, dan kamar Romo

Tiker ada
Pinjam ruangan untuk tanggal 13 November 2015
Acara :
Rundown segera dibuat
Danus
Pemasukan = 2.397.500
Pengeluaran = 500.000 (DP Villa)
Follow Up Gereja Yakobus Rabu, 4 November 2015
Kesimpulan Rapat
1. Pelaksanaan Retret dilakukan di Pondok Yasmin pada tanggal 13-15
November 2015
2. Progress bidang dapat dilihat di list
Waktu Selesai Rapat
: Jam 18.30 WIB

NOTULENSI RAPAT RETRET 2015
: Rapat Pleno
Waktu dan Tanggal Diagendakan : Kamis, 12 November 2015, jam 15.00 WIB
: Rabu, 11 November 2015
: Kamis, 12 November 2015, jam 15.30 WIB
Pemimpin Rapat
Anggota Rapat Hadir
: 17 orang
: 3 orang

Contact Person:
KUKTEK UI
Agenda Rapat
1. Progress Bidang dan Persiapan Akhir untuk Keberangkatan
Isi Rapat
1. Progress Bidang dan Persiapan Akhir untuk Keberangkatan
- HPD :
Banner udah dicetak
Name tag on process
Peserta sekitar 43 orang, masih mau dipastikan
Job desk : Jarkom peserta, menyiapkan kertas untuk kamar panitia,
kamar romo, dan kamar peserta
Dokumentasi = Deve dan Tania (Kamera Anthony dan Kelly)
- Perlap :
Yang udah disiapkan : proyektor, spanduk, perlap acara ( post it,
karton manila, spidol)
Yang masih harus disiapkan : tikar, label, plastik, kardus, alat misa,
kertas A4, toa, rol kabel, gitar, dan lain-lain
- Transportasi :
Menggunakan Bis Debora kapasitas 25 orang harga 2.500.000
Advance : Sam, Kenneth, Sydney, Tania, Dylan
Siapkan Uang Toll
- Konsumsi dan Kesehatan :
Snack : diambil dari kos Sawi jam 18.00 ke ruangan K102 oleh Hubert
dan Gio
Makanan Berat di Villa : PIC Maya dan Indah
P3K : dari Sawi, Tania, Maya di satuin ke Maya
- Acara :
Rundown ud siap
Registrasi (Indah, Maya, Elin) standby jam 17.00 di K102 membawa
kertas registrasi dan name tag, Tania mengatur uang pendaftaran
Kesimpulan Rapat
3. Pelaksanaan Retret dilakukan di Pondok Yasmin pada tanggal 13-15
November 2015
4. Progress bidang dapat dilihat di list
Waktu Selesai Rapat
: jam 17.45 WIB

Contact Person:
KUKTEK UI

: Rapat Pleno Evaluasi
Waktu dan Tanggal Diagendakan : Jumat, 13 November 2015, jam 00.00 WIB
: Kamis, 12 November 2015
: Jumat, 13 November 2015, jam
00.13
WIB
Pemimpin Rapat
: Radi Poda Situmorang (PO Retret 2015)
Anggota Rapat Hadir
: 8 orang
: 3 orang
Agenda Rapat
:
1. Evaluasi Acara hari pertama
2. Perencanaan acara hari kedua
Isi Rapat
:
1. Evaluasi Acara hari Pertama
Perlengkapan :
- Lupa beli lilin, amplop, dan spidol
Akomodasi :
- Ada anjing yang tidur di kamar
- Miskomunikasi tentang Kartu Tanda Masuk sehingga mengeluarkan uang lagi
sebesar 20.000
- Peminjaman ruangan kelas bayar 90.000
Konsumsi dan Kesehatan :
- P3K sudah tercukupi
- Snack malam yang diberikan berlebih
Plan untuk Sabtu : Follow Up tentang makan berat
Transportasi :
- Mobil cukup, bis datang tepat waktu
Bendahara Umum :
- Bawa uang cash 500.000 untuk stipendium dan 400.000 untung dana tak
terduga

Contact Person:
KUKTEK UI
Acara :
- Taize dibawakan oleh Frater kurang lebih selama 30 menit
- Berangkat ke Pondok Yasmin jam 21.00
- Peserta dibagi menjadi 4 Kelompok
Kesimpulan Rapat
1. Evaluasi hari pertama kebanyakan ada peralatan yang belum terbeli tapi
berhasil dibeli oleh panitia yang menyusul
2. Advance sebagian besar sudah melakukan to do list, beberapa to do list
disesuaikan dengan kondisi kedatangan peserta yang tidak pasti
3. Persiapan hari kedua sudah disusun sedemikian rupa.
Waktu Selesai Rapat
: 00.36
: Rapat Pleno Evaluasi
Waktu dan Tanggal Diagendakan : Sabtu, 14 November 2015, jam 22.30 WIB
: Jumat, 13 November 2015
: Sabtu, 14 November 2015, jam
22.42
WIB
Pemimpin Rapat
: Radi Poda Situmorang (PO Retret 2015)
Anggota Rapat Hadir
: 10 orang
: 2 orang
Agenda Rapat
:
1.
Evaluasi Acara hari kedua
2.
Perencanaan acara hari ketiga
Isi rapat
:
1.
Evaluasi acara hari kedua
- Acara berjalan tidak tepat waktu disebabkan karena time keeper ( kelompok
4) kurang baik dalam menjalankan tugasnya dan juga panitia kurang gesit
- Peserta ada yang tidur-tiduran saat sesi panitia harus memberikan
penjelasan yang lebih tentang tata tertib selama mengikuti sesi
- Bridging untuk setiap kegiatan dibuat lebih rapi

Contact Person:
KUKTEK UI
2.
-
Perencanaan hari ketiga

Transportasi Frater : Mobil Gio, meeting pointnya di Jalan Raya Sukabumi
Romo datang sendiri ke Pondok Yasmin
Kesimpulan Rapat
1.
Evaluasi hari kedua kebanyakan disebabkan karena pengaruh perubahan
waktu/time management acara yang kurang baik. Selain itu ditambah dengan
sikap peserta yang membuat sesi berjalan dengan kurang kondusif
2.
Untuk hari ketiga, plan dapat berubah menurut kondisi kedatangan romo.
Tetapi untuk runtutan acaranya dapat di lihat di bagian isi rapat.
Waktu Selesai Rapat
IV.
: 00.08
Surat Keluar dan Surat Masuk

NOMOR
JENIS
SURAT
001/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
002/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
003/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
004/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
005/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
006/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
007/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
008/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
009/EKS/BOK
Surat
PERIHAL
ALAMAT TUJUAN
Surat
Permohonan
Dana
Surat
Permohonan
Dana
Surat
Permohonan
Pencarian Dana
Surat
Permohonan
Pencarian Dana
Surat
Permohonan
Pencarian Dana
Surat
Permohonan
Pencarian Dana
Surat
Permohonan
Pencarian Dana
Surat
Permohonan
Pencarian Dana
Surat Peminjaman
Kepala Paroki Gereja

Santa Maria Perawan
Ratu


Yakobus
Bonaventura
Regina Caeli
Santo Andreas
Maria Bunda Karmel
Keluarga Kudus
Santo Paulus
Manajer SDM, Fasilitas,
Contact Person:
KUKTEK UI
KUKTEK/XI/2015
Keluar
Ruangan
010/EKS/MPKB/SEKR/
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
Surat Peminjaman
Ruangan
011/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
012/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
013/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
014/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
015/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
016/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
017/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
018/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
019/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
020/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
021/EKS/BOK
KUKTEK/XI/2015
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Keluar
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin
Surat
Permohonan Izin

dan Umum FTUI

Manajer Kerjasama,
Kemahasiswaan, Alumni
dan Ventura
Panitia Open Mind TRUI
Contact Person:
KUKTEK UI
V.
Laporan Keuangan
Pemasukan
Alokasi Kas dari Bendahara KUKTEK
Dana dari Dekanat
Donasi dari Alumni
Donasi dari Gereja Yakobus
Dana Usaha Makan siang Jumatan
Dana Usaha Pudding
Dana Usaha Mengamen di Gereja
Dana Usaha FGD
Dana Usaha Pameran
Dana Usaha Kaos
Iuran anggota
Uang Kolekte
Total
Rp 300.000,00
Rp 1.000.000,00
Rp 1.300.000,00
Rp 2.000.000,00
Rp 1.415.000,00
Rp 49.000,00
Rp 1.630.000,00
Rp 450.000,00
Rp 605.000,00
Rp 350.000,00
Rp 1.700.000,00
Rp 92.000,00
Rp 10.891.000,00
Pengeluaran
Kesekretariatan
Modal print proposal
Total
Rp 199.600,00
Rp 199.600,00
Acara
Print nametag
Stipendium Romo
Total
Rp 59.200,00
Rp 500.000,00
Rp 559.200,00
Dana Usaha
Modal dana usaha makan siang jumatan
Modal dana usaha pudding
Total
Rp 924.000,00
Rp 29.000,00
Rp 953.000,00
Konsumsi dan Kesehatan

Snack Keberangkatan
Aqua Gelas 1 Dus (@48pcs)
Obat-obatan
Total
Rp 186.000,00
Rp 18.000,00
Rp 23.000,00
Rp 204.000,00
Perlengkapan
Perlengkapan acara retret (karton, spidol, lilin, dsb)
Rp 154.000,00

Contact Person:
KUKTEK UI
Total
Rp 154.000,00
Akomodasi
Biaya sewa villa + konsumsi (50 peserta)
Total
Rp 6.000.000,00
Rp 6.000.000,00
Transportasi
Biaya sewa bis Deborah
Biaya tol
Biaya masuk kawasan Gunung Pancar
Total
Rp 2.500.000,00
Rp 36.000,00
Rp 50.000,00
Rp2.586.000,00
HPD
Pembuatan Spanduk
Total
Rp 90.000,00
Rp 90.000,00
Total Pengeluaran
Sisa Kas
Rp 10.745.800,00
Rp 145.200,00

Contact Person:
KUKTEK UI
VI.
Refleksi
A. Refleksi Ketua Pelaksana
(Radi Poda Situmorang/Radi)
Kepanitiaan ini sendiri baru terbentuk di bulan Oktober awal, di mana
semua orang sedang hectic nya mempersiapkan UTS, maka demikianlah
pembentukan kepanitiaan dirasa sedikit sulit sebab keterbatasan SDM
angkatan 2013 dan kesibukan masing-masing di luar KUKTEK. Belum lagi
fakta bahwa waktu persiapan acara hanya sekitar 6-7 minggu. Dengan
segala keterbatasan, terbentuklah kepanitiaan ini dengan Angeline sebagai
Sekretaris dan Tania sebagai Bendahara. Lalu kita mulai berdiskusi untuk
membentuk kepanitiaan dengan menunjuk PJ per bidang, yang akan
diberikan wewenang untuk membentuk staff di bidangnya sendiri. Urusan
administratif seperti surat dan proposal pun dibuat sesegera mungkin,
mengingat waktu persiapan yang memang sangat singkat, belum lagi
kendala-kendala seperti sulitnya menemui orang-orang tertentu yang harus
menandatangani proposal maka proposal pun jadi dengan keadaan yang
cukup genting sekitar H-30 hari. Dengan situasi seperti ini, Maya selaku PJ
danus pun segera mengirimkan proposal ke gereja-gereja untuk
permohonan pengajuan dana. Sembari menunggu hasil, kita pun mulai
melakukan usaha dana seperti bernyanyi di gereja, berjualan, dll. Semua
terlihat berjalan seperti semestinya, saat semua bidang sudah melakukan
tugasnya masing-masing. Lalu tibalah pekan UTS di mana semua orang
meninggalkan semua kesibukan demi prioritas utama yaitu akademis. Tak
terduga waktu sudah sangat singkat sementara di sisi lain KUKTEK sendiri
punya program kerja yang sangat padat di bulan itu sehingga waktu
persiapan pun benar-benar sangat diambil terlebih di bagian pencarian
dana. Soal akomodasi, aman-aman saja, HPD juga gencar untuk publikasi,
Perlap juga masih adem ayem, acara juga sedang sibuk-sibuknya disusun
agar romo pembawa acara nanti tidak terlalu pusing memikirkan materi.
Tak terasa waktu kian berjalan, sampai harus kutemui kenyataan bahwa H10 hari kita belum punya transportasi ke sana. Belum lagi romo pembawa
acara yang belum ketemu juga sementara di sisi lain sudah ada frater yang
siap membantu. Di lain sisi banyak saran yang mengatakan usahakan
romo dulu kalau memang tidak ada lagi barulah frater. Semua masalah
kian terasa hampa saat KUKTEK di saat yang bersamaan juga punya
agenda untuk tugas Choir di Katredal. Kebetulan saya juga sebagai PIC
untuk tugas di sana maka terbagilah konsentrasi ke sana-sini. Seusai tugas
di katedral barulah kita sadari bahwa dalah H-5 kita belum punya romo
pengisi acara, belum juga punya transport dan harus sudah melunasi biaya
akomodasi saat jumlah peserta pun belum bisa dipastikan berapa orang.
Seakan semua masalah ditumpuk di H-5 ini. Panitia pun mulai menyusun

Contact Person:
KUKTEK UI
strategi baru, nada-nada pesimistis kian menggaung saat beberapa panitia

mengatakan, Rad kok lo santai banget sih gak ada panik-paniknya? H-5
loh, Gue pribadi yakin acara ini gak bakalan jalan. Aku termenung,
seketika aku ingat pengalamanku saat mengikuti Weekend Regen
beberapa watu lalu. Saat itu kebetulan aku take a role sebagai Project
Officer dan diberikan semacam simulasi kepanitiaan. Ya memang beginilah
situasi kepanitiaan di simulasi saat itu. Ada yang mulai pesimis, ada yang
mulai minta diundur, ada yang mulai lepas tanggung jawab. Dan
sebenarnya di sinilah letak Ketidakgabutan (gabut = gaji buta/tidak
bekerja) seorang project officer tersebut. Memang tugasnya memimpin
orang-orang, menyatukan aspirasi, dan membawa ke arah mana
kepanitiaan itu akan dibawa. Saya pun membuat formulasi baru dengan
mengerahkan semua panitia inti, bahkan koorfak dan wakoorfak untuk
langsung turun menangani masalah per bidang. Saya pribadi turun ke
bidang perlap dan akomodasi, Angeline ke bidang HPD, Tania ke bidang
danus, Vincencia ke bidang acara, dan Heinz ke bidang Transportasi.
Demikianlah di waktu tersisa 5 hari kita bekerja semampu kita, dengan
bantuan doa yang senantiasa dipanjatkan. Rad, kalau sampe acara kita ini
jalan ini mujizat loh, kata salah seorang panitia. Bisa kok bisa. Doa ya,
pasti ada jalan, jawabku mantap padahal dalam hati sudah cemas tak
menentu. H-4, kita konfirmasi ke frater untuk membawakan acara retret,
kita mengirimkan TOR (Term of Reference) untuk segera dipelajari. H-3
kita menemukan Bus Transportasi Deborah sebagai sarana menuju tempat
retret. Di saat yang bersamaan pula pendaftar retret sudah mencapai 40-an
orang. Sementara tim acara masih tetap mengutak-atik rundown dengan
segala opsi nya. Mujizat itu memang nyata. Di masa genting ini ada sosok
malaikat dalam rupa manusia dating menawarkan bantuan. Ada yang bisa
gue bantu gak di retret ini? Kebetulan panitia perlengkapan sedang tidak
bisa hadir di hari H acara nanti, maka saya menawarkannya menjadi
panitia Perlengkapan. Tak pikir panjang, dia pun mengamini. Ya, masih
belum bisa berhenti bersyukur mengingat ini semua. Betapa dalam
seminggu terakhir begitu banyak mujizat datang. Oh ya, aku hampir
kelupaan bahwa dana dari Gereja Yakobus turun di saat-saat genting ini
juga. Maka benar-benar terbekatilah panitia retret ini. Di hari pelaksanaan,
semuanya berjalan sesuai rencana dan mengejutkannya respon dari
peserta benar-benar positif secara umum mulai dari mengikuti sesi, proaktif
dalam bertanya dan sungguh-sungguh dalam menulis refleksi di sesi
journaling. Tuhan itu baik, Dia sungguh baik. Dia pasti memberikan
pertolongan bagi orang percaya. Mujizat itu nyata kan, teman-teman? Ya
semua berkat penyerahan diri dan doa yang kita panjatkan kepada-Nya.
Dari kepanitiaan ini saya belajar banyak, bagaimana harus memanajemen
Contact Person:
KUKTEK UI
sebuah kepanitiaan, membawa ke arah mana, dan bekerja di bawah

tekanan dengan sangat sempitnya waktu persiapan dan semua cobaan
berupa kendala-kendala yang terjadi di atas. Menjadi seorang PO
sekaligus Kepala Operaional juga bukan merupakan tugas yang mudah
sebab konsentrasi harus terbagi ke bagian operasional dan non-teknis.
Komunikasi menjadi salah satu hal yang paling memberikan suatu pesan
untuk belajar dan belajar. Komunikasi dan koordinasi tak semudah yang
dibayangkan walaupun kelihatan mudah. Kalau salah dalam berkomunikasi
tentu hasilnya tidak sesuai apa yang dikonsepkan. Semoga dengan ini
kepanitiaan ke depannya lebih giat untuk berkomunikasi dan koordinasi.
B. Refleksi Bidang Kesekretariatan
(Angeline Paramitha/Elin)
Pada kepanitiaan Retret kali ini, saya diamanahkan untuk menjadi
Sekretaris. Bagi saya, ini bukan suatu hal baru karena selama ini saya
sudah terbiasa menjadi sekretaris. Saya harus menjadi orang yang selalu
memiliki agenda perencanaan dalam rangka pembuatan administratif
seperti pembuatan proposal, surat-surat dan LPJ. Saya harus sering
berkoordinasi dengan bidang-bidang yang lain dalam setiap proses
pembuatan dokumen-dokumen tersebut. Saya juga harus lebih sering
mengawasi jalannya progress per bidang sehingga saya dapat membuat
LPJ serta mendukung pekerjaan mereka terutama yang membutuhkan
surat seperti akomodasi dan transportasi, dana usaha (dalam permohonan
dana) dan acara. Dalam peran saya ini, saya menghadapi banyak
tantangan. Misalnya, saya harus tanggap dalam mengetahui kebutuhan
bidang-bidang tersebut akan dokumen pendukung. Saya juga dilatih untuk
lebih peduli terutama terhadap bidang yang sibuk seperti Humas karena
mendekati hari-H acara, saya tidak banyak memiliki pekerjaan lain
sehingga saya mengajukan diri untuk membantu bidang Humas dalam
proses Registrasi. Saya juga harus lebih teliti untuk tidak membuat surat
yang salah baik dari sisi format maupun dari sisi isi suratnya. Selama
kepanitiaan ini berlangsung, saya banyak mengalami suka duka misalnya
saya rela untuk mengulang proposal beberapa kali dikarenakan formatnya
dan isinya yang kurang tepat. Saya juga harus beberapa kali merevisi
surat-surat karena formatnya yang kurang tepat. Akan tetapi, semua
pengalaman tersebut mampu saya lalui dengan bantuan teman-teman
panitia maupun dari BPH KUKTEK sendiri yang menyemangati dan
mendukung saya. Akhir kata, saya ingin mengucapkan permintaan maaf
untuk segala kesalahan yang saya perbuat selama kepanitiaan ini
berlangsung. Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihakpihak yang telah membantu saya selama melaksanakan tanggung jawab
Contact Person:
KUKTEK UI
saya. Semoga ke depannya acara ini dapat terus dijalankan dengan

persiapan yang matang dan tujuan acaranya bisa lebih tercapai.
C. Refleksi Bidang Kebendaharaan
(Tania Joviani Gunawan/ Tania)
Lewat menjadi bendahara acara Retret KUKTEK 2015 ini, saya belajar
banyak hal, di antaranya bagaimana untuk mengatur waktu dengan lebih
baik, mengelola uang yang dimiliki oleh suatu kepanitiaan dengan teliti,
dan mau mengorbankan waktu lebih untuk membantu acara ini.
Pekerjaan menjadi bendahara yang awalnya saya kira mudah, namun
ternyata tidak semudah yang saya bayangkan. Beberapa kali saya
mengalami kendala dalam proses perekapan dana dikarenakan saya
belum memastikan terlebih dahulu jumlah uang yang ada di rekening
saya sebelum rekening saya dipakai untuk transaksi acara ini. Hal ini
menjadi pembelajaran baru bagi saya yakni untuk selalu teliti dan
mencatat dengan lengkap segala hal yang berkaitan dengan dana dalam
suatu acara di satu tempat agar tidak tercecer. Beruntung dalam acara ini
Maya, selaku PJ Dana Usaha, PO, serta panitia inti memiliki kinerja yang
sangat baik dalam hal pencarian dana sehingga pemasukan dana untuk
acara ini tidak mengalami kendala. Overall, saya sangat bersyukur bisa
terlibat dalam acara ini, dan sangat berterimakasih atas bantuan panitiapanitia lainnya yang telah mempermudah saya dalam melakukan
kewajiban saya sebagai bendahara dalam acara ini, semoga kepanitiaankepanitiaan yang selanjutnya akan tetap sukses dan kebersamaan di
antara anggota KUKTEK akan tetap terjalin sebagai satu keluarga yang
utuh.
D. Refleksi Penanggung Jawab Acara
(Vincentia Sydneyta/Sydney)
Saya sangat bersyukur dapat tergabung dalam kepanitiaan retret tahun
ini. Sejujurnya saya SC namun karena kurangnya SDM akhirnya pun saya
merangkap sebagai PJ acara. Saya belajar banyak hal dari kepanitiaan
ini. Pertama, saya menyadari bahwa ternyata membuat konten acara itu
sangatlah susah. Namun, justru karena susah, saya merasa tertantang
untuk dapat menyelesaikannya. Untunglah ada Sagita yang jam
terbangnya sudah sangat tinggi dalam hal ini. Akhirnya kami beserta
beberapa panitia lain berdiskusi tentang tema retret yang sedang
diperlukan warga KUKTEK saat ini dan terbentuklah juga konsep serta
rundown acara. Pada perjalanannya, rundown ini sering sekali berubahubah karena ketidakpastian dari romo pengisi acara yang masih kami lobi
terus untuk bisa membawa acara dari hari Sabtu. Saya juga belajar untuk
Contact Person:
KUKTEK UI
berpikir dan bergerak cepat, terlebih karena waktu persiapan acara ini
sangat singkat. Selain itu, staff acara juga tidak ada yang bisa hadir pada
hari H, sehingga saya harus benar-benar mengoordinir konten acara
keseluruhan. Dengan demikian, jika ada hal-hal di luar prediksi pada hari
H, tentunya saya harus berpikir cepat dan mengambil keputusan yang
sesuai. Kedua, saya merasa semakin dekat dengan teman-teman panitia.
Sebelumnya mungkin ada beberapa orang yang kurang saya kenal
karena jarang bertemu. Namun, karena harus berkoordinasi perihal retret
ini, kami jadi sering bertemu dan berdiskusi. Akhir kata, saya ingin
berterima kasih kepada Radi selaku PO yang selalu menemani bidang
acara. Selain itu juga saya ingin berterima kasih kepada Sagita, Dylan,
dan juga Elin yang telah turut membantu mencari romo pengisi acara
sampai keliling Depok hujan-hujanan. Saya bersyukur melalui kepanitiaan
ini saya dapat lebih dekat dengan teman-teman KUKTEK.
E. Refleksi Penanggung Jawab HPD
(Gabriella Djaya Atmadja/Gabby)
Melalui
kepanitiaan
Retret
tahun
ini,
saya
belajar untuk
mengkoordinasikan jobdesk bidang, karena dalam setiap kepanitiaan
kampus, tidak mungkin setiap anggota yang terlibat di dalamnya tidak
memiliki tugas lain. Oleh karena itu, koordinasi dan pembagian waktu
yang tepat sangat diperlukan, sebab publikasi sangat penting terkait
dengan penyebarluasan . Selain itu, saya juga belajar untuk selalu
menyiapkan back up plan, supaya jika terjadi kesalahan atau
ketidaksesuaian dengan rencana awal, tim dapat mempertahankan
kinerja dengan rencana cadangan yang sudah siap. Saya juga sangat
bersyukur karena dibantu dengan staff bidang yang siaga dalam
melaksanakan tugasnya dan saling mendukung dalam tim. Ketika salah
satu staff tidak dapat menyelesikan tugasnya, staff lainnya siap untuk
menggantikan tugasnya; dan bidang HPDD pernah kesulitan memenuhi
target tenggat waktu akibat kesalahan internal bidang HPDD, sehingga
bidang lain turut membantu tugas yang terlalai tersebut. Dari hal ini saya
juga belajar bahwa diperlukannya kekompakan dalams sebuah kerja tim.
Kemudian saya juga mempelajari hal baru dalam sistem publikasi yang
efektif dan tidak pernah menyerah dalam melaksanakan kewajiban
sebagai Penanggung Jawab Bidang dengan tetap melaksanakan
kewajiban lainnya (di luar kegiatan kampus).

Contact Person:
KUKTEK UI
F. Refleksi Penanggung Jawab Konsumsi dan Kesehatan

(Stephanie Rawi/Sawi)
Pada kepanitiaan terakhir angkatan 2013 sebenarnya saya senang bisa
berkontribusi walaupun akhirnya tidak ikut acara pada hari H. Secara
keseluruhan saya merasa koordinasi antar bidang cukup baik, banyak hal
hal mendadak yang terjadi namun karena komunikasi cukup baik maka
bisa saling back-up dan tercover.
G. Refleksi Penanggung Jawab Perlengkapan
(Kenneth Keulana/Kenneth)
Pada Kepanitiaan Retret 2015 ini, saya ditugaskan oleh PO untuk menjadi
PJ perlengkapan. Saya mendapat amanah itu secara langsung menjelang
H-4 acara retret 2015 dimulai. Saya mendapatkan amanah menjadi PJ
sudah beberapa kali tetapi menjadi PJ Perlengkapan saya baru pertama
kali menjalani hal ini. Karena baru pertama kali saya merasa bahwa
perlengkapan adalah alat lat atau bahan-bahan yang dibutuhkan ketika
acara berlangsung. Selama berproses dalam kepanitiaan retret 2015 ini,
sya cenderung semangat untuk menjalaninya, karena ini adalah salah
satu proker terbesar di KUKTEK, semangat itu dating karena saya ingin
membantu panitia dan juga PO da nada rasa balas budi yang sudah saya
terima oleh orang orang yang ada di KUKTEK. Selain menjadi
perlengkapan saya juga senang membantu bidang HPD dalam
mengambil banner untuk acara. Sejauh ini saya rasa tugas saya sebagai
PJ perlengkapan sudah sangat baik, walaupun sedikit kekurangan tetapi
masih ada solusi yang terbaik agar acara berlangsung dengan baik.
Semua barang-barang yang di list yang kerjakan dengan sungguhsungguh hingga membawa barang-barang tersebut ke tempat acara juga
berjalan lancar hingga terpakainya barang- barang tersebut saat acara
dan memulangkan barang-barang tersebut dengan sangat baik. Saya
merasa senang karna saya dapat mengemban tanggung jawab dengan
baik.
H. Refleksi Penanggung Jawab Akomodasi
(Agusta Indah/Indah)
Menjadi bagian dari kepanitiaan retreat Kuktek 2015, khususnya di bidang
akomodasi, merupakan hal yang cukup familiar dengan saya.
Sebelumnya, saya pernah mengikuti kepanitiaan retreat misdinar di paroki
dan mengurusi akomodasi. Perbedaannya adalah dalam segi

Contact Person:
KUKTEK UI
kematangan perencanaan dan kinerja tim. Di kepanitiaan ini, saya

berhubungan langsung dengan pemilik rumah retreat terkait pembayaran
dan segala fasilitas yang diberikan; hal ini tidak saya dapatkan saat di
SMA. Dari pengalaman ini, saya belajar cara berkomunikasi dengan
sederhana dan mudah dimengerti. Saya menjadi lebih mengetahui
mengenai harga dan fasilitas yang diberikan rumah retreat yang dapat
dijadikan rekomendasi ke depannya. Selain itu, menjadi bagian dari
kepanitiaan ini membuat saya mengenal lebih jauh anggota Kuktek baik
yang baru maupun lama. Pada awalnya saya sempat mengalami
kesulitan mencari rumah retreat yang murah dan sesuai dengan budget
yang tertera pada anggaran. Namun berkat bantuan dari teman-teman
panitia dan saran dari Romo Yu, kami pun mendapatkan rumah retreat
dengan harga yang sesuai dengan budget. Kami sangat bersyukur karena
walaupun dengan rumah retreat yang sederhana, retreat dapat berjalan
dengan cukup lancar dan cukup sesuai dengan tema yang dibawakan.
I. Refleksi Penanggung Jawab Transportasi
(Deve Uster/Deve)
Mungkin ini merupakan pertama kalinya selama mengikut kepanitiaan
KUKTEK saya menjadi Penanggung Jawab bidang transportasi. Awal
saya masih bingung apa saja yang harus saya kerjakan. Tetapi karena
dibantu oleh ketua pelaksana dan staff yang sudah berpengalaman
akhirnya membuat pekerjaan saya menjadi lebih mudah. Adapun kendala
yang saya alami yaitu pihak dekanat yang berwenang untuk
menandatangani surat untuk peminjaman bikun ternyata sedang tidak ada
di tempat untuk beberapa hari yang akhirnya membuat sekretaris harus
membuat ulang surat permohonan ke pihak dekanat, setelah selesai
membuat surat permohonan dan sudah masuk ke dekanat ternyata hilang
dan harus membuat ulang surat permohonan. Beruntung dari pihak
kampus memberikan kemudahan dalam hal ini pihak kampus yang
membuatkan surat permohonan ke dekanat untuk diberikan ke pihak
rektorat. Tetapi karena waktunya terlalu mepet sehingga pihak rektorat
menolak surat permohonan peminjaman bikun tersebut dan akhirnya kami
memilih untuk menyewa bus lain.
J. Refleksi Penanggung Jawab Dana dan Usaha
(Claudia Maya/Maya)
Selama masa SMA, saya tidak pernah sama sekali ikut serta dalam
kegiatan Dengan mengikuti retret tahun 2015 ini, saya baru pertamakali
menjadi seorang pj danus. Awalnya saya ingin menolak karena menurut
saya, dengan kegiatan saya yang amat banyak, saya tidak dapat

Contact Person:
KUKTEK UI
memegang bidang ini dengan baik. Realitasnya, kejadian tersebut terjadi,

tetapi tidak separah yang saya bayangkan. Hal ini dikarenakan adanya
panitia-panitia yang turut membackup saya ketika saya tidak mampu
memegang beberapa usaha pencarian dana. Hal yang saya dapatkan dari
kepanitiaan ini adalah manusia tidak dapat hidup sendiri walaupun sudah
melakukan hal semaksimal mungkin. Oleh karena itu, perlu adanya
bantuan dari sesamanya. Selain itu, saya juga belajar untuk lebih bersabar
karena pencarian dana kepanitiaan ini sedikit sulit dengan waktu yang
sangat singkat. Akan tetapi saya berharap dengan kesulitan-kesulitan
yang saya alami ini, saya bisa belajar untuk lebih memiliki plan yang
matang dan selalu menjalani setiap rintangan dengan semangat dan
optimis.
VII.
Daftar Peserta
No
Nama
Angkatan
Jurusan
Andrew Bastian
2015
Teknik Elektro
Teddy Heriyanto
2015
Teknik Mesin
Evan Libriandy
2014
Teknik Kimia
Ignatia Averina Chita Nirmala
2015
Teknik Mesin
Albertus Hendra
2015
Teknik Elektro
Sydney
2013
Teknik Industri
Christopher Kevinly
2012
Program Internasional
Claudia Maya
2013
Teknologi Bioproses
Paskalis Nandana
2014
Teknik Komputer
10
Gilbert Hedison
2015
Teknik Mesin
11
Amadeus Dewangga
2015
Teknik Mesin
12
Yolanda Rudy Johan
2015
Teknik Mesin
13
Herald Kurnia Adi
2015
Teknik Metalurgi dan Material
14
Adrian Mandala
2015
Teknik Mesin
15
Filipus Alvin Wijaya
2015
Teknik Elektro
16
Lazarus Stefan
2014
Teknik Elektro
17
Randy Sanjaya
2013
Teknik Komputer
18
Aria Lesmana
2015
Teknik Komputer
19
Nicholas
2015
Teknik Elektro
20
Albertus Ageng Pratama
2015
Teknik Komputer
21
David Raditya
2015
Teknik Komputer

Contact Person:
KUKTEK UI
22
Ignatius Andre
2015
23
Radi Poda Situmorang
2013
Teknik Perkapalan
24
Heinz Kristian Pramono
2013
Teknik Elektro
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
Geraldo Martua S
Erwin Prawira
Jonathan
Maria oktaviani
Tania Joviani
Kenneth keulana
Deve uster
Agusta Indah
Aloysius Brahmarsi
Lukas Damris
Angeline Paramitha
Dylan
Samuel D
Dominic Vincent
David lazuardi
2015
2012
2015
2012
2013
2013
2013
2013
2014
2012
2013
2013
2013
2014
2013
Teknik Komputer
Teknik Mesin
Teknik Kimia
Arsitektur
Teknik Elektro
Teknik Elektro
Teknologi Bioproses
Teknik Kapal
Teknik Kimia
Teknik Mesin
Arsitektur
Arsitektur Interior
Teknik Kimia

Contact Person:
KUKTEK UI
VIII.
Rundown Acara
Hari 1 - Jumat, 13 November 2015

Waktu
Kegiatan
17.00 18.00
18.00 19.30
19.30 - 20.30
Registrasi Ulang
Ibadah Taize
Briefing
Keberangkatan
Deskripsi
Peserta akan
berkumpul
sesuai waktu
yang telah
ditentukan,
kemudian dibriefing oleh
panitia
Lagu Pembuka
: dalam Tuhan
aku bersyukur;
Bacaan : Luk
12:49-53; Saat
Hening
(Pemeriksaan
Batin, mohon
ampun, katakata paling
berkesan,
menarik
pengalaman);
Doa Umat
Meriah; Bapa
Kami; Penutup
: Yesus Kristus
Cahaya Hatiku
Paralel dgn
pembagian
kelompok
Peserta akan
dibriefing
mengenai
keberangkatan
, pembagian
kamar,

Perlengkapan
-Daftar nama
peserta &
bolpen
-Name tag
-Konfirmasi
ulang siapa yg
dateng, bayar,
nametag
PIC
HPD &
Bendum
Lilin, Gitar,
Sound, Musik
Kitaro
Frater,
Radi
Sydney
List
Pembagian
Kamar
List
Pembagian
Kerja
HPD,
Sydney
Contact Person:
KUKTEK UI
20.30 21.00
Snack Malam
21.00 23.00
Perjalanan
menuju rumah
retret
23.00-selesai
Istirahat malam
pembagian
kelompok kerja
briefing, dan
tugasnya
Peserta akan
menikmati
snack malam
bersama di
bus
Peserta akan
berangkat
bersama
menuju rumah
retret dengan
dipandu oleh
panitia
Peserta akan
dipersilahkan
untuk
beristirahat
untuk
mengikuti
retret
keesokan
harinya
Snack
Stephanie
Deve
Hari 2, Sabtu, 14 November 2015

Jam
05.00 06.30
Kegiatan
Deskripsi
Bangun pagi dan

Mandi
Peserta akan
dibangunkan
dan diberi
waktu
mempersiapka
n diri untuk
mengikuti
retret hari
kedua

Perlengkapan
PIC
Kelompok
time
keeper
Contact Person:
KUKTEK UI
06.30 07.30
Bacaan rohani
07.30 - 09.00
Sarapan
09.00 12.00
Exposure
Sydney
menjelaskan
mengenai
kertas inspirasi
dan
bagaimana
cara
mengisinya.
Peserta akan
diajak untuk
membaca
tentang
"Heroisme
Katolik" berupa
artikel tentang
Ign. Jonan
kemudian
mengisi insight
di kertas
inspirasi.
Peserta akan
menikmati
sarapan
bersama
Peserta akan
diajak untuk
keluar dari
rumah retret
dan melihat
langsung
keadaan di
sekitar
sehingga
tergerak untuk
turut peduli
dan turun
langsung
untuk
membantu
lingkungan
sekitar. Vide

Artikel Ign.
Jonan
(hidupkatolik.c
om); kertas
inspirasi berisi
apa yg
dirasakan,
dipikirkan,
didapatkan,
dan dilakukan
ke depannya
(rasa dan pikir
--> spontan,
didapatkan -->
setelah diolah)
Sydney,
Sie. Acara
Sie.
Konsumsi
Sie. Acara
Contact Person:
KUKTEK UI
TOR
12.00 13.00
13.00 15.00
Makan siang
SEE
15.00-15.30
Journalling SEE
15.30 16.00
Snack
16.00-17.30
JUDGE 1 :
Tinjauan Kitab
Suci
Peserta akan
makan siang
bersama
Vide TOR
Peserta diajak
untuk
membuat
journaling
mengenai apa
yang
dirasakan,
dipikirkan,
inspirasi, dan
niat
berikutnya.
Peserta diberi
waktu untuk
menikmati
snack dan
bersiap untuk
mengikuti sesi
berikutnya
Pada sesi ini,
peserta akan
diajak untuk
merenungkan
tentang apa
yang akan
dilakukan
Yesus jika
Yesus hidup
pada zaman
sekarang
ditengah

Sie.
Konsumsi
Proyektor,
LCD, Sound,
Logistik
Romo Yu,
logistik
Kertas
Inspirasi
Sydney
Snack Sore
Sie.
Konsumsi
Proyektor,
LCD, Sound
Romo Yu
Contact Person:
KUKTEK UI
17.30 18.30
Mandi
18.30 19.30
Makan Malam
19.30 21.30
Sesi Judge 2 :
Jesus is not
Christian
masyarakat
yang plural.
Bagaimana
Yesus
menghidupi
spiritualitas
keKatolikan
ditengah
tantangan
dunia yang
semakin
global?
Bagaimana
menampakkan
wajah Yesus di
dunia? Vide
TOR
Peserta akan
diberi waktu
untuk
mempersiapka
n diri mengikuti
kegiatan
selanjutnya
Peserta akan
makan malam
bersama.
Pukul 19.45,
peserta
dikumpulkan
kemudian
dilakukan ice
breaking.
Peserta akan
diajak untuk
memahami arti
Yesus datang
ke dunia yaitu
bukan untuk
orang kristen
saja. Vide

Sie.
Konsumsi
Proyektor,
LCD, Sound
Romo Yu
Contact Person:
KUKTEK UI
TOR
21.30-22.00
Journalling
JUDGE 1
22.00 23.30
Sharing Session
23.30-selesai
Istirahat malam
Peserta diajak
untuk
membuat
journaling
mengenai apa
yang
kertas Inspirasi
dirasakan,
dipikirkan,
inspirasi, dan
niat
berikutnya.
Peserta akan
diberi waktu
untuk saling
bercerita
mengenai
pengalaman
selama hari ini,
untuk
kemudian
menjadi bahan
refleksi
bersama.
Selain itu,
pada sesi ini,
peserta akan
membicarakan
keKatolikan
secara lebih
umum dan
terbuka.
Peserta akan
dipersilahkan
untuk
beristirahat
untuk
mengikuti
retret

Sydney
Kelompok
Sharing
Contact Person:
KUKTEK UI
keesokan
harinya
Hari 3, Minggu, 15 November 2015
Jam
05.30
06.30
06.30
07.00
07.00
08.00
08.00
10.00
Kegiatan
Deskripsi
Perlengkapa
n
Peserta akan
dibangunkan dan
diberi waktu
Bangun pagi dan
mempersiapkan
Mandi
diri untuk
mengikuti retret
hari ketiga
Peserta akan
diajak untuk
membaca bacaan
rohani mengenai
sikap OMK di
tengah
keberagaman.
kertas
Bacaan rohani &
Setelah itu,
inspirasi,
evaluasi untuk panitia
peserta akan
Bacaan
diberikan kertas
Rohani
dan diminta untuk
menuliskan
kesan & pesan
serta saran
mengenai retret
ini.
Peserta akan
Sarapan
makan pagi
bersama
Panitia akan
mempersiapkan
alat-alat misa
Kertas Koran,
sementara
Persiapan Misa
dus bekas.
peserta diajak
Kreatif
Gitar, LCD,
untuk
Proyektor.
mempersiapkan
misa. Vide TOR.
Selain petugas

PIC
Sie. Acara
Sydney
Sie.
Konsumsi
Kelompok
yang
Bertugas,
Romo Yu
Contact Person:
KUKTEK UI
misa seluruh
peserta
bergantian
mengaku dosa
10.00 12.00
Misa Kreatif
12.00
12.30
Photo Session
12.30
13.30
Makan siang
13.30-15.00
Perjalanan pulang
Puncak dari
acara retret ini,
dimana Tuhan
turut hadir dalam
ekaristi, serta
perutusan bagi
seluruh peserta
retret
Panitia diberi
waktu untuk
mendokumentasi
kan seluruh
peserta secara
khusus, sekaligus
sebagai
pengingat
peserta akan
retret ini berikut
hasil nya
Peserta akan
makan siang
bersama
Peserta akan
pulang kembali
menuju
Universitas
Indonesia,
dengan dipandu
oleh panitia

Peralatan
Misa
Radi Poda
Sie.
Dokumentasi
Sie.
Konsumsi
Sie.
Transportasi
Contact Person:
KUKTEK UI
IX.
Humas Publikasi dan Dokumentasi
Humas dan Publikasi

a. Poster Coming Soon
b. Poster Final

Contact Person:
KUKTEK UI
c. Design Banner
Dokumentasi Acara

Contact Person:
KUKTEK UI

Contact Person:
KUKTEK UI
REFLEKSI PESERTA

Contact Person:
KUKTEK UI
KESEKRETARIATAN

Contact Person:
KUKTEK UI
ACARA

Contact Person:
KUKTEK UI
PERLENGKAPAN

Contact Person:
KUKTEK UI
KONSUMSI

Contact Person:
KUKTEK UI
AKOMODASI DAN
TRANSPORTASI

Contact Person:
KUKTEK UI
DANA USAHA

Contact Person:
KUKTEK UI
HUMAS, PUBLIKASI,
DOKUMENTASI

Contact Person:

LPJ Retret Kuktek 2015

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LPJ Retret Kuktek 2015

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

RETRET KUKTEK 2015

KELUARGA UMAT KATOLIK TEKNIK UI

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

dan meningkatkan keterlibatan umat dalam

menjaga lingkungan hidup di wilayah Keuskupan Agung Jakarta.

Pembinaan intelektual umumnya dapat mencakup arah dasar pastoral dan

mahasiswa di FTUI ini dapat selalu mengembangkan imannya, bersaudara

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

Dengan demikian, diharapkan peserta dapat bertemu dengan Tuhan secara

menyalurkan semangat muda dalam pelayanan.

F. Waktu dan Tempat Penyelenggaraan

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

Angkatan 2015 : 30 orang

Angkatan 2014 : 15 orang

Angkatan 2013 : 10 orang

Angkatan 2012 : 10 orang

b. Alumni KUKTEK UI : 5 orang

I. Pencapaian Parameter Keberhasilan

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

M. Daftar Surat Masuk dan Keluar

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

Pencapaian Nilai dan/atau Skill yang Ditanamkan

Nilai yang ditanamkan

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

dibentuknya kelompok kecil dalam kegiatan Retret KUKTEK UI 2015.

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

operasional sehingga semua panitia menunggu keputusan dari saya

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

Generasi Muda, Dana dari Gereja, hingga sumbangan alumni.

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

makan peserta. Begitu juga bagian medisnya, obat-obatan sudah

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

2. Lebih berkoordinasi dengan bidang acara agar memfollow-up pembawa

B. Laporan Pertanggungjawaban Kepala Operasional

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

rundown menjelang acara berlangsung akibat kurang matangnya persiapan

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

d. Koordinasi dengan Bidang Perlengkapan

3. Lebih sering mengadakan rapat dari awal terbentuknya panitia

C. Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

4. Mengumpulkan dan merapikan format dari susunan acara, susunan

Koordinasi Kepengurusan Bidang

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

Koordinasi dengan PO berjalan secara tidak langsung seperti

2. Koordinasi dengan Bidang-Bidang

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

untuk digunakan pada saat berangkat dan pulang dari tempat

3. LPJ diselesaikan dengan

tepat waktu (2 minggu setelah acara

D. Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Umum

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

3. Mencegah terjadinya defisit keuangan dengan menentukan anggaran

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

5. Membantu bidang Dana Usaha dalam usaha pencarian dana

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

2. Koordinasi dengan Bidang-Bidang

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

g. Koordinasi dengan Bidang Humas, Publikasi dan Dokumentasi

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

Sekretariat : K-402 Gedung Kuliah Bersama Lt. 4

E. Laporan Pertanggungjawaban Bidang Acara