PROSEDUR PENOMORAN SISTEM UNIT PADA BERKAS REKAM MEDIS

Sistem penomoran yang digunakan di Klinik Rawat Inap Mentosaran Pituruh adalah
sistem penomoran dengan cara unit (unit numbering system) tapi lebih mengacu
pada Family House Numbering (FHN) dimana pasien atau masyarakat yang tinggal
dalam satu keluarga atau satu rumah diberi satu nomor rekam medis yang dapat
digunakan untuk mereka yang tinggal di dalamnya dan nomor tersebut dapat
digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya. Pada sistem penomoran ini
menggunakan enam digit angka dimana dua digit pertama sebagai kode wilayah,
batas pelayanan atau masyarakat wilayah, sedangkan empat digit nomor berikutnya
menunjukkan nomor urut pasien. Kode nomor yang digunakan di Klinik Rawat Inap
Mentosaran Pituruh adalah :
a. Kode nomor 70 untuk wilayah Bruno
b. Kode nomor 71 untuk wilayah Kemiri
c. Kode nomor 72 untuk wilayah Padureso
d. Kode nomor 73 untuk wilayah Prembun
e. Kode nomor 74 untuk wilayah Pituruh
Prosedur Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Prosedur penomoran sistem unit pada berkas rekam medis rawat jalan di Klinik
Rawat Inap Mentosaran Pituruh adalah sebagai berikut :
a.
Prosedur di tempat pendaftaran, petugas loket menyiapkan nomor antrian,
formulir-formulir yang diperlukan untuk pelayanan kesehatan seperti Kartu Tanda
Pengenal (KTP) baru, dokumen rekam medis baru berupa folder dan formulir rawat
jalan, karcis sekaligus resep sesuai jenis kartu jaminan kesehatan pasien (umum,
ASKES,BPJS).
b.
Untuk pasien baru, petugas membuatkan kartu berobat baru, serta diberikan
nomor rekam medis baru, dokumen rekam medis baru dan menanyakan identitas
pasien serta poliklinik mana yang akan dituju dan mencatat resep sesuai dengan
jenis kartu jaminan kesehatan.
c.
Untuk pasien lama, petugas meminta kartu berobat pasien untuk dicarikan
dokumen rekam medis dengan nomor rekam medis yang telah tecatat di kartu
berobat pasien dan menanyakan poliklinik yang akan dituju serta kartu jaminan
kesehatan yang digunakan.
d.
Pemberian nomor secara unit yaitu penomoran rekam medis yang diberikan
kepada pasien pada saat pertama kali datang untuk berobat rawat jalan maupun
rawat inap, mendapatkan satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan
dipakai selamanya untuk kunjungan kunjungan selanjutnya. Terdapat 3 digit
nomor rekam medis yaitu 2 digit depan untuk kode wilayah, 2 digit tengah dan 2
digit belakang untuk nomor ketika pasien datang di Klinik tersebut.

e.
Dalam pengembalian dokumen rekam medis petugas menyimpan kembali
dokumen ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medis pasien.
Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Dari 30 berkas rekam medis rawat jalan pada tanggal 27 Oktober 2014 4 Desember
2014 di Klinik Rawat Inap Mentosaran Pituruh adalah terdiri dari 6 digit nomor
rekam medis, yaitu 2 digit kode wilayah, 2 digit tengah dan 2 digit belakang untuk
nomor ketika pasien datang di Klinik tersebut. Dijelaskan dalam tabel berikut
Nomor
Kode
Nomor
No
No RM Asli
Keterangan
RM
Wilayah
Ganda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.

13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42

70
71
71
71
71
71
71
71
71
71
71
71
71
72
72
72
72
72
73
73
74
74
74
74
74
74
74
74
74
74

Ada
Ada
Ada
-

700010
710011
710012
710013
710014
710015
710016
710017
710018
710019
710020
710021
710022
720023
720024
720025
720026
720027
730028
730029
740030
740031
740032
740033
740034
740035
740036
740037
740038
740039

Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran tidak lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran tidak lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran tidak lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap
Penomoran lengkap

Dari 30 sampel diatas disimpulkan bahwa penomoran yang lengkap 90% dan
penomoran yang tidak lengkap 10%.

Penomoran yang lengkap karena setiap kali pasien datang membawa kartu berobat,
sedangkan penomoran yang tidak lengkap karena kelalaian pasien ketika berkunjung
ke Klinik tidak membawa kartu berobat
beberapa permasalahan yang dapat menghambat kelancaran pelayanan kesehatan
diantaranya adalah :
1)
Keterbatasan petugas klinik, serta tidak adanya petugas rekam medis
khusus, sehingga memperlambat pelayanan kesehatan terhadap pasien. Karena
perawat harus menerima pendaftaran pasien, mencari berkas rekam medis pasien,
menginput data pasien serta memberikan obat ketika pasien telah didiagnosa,
sehingga perawat merasa kerepotan dalam melayani pasien dengan adanya sistem
penomoran.
Menurut pengamatan penulis semua beban pelayanan rekam medis hanya bertumpu
pada seorang tenaga perawat yang sedang bertugas menerima pendaftaran pasien.
2)
Dari hasil pengamatan penulis terdapat 10% penomoran yang tidak lengkap
karena pasien tidak membawa kartu berobat.
3)
Penyimpanan berkas rekam medis yang masih menggunakan nama desa dan
huruf abjad masih menjadi penghambat dalam penomoran berkas rekam medis.
Karena seharusnya Klinik terseut sudah menggunakan sistem informasi dan
menggunakan sistem penomoran.
4)
Pasien terlalu lama menunggu apabila tidak membawa kartu berobat, karena
dalam pencarian berkas rekam medis dibutuhkan nomor rekam medis yang tertera
di kartu berobat. Sedangkan pasien yang tidak membawa kartu berobat akan
dibuatkan nomor rekam medis lagi, sehingga pasien tersebut mempunyai nomor
rekam medis ganda.
Upaya Untuk Mengatasi Permasalahan yang Ada di Bagian Penomoran Sistem Unit
Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Untuk mengatasi permasalahan yang ada di bagian penomoran sistem unit pada
berkas rekam medis rawat jalan adalah
Adanya petugas rekam medis yang kompeten untuk pelayanan terhadap pasien, serta
apoteker untuk memberikan obat ketika pasien telah didiagnosa, sehingga perawat
tetap menjalankan sebagai tugasnya.
Adanya sistem penyimpanan rekam medis dengan sistem komputerisasi supaya tidak
terjadi penomoran ganda.
Penyimpanan berkas rekam medis harusnya sudah menggunakan sistem teknologi
informasi, sehingga dalam pencarian data pasien, tinggal memasukkan nama, alamat
dan nomor rekam medis, akan memunculkan data pasien tersebut.
Petugas seharusnya mengingatkan kepada pasien untuk selalu membawa Kartu
Tanda Pengenal dalam setiap kali berobat. Karena dikartu berobat tersebut terdapat
nomor rekam medis yang akan digunakan kembali untuk mencari berkas rekam
medis pasien tersebut. Nomor rekam medis juga mempermudah pelayanan kesehatan
terhadap pasien ketika berobat kembali.

Faktor Pendukung Adanya Prosedur Penomoran Sistem Unit Di Klinik Rawat Inap
Mentosaran Pituruh
a.
Adanya sistem penomoran dalam berkas rekam medis rawat jalan, sehingga
ketika memakai penomoran sistem unit, pasien akan menerima satu nomor rekam
medis untuk selamanya, dengan penomoran sistem unit ini memudahkan petugas
rekam medis untuk melayani pasien.
b.
Adanya tenaga kesehatan yang membantu proses penomoran rekam medis
terhadap pasien, sehingga pelayanan terhadap pasien lebih cepat terselesaikan.
Karena dengan sistem penomoran petugas dapat mencari data pasien lebih
menyingkat waktu.
c.
Adanya berkas rekam medis yang dipilih untuk sistem penomoran, sehingga
ketika ada sistem penomoran, akan mempermudah petugas saat menerima pasien.
Dan tidak ada penumpukan pasien di bagian pendaftaran pasien.
Faktor Penghambat Adanya Prosedur Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam
Medis Rawat Jalan
a.
Tidak adanya sistem informasi manajemen Klinik pada bagian pendaftaran
pasien, sehingga petugas harus mencari berkas rekam medis pasien dengan
menggunakan nama desa, nama pasien menurut abjad, akan memperlambat
pelayanan terhadap pasien.
b. Belum adanya tenaga kesehatan yang kompeten dibidang rekam medis. Petugas
yang berhak mengisi data data rekam medis yaitu perawat yang saat itu sedang
bertugas di Klinik tersebut, petugas juga belum menguasai tentang sistem
penomoran rekam medis.
c.
Penomoran sistem unit belum digunakan di Klinik tersebut, karena dengan
sistem ini pasien harus selalu membawa kartu berobat setiap kali berobat,
sedangkan pasien yang tidak membawa kartu berobat akan dibuatkan nomor rekam
medis ganda.
Prosedur Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
1)
Pemberian nomor secara unit yaitu penomoran rekam medis yang diberikan
kepada pasien pada saat pertama kali datang untuk berobat rawat jalan maupun
rawat inap, mendapatkan satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan
dipakai selamanya untuk kunjungan kunjungan selanjutnya. Terdapat 3 digit
nomor rekam medis yaitu 2 digit depan untuk kode wilayah, 2 digit tengah dan 2
digit belakang untuk nomor ketika pasien datang di Klinik tersebut.
2) Prosedur penomoran sistem unit dari 30 berkas rekam medis yang telah diteliti,
didapatkan penomoran yang lengkap ada 90%, dan penomoran yang tidak lengkap
ada 10%.
3)
Ketidaklengkapan penomoran sistem unit dikarenakan kelalaian pasien tidak
membawa Kartu Tanda Pengenal (KTP) ketika pasien berobat.

4) Faktor penghambat penomoran sistem unit yaitu, tidak adanya sistem informasi
managemen Klinik, belum adanya tenaga kesehatan yang kompeten di bidang rekam
medis, penomoran sistem unit belum digunakan di Klinik tersebut.
5)
Faktor pendukung penomoran sistem unit yaitu, adanya sistem penomoran
dalam berkas rekam medis rawat jalan, adanya tenaga kesehatan yang membantu
proses penomoran rekam medis terhadap pasien, adanya berkas rekam medis yang
dipilih untuk sistem penomoran.
Permasalahan Adanya Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat
Jalan Di Klinik Rawat Inap Mentosaran Pituruh
Di Klinik Rawat Inap Mentosaran Pituruh dalam proses penerimaan pasien dengan
sistem penomoran terdapat beberapa permasalahan yang dapat menghambat
kelancaran pelayanan kesehatan diantaranya adalah :

Keterbatasan petugas klinik, serta tidak adanya petugas rekam medis khusus,
terdapat 10% penomoran yang tidak lengkap, penyimpanan berkas rekam medis
yang masih menggunakan nama desa dan huruf abjad, pasien terlalu lama
menunggu apabila tidak membawa kartu berobat,
Upaya Untuk Mengatasi Permasalahan yang Ada di Bagian Penomoran Sistem Unit
Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Untuk mengatasi permasalahan yang ada di bagian penomoran sistem unit pada
berkas rekam medis rawat jalan adalah :
Adanya petugas rekam medis yang kompeten untuk pelayanan terhadap pasien,
adanya sistem penyimpanan rekam medis dengan sistem komputerisasi ,
penyimpanan berkas rekam medis petugas mengingatkan kepada pasien untuk
selalu membawa Kartu Tanda Pengenal dalam setiap kali berobat.