FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

Nama Jabatan
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan

: Penatalaksanaan Kepegawaian
: Sub Bag Kepegawaian
: Melaksanakan penatalaksanaan kepegawaian sesuai peraturan yang berlaku untuk
kelancaran tugas kepegawaian

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN HASIL

WAKTU
PENYELESAIAN

WAKTU KERJA
EFEKTIF

BEBAN KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

1
a

Menyiapkan bahan rencana kebutuhan sub

bag Kepegawaian
Menerima berkas rencana kegiatan

rencana

72,000

0.00

Mengetik rencana kegiatan

rencana

30

72,000

0.00

Mengeprint rencana kegiatan

rencana

72,000

0.00

Mengkonsultasikan kepada atasan

rencana

60

72,000

0.00

Menyelesaikan bahan rencana

rencana

10

72,000

0.00

data

10

72,000

0.00

data

10

72,000

0.00

60

72,000

0.00

60

72,000

0.00

30

72,000

0.00

data
puskesmas dan Dinas Kesehatan
Menghitung jumlah kebutuhan puskesmas
data
dan Dinas Kesehatan
Mengetik keberadaan tenaga kesehatan dan
data
kebutuhan tenaga kesehatan ke dalam format
ketenagaan
Mengeprint data ketenagaan dan kebutuhan
data

72,000

0.00

Mengkonsultasikan kepada atasan

30

72,000

0.00

72,000

0.00

Melaksanakan analisis rencana kebutuhan,

2
a
b

kualifikasi, dan kompetensi pegawai.

Menerima berkas kepegawaian
Mensortir berkas data kepegawaian
Menghitung

c
d
e

jumlah

tenaga

kesehatan

data

Menyelesaikan data keberadaan tenaga

data
kesehatan dan kebutuhan tenaga kesehatan
di Lingkungan Dinas Kesehatan

Melaksanakan
pelayanan
kepegawaian
Menerima berkas dari atasan

Mensortir berkas sesuai prioritas

c
d
e
f
g

4
a
b
c

administrasi
Surat

72,000

84

0.01

Surat

72,000

84

0.01

15

72,000

84

0.02

72,000

84

0.01

15

72,000

84

0.02

Surat

15

72,000

84

0.02

Surat

72,000

84

0.01

10

72,000

15

0.00

60

72,000

0.00

60

72,000

0.00

10

72,000

0.00

30

72,000

0.00

60

72,000

0.00

120

72,000

0.00

Mengetik surat balasan sesuai dengan perihal

Surat
surat
Mengeprint surat balasan sesuai dengan
Surat
perihal surat
Mengkonsultasikan kepada atasan
Surat
Mengamplopkan

surat

balasan

sesuai

distribusi
Mengarsipkan salinan balasan surat ke file
surat keluar

Melaksanakan pengembangan pegawai

Menerima berkas dari atasan

Nakes Teladan

Membuat jadwal pelaksanaan pemilihan

Nakes Teladan
tenaga kesehatan teladan sesuai acuan dari
Kementerian
Kesehatan
Membuat draft
panitia pemilihan nakes
Nakes Teladan
teladan
Membuat surat pemberitahuan ke seluruh
Puskesmas untuk pengajuan nakes teladan Nakes Teladan
tingkat kecamatan
Mengetik nama nominasi nakes teladan

e
f
g

Nakes Teladan
sesuai pengajuan dari seluruh puskesmas
Membuat nota dinas ke walikota dan draft sk
Nakes Teladan
panitia nakes teladan
Melaksanakan paraf koordinasi ke Ka Dinas
Nakes Teladan
kesehatan

Menerima sk Panitia nakes teladan

Nakes Teladan

10

72,000

0.00

Nakes Teladan

60

72,000

0.00

Nakes Teladan

600

72,000

0.01

20

72,000

0.00

72,000

0.00

30

72,000

0.00

Nakes Teladan

30

72,000

0.00

Nakes Teladan

72,000

0.00

Nota Dinas

10

7,200

0.00

Nota Dinas

15

7,200

0.00

Nota Dinas

30

7,200

0.00

Nota Dinas

15

7,200

0.00

Nota Dinas

30

7,200

0.00

60

7,200

0.01

120

7,200

0.02

7,200

0.00

Mengkoordinasikan kepada nominasi nakes

i
j
k
l
m
n

teladan untuk seleksi tingkat kota

Melaksanakan seleksi nakes teladan kota

Mengetik hasil seleksi nakes teladan untuk

Nakes Teladan
diajukan ke provinsi
Mengeprint hasil seleksi nakes teladan untuk
Nakes Teladan
diajukan ke provinsi
Mengkonsultasikan ke atasan
Nakes Teladan
Mengamplopkan surat sesuai distribusi
Mengarsipkan salinan surat pengajuan nakes

o
teladan ke provinsi ke file surat keluar

5
a
b
c
d
e
f
g
h

Melaksanakan Tata Usaha kepegawaian

Menerima berkas dari atasan
Mengetik draft nota dinas mutasi pegawai
Mengkosultasikan kepada atasan
Mengetik nota dinas mutasi pegawai
Mengkonsultasikan kepada atasan

Menggandakan nota dinas sesuai jumlah

Nota Dinas
distribusi
Mendistribusikan nota dinas ke yang
Nota Dinas
bersangkutan
Mengarsipkan salinan nota dinas ke file
Nota Dinas

6
a
b
c
d
e
f
g

7
a
b
c
d
e
f
g

Menyiapkan pembinaan dan kesejahteraan

pegawai serta pengawasan melekat
Mengecek ulang data PTT manual dan online

Amprah Gaji

30

7,200

0.02

Amprah Gaji

30

7,200

0.02

Amprah Gaji

60

7,200

0.03

Amprah Gaji

30

7,200

0.02

Amprah Gaji

30

7,200

0.02

Amprah Gaji

15

7,200

0.01

Mengarsipkan salinan berkas gaji tenaga

Amprah Gaji
PTT

7,200

0.00

10

7,200

0.00

30

7,200

0.00

300

7,200

0.04

120

7,200

0.02

Jabfung Umum

10

7,200

0.00

Jabfung Umum

30

7,200

0.00

Jabfung Umum

7,200

0.00

Menyiapkan data tenaga PTT

Mengetik pengajuan gaji ke dalam format gaji
Mengkonsultasikan pada atasan
Menggandakan berkas sesuai distribusi
Mengamplopkan surat sesuai distribusi

Melaksanakan analisis beban kerja

Menerima berkas dari atasan

Jabfung Umum

Mengikuti pengarahan cara analisis beban

Jabfung Umum
kerja
Membuat draft analisis beban kerja di
Jabfung Umum
kepegawaian
Mengetik draft hasil analisis beban kerja
Jabfung Umum
Mengeprint draft hasil analisis beban kerja
Mengkonsultasikan kepada atasan
Menyelesaikan analisis beban kerja

8
a
b

Melaksanakan pengkajian kompetensi dan

kualifikasi jabatan
Menerima berkas dari atasan
PAK
Mensortir berkas sesuai jabatan fungsional

7,200

100

0.07

PAK

10

7,200

100

0.14

Menghitung Dupak

PAK

15

7,200

100

0.21

Membuat PAK

PAK

10

7,200

100

0.14

Mengetik PAK

PAK

10

7,200

100

0.14

Mengeprint PAK

PAK

7,200

100

0.07

PAK

10

7,200

100

0.14

Mengkonsultasikan kepada atasan

Membuat nomor registrasi PAK

PAK

7,200

100

0.07

Mengarsipkan PAK dan salinan PAK ke

PAK
dalam file

7,200

100

0.07

JUMLAH

RJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

KETERANGAN

0.00

0.01

0.08

0.02

0.04

0.11

0.07

1.04
1.36

PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS

NOMOR URUT

LAJUR

PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA

URAIAN
3

Cukup jelas
Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud
Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya Kegiatan,
Dokumen, Laporan, Data, dsb.
Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud dalam kolom 2.
Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.
Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas yang dimaksud
dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit), pekerjaan mingguan (WKE = 1500
menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000 menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)

Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan dalam kurun waktu
kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan)
Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara :
Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6)
Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)
Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan

REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : ________________________________

NO

NAMA JABATAN

JUMLAH
PEMANGKU
JABATAN

HASIL ABK
4

Keterangan :
1
Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III
2
Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja
3
Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yan
pada kolom Nama Jabatan
4
Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang te
kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja
maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai
5
Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan
jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dila
dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (sa

NALISIS BEBAN KERJA (ABK)

KELEBIHAN/
KEKURANGAN
5

a jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja

ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut
didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada

uhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167

ulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari

Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di

uk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang

CONTOH 1
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
1.

NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN

2.

UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA

3.

IKHTISAR JABATAN :
-

Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X
WAKTU
PENYELESAIAN
(MENIT)

WAKTU
KERJA
EFEKTIF
(MENIT)

NO.

URAIAN TUGAS

SATUAN
HASIL

- Menyiapkan bahan kerja

Kegiatan

15

1500

- Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan

Laporan

60

1500

- Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan

Laporan

15

1500

Kegiatan

60

1500

1.

2.

Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga

Melakukan pengelolaan kendaraan dinas

- Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada
- Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan

3.

Laporan

60

6000

Kegiatan

60

6000

Laporan

30

1500

- Menyusun list penggunaan ruang rapat

Kegiatan

10

1500

- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna

Kegiatan

30

1500

- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator

Kegiatan

60

1500

- Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas

Kegiatan

10

1500

- Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala

Kegiatan

60

1500

Laporan

10

1500

- Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service)

Kegiatan

120

1500

- Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman

Kegiatan

60

300

Laporan

10

1500

- Membuat susunan acara upacara bendera

Susunan
Acara

60

72000

- Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan

Laporan

30

72000

- Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi

Kegiatan

60

72000

- Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih

Kegiatan

60

72000

Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara

bendera

Kegiatan

60

72000

- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala

Kegiatan

60

72000

- Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan

Laporan

15

72000

- Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air

Kegiatan

30

6000

- Mengurus tagihan listrik/telephone/air

Kegiatan

30

6000

- Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan

Kegiatan

15

6000

- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada

Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas
kepada pimpinan
Melakukan pengaturan ruangan rapat

4.

Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman

Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada

pimpinan

Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada

pimpinan

Melaksanakan pengaturan upacara bendera

Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air

JUM

PEMBULA

RJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

BEBAN
KERJA

PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN

KET

0.0100

0.0400

0.0100

0.2000

0.0200

0.0200

0.0200

0.0133

0.0400

0.0800

0.0133

0.0800

0.0133

0.0800

0.2000

0.0133

0.0008

0.0004

0.0008

12

0.0100

12

0.0100

12

0.0100

0.0002

0.0050

0.0050

0.0025

JUMLAH
PEMBULATAN

0.8981
1

CONTOH 2
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
1.

NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

2.

UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA

3.

IKHTISAR JABATAN :
-

Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa

WAKTU
PENYELESAIAN
(MENIT)

WAKTU
KERJA
EFEKTIF
(MENIT)

NO.

URAIAN TUGAS

SATUAN
HASIL

Kegiatan

15

300

- Membuat surat penawaran harga barang kepada

perusahaan/rekanan

Dokumen

30

300

- Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat,

menyusun anggaran, menyusun program kegiatan,
membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain

Kegiatan

120

300

- Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil penelusuran

data

Dokumen

30

300

- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang

Dokumen

30

300

- Membuat Berita Acara Pembayaran

Dokumen

30

300

- Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan

barang dan jasa

Dokumen

30

6000

- Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan barang

dan jasa

Dokumen

30

6000

- Membukukan barang yang dibeli

Kegiatan

30

300

- Membuat nomor barang

Kegiatan

30

300

Menyusun rencana kegiatan harian

- Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi keuangan
dan pengadaan barang dan jasa

Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan

Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan

Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi

keuangan

JUMLAH

PEMBULATAN

WAI

BEBAN KERJA

PEGAWAI
YANG
DIBUTUHKAN

KET

0.0500

0.1000

0.4000

0.1000

0.1000

0.1000

0.0050

0.0050

0.1000

0.1000

JUMLAH

1.0600

PEMBULATAN

CONTOH
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)
UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN

NO

NAMA JABATAN

JUMLAH
PEMANGKU
JABATAN

Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

-

Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai

-

Pengolah Data Formasi

Penganalisis Formasi Pegawai

Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C

-

Pengolah Data Formasi

Penganalisis Formasi Pegawai

Penyusun Perencanaan Formasi

Kasie Pelayanan Direktorat

-

Sekretaris

Pengadministrasi Data Formasi

Caraka

Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai

-

Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A

Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C

-

Operator Komputer

Penganalisis Pengembangan Pegawai

Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai

-

Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai

-

Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai

Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai

-

Operator Komputer

Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai

Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai

-

Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai

LASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

HASIL ABK

KELEBIHAN/
KEKURANGAN

(1)

(1)

(1)

(1)

(1)

(1)

(1)