Nama Jabatan : CARAKA

Unit Kerja : BAGIAN UMUM

Ikhtisar Jabatan :
NO URAIAN TUGAS
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA
EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1 2 4 5 6 7 8
1 10 300 12 0.40 28,800
2 45 300 12 1.80 129,600
3 10 300 12 0.40 28,800
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
3
SATUAN HASIL
Dokumen
Melaksanakan pengiriman surat / dokumen / paket ke alamat yang dituju, baik secara langsung maupun melalui
jasa pengiriman / jasa ekspedisi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar surat / dokumen / paket sampai
ketujuan dengan cepat dan tepat.
Mengumpulkan surat / dokumen / paket yang akan dikirim dengan cara
Memeriksa surat / dokumen / paket dari ekspeditur untuk mengetahui
sifat, masalah dan tujuan surat, mencatat surat / dokumen / paket
kedalam buku ekspedisi dan surat tanda terima serta menghitung jumlah
surat / dokumen / paket yang diterima dari ekspeditur, agar sesuai
dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi.
Laporan
Dokumen Mendistribusikan surat / dokumen / paket dengan cara membuat rencana
perjalanan menurut arus yang akan ditempuh, menyusun dan
memasukkan surat / dokumen / paket dalam kantong surat berdasarkan
tujuan surat guna memudahkan pengiriman, menyampaikan surat /
dokumen / paket kepada yang berkepentingan / melalui jasa pengiriman
menurut alamat yang telah ditentukan.
Mengendalikan surat / dokumen / paket yang telah didistribusikan
dengan cara menerima dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan
atau surat tanda terima ekspeditur, sebagai bukti yang telah
ditandatangani oleh penerima surat, membuat laporan pengiriman surat /
dokumen di buku ekspedisi.
NO URAIAN TUGAS
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA
EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1 2 4 5 6 7 8
4 20 300 4 0.27 19,200
5 30 6,000 12 0.06 4,320
6 20 300 1 0.07 4,800
2.993 215,528
3.000 PEMBULATAN
Kegiatan
JUMLAH
Dokumen
Dokumen
Melaporkan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan
yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan
mendatang, dengan cara menginventarisir data / informasi bahan
laporan, membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas,
mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan, memfinalisasi
laporan pelaksanaan tugas.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik
lisan maupun tulisan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas.
Menyimpan dan menyusun denganrapiharsip-arsip, dokumen-dokumen
surat padatempat yangtelah disediakan, agar tertib dalam pengelolaan
arsip.
SATUAN HASIL
3
28,800
129,600
28,800
19,200
4,320
4,800
215,520
NOMOR
URUT
LAJUR URAIAN
1 2 3
1 1 Cukup jelas
2 2 Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud
3 3
Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya
Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb.
4 4
Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud
dalam kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.
5 5
Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas
yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit),
pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000
menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)
6 6
Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan
dalam kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan
(1 laporan tiap 6 bulan)
7 7 Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara :
Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6)
Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)
8 8 Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan
PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA
UNIT KERJA : ________________________________
NO NAMA JABATAN
JUMLAH
PEMANGKU
JABATAN
HASIL ABK
KELEBIHAN/
KEKURANGAN
1 2 3 4 5
Keterangan :
1 Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III
2 Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja
3 Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut
pada kolom Nama Jabatan
4 Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada
kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167
maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai
5 Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari
jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di
dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)
1. NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN
2. UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA
3. IKHTISAR JABATAN :
- Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X
NO.
SATUAN
HASIL
WAKTU
PENYELE-
SAIAN
(MENIT)
WAKTU
KERJA
EFEKTIF
(MENIT)
BEBAN
KERJA
PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN
1 3 4 5 6 7
1.
- Menyiapkan bahan kerja Kegiatan 15 1500 1 0.0100
- Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan Laporan 60 1500 1 0.0400
- Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Laporan 15 1500 1 0.0100
2.
- Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada Kegiatan 60 1500 5 0.2000
- Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan Laporan 60 6000 2 0.0200
- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada Kegiatan 60 6000 2 0.0200
-
Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas
kepada pimpinan
Laporan 30 1500 1 0.0200
3.
- Menyusun list penggunaan ruang rapat Kegiatan 10 1500 2 0.0133
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna Kegiatan 30 1500 2 0.0400
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator Kegiatan 60 1500 2 0.0800
- Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas Kegiatan 10 1500 2 0.0133
- Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala Kegiatan 60 1500 2 0.0800
-
Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada
pimpinan
Laporan 10 1500 2 0.0133
4.
- Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service) Kegiatan 120 1500 1 0.0800
- Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman Kegiatan 60 300 1 0.2000
-
Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada
pimpinan
Laporan 10 1500 2 0.0133
5
- Membuat susunan acara upacara bendera
Susunan
Acara
60 72000 1 0.0008
- Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan Laporan 30 72000 1 0.0004
- Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi Kegiatan 60 72000 1 0.0008
- Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih Kegiatan 60 72000 12 0.0100
-
Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara
bendera
Kegiatan 60 72000 12 0.0100
- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala Kegiatan 60 72000 12 0.0100
- Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan Laporan 15 72000 1 0.0002
6
- Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air Kegiatan 30 6000 1 0.0050
- Mengurus tagihan listrik/telephone/air Kegiatan 30 6000 1 0.0050
- Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan Kegiatan 15 6000 1 0.0025
0.8981
CONTOH 1
JUMLAH
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air
Melaksanakan pengaturan upacara bendera
Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman
Melakukan pengaturan ruangan rapat
Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga
URAIAN TUGAS
2
1 PEMBULATAN
KET
8
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM
2. UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA
3. IKHTISAR JABATAN :
- Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa
NO. SATUAN HASIL
WAKTU
PENYELE-
SAIAN
(MENIT)
WAKTU KERJA
EFEKTIF
(MENIT)
BEBAN KERJA
PEGAWAI
YANG
DIBUTUHKAN
1 3 4 5 6 7
1
- Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi keuangan
dan pengadaan barang dan jasa
Kegiatan 15 300 1 0.0500
2
- Membuat surat penawaran harga barang kepada
perusahaan/rekanan
Dokumen 30 300 1 0.1000
- Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat,
menyusun anggaran, menyusun program kegiatan,
membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain
Kegiatan 120 300 1 0.4000
- Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil penelusuran
data
Dokumen 30 300 1 0.1000
- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang Dokumen 30 300 1 0.1000
- Membuat Berita Acara Pembayaran Dokumen 30 300 1 0.1000
3
- Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan
barang dan jasa
Dokumen 30 6000 1 0.0050
- Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan barang
dan jasa
Dokumen 30 6000 1 0.0050
4
- Membukukan barang yang dibeli Kegiatan 30 300 1 0.1000
- Membuat nomor barang Kegiatan 30 300 1 0.1000
1.0600
1
CONTOH 2
Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi
keuangan
JUMLAH
PEMBULATAN
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
URAIAN TUGAS
2
Menyusun rencana kegiatan harian
Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan
Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan
KET
8
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN
NO
JUMLAH
PEMANGKU
JABATAN
HASIL ABK
KELEBIHAN/
KEKURANGAN
1 3 4 5
Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi
- Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai
- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A
- Pengolah Data Formasi 2 1 1
- Penganalisis Formasi Pegawai - 1 (1)
- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C
- Pengolah Data Formasi - 1 (1)
- Penganalisis Formasi Pegawai 2 1 1
- Penyusun Perencanaan Formasi 1 - 1
- Kasie Pelayanan Direktorat
- Sekretaris 1 1 -
- Pengadministrasi Data Formasi 1 2 (1)
- Caraka 1 - 1
- Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai
- Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C
- Operator Komputer 1 - 1
- Penganalisis Pengembangan Pegawai - 1 (1)
- Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai
- Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai
- Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai - 1 (1)
- Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai
- Operator Komputer 1 - 1
- Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai - 1 (1)
- Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai
- Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai - 1 (1)
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)
NAMA JABATAN
2
CONTOH
Nama Jabatan : KEPALA SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
Unit Kerja : BAGIAN UMUM
Ikhtisar Jabatan
NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA
EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Dokumen 300 72,000 6 0.03 1,800
2 Kegiatan 15 1,500 44 0.44 31,680
3 Kegiatan 10 1,500 44 0.29 21,120
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
Membagi tugas kepada bawahan
berdasarkan tugas pokok dan fungsi
masing-masing bawahan agar
terwujud hasil kerja yang optimal.
: Menyiapkan dan melaksanakan urusan kerumahtanggaan yang meliputi pelayanan angkutan, akomodasi,
perawatan dan pemeliharaan rumah jabatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah serta perawatan dan
pemeliharaan kebersihan pekarangan dan bangunan Kantor Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah
sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas pelayanan pemerintahan berjalan efektif.
Merencanakan kegiatan dan
pelayanan pengurusan keperluan
rumah tangga Bupati, Wakil Bupati
dan Sekretaris Daerah guna
menunjang kelancaran pekerjaan.
Membimbing kepada semua
bawahan sesuai dengan peraturan
yang berlaku agar terwujud sinergi
dalam pelaksanaan tugas.
NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA
EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8
4 Kegiatan 60 6,000 9 0.09 6,480
5 Kegiatan 90 72,000 4 0.01 360
Memeriksa hasil pekerjaan dengan
cara melakukan rapat internal agar
pelaksanaan tugas berjalan sesuai
dengan rencana.
Melaksanakan koordinasi dengan
SKPD, unit kerja, dan internal Bagian
Umum melalui penyiapan dan
penyajian bahan / materi
pengelolaan tata usaha, administrasi
kepegawaian, pembinaan kearsipan
di lingkungan sekretariat daerah,
pelaksanaan pengelolaan urusan
kerumahtanggaan, pelaksanaan
kegiatan dalam rangka pemberian
pelayanan dan pengamanan sandi
dan telekomunikasi, pengelolaan
perlengkapan yang meliputi
pengelolaan barang, pembinaan
administrasi barang serta
perbendaharaan barang agar
terwujud hasil yang optimal.
NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL
WAKTU
PENYELESAIAN
WAKTU KERJA
EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG
DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8
6 Kegiatan 120 6,000 9 0.18 12,960
7 Kegiatan 120 6,000 9 0.18 12,960
8 Kegiatan 300 72,000 9 0.04 2,700
1.071 90,076
1.000 PEMBULATAN
Mengevaluasi hasil kerja pada Sub
Bagian Tata Usaha, Kepegawaian
dan Santel ; Sub bagian Rumah
Tangga ; Sub Bagian Perlengkapan
dengan mengamati dan meneliti agar
hasil pekerjaan dapat
dipertanggungjawabkan.
Membuat Laporan / Menyusun
Laporan Pelaksanaan Kegiatan Kerja
Sekretaris Daerah secara berkala /
pada setiap triwulan dalam rangka
menentukan langkah-langkah
penanggulangan atas permasalahan
/ hambatan yang ditemui dalam
pelaksanaan tugas, sehingga
kegiatan yang akan datang dapat
berjalan dengan efektif.
Melaksanakan tugas kedinasan lain
yang diperintahkan pimpinan baik
lisan maupun tertulis.
JUMLAH
1,800
31,680
21,120
6,480
360
12,960
12,960
2,700
90,060