NOMOR: 170.K/DIR-HP/2014
TENTANG
Menimbang : a. bahwa pengendalian intern merupakan salah satu unsur pemenuhan pada
Good Corporate Governance (GCG) yang diterapkan Perusahaan;
b. bahwa dengan penerapan sistem pengendalian intern, diharapkan
segenap unsur Perusahaan melaksanakan proses bisnis dengan
memperhatikan prinsip efektif, efisien, keandalan dan kepatuhan terhadap
peraturan perundang-undangan dalam pencapaian sasaran dan kinerja
Perusahaan;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana tercantum pada huruf a
dan b di atas, perlu ditetapkan Keputusan Direksi PT Haleyora Power
tentang Kebijakan Sistem Pengendalian Intern di Lingkungan PT Haleyora
Power.
MEMUTUSKAN
BAB I
KETENTUAN UMUM DAN LATAR BELAKANG
Pasal 1
Ketentuan Umum
10. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan
kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam
rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai
dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien dalam mewujudkan tata
kelola Perusahaan yang baik.
Pasal 2
Latar Belakang
1. Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang efektif merupakan komponen penting dalam
manajemen HP dan menjadi dasar bagi kegiatan operasional HP yang sehat dan aman.
Sistem Pengendalian Intern yang efektif dapat membantu manajemen HP menjaga aset
Perusahaan, menjamin tersedianya ketepatan dan keandalan pelaporan keuangan dan
manajerial yang dapat dipercaya, memberikan perlindungan terhadap kemungkinan
terjadinya kewajiban-kewajiban yang tidak sepatutnya, meningkatkan kepatuhan
Perusahaan terhadap ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku,
mendorong tercapainya pelaksanaan kegiatan yang efisien, serta mengurangi risiko
terjadinya kerugian, penyimpangan dan pelanggaran aspek kehati-hatian.
2. Terselenggaranya Sistem Pengendalian Intern Perusahaan yang handal dan efektif
menjadi tanggung jawab seluruh personil Perusahaan. Selain itu, personil Perusahaan
juga berkewajiban untuk meningkatkan risk culture yang efektif pada organisasi
Perusahaan dan memastikan hal tersebut melekat di setiap jenjang organisasi Pusat dan
Region.
3. Sistem Pengendalian Intern perlu mendapat perhatian manajemen HP, mengingat bahwa
salah satu faktor penyebab terjadinya kesulitan usaha Perusahaan adalah adanya
berbagai kelemahan dalam pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern, antara lain:
(a) kurangnya mekanisme pengawasan, tidak jelasnya akuntabilitas dari manajemen
Perusahaan dan kegagalan dalam mengembangkan budaya pengendalian intern pada
seluruh jenjang organisasi Pusat dan Region;
(b) kurang memadainya pelaksanaan identifikasi dan penilaian atas risiko dari kegiatan
operasional Perusahaan;
(c) tidak ada atau gagalnya suatu pengendalian pokok terhadap kegiatan operasional
Perusahaan, seperti pemisahan fungsi, otorisasi, verifikasi dan kaji ulang atas risk
exposure dan kinerja Perusahaan;
(d) kurangnya komunikasi dan informasi antarjenjang dalam organisasi Perusahaan,
khususnya informasi di tingkat pengambil keputusan tentang penurunan kualitas risk
exposure dan penerapan tindakan perbaikan;
(e) kurang memadai atau kurang efektifnya program audit intern dan kegiatan pemantauan
lainnya;
(f) kurangnya komitmen manajemen Perusahaan untuk melakukan proses pengendalian
intern dan menerapkan sanksi yang tegas terhadap pelanggaran ketentuan yang
berlaku dan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan Perusahaan.
4
BAB II
RUANG LINGKUP SISTEM PENGENDALIAN INTERN YANG BAIK
Pasal 3
Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Pasal 4
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Pasal 5
Pihak-pihak yang Berkepentingan dengan Sistem
Pengendalian Intern Perusahaan
Terselenggaranya Sistem Pengendalian Intern yang handal dan efektif menjadi tanggung jawab
semua pihak yang terlibat dalam organisasi Perusahaan, antara lain:
5
Pasal 6
Faktor Pertimbangan dalam Penyusunan Sistem Pengendalian
Intern Perusahaan
Perusahaan harus memiliki Sistem Pengendalian Intern yang dapat diterapkan secara efektif,
dengan memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
(a) total aset;
(b) jenis produk dan jasa yang ditawarkan, termasuk produk dan jasa baru;
(c) kompleksitas operasional, termasuk jaringan kantor;
(d) profil risiko dari setiap kegiatan usaha;
(e) metode yang digunakan untuk pengolahan data dan teknologi informasi serta metodologi
yang diterapkan untuk pengukuran, pemantauan, dan pembatasan risiko;
(f) ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6
Pasal 7
Lingkungan Pengendalian
BAB III
ELEMEN UTAMA SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERUSAHAAN
Pasal 8
Pengawasan oleh Manajemen dan Budaya Pengendalian
2. Dalam rangka memenuhi tanggung jawab seperti yang disebutkan dalam Pasal 8 ayat
(1) di atas, maka Dewan Komisaris:
(a) harus dapat bersikap obyektif serta memiliki pengetahuan dan kemampuan serta
keingintahuan mengenai kegiatan usaha dan risiko Perusahaan;
(b) harus berperan secara aktif untuk memastikan adanya perbaikan terhadap
permasalahan Perusahaan yang dapat mengurangi efektivitas Sistem Pengendalian
Intern, seperti adanya hambatan dalam arus informasi dari bawahan kepada pimpinan
dan kelemahan dalam pelaksanaan fungsi keuangan, hukum dan audit intern;
(c) secara berkala mengadakan pertemuan dengan Direksi untuk membahas efektivitas
Sistem Pengendalian Intern;
(d) melakukan kaji ulang terhadap hasil evaluasi pelaksanaan pengendalian intern yang
dibuat oleh Direksi, SPI dan auditor ekstern;
7
(e) secara berkala melakukan upaya-upaya untuk memastikan bahwa Direksi telah
menindaklanjuti dengan tepat atas temuan dan rekomendasi yang disampaikan oleh
auditor intern dan auditor ekstern;
4. Dalam rangka melaksanakan tanggung jawab seperti yang disebutkan dalam Pasal 8 ayat
(3) di atas, Direksi harus melakukan langkah-langkah, antara lain:
(a) Menugaskan,
- Kepala Divisi/Sekretaris Perusahaan/Kepala Satuan/Manajer Bidang/Deputi
Manajer/Supervisor dan Pegawai
- Manajer Region/Asisten Manajer/Manajer Area/Supervisor/Koordinator dan
Pegawai
bertanggungjawab dalam kegiatan atau fungsi tertentu untuk menyusun kebijakan dan
prosedur pengendalian intern terhadap kegiatan operasional serta kecukupan
organisasi;
(b) melakukan pengendalian yang efektif untuk memastikan bahwa,
- Kepala Divisi/Sekretaris Perusahaan/Kepala Satuan/Manajer Bidang/Deputi
Manajer/Supervisor dan Pegawai
- Manajer Region/Asisten Manajer/Manajer Area/Supervisor/Koordinator dan
Pegawai
telah mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur yang telah
ditetapkan;
(c) mendokumentasikan dan mensosialisasikan struktur organisasi yang secara jelas
menggambarkan jalur kewenangan dan tanggung jawab pelaporan serta
menyelenggarakan suatu sistem komunikasi yang efektif kepada seluruh jenjang
Perusahaan;
(d) mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi
pengendalian intern telah dilaksanakan oleh Kepala Divisi/Sekretaris
Perusahaan/Kepala Satuan/Manajer Bidang/Deputi Manajer/Supervisor, Manajer
Region/Asisten Manajer/Manajer Area/Supervisor/Koordinator dan Pegawai yang
memiliki pengalaman dan kemampuan yang memadai;
(e) melaksanakan secara efektif langkah perbaikan atau rekomendasi dari auditor intern
dan atau auditor ekstern, antara lain dengan cara menugaskan pegawai yang
bertanggungjawab untuk melaksanakannya.
8
5. Dewan Komisaris dan Direksi bertanggungjawab dalam meningkatkan etika kerja dan
integritas yang tinggi serta menciptakan suatu kultur organisasi yang menekankan kepada
seluruh pegawai Perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern yang berlaku di
Perusahaan.
6. Dalam rangka menciptakan budaya pengendalian tersebut, langkah-langkah yang harus
diperhatikan dan dilakukan oleh Perusahaan, antara lain:
(a) Dewan Komisaris, Direksi dan elemen Manajerial Perusahaan harus menjadi role
model bagi seluruh pegawai atau memiliki komitmen pribadi yang tinggi terhadap
pengembangan Perusahaan yang sehat;
(b) Dewan Komisaris, Direksi dan elemen Manajerial Perusahaan harus mampu mengelola
sumber daya manusia, termasuk dalam proses penempatan pegawai yang sesuai
dengan keterampilan, pengetahuan dan perilakunya;
(c) meningkatkan kesadaran seluruh pegawai Perusahaan mengenai pentingnya
efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab masing-masing dan selanjutnya
mengkomunikasikan pada pegawai yang terkait mengenai setiap permasalahan yang
terjadi dalam kegiatan operasional Perusahaan.
7. Untuk mendukung budaya pengendalian tersebut maka seluruh kebijakan, standar dan
prosedur operasional harus didokumentasikan secara tertulis dan tersedia bagi setiap
pegawai yang terkait.
8. Dalam rangka memperkuat nilai-nilai etika, Perusahaan harus menghindari kebijakan dan
praktek yang dapat mengakibatkan dorongan atau peluang untuk melakukan penyimpangan
atau pelanggaran, seperti penekanan pada pencapaian target jangka pendek dengan
mengabaikan dampak risiko yang bersifat jangka panjang, sistem kompensasi yang terlalu
didasarkan kinerja jangka pendek, pemisahan fungsi yang tidak efektif dan pengenaan
sanksi yang terlalu ringan atau terlalu berlebihan atas pelanggaran yang dilakukan.
Pasal 9
Identifikasi Penilaian Risiko
1. Penilaian risiko merupakan suatu serangkaian tindakan yang dilaksanakan oleh Direksi
dalam rangka identifikasi, analisis dan menilai risiko yang dihadapi Perusahaan untuk
mencapai sasaran usaha yang ditetapkan.
2. Risiko dapat timbul atau berubah sesuai dengan kondisi Perusahaan, antara lain:
(a) perubahan kegiatan operasional Perusahaan;
(b) perubahan susunan personalia;
(c) perubahan sistem informasi;
(d) pertumbuhan yang cepat pada kegiatan usaha tertentu;
(e) perkembangan teknologi;
(f) pengembangan jasa, produk atau kegiatan baru;
(g) terjadinya penggabungan usaha (merger), konsolidasi, akuisisi dan restrukturisasi
Perusahaan;
(h) perubahan dalam sistem akuntansi;
(i) ekspansi usaha;
(j) perubahan hukum dan peraturan; dan
(k) perubahan perilaku serta ekspektasi pelanggan.
9
3. Suatu Sistem Pengendalian Intern yang efektif mengharuskan Perusahaan secara terus
menerus mengidentifikasi dan menilai risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian
sasaran. Penilaian risiko harus pula dilakukan oleh auditor intern sehingga cakupan audit
yang dilakukan lebih luas dan menyeluruh.
4. Penilaian risiko harus dapat mengidentifikasi jenis risiko yang dihadapi Perusahaan,
penetapan limit risiko, dan teknik pengendalian risiko tersebut. Metodologi penilaian risiko
harus menjadi tolak ukur untuk membuat profil risiko dalam bentuk dokumentasi data, yang
bisa dikinikan secara periodik. Penilaian risiko juga meliputi penilaian terhadap risiko yang
dapat diukur (kuantitatif) dan tidak dapat diukur (kualitatif) maupun terhadap risiko yang
dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan, dengan memperhatikan biaya dan
manfaatnya. Selanjutnya Perusahaan harus memutuskan untuk mengambil risiko tersebut
atau tidak dengan cara mengurangi kegiatan usaha tertentu.
5. Penilaian risiko seperti yang disebutkan dalam pasal 9 ayat (4) di atas harus mencakup
semua risiko yang dihadapi, baik oleh risiko individual maupun secara keseluruhan
(aggregate), yang meliputi risiko investasi, risiko pelanggan, risiko keuangan/likuiditas, risiko
operasional, risiko hukum, risiko reputasi, risiko strategik, dan risiko kepatuhan.
6. Pengendalian intern perlu dikaji ulang secara tepat dalam hal terdapat risiko yang belum
dikendalikan, baik risiko yang sebelumnya sudah ada maupun risiko yang baru muncul.
Pelaksanaan kaji ulang tersebut antara lain dengan melakukan evaluasi secara terus
menerus mengenai pengaruh dari setiap perubahan lingkungan dan kondisi serta dampak
dari pencapaian target atau efektivitas pengendalian intern dalam kegiatan operasi dan
organisasi Perusahaan.
Pasal 10
Kegiatan Pengendalian dan Pemisahan Fungsi
4. Pemisahan fungsi dimaksudkan agar setiap orang dalam jabatannya tidak memiliki peluang
untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan
tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan operasional.
Perusahaan harus mematuhi prinsip pemisahan fungsi.
5. Apabila diperlukan, karena perubahan karakteristik kegiatan usaha dan transaksi serta
organisasi Perusahaan, Direksi Perusahaan wajib menetapkan prosedur (kewenangan),
termasuk penetapan daftar petugas yang dapat mengakses suatu transaksi atau kegiatan
usaha yang berisiko tinggi.
6. Sistem Pengendalian Intern yang efektif mensyaratkan adanya pemisahan fungsi dan
menghindari pemberian wewenang dan tanggung jawab yang dapat menimbulkan berbagai
benturan kepentingan (conflict of interest). Seluruh aspek yang dapat menimbulkan
pertentangan kepentingan tersebut harus diidentifikasi, diminimalisir, dan dipantau secara
hati-hati oleh pihak lain yang independen, seperti Akuntan Publik.
7. Dalam pelaksanaan pemisahan fungsi seperti yang disebutkan dalam pasal 10 ayat (4), (5)
dan (6) di atas, Perusahaan harus melakukan langkah-langkah, antara lain:
(a) menetapkan fungsi atau tugas tertentu pada Perusahaan yang harus dipisahkan atau
dialokasikan kepada beberapa orang dalam rangka mengurangi risiko terjadinya
manipulasi data keuangan atau penyalahgunaan aset Perusahaan;
(b) pemisahan fungsi tersebut tidak terbatas pada kegiatan front dan back office, tetapi juga
dalam rangka pengendalian terhadap:
persetujuan atas pengeluaran dana dan realisasi pengeluaran;
transaksi dalam pembukuan Perusahaan;
pemberian informasi kepada pelanggan Perusahaan;
kegiatan usaha lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan yang
signifikan;
independensi fungsi manajemen risiko pada Perusahaan.
11
Pasal 11
Sistem Akuntansi, Informasi dan Komunikasi
1. Sistem akuntansi, informasi dan komunikasi yang memadai dimaksudkan agar dapat
mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dan digunakan sebagai sarana tukar
menukar informasi dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya
masing-masing.
3. Untuk menjamin data akuntansi yang akurat dan konsisten dengan data yang tersedia
berdasarkan hasil olahan sistem maka proses rekonsiliasi antara data akuntansi dan sistem
informasi manajemen lainnya wajib dilaksanakan secara berkala atau sekurang-kurangnya
setiap bulan. Setiap penyimpangan yang terjadi wajib segera diinvestigasi dan diatasi
permasalahannya. Proses rekonsiliasi juga wajib didokumentasikan sebagai bagian dari
persyaratan proses jejak audit secara keseluruhan.
4. Sistem Informasi harus dapat menghasilkan laporan mengenai kegiatan usaha, kondisi
keuangan, penerapan manajemen risiko dan pemenuhan ketentuan yang mendukung
pelaksanaan tugas Dewan Komisaris dan Direksi.
10. Sistem komunikasi harus mampu memberikan informasi kepada seluruh pihak, baik intern
maupun ekstern, seperti otoritas pengawasan Perusahaan, auditor ekstern, pemegang
saham dan pelanggan Perusahaan.
11. Sistem Pengendalian Intern Perusahaan harus memastikan adanya saluran komunikasi
yang efektif agar seluruh pimpinan/pegawai Perusahaan sepenuhnya memahami dan
mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam melaksanakan tugas dan
tanggungjawabnya.
12. Direksi Perusahaan harus menyelenggarakan saluran/jalur komunikasi yang efektif agar
informasi yang diperlukan terjangkau oleh pihak yang berkepentingan. Persyaratan ini
berlaku untuk setiap informasi, baik mengenai kebijakan dan prosedur yang telah
ditetapkan, eksposur risiko dan transaksi aktual maupun mengenai kinerja operasional
Perusahaan.
13. Struktur organisasi Perusahaan harus memungkinkan adanya arus informasi yang
memadai, yaitu informasi ke atas, ke bawah dan lintas satuan kerja/unit:
(a) informasi ke atas untuk memastikan bahwa Dewan Komisaris, Direksi dan Pejabat
Eksekutif Perusahaan mengetahui risiko dan kinerja operasional Perusahaan. Saluran
informasi ini harus dapat merespon untuk pelaksanaan langkah-langkah perbaikan dan
dapat diketahui oleh jajaran manajemen.
(b) Informasi ke bawah untuk memastikan bahwa tujuan, strategi dan ekspektasi
Perusahaan serta kebijakan dan prosedur yang berlaku telah dikomunikasikan kepada
para manajer di tingkat bawah dan para pelaksana.
(c) informasi lintas satuan kerja/unit untuk memastikan bahwa informasi yang diketahui
oleh suatu satuan kerja tertentu dapat disampaikan kepada satuan kerja lain yang
terkait, khususnya untuk mencegah benturan kepentingan dalam pengambilan
keputusan dan untuk menciptakan koordinasi yang memadai.
13
Pasal 12
Kegiatan Pemantauan dan Tindakan Koreksi Penyimpangan
4. Perusahaan harus menyelenggarakan audit intern yang efektif dan menyeluruh terhadap
Sistem Pengendalian Intern. Pelaksanaan audit intern tersebut yang dilaksanakan oleh
SPI harus didukung oleh tenaga auditor yang independen, kompeten, dan memiliki jumlah
yang memadai.
5. Sebagai bagian dari Sistem Pengendalian Intern, SPI harus melaporkan hasil temuannya
secara langsung kepada Direktur Utama.
6. SPI harus melakukan penilaian yang independen mengenai kecukupan dari dan kepatuhan
Perusahaan terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.