untuk

POLITEKNIK NEGERI KETAPANG

 Surabaya, 25 November 2015
Nomor : 25.02/SVM/XI/2015
Hal : Penawaran Sistem Informasi Manajemen Akademik
Lam : 1 Eksemplar Proposal SIM Akademik

KepadaYth.
Bapak / Ibu Rektor
Politeknik Negeri Ketapang
Di Tempat

Dengan Hormat,
Berdasarkan dengan adanya rencana Politeknik Negeri Ketapang untuk
mengembangkan aplikasi akademik sebagai layanan terhadap mahasiswa,
dosen, maupun civitas akademika lainnya, maka dari itu kami PT Sentra
Vidya Utama (SEVIMA) ingin menawarkan produk sistem khusus perguruan
tinggi telah yang kami kembangkan dimana meliputi sistem informasi
akademik, kepegawaian, keuangan, hingga penjaminan mutu dan sistem-
sistem pendukung manajemen seperti aset dan e-office.
Adapun sistem yang kami tawarkan akan diulas lebih rinci pada proposal
terlampir. Jika diperluakan, kami bersedia untuk melakukan diskusi lebih
lanjut beserta demo aplikasi secara langsung kepada manajemen Politeknik
Negeri Ketapang.
Demikian surat penawaran ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasama
yang baik dari Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Titis Nur Widiastuti

Marketing
email : titis@sevima.com
T: 08563300047 / 031-8722719
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................... 1

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ 2
DAFTAR TABEL ............................................................................................ 4
I. PENDAHULUAN .................................................................................. 5
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 5

1.2 Manfaat .............................................................................................. 6

II. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK ................................ 8

2.1 Ruang Lingkup ..................................................................................... 8

2.2 Batasan Sistem .................................................................................. 24

III. FITUR OPSIONAL.............................................................................. 25

IV. SPESIFIKASI TEKNIS ....................................................................... 51
V. METODOLOGI ................................................................................... 52
VI. JADWAL PELAKSANAAN PROYEK ................................................ 55
VII. PENUTUP .......................................................................................... 56

1
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Ruang lingkup sistem informasi PT Sevima .................................. 8

Gambar 2. Halaman Login .............................................................................. 8
Gambar 3. Halawan Utama SIM ..................................................................... 9
Gambar 4. Halaman Administrator.................................................................. 9
Gambar 5. Form Registrasi Online ............................................................... 10
Gambar 6. Jalur Penerimaan/Gelombang..................................................... 11
Gambar 7. Kartu Bukti Pendaftaran .............................................................. 11
Gambar 8. Laporan Data Mahasiswa Diterima ............................................. 12
Gambar 9. Rekap Hasil PMB ........................................................................ 12
Gambar 10. Data Matakuliah ........................................................................ 13
Gambar 11. Kelas Jenis Block ...................................................................... 14
Gambar 12. Kelas Jenis Non Block .............................................................. 15
Gambar 13. Distribusi Kelas ......................................................................... 16
Gambar 14. Monitoring Kelas ....................................................................... 16
Gambar 15. Form Absensi Mahasiswa ......................................................... 17
Gambar 16. Sistem Barcode Mengajar Dosen .............................................. 17
Gambar 17. Halaman Muka Cetak Laporan .................................................. 18
Gambar 18. Cetak Laporan Transkrip........................................................... 18
Gambar 19. Daftar Nilai Mahasiswa ............................................................. 19
Gambar 20. Transkrip Nilai ........................................................................... 20
Gambar 21. Kemajuan Belajar Mahasiswa ................................................... 20
Gambar 22. Ekivalensi Mata Kuliah .............................................................. 21
Gambar 23. Data Kuliah Kerja Nyata (KKN) ................................................. 22
Gambar 24. Data Tesis Mahasiswa .............................................................. 22
Gambar 25. Alur PD DIKTI Integrator ........................................................... 23
Gambar 26. Fitur Integrator .......................................................................... 23
Gambar 27. Fitur Opsional ........................................................................... 25
Gambar 28. Manajemen Penerimaan Pendapatan & Automatic Jurnal ........ 28
Gambar 29. Chart of Account support up to 8 Level ..................................... 28
Gambar 30. Biodata Pegawai ....................................................................... 30
Gambar 31. Daftar Permintaan Pegawai ...................................................... 31
Gambar 32. Form Permintaan Pegawai Unit ................................................ 32
2
Gambar 33. Data Kode Barang .................................................................... 34
Gambar 34. Pencarian Aset.......................................................................... 34
Gambar 35. Data Seri Barang ...................................................................... 35
Gambar 36. BarCode.................................................................................... 35
Gambar 37. Daftar Lokasi Barang ................................................................ 35
Gambar 38. Daftar Jenis Penyusutan ........................................................... 36
Gambar 39. Data Mutasi Barang .................................................................. 37
Gambar 40. Data Perawatan Barang ............................................................ 38
Gambar 41. Data Pembelian Barang Habis Pakai ........................................ 39
Gambar 42. Data Permintaan Barang Habis Pakai ....................................... 39
Gambar 43. Data Opname Barang Habis Pakai ........................................... 40
Gambar 44. Data Borang Program Studi ...................................................... 41
Gambar 45. Laporan Borang Akreditasi ........................................................ 41
Gambar 46. Laporan Chart Hasil Skor Final KPI Unit ................................... 42
Gambar 47. Data Auditor .............................................................................. 43
Gambar 48. Data Laporan Audit ................................................................... 44
Gambar 49. Daftar Dokumen ISO ................................................................. 44
Gambar 50. Surat Masuk .............................................................................. 46
Gambar 51. Riwayat Surat ........................................................................... 47
Gambar 52. Template Surat ......................................................................... 47
Gambar 53. Buat Disposisi ........................................................................... 48
Gambar 54. Agenda Pegawai ....................................................................... 49

3
DAFTAR TABEL

Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Proyek SIM Akademik ................................... 55

4
I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam rangka pemenuhan kebutuhan akan adanya sistem informasi

bagi dunia pendidikan yang mampu diakses secara mudah bagi seluruh
civitasnya dalam rangka menciptanya arus informasi yang lebih cepat dan
akurat maka kami, PT Sentra Vidya Utama (SEVIMA) selaku partner kerja
dibidang pengembangan sistem informasi terintegrasi bagi Perguruan Tinggi,
BUMN, maupun SWASTA selama lebih dari 10 tahun telah banyak
melakukan riset terhadap kebutuhan-kebutuhan dilapangan yang sering kali
berubah dari tahun ke tahun.

Berdasarkan pengalaman dalam mengembangkan serta implementasi

aplikasi di lebih dari 30 Perguruan Tinggi, ada beberapa permasalahan
permasalahan yang umum dijumpai pada bagian akademik sehingga dirasa
perlu adanya sebuah sistem informasi yang mampu menanggulangin antara
lain seperti :

1. Kesibukan bagian Tata Usaha dan Pengajaran dalam pengolahan data

dan informasi terutama pada saat akhir kegiatan akademik dan awal
kegiatan registrasi (memasukkan nilai, memasukan data pembayaran
SPP, dsb).
2. Terjadinya kebobolan karena kurangnya kendali aturan yang akurat.
Aturanaturan seperti pembayaran SPP sebelum registrasi, ekivalensi
sulit untuk diterapkan secara ketat tanpa adanya suatu sistem komputer
yang terintegrasi.
3. Kendala komunikasi antara institut dengan mahasiswa dan dosen
disebabkan tingkat mobilitas yang relatif tinggi, hal ini disebabkan karena
adanya dosen yang juga mengajar di institut/perguruan tinggi lain.
4. Salah satu dampak langsung dari beban petugas akademik yang
berlebihan ditambah lagi dengan belum adanya sistem yang terintegrasi
menyebabkan data harus dientri berulang kali, sehingga memperlambat
penerimaan informasi ke setiap pelaku kegiatan akademik dan juga
beresiko tinggi terhadap human error.

5
5. Proses birokrasi yang rumit sehingga memperlambat proses penyebaran
informasi. Mahasiswa kerap dibingungkan oleh birokrasi pendaftaran
kuliah, pengajuan skripsi, dan sebagainya. Salah satu penyebab dari hal
ini adalah tidak adanya suatu sumber informasi yang dapat diakses oleh
seluruh mahasiswa dengan mudah dan cepat.

1.2 Manfaat

Manfaat dibangunnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) Akademik

adalah untuk:

1. Untuk Calon Mahasiswa Baru

a. Memberikan kemudahan dalam proses pendaftaran mahasiswa karena
bisa dilakukan secara online
b. Memudahkan proses pemantauan proses seleksi karena aplikasi PMB
bisa diakses dari manapun selama ada jaringan internet

2. Untuk Mahasiswa
a. Memberikan kemudahan bagi para mahasiswa dalam mendapatkan
informasi-informasi yang berkaitan dengan akademik seperti registrasi
FRS, registrasi ulang, jadwal kuliah, transkrip, nilai semester,
kurikulum, prasyarat, dan peraturan akademik.
b. Memudahkan proses pendaftaran mahasiswa dengan menggunakan
sistem online karena bisa diakses 24 jam.
c. Mahasiswa bisa selalu memantau perkembangan belajar karena
adanya alert terhadap nilai mahasiswa yang bisa menyebabkan di DO
nya mahasiswa dari Politeknik Negeri Ketapang.

3. Untuk Dosen
a. Memberikan kemudahan bagi para dosen dalam mendapatkan
informasi-informasi yang berkaitan dengan akademik seperti jadwal
mengajar, kurikulum, dan peraturan akademik.

6
 b. Memudahkan dosen untuk pemilihan kelas yang ingin dipakai sewaktu-
waktu karena ada fitur yang menyajikan daftar kelas yang dipakai
seluruh mahasiswa di Politeknik Negeri Ketapang.
c. Memudahkan dalam pengolahan data nilai mahasiswa.

4. Untuk Manajemen/Administrasi
a. Meringankan beban kerja yang semakin meningkat yang harus
dikerjakan oleh bagian pengajaran dan administrasi seiring dengan
perkembangan program pendidikan yang semakin banyak.
b. Proses pengolahan data mahasiswa ataupun dosen menjadi lebih
praktis dan cepat karena seluruh data sudah terintegrasi dalam satu
sistem.
c. Memberikan informasi manajemen yang akurat bagi para pengambil
keputusan seperti ketua jurusan atau manajemen perguruan tinggi
secara online melalui internet dan intranet.
d. Meningkatkan pelayanan akademik dari Politeknik Negeri Ketapang
dengan mengurangi waktu pelayanan hingga 75% dibandingkan
dengan sistem manual.

5. Untuk Kepala Instansi/Rektor/Ketua Yayasan

a. Pimpinan bisa meninjau perkembangan akademik Mahasiswa maupun
proses manajemen dalam melaksanakan tugasnya.
b. Menerapkan aturan-aturan akademik secara otomatis untuk
meminimalisasi terjadinya pelanggaran peraturan, dan juga untuk
mencegah terjadinya kerugian akibat kecurangan yang mungkin
terjadi.
c. Pimpinan bisa mengambil keputusan lebih cepat terkait dengan
kebijakan yang ingin diterapkan.

7
II. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK

2.1 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari paket Sistem Informasi Manajemen Akademik meliputi

Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), Manajemen Administrasi Perkuliahan
(ADM), manajemen Kerja Praktek dan Skripsi (TAK), dan Modul PDPT
(DIKTI). Pada aplikasi ini telah menggunakan sistem Single Sign On (SSO)
untuk semua modul yang termasuk dalam pengembangan ini.

Gambar 1. Ruang lingkup sistem informasi PT Sevima

Gambar 2. Halaman Login

8
 Gambar 3. Halawan Utama SIM

Gambar 4. Halaman Administrator

9
1. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Secara Online

Dalam fitur PMB, mahasiswa dapat melakukan pendaftaran secara online.

Sistem pendaftaran ini telah dilengkapi dengan pengisian identitas lengkap
calon mahasiswa yang nantinya akan di simpan sebagai data mahasiswa
hingga lulus, pemilihan gelombang pendaftaran, pengumuman hasil seleksi,
hingga pemberian NIM mahasiswa dan mencetak kartu mahasiswa. Berikut
adalah step-step pendaftaran online yang ada pada fitur PMB:
a. Pengisian Formulir Registrasi Secara Online via Web

Gambar 5. Form Registrasi Online

10
b. Manajemen Jalur-Jalur Penerimaan/Gelombang

Gambar 6. Jalur Penerimaan/Gelombang

c. Pemberian no-Pendaftar & no-Tes Secara Otomatis

d. Print-out Tanda Peserta Seleksi Ujian Masuk

Gambar 7. Kartu Bukti Pendaftaran

11
e. Seleksi PMB via Ujian Seleksi Masuk Online per Jalur
f. Pengumuman Mahasiswa yang Diterima Secara Online, via SMS, atau
Push e-Mail

Gambar 8. Laporan Data Mahasiswa Diterima

g. Rekap Hasil PMB (Peminat-Diterima-Daftar Ulang) per Jalur Penerimaan

Gambar 9. Rekap Hasil PMB

12
h. Fasilitas Transfer & Generate NIM Mahasiswa Baru + Cetak Kartu
Mahasiswa

2. Modul Manajemen Administrasi Perkuliahan (ADM)

Dalam modul manajemen administrasi perkuliahan terdapat fitur khusus

mahasiswa dan dosen serta fitur untuk proses administrasi yang
berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar Mahasiswa dan Dosen.
Dalam modul ini telah dilengkapi dengan pengisian nilai mata kuliah online
dan sistem monitoring kemajuan belajar Mahasiswa. Berikut adalah fitur-fitur
yang ada pada Modul ADM:

a. Registrasi Mahasiswa Baru

b. Pengisian Data Matakuliah, Kurikulum, Prasyarat, FRS dll

Gambar 10. Data Matakuliah

c. Pengisian Data Kelas

Dalam fitur pengisian data kelas, administrasi bisa menginputkan dua jenis
data kelas yaitu jenis kelas Block dan Non Block. Kelas jenis Block adalah
jenis kelas dimana jadwal kuliahnya bersifat flexible, tidak harus
perminggu/rutin dan jumlah pertemuan juga bebas. Sedangkan untuk

13
kelas jenis Non Block, jadwal kuliah normal dimana pelaksanaan kuliah
dilaksanakan rutin sesuai patokan awal tanggal kuliah.

Gambar 11. Kelas Jenis Block

14
 Gambar 12. Kelas Jenis Non Block

d. Jadwal Kuliah (Umum)

e. Pengisian Kuesioner
Pada saat akan mengisi KRS atau melihat KHS, mahasiswa diwajibkan
untuk mengisi kuesioner terkait dengan kegiatan belajar mengajar yang
dilakukan oleh dosen, sehingga manajemen bisa melakukan penilaian

15
 terhadap kinerja dosen dalam mengajarkan mata kuliahnya kepada
mahasiswa.
f. Pembagian Kelas Otomatis dan Manual

Gambar 13. Distribusi Kelas

Gambar 14. Monitoring Kelas

16
g. Pengisian Nilai Matakuliah Online
h. Cetak Form Absensi, Form Quiz & Ujian
Dalam menu absensi ini disediakan keterangan hadir (H), Alpha (A), Izin
(I), dan Sakit (S).

Gambar 15. Form Absensi Mahasiswa

Sedangkan untuk absensi dosen diadakan fitur pembarkotan jam

mengajar. Fitur ini berfungsi agar ketransparansi dosen dengan manajemen
dalam hal penghitungan jumlah jam mengajar bisa dipantau.

Gambar 16. Sistem Barcode Mengajar Dosen

17
i. Cetak Laporan Transkrip Nilai & Kemajuan Belajar

Gambar 17. Halaman Muka Cetak Laporan

Gambar 18. Cetak Laporan Transkrip

j. Cetak Form Tesis (Proposal, Sidang, Nilai)

k. Cuti Mahasiswa
l. Statistik Nilai & Grafik Distribusi

m. Statistik Peminat Mata Kuliah

n. Grafik Peningkatan IPS Keseluruhan dan per Angkatan

18
o. Grafik Komposisi Nilai Keseluruhan dan per Dosen

p. Laporan Statistik Kelas (Peserta)

q. Laporan Presentasi Tertinggi & Peningkatan Prestasi Tertinggi

r. Laporan Peringatan Batas Studi/DO (Evaluasi)

s. Laporan Statistik Kelulusan per Periode

t. Laporan laporan Manajemen lainnya

Sedangkan fungsi modul ADM untuk mahasiwa dan dosen adalah sebagai
berikut:

a) Mahasiswa :
a. Jadwal Kuliah (pribadi)
b. Melihat Pengumuman Nilai Mata Kuliah

Gambar 19. Daftar Nilai Mahasiswa

c. Pengisian FRS Secara Online

d. Melihat Nilai per Semester (pribadi)
e. Transkrip Nilai

19
 Gambar 20. Transkrip Nilai

f. Kemajuan Belajar (+ grafik IPS & SKS)

Gambar 21. Kemajuan Belajar Mahasiswa

20
 g. Ekivalensi Kurikulum
Dalam pelaksanaan perkuliahan, kurikulum pendidikan pasti akan
mengalami perubahan sesuai dengan kebijakan pemerintah. Adanya
fitur ekivalensi akan memudahkan proses manajemen kurikulum yang
di tempuh oleh mahasiswa untuk menghindari pengambilan agar tidak
terjadi pengambilan mata kuliah yang sama pada kurikulum baru.

Gambar 22. Ekivalensi Mata Kuliah

b) Dosen :
a. Melihat Jadwal Mengajar (pribadi)
b. Memonitor dan Melakukan Perubahan terhadap FRS Mahasiswa yang
Dibimbing
c. Melihat Transkrip & Kemajuan Studi (Kurikulum) Mahasiswa yang
Dibimbing
d. Memposting Pesan Kepada Seluruh Mahasiswa dalam Matakuliahnya
e. Melihat Informasi Biodata Mahasiswa, dsb.

3. Modul Manajemen Kerja Praktek, KKN, dan Skripsi (TAK)

Dalam modul TAK terdapat beberapa fitur yang memudahkan staff

administrasi dalam mengolah data Tesis/Tugas Akhir Mahasiswa, mulai dari
pengajuan judul Tesis/Tugas Akhir, pemantauan bimbingan kepada dosen
pembimbing hingga proses persidangan selesai dan mahasiswa dinyatakan
lulus. Berikut adalah beberapa fitur yang ada pada Modul TAK:

21
a. Data Kuliah Kerja Nyata (KKN)

Gambar 23. Data Kuliah Kerja Nyata (KKN)

b. Pengisian Data Tesis/Tugas Akhir Mahasiswa

Gambar 24. Data Tesis Mahasiswa

c. Pengisian Data Bimbingan dan Update Kemajuan Pengerjaan

Tesis/Tugas Akhir
d. Pemilihan Dosen Pembimbing Berdasarkan Topik dan Bidang Dosen
e. Laporan Penyelesaian Tesis Mahasiswa

22
4. Modul PD-DIKTI Integrator

Merupakan tools yang dapat mengintegrasikan data akademik yang telah ada
di SIAKAD langsung masuk ke Feeder PD DIKTI tanpa perlu input ulang.
Semua data yang ada dapat diolah & diverifikasi terlebih dahulu sebelum
disinkronkan dengan DIKTI. Pengiriman Data via Web Service dijamin aman
dan sesuai dengan peraturan DIKTI. http://www.sevima.com/pddikti

Gambar 25. Mekanisme PD DIKTI Integrator

Gambar 26. Contoh Tampilan PD DIKTI

23
2.2 Batasan Sistem

Berikut adalah batasan-batasan dalam implementasian Sistem Informasi

Manajemen Akademik:

1. Lisensi Sistem Informasi Manajemen Akademik ini hanya diberikan untuk

Politeknik Negeri Ketapang dan tidak diperkenankan untuk
menggandakan atau melakukan instalasi diluar ruang lingkup kerja
Politeknik Negeri Ketapang.
2. Source perangkat lunak diberikan kepada Pihak Politeknik Negeri
Ketapang untuk tujuan pengembangan selanjutnya dengan syarat tidak
diperkenankan menyebarluaskan, meng-copy atau menggunakan di luar
lingkup kerja Politeknik Negeri Ketapang.
3. Kegiatan sosialisasi & pelatihan SIM Akademik dilakukan secara terpusat
pada satu lokasi.

24
III. FITUR OPSIONAL

Selain paket fitur-fitur diluar yang telah kami sebutkan diatas, kami juga
menawarkan beberapa paket fitur opsional untuk Politeknik Negeri Ketapang
yang bisa ditambahkan ke dalam sistem informasi sesuai dengan kebutuhan
seperti berikut ini:

Gambar 27. Fitur Opsional

A. OPSIONAL 1
Pada paket opsional 1 kami menawarkan sistem dengan beberapa fitur
sebagai berikut:

1. Keuangan Akademik (KUA), dimana sistem ini merupakan sistem yang

dapat menangani proses atau alur pembayaran akademik mahasiswa
yang telah support Host to Host seperti tagihan SPP, pembayaran SPP,
dan pembayaran tagiahan PMB. Adapun modul keuangan akademik
adalah sebagai berikut:
a. Manajemen Data Tarif
b. Generate Tagihan Kolektif
c. Manajemen Tagihan Mahasiswa

25
 d. Laporan Pembayaran Mahasiswa per Prodi dan Fakultas
e. Pembayaran H2H Melalui Teller bank/ATM
f. Cetak Bukti Pembayaran

2. E-Learning (E-LG), dalam modul e-Learning mahasiswa dan dosen akan

dimudahkan dengan adanya menu sebagai berikut:
a) Mahasiswa :

1) Download materi/bahan ajar tiap matakuliah lengkap dengan menu

komentar untuk memosting pertanyaan atau komentar terkait dengan
materi yang diposting.
2) Melihat pengumuman untuk tiap-tiap matakuliah
3) Melihat dan mendownload tugas untuk tiap-tiap matakuliah
4) Melihat Nilai tugas per matakuliah.
5) Forum diskusi
6) Konsultasi pelajaran
b) Dosen :
1) Upload materi/bahan ajar tiap matakuliah
2) Upload pengumuman untuk tiap matakuliah
3) Upload tugas per matakuliah
4) Upload nilai tugas tiap siswa per matakuliah
5) Forum diskusi
6) Konsultasi pelajaran

3. Penjadwalan Perkuliahan/Time Table (TT)

Time table merupakan fitur yang memudahkan seluruh kegiatan
penjadwalan kegiatan pimpinan maupun karyawan di Instansi.

4. Administrasi Kemahasiswaan (MAWA)

Administrasi Kemahasiswaan merupakan fitur dimana seluruh kegiatan
manajemen administrasi bisa dilakukan secara lebih mudah dan praktis.

26
B. OPSIONAL 2
Pada paket opsional 2 kami menawarkan sistem dengan beberapa fitur
sebagai berikut:

1. Keuangan Berbasis Kinerja (KEU)

Dalam modul KEU akan menyajikan beberapa sub modul antara lain
adalah modul anggaran, modul realisasi, dan modul pelaporan /akuntansi.
Pengembangan Software/Perangkat Lunak Sistem Akuntansi Keuangan
dengan fitur minimal sebagai berikut:

a. Modul Anggaran (Budgeting)

1) Usulan anggaran dari masing-masing unit (online)
2) Penetapan pagu anggaran per kegiatan/renstra Politeknik Negeri
Ketapang
3) Alokasi dan disbursement dana ke masing-masing unit
4) Mekanisme Revisi anggaran, penyesuaian, pindah alokasi dsb
5) Rollover Forecasting terhadap realisasi periode mendatang

b. Modul Penerimaan (Revenue)

1) Manajemen Sumber-sumber penerimaan dana dari berbagai Unit
Bisnis :
a) Penerimaan Dana dari Mahasiswa
b) Dana Pemerintah (APBN)
c) Dana Hibah
d) Dana Kerjasama/LPPM
e) Dana Aset Manajemen (Strategic Bisnis Unit)
2) Manajemen Receivables
3) Pembuatan Bukti Kas Masuk, Validasi, dan Pelaporan

27
 Gambar 28. Manajemen Penerimaan Pendapatan & Automatic Jurnal

c. Modul Akuntansi (General Ledger)

1) Chart of Account Management (multi dimensi COA)

Gambar 29. Chart of Account support up to 8 Level

2) Jurnal Entri & Posting

3) Ledger, Balance sheet, Surplus dan Defisit Report
4) Rekonsiliasi Bank untuk rekening-rekening operasional

d. Modul Pengeluaran (Expenditure)

1) Pembuatan Bukti Kas Keluar, validasi, dan pelaporan
2) Transfer antar unit (akun silang transfer dana)
3) Cash flow report

28
 4) Manajemen Kas Kecil dan Pertanggung Jawaban
5) Manajemen Pengajuan Uang Muka Kerja dan SPJ dari unit ke pusat

e. Modul Cost Accounting

1) Manajemen cost center & profit center
2) Rekapitulasi cost per unit kerja/satker
3) Breakdown cost

f. Modul Pengesahan Belanja dan Pendapatan PNBP

1) Fasilitas penarikan pagu SPM per periode pengesahan
2) Fasilitas penarikan dan pengolahan data belanja PNBP (525xxx) per
kegiatan dan output
3) Fasilitas penarikan data penerimaan dana PNBP
4) Fasilitas migrasi data pengesahan ke database SPM
5) Fasilitas penerbitan lampiran pengesahan

g. Modul Import dan Export ke Sistem Eksternal

1) Fasilitas export data ke excel untuk pelaporan
2) Impor data dari sub sistem keuangan lain seperti manajemen SPP
(host2host) dengan bank

2. Kepegawaian (SDM)
a. Data Kepegawaian
Data kepegawaian disini meliputi:
1) Biodata pegawai, keluarga (istri, anak, orang tua, mertua, saudara),
alamat, no kontak, foto, ciri-ciri.

29
Gambar 30. Biodata Pegawai

30
 2) Riwayat pengembangan diri: riwayat pendidikan, pengalaman
kerja,organisasi, kemampuan bahasa, sertifikasi, tugas kelembagaan.
3) Riwayat jabatan struktural, riwayat mutasi kerja
4) Riwayat penghargaan dan sanksi
5) Penugasan Pelatihan
6) Manajemen Studi Lanjut
7) Manajemen Ikatan Dinas

b. Penerimaan Pegawai baru

1) Permintaan pegawai baru

Gambar 31. Daftar Permintaan Pegawai

31
Gambar 32. Form Permintaan Pegawai Unit

32
 2) Rekrutmen pegawai baru
3) Proses seleksi pegawai baru
4) Penerimaan pegawai baru
5) Pengangkatan pegawai

c. Presensi Kepegawaian
1) Penarikan data presensi dari fingerprint
2) Pengolahan data presensi fingerprint
3) Rekap presensi pegawai

d. Manajemen Cuti
1) Usulan/Permohonan Cuti
2) Persetujuan Permohonan Cuti
3) Cetak SK dan Surat pemberitahuan

e. Reporting
Bentuk reporting yang kami support :
1) Cetak dan download laporan dalam format: html, excel, word, pdf.
2) Fasilitas cetak laporan dalam berbagai jenis printer.
3) Filter dinamis data laporan yang akan di cetak.
4) Sorting laporan secara ascending maupun descending sesuai dengan
field yang dikehendaki.
5) Laporan dalam bentuk grafik: grafik batang, grafik lingkaran (pie
diagram), spider chart, dll.
6) Send email laporan.

f. Kenaikan Jabatan dan Gaji Berkala

33
3. Manajemen Aset (AST)
a. Modul Manajemen Aset Tetap (Fixed Asset)
1) Pencatatan dan Perekaman Data Aset
a) Pengelompokan dan pengkodean aset berdasarkan jenisnya.

Gambar 33. Data Kode Barang

b) Klasifikasi aset berdasarkan kondisinya

c) Klasifikasi status aset.
d) Fasilitas penyimpanan data pendukung aset (scan STNK, surat-
surat tanda bukti, foto inventaris) dalam bentuk File PDF, Doc,
dan JPG.
e) Fasilitas Pencarian Aset berdasarkan No. ID, Nama, dan satuan
barang.

Gambar 34. Pencarian Aset

f) Fasilitas Tracking Asset by Lot Number atau Nomor Seri Aset

yang dapat diintegrasikan dengan Bar Code.

34
 Gambar 35. Data Seri Barang

Gambar 36. BarCode

g) Database & Pengkodean Lokasi (Ruang, Gedung, Lapangan),

Unit Kerja, dan Pengelola Barang.

Gambar 37. Daftar Lokasi Barang

35
h) Transaksi Aset (Perolehan/Pengadaan), Labeling, Identifikasi &
Spesifikasi Aset.
i) Pengelompokkan Aset berdasarkan Sumber dana Perolehan.
Pada setiap pendataan aset disediakan kolom isian dari mana
sumber dana yang digunakan untuk membeli aset dan akan
dicantumkan pada label kode barang yang dicetak.
j) Jenis Depresiasi Aset.

Gambar 38. Daftar Jenis Penyusutan

2) Manajemen Aset
a) Stock Management
i. Stock On Hand, In Transit, On Order, Available, Dues In
dan Dues Out
ii. Warehose Management, Zoning, Service Level

b) Stock Transaction
i. Monitoring Keluar Masuk Stock (Perputaran Barang)
ii. Stock Control
Opname using Barcode
Menyimpan hasil stock opname sementara sebelum
approval

3) Output pengelolaan Aset

a) Sub-Modul Pencarian data aset
b) Sub-Modul Penyusunan data aset
c) Sub-Modul kategori aset
d) Sub-Modul status/kondisi aset
36
 e) Sub-Modul Nilai Aset (Depresiasi)
f) Sub-Modul Opname Fisik Barang
g) Sub-Modul Aset Histori

4) Mutasi/Perpindahan Aset
a) Tracking perpindahan aset sementara (pinjam/sewa) dan
tetap (mutasi).
Dalam pengelolaan aset tidak menutup kemungkinan
adanya peminjaman aset dari satu unit ke unit yang lain,
ataupun pemindahan aset tersebut. Dalam pengelolaannya,
sebelum melakukan tindakan terhadap stok (peminjaman
dan mutasi) ada tahapan-tahapan yang harus dilakukan
sebelum proses dilakukan, yaitu badan yang menjalankan
harus melakukan pengajuan terhadap tindakan yang akan
dilakukan kepada aset. Setelah pengajuan dilakukan,
diperlukan verifikasi untuk memperoleh persetujuan. Setelah
persetujuan didapatkan dari pusat, maka tindakan
(peminjaman dan mutasi) baru bisa dilakukan terhadap
barang sehingga barang bisa lebih dipertanggungjawabkan
keadaan dan keberadaannya.

Gambar 39. Data Mutasi Barang

b) Tracking Lokasi /Posisi Aset via Nomor Seri

c) Transaksi Disposal/Penghapusan Aset
d) Transaksi Perubahan Nilai Aset (Perbaikan & Kerusakan)

37
5) Modul Service & Maintenance Aset Tetap
a) Sub Modul Perawatan, Perbaikan & Pemeliharaan Aset
i. Jenis-jenis pemeliharaan (Servis Rutin, Cek Kapasitas,
dll)
ii. Kondisi barang (Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat, Tidak
Berfungsi)
iii. Input Form Permintaan Perbaikan sesuai kategori
iv. Validasi Permintaan Perbaikan
v. Analisa Kerusakan terhadap aset tetap
vi. Feedback dari hasil perbaikan

Gambar 40. Data Perawatan Barang

b) Sub Modul Utilisasi Aset

i. Laporan Utilisasi Aset Tetap per Unit Kerja

6) Laporan Aset Tetap

a) Laporan perputaran aset
b) Laporan pemakaian aset
c) Laporan tentang Transaksi Aktivitas Aset (Penerimaan,
Penghapusan)
d) Laporan Depresiasi Aset Tetap sesuai Metode Depreasiasi
per Jenis Barang
e) Fasilitas Pencarikan Aset & Data Harga Historis
f) Laporan Buku Inventaris & Buku Induk
g) Laporan Mutasi dan Inventarisasi per Periode (Tahunan,
Triwulan)
h) Kartu Inventarisasi Barang/Ruang

38
 i) Laporan Opname Fisik Barang Inventarisasi (LOFBI)
j) Laporan Histori Aset

b. Modul Barang Cepat Habis Pakai (Supplies Stock)

a) Manajemen stok habis pakai (pembelian & pengeluaran)
b) Manajemen stok pembelian barang habis pakai

Gambar 41. Data Pembelian Barang Habis Pakai

c) Manajemen stok permintaan barang habis pakai

Gambar 42. Data Permintaan Barang Habis Pakai

d) Pencatatan user/pemakai & tanggal dikeluarkan

e) Otomatis pengurangan stock habis pakai
f) Proses stok opname barang habis pakai

39
 Gambar 43. Data Opname Barang Habis Pakai

g) Laporan stock masuk & keluar (per bulan, per unit kerja)

C. OPSIONAL 3
Pada paket opsional 3 kami menawarkan sistem dengan beberapa fitur
sebagai berikut:

1. Penjaminan Mutu (PJM)

Beberapa modul pada pengembangan sistem informasi penjaminan mutu

PT Sentra Vidya Utama adalah sebagai berikut:

a. Modul Pengisian Borang Akreditasi BAN-PT

Modul ini melingkupi:

1) Pencatatan segala informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan

borang.
2) Pengambilan data yang tersedia dalam aplikasi sistem yang telah
dikembangkan untuk mengisi butir BAN-PT yang terkait.
3) Pengisian butir BAN-PT.
4) Upload data dari file excel untuk mengisi butir BAN-PT, jika data telah
tersedia dalam bentuk excel.
5) Upload dokumen yang diperlukan dalam pelaporan akreditasi.
6) Pilih dokumen yang telah di upload sebagai dokumen bukti atas butir
yang telah diisi.
7) Cetak pengisian borang BAN-PT

40
 Gambar 44. Data Borang Program Studi

Gambar 45. Laporan Borang Akreditasi

b. Modul Penilaian Borang Akreditasi BAN-PT

Borang akreditasi yang telah terisi dan dilengkapi bukti pendukungnya
akan dinilai oleh asesor dari DIKTI, namun jika ingin dilakukan penilaian
internal berbasiskan borang akreditas, modul ini mendukung adanya tujuan
tersebut.
Dalam modul penilaian ini meliputi:

1) Penetapan asesor

41
 2) Penilaian borang akreditasi
3) Pemberikan rekomendasi
4) Proses perhitungan nilai
5) Report nilai akreditasi dalambentuk spider chart

c. Modul SPMI (Sasaran Penilaian Mutu Internal)

Beberapa perusahan dan Perguruan Tinggi menggunakan metode
Balance Score Card (BSD) dalam merumuskan penilaian kinerja mereka.
Metode ini dianggap lebih menyeluruh dalam aspek penilaiannya, sebab yang
dinilai bukan hanya aspek keuangan saja namun terdapat aspek-aspek yang
lainnya pula.

Modul SPMI ini terdiri dari beberapa item, antara lain:

1) Penetapan item KPI yang dirumuskan berdasarkan turunan visi-misi

dan strategi PT.
2) Perumusan hasil sasaran KPI.
3) Perumusan metode pengambilan data hasil capaian kinerja unit.
4) Penarikan data hasil capaian
5) Inputan data hasil capaian.
6) Proses perhitungan capaian kinerja unit kerja yang ada.

Gambar 46. Laporan Chart Hasil Skor Final KPI Unit

d. Modul Customer Satisfaction (SC)

Modul ini ditujukan untuk membantu dalam pimpinan mengetahui hasil
kinerja sebuah unit kerja berdasarkan penilaian pihak lain. Penilaian pihak

42
lain ini didapat melalui pengisian quisioner. Dari rekap hasil quisioner tersebut
dapat digunakan sebagai referensi melakukan penilaian kinerja unit atas KPI.
Modul CS terdiri atas:
1) Pembuatan master quisioner.
2) Pengisian quisioner online.
3) Rekap hasil quisioner.

e. Modul Audit Internal

Modul ini ditujukan untuk memudahkan Audit Internal dalam proses audit
yang dilakukan oleh internal Instansi atau perguruan tinggi. Sehingga semua
temuan bisa ditindaklanjuti dengan seksama. Dan juga bisa dicetak untuk
bisa dimintakan pertanggungjawaban terhadap unit yang telah ditemukan
sebuah temuan. Modul modul yang ada dalam fitur ini antara lain:

1) Input data auditor yang telah ditentukan.

2) Pencatatan Hasil Audit Internal.
3) Follow up dari hasil audit internal.

Gambar 47. Data Auditor

43
 Gambar 48. Data Laporan Audit

f. Modul ISO Dokumen

Modul ini bertujuan untuk mencatat setiap perubahan dokumen ISO yang
terjadi. Sehingga memudahkan dalam mentracking history perubahan dari
dokumen yang telah terjadi. Modul modul dalam fitur ini antara lain:

1) Pengajuan Perubahan Dokumen ISO

2) Persetujuan Perubahan Dokumen ISO
3) Daftar Dokumen dan Perubahannya.
4) Pendiftribusian Dokumen terbaru.

Gambar 49. Daftar Dokumen ISO

44
2. Pendukung Keputusan (DSS)
Dengan menggunakan sistem DSS Instansi mampu memperoleh data
yang bisa mendukung dalam pengambilan keputusan manajeman.

D. Opsional 4
Pada paket opsional 4 kami menawarkan sistem dengan beberap fitur
sebagai berikut:

1. Perpustakaan (PUS)
SIM Perpustakaan atau Library adalah suatu sistem yang membantu
pengelolaan manajemem perpustakaan. Mulai dari manajemen katalog buku-
buku, sistem peminjaman dan pengembalian buku, serta identitas member
perpustakaan

2. Career Center & Tracer Study (CAC)

SIM Career Center merupakan salah satu sistem informasi untuk tujuan
memudahkan penyebaran informasi lowongan pekerjaan dari Politeknik
Negeri Ketapang kepada seluruh alumni Politeknik Negeri Ketapang secara
cepat.

3. Persuratan dan Digital Arsip (E-OF)

Berikut adalah penjelasan mengenai modul-modul yang ada di SIM e-
Office.

a. Modul Pengelolaan Surat Masuk & Keluar

Modul ini berfungsi menangani proses terhadap surat, mulai dari
pendataan surat yang masuk, pembuatan surat keluar, dan pembuatan
konsep surat keluar.

Fitur-fitur yang termasuk dalam modul ini adalah:

1) Pendataan surat masuk, pengirim, dan juga digitalisasi konten

surat (scan dokume/file)

45
 Gambar 50. Surat Masuk

2 ) Fasilitas konsep surat keluar berfungsi untuk membuat konsep surat

baru yang sebelumnya belum pernah diguakan/belum pernah ada di
Politeknik Negeri Ketapang.
3 ) Adanya fasilitas nota dinas atau surat internal (surat keluar yang
ditujukan kepada unit kerja di dalam satu instansi yang sama).
4 ) Penomoran surat keluar yang otomatis dihasilkan (generate) oleh
sistem, terintegrasi antar unit kerja dalam satu departemen.
Pengkodean nomor surat berdasarkan perihal, topik dan penanda
tangan surat.
5 ) Adanya fasilitas pencarian (search engine) dan pensortiran untuk
seluruh aspek surat mulai dari judul, pengirim/penerima, tanggal
surat, perihal surat, isi disposisi dan juga ringkasan isi surat secara
cepat dan akurat.
6 ) Adanya pilihan untuk menampilkan banyaknya surat dalam satu
halaman (display per page).
7 ) Pengelompokkan surat berdasarkan jenisnya.

46
8) Pencantuman riwayat status surat mulai dari sampai, telah
dibaca, didisposisikan, diteruskan, dibalas, dan selesai.

Gambar 51. Riwayat Surat

9) Pencantuman link penghubung apabila surat yang masuk
berhubungan dengan surat sebelumnya (tautan surat).

10) Adanya fitur tracking proses dari sebuah surat masuk mulai dari
masuk sampai posisi sekarang (belum dibaca, telah dibaca,
didisposisikan dan dilaporkan).

11) Adanya fitur notifikasi email & SMS bagi penerima surat.
Dengan syarat dengan terkoneksi ke mail server atau sms gateway.

12) Manajemen template surat untuk memudahkan pembuatan surat

keluar seperti Surat Keputusan, Nota Dinas dan sebagainya, yang
dapat disesuaikan (customize) oleh admin secara mudah dan
praktis.

Gambar 52. Template Surat

47
b. Modul Pengelolaan Disposisi Masuk & Keluar

Modul ini berfungsi menangani proses disposisi terhadap surat,

mulaidari pembuatan disposisi, meneruskan disposisi, hingga monitoring
laporan terhadap disposisi hingga verifikasi surat yang dibuat berdasarkan
perintah disposisi.

Fitur - fitur yang termasuk dalam modul ini adalah:

1) Pembuatan Disposisi/perintah proses terhadap surat kepada bawahan

Gambar 53. Buat Disposisi

48
 2) Adanya fitur notifikasi email & SMS bagi penerima disposisi. Dengan
syarat dengan terkoneksi ke mail server atau sms gateway.
3) Adanya fasilitas merevisi (undo) kesalahan dalam membuat disposisi
yang diotorisasi kepada admin.
4) Adanya fasilitas pencarian (search engine) dan pensortiran untuk
beberapa aspek Disposisi.
5) Penerima disposisi bisa melakukan laporan pelaksanaan disposisi.
Pemberi disposisi bisa menanggapi laporan tersebut.

6) Adanya fasilitas meneruskan disposisi dari atasan ke bawahan.

7) Adanya fasilitas template perintah, dan penerima Disposisi yang
disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pejabat dalam jajaran
manajemen dalam struktur organisasi masing-masing unit kerja.

c. Modul Agenda Pegawai

Modul ini berfungsi menampilakan jadwal/agenda pegawai sehingga

dalam proses pembuatan maupun pengiriman surat bisa lebih terstruktur
karena dari sini seluruh pegawai yang berkepentingan dalam mengelola surat
tahu posisi seseorang yang dituju atau yang berkepentingan terhadap
pengelolan surat. Selain itu agenda ini juga memiliki fungsi sebagai catatan
petugas pengelola surat untuk memberi pesan kepada rekan lainnya untuk
mengarsip persuratan tanpa ada miscommunication dalam penanganannya.

Gambar 54. Agenda Pegawai

49
d. Modul Pelaporan

Modul ini berfungsi menampilkan statistik surat masuk/keluar dan

disposisi.

Fitur - fitur yang termasuk dalam modul ini adalah:

1) Laporan daftar surat masuk & keluar per hari, minggu, bulan
2) Laporan rekapitulasi surat masuk & keluar per unit kerja
3) Laporan statistik surat yang telah terjawab, pending per unit kerja
4) Laporan penanganan disposisi

50
IV. SPESIFIKASI TEKNIS

1. Perangkat lunak dikembangkan berbasis web dengan menggunakan

bahasa pemrograman PHP 5.4 atau yang terbaru, Database Server
PostgreSQL 9.4, dan Web Server Apache 2.2.
2. Aplikasi menggunakan sistem Single Sign On (SSO) untuk semua modul
yang termasuk dalam pengembangan ini.
3. Menggunakan Teknologi CSS untuk layout, Jquery dan AJAX untuk client-
side validation. Single window untuk semua module.
4. Aplikasi dikembangkan dengan metode iterative development, dan semua
modulnya saling terintegrasi. Dan mendukung pengembangan berbasis
web 2.0.
5. Aplikasi dapat diinstalasi di OS Windows & Linux
6. Aplikasi menggunakan bahasa Indonesia dan user friendly (mudah
digunakan)
7. Aplikasi support penggunakan web browser Mozilla Firefox, Google
Chrome, Safari dan Internet Explorer
8. Penanganan Tingkat keamanan web terhadap Cross Scripting XSS, SQL
Injection.
9. Penggunaan firewall & IP restriction dan enkripsi MD5 + SSL untuk login
form
10. Database Load Balancing & Multi Master Replication (PgCluster) untuk
menangani akses bersamaan hanya jika diperlukan
11. Mekanisme Log Audit Trail untuk mencatat (User, IP Address / Host, dan
Jenis Aktivitas yang dilakukan)
12. Automatic Backup database to file. Terjadwal sesuai setting yang
dikehendaki
13. Manajemen Hak Akses user sesuai dengan tugas & fungsinya dan
memungkinkan satu user memiliki beberapa role
14. Aplikasi responsive sehingga mudah diakses oleh portable gadget seperti
smartphone, dsb.

51
V. METODOLOGI

Metodologi dalam pengerjaan Sistem Informasi Akademik ini adalah

metode prototyping, dimana dengan prototype yang sudah ada nantinya akan
dilakukan penyesuaian-penyesuaian terhadap aplikasi berdasarkan
kebutuhan dilapangan. Diharapkan dengan diterapkannya metode ini bisa
mempersingkat waktu pengerjaan sehingga lebih efisien. Adapun langkah-
langkah yang akan kami terapkan adalah sebagai berikut :

1. Analisa Kebutuhan Sistem

Berdasarkan pada masalah-masalah yang ada, desain & analisa yang
telah dilakukan oleh pihak Politeknik Negeri Ketapang sebelumnya,
kebutuhan Politeknik Negeri Ketapang terhadap sistem akan dikaji ulang.

a. Identifikasi end-user/aktor beserta tugas & fungsinya

b. Pengumpulan data-data formulir, format laporan, dan informasi lain
c. Analisa hasil survei/analisis bisnis proses sebelumnya yang telah
dimiliki
d. Reverse engineering database existing
e. Interview & brainstorming dengan masing-masing end-user

2. Perancangan Sistem
Melakukan desain sistem termasuk rencana customisasi sistem yang akan
dilakukan. Modul yang perlu ditambahkan, disesuaikan atau dikurangi
dijabarkan secara detail dalam suatu desain. Strategi migrasi data
termasuk dalam rancangan. Mapping dari sistem lama ke sistem baru
didefinisikan secara detail. Sejumlah transformasi mungkin harus
dilakukan untuk memenuhi database constraint di sistem baru. Untuk itu
perancangan transformasi masuk dalam fase ini. Rancangan harus
disepakati dulu sebelum adanya pembuatan perangkat lunak, agar resiko
keterlambatan proyek dapat ditekan.

1. Desain Database terintegrasi (ER)

2. Desain Alur Sistem (Flowchart / DFD)
3. Desain User Interface (Web Forms)
4. Rencana Migrasi & Konversi Data

52
 5. Rencana Implementasi & Pendampingan

3. Pembuatan & Customisasi Perangkat Lunak

Perangkat lunak dibuat atau disesuaikan dengan prototipe yang telah
dihasilkan pada fase perancangan sistem. User acceptance test yang
merupakan akhir dari fase ini menjamin adanya fungsi-fungsi yang
dibutuhkan user bisa beroperasi secara baik dan benar.

4. Implementasi
Pekerjaan implementasi meliputi instalasi perangkat lunak, ujicoba
migrasi, training, dan ujicoba sistem (production test). Setelah production
test sudah terpenuhi, dilakukan data clean-up dan migrasi sekali lagi untuk
go live.

Tujuan dari pekerjaan implementasi ini adalah agar:

a. Sistem dapat berjalan sesuai dengan rencana

b. Sistem ini dapat dioperasikan secara penuh oleh personil Politeknik
Negeri Ketapang

Kegiatan implementasi mencakup beberapa aktivitas seperti :

a. Migrasi & Konversi Data Master dari Sistem terdahulu

b. Pelatihan, Training Operator, dan Developer
c. Sosialisasi kepada Manajemen Politeknik Negeri Ketapang
(Presentasi)
d. Pendampingan terhadap ujicoba pilot project
e. Ujicoba Run dengan menggunakan data sintesis untuk mengetahui
aspek performance, realibility dan security

5. Evaluasi & Validasi

Fase ini merupakan tahapan terakhir sebelum cut-off dari sistem lama ke
sistem baru. Aktivitas yang dilakukan antara lain :

a. Review & Evaluasi terhadap hasil implementasi/ujicoba yang telah

dilakukan

53
 b. Melakukan penyesuaian/adjustment yang diperlukan dengan
mempertimbangkan desain awal yang telah dibuat agar dapat
mengatasi problem di operasional

6. Deliverable
Beberapa hasil pekerjaan yang akan diserahkan adalah:

a. 1 (satu) copy user requirement dokument

b. 2 (dua) copy Perangkat Lunak dalam bentuk aplikasi beserta Source
Code
c. 3 (tiga) copy buku petunjuk penggunaan aplikasi (User Manual)
d. 1 (satu) copy laporan akhir proyek

54
VI. JADWAL PELAKSANAAN PROYEK

Waktu pengerjaan SIM Akademik adalah selama 4 (Empat) bulan. Berikut

ini rincian jadwal pelaksanaan proyek:

Jadwal Pelaksanaan Proyek SIM Akademik

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

No. Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Analisa Kebutuhan (User Req)

2 Desain & Customisasi Sistem
3 Penyesuaian pada Prototype
4 Pembuatan Modul User Interface
5 Penyerahan Laporan Awal
6 Pembuatan Modul Database
7 Develop aplikasi
8 Pembuatan Modul Reporting
9 Instalasi & Setup Sistem
10 Pelatihan Personel & Programmer
11 Migrasi Data
12 Test & Final Run
13 Dokumentasi
14 Penyerahan Laporan Akhir

Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Proyek SIM Akademik

55
VII. PENUTUP

Demikian proposal ini kami sampaikan, semoga menjadi bahan

pertimbangan dan kajian selanjutnya oleh manajemen Politeknik Negeri
Ketapang. Kami berharap dapat diberikan kesempatan untuk mempresentasi-
kan Sevima lebih dekat lagi dan mendemokan Sistem Infromasi Akademik
yang kami miliki. Kami paham bahwa setiap Instansi adalah unik oleh sebab
itu kami ada dan selalu siap membantu untuk mencari solusi yang paling pas
sesuai karakteristik masing-masing instansi dan kami akan melakukan
pendampingan secara intensif untuk menjamin kesuksesan implementasi
sistem di Politeknik Negeri Ketapang.

56
57