SISTEM INFORMASI PENGURUSAN E-KTP DAN KARTU

KELUARGA PADA KANTOR CAMAT MEDAN MARELAN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Oleh:

ZAMALUDDIN DAULAY
NIM. 1912000326

JENJANG PENDIDIKAN STRATA-1 (S1)

PROGRAM STUDI INFORMATIKA (S1)
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS POTENSI UTAMA
MEDAN
2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah Swt. yang melimpahkan segala rahmat

dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan praktek kerja

lapangan (PKL) tepat pada waktunya. Shalawat beriring salam dihadiahkan

kepada junjungan Nabi Muhammad SAW yang menuntun manusia dari alam

jahiliyah kepada alam yang penuh dengan peradaban manusia.

Penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah untuk

memenuhi salah satu syarat dari pendidikan jenjang Strata-1 (S1) sekaligus

menambah pengetahuan khususnya di lingkungan pekerjaan/perusahaan. Laporan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dibuat berdasarkan atas pengalaman kerja di

Universitas Potensi Utama.

Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa dalam

menyelesaikan laporan ini tidak lepas dari peran berbagai pihak yang telah banyak

memberikan bantuan bimbingan dan dorongan.

Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tak

terhingga khususnya kepada:

1. Ibu Silvia Lestari, S.Kom, M. Kom selaku Pembimbing yang bersedia

meluangkan waktu untuk memberikan masukan dan arahan terhadap

permasalahan dalam pembuatan laporan PKL ini.

2. Ibu Hj. Nuriandy, B.A. selaku Pembina Yayasan Potensi Utama.

i
3. Bapak H. Bob Subhan Riza, ST, M. Kom, selaku Ketua Yayasan Potensi

Utama.

4. Ibu Dr. Rika Rosnelly, S. Kom, M. Kom, selaku Rektor Universitas Potensi

Utama Medan.

5. Ibu Lili Tanti, M. Kom, selaku Wakil Rektor I Universitas Potensi Utama

Medan.

6. Ibu Ratih Puspasari, M. Kom selaku Dekan Fakultas Teknik dan

IlmuKomputer Universitas Potensi Utama Medan.

7. Bapak Budi Triandi, M. Kom selaku Ketua Program Studi Informatika

Universitas Potensi Utama Medan.

8. Kepada Bapak Bambang Edy Winarto, S.E., M.M. selaku pembimbing

perusahaan bagian pengurusan e-ktp dan kartu keluarga di Kantor Camat

Medan Marelan yang telah memberikan masukan dan dukungan kepada

penulis dalam menyusun laporan ini.

9. Teristimewa kepada orang tua saya yang tercinta telah mengasuh dan

membesarkan serta memberi do’a dan semangat untuk penulis, serta kerabat

saya yang telah banyak memberikan kasih sayang, nasehat, motivasi dan

dukungan material dalam menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini

kepada penulis.

10. Kepada seluruh teman-teman seperjuangan di kelas TIF C Malam yang telah

memberikan semangat serta motivasi penulis dalam menyelesaikan laporan

PKL ini.

ii
 Penulis menyadari masih terdapat kekurangan dalam penyajian dan

penulisan laporan PKL ini mengingat keterbatasan waktu, biaya, tenaga,

kemampuan dan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan

kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan PKL ini

sesuai dengan permasalahan yang dikemukakan.

Penulis berharap semoga laporan PKL ini dapat bermanfaat dan dapat

diterima oleh semua pembaca sebagai sumbangan ilmiah bagi para pembaca.

Medan, 9 Juni 2022

Penulis,

Zamaluddin Daulay

iii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR...................................................................................... vi
DAFTAR TABEL........................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang........................................................................... 1
I.2. Ruang Lingkup.......................................................................... 2
I.2.1. Identifikasi Masalah......................................................... 3
I.2.2. Perumusaln Masalah........................................................ 3
I.2.3. Batasan Masalah.............................................................. 3
I.3. Tujuan dan Manfaat PKL........................................................... 4
I.3.1. Tujuan PKL...................................................................... 4
I.3.2. Manfaat PKL.................................................................... 4
I.4. Metode Pengumpulan Data........................................................ 4
I.5. Lokasi PKL................................................................................ 6

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah Singkat Perusahaan...................................................... 7
II.1.1. Visi dan Misi Perusahaan............................................... 8
II.1.2. Logo Perusahaan............................................................ 10
II.2. Struktur Organisasi................................................................... 12
II.2.1. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab................................ 13

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

III.1. Analisa Masalah...................................................................... 32
III.1.1. Analisa Input............................................................... 33

iv
 III.1.2. Analisa Proses............................................................. 35
III.1.3. Analisa Output............................................................ 40
III.2. Strategi Pemecah Masalah...................................................... 42
III.3. Perancangan............................................................................ 42
III.3.1. Use Case Diagram...................................................... 42
III.3.2. Activity Diagram........................................................ 48
III.3.3. Sequence Diagram...................................................... 62
III.3.4. Class Diagram............................................................. 77

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

IV.1. Kesimpulan............................................................................. 79
IV.2. Saran....................................................................................... 80

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1. Logo PT.Perusahaan Listrik Negara (PLN)................................ 10

Gambar II.2. Struktur Organisasi PT.Perusahaan Listrik Negara (PLN)......... 12

Gambar III.1..................................................................................................... 33

Gambar III.2..................................................................................................... 34

Gambar III.3..................................................................................................... 36

Gambar III.4..................................................................................................... 38

Gambar III.5. Data output pada PT.Perusahaan Listrik Negara (PLN)............ 40

Gambar III.6. Data output pada PT.Perusahaan Listrik Negara (PLN)............ 41

Gambar III.7. Use Case Diagram..................................................................... 44

Gambar III.8. Use Case Diagram..................................................................... 45

Gambar III.9. Use Case Diagram..................................................................... 46

Gambar III.10. Use Case Diagram................................................................... 47

Gambar III.11. Activity Diagram...................................................................... 49

Gambar III.12. Activity Diagram...................................................................... 50

Gambar III.13. Activity Diagram...................................................................... 51

Gambar III.14. Activity Diagram...................................................................... 52

Gambar III.15. Activity Diagram...................................................................... 53

Gambar III.16. Activity Diagram...................................................................... 54

Gambar III.17. Activity Diagram...................................................................... 55

Gambar III.18. Activity Diagram...................................................................... 56

Gambar III.19. Activity Diagram...................................................................... 57

vi
Gambar III.20. Activity Diagram...................................................................... 58

Gambar III.21. Activity Diagram...................................................................... 59

Gambar III.22. Activity Diagram...................................................................... 60

Gambar III.23. Activity Diagram...................................................................... 61

Gambar III.24. Sequence Diagram .................................................................. 64

Gambar III.25. Sequence Diagram................................................................... 65

Gambar III.26. Sequence Diagram................................................................... 66

Gambar III.27. Sequence Diagram................................................................... 67

Gambar III.28. Sequence Diagram................................................................... 68

Gambar III.29. Sequence Diagram................................................................... 69

Gambar III.30. Sequence Diagram................................................................... 70

Gambar III.31. Sequence Diagram................................................................... 71

Gambar III.32. Sequence Diagram................................................................... 72

Gambar III.33. Sequence Diagram................................................................... 73

Gambar III.34. Sequence Diagram................................................................... 74

Gambar III.35. Sequence Diagram................................................................... 75

Gambar III.36. Sequence Diagram................................................................... 76

Gambar III.37. Class Diagram......................................................................... 78

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel III.1. Simbol Flow Of Document(FOD)................................................. 35

Tabel III.2. Simbol Dan Penjelasan Dari Use Case.......................................... 43

Tabel III.3. Simbol Dan Penjelasan Activity Diagram .................................... 48

Tabel III.4. Simbol Dan Penjelasan Sequence Diagram................................... 62

Tabel III.5. Simbol Dan Penjelasan Class Diagram......................................... 77

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan PKL

Lampiran 2 Surat Pengajuan Judul PKL

Lampiran 3 Formulir Pendaftaran Judul PKL

Lampiran 4 Surat Persetujuan Judul PKL

Lampiran 5 Surat Pernyataan Bersedian Membimbing dari Dosen Pembimbing

Lampiran 6 Surat Pernyataan Bersedian Membimbing dari Perusahaan

Lampiran 7 Kartu Absensi PKL

Lampiran 8 Daftar Nilai PKL dari Dosen Pembimbing

Lampiran 9 Daftar Nilai PKL dari Pembimbing Perusahaan

Lampiran 10 Rekapitulasi Nilai PKL

Lampiran 11 Skedul Kegiatan Pelaksanaan PKL

Lampiran 12 Surat Balasan Izin Melaksanakan PKL dari Perusahaan

Lampiran 13 Surat Selesai Melaksanakan PKL dari Perusahaan

ix
 BAB I

PENDAHULUAN
 BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah suatu bentuk pendidikan dengan

cara memberikan pengalaman belajar bagi mahasiswa untuk berpartisipasi dengan

tugas langsung di Lembaga BUMN, BUMD, Perusahaan Swasta, dan Instansi

Pemerintahan setempat. Praktek Kerja Lapangan (PKL) memberi kesempatan

kepada mahasiswa untuk mengabdikan ilmu-ilmu yang telah diperoleh di kampus.

Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan wujud relevansi antara teori yang di

dapat selama di perkuliahan dengan praktek yang di temui baik dalam dunia usaha

swasta maupun pemerintah.

Kantor Camat Medan Marelan merupakan  salah satu Lembaga

Permasyarakatan untuk pengurusan kartu keluarga, E-ktp milik Negara.

Kecamatan Medan Marelan dahulunya adalah daerah perkebunan tembakau yang

pada mulanya berpendudukan asli melayu, kemudian setelah dibukanya

Perkebunan Tembakau Deli, sampai dengan sekarang penduduk Kecamatan

Medan Marelan mayoritasnya adalah suku Jawa.

Kecamatan Medan Marelan terletak di bagian Utara Kota Medan dan

berbatasan langsung dengan Kabupaten Deli Serdang di sebelah Utara, Selatan

dan Brata. Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera

Utara Nomor : 138/402/K/SK/1991 tanggal 21 Maret 1991, Kecamatan Medan

Marelan dijadikan salah satu Kecamatan Perwakilan di Kota Medan yaitu

pemekaran dari Kecamatan Medan Labuhan, kemudian berdasarkan peraturan

1
Pemerintah Nomor : 35 tahun 1992 02 September 1992 didefinitifkan menjadi

Kecamatan Medan Marelan.

Penting adanya teknologi saat ini untuk mempermudah interaksi antara

dosen dan mahasiswa tanpa harus tatap muka langsung, apalagi dengan adanya

wabah virus covid-19 ini media pembelajaran atau perkuliahan terhambat dan

terpaksa dilakukan secara daring (online) sehingga proses belajar dan mengajar

dapat terlaksana.

Kantor Camat Medan Marelan selalu melakukan pengurusan E-ktp dan

kartu keluarga terhadap masyarakat yang ada di wilayah Medan Marelan

sekitarnya, melakukan pengurusan E-ktp dan kartu keluarga seperti menambah

anggota keluarga, membuat E-ktp bagi masyarakat yang genap berusia 17 tahun

dan mengurus untuk perpanjangan KTP maupun kehilangan KTP. Terdapat suatu

sistem informasi pengurusan E-ktp dan kartu keluarga di Kantor Camat Medan

Marelan yang diantaranya masih mempunyai kekurangan dan kelebihan dimana

terdapat beberapa permasalahan seiring berjalannya proses pengurusan E-ktp dan

kartu keluarga sampai saat ini, salah satunya adalah masyarakat yang tidak dapat

melakukan pengurusan E-ktp dan Kartu Keluarga secara online, pembuatan

maupun laporan perpanjangan serta kehilangan E-Ktp dan Kartu Keluarga, dan

lambatnya proses pengurusan e-ktp dan kartu keluarga. Maka dari itu penulis

memilih judul “SISTEM INFORMASI PENGURUSAN E-KTP DAN KARTU

KELUARAGA PADA KANTOR CAMAT MEDAN MARELAN”.

2
I.2. Ruang Lingkup Permasalahan

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka ruang

lingkup pada penelitian ini adalah Sistem Informasi Pengurusan E-Ktp dah Kartu

Keluarga pada Kantor Camat Medan Marelan.

I.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang adapun yang menjadi identifikasi dalam

penelitian ini adalah sebagaiberikut:

1. Masyarakat tidak dapat melakukan pengurusan E-ktp dan kartu keluarga,

pembuatan E-ktp dan Kartu Keluarga maupun laporan perpanjangan serta

kehilangan E-Ktp dan Kartu Keluarga secara online.

2. Lambatnya proses pengurusan E-Ktp dan Kartu Keluarga pada Kantor Camat

Medan Marelan.

I.2.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang adapun yang menjadi perumusan dalam

penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana cara menangani proses pengurusan E-ktp dan Kartu Keluarga,

pembuataan E-ktp dan Kartu Keluarga maupun laporan perpanjangan serta

kehilangan E-KTP dan Kartu Keluarga Secara Online?

2. Bagaimana merancang sistem pengurusan E-ktp dan kartu keluarga,

pembuatan E-ktp dan Kartu Keluarga maupun laporan perpanjangan serta

kehilangan E-Ktp dan Kartu Keluarga secara online serta dapat

menimalisirkan keterlambatan dalam pengurusan E-ktp dan Kartu Keluarga ?

3
I.2.3. Batasan Masalah

Setelah dikemukakan latar belakang dari identifikasi masalah dan

perumusan masalah dalam penelitian ini, penulis merasa perlu membuat

pembatasan masalah. Hal ini berguna agar penelitian ini lebih jelas dan terarah.

Adapun yang menjadi batasan masalah dalam penelitian ini adalah: “Sistem

Informasi Pengurusan E-Ktp dan Kartu Keluarga Pada Kantor Camat Medan

Marelan”.

I.3. Tujuan dan Manfaat PKL

I.3.1. Tujuan PKL

Adapun tujuan dari penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

ini berdasarkan judul yang penulis ambil yaitu sebagai berikut:

1. Menangani pengurusan, pembuatan dan laporan perpanjangan serta

kehilangan E-ktp dan Kartu Keluarga, agar mempermudah masyarakat untuk

melaporkan permasalahan pada e-ktp dan kartu keluarga.

2. Merancang sistem pengurusan e-ktp dan kartu keluarga yang dapat

mempermudah masyarakat untuk melakukan pelaporan e-ktp dan kartu

keluarga.

I.3.2. Manfaat

Adapun manfaat dari penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

bagi penulis berdasarkan judul adalah sebagai berikut:

1. Pengurusan, pembuatan serta pelaporan e-ktp dan kartu keluarga sehingga

dapat memudahkan masyarakat dalam pelaporan e-ktp dan kartu keluarga

4
 pada sistem informasi pengurusan e-ktp dan kartu keluarga yang optimal akan

memudahkan masyarakat untuk melakukan pengurusan serta pelaporan.

2. Sistem yang dibuat akan memudahkan masyarakat untuk melakukan

pengurusan, pembuatan, serta pelaporan E-ktp dan Kartu Keluarga.

I.4. Metode Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang penulis gunakan untuk

mengumpulkan data dan fakta dilapangan antara lain:

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

Yaitu metode penelitian yang dilakukan dengan peninjauan langsung ke

lokasi penelitian melalui langkah-langkah berikut:

a. Pengamatan (Observasi)

Pengamatan (Observasi) adalah salah satu metode pengumpulan data

dengan mengamati atau meninjau secara cermat dan langsung di lokasi

penelitian atau lapangan untuk mengetahui secara langsung kondisi

yang terjadi atau untuk membuktikan kebenaran dari sebuah desain

penelitian. Penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap

proses yang terjadi di Kantor Camat Medan Marelan dan pada saat

melakukan PKL penulis ditempat kan di bagian Pengurusan E-Ktp dan

Kartu Keluarga.

b. Wawancara (Interview)

Wawancara (Interview) adalah kegiatan tanya jawab antara narasumber

dan pewawancara untuk mendapatkan informasi, opini, dan fakta dari

narasumber. Penulis melakukan wawancara ini melalui tanya jawab

5
 langsung kepada pembimbing perusahaan yaitu Bapak Bambang Edy

Winarto, S.E., M.M. pada Kantor Bagian Pengurusan E-Ktp dan Kartu

Keluarga Kantor Camat Medan Marelan. Adapun pertanyaan yang

diajukan oleh penulis adalah:

1. Bagaimana cara menangani proses dalam melakukan pengurusan,

pembuatan, pelaporan e-ktp dan kartu keluarga dan dapat

memudahkan masyarakat dalam melakukan pemeliharaan pada

tiang listrik?

2. Bagaimana merancang sistem pengurusan, pembuatan, pelaporan

e-ktp dan kartu keluarga yang dapat mempermudah masyarakat

untuk melakukan pengurusan E-ktp dan Kartu Keluarga?

c. Sample (Sampling)

Penulis mendapatkan data dengan cara mengambil contoh dokumen

laporan, yaitu data-data yang bersangkutan tentang Sistem Informasi

Pengurusan E-Ktp dan Kartu Keluarga pada Kantor Camat Medan

Marelan.

2. Metode penelitian Pustaka (Library Research)

Sebuah metode penelitian berdasarkan keputusan yang dilakukan penulis

dengan cara membaca website-website online yang berhubungan dengan

analisa sistem informasi pendataan dan sebagai pedoman penyusanan,

penulis menyusun laporan ini berdasarkan contoh laporan PKL mahasiswa

terdahulu yang ada di perpustakaan Universitas Potensi Utama.

6
I.5. Lokasi dan Jadwal Pelaksanaan PKL

Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) penelitian dilakukan

pada Kantor Camat Medan Marelan yang beralamat Jl. Kapten Rahmad Buddin

No.190, Terjun Kec.Medan Marelan Kota Medan Sumatera Utara 20255.

Dilaksanakan selama 20 hari mulai tanggal 7 Februari 2022 sampai dengan 8

Maret 2022. Waktu Praktek Kerja Lapangan setiap hari Senin sampai dengan hari

Sabtu mulai pukul 08.00 – 16.00 WIB.

7
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Universitas Potensi Utama merupakan salah satu Perguruan Tinggi Swasta

(PTS) dibawah naungan Yayasan Potensi Utama Medan. Pendiri Universitas

Potensi Utama adalah Ibu Hj. Nuriandy BA. Universitas Potensi Utama bermula

dari Kursus Komputer dan Bahasa Inggris pada tahun 1994 dengan nama PLSM

(Pendidikan Luar Sekolah Masyarakat) Potensi Utama, dan pada tahun 2003

berdasarkan izin dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI), PLSM

Potensi Utama meningkatkan status menjadi STMIK (Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika dan Komputer).

Pada tahun 2014 STMIK Potensi Utama berubah bentuk menjadi

Universitas Potensi Utama berdasarkan izin Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan dengan SK nomor : 424/E/O/2014 dengan motto "Kami hadir untuk

mencerdaskan kehidupan bangsa". Saat ini Universitas Potensi Utama memiliki 6

Fakultas yang terdiri dari 17 Program Studi, yaitu :

a. Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer dengan Program Studi :

Teknik Industri (S- 1), Informatika (S-1), Sistem Informasi (S-1), Sistem

Informasi (D- 3), Rekayasa Perangkat Lunak (S-1) dan Rekayasa Sistem

Komputer (S1)

7
b. Fakultas Seni dan Desain dengan Program Studi : Desain Komunikasi

Visual (S-1) , Film dan Televisi (S-1) dan Desain Interior (S-1).

c. Fakultas Psikologi dengan Program Studi : Psikologi (S-1).

d. Fakultas Ilmu Politik dan Kependidikan dengan Program Studi : Ilmu

Hubungan Internasional (S-1) dan Pendidikan Bahasa Inggris (S-1).

e. Fakultas Ekonomi dan Bisnis dengan Program Studi : Ekonomi Syariah (S-

1), Perbankan Syariah (S-1), Manejemen (S-1), dan Akuntansi (S-1).

f. Fakultas Hukum dengan program studi : Ilmu Hukum (S-1).

II.1.1. Visi dan Misi Universitas Potensi Utama

Visi dan misi adalah dua hal yang sangat berbeda. Visi ialah pandangan jauh

tentang suatu perusahaan ataupun lembaga dan lain-lain, visi juga dapat di

artikan sebagai tujuan perusahaan atau lembaga dan apa yang harus dilakukan

untuk mencapai tujuannya tersebut pada masa yang akan datang atau masa

depan. Sedangkan Misi ialah suatu pernyataan tentang apa yang harus

dikerjakan oleh perusahaan atau lembaga dalam usaha mewujudkan visi

tersebut. Misi perusahaan diartikan sebagai tujuan dan alasan mengapa

perusahaan atau lembaga itu dibuat.

Misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan-batasan proses

pencapaian tujuan tersebut. Misi perusahaan diartikan sebagai tujuan dan alasan

mengapa perusahaan atau lembaga itu dibuat. Misi juga akan memberikan arah

sekaligus batasan-batasan proses pencapaian tujuan.

8
II.1.1.1. Visi

Adapun yang menjadi visi dari Universitas Potensi Utama adalah : Pada Tahun

2025 menjadi Universitas yang unggul di tingkatSumatera dan mampu berperan

serta di tingkat Nasional.

II.1.1.2. Misi

Adapun yang menjadi misi dari Universitas Potensi Utama adalah :

1) Melaksanakan pendidikan yang berkualitas di tingkat Sumatera.

2) Melaksanakan penelitian yang dapat di publikasikan pada tingkat

Nasional.

3) Melaksanakan kegiatan dan layanan yang bermanfaat bagi masyarakat.

II.1.1.3. Tujuan Perusahaan

Adapun yang menjadi tujuan Universitas Potensi Utama adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang unggul, profesional dan bermental wirausaha.

b. Menghasilkan lulusan yang mempunyai landasan teori keilmuan yang kuat

dan kemampuan praktis yang tinggi.

c. Menghasilkan karya ilmiah dan hasil penelitian lainnya yang

dipublikasikan pada tingkat Nasional.

d. Terjalinnya kerjasama dengan masyarakat, industri, pemerintah dan

stakeholder lainnya pada tingkat Nasional.

9
III.1. Logo Universitas Potensi Utama

1. Logo

Logo Yaitu sebagai identitas sebuah perusahaan, lembaga atau apapun itu

yang membutuhkan sebuah ikon agar lebih dekat dan lebih dikenal dengan ikon

atau identitas tersebut tentang perusahaannya, adapun yang menjadi logo

Universitas Potensi Utama adalah :

Gambar II.1 : Logo Universitas Potensi Utama

(Sumber : Universitas Potensi Utama)

Makna Lambang pada Logo Universitas Potensi Utama :

i. Buku

Menggambarkan keharusan kita sebagai mahasiswa harus lebih,

dan lebih giat lagi dalam belajar demi mencapai apa yang kita

inginkan serta apa yang kita harapkan.

ii. Toga

Toga mempunyai arti yaitu menandakan telah selesainya

masa perkuliahan dan siap berjuang dalam dunia kerja dan

persaingan yang semakin ketat.

10
 iii. Warna Biru

Warna Biru yang ada dalam logo bermaksud menyatakan

nuansa yang ditimbulkan oleh air, dan kedalaman ilmu

yang telah didapat dalam masa perkuliahan.

iv. Warna merah

Warna merah yang ada dalam logo melambangkan

keberanian, perjuangan atau sikap energik yang harus

dimiliki mahasiswa.

v. Warna putih

Warna putih yang ada dalam logo menandakan kedamaian

yang diterapkan danharus di jaga oleh mahasiswa.

2. Kegiatan Operasional Organisasi

Kegiatan operasional yang dilakukan universitas potensi utama adalah

merekrut calon mahasiswa/i sebagai sarana pendidikan yang akan menghasilkan

lulusan yang unggul, mempunyai landasan teori keilmuan yang kuat dan

kemampuan praktisi yang tinggi, menghasilkan karya ilmiah dan penelitian,

terjalinnya kerjasama dengan masyarakat, industri, pemerintah dan stakeholder

lainnya untuk dapat bermanfaat untuk masa depan dan juga bermanfaat bagi

masyarakat,bangsa dan negara.

11
A. Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab

1. Struktur Organisasi Perusahaan

Organisasi adalah suatu badan yang terdiri dari sekelompok orang

yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah digariskan

sebelumnya. Struktur organisasi merupakan suatu gambaran secara

sistematis tentang hubungan kerjasama dari orang- orang di dalamnya

serta tanggung jawab personil. Secara umum Universitas Potensi Utama

secara operasional tidak jauh berbeda dari Sekolah Tinggi lainnya.

Sebagaimana Sekolah Tinggi yang lain Universitas Potensi Utama juga

mempunyai struktur organisasi yang berbentuk garis dan staf. Adapun

struktur organisasi pada Universitas Potensi Utama adalah seperti bagan

berikut ini:

12
 Gambar II.2. Struktur Organisasi Universitas Potensi Utama

(Suber : Universitas Potensi Utama)

2. Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab adalah kewajiban atau suatu pekerjaan

yg harus dikerjakan seseorang dalam pekerjaannya. Dapat diartikan pula

tugas adalah suatu kegiatan dan tanggung jawab seseorang. Pekerjaan yang

dibebankan, sesuatu yang wajib dilaksanakan atau ditentukan guna

perintah supaya melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu.Adapun uraian

tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan adalah sebagai berikut :

1) Pembina Yayasan

Adapun tugas dari Pembina Yayasan adalah :

a) Memberi Arahan kepada Jajaran di Universitas Potensi

Utama.

b) Memberi Kebijakan yang strategik demi kemajuan

13
 Universitas Potensi Utama.

c) Mengevaluasi kebijakan yang diterapkan di Universitas

Potensi Utama.

2) Ketua Yayasan

Adapun tugas dari Ketua Yayasan adalah :

a) Ketua Yayasan membina, mengawas dalam

kepengurusannya.

b) Mengawasi keuangan sesuai dengan perencanaan dan

anggaran yang telah ditetapkan.

3) Rektor

Adapun tugas dari Rektor adalah :

a) Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan

mahasiswa, tenaga administrasi, serta hubungan dengan

lingkungan Institusi.

b) Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi

pemerintah, perusahaan swasta dan masyarakat untuk

memecahkan persoalan yang timbul.

c) Menjalankan pengelolaan lembaga berdasarkan ketentuan-

ketentuan yang tertuang dalam statuta.

14
 d) Menetapkan kebijakan, rencana, dan program-program serta

peraturan- peraturan tentang pendidikan, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat.

e) Menetapkan kebijakan rencana dan program-program tentang

kepegawaian, keuangan serta tata tertib sekolah tinggi.

f) Menyusun anggaran belanja dan pendapatan Universitas

Potensi Utama bersama-sama dengan senat Universitas Potensi

Utama serta mengusulkannya untuk disahkan oleh Pengurus

Yayasan.

4) Senat Potensi Utama

Adapun tugas dari senat Universitas Potensi Utama adalah :

a) Merumuskan kebijakan akademik dan usulan pengembangan

Universitas Potensi Utama yang diajukan kepada Yayasan Potensi

Utama.

b) Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan

pengembangan kecakapan serta kepribadian dan kesejahteraan

sivitas akademika yang diusulkan kepada Yayasan Potensi Utama.

15
c) Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan

Universitas Potensi Utama yang diusulkan kepada Yayasan Potensi

Utama.

d) Memberikan usulan-usulan dalam rangka pembuatan Rencana

Anggaran Pendapatan dan Belanja Universitas Potensi Utama yang

akan diajukan oleh Rektor Universitas Potensi Utama kepada

Yayasan Potensi Utama.

e) Memilih Rektor dan jajarannya diajukan kepada Yayasan.

Yayasan mengangkat dan menetapkan atau memutuskan Rektor

yang dipilih dan jajarannya.

f) Memberikan pertimbangan atas pertanggungjawaban

Rektor/Pimpinan Universitas Potensi Utama atau pelaksanaan

kebijakan yang ditetapkan, untuk disampaikan kepada Yayasan.

16
5) LPM (Lembaga Penjamin Mutu)

Adapun tugas dari Lembaga Penjamin Mutu adalah :

a) Menyusun rencana strategis pengembangan sistem penjaminan

mutu.

b) Membantu pencapaian Visi dan Misi Universitas Potensi Utama

melalui penjaminan mutu program dan pelayanan pendidikan.

c) Menetapkanperan seluruhkomponen dalam penjaminan

mutu pendidikan.

d) Memfasilitasi dan mengkoordinasi perbaikan mutu

berkelanjutan di Universitas Potensi Utama.

e) Menjamin konsistensi dan efektifitas penjaminan mutu

pendidikan.

f) Memeriksa manual mutu, catatan mutu, prosedur kerja,

instruksi kerja, wewenang dan tanggung jawab, formulir sudah

dijalankan sesuai dengan ketentuan.

17
6) Wakil Rektor I
Adapun tugas dari Wakil Rektor I adalah :
a) Menyusun program kerja Universitas Potensi Utama bidang

pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat.

b) Memimpin satuan unit kerja di bawahnya, memantau dan

mengevaluasi

c) Pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan wewenangnya

kepada Rektor Universitas Potensi Utama.

d) Membantu Rektor dalam mengembangkan Kurikulum,

Silabus, dan SAP mata kuliah termasuk pelaksanaan program

Tri Dharma Perguruan Tinggi.

e) Memberikan laporan mengkaji Kesesuaian materi dan

metode pengajaran serta kebutuhan pendukungnya

(diktat/modul kuliah dan praktikum).

f) Membantu Rektor dalam mengembangkan sarana pendidikan

(laboratorium dan perpustakaan).

g) Membantu Rektor dalam mengembangkan peraturan

akademik (termasuk Panduan Akademik Mahasiswa).

h) Rekrutmen Dosen Tetap dan Dosen Tidak Tetap.

i) Penetapan Kalender Akademik, Jadwal Kuliah/Ruangan.

18
7) Wakil Rektor II
Adapun tugas dari Wakil Rektor II adalah :
a) Menyusun dan mengkoordinasi program kerja bidang

administrasi umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan,

kemahasiswaan, kerjasama, serta perencanaan sistem informasi.

b) Memimpin, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan bidang

administrasi umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan,

kemahasiswaan, kerjasama, serta perencanaan sistem informasi.

c) Memberikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan

wewenangnya kepada Rektor.

d) Menetapkan dan mengawasi pelaksanaan prosedur akunting dan

keuangan.

e) Menyediakan laporan-laporan keuangan untuk pengambilan

keputusan.

f) Menetapkan dan mengawasi kinerja sistem manajemen, Dosen

Tetap, Dosen Tidak Tetap, Staf Administrasi, dan pegawai Rektor

Potensi Utama.

g) Membantu Rektor Universitas Potensi Utama dalam pelaksanaan

kegiatan di bidang pembinaan dan pelayanan kesejahteraan

Mahasiswa.

19
8) Wakil Rektor III

Adapun tugas dari Wakil Rektor III adalah :

a) Merencanakan dan menyelenggarakan program pembinaan

mahasiswa dengan mengikusertakan seluruh staf pengajar dalam

pengembangan sikap dan orientasi serta kegiatan mahasiswa

lainnya, misalnya dalam bidang kerohanian, kepemimpinan, olah

raga dan sebagainya.

b) Melaksanakan usaha bimbingan dan penyuluhan bagi

mahasiswa.

c) Melaksanakan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa

yang sudah diprogramkan oleh Wakil Rektor I.

d) Memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pendidikan yang

bersifat ko-kurikuler.

e) Melaksanakan kerjasama dengan semua pihak dalam setiap

usaha dibidang kemahasiswaan, pengabdian kepada masyarakat

dan usaha penunjangnya.

f) Melaksanakan kerjasama dan membina organisasi alumni.

g) Menciptakan iklim pendidikan yang baik dalam kampus dan

pelaksanaan program pembinaan pemeliharaan kesatuan dan

persatuan di lingkungan Kampus.

h) Memberikan laporan secara berkala kepada Rektor Universitas

Potensi Utama tentang kegiatan dan pencapaian kegiatan yang telah

dilakukan.

20
9) LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat)

Adapun tugas dari Lembaga Penelitian dan Pengabdian

Masyarakat adalah :

a) Menyusun Program kerja Universitas Potensi Utama

dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

b) Mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi

kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

yang dilakukan oleh mahasiswa dan atau dosen di

lingkungan Universitas Potensi Utama.

c) Menjalin kerjasama dengan lembaga-lembaga

pemerintahan/swasta dalam bidang kegiatan penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat.

d) Melaksanakan, mengkoordinasi, memantau, dan

menilai pelaksanaan kegiatan penelitian yang

diselenggarakan oleh pusat penelitian dan

e) Peran serta dalam mengusahakan dan mengendalikan

administrasi sumber daya yang diperlukan.

21
10) PUSKOM (Pusat Komputer)

Adapun tugas dari Puskom adalah :

a) Pengembangan sistem informasi.

b) Pengelolaan dan pemeliharaan jaringan sistem informasi.

c) Pemberian layanan teknologi informasi untuk pendidikan,

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan

kampus.

d) pelaksanaan urusan tata usaha Puskom.

11) Fakultas

Adapun tugas dari Fakultas adalah :

a) Mengelola, melaksanakan, dan mengembangkan proses

pendidikan dan pengajaran di tingkat fakultas.

b) Mengkoordinasikan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa di tingkat

fakultas.

c) Memberikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan

wewenangnya kepada Rektor Universitas Potensi Utama di tingkat

fakultas.

d) Merencanakan, merancang, serta menyusun Kurikulum, Silabus,

dan SAP mata kuliah beserta peninjauannya di tingkat fakultas.

22
12) Monitoring dan Evaluasi

Adapun tugas dari Monitoring dan Evaluasi adalah :

a) Melakukan monitoring Proses Belajar Mengajar.

b) Mengecek kesesuaian Silabus & SAP dengan Proses Belajar

Mengajar.

c) Merekapitulasi hasil monitoring Proses Belajar Mengajar.

d) Mengkoordinir penyerahan handout bahan ajar dari dosen

e) Melaksanakan tugas-tugas untuk pekerjaan yang diperintahkan

atasan yang mendukung tujuan jabatan.

f) Mengecek soal ujian, modul handout, tes program, EPT (English

Proficiency Test).

g) Evaluasi PBM, Soal Ujian.

13) Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)

Adapun tugas dari Biro Administrasi Akademik dan

Kemawasiswaan adalah :

a) Melayani dalam proses pembelajaran yang berhubungan

dengan dosen dilingkungan Universitas Potensi Utama.

b) Merekap dan menentukan Mahasiswa yang bisa

mengikuti ujian.

c) Merekap gaji dosen setiap bulannya dan diserahkan

kepada bagian keuangan.

23
14) Perpustakaan

Adapun tugas dari Perpustakaan adalah :

a) Merencanakan, melaksanakan, memonitor, dan

mengevaluasi kegiatan perpustakaan

b) Mengelola ketersediaan bahan pustaka (baik fisik

maupun digital) yang relevan

c) Menyediakan sumber belajar bagi sivitas akademika

d) Mengelola administrasi layanan terhadap mahasiswa

e) Berkoordinasi dengan Program studi untuk menentukan

bahan pustaka yang relevan

f) Menentukan kebijakan pemrosesan dan pemeliharaan

bahan pustaka

g) Melakukan kerjasama antar perpustakaan

h) Menentukan kebijakan akses koleksi pustaka (baik fisik

maupun digital) dari Luar

i) Menentukan kebijakan dukungan pustaka bagi tenaga

edukasi.

15) Bagian Kepegawaian

Adapun tugas dari Bagian Kepegawaian adalah :

a) Merancang Man Power Planing Universitas Potensi Utama

b) Merekrut & Menyeleksi Dosen/Pegawai baru (sesuai prosedur)

c) Merancang program Peningkatan Kompetensi bagi staf /

pegawai (Sesuai Prosedur)

24
16) Bagian Keuangan

Adapun tugas dari Bagian Keuangan adalah :

a) Merencanakan, mengkoordinasikan, monitoring, dan

evaluasi terhadap kegiatan staf keuangan dan akuntansi

b) Memverifikasi pengajuan anggaran dari setiap unit kerja

terhadap plafon anggaran yang telah ditetapkan dalam RKA

c) Memverifikasi laporan pertanggungjawaban penggunaan

anggaran dari setiap unit kerja

d) Merencanakan, mengkoordinasikan, monitoring, dan

evaluasi terhadap pengelolaan keuangan Melakukan koordinasi,

monitoring, dan evaluasi penyusunan rencana kegiatan

dan anggaran (RKA)

e) Membantu Wakil Rektor II untuk membuat proyeksi penerimaan

dan pengeluaran anggaran

f) Membuat laporan keuangan lengkap di akhir setiap bulan dan

tahun.

g) Rekonsiliasi bank dan piutang

h) Bertanggungjawab terhadap pengelolaan cash flow sesuai

rencana

i) Melakukan proses audit laporan keuangan secara berkala

j) Bertanggungjawab terhadap pelaporan pajak

terhadap kegiatan yang berkaitan dengan aspek finansial

k) Mengelola pembayaran gaji dan kesejahteraan pegawai.

25
 Mengelola, memonitor dan mengevaluasi kinerja bawahan

17) Administrasi Keuangan Mahasiswa (AKM)

Adapun tugas dari Bagian Administrasi Keuangan Mahasiswa

adalah :

a) Menangani proses pembayaran Mahasiswa yang berhubungan

dengan kegiatan perkuliahan di Universitas Potensi Utama.

b) Bertanggung jawab terhadap proses registrasi Mahasiswa baru.

c) Bertanggung jawab terhadap proses perekrutan Mahasiswa baru.

d) Melaksanakan tugas-tugas lain untuk pekerjaan yang

diperintahkan atasan yang mendukung tujuan jabatan.

18) Bagian Umum

Adapun tugas dari Bagian Umum adalah :

a) Menerima surat/dokumen masuk dan keluar, baik internal

maupun eksternal yang akan di disposisi dan ditandatangani

oleh Rektor.

b) Memberikan surat yang telah ditandatangani oleh Rektor ke Sub

Bagian

c) Memberikan surat yang telah di disposisi pimpinan kepada

bagian Kemahasiswaan dan Alumni

d) Mencatat/ menyimpan dan mengarsipkan surat keluar/ masuk

dari/ ke Universitas Potensi Utama.

e) Mengontrol proses surat masuk dan keluar

f) Melayani kebutuhan untuk rapat Pimpinan

26
 g)Melaksanakan tugas-tugas lain untuk pekerjaan yang

diperintahkan atasan yang mendukung tujuan jabatan.

19) Bagian Inventori

Adapun tugas dari Bagian Inventori adalah :

a) Membahas kembali kepada pimpinan untuk semua barang yang

akan dibeli untuk harga barang yang diluar wewenang yang

diberikan

b) Meminta kebutuhan permintaan barang dan jasa dari seluruh

unit kerja

c) Mempelajari dan membandingkan harga serta mutu barang dari

setiap supplier

d) Memfollow-up semua barang yang telah diorder ke supplier

hingga barang sampai di kantor

e) Menganalisa dan mengevaluasi semua supplier yang telah

disetujui untuk menjadi rekanan, menyangkut harga, mutu barang

yang supply dan kesetiaan supplier Universitas Potensi Utama

f) Bertangungjawab terhadap pengorderan dan pengiriman

terhadap material yang telah di order

g) Memfile kembali semua form yang telah digunakan sebagai data

pertinggal

h) Membuat laporan pembelian bulanan ke Wakil Rektor II

i) Melaksanakan tugas-tugas lain untuk pekerjaan yang

diperintahkan atasan yang mendukung tujuan jabatan.

27
20) Perawatan

Adapun tugas dari Perawatan adalah :

a) Mengatur penyimpanan dan pendistribusian barang

perlengkapan di lingkungan Universitas Potensi Utama

b) Mengatur penggunaan, pemeliharaan, dan perbaikan gedung,

laboratorium dan perlengkapan lainnya sesuai dengan ketentuan

yang berlaku

c) Melaksanakan inventarisasi dan usul penghapusan

barang perlengkapan sesuai ketentuan yang berlaku

d) Menyusun konsep rencana dan program kerja Maintenance dan

Repair sebagai pedoman pelaksanaan tugas

e) Menyusun konsep rencana perawatan dan perbaikan serta

penambahan Utilitas yang diperlukan untuk menunjang program

pendidikan

f) Menyusun konsep rencana kebutuhan suku cadang (spare-part)

berdasarkan data dan informasi kebutuhan setiap bagian

g) Menyusun konsep skala prioritas kebutuhan dan

perbaikan berdasarkan data dan informasi.

h) Melaksanakan tugas-tugas lain untuk pekerjaan yang

diperintahkan atasan yang mendukung tujuan jabatan.

28
21) Teknisi dan Lab

Adapun tugas dari Teknisi dan Lab adalah :

a) Mengkoordinasikan dengan kaprodi terkait atas mata kuliah,

RPS praktikum yang berhubungan dengan laboratorium yang

dikelolanya.

b) Menyusun Jadwal Praktikum atas setiap kelas yang terkait

dengan laboratoriumnya.

c) Melakukan koordinasi dengan para asisten laboratorium

dan memonitoring atas praktikum yang dilaksanakan.

d) Menangani permasalahan yang berhubungan dengan

pelaksanaan praktikum.

e) Memberikan laporan secara berkala kepada Wakil Rektor I

tentang kegiatan dan pencapaian kegiatan yang telah dilakukan di

Laboratorium.

f) Menyusun anggaran biaya pelaksanaan praktikum di

laboratorium.

g) Mengusulkan rancangan perbaikan proses praktikum.

29
22) Humas & Kemahasiswaan

Adapun tugas dari Humas dan Kemahasiswaan adalah :

a) Merencanakan, melaksanakan, memonitordan evaluasi semua

kegiatan kemahasiswaan dan kewirausahaan

b) Mempertanggung jawabkan semua kegiatan kemahasiswaan dan

kewirausahaan kepada Wakil Rektor III.

c) Melakukan pembinaan semua unit kegiatan kemahasiswaan.

d) Berkoordinasi dengan program studi untuk pembinaan kegiatan

mahasiswa.

e) Mengelola soft skill mahasiswa

f) Berkoordinasi dengan Program studi untuk menyiapkan

mahasiswa dan mengikut sertakan dalam lomba-lomba (hard skill

atau kompetensi mahasiswa)

g) Mengelola peminjaman sarana & prasarana untuk kegiatan

mahasiswa

h) Meningkatkan prestasi kegiatan kemahasiswaan

i) Menyelenggarakan pemilihan mahasiswa berprestasi

j) Mengelola kegiatan kewirausahaan mahasiswa

k) Pemberdayaan kegiatan UKM pada masyarakat

l)Mengendalikan peran mahasiswa dalam kegiatan

kemahasiswaan) Melaksanakan tugas-tugas lain untuk pekerjaan

30
 yang diperintahkan atasan yang mendukung tujuan jabatan.

23) Career Development Center (CDC)

Adapun tugas dari Career Development Center adalah :

a) Menetapkan visi, misi, tujuan, serta kebijakan dan tujuan mutu

unit CDC.

b) Membuat sasaran mutu serta langkah-langkah pencapaian

sasaran mutu unit CDC.

c) Menjadi mediator antara lulusan sebagai pencari kerja dan users

sebagai pengguna

d) Mengembangkan kemampuan softskill mahasiswa dan calon

lulusan serta kemampuan mereka untuk memilih, menentukan, dan

mengatur strategi untuk memenangkan persaingan dalam mencari

pekerjaan

e) Menginput Lowongan Kerja secara berkala melalui berbagai

media.

f) Melakukan studi pelacakan alumni

31
3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan

Universitas Potensi Utama dalam kegiatan kerja setiap karyawannya

sudah berbasis komputer, yang mana setiap bidang kerja di Universitas Potensi

Utama telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi, dimulai dari sistem

penggajian karyawannya, sistem absensi karyawan, pendataan laboratorium

komputer, perpustakaan, administrasi dosen, sistem pengisian jadwal perkuliahan,

juga fasilitas untuk mahasiswa yaitu pengisian KRS secara online yang semua

bagian tersebut terhubung dalam satu jaringan lokal komputer.

Salah satu upaya yang sudah dilakukan adalah dengan melakukan

pengumpulan skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi. Pengumpulan

skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi, hal dilakukan bagi setiap

mahasiswa yang sudah memasuki semester akhir. Setiap mahasiswa yang sudah

menyelesaikan skripsi nya maka akan mendapatkan jadwal seminar, sidang skripsi

yang dibagikan oleh pihak BAAK. Proses tersebut masih dilakukan secara manual

seperti bagian akademik membagikan satu per satu form penjadwalan kepada

mahasiswa.

Pengajuan skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi ini berdasarkan

hasil dari bimbingan mahasiswa. Analisis dilakukan agar dapat menemukan

masalah-masalah dalam pengolahan data yang diperlukan dalam menentukan

penjadwalan seminar, skripsi dan pengajuan judul skripsi.

32
 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

33
 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

III.1. Analisa Masalah

Setiap pengajuan judul dan penjadwalan seminar, sidang skripsi pada

Universitas Potensi Utama dosen dan mahasiswa menggunakan sistem informasi

pengajuan skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi dimana setiap

mahasiswa mengisi form pengajuan judul skripsi yang sebelumnya diminta di

BAAK, lalu melakukan bimbingan kepada dosen pembimbing setelah itu

menyerahkan form pengajuan judul yang akan di ajukan kepada program studi.

Mahasiswa mengisi formulir pengajuan judul skripsi yang nantinya akan terkirim

ke dosen pembimbingnya masing-masing. Setelah terkirim dosen pembimbing

akan mengecekkan judul dari mahasiswa tersebut apakah berhak di terima atau

tidak, kemudian dosen pembimbing berhak mengisikan judul skripsi yang telah

diterima, namun seiring berjalannya waktu timbul berbagai masalah dimana

sistem pengajuan judul skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi masi

dilakukan secara manual, pengisian judul skripsi dan penjadwalan seminar, sidang

skripsi masih dilakukan injeksi data secara manual dan dilakukan secara berulang-

ulang, maka dari itu penulis melakukan analisa perancangan sistem informasi

pengajuan skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi untuk memperbaiki

dan menyelesaikan masalah yang sebelumnya sudah dijelaskan.

32
III.1.1. Analisa Input

Analisa input merupakan pengamatan yang dilakukan untuk penginputan

data pengajuan jduudl skripsi. Adapun proses pengajuan judul skripsi dan

penjadwalan seminar, sidang skripsi pada Universitas Potensi Utama dapat dilihat

pada gambar III.1, gambar III.2. sebagai berikut:

Gambar III.1. Pengajuan Judul Skripsi pada Universitas Potensi Utama

(Sumber: Universitas Potensi Utama)

33
Gambar III.2. Pengajuan Penjadwalan Seminar dan Sidang Skripsi
(Sumber: Universitas Potensi Utama)

34
III.1.2. Analisa Proses
Flow of Document adalah alat pembuatan model yang memungkinkan

profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai satu jaringan proses

fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lainnya dengan alur data baik

secara manual maupun komputerisasi. Adapun simbol-simbol Flow of Document

dapat di lihat pada tabel III.1. sebagai berikut:

Tabel III.1. Simbol Flow of Document (FOD)

Simbol Nama Keterangan

Terminator Digunakan untuk menunjukkan

awal dan akhir suatu proses

Dokumen Menunjukkan dokumen input

dan output baik untuk proses
manual, mekanik, atau komputer

Proses Manual Digunakan untuk menjelaskan

adanya proses manual dalam
rangkaian proses

Proses Menujukkan kegiatan proses dari

operasi program computer

Garis alir Menujukkan arus dari suatu

proses
Decision Menyatakan akan adanya suatu
pilihan proses

(Sumber : Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2002 : 128)

Adapun gambar Flow of Document dari Analisis Perancangan Sistem

Pengajuan Judul Skripsi dan Penjadwalan Seminar, Sidang Skripsi pada

35
Universitas Potensi Utama dapat dilihat pada gambar III.3 dan Gambar III.4.

sebagai berikut:

Gambar III.3.

FOD Pengajuan Judul Skripsi Pada Universitas Potensi Utama

Keterangan FOD:

36
1. Mahasiswa memulai dan mengajukan pendaftaran judul skripsi dengan

memenuhi persyaratan yang ada.

2. Baak mengecek kembali berkas mahasiswa.

3. Mahasiswa dapat mengajukan judul skripsi

4. Dosen pembimning dapat melakukan accept atau reject pada judul

mahasiswa.

5. Mahasiswa dapat mengajukan hasil skripsi ke dalam sistem.

6. Dosen pembimbing dapat membimbing mahasiswa secara online.

7. Dosen Pembimbing dapat melakukan pengesahan persetujuan seminar,

dan Sidang Skripsi.

8. Mahasiswa dapat mendaftar Seminar, Sidang Skripsi.

9. Baak memberitahukan berkas yang harus disiapkan.

10.Mahasiswa Menyiapkan Berkas dan dapat menyerahkan berkas.

11.Bagian Baak dapat menerima berkas.

12.Bagian Baak melaporkan mahasiswa yang mengajukan Seminar, Sidang

Skripsi ke Kaprodi.

13.Kaprodi menentukan dosen penguji dan menjadwalkan Seminar, Sidang

Skripsi.

14.Bagian Baak menyiapkan berita acara Seminar, Sidang Skripsi.

15.Mahasiswa, Dosen Pembimbing dan Dosen Penguji Melaksanakan

Seminar, Sidang Skripsi.

37
38
 Gambar III.4. FOD Pengajuan Jadwal Seminar, Sidang Skripsi Pada

Universitas Potensi Utama

KETERANGAN FOD :

1. Mahasiswa memulai dan mengajukan pendaftaran penjadwalan Seminar,

Sidang Skripsi dengan memenuhi persyaratan yang ada.
2. Baak mengecek kembali berkas mahasiswa.
3. Prodi membuat daftar list dan melaporkan data peserta sidang sebulan
sebelum pelaksanaan Seminar, Sidang Skripsi.
4. Daftar list perserta sidang diajkukan kepada Dekan Fakultas.
5. Baak mengumumkan daftar peserta sidang.
6. Mahasiswa peserta sidang menghubungi dosen pembimbing dan dosen
penguji selambat – lambatnya satu hari kerja sebelum pelaksanaan sidang
untuk memberikan jurnal (Jika sidang dilaksanakan pada hari senin, jurnal
diberikan maksimal jum’at siang pada minggu sebelumnya).
7. Pelaksanaan Seminar, Sidang Skripsi.
8. Jika mahasiswa tidak lulus sidang, jika sidang tersebut adalah sidang
terjadwal yang pertama maka mahasiswa melakukan bimbingan untuk
persiapan sidang periode selanjutnya. Jika mahasiswa tidak mendaftar
sidang reguler pada periode sebelum sidang terjadwal selanjutnya, maka
mahasiswa tersebut akan dijadwalkan kembali pada sidang terjadwal
selanjutnya.
9. Jika mahasiswa tidak lulus Seminar, Sidang Skripsi dan merupakan
Seminar, Sidang Skripsi terjadwal yang kedua, maka dosen pembimbing
akan memberikan evaluasi terhadap revisi.
o Jika revisi diterima maka mahasiswa tersebut akan lulus dengan
nilai C.

39
 o Jika revisi tidak diterima maka mahasiswa tersebut pada semester
selanjutnya harus mengajukan SK TA baru dengan judul dan dosen
pembimbing yang berbeda.

III.1.3. Analisa Output

Analisa output bertujuan untuk menghasilkan output yang bermanfaat,

setelah selesai analisa input dan analisa proses maka dalam analisa output di

lakukan berdasarkan data yang di input dan diolah dalam pengajuan judul skripsi

dan penjadwalan seminar, sidang skripsi. Adapun data output sistem informasi

pengajuan skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi dapat dilihat pada

gambar III.5. dan gambar III.6. sebagai berikut:

40
Gambar III.5. Data

output pada

Universitas Potensi Utama

41
Gambar III.6. Data output pada Universitas Potensi Utama

42
III.2. Strategi Pemecahan Masalah

Dari pengamatan yang telah dilakukan, maka penulis mengajukan

keunggulan dari sistem yang di usulkan oleh penulis adalah dengan memudahkan

dosen dan mahasiswa dalam melakukan bimbingan skripsi dan tidak melakukan

input data ulang ke sistem akademik khususnya untuk pengajuan judul skripsi dan

penjadwalan seminar, sidang skripsi mahasiswa serta mempermudah dosen untuk

membuat berita acara digital bimbingan skripsi.

III.3. Perancangan

Perancangan bertujuan untuk memberikan gambaran logika sistem yang

baru serta secara garis besar kepada pemakai dalam desain sistem tersebut sudah

tergambar logika dari sistem keseluruhan. Untuk lebih memahami bagaimana

sistem yang nantinya akan dibangun dapat dilihat urutan kerja atau proses secara

garis besar melalui perancangan use case diagram, perancangan activity diagram,

perancangan sequence diagram dan perancangan class diagram.

III.3.1. Use Case Diagram

Use CaseDiagram adalah kegiatan atau urutan interaksi yang saling

berkaitan antara sistem dan actor. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan

tipe interaksi antara user sebuah sistemnya sendiri melalui sebuah cerita

bagaimana sebuah sistem dipakai. Berikut ini simbol/notasi/komponen dan

penjelasan dari use case diagram dapat dilihat pada tabel III.2. sebagai berikut:

43
Tabel III.2. Simbol Dan Penjelasan Dari Use Case
Simbol Nama Keterangan

Actor Merupakan peran orang, sistem

yang lain, atau alat
ketikaberhubungan dengan use
case.

Use Case Abstraksi dari penghubung antara

aktor dengan Use case.

Association Abstraksi dari penghubung antara

aktor dengan use case.

Generalization Menunjukkan spesialisasi aktor

untuk dapat berpartisipasi dengan
use case.

Include Menunjukkan bahwa suatu use case

seluruhnya merupakan
fungsionalitas dari use case lainnya.

Extend Menunjukkan bahwa suatu use case

merupakan tambahan fungsional
dari use case lainnya jika suatu
kondisi terpenuhi.

44
 Adapun use case diagram analisa sistem informasi pengajuan judul skripsi

dan penjadwalan seminar, sidang skripsi pada Universitas Potensi Utama dapat

dilihat Pada Gambar III.7, Gambar III.8, Gambar III.9, Gambar III.10 . sebagai

berikut:

1. Use Case Diagram Aktor Mahasiswa

Adapun Use Case Diagram Aktor Mahasiswa dapat dilihat pada gambar

III.7. Sebagai berikut:

Gambar III.7. Use Case Diagram Aktor Mahasiswa

45
2. Use Case Diagram Aktor BAAK

Adapun Use Case Diagram Aktor BAAK dapat dilihat pada gambar

III.8. sebagai berikut:

Gambar III.8. Use Case Diagram Aktor BAAK

46
3. Use Case Diagram Aktor Dosen Pembimbing

Adapun Use Case Diagram Aktor Dosen Pembimbing dapat dilihat pada

gambar III.9. sebagai berikut:

Gambar III.9. Use Case Diagram Aktor Dosen Pembimbing

47
4. Use Case Diagram Aktor Dekan Fakultas

Adapun Use Case Diagram Aktor Dekan Fakultas dapat dilihat pada

gambar III.10. sebagai berikut:

Gambar III.10. Use Case Diagram Aktor Dekan Fakultas

48
III.3.2. Activity Diagram

Activity Diagram merupakan gambaran rangkaian aliran dari aktivitas

yang digunakan untuk mendeskripsikan aktifitas yanng dibentuk dalam suatu

operasi sehingga dapat juga digunakan untuk aktivitas lainnya seperti use case

atau interaksi. Berikut simbol-simbol/komponen dan penjelasan activity diagram

dapat dilihat pada tabel III.3. sebagai berikut:

Tabel III.3. Simbol-Simbol Dan Penjelasan Activity Diagram

Simbol Nama Keterangan
Status awal Sebuah diagram aktivitas
memiliki sebuah status awal

Aktivitas Aktivitas yang dilakukan sistem,

aktivitas biasanya diawali dengan
kata kerja.
Decision/percabangan Percabangan dimana ada pilihan
aktivitas yang lebih dari satu.

Join/penggabungan Penggabungan yang mana lebih

dari satu aktivitas lalu
digabungkan jadi satu.
Status akhir Status akhir yang dilakukan
sistem, sebuah diagram aktivitas
memiliki sebuah status akhir.
Swimlane Swimlane memisahkan organisasi
bisnis yang bertanggung jawab
terhadap aktivitas yang terjadi.

49
1. Activity Diagram Login

Adapun activity diagram login dapat dilihat pada gambar III.11. sebagai

berikut:

Gambar III.11. Activity Diagram Login

50
2. Activity Diagram Input Data Mahasiswa

Adapun activity diagram input data mahasiswa dapat dilihat pada gambar

III.12. sebagai berikut:

Gambar III.12. Activity Diagram Input Data Mahasiswa

51
3. Activity Diagram Input Data Dosen Pembimbing

Adapun activity diagram input data dosen pembimbing dapat dilihat pada

gambar III.13. sebagai berikut:

Gambar III.13. Activity Diagram Input Data Dosen Pembimbing

52
4. Activity Diagram Validasi Dosen Pembimbing

Adapun activity diagram validasi dosen pembimbing dapat dilihat pada

gambar III.14. sebagai berikut:

Gambar III.14. Activity Diagram Validasi Dosen Pembimbing

53
5. Activity Diagram Validasi Program Studi

Adapun activity diagram validasi program studi dapat dilihat pada gambar

III.15. sebagai berikut:

Gambar III.15. Activity Diagram Validasi Program Studi

54
6. Activity Diagram Upload Berkas Mahasiswa

Adapun activity diagram upload berkas mahasiswa dapat dilihat pada

gambar III.16. sebagai berikut:

Gambar III.16. Activity Diagram Upload Berkas Mahasiswa

55
7. Activity Diagram Validasi Berkas Mahasiswa
Adapun activity validasi berks mahasiswa dapat dilihat pada gambar
III.17. sebagai berikut:

Gambar III.17. Activity Diagram Validasi Berkas Mahasiswa

56
8. Activity Diagram Jadwal Pembukaan Pengajuan Judul

Adapun activity diagram jadwal pembukaan pengajuan judul dapat dilihat

pada gambar III.18. sebagai berikut:

Gambar III.18. Activity Diagram Jadwal Pembukaan Pengajuan Judul

57
9. Activity Diagram Pengajuan Judul

Adapun activity diagram pengajuan judul studi dapat dilihat pada gambar

III.19. sebagai berikut:

Gambar III.19. Activity Diagram Pengajuan Judul

58
10. Activity Diagram Bimbingan Mahasiswa

Adapun activity diagram bimbingan mahasiswa dapat dilihat pada gambar

III.20. sebagai berikut:

Gambar III.20. Activity Diagram Bimbingan Mahasiswa

59
11. Activity Diagram Jadwal Seminar, Sidang Skripsi

Adapun activity diagram jadwal seminar, sidang skripsi dapat dilihat pada

gambar III.21. sebagai berikut:

Gambar III.21. Activity Diagram Jadwal Seminar, Sidang Skrispi

60
12. Activity Diagram Hasil Seminar, Sidang Skripsi

Adapun activity diagram hasil seminar, sidang skripsi dapat dilihat pada

gambar III.22. sebagai berikut:

Gambar III.22. Activity Diagram Hasil Seminar, Sidang Skrispi

61
13. Activity Diagram Log out

Adapun activity diagram Logout dapat dilihat pada gambar III.23. sebagai

berikut:

Gambar III.23. Activity Diagram Logout

62
III.3.3. Sequence Diagram

Sequence Diagram merupakan suatu diagram yang memperlihatkan atau

menampilkan interaksi-interaksi secara detail antara objek di dalam suatu sistem.

Berikut simbol-simbol/komponen dan penjelasan sequence diagramdapat dilihat

pada tabel III.4. sebagai berikut:

Tabel III.4. Simbol-Simbol Dan Penjelasan Sequence Diagram

Simbol Nama Keterangan

Actor Mempresentasikan entitas yang

berada diluar sistem dan
berinteraksi dengan sistem

Lifeline Mengubungkan objek selama

sequence (message dikirim atau
diterima dan aktifasinya).

General Merepresentasikan entitas tunggal

dalam sequence diagram.

Bondary Berupa tepi dari sistem, seperti

user interface atau suatu alat yang
berinteraksi dengan sistem yang
lain.

Control Elemen mengatur aliran dari

informasi untuk sebuah skenario.
Objek ini umumnya mengatur
perilaku bisnis.

63
Entitas Elemen yang bertanggung jawab
menyimpan data atau informasi.
Ini dapat berupa beans atau
model objek.

Activation Suatu titik dimana objek mulai

berpartisipasi di dalam sebuah
sequence yang menunjukkan
kapan sebuah objek mengirim
atau menerima objek.

Message Berfungsi sebagai komunikasi

antar objek yang menggambarkan
aksi yang akan di lakukan.

Message Entry Berfungsi untuk menggambarkan

pesan/hubungan antar objek yang
menunjukkan urutan kejadian
yang terjadi.

Message to Self Simbol ini menggambarkan

pesan/hubungan objek itu sendiri,
yang menunjukkan urutan
kejadian yang terjadi.

Message Return Menggambarkan hasil dari

pengiriman message dan
digambarkan dengan arah dari
kanan dan ke kiri.

64
1. Sequence Diagram Login

Adapun sequence diagram login ke sistem yang dilakukan dapat dilihat

pada gambar III.24. sebagai berikut:

Gambar III.24. Sequence Diagram Login

65
2. Sequence Diagram Input Data Mahasiswa

Adapun sequence diagram input data mahasiswa ke sistem dapat dilihat

pada gambar III.25. sebagai berikut:

Gambar III.25. Sequence Diagram Input Data Mahasiswa

66
3. Sequence Diagram Input Data Dosen Pembimbing

Adapun sequence diagram input data dosen pembimbing dapat dilihat

pada gambar III.26. sebagai berikut:

Gambar III.26. Sequence Diagram Input Data Pembimbing

67
4. Sequence Diagram Validasi Dosen Pembimbing

Adapun sequence diagram validasi dosen pembimbing dapat dilihat pada

gambar III.27. sebagai berikut:

Gambar III.27. Sequence Diagram Validasi Dosen Pembimbing

68
5. Sequence Diagram Validasi Program Studi

Adapun sequence diagram validasi program studi dapat dilihat pada

gambar III.28. sebagai berikut:

Gambar III.28. Sequence Diagram Validasi Program Studi

69
6. Sequence Diagram Upload Berkas Mahasiswa

Adapun sequence diagram upload berkas mahasiswa dapat dilihat pada

gambar III.29. sebagai berikut:

Gambar III.29. Sequence Diagram Upload Berkas Mahasiswa

70
7. Sequence Diagram Validasi Berkas Mahasiswa

Adapun sequence diagram validasi berkas mahasiswa dapat dilihat pada

gambar III.30. sebagai berikut:

Gambar III.30. Sequence Diagram Validasi Berkas Mahasiswa

71
8. Sequence Diagram Jadwal Pembukaan Pengajuan Judul

Adapun sequence diagram jadwal pembukaan pengajuan judul mahasiswa

dapat dilihat pada gambar III.31. sebagai berikut:

Gambar III.31. Sequence Diagram Jadwal Pembukaan Pengajuan

Judul

72
9. Sequence Diagram Pengajuan Judul

Adapun sequence diagram pengajuan judul dapat dilihat pada gambar

III.32. sebagai berikut:

Gambar III.32. Sequence Diagram Pengajuan Judul

73
10. Sequence Diagram Bimbingan Mahasiswa

Adapun sequence diagram bimbingan mahasiswa dapat dilihat pada

gambar III.33. sebagai berikut:

Gambar III.33. Sequence Diagram Bimbingan Mahasiswa

74
11. Sequence Diagram Jadwal Seminar, Sidang Skripsi

Adapun sequence diagram jadwal seminar, sidang skripsi dapat dilihat

pada gambar III.34. sebagai berikut:

Gambar III.34. Sequence Diagram Jadwal Seminar, Sidang Skripsi

75
12. Sequence Diagram Hasil Seminar, Sidang Skripsi

Adapun sequence diagram hasil seminar, sidang skripsi dapat dilihat pada

gambar III.35. sebagai berikut:

Gambar III.35. Sequence Diagram Hasil Seminar, Sidang Skripsi

76
13. Sequence Diagram Logout

Adapun sequence diagram Logout dapat dilihat pada gambar III.36.

sebagai berikut:

Gambar III.36. Sequence Diagram Logout

77
III.3.4. Class Diagram

Class Diagram merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan detail

tiap-tiap kelas di dalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan

aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem.

Berikut simbol-simbol dan penjelasan class diagram dapat dilihat pada tabel III.5.

sebagai berikut:

Tabel III.5. Simbol Dan Penjelasan Class Diagram

Simbol Nama Keterangan
Class Kelas pada struktur sistem.

Interface Sama   dengan konsepinterface dala
m pemrograman berorientasi objek.

Association Relasi antarclassdengan arti

umum, asosiasi biasanya juga disertai
denganMultiplicity.
DirectedAssociatio Relasi antarkelasdengan
n makna kelas yang atau digunakan
oleh kelas yang lain, asosiasi
iassanya juga disertai dengan
multiplicity.
Generalisasi Relasi antarkelasdengan
makna generalisasispesialisasi
(umum khusus).

78
 Dependency Relasi antarkelasdengan
makna kebergantungan 
antarkelas.

Aggregation Relasi antarkelas dengan

dengan  makna semua-bagian 
(whole-part).

Adapun class diagram analisis perancangan sistem informasi pengajuan

judul skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi pada Universitas Potensi

Utama dapat dilihat pada gambar III.37. sebagai berikut:

Gambar III.37. Class Diagram Analisis Sistem Informasi Pengajuan Judul

Skripsi dan Penjadwalan Seminar, Sidang Skripsi pada Universitas Potensi

Utama

79
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

IV.1. Kesimpulan

Berdasarkan data dan informasi yang telah di peroleh penulis selama

melakukan Praktek Kerja Lapangna (PKL) pada Universitas Potensi Utama, maka

dapat ditarik kesimpulan mengenai sistem yang berjalan pada instansi tersebut.

Penulis dapat menyimpulkan beberapa hal, antara lain :

1. Sistem ini dibuat untuk mempermudahkan mahasiswa dan dosen dalam

pengajuan judul skripsi, dan membuat penjadwalan seminar, sidang skripsi.

2. Dengan adanya sistem informasi penjadwalan seminar, sidang skripsi pada

Universitas Potensi Utama dapat membantu dalam mengakses informasi-

informasi yang di perlukan khususnya dalam seminar, sidang skripsi.

3. Sistem yang penulis rancang adalah sistem pengajuan judul dan penjadwalan

seminar, sidang skripsi yang terkomputerisasi berbasis dekstop untuk

mempermudah pekerjaan pada Universitas Potensi Utama.

79
IV.2. Saran

Dari kesimpulan yang telah dipaparkan, penulis ingin memberikan beberapa

saran yang dapat membantu instansi dalam menjalankan tugasnya. Adapun saran

yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan rancangan ini dapat diimplementasi agar mempermudah dosen

dan mahasiswa dalam melakukan pendaftaran skripsi, pengajuan skripsi,

bimbingan secara online, dan penjadwalan. Karena penulis menemukan

beberapa kelemahan seperti penjadwalan masih dilakukan secara manual

sehingga proses penjadwalan seminar, sidang skripsi pada Universitas Potensi

Utama dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

2. Diharapkan kedepannya sistem ini menambahkan fitur-fitur baru yang akan

membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam melakukan pengajuan

judul skripsi dan penjadwalan seminar, sidang skripsi.

80
 DAFTAR PUSTAKA

Universitas Potensi Utama, 2015-2016, Panduan Penulisan Laporan PKL

Untuk Universitas Potensi Utama, (https://potensi-utama.ac.id/).

Tanggal akses 11/03/2022

Universitas Potensi Utama, 2014, Sejarah Berdirinya Universitas Potensi

Utama. https://potensi-utama.ac.id/

Darma, Budi Sutedjo. 2013. Memahami Konsep Data-Data Flow Diagram.

Yogyakarta:Andi

Agustina. (1992), Sistem Pengolahan Data. Penerbit PT.Elex Media

Komputindo, Jakarta

81