i

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI PDAM TIRTANADI MEDAN

Diajukan Oleh:

ABDI MUHAMMAD
NIM 1705094014

PROGAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN
2020
 ii

LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI PDAM TIRTANADI MEDAN

Telah Disetujui dan Disahkan Pada Tanggal:

Medan, Mei 2020

Menyetujui:

Pembimbing Akademis Pembingmbing Lapangan

Mardiathul Husna,S.T.,M.Cs. Iwan Hamsar Siregar, S.T.,M.Si.

NIP.19811202 200912 2 002 NIP

Mengetahui:

Ketua Jurusan Kepala Program Studi

Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si. Suri Purnami, S.E.,M.Cs.

NIP 19720817 200501 1 001 NIP 197708242 20212 2 003
 iii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Abdi Muhammad
NIM : 1709054014
Jurusan/Prodi: Administrasi Niaga/Administrasi Bisnis

Dengan ini saya menyatakan bahwa:

1. Laporan praktik kerja lapangan ini adalah asli dan murni baik gagasan,
rumusan, serta penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain kecuali
arahan pembimbing.
2. Dalamlaporan praktik kerja lapangan ini tidak terdapat karya atau
pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara
tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan
disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka,
3. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian
hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataanini,
maka saya bersedia menerima sanksi akademi sesuai aturan yang berlaku.

Medan, Mei 2020

Abdi Muhammad
NIM1705094014
 iv

KATA PENGANTAR

Biamillahi Rahmanir Rahim,

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas segala berkat dan
rahmat yang telah diberikan Nya kepada penulis sehingga Laporan Praktik
Lapangan ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Laporan ini merupakan
salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Jurusan
Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan,
sekaligus sebagai pertanggung jawaban penulis atas Praktik Kerja Lapangan yang
telah dilaksanakan pada tanggal 03 Februari 2020 sampai dengan 1 Mei 2020 di
PDAM Tirtanadi Medan.

Dalam Penulisan laporan PKL ini, penulis banyak mendapatkan dukungan dan
bimbingan secara langsung dari berbagai pihak, dan Pada kesempatan ini penulis
mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Abdul Rahman, S.EAk., M.Si, Direktur Politeknik Negeri Medan
2. Agus Edy Rangkuti, S.E.,M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik
Negeri Medan
3. Safaruddin, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik
Negeri Medan
4. Suri Purnami, S.E.,M.A., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik
Negeri Medan
5. Erwinsyah S, S.Si.,M.Kom, Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis
6. Mardiathul Husna, S.E.,M.Cs., Dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan pengarahan, saran, dan waktu dalam penulisan laporan Praktik
Kerja Lapangan ini
7. Seluruh staf dan dosen Politeknik Negeri Medan khususnya Jurusan
Administrasi Niaga
8. Seluruh staf pegawai PDAM Tirtanadi Medan, Terkhusus pada divisi
Transmisi Distribusi, yang telah memberikan kesempatan dan pengalaman
berharga dalam masa pembelajaran praktik kerja lapangan
 v

9. Ibu, Ayah, Adik, Kakak dan seluruh keluarga yang turut memberikan
semangat, perhatian dan doa
10. Seluruh teman-teman angkatan 2017 prodi Administrasi Bisnis POLMED dan
sahabat-sahabat penulis terkhusus kelas AB-6.I, yang saling mendukung dan
mendoakan satu sama lain

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini, masih terdapat banyak
kekurangan baik dari segi isi, bahasa dan penulisannya. Untuk itu penulis
berharap serta berterima kasih apabila pembaca berkenan memberikan kritik dan
saSran yang berguna untuk penyempurnaan tulisan ini.
Demikian laporan ini disusun, kiranya dapat bermanfaat bagi setiap orang yang
membaca.

Medan, Mei 2020

Penulis,

Abdi Muhammad
NIM 1705094014
 vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR ORISINALITAS

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR LAMPIRAN

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

1.2 Pelaksanaan Praktik Keja Lapanngan
1.3 Tujuan Praktik Kerja Lapangan
1.4 Manfaat Praktik Keja Lapangan
1.5 Sistopikta Penulisan Laporan

BAB 2 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

2.1 Profil Perusahaan Tempat Praktik Kerja Lapangan

2.2 Deskripsi Pekerjaan

2.3 Topik/Bidang yang Diamati/Observasi

2.4 Pembahasan

2.5 Hambatan

BAB 3 SIMPULAN DAN SARAN

3.1 Simpulan

3.2 Saran

REFERENSI

LAMPIRAN
vii
 viii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Waktu Kerja PDAM Tirtanadi

Tabel 2.1 Daftar Daerah Operasional PDAM Tirtanadi

Tabel 2.2 Format Buku Agenda Surat Masuk

Tabel 2.4 Format Buku Agenda Surat Keluar

Tabel 2.5 Format Buku Ekspedisi

 ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Peta Jarak Antara POLMED dengan PDAM Tirtanadi

Gambar 2.1 Logo PDAM Tirtanadi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi

Gambar 2.3 Format Lembar Disposisi

 x

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Keterangan Permohonan Izin PKL

Lampiran 2 Surat Keterangan Penerimaan

Lampiran 3 Surat Pengantar PKL

Lampiran 4 Lembar Kehadiran PKL

Lampiran 5 Penilaian Perusahaan

Lampiran 6 Laporan Mingguan

xi
 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Saat ini perusahaan memilih tenaga kerja yang memiliki latar belakang
pendidikan yang tinggi dan memiliki kemampuan dan keterampilan di bidangnya.
Untuk memenuhi syarat tersebut, Mahasiswa/i diberikan kesempatan untuk
mengenal dunia kerja terlebih dahulu dengan mengikuti praktek kerja lapangan.

Politeknik Negeri Medan merupakan suatu lembaga pendidikan profesional

yang menyadari tuntutan perkembangan dunia perekonomian untuk menghasilkan
tenaga kerja yang terampil, profesional dan siap pakai di bidangnya, khususnya
pada bidang administrasi bisnis. Sebagai perwujudannya, Politeknik Negeri
Medan membekali setiap mahasiswa dengan kemampuan teoritis, ilmiah serta
akademis dan memadukannya dengan kemampuan yang bersifat praktis dan
aplikatif di bidang administrasi bisnis.

Praktik Kerja Lapangan merupakan sarana latihan operasional bagi

mahasiswa, dimana selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini mahasiswa
ditempatkan pada lingkungan pekerjaan yang sesungguhnya, agar mahasiswa
dapat mempraktikkan secara langsung ilmu yang telah diterima di Politeknik
Negeri Medan dengan keadaan yang sebenarnya di lapangan. Dengan demikian,
mahasiswa diharapkan dapat melihat dan mengetahui aktifitas suatu badan usaha
dan situasi kerja yang sebenarnya, sehingga dapat menjadi tenaga kerja yang di
butuhkan oleh dunia usaha.

Oleh karena itu pada kesempatan ini Praktikan memilih PDAM Tirtanadi
Medan sebagai tempat untuk pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, karena PDAM
Tirtanadi Medan merupakan perusahaan daerah yang memiliki banyak cabang-
cabang perusahaan dan bergerak pada bidang yang sangat dibutuhkan oleh
masyarakat sampai kapanpun, yaitu air oleh karena itu praktikan sangat ingin
untuk melihat dan mengamati proses kerja di perusahaan ini secara langsung
 2

khususnya pada bagian administrasi dan berharap bisa bekerja di perusahaan ini
setelah lulus akademis, tentu dengan mengikuti prosedur penyeleksiannya.

1.2 Pelaksanaan

A. Tempat Praktik Kerja Lapangan

Nama perusahaan : PDAM TIRTANADI

Alamat : Jl. Sisingamangaraja No.1, Ps. Baru, Kota Medan
Telepon : 061 4571666
Website : pdamtirtanadi.co.id
Penempatan :Divisi Transmisi dan Distribusi

B. Peta/Denah Jarak Tempat Praktik Kerja Lapangan Dengan POLMED

Gambar 1.1 PETA Jarak Antara POLMED dengan PDAM Tirtanadi

C.Jadwal dan waktu Praktik Kerja Lapangan

Program Praktik Kerja Lapanganseharusnya dilaksanakan selama 12 minggu

atau 3 bulan pada jadwal resmi akademik, terhitung sejak tanggal 03 Juli sampai
dengan 1 Mei 2020. Namun pada kesempatan ini praktikan hanya menjalani masa
PKL selama 7 minggu dikarekan saat PKL sedang berlangsung terjadi suatu
masalah, yaitu pandemi global atau Covid 19 yang menular dan sangat berbahaya.
Oleh karena itu pemerintah mengintrusikan bahwa seluruh mahasiswa harus
diliburkan selama 2 minggu, kemudian libur diperpanjang kembali sampai batas
 3

waktu yang belum ditentukan dan akhirnya PKL dinyatakan telah selesai oleh
perusahaan.

D. Ketentuan Jam Kerja Praktik Kerja Lapangan

Sesuai dengan jam kerja normal yang berlaku di PDAM Tirtanadi Medan yaitu:

Tabel 1.1 Waktu Kerja PDAM Tirtanadi

Hari Waktu Keterangan

Senin s/d Jumat 08:00 s/d 16:30 WIB Hari Kerja
Swnin s/d Kamis 12:30 s/d 13:15 WIB Istirahat
Jumat 12:00 s/d 14:00 WIB Istirahat

1.3 Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Adapun tujuan dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini adalah:

A. Bagi Mahasiswa
1. Untuk mengetahui bagaimana proses/prosedur administrasi dilakukan di
PDAM Tirtanadi khususnya mengenani penanganan surat
2. Untuk memperoleh pengetahuan dan pengalaman tentang keadaan yang
3. sebenarnya mengenai situasi dan cara menangani suatu pekerjaan pada
perusahaan PDAM Tirtanadi
4. Untuk melatih kemampuan mahasiswa dalam bekerja sama dan
berkomunikasi dengan pegawai di perusahaan agar dapat menciptakan dan
menumbuhkan sikap dalam berorganisasi.
5. Untuk mengetahui tata cara kerja, tanggung jawab dan tingkat disiplin
6. karyawan agar dapat menerapkannya saat memasuki dunia kerja.

B.Bagi Politeknik Negeri Medan

1. Memperkenalkan Politeknik Negeri Medan pada dunia usaha
(perusahaan).
2. Sebagai media promosi bagi calon lulusan Politeknik Negeri Medan.
C.Bagi Perusahan PDAM Tirtanadi
1. Menjalin hubungan kerja sama antara perusahaan denganLembagaa
pendidikan /Politeknik Negeri Medan
 4

2. Membantu dunia pendidikan agar dapat menciptakan mahasiswa/i yang

terampil dan siap pakai baik secara mental maupun keahlian.

1.4 Manfaat Praktik Kerja Lapangan

Adapun manfaat dari pelaksanaan Praktik kerja Lapangan ini adalah :

A. Bagi Mahasiswa
Manfaat Praktik Kerja Lapangan bagi Mahasiswa yaitu:
1. Mahasiswa dapat menerapkan serta membandingkan ilmu yang bersifat
teori yang di terima di bangku perkuliahan dengan praktik yang diperoleh
di perusahaan tempat mahasiswa melakukan Praktik Kerja Lapangan.
2. Mahasiswa dapat mengetahui lingkungan kerja yang sesungguhnya di
lapangan sehingga dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja
nantinya setelah menyelesaikan pendidikan di Politeknik Negeri Medan.
3. Memberikan manfaat kepada mahasiswa dalam usaha peningkatan dan
pemantapan sikap profesionalisme yang sangat diperlukan di lingkungan
kerja nantinya.

B. Bagi Politeknik
Manfaat Praktik Kerja Lapangan bagi Politeknik yaitu:
1. Meningkatkan kerjasama antara Politeknik Negeri Medan dengan
perusahaan khususnya perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja siap
pakai.
2. Politeknik Negeri Medan akan lebih siap dalam melakukan proses
pendidikan yang bertujuan agar mahasiswa bisa berinteraksi secara
langsung dengan para praktisi di lapangan sehingga kurikulum di
perguruan tinggi khususnya Politeknik Negeri Medan dapat disesuaikan
dengan kebutuhan.

C. Bagi Perusahaan
Manfaat Praktik Kerja Lapangan bagi Perusahaan yaitu:
 5

1. Dapat membantu menyelesaikan tugas dan pekerjaan sehari-hari karyawan

di perusahaan.
2. Merupakan sarana untuk memperkenalkan kepada mahasiswa/i bagaimana
cara kerja dan prosedur yang diterapkan dalam proses kegiatan
administrasi di perusahaan.
3. Perusahaan / instansi mendapat masukan dan saran yang dapat bergunadan
ada hubungannya dengan kegiatan rutinitas perusahaan / instansidari
mahasiswa/mahasiswi yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada
perusahaan / instansi.
Dengan demikian, mahasiswa tidak hanya di tuntut untuk sekedar lulus dari suatu
perguruan tinggi saja. Tetapi juga harus mengembangkan dan mengaplikasikan
ilmu pengetahuan yang telah diperolehnya di perguruan tinggi tersebut agar
mampu bersaing di dunia pekerjaan yang akan dijalani setelah menyelesaikan
studinya.

1.4 Sistopika

Sistopika pembahasan penulisan laporan praktik kerja lapangan (PKL)

merupakan garis besar penyusunan yang dapat memudahkan pemikiran dalam
memahami secara keseluruhan mengenai isi laporan keseluruhan laporan PKL ini.
Sistopika penulisan ini dijelaskan sebagai berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang, pelaksanaan, tujuan dan manfaat
praktik kerja lapangan

BAB 2 PELAKSANAAN PKL

Bab ini menguraikan tentang profil perusahaan, deskripsi pekerjaan, bidang yang
diamati, pembahasan dan hambatan- hambatan selama praktikkerja lapangan

BAB 3 PENUTUP

Bab ini menguraikan tentang hasil dari praktik kerja lapangan yang sudah
diamati/observasi dan berisi mengenai simpulan dan saran

BAB II

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANANGAN

 6

2.1 Profil Perusahaan Tempat PKL

Tempat pelaksanaan praktik kerja lapangan dalam laporan ini dilakukan pada
Perusahan Daerah Air Minum Tirtanadi/ PDAM Tirtanadi yang beralamat di Jl.
Sisingamangaraja No.1, Pasar Baru, Medan, Sumatera Utara. Kantor ini
merupakan bagian pusat yang membawahi cabang- cabangnya, baik dalam
cabang pelayanan kota Medan dan sekitarnya maupun tingkat kabupaten provinsi
Sumatera Utara.

A. Sejarah PDAM Tirtanadi

Gambar 2.1 Logo PDAM Tirtanadi

PDAM Tirtanadi dibangun oleh Pemerintahan Kolonial Belanda pada tanggal

8 September 1905 yang diberi nama NV Waterleiding Maatschappij Ajer Beresih.
Pembangunan ini dilakukan oleh Hendrik Cornelius Van Den Honert selaku
Direktur Deli Maatschappij, Pieter Kolff selaku Direktur Deli Steenkolen
Maatschappij dan Charles Marie Hernkenrath selaku Direktur Deli Spoorweg
Maatschappij. Kantor Pusat dari perusahaan air bersih ini berada di Amsterdam
Belanda.

Pada saat itu air yang diambil dari sumber utama mata air Rumah Sumbul di
Sibolangit dengan kapasitas 3000 m3/hari. Air tersebut ditransmisikan ke
Reservoir Menara yang memiliki kapasitas 1200 m3  yang terletak di Jl. Kapitan
(sekarang kantor Pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara). Reservoir ini
memiliki ketinggian 42 m dari permukaan tanah. Reservoir ini dibuat dari besi
 7

dengan diameter 14 m. Setelah kemerdekaan Indonesia, perusahaan ini diserahkan

kepada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara melalui Pemerintah Indonesia.

Berdasarkan Perda Sumatera Utara No 11 tahun 1979, status perusahaan

diubah menjadi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Sejak tahun 1991
PDAM Tirtanadi ditunjuk sebagai operator sistem pengelolaan air limbah Kota
Medan.

Dalam rangka pengembangan cakupan pelayanan air minum bagi masyarakat

Sumatera Utara, PDAM Tirtanadi melaksanakan kerjasama operasi dengan 9
(Sembilan) PDAM di beberapa Kabupaten di Sumatera Utara, yaitu Kabupaten
Simalungun, Kabupten Deli Serdang, kabupaten Toba Samosir, Kabupaten
Tapanuli Selatan, Kabupaten Tapanuli Tengah, Kabupaten Mandailing Natal,
Kabupaten Nias, Kabupaten Nias Selatan dan Kabupaten Samosir. Pada Pebruari
2009, PDAM Tirtanadi Cabang Nias dikembalikan ke Pemerintah Kabupaten
Nias, dengan pertimbangan bahwa pihak Pemkab Nias dan PDAM Tirta Umbu
telah memiliki kemampuan di dalam pengelolaan PDAM di Gunung Sitoli.

Pada tanggal 10 September 2009, telah ditandatangani Peraturan Daerah

Provinsi Sumatera Utara No 10 Tentang Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi
yang menyatakan bahwa tujuan pokok PDAM Tirtanadi adalah untuk mengelola
dan menyelenggarakan pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan
kesehatan dan untuk mengembangkan perekonomian daerah, meningkatkan
pendapatan daerah, serta meningkatkan kualitas lingkungan dengan memberikan
pelayanan pengumpulan dan penyaluran air limbah melalui sistem perpipaan
dalam rangka untuk mencapai kesejahteraan masyarakat pada umumnya.

Secara garis besar daerah operasional PDAM Tirtanadidikelompokkan

menjadi 2 bagian, yaitu:

Tabel 2.1 Daftar Daerah Operasional PDAM Tirtanadi

Wilayah Pelayanan I ( Kota Medan Daerah Operasional 2 (Kerjasama

dan sekitarnya ) yang terdiri dari Operasi/Kerjasama Manajemen) yang
cabang-cabang. terdiri dari daerah tingkat kabupaten
 8

NO. Cabang NO Kabupaten

Cabang Utama 1 Deli Serdang
2 Sei Agul 2 Simalungun
3 Padang Bulan 3 Labuhan Batu
4 Medan Denai 4 Toba Samosir
5 Belawan 5 Mandailing Natal
6 Tuasan 6 Tapanuli Tengah
7 Sunggal 7 Tapanuli Selatan
8 D eli Tua 8 Nias
9 H. M. Yamin
10 Diski
11 Amplas

B. Visi dan Misi Perusahaan PDAM Tirtanadi

Visi

PDAM Tirtanadi menjadi perusahaan pengelola air minum dan air limbah
yang terdepan di Indonesia, sehat dan memberikan pelayanan prima kepada
pelanggan.

Misi

1. Memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat yang memenuhi

azas kualitas, kuantitas, dan kontinuitas serta keterjangkauan masyarakat
dengan menerapkan Good Corporate Govermance yang didukung oleh
SDM yang berintegritasi, berkemampuan dan profesional.
2. Menunjang peningkatan kualitas lingkungan dengan mengembangkan
pelayanan air limbah.
3. Memberikan kontribusi dalam peningkatan pendapatan asli daerah dan
membantu mengembangkan daerah.

C. Struktur Organisasi
 9

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi

D. Unit Kerja pada PDAM Tirtanadi

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian yang ada pada
PDAM Tirtanadi Sumatera Utara.

a. Direktur Utama
Tugas – tugas dan tanggung jawab:
1. Memimpin dan mengendalikan kegiatan / jalannya perusahaan.
2. Menetapkan kebijaksanaan / strategi perusahaan.
3. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan.
4. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada gubernur melalui
pengawasan.
5. Mengadakan dan memimpin rapat.
6. Menjalani hubungan kerja ekternal.
7. Mengawasai pelaksanaan tugas perusahaan.
8. Mewakili perusahaan baik didalam maupun di luar pengadilan.
9. Melaksanakan tugas – tugas lain yang di beri gubernur.
 10

b. Direktur Perencanaan
Direktur perencanaan / produksi bertugas di bawah dan bertanggung jawab
kepada direktur utama.
Tugas – tugas dan tanggung jawab :
1. Mengkoordinasi seluruh tugas dan kegiatan yang ada pada pagian
perencanaan / produksi.
2. Menyusun daftar bahan baku yang akan digunakan dalam produksi.
3. Melakukan harga jual dan harga pkok nproduksi.
4. Menyusun dan mempersiap BABP / RAK.

c. Direktur Adm / Keuangan

Direktur Adm keuangan bertugas dibawah dan bertanggung jawab kepada
direktur utama.
Tugas-tugas dan tanggung jawab:
1. Mengkoordinir / jalannya setiap tugas yang telah diberi kepada karyawan
melalui kepala bagian, apakah telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku pada saat berjalannya kegiatan produksi.
2. Mengendalikan seluruh pelaksanaan pencatatan akuntansi.
3. Mengkoordinasikan menyusun RABP / RAK perusahaan.
4. Mengendalikan keuangan perusahaan.

d. Direktur Operasi
Tugas – tugas dan tanggung jawab :
1. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
2. Menyusun kebijaksanaan/strategi perusahaan dalam bidang operasi
membantu Direktur Utama dalam mengambil keputusan kebijaksanaan/
strategi dalam pengembangan perusahaan.
3. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
4. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja
bawahan
5. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
 11

6. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas tugas lain yang diberikan
oleh Direktur Utama

e. Divisi Perencanaan
Tugas – tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan
divisinya.
2. Merencanakan danmelaksanakan program kerja divisi perencanaan.
3. Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran pendapatan, biaya tahunan
perusahaan.
4. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik
internal maupun eksternal.
5. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi
perencanaan dilengkapi dengan evaluasinya.

f. Divisi Produksi
Tugas – tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan
divisinya.
2. Merencanakan dan mengatur produksi air sesuai dengan kebutuhan divisi
produksi.
3. Melakukan optimalisasi dalam proses produksi air bersih.
4. Melakukan perawatan dan pemeliharaan seluruh sarana proses produksi air
bersih.
5. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi
produksi dilengkapi dengan evaluasinya.
g. Divisi SIM
Tugas – tugas dan tanggung jawab
1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan
tugasnya.
2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja Divisi Sistem Informasi
 12

3. Membuat dan mengembangkan seluruh sistem informasi yang diperlukan

perusahaan.
4. Mengelola dan mengevaluasi data sistem informasi yang dipergunakan.
5. Memelihara seluruh data yang berhubungan dengan sistem informasi.
6. Menyerahkan hasil pengolahan data sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

h. Divisi Keuangan
Tugas – tugas dan tanggung jawab
1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan
tugasnya.
2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi keuangan.
3. Merencanakan dan mengendalikan sumbersumber pendapatan serta
pengeluaran perusahaan.
4. Mengatur dan menyusun rencana pembayaran hutang jangka panjang dan
jangka pendek perusahaan.
5. Mencari sumber sumber pendanaan eksternal untuk pengembangan
perusahaan.
6. Memeriksa kelengkapan dokumen pembayaran.

i. Divisi Umum
Tugas – tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan
tugasnya.
2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi umum.
3. Mencatat, menyimpan, mengamankan dan memelihara dokumen
perusahaan.
4. Melaksanakan prosedur administrasi suratmenyurat perusahaan.
5. Mengatur penggunaan dan pemeliharaan sarana, ruangan kerja dikantor
pusat.
6. Menetapkan pelaksana pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang
ditetapkan.
 13

j. Divisi SDM
Tugas – tugas dan tanggung jawab :
1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan
tugasnya.
2. Merencanakan dan mengendalikan program kerja divisi sumber daya
manusia.
3. Mengelola, menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian.
4. Mengevaluasi Daftar Penilaian Pegawai (DP3) dari seluruh unit kerja.
5. Melakukan pembinaan mental spiritual pegawai.
6. Mengevaluasi hasil-hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan

C. Kegiatan umum perusahaan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

mempunyai tugas untuk memenuhi kebutuhan air bersih bagi masyarakat kota
medan dan sekitar nya serta beberapa kebupaten di provinsi sumatera utara secara
merata dan berkesinambungan dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip
perusahaan dalam pengelolaannya dan tidak mengabaikan aspek sosial, budaya
serta kondisi masyarakat. Selain pengelolaan air bersih, PDAM Tirtanadi juga
mengelola fasilitas pengelolaan air limbah.

E. Arti dan Makna Logo PDAM Tirtanadi

Logo perusahaan ini terdiri dari unsur - unsur:

1. Lingkaran Menggambarkan lingkup tugas PDAM tirtanadi, yaitu antar

lain melayani dan menyediakan air bersih secara berkesinambungan dan
merata bagi masyarakat kota medan. PDAM tirtanadi juga bertugas
mengelola air bersih.
2. Huruf T Menyerupai pipa pada logo PDAM tirtanadi yang
menggambarkan ruang lingkup tugas tirtanadi yang sebagian besar
berhubungan dengan sistem perpiaan.
3. Gelombang tiga. Menggambarkan pelayanan air minum (air bersih) yang
diberikan PDAM tirtanadi kepada masyarakat kota medan dan sekitarnya
yang bertsifat terus menerus selama 24jam dan merata bagi permanfaatan
air bersih tersebut.
 14

4. Warna biru Menyatakan nuansa yang ditimbulkan air adapun logo /

lambangan dari PDAM Tirtanadi

2.2 Deskripsi Pekerjaan

Selama pelaksanaan PKL di PDAM Tirtanadi Medan, praktikan ditempatkan

padadivisi Transmisi dan Distribusi. Divisi ini banyak bertugas pada bagian
lapangan yang terkait dengan mesin-mesin, pengecekan air, meninjau lokasi yang
bermasalah dan sebagainya. Namun tentu tidak terlepas dari kegiatan administrasi.
Seperti beberapa tugas yang di berikan kepada praktikan sebagai berikut:
1. Menangani Surat Masuk
2. Menagani Surat Keluar
3. Mengarsipkan Dokumen atau Surat dengan Sistem
4. Mencari Surat yang Sudah di Arsip
5. Mendistribusikan Surat
6. Menerima Telepon
7. Mennggandakan Dokumen
8. Memusnahkan Dokumen

2.3 Topik/Bidang yang Diamati/Observasi

Pada bagian ini penulis hanya menjabarkan proses dari deskripsi
pekerjaan/tugas-tugas yang dilakukan selama praktik kerja lapangan di PDAM
Tirtanadi, adapun proses yang dilakukan dari tugas tersebut sebagai berikut.

1. Menangani Surat Masuk

Praktikan diberikan tugas untuk menangani surat masuk, Tahap-tahap yang
dilakukan ketika adanya surat masuk adalah sebagai berikut:
a. Mengumpulkan setiap surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat
c. Menandatangani bukti pengiriman
d. Mengeluarkan surat dari amplop
e. Membaca kop surat, tanggal dan perihal
f. Mencari tahu kepada siapa surat itu akan di tujukan
 15

g. Membaca isi surat

h. Mencatat surat ke dalam buku agenda yang berisikan nomor, tanggal
surat,perihal, asal surat, tanggal paraf
i. Mencatat kedalam lembar diposisi sebelum diajukan kepada pihak yang
bersangkutan untuk segera diproses
j. Selanjutnya mengarsip surat apabila telah selesai di proses

2. Menangani Surat Keluar

Pada bagian ini praktikan hanya di berikan tugas untuk memproses surat keluar
yang sudah jadi, bukan membuat surat dari konsep awal dan hanya melakukan
pencatatan-pencatatan sebagai berikut:
a. Menerima surat
b. Memberikan nomor/kode
c. Mencatat tanggal surat
d. Memeriksa surat dengan melihat nomor, tanggal, perihal dan alamat yang
dituju
e. Mencatat surat ke dalam buku agenda yang berisikan nomor, tanggal surat,
Perihal, alamat yang dituju, tanggal paraf
f. Mencatat ke buku ekspedisi
g. Mendistribusikan surat
h. Mengarsip surat apabila telah selesai di proses

3. Mengarsipkan Dokumen atau Surat dengan Sistem Geografis/Wilayah

Pada bagian ini praktikan ditugaskan untuk mengarsip surat/berkas yang telah
selesai diproses menggunakan sistem geografis dan memisahkan surat-surat
tersebut berdasarkan wilayah/cabang-cabangnya, contohnya surat-surat dari
cabang sunggal, amplas, padang bulan,sai agusl, diski atau kabupaten labuhan
batu, nias, toba samosir dan lain-lain. Sebaigai berikut langkah-langkahnya:
a. Meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh
untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). 
b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
 16

c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian wilayah,

tanggal, nomor
d. Menyimpan surat ke dalam map (folder). 
e. Menata arsip dengan baik kedalam lemari dan mengurutkan dengan
nomornya

4. Mencari Surat yang telah di Arsip

Ketika suatu surat atau dokumen sudah diarsipkan sesuai prosedur yang baik
dan benar, maka hal ini akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip
apabila suatu ketika dibutuhkan. Untuk menemukan kembali surat-surat yang
telah disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan, maka dapat dilakukan
dengan langkah-langkah:
a. Mencari kartu indeks
b. Melihat kode penyimpanan pada kartu indeks.
c. Mencari pada lemari kartu indeks.
d. Setelah ditemukan pada kode penyimpanannya, maka langkah selanjutnya
adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki

5.Mendistribusikan Surat
Pendistribusian surat merupakan kegiatan daam mengirimkan surat-surat baik
dalam lingkungan instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain (ekstern). Pada
bagian ini Praktikan ditugaskan untuk mendistribusikan surat pada divisi
lain/lingkungan intern di PDAM Tirtanadi, contohnya pada divisi Umum, SDM,
Direksi, Perencanaan, Keuangan dan lain-lain.
Perusahaan dalam mendistribusikan surat menggunakan buku ekspedisi
sebagai bukti bawha surat/berkas tersebut telah di sampaikan dan diterima dengan
baikdan untuk memudahkan pencarian kembali surat atau arsip yang keluar pada
bagian kearsipan.

6. Menerima telepon
Praktikan ditugaskan untuk menerima telpon yang masuk apabila sekertaris
tidak ada atau sedang mengerjakan keperluan diluar divisi, maka praktikan yang
 17

bertanggung jawab untuk mengangkat telepon pertama kali dan sebagai berikut
prosesnya:
a. Pada saat telpon berbunyi praktikan langsung merespon telpon tersebut
dengan sesegera mungkin agar penelepon tidak menggu lama
b. praktikan menyebutkan nama instansi dan memberikan salam kepada
penelpon dengan suara yang jelas dan tidak buru-buru
c. lalu menanyakan dengan sopan siapakah penelpon tersebut lalu di
dengarkan secara seksama agar tidak terjadi kekeliruan
d. praktikan bertanya kepada siapa telepon itu akan ditujukan atau bertanya
pesan apa yang perlu disampaikan
e. setelah itu praktikan mengucapkan salam dan terima kasih kepada
penelepon tersebut

7. Menggandakan Dokumen
Pada bagian ini praktikan ditugaskan untuk menggandakan
dokumen/berkas/surat-surat dan ada 2 cara yang biasa dilakukan yaitu jika
berkas/dokumen tersebut banyak maka praktikan akan membawanya ke petugas
fotocopy di PDAM Tirtanadi untuk di gandakan namun apabila tidak terlalu
banyak maka praktikan sendiri yang akan menggadaan berkas tersebut dengan
mesin printer yang ada di divisi dengan cara sebagai berikut:
a. praktikan menyambungkan mesin fotocopy dengan arus listrik
b. menghidupkan mesin dengan menggunakan tombol ON
c. praktikan meletakkan kertas pada kaca tempat fotocopy
d. praktikan menekan tombol pengatur hasil kopi
e. menekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
f. menekan tombol cetak (start) saat sudah selesai.
g. praktikan menekan tombol OFFSelesai penggandaan
h. Membersihkan mesin dari tinta dan debu
i. menutup mesin
j. mematikan arus listrik

8. Memusnahkan Dokumen
 18

Seringnya terjadi kesalahan dalam pembuatan surat, laporan ataupun yang

lainnya sehingga membuatnya kurang efektif dalam penyimpanan dokumen,
maksudnya sering kali terjadi kekeliruan saat membedakan mana surat yang sudah
benar dan mana surat yang salah dan untuk meminimalisir hal tersebut praktikan
di berikan tugas untuk menghancurkan dokumen-dokumen yang salah ataupun
dokumen yang udah tidak terpakai, Langkah-langkah yang dilakukan oleh
praktikan dalam menghancurkan dokumen dengan mesih menghancur listrik
adalaha sebagai berikut:
a. praktikan menyiapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan,
b. terlebih dahulu praktikanmenghilangkan paper klip dan staples yang ada
pada kertas,
c. Lalu praktikan memasukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On
agar mesin menyala dan siap memotong.
d. Setelah selesai tekan tombol Off
e. Praktikanmengambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk
dibuang

2.4 Pembahasan

1.  Prosedur Penanganan Surat Masuk

a. Penerimaan
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor yaitu security, reseptionis, divisi umum atau langsung
ke divisi alamat tertuju pada surat
b. Penyortiran surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada
alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas dan
menyangkut kepentingan perusahaan dan organisasi maka surat tersebut
harus diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan Surat
 19

Pencatatan dilakukan degan menggunakan buku agenda. Petugas dapat

membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas, biasa, penting atau rahasia.
d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang akan memproses
surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan
oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggung jawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan siapa yang harus
memproses surat tersebut.
e. Penyampaian
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya dilembar disposisi,
maka  surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang
yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis pada lembar disposisi.
f. Penyimpanan Surat
Jika surat telah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan pada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu.

A.  Peralatan untuk Surat Masuk

1. Baki surat (tray), sebagai tempat penyimpanan berkas untuk sementara

waktu.
2. Buku agenda surat masuk

Sebuah buku untuk mencatat surat yang diterima perusahaan

Tabel 2.2 Format Buku Agenda Surat Masuk

No Tgl. Surat Terima Tgl/No. Perihal Lamp Diteruskan Ket. Kode

Dari Surat . Kpd. Arsip
 20

3. Alat tulis, dapat berupa pisau, gunting atau dapat berupa yang elektrik
dengan mesin pembuka surat.
4. Lembar disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini
digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi disposisi
langsung pada suratnya.

Gambar 2.3 Format Lembar Disposisi

5. Ordner, digunakan untuk mengarsipkan surat yang seketika dibutuhkan.

6. Penunjuk (guide), mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing
dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan didalam file.
7. Lemari arsip, untuk menyimpan ordner secara rapi dan disertai kode.

2.  Prosedur Penanganan Surat keluar

Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai

berikut:

a. Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan
seperti:
1) Penetapan konsep tujuan
2) Menyediakan informasi pelengkap yang dibutuhkan
 21

3) Mengetahui calon penerima surat

b. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetjui oleh pihak
yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya
adalah orang yang akan menandatangani surat.

c. Pemberian nomor surat

Konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat, salah satu yang
perlu diperhatikan dalam pembuatan atau pemberian nomor surat
hendaknya jelas, sederhana, dan mudah dimengerti. Nomor surat biasanya
merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode tertentu.

d. Pengetikan konsep
Setelah surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses
pengetikan ini akan dilakukan biasanya akan dilakukan hal-hal berikut:
1) Diteliti apakah semua persyaratan telah lengkap
2) Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
3) Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu,
dilihat dari segi waktu.

e. Penandatanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan.
Surat tersebut siap untuk ditandatangani

f. Pemberian cap stempel organisasi

Langkah berikunya adalah diberikan cap stempel organisasi yaitu
disebelah kiri atas tanda tangan dan mengenai sedikit tanda tangan yang
bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

g. Pencatatan surat keluar

 22

Langkah berikunya adalah pencatatan pada buku agenda surat keluar yang
dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat,
lampiran, asal surat dan keterangan

h. Pengiriman surat
Setelah semua proses pembuatan surat telah selesai maka langkas
selanjutnya adalah mengirimkan surat ke alamat yang dituju disertai
dengan membawa buku ekspedisi sebagai alat/tanda bukti bawha surat
tersebut telah disampaikan dan diterima oleh alamat yang dijutu.

B.  Peralatan Untuk Surat Keluar

1) Baki surat (tray), sebagai tempat penyimpanan berkas untuk sementara

waktu.
2) Buku agenda surat keluar
Sebelum surat dikirim melalui kurir ataupun kantor pos, semuanya harus
dicatat dalam buku agenda surat keluar.

Tabel 2.4 Format Buku Agenda Surat Keluar

No No. Surat Tgl. Surat Dari Dikirik Kpd. Perihal Lamp Ket. File

3) Buku Ekspedisi
Dalam penyampaian surat harus disertai dengan buku ekspedisi sebagai
alat bukti penerimaan bahwa surat tersebut telah sampai dan untuk
memudahkan proses melacak surat tersebut apanila diperlukan kembali

Tabel 2.5 Format Buku Ekspedisi

 23

No. Urut Tgl. Dikirim Tgl/No. Surat Dikirim Kpd. Paraf/Nama

Penerima

4) Alat tulis
5) Kertas dan amplop
6) Stempel

3. Mengarsipkan Berkas/Dokumen/Surat-Surat

Prosedur Penyimpanan Arsip

a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah
boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi   (deponeren) yang
menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat
sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah
atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum
disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
d. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam
map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief
ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam
almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
e. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip
sebagaiberikut :

1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
 24

4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

5. Sistem Subjek/Masalah

Tujuan Penyimpanan Arsip

Untuk menjamin ketersediaan keauntentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma,
standar, prosedur, dan kriteria

Pengarsipan Sistem geografis

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip

berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan
surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan
dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut
sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini:
Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalahfilling cabinet,
guide, folder, dan kartu kendali
Penyimpanan surat melalui prosedur:
1. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa
surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
2. Membaca surat
3. Memberi kode surat
4. Mencatat surat pada kartu kendali
5. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
6. Menyimpan surat
7. Menyimpan kartu kendal
 25

5. Peralatan Penyimpanan Arsip

1) Map Arsip/Folder
Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-
macam map arsip/ folder meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)
f. Sekat Petunjuk/Guide
2) Almari Arsip/Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari
yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.
3) Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan
arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
4) Kotak/ Almari Kartu/Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks
dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar
mudah untuk ditemukan kembali.
5) Berkas Peringatan/Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang
memiliki tanggal jatuh tempo.
6) Kotak Arsip/File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

7) Rak Sortir
 26

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima,

diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum
disimpan.

Tata Cara Penyimpanan Arsip

1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau
snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara
mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip
kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar
dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief
ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

4. Proses Penemuan Arsip Kembali

Ketika suatu surat atau dokumen sudah diarsipkan sesuai prosedur yang baik
dan benar, maka hal ini akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip
apabila suatu ketika dibutuhkan. Untuk menemukan kembali surat-surat yang
telah disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan, maka dapat dilakukan
dengan langkah-langkah:
1. Mencari kartu indeks
2. Melihat kode penyimpanan pada kartu indeks.
3. Mencari pada laci kartu indeks.
4. Setelah ditemukan pada kode penyimpanannya, maka langkah selanjutnya
adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki.

Agar proses penemuan kembali surat ini dapat mudah dilakukan, ada beberapa
faktor penunjang, seperti meliputi :
1. Kesederhanaan
 27

2. Ketepatan menyimpan surat

3. Menjamin keamanan
4. Memenuhi persyaratan ekonomis
5. Penempatan strategis
6. Sistem yang dilakukan harus fleksibel
7. Petugas harus memahami pengetahuan yang baik

5. Mendistribusikan Surat/Berkas

Pendistribusian surat merupakan kegiatan dalam mengirimkan surat-surat baik

dalam lingkungan instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain (ekstern) di
dalam perusahaan dalam mendistribusikan surat menggunakan buku ekspedisi,
tujuannya untuk memudahkan pencarian kembali surat atau arsip yang keluar
pada bagian kearsipan.

6. Menerima Telepon

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopansantun,tata pergaulan dalam
bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara
dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

a. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
b. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak
melamun).
c. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa
meyinggungi perasaan penelpon.
d. Berikan respon secara tepat dan lugas.
e. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta
hangat dan bersahabat.
f. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor
telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah
penerima telepon punya waktu untuk berbicara.
 28

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

a. Segeralah angkat jika telepon berdering.
b. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
c. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang
yang dicari.
d. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan
dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
e. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya
mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului
penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup
selama dua atau tiga detik olah penelepon.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

a. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
b. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak
yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum
mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju
benar.
c. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda
untuk berbicara dengan orang yang dituju.
d. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk
mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

a. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan,
tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone
jangan terlalu dekat dengan mulut.
b. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti
mendengus.
c. Ucapkan salam.
d. Tanyakan identitas penelepon.
 29

e. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan

berlangsung.
f. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
g. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi
pertanyaan.
h. Akhiri pembicaraan dengan salam.
i. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan   

telepon
a. Suara terlalu keras.
b. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
c. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
d. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
e. Berbicara dengan nada memerintah.
f. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah

7. Penggandaan Dokumen

Terkadang kita kurang paham maksud penggandaan dokumen itu apa. Di saat
kita jadi sektretaris di sebuah kator perusahaan besar yang bermenajemen
profesional, kita sering kali menemukan kata-kata tersebut. Oleh karena itu kita
wajib tahu pengertian penggandaan dokumen tersebut. Apalagi jika kita sebagai
orang kantoran, jika kita tidak tahu menahu akan hal tersebut, maka manajemen
sebuah perkantoran akan menjadi hancur dan dapat jatuh rugi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), penggandaan adalah ; proses,

cara, perbuatan menggandakan dokumen.Sedangkan menggandakan berarti :
1. Usaha memperbanyak atau melipatgandakan beberapa kali dokumen.

2. Suatu perbuatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, dengan

menggunakan alat pengganda.
 30

Jadi penggandaan dokumen adalah proses memperbanyak atau melipatgandakan

dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda

8. Pemusnahan Arsip

Tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan

arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan
pemindahan arsip dan penyerahan arsip.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan

informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak
dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko
yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan
tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut
kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang

tidak boleh diabaikan, seperti :

1) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut
benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya.
Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

2) Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah,
harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi
tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

3) Pembentukan Panitia Pemusnahan

Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau
lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat
kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional
bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari
 31

anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan,

unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.

4) Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian
arsip.Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan.
Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan
instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.

5) Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan
arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus
dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA),
bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga
berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Daftar Referensi

1) UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2) Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan
Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
3) Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian
Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta
4) Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan
Depdiknas
5) Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

2.5 Hambatan- Hambatan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

 32

Di dalam setiap pekerjaan pasti memiliki hambatan. Termasukyang dialami

oleh penulis. Adapun hambatan-hambatan tersebut sebagai berikut:

A. Hambatan Sebelum Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

1. Jadwal yang diberikan Politeknik Negeri Medan untuk mencari tempat

praktik kerja lapangan terlalu cepat dari waktu pelaksanaan dengan
rentang waktu 3 bulan sebelum pelaksaan praktik kerja lapangan, hal ini
membuat praktikan kesulitan mencari perusahaan yang langsung
menberikan kepastian penerimaan karena rentang waktu yang lama
tersebut
2. Waktu mulai praktik kerja diundur oleh perusahaan yang seharusnya
dimulai dari tanggal 03 maret 2020 mejadi 10 maret 2020 dikarekan
adanya mahasiswa/i lain yang masih menempati posisi praktik kerja yang
akan di gantikan oleh praktikan dan harus menunggu jadwal pergantian
tersebut
3. Banyaknya prosedur yang harus dilakukan dalam proses pengajuan praktik
kerja di PDAM Tirtanadi, sehingga membuat praktikan harus kembali
beberapakali untuk mengikuti prosedur dan mendapatkan kesempatan
praktik kerja di perusahaan tersebut

B. Hambatan Selama Praktek Kerja Lapangan

1. Kurangnya kepercayaan diri dan kesiapan mental praktikan saat tahap

awal/minggu pertama pelaksanaan praktik kerja lapangan, sehingga
praktikan kesulitan berorganisasi dengan staf/pegawai
2. Penempatan praktik kerja tidak terlalu tepat dengan bidang administrasi
yaitu pada divisi Transmisi dan Distribusi, yang staf/pegawainya banyak
bertugas pada bagian lapangan. Yang seharusnya lebih tepat pada divisi
Umum, SDM, Public Relatin dan Direksi yang banyak melakukan
kegiatan administrasi
3. Tugas-tugas dan tanggung jawab yang diberikan praktikan pada bagian
administrasi terlalu sedikit dan monoton, sehingga membuat praktikan
beberapa saat merasa jenuh.
 33

4. Sedikitnya waktu dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan, yang

seharusnya selama 3 bulan/12 minggu menjadi hanya 7 minggu
dikarenakan pandemi covid 19 yang terjadi dan membuat praktikan harus
menyelesaikan praktik kerja sebelum jadwal resminya.

C. Hambatan Setelah Praktik Kerja Lapangan

1. Singkatnya waktu saat pelaksanaan praktik kerja lapangan yaitu hanya 7

minggu, sehingga membuat praktikan kurang maksimal mendapatkan
pemahaman dan pengalaman mengenai situasi kerja dari yang seharusnya
yaitu selama 12 minggu
2. Pandemi Covid 19 yang berlangsung dan pemerintah mengintruksikan
untuk lock down serta isolasi diri membuat praktikan kesulitan dalam
mencari sumber data sebagai referensi dan mengambil berkas-berkas di
PDAM Tirtanadi untuk menyusun dan menyelesaikan Laporan Praktik
Kerja Lapangan
3. Lambatnya pemberitahuan dan berganti-gantinya intruksi dari Politeknik
Negeri Medan mengenai informasi panduan penyusunan laporan praktik
kerja lapangan, sehingga membuat praktikan sedikit kesulitan dalam
menyusun laporan
4. Kurangnya tolerasi dari lembaga Politeknik Negeri Medan kepada
mahasiswa/i dalam jadwal penyelesaian laporan praktik kerja lapangan,
karena situasi pademi covid 19 yang terjadi sudah seharusnya
mempertimbangkan hambatan-hambatan yang terjadi untuk kemudahan
mahasiswa/i

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

 34

3.1 Kesimpulan

Dari hasil pengamatan penulis selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

maka dapat disimpukan bahwa:

1. Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan yang bermanfaat bagi

mahasiswa/i untuk menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas
dan dapat menambaah wawasan serta pengetahuan yang bisa menjadi
bekal mahasiswa/i di dunia kerja nantinya
2. Dalam menjalankan kegiatannya, PDAM Tirtanadi Medan merupakan
instansi yang sangat memperhatikan kedispilinan danketertipan kerja
kepada seluruh pegawai maupun mahasiswa/i sebagai peserta praktik kerja
lapangan
3. PDAM Tirtanadi merupakan salah satu Instansi/perusahaan yang
bergerak dibidang pengolahan air, namun banyak juga melakukan
pengurusan berkas dan kegiatan-kegiatan administrasi didalamnya
4. Praktek Kerja Lapangan yang diadakan dapat meningkatkan kreativitasdan
aktivitas bagi mahasiswa/i di dunia kerja sesuai dengan bidangnya masing
-masing
5. Praktek Kerja Lapangan melatih mahasiswa/i dalamberkomunikasi dengan
lingkungan kerja maupun dalam masyarakat

3.2.Saran

Untuk lebih meningkatkna usaha - usaha dalam pelayanan, disini penulis

mencoba memberikan beberapa saran antara lain:

A. Saran Bagi Mahasiswa

1. Sebaiknya waktu yang diberikan sebelum melaksanakan dan saat
pelaksanakan Praktek Kerja Lapangan dimanfaatkan sebaik-baiknya
olehmahasiswa/i, mulai dari mencari tempat Praktek KerjaLapangan
karena apabila waktunya tiba mahasiswa/i tidak sibuklagi mencari tempat
Praktek Kerja Lapangan.
 35

2. Berusahalah selalu dalam mempersiapkan diri dalam mencari

ilmu,sesungguhnya Praktek Kerja Lapangan ini hanya syarat saja, tetapi
ketikamelaksanakannya ada ilmu yang terselubung di dalamnya untuk
memberikan pola pikir yang bagus serta pendewasaan paradigma
pemikiran untuk mahasiswa/i
3. Bila mencari tempat Praktek Kerja Lapangan hendaknya sesuai dengan
jurusan serta mempunyai minat terhadap perusahaan tersebut, jangan
pernah muncul pertama kali dibenak untuk mencariuang atau sekedar
mengikuti teman , tetapi tujuannya untuk mengaplikasikan dan juga
mencari ilmu dari tempat Praktik Kerja Lapangan.
4. Selalu berkomunikasi kepada dosen pembimbing bila mendapat hambatan
saat pelaksanaan praktik kerja lapangan dan berdiskusi untuk mencari
solusinya.
5. Mahasiswa/i yang melakukan praktik kerja lapangan diharapkan sering
berkomunikasi dengan karyawanagar terjalin kerja sama yang baik antar
mahasiswa/i dengan pihak perusahaan
6. Sebaiknya mahasiwa/i dapat manjaga nama baik lembagapendidikan dan
nama baik perusahaan

B. Saran Bagi Politeknik Negeri Medan

1. Sebaiknya jadwal yang diberikan untuk mencari tempat praktik kerja
lapangan dan saat pelaksanaannya tidak terpaut telalu lama karena
berdasarkan pengalaman penulis dalam mencari tempat praktik kerja
lapangan pihak perusahaan tidak bisa langsung mengonfirmasi penerimaan
magang dan menyarankan untuk kembali sebulan sebelum waktu
pelaksanaan praktik kerja lapangan
2. Pengumuman Dosen Pembimbing dari Politeknik Negeri Medan
diharapkandikeluarkan sebelum pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
sehingga para mahasiswa/i yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
dapatberkomunikasi secara langsung kepada dosen pembimbing agar tidak
mendapat hambatan dan menerima pengarahan lebih cepat dalam
penyusunan laporan.
 36

3. Diharapkan untuk Politeknik Negeri Medan agar lebih cepat dalam

menyampaikan informasi dan menangani berkas mengenai panduan dalam
penyusunan laporan praktik kerja, agar mahasiswa/i tidak mendapat
hambatan waktu dalam menyelesaikan laporan
4. Politeknik Negeri Medan diharapkan lebih menjalin hubungan terhadap
perusahaan dan tetap menjaga komunikasi serta dapat mengundang untuk
memberikan materi pada mahasiswa/i.
5. Penulis berharap Politeknik Negeri Medan agar terus berusahamenjadi
Politeknik yang terdepan, terkenal di dalam mutu pendidikan,pelayanan
dan pengabdian pada masyarakat, serta dapat memahami situasi
mahasiswa/i dalam berbagai masalah/hambatan-hambatan yang terjadi.

C. Saran untuk PDAM Tirtanadi Medan

1. Berkomitmen untuk menjaga dan mengaplikasikan visi misi yang telah di
terapkan dengan memberikan pelayanan sebaik-baiknya agar PDAM
Tirtanadi semakin berkembang dan semakin banyak dipercaya oleh
masyarakat dan pelanggan
2. Tetap menjaga hubungan kebersamaan atara sesama staf/pegawai dan
atasan yang mencerminkan sikapkekeluargaan dalam kegiatan kerja
sehari- hari untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dan
menyenangkan
3. Dapat memberikan kesempatan dan pengarahan kepada mahasiswa/i
dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan dengan memberikan tugas-tugas
dan tanggung jawab yang tepat sesuai dengan kemampuannya
4. Dapat memberikan pemahaman dan pengenalan yang lebih dalam
mengenai prosedur dan dunia kerja yang sesungguhnya kepada
mahasiswa/i yang melakukan praktik kerja lapangan
5. Tidak sungkan untuk memberikan tugas dan tanggung jawab terhadap
mahasiswa/i, namun dengan bimbingan dan pengarahan terlebih dahulu
agar mahasiswa/i dapat menyelesaikan dengan efektif dan efesien
6. Menempatkan mahasiswa/i pada praktik kerja/divisi yang tepat dan sesuai
dengan jurusan dan kemampuannya
 37

Demikianlah saran dari penulis, semoga dapat menjadi bahan pertimbanganbagi

pihak lembaga pendidikan, perusahaan dan mahasiswa
 38

Referensi

panduan laporan PKL D3 politeknik negeri medan

tata cara penulisan laporan PKL politeknik negeri medan

www.pdamtirtanadi.co.id

http://eprints.uny.ac.id/28388/1/Skripsi.pdf

https://kejuruan.porosilmu.com/2015/05/proses-penyimpanan-surat-dokumen.html

https://id.wikihow.com/Menjawab-Panggilan-Telepon-di-Kantor

https://www.kolominfo.com
 39

Lampiran