STMIK KHARISMA Makassar

Pusat Penjaminan Mutu (P2M) O 10100-0001

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR Revisi: 0.0
PENOMORAN DOKUMEN SPMI Tanggal: 18 April 2016

Lampiran Surat Keputusan Ketua STMIK KHARISMA Makassar

Nomor: 337B/B/STMIK-Ketua/IV/2016
Tanggal: 18 April 2016

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

PENOMORAN DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

A. Tujuan
1. Menjadi pedoman dalam penyusunan standar mutu, manual mutu, dan formulir-formulir mutu,
dalam proses membangun Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
2. Menciptakan keteraturan dan keseragaman dokumen yang nantinya akan memudahkan dalam
proses sosialisasi, pelaksanaan/penerapan, monitoring dan evaluasi, serta dokumentasi dan
penelusuran dokumen-dokumen SPMI

B. Deskripsi

Dalam usaha membangun Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) dalam lingkungan
STMIK KHARISMA Makassar, berdasarkan Permendikbud nomor 50 tahun 2014, yang terdiri atas
Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti) sebagai standar minimal dan Standar Pendidikan Tinggi
dalam lingkungan STMIK KHARISMA, maka diperlukan sistem penomoran dokumen-dokumen standar
mutu, manual mutu, dan formulir-formulir dalam proses penjaminan mutu internal, yang dapat
memudahkan dalam pengorganisasian dan penelusuran dokumen-dokumen tersebut, baik untuk
kemudahan dalam penanganan secara manual dalam operasional penjaminan mutu STMIK KHARISMA
maupun dalam penanganan secara elektronik melalui sistem informasi penjaminan mutu internal
STMIK KHARISMA.

Dengan merujuk pada panduan penomoran ini, maka semua dokumen dalam sistem penjaminan
mutu internal, dapat ditelusuri, dikenali dan diketahui keterkaitannya dengan berbagai standar yang
ada, baik itu standar minimal yang diatur dalam SN-Dikti maupun standar turunan dan standar
tambahan sebagai standar pendidikan tinggi STMIK KHARISMA

C. Ruang Lingkup

Panduan ini mengatur tentang:

1. Penomoran dokumen
2. Penulisan kode revisi
3. Pencantuman identitas dokumen
4. Pemberian nama file pada dokumen

Penomoran dokumen meliputi dan berlaku untuk:

1. Dokumen-dokumen standar minimal berdasarkan diadopsi dan merujuk pada Permendikbud

nomor 44 tahun 2015 tentang SN-Dikti

Halaman 1 dari 6 halaman

 STMIK KHARISMA Makassar
Pusat Penjaminan Mutu (P2M) O 10100-0001
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR Revisi: 0.0
PENOMORAN DOKUMEN SPMI Tanggal: 18 April 2016

2. Dokumen-dokumen standar turunan berdasarkan SN-Dikti dan dikembangkan sesuai kebutuhan

dan kondisi internal STMIK KHARISMA Makassar
3. Dokumen-dokumen standar tambahan yang disusun dan dikembangkan sesuai kebutuhan dan
kondisi internal STMIK KHARISMA Makassar
4. Dokumen manual pencapaian standar berupa peraturan-peraturan, tata tertib, deskripsi kerja,
dan prosedur operasional standar
5. Formulir-formulir yang digunakan dalam rangka pelaksanaan standar, monitoring, evaluasi/audit

D. Panduan
1. Standar Mutu dan Dokumen pendukung Standar Mutu
[001] Standar Mutu STMIK KHARISMA terdiri atas:
1. Standar Minimal berdasarkan SN-Dikti
2. Standar Turunan yang merupakan perluasan dari Standar Minimal
3. Standar Tambahan
[002] Dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA terdiri atas:
1. Standar Mutu STMIK KHARISMA (kode: S)
2. Manual pencapaian standar yang dapat berupa
a. Peraturan yang dibuat berdasarkan dan untuk mencapai Standar Mutu STMIK
KHARISMA (kode: P)
b. Deskripsi Tugas (Job Description) sebagai panduan bagi personil dalam
menjalankan tugas untuk pencapaian standar mutu (kode: J)
c. Prosedur Operasional Standar sebagai panduan teknis atau petunjuk
pelaksanaan Peraturan (kode: O)
3. Formulir Mutu yang dapat berupa:
a. Formulir-formulir pelaksanaan penjaminan mutu (kode: F)
b. Formulir-formulir evaluasi dan audit penjaminan mutu (kode: A)
c. Formulir Angket Balikan dan Umpan Balik (kode: U)
[003] Seluruh dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA, dibuat oleh Pusat Penjaminan
Mutu (P2M) STMIK KHARISMA, dengan berkoordinasi dengan unit kerja yang terkait
[004] Setiap dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA diberi nomor menggunakan format
dan aturan penomoran tertentu.
[005] Guna menjaga tertibnya sistem penomoran, maka penomoran dokumen Standar
Mutu STMIK KHARISMA dan pendokumentasiannya hanya dilakukan oleh P2M
[006] Dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA ditetapkan pemberlakuan dan
penggunaannya melalui Keputusan Ketua STMIK KHARISMA

2. Penomoran dan Penamaan Dokumen

[007] Setiap dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA harus diberi nomor dan diberi
nama.
[008] Penamaan dokumen disesuaikan dan harus menggambarkan fungsi dan substansi dari
dokumen itu.
[009] Penamaan dokumen standar untuk Standar Minimal berdasarkan SN-Dikti, harus
merujuk pada Permendikbud nomor 44 tahun 2015.

Halaman 2 dari 6 halaman

 STMIK KHARISMA Makassar
Pusat Penjaminan Mutu (P2M) O 10100-0001
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR Revisi: 0.0
PENOMORAN DOKUMEN SPMI Tanggal: 18 April 2016

[010] Seluruh dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA menggunakan penomoran dengan
format:
K SSSTT-nnnn #iii
dimana:
K - Merupakan kode jenis Dokumen Standar (S/P/O/F/A) sesuai
dengan jenis dokumen yang diuraikan dalam butir [002] .

SSSTT - Adalah nomor Standar Mutu yang menjadi induk dari dokumen
standar yang terdiri dari:
SSS - nomor Standar Induk yang bisa berupa Standar
Minimal (SN-Dikti) atau Standar Tambahan dengan
ketentuan:
Digit pertama = 0 menunjukkan standar
berdasarkan SN-Dikti
Digit pertama = 1 menunjukkan standar
tambahan
Digit kedua dan ketiga adalah nomor standar (00-
99)
Khusus untuk standar yang merujuk pada SN-
Dikti, penomoran Digit Kedua diatur sebagai
berikut:
o 01x untuk Standar-standar Pendidikan
o 02x untuk Standar-standar Penelitian
o 03x untuk Standar-standar Pengabdian
Kepada Masyarakat

TT - nomor serial (00-99) untuk Standar Turunan dari

setiap Standar Induk

Contoh:
00100 adalah kode untuk standar Kompetensi Lulusan
berdasarkan SN-Dikti
00101 adalah kode untuk standar turunan dari standar
Kompetensi Lulusan
12500 adalah kode untuk Standar Tambahan

nnnn - Adalah nomor serial untuk setiap dokumen yang merupakan

turunan dari setiap standar

Contoh:
F 00100-0001 adalah Formulir pertama untuk pelaksanaan
Standar Kompetensi Lulusan
O 00100-0001 adalah prosedur operasional standar pertama
untuk pelaksanaan Standar Kompetensi Lulusan

Halaman 3 dari 6 halaman

 STMIK KHARISMA Makassar
Pusat Penjaminan Mutu (P2M) O 10100-0001
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR Revisi: 0.0
PENOMORAN DOKUMEN SPMI Tanggal: 18 April 2016

#iii - Merupakan indikasi nomor item/butir di dalam dokumen standar

atau manual standar. Bersifat opsional dan hanya digunakan jika
dipandang perlu untuk merujuk pada item atau tertentu di dalam
dokumen standar atau manual standar. Untuk itu, maka setiap
item/butir di dalam setiap dokumen standar harus diberi nomor
dengan menggunakan 3 digit nomor serial yang dimulai dari 001
pada setiap dokumen.

Contoh :
O 12500-0001 #002 adalah merujuk ke butir [002] pada
dokumen prosedur operasional standar bernomor O 12500-0001

Jika merujuk ke butir di dalam dokumen yang sama, cukup

dengan menuliskan nomor butirnya saja.

3. Revisi Dokumen
[011] Bilamana diperlukan, untuk keperluan penyesuaian dengan kondisi dan kebutuhan
yang ada, atau untuk melakukan koreksi/perbaikan, dokumen standar dapat
mengalami revisi seperlunya
[012] Revisi dilakukan oleh P2M dengan berkoordinasi dengan Unsur Pimpinan dan unit
kerja terkait
[013] Revisi dapat berbentuk:
1. revisi mayor atau skala besar bilamana dokumen mengalami perubahan yang
substansial mencakup penambahan atau pengurangan pasal dan butir dari versi
sebelumnya.
2. revisi minor atau skala kecil bilamana dokumen mengalami perubahan yang
hanya bersifat redaksional seperti perbaikan/penyesuaian kalimat dan/atau
perubahan urutan butir, dari versi revisi mayor-nya.

Perbaikan kesalahan pengetikan tidak dianggap sebagai revisi

[014] Kode revisi dokumen mencantumkan urutan dan level revisi dan ditulis dalam format:
M.m
dimana:
M - Adalah nomor urut revisi mayor
m - Adalah nomor urut revisi minor
Dokumen baru yang belum mengalami revisi diberi kode revisi 0.0

Contoh:
Kode revisi 0.2 menunjukkan dokumen versi pertama yang telah mengalami revisi
redaksional yang kedua kalinya

[015] Perubahan dokumen dalam bentuk pemecahan atau penggabungan dokumen

dianggap sebagai pembuatan dokumen baru.
[016] Dokumen yang mengalami revisi mayor, atau dokumen yang merupakan hasil
penggabungan atau pemecahan dokumen yang ada sebelumnya, harus

Halaman 4 dari 6 halaman

 STMIK KHARISMA Makassar
Pusat Penjaminan Mutu (P2M) O 10100-0001
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR Revisi: 0.0
PENOMORAN DOKUMEN SPMI Tanggal: 18 April 2016

mencantumkan bagian Peralihan yang salah satu butirnya secara eksplisit (lengkap
dengan identitas dokumen) menyatakan bahwa dokumen versi sebelumnya tidak
berlaku atau tidak digunakan lagi.
[017] Dokumen standar yang mengalami revisi mayor harus kembali ditetapkan
pemberlakuannya melalui Surat Keputusan Ketua
[018] Dokumen standar yang belum ditetapkan pemberlakuannya dengan Surat Keputusan
Ketua dianggap masih berstatus draft dan belum dapat dijadikan rujukan resmi. Pada
kode revisi dokumen yang berstatus draft dituliskan kata DRAFT

4. Identitas Dokumen
[019] Setiap dokumen Standar Mutu STMIK KHARISMA harus memiliki Indentitas Dokumen
yang berisi:
1. Informasi lembaga pembuat dan/atau pemilik dokumen
2. Nomor dokumen
3. Nama dokumen
4. Kode revisi dokumen
5. Tanggal pembuatan dokumen

[020] Untuk menjaga keutuhan dokumen sebagai bagian yang tidak terpisahkan untuk
setiap halamannya, maka identitas dokumen dicantumkan sebagai header dan ada di
setiap halaman dokumen. Dan setiap dokumen harus diberi nomor halaman dan
jumlah total halaman.
[021] Format header dokumen standar dapat diliht pada gambar 1

Gambar 1. Format Header Dokumen Standar

Keterangan:
1. Informasi lembaga pembuat dan/atau pemilik dokumen
2. Nomor dokumen
3. Nama dokumen
4. Kode revisi dokumen
5. Tanggal pembuatan dokumen

[022] Versi soft-copy (file) dari setiap dokumen standar harus mencantumkan identitas
dokumen di dalam nama file-nya dengan format:
K SSSTT-nnnn Nama Dokumen (rev.0.0 dd/mm/yyyy)

Contoh:

Halaman 5 dari 6 halaman

 STMIK KHARISMA Makassar
Pusat Penjaminan Mutu (P2M) O 10100-0001
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR Revisi: 0.0
PENOMORAN DOKUMEN SPMI Tanggal: 18 April 2016

O 12500-0001 Panduan Penomoran Dokumen SPMI (rev.0.0 04-04-2016).docx

O 12500-0001 Panduan Penomoran Dokumen SPMI (rev.0.0 04-04-2016).pdf

E. Penutup
1. Panduan ini dibuat untuk digunakan sesuai keperluannya, dalam lingkungan internal STMIK
KHARISMA Makassar
2. Bilamana diperlukan, panduan ini sewaktu-waktu dapat ditinjau kembali

Halaman 6 dari 6 halaman