APLIKASI KOMPUTER SEKRETARIS 1

RONI FASLAH, S.PD., MM

ISBN: 978-602-96746-7-5

Diterbitkan Oleh:

Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta

2011

Komplek Universitas Negeri Jakarta

Jl. Rawamangun Muka Jakarta Timur

13220 Telp. 021-4721227

 KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohiim
Alhamdulillah, puji syukur kehadiran Allah, atas perkenan-Nya buku dengan
judul Aplikasi Komputer Sekretaris 1 telah selesai disusun.
Perkembangan teknologi informasi telah merambah keberbagai aktivitas
kehidupan dunia bisnis termasuk kegiatan administrasi. Karena apapun bentuk dan
tujuannya, besar maupun kecil bisnis yang dijalankan, sudh dapat dipastikan terdapat
kegiatan administrasi di dalamnya. Pengetahuan, keterampilan dan sikap profesional
dalam mengelola kegiatan administrasi dalam dunia bisnis, mutlak memerlukan
perangkat teknologi informasi.
Komputerisasi telah merubah pandangan dan cara kerja seseorang,
pekerjaan administrasi yang bersifat manual sudah hampir ditinggalkan. Pengisian
formulir dengan sistem online, elektronik filing system membantu mempermudah
pengelolaan administrasi karena database digital telah berkembang sangat cepat,
cukup satu kali klik, file digital ditemukan. Berbagai template korespondensi telah
tersedia, proses penghitungan, penggandaan, scaning dokumen, dll, dengan fasilitas
komputer semakin murah.
Kemajuan dan perkembangan teknologi komputer dibidang administrasi
harus diimbangi dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap profesional
penggunanya. Buku ini, dengan memanfaatkan software yang sudah familiar dan user
friendly yaitu Microsoft Office, akan membantu tenaga administrasi dalam mengelola
kegiatan administrasi.
Buku ini juga berusaha untuk memanfaatkan secara optimal, berbagai
kemampuan yang dimiliki Microsoft Office tetapi jarang sekali dikembangkan secara
optimal. Konsep mengetik cerdas dengan memanfaatkan fasilitas Short keys akan
membantu mempercepat pengetikan. Pengelolaan adminisitrasi kearsipan dengan

ii
memanfaatkan fasiltias hyperlink, akan membantu mempercepat penemuan file.
Desain presentasi dengan memanfaatkan fasilitas hyperlink, akan mempermudah
presenter dalam menemukan materi yang ada dalam slide. Desain presentasi
otomatis, yang menyerahkan sepenuhnya kepada komputer dalam menggerakan
teks, animasi, audio-visual dan bahkan durasi presentasi pun dapat kelola sesuai
dengan ketersediaan waktu, akan memberikan kemudahan bagi pesenter dalam
mengelola kegiatan presentasi.
Dan berbagai kemampuan lain yang dapat dikembangkan dalam kegiatan
administrasi perkantoran, dikupas dalam buku ini. Termasuk didalamnya bagaimana
cara mencari dan menemukan dokumen diinternet secara cepat dan tepat dalam
format doc, xls, ppt, dan pdf. Ini akan memudahkan para pengguna, karena
ketersediaan dokumen yang dikehendaki akan mudah dilacak.
Semoga buku ini dapat bermanfaat dalam membantu menciptakan
kemampuan, keterampilan dan sikap profesional pegawai administrasi.

Jakarta, Maret 2011

Roni Faslah

iii
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................... iv

BAB I MENGETIK CERDAS

A. Short Keys .......................................................................... 1
Latihan 1.1. ........................................................................ 4
Latihan 1.2. ........................................................................ 6
B. AutoCorrect Options ........................................................... 8
Latihan 1.3 ......................................................................... 10
Latihan 1.4 ......................................................................... 11
Latihan 1.5 ......................................................................... 12

BAB II PROTEKSI DOKUMEN & PENCEGAHAN VIRUS

A. Proteksi Dokumen .............................................................. 13
Latihan 2.1 ......................................................................... 15
Latihan 2.2 ......................................................................... 17
Latihan 2.3 ......................................................................... 21
B. Pencegahan Virus .............................................................. 22

BAB III MENGELOLA ARSIP

A. Mengelola Surat Masuk dan Keluar .................................. 33
B. Sistem Penyimpanan Arsip ................................................ 35
Latihan 3.1. ........................................................................ 40
Latihan 3.2. ........................................................................ 42

BAB IV DESAIN FORM DAN DATABASE ............................................ 43

Latihan 4.1. ................................................................................ 48

BAB V PENGETIKAN NASKAH ILMIAH

A. Pengetikan Daftar Isi, Daftar Tabel dan Daftar
Lampiran ............................................................................ 50
Latihan 5.1.1 ...................................................................... 54
Latihan 5.1.2. ..................................................................... 56
Latihan 5.1.3. ..................................................................... 57
B. Pengetikan Daftar Pustaka ................................................. 58
Latihan 5.2. ........................................................................ 59
C. Kutipan dan Catatan Kaki ................................................... 61
Latihan 5.3. ........................................................................ 64

iv
BAB VI DESAIN PRESENTASI
A. Desain Prensentasi Otomatis ............................................. 67
B. Hyperlink ............................................................................ 73
C. Menyisipkan Sound Dan Movie .......................................... 74
Latihan 6.1. ........................................................................ 84
Latihan 6.2. ........................................................................ 88
Latihan 6.3. ........................................................................ 90
Latihan 6.4. ........................................................................ 91

BAB VII DESAIN PEKERJAAN ADMINISTRASI KHUSUS

A. Desain Sertifikat ................................................................. 93
B. Desain Kartu Nama ............................................................ 94
C. Desain Brosur ..................................................................... 96
Latihan 7.1. ........................................................................ 97
Latihan 7.2. ........................................................................ 98
Latihan 7.3. ........................................................................ 99
Latihan 7.4. ........................................................................ 100

BAB VIII PEMANFAATAN INTERNET SECARA EFEKTIF

A. Pendahuluan ...................................................................... 101
B. Pencarian Dokumen Secara Efektif ................................... 105
C. Google Translate ................................................................ 108
Latihan 8. ........................................................................... 113

BAB IX SIKAP DALAM PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI

DAN KOMUNIKASI
A. Etika dan Moral Dalam Menggunakan Teknologi
Informasi dan Komunikasi .................................................. 114
B. Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Dalam Menggunakan
Perangkat Teknologi Informasi Dan Komunikasi ............... 121

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 134