LAPORAN PRAKTEK KERJA INSTANSI

PROSEDUR PENANGANAN SURAT

DI BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BADAN NARKOTIKA NASIONAL

Disusun sebagai salah satu syarat untuk mengikuti

Ujian Kompetensi Keahlian Tahun Pelajaran 2016/ 2017

Oleh : Mimah Candra Devi

NIS : 141510036

SMK BHAKTI CANDRA

ADMINISTRASI PERKANTORAN

2016
 LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN AKHIR PRAKTEK KERJA INSTANSI

Disusun sebagai salah satu syarat mengikuti

Ujian Kompetensi Keahlian Tahun Pelajaran 2016/2017

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran

Disusun Oleh : Mimah Candra Devi

Menyetujui,

Pembimbing Sekolah, Pembimbing Instansi,

Dhony Dermawan, S.Pd Edi Irhas Fadilah Laconica, A. Md

NIP. 198404262009021001

i
 LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH

LAPORAN AKHIR PRAKTEK KERJA INSTANSI

Disusun Sebagai Syarat untuk Mengikuti

Ujian Kompetensi Keahlian Tahun Pelajaran 2016/ 2017

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran

Disusun Oleh : Mimah Candra Devi

Telah disahkan pada uji/sidang laporan

Hari : Kamis

Tanggal : 21 April 2016

Tempat : SMK BHAKTI CANDRA

Penguji I Penguji II

Lina Herlina, S.E Irna Syafaaturrohmah, S.E

Kepala SMK BHAKTI CANDRA

Drs. H. Sudaryat, M.M

ii
 LEMBAR PENGESAHAN DARI INSTANSI

LAPORAN AKHIR PRAKTEK KERJA INSTANSI

Disusun Sebagai Syarat untuk Mengikuti

Ujian Kompetensi Keahlian Tahun Pelajaran 2016/2017

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran

Disusun Oleh : Mimah Candra Devi

Telah disahkan pada uji/sidang laporan

Hari : Kamis

Tanggal : 24 Februari 2016

Tempat : BALAI DIKLAT BNN

Mengetahui,

Pembimbing Instansi,

Edi Irhas Fadilah Laconica, A. Md

NIP. 198404262009021001

Kepala Balai Diklat BNN,

Sindhu Setiatmoko, S.E, M.M

NIP. 196312011990021001

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT. yang telah melimpahkan

Rahmat dan KaruniaNya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan laporan

dan telah selesai melaksanakan Praktek Kerja Instansi yang dilaksanakan pada

tanggal 11 Januari sampai dengan 11 Maret 2016 di Balai Pendidikan dan

Pelatihan Badan Narkotika Nasional Lido.

Dengan diadakannya Praktek Kerja Instansi (PRAKERIN) siswa

diharapkan mampu mencapai tujuan yang diinginkan. Diantaranya siswa mampu

mengenal dunia kerja dan mampu mengimplementasikan teori yang dipelajari di

sekolah serta dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan dalam dunia kerja.

Tujuan dari penyusunan laporan Praktek Kerja Instansi ini adalah salah satu syarat

wajib siswa SMK untuk dapat mengikuti Ujian Kompetensi Keahlian Tahun

Pelajaran 2016/ 2017. Penyusunan laporan ini berdasarkan apa yang telah saya

lakukan pada saat Praktek Kerja Instansi di Balai Pendidikan dan Pelatihan

Badan Narkotika Nasional Republik Indonesia.

Saya menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Instansi

ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak, oleh karena itu saya mengucapkan

terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. H. Sudaryat, MM selaku Kepala Sekolah SMK BHAKTI

CANDRA.

2. Bapak Sindhu Setiatmoko, S.E. M.M selaku Kepala Balai Diklat BNN Lido.

3. Bapak Dhony Dermawan, S. Pd selaku pembimbing dari Pihak Sekolah.

iv
4. Bapak Edi Irhas Fadilah L, A. Md selaku pembimbing dari Pihak Instansi.

5. Semua guru di SMK BHAKTI CANDRA yang telah mendukung saya.

6. Serta para staf Balai Diklat BNN.

Semoga dengan diadakannya Praktek Kerja Instansi ini dapat bermanfaat

khususnya bagi saya selaku siswa dan umumnya bagi siswa SMK.

Selanjutnya saya selaku penyusun merasa bahwa laporan Praktek Kerja

Instansi ini jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu saya mohon maaf apabila

dalam penyusunan laporan ini terdapat banyak kesalahan baik dalam segi

penulisan, pembahasan dan penyusunan yang kurang rapi. Maka dari itu kritik dan

saran yang bersifat membangun dari semua pembaca sangat saya harapkan.

Semoga Laporan Praktek Kerja Instansi ini dapat bermanfaat bagi kita

semua khususnya untuk siswa PRAKERIN SMK BHAKTI CANDRA pada tahun

pelajaran selanjutnya.

Bogor, April 2016

Penyusun

Mimah Candra Devi

v
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN ......................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH .......................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN DARI INSTANSI .......................................................... iii

KATA PENGANTAR ............................................................................................... iv

DAFTAR ISI ............................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah .................................................................................. 2

1.3 Pembatasan Masalah ................................................................................ 3

1.4 Maksud dan Tujuan Prakerin ................................................................... 3

1.5 Manfaat Prakerin ...................................................................................... 4

1.6 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Prakerin ................................................ 4

1.7 Sistematika Penulisan ............................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................... 6

2.1 Pengertian DokumenProsedur Penanganan Surat .................................... 6

2.2 Hasil Dokumen Kantor ............................................................................. 6

2.3 Penanganan Dokumen (Surat) ................................................................ 10

2.3.1 Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda ............ 13

2.3.2 Penanganan Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda ........... 18

2.3.3 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistem

Kartu Kendali ............................................................................ 25

vi
 2.4 Proses Penyimpanan Surat ..................................................................... 35

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN (Balai Diklat BNN) .............. 44

3.1 Profil Balai Diklat BNN ......................................................................... 44

3.2 Sejarah Balai Diklat BNN ...................................................................... 44

3.3 Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Sasaran Balai Diklat BNN .................... 46

3.3.1 Visi Balai Diklat BNN ................................................................ 46

3.3.2 Misi Balai Diklat BNN ................................................................. 46

3.3.3 Tujuan Balai Diklat BNN ............................................................ 46

3.3.4 Motto Balai Diklat BNN .............................................................. 46

3.3.5 Sasaran Balai Diklat BNN ............................................................ 47

3.4 Struktur Organisasi Balai Diklat BNN .................................................... 47

3.5 Tugas dan Fungsi Balai Diklat BNN ....................................................... 48

3.5.1 Tugas Balai Diklat BNN ............................................................... 48

3.5.2 Fungsi Balai Diklat BNN .............................................................. 49

3.6 Program Kediklatan ................................................................................. 51

3.7 Nilai Utama Logo Badan Narkotika Nasional (BNN) ............................ 51

3.7.1 Makna Bentuk .............................................................................. 51

3.7.2 Makna Warna ................................................................................ 52

3.8 Sarana dan Prasarana Balai Diklat BNN ................................................ 53

3.8.1 Sarana ............................................................................................ 53

3.8.2 Prasana .......................................................................................... 54

BAB IV PEMBAHASAN ........................................................................................ 57

4.1 Penanganan Dokumen di Balai Diklat BNN .......................................... 57

 4.1.1 Penanganan Surat Masuk di Balai Diklat BNN ............................ 57

4.1.2 Penanganan Surat Keluar di Balai Diklat BNN ............................ 59

4.1.3 Penyimpanan Surat di Balai Diklat BNN ..................................... 61

BAB V PENUTUP ................................................................................................... 62

5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 62

5.2 Saran ...................................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta,

pasti memerlukan unit pengelola yang berhubungan dengan kegiatan tata

usaha, kegiatan tata usaha berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis

menulis, mencatat, maupun pelayanan. Tata usaha adalah segenap rangkaian

aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan

menyimpan keterangan yang diperlukan di suatu instansi, baik instansi

pemerintah maupun instansi swasta. Dari kegiatan tata usaha akan

menghasilkan produk, yaitu berupa surat, formulir, laporan dan lain

sebagainya. Hasil atau produk tersebut merupakan dokumen penting bagi

suatu instansi/perusahaan/organisasi/maupun lembaga, karena hasil atau

produk itu untuk dijadikan bukti otentik guna mendukung keterangan

sehingga lebih menyakinkan.

Agar hasil atau produk dari kegiatan tata usaha itu dapat dihasilkan

dengan baik, dan mudah dalam penyimpanan, maka penanganan/pengelolaan

surat sangat dibutuhkan dalam kegiatan tata usaha. Karena

penanganan/pengelolaan arsip merupakan salah satu komponen penting

dalam arsip. Dan hasil dokumen - dokumen berupa surat, laporan, ataupun

formulir itu akan berkaitan dengan kearsipan. Sehingga memudahkan dalam

pencarian kembali data dan informasi yang diperlukan.

1
 2

Data dan informasi itu bisa didapatkan dengan adanya komunikasi.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan yang dapat berupa

informasi, ide, emosi, keterampilan dan sebagainya, melalui simbol atau

lambang yang dapat menimbulkan efek berupa tingkah laku yang dilakukan

dengan media - media tertentu. Maka dari itu instansi/perusahaan/organisasi/

lembaga yang membutuhkan data dan informasi bisa didapatkan melalui

komunikasi, sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan

menejemennya dengan baik. Maka dari itu, komunikasi yang tepat untuk

suatu instansi/perusahaan/organisasi/maupun lembaga agar bisa mendapatkan

data dan informasi adalah surat. Untuk itu diperlukan pengelolaan yang tepat

dalam hal penanganan surat dan pengarsipan di suatu instansi/

perusahaan/organisasi/maupun lembaga, karena penanganan surat dan

pengarsipan yang baik dapat mendukung kegiatan pekerjaan instansi

/perusahaan/organisasi/lembaga khususnya di Balai Diklat BNN.

1.2 Perumusan Masalah

Adapun yang menjadi perumusan masalah dalam Laporan Praktek

Kerja Instansi (PRAKERIN) di Balai Pendidikan dan Pelatihan Badan

Narkotika Nasional (BNN) ini antara lain sebagai berikut :

Bagaimana prosedur penanganan surat di Balai Diklat BNN?

 3

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam penyusunan laporan prakerin, agar dapat mencapai sasaran

yang diharapkan, serta disebabkan oleh keterbatasan waktu, tenaga dan

kemampuan, maka penulis membatasi permasalahan yaitu mengenai:

1. Penanganan surat berupa surat masuk;

2. Surat keluar; dan

3. Sistem penyimpanan surat yang digunakan di Balai Diklat BNN.

1.4 Maksud dan Tujuan Prakerin

Adapun maksud dan tujuan dengan diadakannya PRAKERIN (Praktek

Kerja Instansi) adalah sebagai berikut:

1. Agar siswa/ siswi mampu mengimplementasikan teori yang dipelajari di

sekolah.

2. Memberikan gambaran akan situasi di dunia kerja.

3. Agar mampu berkomunikasi yang sesungguhnya di dunia kerja.

4. Mengasah keterampilan yang siswa/siswi miliki, sehingga dapat

menghasilkan tenaga kerja yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan

etos kerja yang sesuai dengan tuntutan di dunia kerja.

5. Sebagai pengalaman untuk melatih diri agar terbiasa dengan dunia kerja.

6. Belajar bekerjasama dengan rekan kerja yang lain.

7. Sebagai syarat untuk dapat mengikuti ujian kompetensi keahlian tahun

pelajaran 2016/ 2017.

 4

1.5 Manfaat Prakerin

1. Menambah ilmu dan pengetahuan yang belum di pelajari di sekolah.

2. Menjalin kerjasama yang baik antara sekolah dengan perusahaan.

3. Meningkatkan rasa percaya diri, disiplin dan tanggung jawab.

4. Mendapatkan motivasi untuk lebih percaya diri dalam mengapai cita -

cita.

5. Dapat mengetahui bahwa selain memiliki bakat atau keterampilan,

komunikasi yang baik harus bisa dikuasai oleh masing - masing, karena

komunikasi yang baik merupakan media untuk mudah bersosialisasi

dengan orang lain.

1.6 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Pelaksanaan Praktek Kerja Instansi (PRAKERIN) di SMK Bhakti

Candra Tahun Pelajaran 2016/ 2017 dimulai tanggal 11 Januari sampai

dengan 11 Maret 2016. Yang dilaksanakan di Balai Pendidikan dan

Pelatihan Badan Narkotika Nasional (BNN) yang beralamat di Jl. Mayjen

H.R Edi Sukma Km 21 Lido Desa Wates Jaya Kec. Cigombong Kab. Bogor

16740.
 5

1.7 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

1.8 Latar Belakang

1.9 Perumusan Masalah

1.10Pembatasan Masalah

1.11Maksud dan Tujuan Prakerin

1.12Manfaat Prakerin

1.13Waktu dan Tempat Pelaksanaan Prakerin

1.14Sistematika Penulisan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN (Balai Diklat BNN)

BAB IV PEMBAHASAN

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

5.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Prosedur Penanganan Surat

Prosedur menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Terbitan Balai Pustaka

diuraikan bahwa prosedur adalah :

a. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

b. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu

problem.

Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) Prosedur adalah tata cara kerja

atau cara menjalankan suatu pekerjaan

Penanganan yaitu suatu proses dalam menjalankan suatu pekerjaan untuk

mencapai tujuan tertentu, sehingga mengandung arti penyelesaian satu atau

serangkaian proses pekerjaan. Penanganan jadi dapat diartikan sebagai

kekuasaan pengaruh, perintah, proses dan pembuatan menangani.

Prosedur penanganan surat adalah suatu tata cara untuk menyelesaikan

pekerjaan, mulai dari penerimaan surat masuk dari instansi lain, dan

pembuatan surat keluar hingga surat tersebut tersimpan/diarsipkan.

2.2 Hasil Dokumen Kantor

Dokumentasi kantor bisa dikatakan hasil atau produk dari kegiatan tata

usaha. Hasil atau produk kantor diantaranya adalah:

6
 7

1. Surat

a. Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi

atau informasi yang disampaikan oleh suatu pihak ke pihak yang lain,

baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

b. Fungsi surat

1) Sebagai alat bukti tertulis.

2) Sebagai alat komunikasi secara tertulis.

3) Sebagai alat pengingat jika sewaktu - waktu diperlukan.

4) Sebagai nilai historis.

5) Sebagai duta organisasi.

6) Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

c. Jenis - jenis surat

a) Jenis surat berdasarkan wujudnya

1) Kartu pos;

2) Warkat surat;

3) Surat bersampul;

4) Memorandum dan nota;

5) Surat tanda bukti.

b) Jenis surat berdasarkan tujuannya

1) Surat permintaan;

2) Surat penawaran;

3) Surat pesanan;
 8

4) Surat pemberitahuan;

5) Surat pengantar;

6) Surat perjanjian;

7) Surat keputusan.

c) Jenis surat berdasarkan sifat isinya

1) Surat dinas;

2) Surat pribadi;

3) Surat niaga;

4) Surat sosial;

5) Surat pengantar;

6) Telegram.

d) Jenis surat berdasarkan jumlah penerimaannya

1) Surat biasa;

2) Surat edaran;

3) Surat pengumuman.

e) Jenis surat berdasarkan keamananannya

1) Surat sangat rahasia;

2) Surat rahasia;

3) Surat biasa.

f) Jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya

1) Surat sangat segera;

2) Surat segera;

3) Surat biasa.
 9

2. Laporan

a. Fungsi laporan

1) Sebagai bahan pertanggungjawaban.

2) Sebagai alat untuk menyampaikan informasi.

3) Sebagai alat pengawasan.

4) Sebagai bahan penilaian.

5) Sebagai bahan pengambilan keputusan.

b. Jenis - jenis laporan

1) Laporan berdasarkan waktu.

2) Laporan berdasarkan bentuk.

3) Laporan berdasarkan penyampaiannya.

4) Laporan berdasarkan sifatnya.

5) Laporan berdasarkan isinya.

3. Formulir

Fungsi formulir

1) Mencari suatu keterangan.

2) Menghimpun data yang sama.

3) Sebagai bukti fisik.

4) Sebagai alat menyampaikan informasi yang sama.

5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja.

4. Dokumen tertulis

1) Tabel;

2) Peta;
 10

3) Grafik;

4) Buku;

5) Gambar;

6) Jadwal dan lain - lain.

2.3 Penanganan Dokumen (Surat)

Dalam suatu kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam

kegiatan sehari - harinya terjadi arus penerimaan dan pengeluaran surat. Ada

surat yang datang dan ada pula surat keluar. Semua surat yang datang dan

keluar itu terdiri dari berbagi beberapa macam jenis, ada jenis surat pribadi,

surat dinas, dan ada pula surat rahasia.

Dengan banyaknya surat yang datang maupun keluar, maka perlu

pengelolaan yang baik, sehingga tidak menghambat penyampaian informasi.

Untuk menangani hal semacam ini, diperlukan teknik dan metode yang baik

dalam pengelolaannya.

Sebelum membahas pengelolaan/penanganan surat, kita perlu

mengetahui surat atau dokumen apa saja yang dikelola dalam suatu kantor.

Pada dasarnya ada beberapa macam dokumen kantor, yaitu sebagai berikut:

1. Warkat biasa, adalah sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai

atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, misalnya

surat lamaran.
 11

2. Dokumen yang tidak penting (Non esensial), yaitu dokumen yang nilai

kegunaannya bersifat sementara, dokumen ini dapat diganti dan secara

berkala dapat dimusnahkan.

3. Dokumen penting (Important), adalah dokumen yang ada hubungannya

dengan masa lalu dan masa yang akan datang, dan mempunyai nilai guna

yang sangat besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran

kegiatan organisasi. Dalam dokumen ini harus disimpan dalam jangka

waktu yang lama.

4. Dokumen atau warkat sangat penting (Vital), yaitu dokumen yang

mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat

pengingat untuk selama - lamanya.

Macam - macam dokumen kantor tersebut, dapat dikelola dengan

sistem yang baik sesuai dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam

pengelolaannya dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem buku

agenda dan sistem kartu kendali:

1. Sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat

surat masuk dan surat keluar dalam satu tahun. Petugas yang

mengagendakan surat disebut agendaris. Buku agenda ada tiga macam:

1) Agenda tunggal, adalah buku agenda yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap

halaman, bisa dikatakan buku agenda campuran.

 12

2) Agenda kembar, adalah buku agenda yang dipergunakan untuk surat

masuk dan surat keluar dengan buku yang berbeda.

3) Agenda berpasangan, adalah buku agenda yang dipergunakan dalam

pencatatan surat masuk dibuku agenda di sayap sebelah kiri dan

pencatatan surat keluar di buku sayap kanan.

2. Sistem kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk

nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah lembar isian yang

digunakan untuk pencatatan surat.

a. Ciri - ciri

1) Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat

antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa.

2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna.

b. Keuntungan menggunakan kartu kendali

1) Lebih efisien dari pada buku agenda.

2) Dapat membedakan sifat surat.

3) Menghilangkan pencatatan berulang.

4) Memudahkan dalam penyusunan arsip.

5) Mudah melacak lokasi surat yang diproses.

6) Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

 13

2.3.1 Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

Langkah - langkah penanganan surat masuk adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara:

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

2) Meneliti ketepatan alamat pengirim.

3) Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya.

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat

sudah diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran adalah memisah - misahkan surat sesuai dengan

kepentingannya. Adapan tujuannya adalah:

1) Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk.

2) Untuk menentukan prioritas penanganannya.

3) Untuk mempermudah pengawasan.

Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisah - pisahkan

sesuai dengan bagian masing - masing, yaitu sebagai berikut:

1) Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan.

2) Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas

penting, dan surat dinas rahasia.

3) Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti

surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat

 14

pribadi, dan lain - lain. Surat tersebut dicatat di dalam buku

penerimaan tersendiri.

4) Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran

kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan golongan surat,

golongan surat itu terdiri dari surat dinas, surat rutin atau biasa,

surat penting, dan surat dinas rahasia.

c. Pencatatan

1) Pembukaan sampul

Bila surat yang datang bukan surat rahasia maka surat

boleh dibuka oleh bagian yang berwenang dengan cara

membuka amplop, membaca, meneliti isi surat agar pimpinan

dapat cepat menangkap maksud dari isi surat tersebut dengan

menggaris bawahi kata - kata yang dianggap penting yang

dilakukan oleh bagian kearsipan kepala sekretaris, atau menurut

kebijakan pimpinan.

Dan apabila surat itu bersifat rahasia, maka tidak boleh

langsung dibuka, tetapi harus disampaikan secara tertutup

kepada yang bersangkutan.

2) Pemerikasan lampiran dan pemberian tanggal

Setelah surat di buka, diberi stempel agenda yang

didalamnya berisi tanggal penerimaan surat dan dilanjutkan

dengan memeriksa kelengkapan surat yang terdiri dari:

 15

a. Nomor surat

b. Alamat surat

c. Perihal;

d. Lampiran.

Jika dalam kenyataannya jumlah lampiran tidak sesuai

dengan lampiran yang sebenarnya maka harus dilakukan:

a) Surat dicap dengan keterangan lampiran tidak ada.

b) Memberi tanda pada surat pengantar bahwa ada lampiran yang

hilang.

c) Dicatat dalam sebuah buku atau daftar.

Hal yang harus diperhatikan dalam meneliti lampiran

adalah sebagai berikut:

a) Sifat lampiran, dalam hal ini kemungkinan ada kekeliruan dalam

lampiran tidak seseuai dengan keterangan di surat, tapi jumlah

lampirannya sama.

b) Cara pengiriman lampiran, pengiriman yang dilakukan melalui

pos tersendiri terpisah dengan surat, ini disebabkan karena

banyaknya lampiran.

c) Jenis lampiran, lampiran yang dikirim merupakan surat berharga

seperti cek, uang, wesel atau kuitansi. Lampiran semacam ini

harus segera dipisahkan dan dicatat dalam daftar tersendiri,

sedangkan isi lampiran harus segera disimpan.

 16

d. Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk,yaitu mencatat surat - surat

yang datang ke dalam buku agenda masuk atau disebut Daily Mail

Record dengan menggunakan buku penerimaan harian. Surat diberi

nomor penerimaan tersendiri. Petugas yang melaksanakan ini

disebut agendaris (Mail Check).

e. Pengarahan surat masuk

Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih

lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada

pejabat berwenang. Pengarahan surat ini, biasanya ditulis dalam

lembar disposisi (Action Slip). Disposisi adalah catatan, saran, atau

tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua

macam disposisi yaitu:

1) Disposisi langsung, yaitu disposisi yang ditulis langsung pada

lembaran surat.

2) Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada

lembar disposisi sendiri.

Prosedur pengarahan yangg menggunakan lembaran disposisi

adalah sebagai berikut:

1) Surat masuk harus disertai lembar disposisi oleh sekretaris atau

kepala tata usaha.

 17

2) Surat yang sudah lengkap diteruskan kepada pimpinan untuk

memperoleh tangggapan dengan memberi instruksi atau

informasi pada lembar disposisi.

3) Surat yang telah mendapat disposisi dikembalikan lagi kepada

sekretaris. Dan dilanjutkan ke unit pengolah untuk diproses

dengan lembar disposisi.

Apabila pimpinan menganggap perlu agar surat diproses

melalui beberapa pejabat, maka sekretaris dapat menyertakan suatu

lembaran yang disebut lembar beredar (Routing Slip).

f. Penyampaian surat

Setelah surat diagenda dan diarahkan sesuai dengan

kepentingannya maka tugas yang dilakukan oleh seorang pengarah

adalah sebagai berikut:

1) Surat yang berdisposisi catat dalam buku ekspedisi inten, buku

ekspedisi intern adalah buku catatan yang dapat menunjukan

bukti dalam penyampaian surat dalam suatu organisasi.

2) Kemudian surat disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan

diparaf sebagai tanda terima.

3) Petugas pengarah mengembalikan kepada urusan untuk di catat

dalam buku pengarah.

Buku ekspedisi intern adalah bukti dalam pencapaian surat

antara unit dalam suatu kantor dalam buku ini pejabat harus

memberi paraf pada kolom yang disediakan.

 18

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan surat masuk merupakan kegiatan kearsipan

yang dilakukan oleh petugas kearsipan dengan menggunakan

sistem tertentu sesuai dengan prosedur yang ada dengan tujuan

agar arsip atau surat yang disimpan dapat dengan cepat ditemukan

kembali pada saat diperlukan.

Surat yang penyimpanannya masih ditangani sekretaris

merupakan arsip dinamis. Arsip dinamis ini adalah sebuah surat

atau dokumen yang sewaktu - waktu masih diperlukan untuk bahan

pertimbangan. Langkah - langkah yang digunakan dalam

menyimpan arsip dinamis yaitu:

1) Meneliti dahulu tanda pada lembar disposisi, apakah surat

tersebut sudah boleh disimpan.

2) Mengindeks atau memberi kode pada surat.

3) Menyortir atau memisah - misahkan surat sesuai dengan bagian

dan tujuan surat.

4) Menyimpan ke dalam map (folder).

5) Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang digunakan.

2.3.2 Penanganan Surat Keluar dengan Buku Agenda

a. Persiapan

Dalam pengelolaan surat memerlukan segala persiapan dan

alat - alat untuk menunjang kepada pengelolaan yang baik,

pengelolaan ini tidak lepas dari penyusunan surat, dimana salah

 19

satunya adalah persiapan. Dalam persiapan menulis surat harus

diperhatikan hal - hal berikut:

1) Menentukan jenis, ukuran, dan warna kertas yang tepat untuk

digunakan dalam menulis surat.

2) Mengemukakan ide, fakta, dan informasi yang lengkap dan

mudah dimengerti.

3) Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis

organisasi.

4) Menggunakan Bahasa Indonesia yang baku.

5) Menghindarkan singkatan - singkatan yang tidak lazim, kata -

kata sulit, dan istilah - istilah yang tidak umum.

6) Menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan sopan.

Setelah memperhatikan hal - hal tersebut, penulis surat

harus mengetahui masalah apa yang akan disampaikan kepada

penerima surat atau orang atau organisasi yang dituju serta

bagaimana urutan penyusunannya. Seorang penulis surat harus

memperhatikan petunjuk dari pimpinan atau orang yang minta

dibuatkan surat, dan surat yang disusun harus sesuai dengan

catatan yang diberikan. Dengan demikian, tidak akan terjadi

salah arti.

b. Pembuatan konsep surat

Sebelum surat diketik biasanya surat tertuang dalam bentuk

konsep. Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian

 20

tata usaha dengan idenya dari pimpinan atau dari kepala bagian

atau seksi. Konsep surat ini tergantung pada jenisnya. Jika

membuat surat itu bersifat rahasia maka yang membuat suratnya

otomatis yang mempunyai ide bisa pimpinan atau yang lainnya.

Dalam surat rahasia, yaitu mulai dari membuat konsep

sampai pengetikan serta penyampulan dilakukan oleh pimpinan itu

sendiri. Sebaliknya, jika surat bersifat biasa atau penting maka

pimpinan bisa menugaskan pada bawahan untuk menulis konsep

surat. Tetapi sebelum diketik, konsep yang sudah ditulis itu

diajukan dahulu kepada pejabat yang berwenang untuk diperiksa

kembali. Dalam memeriksa konsep surat tersebut menggunakan

tanda koreksi. Tanda koreksi adalah tanda - tanda yang umum

digunakan untuk membetulkan kesalahan - kesalahan, seperti salah

tulis, salah cetak, kurang tanda baca, atau kesalahan lainnya.

Dalam membuat konsep surat harus memenuhi persyaratan

sebagai berikut:

1. Bersifat dinas.

2. Tidak obyektif.

3. Ringkas dan jelas maksudnya.

4. Sopan dan ramah bahasanya.

5. Seragam bentuknya.

6. Dan rapi dalam pengetikannya.

 21

Setelah dibuat, konsep tersebut harus mendapat persetujuan

dari pimpinan dengan cara membubuhkan paraf pada blanko isian

lembar konsep. Konsep yang telah disetujui, kemudian

diregistrasikan.

Dalam pembuatan konsep ini hendaknya disusun dengan

terperinci sesuai dengan aturan kepada siapa surat itu ditujukan, isi

surat harus benar, jelas dan tidak bertele - tele langsung ke tujuan

surat. Dalam hal ini sekretaris harus benar - benar meneliti,

mempelajari konsep surat tersebut, jika sudah dianggap benar baru

diserahkan kepada pimpinan.

c. Pengetikan surat

Membuat atau mengetik surat adalah salah satu aktivitas

pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam suatu kantor. Dalam

pengetikan surat, adal hal - hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Pemakaian surat;

2. Bentuk - bentuk surat;

3. Redaksi surat.

Surat yang akan diketik harus terlihat rapi, harus diketik pada

kertas yang bagus, rapi, dan sistematis, sehingga dapat menarik

perhatian bagi orang yang membacanya. Bentuk surat yang

digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.

Bentuk surat yang biasa digunakan yaitu :

 22

1. Bentuk surat full block style;

2. Bentuk surat block style;

3. Bentuk surat semi block style;

4. Bentuk surat lekuk ( indented style);

5. Bentuk surat Menggantung (hanging paragraph style);

6. Bentuk surat dinas (official style)

a) Bentuk surat resmi Indonesia lama;

b) Bentuk surat resmi Indonesia baru;

c) Bentuk surat resmi Indonesia baru menurut depdiknas.

Dalam pengetikan surat, terlebih dahulu harus mengetahui

apa saja yang harus diketik dan peralatan apa yang dipakai.

Pengetikan surat dinas dan pengetikan surat niaga berbeda, sesuai

dengan bentuk surat yang biasa dipakai di kantor tersebut.

Untuk mengetahui proses pengetikan surat dinas, langkah -

langkah untuk membuatnya yaitu:

1. Pengetikan kepala surat, biasanya untuk kepala surat sudah

tercetak.

2. Dalam kop suratnya, Kop surat yang lengkap terdiri atas nama

badan usaha/lembaga/kantor, alamat, nomor telepon, alamat

kawat, dan sejenisnya.

Supaya menarik, pengetikan kepala surat harus memakai

logo. Perhatikan kepala surat yang belum tercetak terdiri dari:

1) Logo dan lambang dicetak sebelah kiri atas;

 23

2) Nama instansi dengan huruf kapital;

3) Alamat instansi tertulis lengkap dengan huruf kapital;

4) Singkatan harus dihindari;

5) Nama kota harus diikuti dengan kode pos;

Jika ada, pencantuman nama atau alamat kantor, cabang,

banker, dan jenis usaha, karena kepala surat merupakan

reklame bagi suatu perusahaan.

3. Pengetikan alamat yang dituju, isi surat dan penutup disesuaikan

dengan bentuk surat yang diketik.

d. Pentaklikan

Pentaklikan adalah surat yang sudah diketik yang

memerlukan koreksi (pemberian cek list) oleh pimpinan, dimana

pimpinan tersebut sudah memeriksa dan menyetujui surat yang

telah diketik itu dengan tidak ada kesalahan dan siap untuk

dikirimkan.

e. Pencatatan

Setelah surat diketik maka surat tersebut dikembalikan lagi

kepada pejabat yang berwenang untuk ditandatangani. Surat yang

telah ditandatangani diberi cap dan disertai kelengkapan lainnya

seperti lampiran dan amplop sehingga menjadi surat dinas resmi.

Sebelum dimasukan pada amplop ada beberapa cara melipat surat

yaitu:

1. Lipatan tunggal;
 24

2. Lipatan ganda sejajar;

3. Lipatan baku;

4. Lipatan akordion;

5. Lipatan model baron;

6. Lipatan model prancis.

Setelah dicap, kemudian dicatat kedalam buku verbal.

Setelah itu, kemudian dilipat dan dimasukan ke amplop. Dengan

demikian, surat tersebut siap untuk dikirimkan atau diserahkan

kepada bagian ekspedisi.

f. Pengiriman

Tugas seorang ekpedisi adalah mengirimkan surat kepada

instansi atau orang yang dituju oleh surat tersebut. Pengiriman

surat keluar terbagi kedalam dua bagian yaitu pengirim surat keluar

intern dan pengirim surat ekstern.

Pengiriman surat keluar intern adalah pengiriman surat

yang dilakukan dalam satu organisasi atau kantor itu sendiri dengan

menggunakan buku ekspedisi intern. Pengiriman surat keluar

ekstern adalah pengiriman surat keluar organisasi atau kantor

tersebut dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.

Urusan ekspedisi mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Mencatat surat yang siap dikirimkan dalam buku ekspedisi, baik

intern maupun ekstern.

 25

2. Menyelenggarakan kelancaran pengirim surat dengan baik

sesuai prosedur, agar terjalin komunikasi dengan lancar.

3. Yang melaksanakan pengiriman surat, biasanya pertugas surat,

atau kurir.

4. Untuk surat yang melalui pos, petugas ekspedisi atau kurir

mengantar surat ke kantor pos dan mengambil surat - surat yang

ada didalam kotak pos.

5. Pengiriman surat harus memakai buku pos tercatat.

g. Penyimpanan surat

Surat - surat yang telah selesai diproses, mulai dari

pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan sampai

pengiriman maka lembaran kedua (salinan) surat tersebut harus

disimpan oleh seorang sekretaris.

2.3.3 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Sistem Kartu

Kendali

1. Penanganan surat masuk dengan sistem kartu kendali

Kartu kendali adalah kertas tipis berukuran 10 x 15 cm berisi

kolom - kolom untuk mencatat surat masuk dan keluar serta untuk

mengendalikan surat. Penggunaannya bisa rangkap dua atau lebih

sesuai dengan kebutuhan kantor.

Kolom - kolom dalam kartu kendali terdiri atas:

a. Kolom indeks, yaitu kolom untuk menuliskan kata tangkap

sebagai petunjuk utama

 26

b. Kolom tanggal, yaitu untuk mencatat tanggal terima surat.

c. kolom nomor urut, yaitu kolom untuk mencatat nomor urut surat.

d. kolom huruf M/K, yaitu huruf M untuk surat masuk dan huruf K

untuk surat keluar.

e. Kolom kode, yaitu untuk mencatat kode klasifikasi arsip.

f. Kolom isi ringkas, yaitu untuk ringkasan surat.

g. Kolom lampiran, yaitu untuk pengisian berapa lampiran dari surat

tersebut.

h. Kolom dari, untuk mencatat asal surat tersebut.

i. Kolom kepada, yaitu untuk mencatat kepada siapa surat itu

ditujukan.

j. Kolom nomor, yaitu untuk mencatat nomor surat

k. kolom tanggal, yaitu untuk mencatat tanggal pada surat.

l. Kolom paraf, yaitu untuk mencatat penerima surat

m. Kolom pengolah, yaitu untuk mencatat pejabat pengolah

n. kolom catatan, yaitu untuk mencatat keterangan lain yang

dianggap perlu.

Pada saat ini, baik di kantor pemerintah maupun swasta, sistem

kearsipan dengan kartu kendali banyak digunakan. Dengan

menggunakan sistem ini maka berbagai kegiatan penanganan surat

mulai dari pencatatan sampai penemuan kembali dapat mudah

dilakukan. Dengan demikian, penanganan surat masuk ataupun surat

keluar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

 27

Penanganan surat dengan kartu kendali dapat dibedakan atas

tiga macam, yaitu sebagai berikut:

a. Surat penting adalah semua surat didalamnya memuat masalah -

masalah pokok yang dapat mempengaruhi berhasil atau tidaknya

tercapainya tujuan.

b. Surat bisa adalah surat rutin yang isinya singkat dan tidak perlu

disimpan lama.

c. Surat rahasia adalah surat tertutup yang langsung ditujukan

kepada orang yang ditunjuk dengan pemrosesannya dilakukan

dalam keadaan tertutup.

A. Prosedur surat masuk penting

a) Penerima surat

Bertugas:

1) Menerima surat dan memeriksa kebenaran alamat.

2) Memisahkan surat berdasarkan alamat yang ditunjuk.

3) Mengelompokkan surat terbuka dengan surat tertutup.

4) Membuka surat.

5) Membubuhkan stempel.

b) Pencatat surat

Pencatat surat tugasnya yaitu mencatat dalam lembar

kartu kendali, terdiri dari 3 lembar kartu yaitu merah muda,

kuning dan putih , lalu diteruskan ke pengolah.

 28

c) Pengarah surat

Pengarah surat berfungsi:

1) Menentukan arah surat ke unit mana surat itu

disampaikan.

2) Memisahkan surat untuk pimpinan dengan yang

langsung ke unit pengolah. Untuk pimpinan berisi

tentang masalah kebijakan dan untuk pengolah adalah

surat yang bersifat rutin.

Pengarah bertugas:

1) Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali

(dari pencatat surat).

2) Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan

mengisi kolom, kode atau indeks serta pengolah

dikosongkan oleh pencatat, khawatir pencatat tidak dapat

mengisi kolom tersebut dengan tepat.

3) Surat beserta kartu kendali (lembar 2 atau 3) diteruskan

ke unit pengolah.

4) Kartu kendali putih disimpan oleh pengarah dalam kotak

kartu kendali sebagai alat pengendali surat.

Catatan :

Kartu kendali putih setelah dikumpulkan selama satu

tahun, lalu dijilid dan fungsinya adalah sebagai buku

agenda dalam sistem lama.

 29

d) Unit pengolah

a. Pimpinan unit pengolah bertugas:

1) Menulis disposisi atau instruksi pada lembar disposisi

yang telah disediakan oleh petugas tata usaha.

2) Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar

disposisi.

b. Tata usaha unit pengolah bertugas:

1) Menerima kartu kendali kuning dan merah.

2) Kartu Kendali tersebut diparaf lalu dikembalikan ke

penata surat (sudah dilihat parafnya oleh pengarah

surat)

3) Kartu kendali merah dan kuning disimpan untuk

sementara oleh tata usaha unit pengolah. Kemudian

surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap

2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk

dimintakan disposisi dari pimpinan.

c. Petugas atau pelaksanaan bertugas:

1) Menerima surat beserta lembar disposisi.

2) Memproses surat sesuai dengan instruksi pimpinan.

3) Mengembalikan surat ke tata usaha unit pengolah.

Surat disampaikan ke penata arsip.

 30

4) Kartu kendali warna merah ditukar dengan kartu

kendali warna kuning sebagai tanda bahwa surat telah

diproses.

e) Penata arsip

Penata arsip bertugas:

1) Menerima kartu kendali kuning dan merah yang telah

diparaf oleh petugas tata usaha dan menyimpan dalam

kotak kartu kendali.

2) Menerima surat yang telah diproses dari ruang Tata

Usaha dan menukar kartu kendali.

3) Menyimpan dan menata arsip dalam penyimpanan sesuai

kode.

4) Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.

B. Prosedur surat masuk biasa

Untuk menangani masalah surat biasa, prosesnya lebih

sederhana daripada surat masuk penting, pencatatannya

menggunakan pengantar surat biasa.

a) Tugas pencatat dalam surat biasa adalah:

1) Mengumpulkan surat biasa selama satu hari atau dua

hari, mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua.

2) Menyerahkan surat dan dua lembar pengantar kepada

unit pengolah.
 31

3) Menyimpan lembar pengantar 1 setelah diparaf unit

pengolah.

b) Unit pengolah bertugas:

1) Menerima surat dan memberi paraf pada lembar

pengantar.

2) Menyimpan lembar pengantar dua.

3) Menyerahkan lembar pengantar 1 kepada pencatat di unit

kearsipan.

4) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau

menyerahan surat kepada pengolah atau pelaksana.

C. Prosedur Surat masuk rahasia

Surat masuk rahasia dicatat ke dalam lembar pengantar

rahasia rangkap dua, disampaikan langsung kepada alamat

yang dituju dalam keadaan tertutup.

2. Penanganan surat keluar dengan sistem kartu kendali

A. Pengurusan surat penting keluar dengan kartu kendali

Surat penting keluar dapat dicatat diunit kearsipan, juga

dapat dilakukan oleh unit pengolah, asalkan kartu Kendali lembar

1 dan kartu kendali lembar 2 diserahkan ke unit kearsipan.

Maksudnya unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang

dan telah diproses di unit pengolah.

a) Unit pengolah

Tugas tata usaha unit pengolah:

 32

1) Mengisi kartu kendali rangkap 3.

2) Kartu kendali lembar 3 ditinggal di tata usaha unit

pengolah.

3) Kartu kendali putih dan kuning beserta surat asli dan

tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan).

b) Pencatat

Tugas pencatat :

1) Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.

2) Memberi stempel instansi pada surat serta menyiapkan

sampul/amplopnya, dan diteruskan ke bagian ekspedisi

untuk dikirim ke alamatnya.

3) Kartu kendali lembar 1 disampaikan ke pengarah untuk

disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.

4) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta

kartu kendali lembar ke 2 yang telah diparaf dan

dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa

suratnya telah diterima oleh pencatat.

5) Kartu kendali lembar 2 tadi, akhirnya diserahkan ke penata

arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.

c) Pengarah

Tugas pengarah:

1) Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian

indeks dan kode.

 33

2) Menyimpan kartu kendali dan meneruskan surat asli, lalu

tindakan selanjutnya kartu kendali 1 dan lembar 2

diteruskan ke petugas pengurus surat.

d) Pengirim

Tugas pengirim adalah:

1) Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali

lembar 2 dan lembar 3.

2) Memberi cap pada surat asli dan tindasan.

Melipat surat asli kemudian dimasukan kedalam amplop,

tindasan dan kartu kendali lembar 2 diteruskan kepada

penata arsip.

e) Penata

Penata tugasnya menerima kartu kendali yang sudah

diparaf unit pengolah (kartu kendali lembar 2), kartu kendali

lembar 3 disimpan. Dan kartu kendali lembar 2 diserahkan

kembali kepada unit pengolah.

B. Pengurusan Surat keluar rahasia dengan kartu kendali

Untuk memproses surat keluar rahasia, perlu lembar

pengantar dua lembar. Caranya yaitu sebagai berikut:

1) Surat rahasia tidak diketik oleh petugas TU atau sekretaris,

tetapi dibuat dan diketik oleh pihak yang bersangkutan,

kemudian diberi cap dan nomor di unit pengolah

 34

2) Disampul dan disertai 2 lembar pengantar surat rahasia untuk

diteruskan kepada bagian pengirim surat.

3) Petugas pengirim surat memberi paraf, lembar pengantar 1

diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan

tindasan. Sedangkan lembar pengantar 2 disimpan di bagian

pengirim surat.

C. Pengurusan Surat keluar biasa dengan kartu kendali

Untuk memproses surat keluar yang bersifat biasa hampir

sama dengan surat rahasia menggunakan 2 lembar pengantar surat

biasa.

a) Tugas unit pengolah:

1) Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar

rangkap dua.

2) Kemudian diteruskan kepada pencatat surat.

b) Tugas pencatat:

1) Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar.

2) Diberi tindasan dan lembar pengantar 1 dikembalikan

kepada pencatat.

3) Lembar pengantar 1, disimpan sebagai bukti bahwa surat

telah disampaikan.

4) Memasukan surat asli ke dalam amplop, disampaikan

kepada bagian ekspedisi untuk dikirimkan sesuai dengan

alamat yang dituju.

 35

2.4 Proses Penyimpanan Surat

a. Mengindeks

Sebelum kita melakukan proses penyimpanan surat, perlu dipahami

dahulu istilah dan saran yang berkaitan dengan proses penyimpanan. Salah

satunya adalah indeks. Dilihat dari kepentingannya, ada tiga macam

pengertian indeks, yaitu sebagai berikut:

1) Indeks dalam pengertian umum merupakan alat bantu untuk

menentukan suatu tempat.

2) Indeks dalam perpustakaan merupakan katalogisasi, indeks film, buku

deskripsi, judul film, subjek masalah, atau nomor klasifikasi.

3) Indeks dalam pengertian kearsipan merupakan petunjuk atau tanda

pengenal untuk memudahkan dalam menentukan tempat menyimpan

arsip, sehingga mudah dalam penemuan kembali.

Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah

sebagai berikut:

1. Indeks numeric, yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut

nomor control atau disebut daftar infentarisasi.

2. Indeks subyek, yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut

abjad, sesuai dengan nomor control yang berkaitan dengan surat.

Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip

yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukan dalam
 36

satu berkas. Selain itu, indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan

kembali arsip.

Syarat - syarat dalam mengindeks adalah:

1. Singkat, jelas, dan mudah dimengerti.

2. Berorientasi pada kebutuhan pemakai.

3. Merupakan kata yang nudah dimengerti.

4. Diambil atau ditentukan dari isi surat.

Bentuk indeks sebenarnya boleh saja berupa buku, tetapi dalam hal

ini akan sukar dalam penambahan secara alpabetis. Karena itu, untuk

memudahkan dalam penyimpanan dan penambahan abjadnya dibuatlah

dalam bentuk kartu. Setiap koresponden mempunyai kartu indeks masing -

masing. Untuk file setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya,

sedangkan untuk file surat menggunakan dua kartu indeks yaitu kartu

indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat

dari karton manila berukuran 12,5 cm untuk panjang dan untuk lebar

berukuran 7,5 cm.

Cara mengindeks surat atau dokumen dalam setiap sistem akan

berbeda sesuai dengan sistem yang digunakan oleh kantor tersebut.

Mengindeks yaitu memberi kode atau judul pada surat untuk kepentingan

penyimpanan. Dalam hal ini, petugas harus dapat menentukan judul surat

tersebut dengan membaca surat dan melihat daftar klasifikasinya agar

penentuan judul tersebut tidak salah. Dalam penentuan judul harus

terperinci dan lengkap.

 37

b. Penomoran surat

Sistem penomoran surat tidak lepas dari sistem kearsipan. Sistem

penomoran hendaknya memberikan identifikasi spesifik dari berbagai

surat dalam subjek yang sama. Dalam sistem kearsipan, kita mengenal tiga

sistem penomoran, yaitu:

1. Sistem Dewey Classification;

2. Sistem Terminal Digit;

3. Sistem Congres Classification.

Penggunaan sistem nomor sebagai penyimpaan surat maupun non

surat, hendaklah disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja yang

bersangkutan. Untuk menjadi patokan dalam penggunaan sistem ini,

biasanya dalam kegiatan angka - angka. Misalnya seorang akuntan dalam

memfile surat bukti pembayaran atau memfile jasa bank, asuransi, dan data

pegawai lebih efektif menggunakan sistem nomor, asal tidak melupakan

alat bantu yaitu indeks.

Keuntungan menggunakan sistem nomor, yaitu :

1. Teliti.

2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit.

3. Perluasan nomor tidak terbatas.

4. Tunjuk silang disusun bersama kartu indeks.

5. Indeks memuat semua koresponden.

Dalam penomoran surat bisa dilakukan setelah pembuatan konsep

surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuan

 38

penomoran ini adalah untuk diagendakan atau dicatat dalam buku agenda

dan penomoran yang dilakukan pada surat yang akan disimpan. Untuk

penomoran pada konsep surat,

Misalnya, 245/KU/III/2004 artinya :

245 adalah nomor urut yang diambil dari buku agenda

KU adalah masalah keuangan

III adalah Bulan Maret

2004 artinya tahun surat dibuat

Sedangkan yang dilakukan pada surat yang akan disimpan

dilakukan dengan cara memberi judul pada kartu indeks dengan melihat

kode klasifikasi. Untuk menyimpan surat dengan memberi caption pada

kartu indeks biasanya menggunakan sistem kearsipan gabungan, baik

sistem nomor atau yang lainnya, atau gabungan dua atau tiga sistem

kearsipan.

Dalam penomoran surat dengan menggunakan Sistem Dewey,

dapat dibagi menjadi 10 kelompok ilmu pengetahuan. Sistem ini biasa

disebut Sistem Decimal atau sistem persepuluhan, misalnya:

351 Masalah Kepegawaian:

351.1 Pengadaan

351.2 Pengangkatan

351.3 Mutasi

351.4 Jabatan dsb

 39

Penomoran yang menggunakan sistem terminal digit, deretan

angkanya diuraikan dalam tiga bagian. Masing - masing bagian menujukan

tempat penyimpanan.Misalnya:

102089 berarti:

10 adalah nomor lembar guide

20 adalah nomor laci

89 adalah nomor map

Biasanya sistem tersebut, digunakan dokumen yang sejenis

misalnya faktur, surat penagihan, dan kartu lainnya. Dengan demikian,

Memberikan nomor pada surat yang disimpan akan mempermudah

penemuan kembali surat atau dokumen yang kita perlukan.

c. Penyimpanan dan penemuan kembali dokumen kantor

1. Proses penyimpanan surat

Sebelum surat disimpan terlebih dahulu surat tersebut harus:

a) Diperiksa kelengkapannya

b) Diindeks

c) Diberi kode

d) Disortir

e) Ditempatkan sesuaikan dengan sistem yang digunakan.

Proses penyimpanan surat seperti urutan diatas dapat dijelaskan sebagai

berikut:
 40

1) Memeriksa

Surat atau dokumen yang akan disimpan seharusnya diperiksa

terlebih dahulu, apakah surat itu sudah layak disimpan atau belum.

Disini petugas harus diteliti dalam memeriksa tanda Release Mark

yaitu tanda dalam surat bisa berupa stempel atau paraf. Pemeriksaan

ini sangat penting untuk proses penyimpanan.

2) Mengindeks

Mengindeks adalah proses penentuan judul dari sebuah surat

atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Dalam hal ini,

seorang petugas harus dapat menentukan judul dari surat tersebut

sebagai pegangan dalam penemuan kembali.

3) Memberi kode

Setelah surat atau dokumen diindeks, petugas memberikan

kode atau tanda pada surat yang akan disimpan dengan adanya tanda

atau kode dalam surat, langkah selanjutnya petugas dapat mensortir

ataupun menempatkan surat tersebut sesuai dengan sistem arsip yang

benar.

4) Menyortir

Bila surat yang akan disimpan cukup banyak perlu dilakukan

penyortiran. Tujuan dari penyortian tersebut adalah untuk

mempermudah penempatan surat dalam tempat penyimpanan,

sehingga mudah untuk dicari.

 41

5) Penyimpanan surat

Surat yang sudah diindeks, diberi kode, disortir, kemudian

ditempatkan atau disimpan dalam lemari arsip, laci sesuai dengan

sistem kearsipan yang digunakan.

Dengan adanya proses penyimpanan yang teratur dan baik.

Surat atau dokumen kantor yang diperlukan atau dibutuhkan kembali

dapat ditemukan dengan cepat, tanpa mencari - cari disetiap laci,

cukup melihat kode klasifikasi tentang surat yang dibutuhkan dan

melihat dari kartu indeks sesuai dengan sistem yang digunakan.

Misalnya persoalan surat tersebut mengenai masalah keuangan

dengan kode klasifikasinya pembayaran tagihan telepon maka diberi

kode tentang keuangan, sub - nya masalah pembayaran rekening.

Untuk menyimpan surat tersebut, surat itu ditempatkan

dibelakang guide keuangan dalam map tagihan rekening. Urutan

surat dalam map diatur dengan surat termuda tanggalnya disimpan

paling depan,kemudian berurutan dengan tanggal berikutnya, sampai

tanggal terakhir.

2. Proses penemuan kembali surat

Untuk menemukan kembali surat yang telah disimpan sesuai

dengan prosedur penyimpanan dapat dilakukan dengan langkah -

langkah sebagai berikut:

 42

1) Mencari kartu indeks

2) Melihat pada kartu indeks kode penyimpanananya, kemudian

mencari pada laci kartu indeks, setelah menemukan kode

penyimpanannya maka langkah selanjutnya adalah mencari surat

dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki.

Untuk menemukan kembali surat, perlu ditunjang oleh beberapa

faktor, antara lain sebagai berikut:

1) Kesederhanaan

Sistem penataannya yang terpilih harus mudah. Maksudnya agar

dapat dengan mudah dimengerti oleh pegawai yang lain, bukan saja

penata arsip.

2) Ketepatan menyimpan surat

Sistem yang akan disimpan harus tepat cara penyimpanannya

berdasarkan sistem yang digunakan sehingga memudahkan untuk

penemuan kembali.

3) Menjamin keamanan

Surat yang disimpan harus terhindar dari kerusakan pencurian atau

bahaya lain.

4) Memenuhi persyaratan ekonomis

Penyimpanan yang dilakukan harus memanfaatkan ruangan kantor

yang ada serta peralatan dan biaya yang tersedia.

 43

5) Penempatan strategis

Penyimpanan yang dilakukan harus mudah dicapai oleh setiap unit,

sehingga tidak memerlukan waktu dan tenaga yang banyak.

6) Sistem yang dilakukan harus fleksibel

Dapat dengan mudah dikombinasikan bila ada perubahan untuk

penyempurnaan atau perbaikan.

7) Petugas harus memahami pengetahuan yang baik

Tentang cara penyimpanan dan penemuan kembali surat.

 BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Profil Balai Diklat BNN

Nama Intansi : Balai Pendidikan dan Pelatihan BNN Lido Bogor

Alamat Lengkap : Jl.Mayjen H.R. Edi Sukma Km 21 Lido Desa

Wates Jaya Kec. Cigombong Kab. Bogor Provinsi

Jawa Barat 16740

Telp : (0251) 8222244, 8222260, 8221692

Faks : (0251) 8222260

Email : diklatbnnri@gmail.com

Website : www.bnn.go.id

3.2 Sejarah Balai Diklat BNN

Tahun 2008 :

Persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor : B/2281/M.PAN/07/2008 tanggal 31

Juli 2008 tentang Persetujuan Organisasi dan Tata

Kerja Balai Pendiidikan dan Pelatihan Badan

Narkotika Nasional.

44
 45

Peraturan Kepala BNN Nomor:

PER/ 02/ VIII/ 2008/ BNN tanggal 11 Agustus 2008

tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pendidikan

dan Pelatihan Badan Narkotika Nasional.

Tahun 2009:

Mulai terbentuk dan berjalannya organisasi Balai

Diklat BNN, Penempatan Personel dan mulai

menjalankan program Kediklatan di Lingkungan

BNN. Gedung Srikandi Komplek Perkantoran

BNN menjadi Kantor Pertama Balai Diklat BNN.

Tahun 2011:

Peresmian dan serah terima Gedung Balai Diklat

BNN oleh Kaporli kepada Kepala BNN, tanggal 29

Juli 2011. Penempatan secara resmi Gedung Balai

Diklat BNN di Lido Bogor.

Tahun 2014

Penyempurnaan OTK Balai Diklat dengan terbitnya

Peraturan Kepala BNN Nomor: 2/1/2014 tanggal 16

Januari 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Balai Pendidikan dan Pelatihan Badan Narkotika

Nasional.
 46

3.3 Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Sasaran Balai Diklat BNN

3.3.1 Visi Balai Diklat BNN

Menjadi Balai Pendidikan dan Pelatihan yang mampu menciptakan

Sumber Daya Manusia (SDM) BNN yang Profesional, Berkualitas

dan Berintegritas.

3.3.2 Misi Balai Diklat BNN

Menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan di bidang teknis

P4GN, Struktural dan Fungsional dalam rangka pemenuhan SDM

BNN yang Profesional, Berkualitas dan Berintegritas.

3.3.3 Tujuan Balai Diklat BNN

Meningkatkan Pengetahuan, Keahlian, Keterampilan dan Sikap

dalam rangka melaksanakan tugas di bidang P4GN, secara

Profesional.

3.3.4 Motto Balai Diklat BNN

D : Discipline

I : Integrity

K : Knowledge

L : Learning

A : Accountability

T : Team Work
 47

3.3.5 Sasaran Balai Diklat BNN

Meningkatnya kualitas Sumber Daya Manusia Badan Narkotika

Nasional yang sesuai kebutuhan organisasi.

3.4 Struktur Organisasi Balai Diklat BNN

Kepala Balai Diklat BNN

Sindhu Setiatmoko, S.E. M.M.

Kepala Sub Bagian Umum

Rina Astuti, S.sos.M.Krim

Ka. Sie. Program dan Ka.Sie. Penyelenggaraan

Evaluasi dan Kerma

Rizki Ferdianto, S.Pd Hariyo Djati PG, S.Pd

Kelompok
Jabatan Fungsional
 48

3.5 Tugas dan Fungsi Balai Diklat BNN

3.5.1 Tugas Balai Diklat BNN

Balai Diklat BNN melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan

Teknis di bidang P4GN (Pencegahan dan Pemberantasan

Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap Narkotika, Psikotropika, dan

Prekursor serta Bahan Adiktif lainnya kecuali Bahan Adiktif untuk

Tembakau dan Alkohol), Prajabatan, Kepemimpinan, dan

Fungsional.

Rincian tugas Balai Diklat BNN :

1) Menyusun dan melaksanakan Kebijakan Nasional mengenai

Pencegahan dan Pemberantasan Penyalahgunaan dan Peredaran

Gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika.

2) Mencegah `dan memberantas Penyalahgunaan dan Peredaran

Gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika.

3) Berkoordinasi dengan Kepala Kepolisian Negara Republik

Indonesia dalam Pencegahan dan Pemberantasan

Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap Narkotika dan Prekursor

Narkotika.

4) Meningkatkan kemampuan Lembaga Rehabilitasi Medis dan

Rehabilitasi Social Pecandu Narkotika, baik yang

diselenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat.

 49

5) Memberdayakan masyarakat dalam Pencegahan

Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap Narkotika dan Prekursor

Narkotika.

6) Memantau, mengarahkan dan meningkatkan kegiatan

masyarakat dalam Pencegahan Penyalahgunaan dan Peredaran

Gelap Narkotika dan Psikotropika Narkotika.

7) Melalui kerjasama bilateral dan multiteral, baik regional

maupun internasional, guna mencegah dan memberantas

Peredaran Gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika.

8) Mengembangkan laboratorium Narkotika dan Prekursor

Narkotika;

9) Melaksanakan administrasi penyelidikan dan penyidikan

terhadap perkara Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap

Narkotika dan Prekursor Narkotika.

10) Membuat laporan tahunan mengenai pelaksanaan tugas dan

wewenang.

3.5.2 Fungsi Balai Diklat BNN

1) Penyusunan rencana kegiatan dan anggaran;

2) Penyiapan bahan dan pengembangan kurikulum pendidikan dan

pelatihan teknis di bidang P4GN, Prajabatan, Kepemimpinan

dan Fungsional;

3) Pemantauan rencana Aksi, Analisis dan Evaluasi peserta

Pendidikan dan Pelatihan;

 50

4) Penyusunan laporan pelaksanaan di bidang Pendidikan dan

Pelatihan Teknis P4GN, Prajabatan, Kepemimpinan dan

Fungsional;

5) Menyiapkan modul dan bahan ajar;

6) Penyiapan bahan sertifikasi keterampilan teknis di bidang

P4GN;

7) Penyiapan bahan sertifikasi jabatan fungsional tertentu di bidang

P4GN;

8) Penyusunan peraturan tata tertib Pendidikan dan Pelatihan;

9) Penyiapan bahan koordinasi dan Kerjasama Nasional, Regional

dan Internasional di bidang Pendidikan dan Pelatihan Teknis

P4GN, Prajabatan, Kepemimpinan dan Fungsional;

10) Penyiapan dan pengelolaan sarana dan prasarana Pendidikan dan

Pelatihan;

11) Pengelolaan data dan informasi peserta Pendidikan dan

Pelatihan; dan

12) Pelaksanaan Ketatausahaan, Kepegawaian, Rumah Tangga,

Keuangan, Hubungan Masyarakat, Pelayanan Kesehatan dan

Pelaporan.
 51

3.6 Program Kediklatan

Balai Diklat kepanjangan dari Balai Pendidikan dan Pelatihan, maka

sebuah lembaga atau instansi khususnya Balai Diklat BNN mempunyai

program kerja dibidang kediklatan (Pendidikan dan Pelatihan), program

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Diklat Struktural

Diklat bagi Pegawai Negeri Sipil untuk meningkatkan kompetensinya

pada jabatan struktural.

2. Diklat Fungsional

Diklat bagi Pegawai Negeri Sipil untuk meningkatkan kompetensinya

pada jabatan fungsional.

3. Diklat Teknis

Diklat bagi Pegawai Negeri Sipil untuk meningkatkan kemajuan di

bidang - bidang teknis tertentu.

4. Seminar, Workshop dan Bimtek

3.7 Nilai Utama Logo Badan Narkotika Nasional (BNN)

3.7.1 Makna Bentuk

Badan Narkotika Nasional merupakan induk dari Balai Diklat

BNN, Badan Narkotika Nasional (BNN) mempunyai sebuah logo yang

mempunyai makna sebagai berikut:

 52

1. Lingkaran berwarna emas menjelaskan satu kesatuan yang tidak

memberikan celah bagi penyalahguna dan pengedar gelap Narkoba.

2. Bintang, merupakan simbolisasi cita - cita luhur BNN untuk

mewujudkan masyarakat Indonesia bebas dari penyalahgunaan dan

peredaran gelap Narkoba.

3. Tulisan Badan Narkotika Nasional Republik Indonesia,

memberikan pemahaman bahwa Badan Narkotika Nasional adalah

Aparat Pemerintah RI yang memiliki tugas khusus dalam

menanggulangi permasalahan Narkoba.

4. Garuda melambangkan bahwa komitmen BNN terhadap tekad

pemerintah RI dalam upaya menanggulangi permasalahan

Narkoba.

5. Huruf BNN menunjukkan terminologi Badan Narkotika Nasional.

3.7.2 Makna Warna

Logo Badan Narkotika Nasional (BNN) diatas mempunyai sebuah

makna dari bentuknya, maka dalam logo tersebut pun akan terdapat

sebuah warna dan warna dari logo diatas akan membentuk sebuah ciri
 53

ekspresi jiwa dari sebuah organisasi atau lembaga. Makna dari logo

Badan Narkotika Nasional (BNN) adalah sebagai berikut:

1. Warna hitam artinya keseriusan dan ketegasan

2. Warna kuning gading artinya memiliki kreatifitas dan inovatif

makna kecerdasan dan antusiasme.

3. Warna biru tua dan muda artinya lambang universalisme.

4. Warna putih artinya keluhuran cita-cita.

3.8 Sarana dan Prasarana Balai Diklat BNN

3.8.1 Sarana

a. Mesin Kantor

1. Mesin Fotocopy;

2. Mesin Printer;

3. Mesin Ketik Elektrik;

4. Komputer (LCD dan Tabung Hampa);

5. Alat Penghancur Kertas; dan

6. Faksimile.

b. Peralatan Kantor

1. Telepon; dan

2. AC.

c. Perabot Kantor

1. Meja direksi;

2. Meja resepsionis (Receptionist);

 54

3. Meja rapat;

4. Meja samping;

5. Meja staf (Staff);

6. Sofa;

7. Lemari; dan

8. Filing cabinet.

d. Kendaraan

1. Kendaraan Dinas

2. Kendaraan Dinas Pimpinan :

1) Toyota Inova (Kendaraan Dinas Kepala Balai Diklat)

2) Toyota Kuda (Kendaraan Dinas Kasi Penyelenggaraan dan

Kerma)

3. Kendaraan Dinas Angkutan Pegawai:

1) Mini Bus Merk Isuzu

2) Suzuki AVP Merah

4. Kendaraan Roda 2:

1) Honda Mega Pro (2 Unit)

3.8.2 Prasarana

1. Luas Tanah : 13Ha

1) Gedung Administrasi: 1.700 m2

a. Ruang Rapat = 2 Ruang

b. Ruang TU = 1 Ruang
 55

c. Ruang Perlengkapan = 1 Ruang

d. Ruang Klinik = 1 Ruang

e. Ruang PPSPM dan Verifikasi = 1 Ruang

f. Ruang Bendahara dan Staf Keuangan = 1 Ruang

g. Ruang Widyaiswara = 2 Ruang

h. Ruang Kepala Balai Diklat = 1 Ruang

i. Ruang Kasi Program & Evaluasi = 1 Ruang

j. Ruang Staf Kasi Program & Evaluasi = 1 Ruang

k. Ruang Operator = 1 Ruang

l. Ruang Kasi Penyelenggaraan & Kerma = 1 Ruang

m. Ruang Staf Penyelenggaraan & Kerma = 2 Ruang

n. Ruang Perpustakaan = 1 Ruang

o. Gudang Arsip = 1 Ruang

p. Mushola = 1 Ruang

q. Toilet = 6 Ruang

2) Gedung Kelas: 896 m2

a. Ruang Kelas = 3 Ruang masing - masing dilengkapi Pantry

b. Laboratorium Komputer = 1 Ruang

c. Ruang Server = 1 Ruang

d. Gedung Toilet :

a) Toilet Instruktur W/P = 2 Kamar

b) Toilet Lorong Sedang Siswa W/P = 2 Lorong.

c) Wastafel + Kaca Rias

 56

d) Kran Wudhu

e. Pantry

f. Gedung Asrama:

a) Kamar Tidur = 20 kamar (kapasitas 120 Siswa)

b) Ruang Transit/Istirahat WI/Instruktur/Narasumber

c) Ruang Patun/Batun

d) Ruang Mushola

e) Gudang

f) Toilet Lorong Siswa W/P = 4 Lorong Panjang.

g) Pantry.

h) Fasilitas Jemuran Siswa.

2. Gedung Barak Siswa: 616 m2

3. Gedung Serbaguna :

1) (Kelas Besar, R.Dapur dan R. Makan)

2) Gedung Kitchen: 602 m2

3) Ruang Makan Kapasitas 30 Meja + 180 Kurrsi

4) Toilet W/P : masing-masing 1 Kamar.

4. Halaman Gedung: 50.000 m2

 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Penanganan Surat di Balai Diklat BNN

4.1.1 Penanganan Surat Masuk di Balai Diklat BNN

Ketika adanya penerimaan surat, maka agar tidak menghambat

penyampaian informasi, surat tersebut harus ditangani dengan tepat

agar informasi tersebut dapat tersampaikan. Di Balai Diklat BNN

penanganan surat masuk dilakukan dengan Langkah - langkah sebagai

berikut:

1. Mulai dari penerimaan Surat masuk dari instansi lain lewat e-mail

atau melalui fax.

2. Setelah surat diterima, maka petugas TU langsung memberikan

disposisi pada surat masuk tersebut. Lembar disposisi setiap instansi

pasti berbeda - beda dan Balai Diklat BNN mempunyai format

sendiri. Lalu petugas TU menulis dalam lembar disposisi tersebut

mulai dari tanggal penerimaan, nomor agenda, tanggal surat, nomor

surat, perihal dan sebagainya.

3. Lalu surat diberikan kepada sekretaris umum untuk diberikan kepada

kepala Balai Diklat BNN.

4. Namun sebelum diberikan kepada kepala Balai Diklat, sekretaris

menuliskan surat tersebut kedalam buku agenda.

57
 58

5. Barulah setelah itu diberikan kepada kepala Balai Diklat untuk

memperoleh tangggapan dengan memberi instruksi atau informasi

pada lembar disposisi.

6. Surat yang sudah diberikan kepada kepala Balai Diklat dan sudah

mendapat instruksi yang tercatat dalam lembar disposisi, maka surat

tersebut dikembalikan ke bagian ketatausahaan.

7. Ketika surat sudah diterima, petugas TU setelah itu menginput data

dari lembar disposisi tersebut ke aplikasi yaitu Microsoft acces.

8. Setiap penerimaan surat masuk yang diterima oleh Balai Diklat

BNN, maka penanganan surat akan sama dilakukan seperti halnya

yang diuraikan diatas.

9. Setiap surat yang sudah diberi instruksi oleh kepala Balai Diklat

BNN, akan dikumpulkan dan akan disimpan. Namun sebelum di

arsipkan surat tersebut di scan terlebih dahulu karena sebagai arsip

digital jika arsip fisik hilang. Sehingga arsip/surat yang disimpan di

Balai Diklat BNN ada dua arsip yaitu, arsip fisik yaitu surat yang

diterima oleh Balai Diklat BNN arsip berupa arsip fisik dan arsip

digital.

Kelebihan data/arsip digital:

1) Mengurangi tempat penyimpanan

2) Jika arsip fisik hilang, maka bisa digunakan arsip digital untuk

bukti otentik sebagai pengganti dari bukti fisik yang hilang.

3) Fleksibel dan mudah dalam distribusi data, jika diperlukan.

 59

Kekurangan data digital:

1) Kemungkinan hilang, sehingga harus disimpan di CD.

2) Jika ada pengguna yang tak dikenal, maka akan mudah dalam

pengkopian sehingga harus dilakukan hidden data.

10. Arsip (surat) berupa fisik (surat yang diterima), maka disimpan ke

brief ordner dengan sistem masalah, abjad, dan tanggal.

11. Sedangkan arsip digital yang berupa foto disimpan di komputer

agar arsip digital tersebut tidak hilang dan tidak disalahgunakan oleh

petugas lain tanpa sepengetahuan petugas TU.

4.1.2 Penanganan Surat Keluar di Balai Diklat BNN

Penanganan surat keluar mulai dari Persiapan dalam hal ide atau

perihal yang akan disampaikan, Pembuatan konsep surat, Pengetikan

surat, Pentaklikan, Pencatatan kedalam buku agenda/ kartu kendali,

pengiriman surat sampai proses terakhir yaitu Penyimpanan surat.

Namun di Balai Diklat BNN penanganan surat keluar mempunyai

penanganan surat yang berbeda, langkah - langkah tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Pengonsepan surat di Balai Diklat BNN mulai dari bentuk surat atau

format surat sudah ditentukan (soft copy).

2. Untuk Pembuatan surat dilakukan dari setiap divisi, yaitu sesuai

bagian divisi mana yang diperintahkan oleh kepala Balai Diklat.

3. Dalam pembuatan surat, surat dibuat menjadi dua yaitu dengan satu

perihal namun ada yang sedikit berbeda. Karena dalam pemberian

 60

paraf, Surat yang pertama hanya tanda tangan kepala Balai Diklat

sedangkan Surat yang kedua dari paraf dari kasubag umum, paraf

kasie Kerma, dan paraf dari kasie Program dan evaluasi dan yang

terakhir paraf dari kepala Balai Diklat.

4. Dan ketika akan meminta paraf kepala Balai Diklat maka, sekretaris

mencatat surat tersebut ke buku agenda terlebih dahulu. Setelah itu,

barulah diberikan kepada kepala Balai Diklat untuk pemberian paraf.

5. Paraf sudah dilakukan, lalu langkah selanjutnya pemberian nomor

dari bagian ketatausahaan.

6. Lalu digandakan rangkap dua untuk arsip di ruangan yang membuat

surat tersebut dan arsip untuk di ruang ketatausahaan sebagai arsip

inti di Balai Diklat BNN.

7. Setelah itu surat asli tersebut dikirim melalui fax atau e-mail sesuai

dengan alamat yang dituju. Pengiriman dilakukan oleh bagian divisi

yang membuat surat (oleh staf di Balai Diklat BNN).

8. Lalu, sekretaris membawa buku ekspedisi intern kepada pembuat

surat untuk ditandatangani bukti bahwa telah membuat surat dan

telah dikirimkan.

9. Setiap surat keluar selalu di input ke microsoft Acces yaitu

pengganti buku agenda di bagian ketatausahaan. Dan penulisan

dalam buku agenda dilakukan oleh sekretaris kepala.

 61

10. Dan penanganan terakhir adalah sama halnya dengan surat masuk,

surat keluar pun di scan sebelum pengiriman sebagai data arsip

digital.

4.1.3 Penyimpanan Surat di Balai Diklat BNN

Penyimpanan Semua arsip/surat di Balai Diklat BNN

menggunakan sistem masalah, abjad, dan sistem tanggal. Sistem masalah

(seperti nota dinas, surat perintah, surat tugas, surat undangan),

sedangkan sistem abjad sesuai dengan kode yang ditentukan yang tercatat

dalam Microsoft acces misalkan untuk surat dinas masuk maka kode nya

yaitu C - 1 sehingga, masalah surat nota dinas di brief ordner C dengan

penyusunan surat sesuai tanggal baik itu surat masuk ataupun keluar.

Untuk itu, di Balai Diklat BNN mengenai penyimpanan surat tidak

ada kata mengindeks, tunjuk silang, dan ketika menggunakan sistem

abjad atau sistem masalah, daftar klasifikasi tidak digunakan atau tidak

ada.
 62

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Instansi (PRAKERIN) di Balai

Diklat BNN, dengan diakhiri penulisan laporan yang berjudul PROSEDUR

PENANGANAN SURAT DI BALAI DIKLAT BNN terkait perihal tersebut

di Balai Diklat BNN khususnya berupa surat masuk dan surat keluar. Surat

sangat penting karena sebagai dokumen kantor, yang digunakan alat

komunikasi tertulis yang berisikan informasi penting. Tanpa adanya surat,

maka dikatakan tidak ada aktivitas dalam suatu instansi tersebut. Surat juga

merupakan arsip yang harus tetap ada jika suatu saat dibutuhkan.

Penanganan surat masuk di Balai Diklat BNN setelah pemberian

disposisi, maka surat tersebut di input ke Microsoft accses karena diruang TU

buku agenda tidak digunakan, setelah itu surat di arsipkan pada brief ordner

dengan menggunakan tiga sistem yaitu, sistem masalah, sistem abjad, dan

sistem tanggal. Sedangkan penanganan surat keluar di Balai Diklat BNN

ketika surat sudah dibuat dan dicetak oleh divisi yang ditugaskan, setelah itu

pemberian paraf dari setiap kepala seksi hingga paraf kepala Balai Diklat

BNN, lalu pemberian nomor dari bagian ketatausahaan, penggandaan surat

menjadi rangkap dua sebagai arsip di bagian katatausahaan dan sebagai arsip

divisi tersebut. Sampai akhirnya ke pengiriman surat sesuai dengan alamat

yang dituju melalui fax ataupun e-mail.

Semua surat baik surat masuk maupun surat keluar, maka di bagian

ketatausahaan selalu menginput surat ke Microsoft acces sebagai pengganti

 63

buku agenda dan penulisan di buku agenda dilakukan oleh sekretaris umum.

Dan Bagian ketatausahaan sebagai tempat penyimpanan arsip umum Balai

Diklat BNN mempunyai data arsip konvensional dan data arsip digital. Jadi,

kegiatan tata usaha dari Mencari dan mengumpulkan dokumen(surat) untuk

memperoleh informasi dari surat tersebut, Mencatatnya baik ke buku agenda

atau pencatatan lembar disposisi, Mengolah dokumen agar bisa dikatakan

sebagai suatu arsip yang bisa disimpan, Menyajikan dan menyebarluaskan

surat sesuai perintah dalam disposisi, lalu kegiatan Menyimpan dan

memelihara surat baik arsip konvensional ataupun arsip digital yang ada di

Balai Diklat BNN serta keberlakuan surat yang diarsipkan selama tiga tahun

setelah itu, barulah arsip surat bisa dimusnahkan.

5.2 Saran

Penanganan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksanaan

tentu akan tepat sasaran. Dikarenakan setiap instansi mempunyai kebijakan

masing - masing, dan dari sudut instansi mampu menciptakan tata persuratan

yang berdaya guna dan berhasil sesuai dengan keadaan, maka bisa dikatakan

baik karena dilihat dari kemudahan dan kefektifan dalam penanganan surat

serta dilihat kembali dari segi situasi dan kondisi instansi.

Selama dalam pelaksanaan Praktek Kerja Instansi di Balai Diklat

BNN, penulis berkeinginan menyampaikan saran, semoga bermanfaat bagi

instansi dengan tidak bermaksud menyanggah apapun yang telah ditetapkan

pada instansi, agar setiap divisi selalu menyimpan surat - surat yang dibuat

sehingga ketika surat dibutuhkan untuk bukti otentik suatu keterangan dapat

mudah ditemukan di ruang ketatausahaan artinya, semua surat yang dibuat

 64

atau diterima semuanya terdapat di arsip inti yaitu diruang ketatausahaan

demi memudahkan dalam pencarian sehingga tidak bingung dan ketika arsip

surat tersebut hilang maka bisa melakukan pencarian ke ruang ketatausahaan

sebagai arsip keseluruhan, sehingga arsip surat di ruang Tata Usaha

menyimpan semua surat yang ada.

 65

DAFTAR PUSTAKA

Astini, Dra. Tintin, dan Dra. Aah Johariah. 2008. Melakukan Prosedur

Administrasi SMK. Bandung: CV Armico.

Honiatri, Euis 2009. Mengelola Pertemuan Rapat SMK Bidang Studi Keahlian

Bisnis dan Manajemen. Bandung: CV Armico.

Smkn1cianjur.sch.id/downlot.php?. Modul Menangani Surat Dokumen

Ratnahahap.blogspot.co.id.2013 prosedur pelaksanaan pengelolaan surat.

Necel.wordpress.com. 2009. Pengertian prosedur.

Rohanditomandy.blogspot.co.id. 2015 Makalah Persuratan dan Kearsipan.

 66

IDENTITAS PESERTA PRAKERIN SMK BHAKTI CANDRA

ADMINISTRASI PERKANTORAN TAHUN PELAJARAN 2016/ 2017

Nama : Mimah Candra Devi

Tempat, Tanggal Lahir : Bogor, 10 Mei 1999

Jenis Kelamin :Perempuan

Agama : Islam

Nomor Induk Siswa : 141510036

NISN : 9993511000

Orang Tua/Wali

1. Nama Ayah : Rosidi

2. Nama Ibu : Okom

Alamat Peserta : Kp. Cimande legok Rt. 06/02 Desa Lemah Duhur

Kec. Caringin Kab. Bogor 16730

Alamat Orang Tua/Wali : Kp. Cimande legok Rt. 06/02 Desa Lemah Duhur

Kec. Caringin Kab. Bogor 16730

No. Telp/HP : 0857-1417-8766

Bogor, April 2016

Peserta Prakerin

Mimah Candra Devi

 67

IDENTITAS PEMBIMBINGAN SEKOLAH

Nama : Dhony Dermawan, S.Pd.

Tempat, Tanggal Lahir : Bogor, 10 Februari 1983

Jabatan : Waka. Bidang Kurikulum

Pengalaman Kerja : - IBC Link

- Radar Bogor

- PT. Bayer

- Guru SMK BHAKTI CANDRA

- Guru SMPN SATU ATAP 01 CARINGIN

Alamat : Kp. Nanggoh Rt. 04/01 Ds. Lemah Duhur

Kec. Caringin Kab. Bogor

No.Telp/HP : 0856-9236-1423

Bogor, April 2016

Pembimbing Sekolah

Dhony Dermawan, S.Pd

 68

IDENTITAS PEMBIMBING INSTANSI

Nama : Edi Irhas Fadilah Laconica, A. Md.

Tempat, Tanggal Lahir : Bogor, 26 April 1984

NIP : 1984 04 26 2009 02 100 1

Jabatan : Fungsional Pengolah Data Subbag Umum

Pengalaman Kerja : - Dep. Silvikuhur IPB (2006)

- Digital Focus IT Support (2006)

- LPIA (Lembaga Pendidikan Amerika Indonesia),

Instruktur dan Kepala Lab. Komputer (2007)

- Balai Besar Rehabilitas BNN

- MNC Finance sebagai Trainer dan

Administration Marketing (2007)

- UPT Terapi dan Rehabilitasi BNN (Balai Besar

Rehabilitasi) (2008 - 2009)

- Pengolah Data Di Balai Diklat BNN (2009 -

sampai sekarang)

Alamat : Kp. Bj.Kiharib No.60 Rt.02/Rw.02 Desa.Wates

Jaya Kec. Cigombong Bogor 16740

No.Telp/HP : 0812-9685-2181

Bogor, April 2016

Pembimbing Instansi

Edi Irhas Fadilah Laconica, A.Md

NIP. 198404262009021001
 69

Lampiran 1
Kegiatan atau pekerjaan selama di tempat Prakerin (Balai Diklat BNN)

Gambar 1.1 Mengoperasikan Gambar 1.2 Menggandakan

Komputer (Pengetikan Surat) Dokumen (Surat)

Gambar 1.3 Menyimpan Arsip Gambar 1.4 Pencarian Kembali

Ruangan Arsip di Ruang TU
 70

Lampiran 2.
Kegiatan atau pekerjaan selama di tempat Prakerin (Balai Diklat BNN)

Gambar 2.1 Pencarian Surat Gambar 2.2 Menghancurkan Surat

(Arsip) Rahasia Menggunakan Mesin Paper
Shredder

Sistem Penyimpanan Surat di Balai Diklat BNN ruangan TU

 71

Lampiran 3
Peralatan yang digunakan untuk Kegiatan Administrasi

Gambar 3.1 Buku Penomoran Gambar 3.2 Buku Ekspedisi

Surat

Gambar 3.3 Buku Agenda Gambar 3.4 Buku Nota Dinas

Surat Keluar Masuk

 72

Peralatan yang digunakan untuk Kegiatan Administrasi

Gambar 3.6 Buku Agenda Surat

Gambar 3.5 Buku Agenda Surat
Perintah Keluar
Perintah Masuk

Gambar 3.7 Buku Agenda Surat

Masuk
 73

Lampiran 4

Gambar 4.1 Form Input Data Ke Ms. Acces

Gambar 4.2 Form Lembar Disposisi Balai Diklat BNN

BADAN NARKOTIKA NASIONAL 1 LAMPIRAN I A6
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT EDARAN

Logo dan
BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
nama instansi
(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
yang telah
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
dicetak.
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567 Daftar pejabat

Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593 yang menerima

Surat Edaran.
Yang Terhormat: Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
Penomoran
1. ........................................
2. ........................................ yang berurutan
3. dst dalam satu
2 spasi
tahun takwim.
SURAT EDARAN
NOMOR: SE/..../..../20..../BNN Judul Surat
2 spasi Edaran yang
TENTANG
1,5 spasi ditulis dengan
....................................................................................... huruf kapital.
3 spasi Memuat
ketentuan
1. Rujukan :
a. ........................................................................................................... peraturan
b. ........................................................................................................... perundang-
1 2 spasi
undangan yang
2. Sehubungan dengan rujukan tersebut di atas, dengan ini diberitahukan
bahwa, ............................................................................................ sbb: menjadi dasar
a. ........................................................................................................... ditetapkannya
b. ........................................................................................................... Memuat
1 2 spasi Surat Edaran.
pemberitahuan
3. Demikian untuk menjadi maklum.
tentang hal
tertentu yang
3 spasi
dianggap
Ditetapkan di : ...........................
Pada tanggal : ........................... mendesak.
0,5 spasi Nama jabatan
KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL
dan nama
Tanda Tangan dan Cap Jabatan lengkap yang
3 4 spasi
Tembusan: GORIES MERE ditulis dengan
0,5 spasi huruf kapital.
1.
2. Daftar pejabat
3. dan seterusnya yang menerima
tembusan Surat
Edaran.
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 2 LAMPIRAN I C
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

Renmin

FORMAT SURAT PERINTAH

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Logo dan nama
(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
instansi yang
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
telah dicetak.
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Penomoran yang
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
SURAT PERINTAH
berurutan dalam
NOMOR: Sprin/././20..../BNN
satu tahun
2 spasi takwim.

Memuat
Menimbang : a. bahwa dalam rangka ............................ dipandang peraturan/dasar
perlu mengeluarkan Surat Perintah. ditetapkannya
b. bahwa. Surat Perintah.

................................................dst. Daftar pejabat

2 spasi yang menerima
Dasar : 1. perintah.
2.
2 spasi
Memuat
MEMERINTAHKAN substansi arahan
2 spasi yang
Kepada : 1. Nama : diperintahkan.
Jabatan :
1,5 spasi
2. Nama : Kota sesuai dengan
Jabatan : alamat instansi dan
tanggal
2 spasi penandatanganan.

Untuk : 1.
2 spasi Nama jabatan dan
2. ... nama lengkap yang
2 spasi ditulis dengan huruf
3. ... awal kapital.

2 spasi
4. dan seterusnya.
3 spasi

Dikeluarkan di : ...
Pada tanggal : ...
0,5 spasi
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 3 LAMPIRAN I C1
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT PERINTAH (KOLEKTIF)

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Logo dan

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA) nama instansi

Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630 yang telah

Telepon : (62-21) 80871566, 80871567 dicetak.

Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593

Penomoran
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
SURAT PERINTAH yang
NOMOR: Sprin/././20./BNN berurutan
2 spasi dalam satu
tahun takwim.
Menimbang : a. bahwa dalam rangka ............................ dipandang Memuat
perlu mengeluarkan Surat Perintah. peraturan/dasar
b. bahwa. ditetapkannya
................................................dst. Surat Perintah.
2 spasi
Dasar : 1. Daftar pejabat

2. yang

2 spasi menerima
perintah.
MEMERINTAHKAN Memuat
2 spasi substansi
arahan yang
Kepada : NAMA, JABATAN DAN KESATUAN SESUAI YANG diperintahkan.
TERCANTUM DALAM LAMPIRAN SURAT PERINTAH INI
Kota sesuai
dengan alamat
2 spasi
instansi dan
Untuk : 1. di samping melaksanakan tugas dan jabatannya sehari-
tanggal
hari agar melaksanakan tugas sebagai;
penanda-
1 spasi
tanganan.
2. mengadakan koordinasi dan kerjasama yang sebaik- Nama
baiknya dengan unsur terkait...; jabatan dan
1 spasi nama
3. melaporkan hasil pelaksanaannya kepada ...; lengkap yang
1 spasi ditulis
4. melaksanakan perintah ini dengan seksama dan penuh dengan huruf
rasa tanggung jawab. awal kapital.
3 spasi

Dikeluarkan di : ...
Pada tanggal : ...
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 4 LAMPIRAN I C2
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT PERINTAH (KOLEKTIF)

BADAN NARKOTIKA NASIONAL LAMPIRAN Penomoran

REPUBLIK INDONESIA SURAT PERINTAH KEPALA BNN sesuai nomor
NOMOR : SPRIN / /XII/ 2011 sprin
TANGGAL : DESEMBER 2011
induknya.

DAFTAR NAMA PEJABAT YANG TERLIBAT Memuat

DALAM SUSUNAN PANITIA PADA ACARA substansi yang
HARI..TANGGALDI dipeintahkan.

Daftar pejabat
No Nama Jabatan Kesatuan Keterangan
yang
1 2 3 4 5 menerima
perintah.
1.

2.
Kota sesuai
3.
dengan

4. alamat
instansi dan
5. tanggal
penanda
dst
tanganan.
Nama jabatan
dan nama

Dikeluarkan di : ... lengkap yang

Pada tanggal : ... ditulis dengan

0,5 spasi huruf awal

Nama Jabatan kapital.

Tanda Tangan dan Cap Instansi

3 4 spasi
Nama Lengkap
Catatan :
Format dapat disusun secara vertikal/horizontal, disesuaikan lebar kolom.
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 5 LAMPIRAN I C3
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT TUGAS

(Khusus untuk penugasan personil yang non organik BNN)

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Logo dan nama

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA) instansi yang
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630 telah dicetak.
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Penomoran
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593 yang berurutan
SURAT TUGAS
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id dalam satu
Nomor: Sgas././20..../BNN
tahun takwim.
2 spasi Memuat
peraturan/dasar
ditetapkannya
Menimbang : bahwa dalam rangka mengikuti Surat Tugas.
dipandang perlu mengeluarkan Surat Tugas.
2 spasi
Daftar Personel
Dasar : 1.
non organik
2.
yang menerima
2 spasi
tugas.
MENUGASKAN
2 spasi Memuat
Kepada : 1. Nama : substansi
Jabatan : arahan yang
1,5 spasi ditugaskan.
2. Nama : Kota sesuai
Jabatan : dengan alamat
instansi dan
2 spasi tanggal
Untuk : 1. Mengikuti /mewakili penanda-
1 spasi tanganan.
Nama jabatan
2. ...
dan nama
1 spasi
lengkap yang
3. melaksanakan tugas ini dengan sebaik-baiknya
ditulis dengan
dengan penuh rasa tanggung jawab.
huruf awal
kapital.

3 spasi
Dikeluarkan di : .
Pada tanggal : .
0,5 spasi
Nama Jabatan
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 6 LAMPIRAN I - D
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT NOTA DINAS

BADAN NARKOTIKA NASIONAL Nama

REPUBLIK INDONESIA instansi BNN

tanpa logo.

2 spasi
NOTA DINAS Penomoran
NOMOR: B/ND- ./..../20./Satker yang
2 spasi berurutan
dalam satu
Kepada : Yth. Sekretaris Utama BNN tahun takwim.
2 spasi
Dari : Kepala Biro Umum Settama BNN
2 spasi
Perihal : . Memuat
2 spasi laporan
Tanggal : .. pemberitahu
an,
pernyataan,
3 spasi atau
1. Rujukan Surat ............................................................................. permintaan
..................................................................................................... yang
................................. sifatnya
2 spasi rutin, berupa
Nama
2. Sehubungan dengan rujukan tersebut di atas, ........................... catatan yang
lengkap
................................. : ringkas.
ditulis dengan
a. .................................; awal kalimat menggunakan huruf kecil huruf awal
b. .................................. akhir kalimat tanda titik kapital dan
tidak dibubuhi
2 spasi cap dinas.
3. .....................................................................................................
.....................................................................................................
Keterangan:
.................................
- Nota-Dinas hanya digunakan dalam satuan organisasi BNN, tidak diperbolehkan
3 spasi
untuk keluar instansi BNN.
- Rujukan dicantumkan sesuai dengan pokok surat.

Kepala Biro Umum

Tanda Tangan
3 4 spasi
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 7 LAMPIRAN I D1
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT MEMORANDUM

Penomoran
yang
MEMORANDUM berurutan
NOMOR: ././..../.... dalam satu
2 spasi tahun
takwim.
Kepada : Yth. .
2 spasi
Dari :
Memuat materi
2 spasi
yang bersifat
Perihal : .
mengingatkan
2 spasi
suatu masalah
Tanggal : ..
atau
menyampaikan
0,5 spasi
peringatan,
saran/
3 spasi
pendapat
1. .......................................................................................................
kedinasan.
.......................................................................................................
................................. Nama
2 spasi jabatan, dan
2. ....................................................................................................... nama
....................................................................................................... lengkap
................................. yang ditulis
2 spasi dengan
3. ....................................................................................................... huruf awal
....................................................................................................... kapital tidak
................................. dibubuhi cap
3 spasi dinas.

Nama Jabatan
Tanda Tangan
3 4 spasi
Tembusan: Nama Lengkap
0,5 spasi
1. ...
2. ...
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 8 LAMPIRAN I - E
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT DINAS BNN

Kop surat
BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
berupa
(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
logo,
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
nama, dan
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567 alamat
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593 lengkap
Nomor : B//./20./BNN (Tempat),(Tgl,Bln,Thn)
Sifat
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
: ..................... BNN yang

Lampiran* : .................... telah

Tempat dan
Perihal : ..................... dicetak.
tanggal
2-3 spasi
pembuatan
surat.

Kepada

Alamat
Yth.
tujuan
yang
di
ditulis di
0,5 - 1 spasi
bagian kiri.
.......

3 spasi
Isi surat.

1. Rujukan ..... (Alinea Pembuka) .............................................

.............................................................................................................
1 spasi
2. Sehubungan dengan rujukan tersebut di atas, ...... (Alinea Isi)
.....................................................................................................
1 spasi
Nama
3. Berkaitan dengan butir satu dua di atas, (Alinea Isi)
.....................................................................................: jabatan dan
a. ......................................; awal kalimat menggunakan huruf kecil
nama
b. ....................................... akhir kalimat tanda titik
lengkap
1 spasi
yang ditulis
4. Demikian untuk menjadi maklum, atas perhatian dan kerjasamanya
dengan
diucapkan terima kasih. (Alinea Penutup)
huruf awal
3 spasi kapital.

a.n. Kepala Badan Narkotika Nasional

Deputi Rehabilitasi
Tanda Tangan dan Cap Instansi
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 9 LAMPIRAN I F
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT UNDANGAN

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Kop surat

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA) berupa

Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630 logo, nama
BNN, dan
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
alamat
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Nomor : B/UND-//20/BNN (Tempat),(Tgl,Bln,Thn) lengkap
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
Lampiran* :.................... Tempat
yang telah
Perihal :..................... dan
dicetak.
tanggal
pembuatan
surat.
Alamat
Kepada
tujuan
yang ditulis
Yth.
di bagian
kiri.
di
Apabila
.......
jumlahnya
cukup
banyak
1. ..... (Alinea Pembuka) .......................................
.............................................................................................................. dapat

.............................. dibuat
pada

2. ..................................................................................................... pada daftar

Nama
hari/tanggal : ................... lampiran.
jabatan
waktu : pukul .........
dan nama
tempat : ...................
lengkap
acara : ..........................................................
yang
pakaian : ...........................................................
ditulis
dengan
3. .... (Alinea Penutup) .......................................
............................................................................................................... huruf awal
kapital.

a.n. Kepala Badan Narkotika Nasional

Deputi Pencegahan

Tanda Tangan dan Cap Instansi

BADAN NARKOTIKA NASIONAL 10 LAMPIRAN I F1
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN

BADAN NARKOTIKA NASIONAL LAMPIRAN SURAT ...................

REPUBLIK INDONESIA NOMOR : ..
TANGGAL : ...

DAFTAR PEJABAT YANG DIUNDANG

1. .
2. .
3. .
4. .
5. .
6. .
7. .
8. .
9. .
10. .

a.n. Kepala Badan Narkotika Nasional

Deputi Pencegahan

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Yappi W. Manafe
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 11 LAMPIRAN I F2
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT KARTU UNDANGAN

NAMA JABATAN
..

mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i

pada acara
......................................................................................
................................................................................
.........................................................................

hari..........., (tanggal)........, pukul......................WIB

bertempat di ..........................

Harap hadir 30 menit sebelum acara Pakaian

dimulai dan undangan dibawa. Wanita : ........
Harap jawaban . Pria : ........
TNI/Polri : ........
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 12 LAMPIRAN I G
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT KUASA

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Logo dan

nama
(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
instansi
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
yang telah
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
dicetak.
Penomoran
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
yang
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
SURAT KUASA
berurutan
NOMOR: ./././20..../BNN
dalam satu
tahun
takwim.
Yang bertanda tangan di bawah ini, Memuat
identitas
Nama : .. yang
memberikan
Jabatan: .. kuasa.
Memuat
Alamat : .. pernyataan
tentang
pemberian
memberi kuasa kepada wewenang
kepada
Nama : .. pihak lain
untuk
Jabatan : .. melakukan
suatu
Kota
Alamat : .. tindakan
sesuai
tertentu.
dengan
alamat
untuk.
instansi
....
dan
tanggal
Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
penanda-
tanganan.

Jakarta, ..

Penerima Kuasa Pemberi Kuasa

Tanda Tangan Materai dan Tanda Tangan

 BADAN NARKOTIKA NASIONAL 13 LAMPIRAN I G1
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN MOU

MENTERI LUAR NEGERI

REPUBLIK INDONESIA

SURAT KUASA
NOMOR: ///

Yang bertanda tangan di bawah ini, (nama pejabat)..,, Menteri Luar Negeri Republik
Indonesia, memberi kuasa penuh kepada

Nama Pejabat
Jabatan (Kepala/Sestama)

Untuk menandatangani atas nama pemerintah Republik Indonesia, Nota Kesepahaman antara
Pemerintah (Provinsi/Kota/dsb.) ...............Republik Indonesia dan Pemerintah ...... asing/negara
sahabat...... mengenai kerja sama ...........(bidang) ....................

Sebagai bukti, surat kuasa ini saya tanda tangani dan saya bubuhi materai di Jakarta pada
tanggal...... bulan ..... tahun dua ribu .....

Tanda Tangan

Stempel

Nama Menteri Luar Negeri

Republik Indonesia
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 14 LAMPIRAN I G2
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT KUASA UNTUK PENANDATANGANAN MOU

(DALAM BAHASA INGGRIS)

MINISTER FOR FOREIGN AFFAIRS

REPUBLIC OF INDONESIA

FULL POWERS

The undersigned, (nama pejabat) ., Minister for Foreign Affairs of the

Republic of Indonesia, fully authorizes

Name of Official
Jabatan (Kepala/Sestama)

To sign on behalf of the Government of the Republic of Indonesia, the Memorandum

of Understanding between the Government of ...............Republic of Indonesia and
Government .... asing/Negara sahabat...... concering ...........(bidang) cooperation.

In witness where of, I have signed and sealed this Full Powers in Jakarta on this......
day of ..... in the year two thousand.

Signature

Tanpa Cap

Name of
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 15 LAMPIRAN I - H
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT BERITA ACARA

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Logo dan

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA) nama

Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630 instansi yang
telah
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
dicetak.
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593 Penomoran
BERITA ACARA Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id yang
NOMOR: BA/././20..../BNN berurutan
dalam satu
tahun takwim.
Memuat
Pada hari ini, ., tanggal,bulan.tahun.. kami masing-masing :
identitas para
pihak yang
1. Nama : ...
Pangkat/Golongan : ... melaksanakan
NRP/NIP : ... kegiatan.
Jabatan : ... Memuat
Selanjutnya disebut pihak pertama kegiatan yang
dilaksanakan.
dan

Kota sesuai
2. Nama : ...
dengan
Pangkat/Golongan : ...
alamat
NRP/NIP : ...
instansi.
Jabatan : ...
Selanjutnya disebut pihak kedua, telah melaksanakan .............................
.................................................................................................................... Tanda
tangan para

Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan pihak dan

para saksi.

Dibuat di : ............................

Pihak Kedua Pihak Pertama

Tanda Tangan Tanda Tangan

Nama Lengkap Nama Lengkap

Mengetahui/mengesahkan
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 16 LAMPIRAN I I
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT TELEGRAM

BADAN NARKOTIKA NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

SURAT TELEGRAM

DARI : KA BNN DERAJAT : KILAT

KLASIFIKASI : BIASA
KEPADA : 1. PARA KA BNNP
2. PARA KA BNNK/KOTA

TEMBUSAN : 1. KA BNN
2. SESTAMA
3. IRTAMA
4. PARA DEPUTI

NOMOR: ST/./..../20..../BNN TGL: ................

DENGAN ANGKA

AAA TTK REF ..............................................................TTK

BBB TTK SEHUB DGN REF TSB DI ATAS KMA DGN INI ...................TTK

CCC TTK ..............................................................................SBB TTK DUA

SATU TTK .......................................................................TTK

DUA TTK ............................................................TTK DUA

AA TTK .............................................TTK
BB TTK .............................................TTK
SATU TTK .................................................TTK
DUA TTK .................................................TTK
A TTK ...................................TTK
B TTK ...................................TTK
SATU TTK .......................TTK
DUA TTK .......................TTK

DDD TTK DUM TTK HBS

AN KA BNN
SESTAMA

BAMBANG ABIMANYU

Keterangan:*Tembusan sesuai dengan alamat yang dituju dan tidak dituliskan sebagai laporan
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 17 LAMPIRAN I - J
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN
Nomor : SMP/..../..../20..../BNN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : .....................................................
NIP/NRP : .....................................................
Pangkat/Gol. Ruang : .....................................................
Jabatan : .....................................................

Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa :

Nama, NIP/NRP : .....................................................

Pangkat/Gol. Ruang : .....................................................
Jabatan : .....................................................

Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor : SK

..../..../.... tanggal ... ... ..., telah diangkat dalam jabatan Kepala ............... pada
............... di ..............., dan telah dilantik oleh ............... pada tanggal ... ... ...

Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dengan

mengingat sumpah jabatan dan apabila di kemudian hari isi Surat Pernyataan ini
tidak benar yang mengakibatkan kerugian negara, maka saya bersedia
menanggung kerugian tersebut.

Asli Surat Pernyataan ini disampaikan kepada Kepala Kantor Perbendaharaan

dan Kas Negara ............... di ...............

Nama Tempat, Tanggal

Yang Membuat Pernyataan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Tembusan : Nama Lengkap

NIP/NRP
1. Kepala BKN ...............
2. Bendahara .................
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 18 LAMPIRAN I - K
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS
Nomor : SMT/..../..../20..../BNN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama, NIP/NRP : .....................................................
Pangkat/Gol. Ruang : .....................................................
Jabatan : .....................................................

Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa :

Nama, NIP/NRP : .....................................................

Pangkat/Gol. Ruang : .....................................................
Jabatan : .....................................................

yang diangkat berdasarkan Keputusan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor : SK

..../..../.... tanggal ... ... ..., terhitung mulai tanggal ............... telah nyata melaksanakan
tugas sebagai Kepala ............... dan diberi tunjangan jabatan sebesar Rp ...............
(...............) terhitung mulai tanggal ...............

Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dengan

mengingat sumpah jabatan dan apabila di kemudian hari isi Surat Pernyataan ini tidak
benar yang mengakibatkan kerugian negara, maka saya bersedia menanggung
kerugian tersebut.

Asli Surat Pernyataan ini disampaikan kepada Kepala Kantor Perbendaharaan

dan Kas Negara ............... di ...............

Nama Tempat, Tanggal

Yang Membuat Pernyataan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Tembusan : Nama Lengkap

NIP/NRP ................................
1. Kepala BKN ...............
2. Bendahara .................
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 19 LAMPIRAN I - L
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN
NOMOR : SMJ/..../..../20..../BNN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : .....................................................
NIP/NRP : .....................................................
Pangkat/Gol. Ruang : .....................................................
Jabatan : .....................................................

Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa :

Nama : .....................................................
NIP/NRP : .....................................................
Pangkat/Gol. Ruang : .....................................................
Jabatan : .....................................................

Pada tanggal .........., .........., .........., telah menduduki jabatan Kepala ............... pada
............... berdasarkan Keputusan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor : SK ..../..../....

Berdasarkan Surat Edaran Direktur Jenderal Anggaran Departemen Keuangan Nomor :

SK ..../..../.... Sdr. ............... berhak menerima tunjangan jabatan struktural sebagai Kepala
............... pada ............... sebesar Rp ............... (...............) sebulan terhitung mulai tanggal
...............

Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat
sumpah jabatan dan apabila di kemudian hari isi Surat Pernyataan ini tidak benar yang
mengakibatkan kerugian negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut.

Asli Surat Pernyataan ini disampaikan kepada Kepala Kantor Perbendaharaan dan Kas
Negara ............... di ...............

Nama Tempat, Tanggal

Yang Membuat Pernyataan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi)

Tembusan : Nama Lengkap

NIP/NRP ................................
1. Kepala BKN ..............
2. Bendahara .................
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 20 LAMPIRAN I - M
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(NATIONAL NARCOTICS BOARD REPUBLIC OF INDONESIA)
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id

SERTIFIKAT
Nomor : ST/..../..../20..../BNN

Kepala Badan Narkotika Nasional, menyatakan bahwa :

Nama : .....................................................
NIP/NRP : .....................................................
Tempat, tanggal lahir : .....................................................
Jabatan : .....................................................
Unit Kerja : .....................................................

TELAH MENGIKUTI :

.........................................................................................................................................
................................ tahun ..................... yang diselenggarakan oleh ..................... dari
tanggal ..................... sampai dengan .....................

Nama Tempat, Tanggal

Kepala Badan Narkotika Nasional

Pas Foto Tanda Tangan dan Cap

(3 x 4)
Gories Mere
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 21 LAMPIRAN I - Q
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT KETERANGAN (BISA KOP SATKER)

Logo dan
BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
nama
DEPUTI BIDANG PENCEGAHAN
instansi
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
yang telah
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
dicetak.
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593 Penomoran

Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id yang

SURAT KETERANGAN berurutan
Nomor: SKet/././20./DeCegah dalam satu
tahun
Memuat
takwim.
identitas
Yang bertanda tangan di bawah ini,
yang
memberi
Nama :
keterangan.
Pangkat/ Golongan :
Memuat
NRP/NIP :
identitas
Jabatan :
yang diberi
keterangan.
Dengan ini menerangkan bahwa :
Memuat
informasi
Nama : ..
mengenai
Pangkat/Golongan : ..
suatu hal
NRP/NIP :
atau
Jabatan : .
seseorang
Dan seterusnya
untuk
kepentingan
Kota
kedinasan.
.. sesuai

.. dengan
alamat

.. instansi

. dan

. tanggal
penanda-
tanganan.

Jakarta,

Pejabat Pembuat Keterangan

BADAN NARKOTIKA NASIONAL 22 LAMPIRAN I Q1
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT IZIN (BISA KOP SATKER)

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

SEKRETARIAT UTAMA
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
2 spasi
SURAT IZIN
Nomor: SI/././20./BNN
2 spasi

Pertimbangan : bahwa dalam rangka ...........................................................

dipandang perlu mengeluarkan Surat Izin.

Dasar :
1. .........................................................................................
2 spasi
2. .........................................................................................
2 spasi
MEMBERIKAN IZIN
2 spasi
Kepada : Nama : ...............
Pangkat/ Golongan : ...............
NRP/NIP : ...............
Jabatan : ...............
Satker : ...............
2 spasi
Untuk : duduk sebagai anggota pengurus .......................................
............................... dengan ketentuan sebagai berikut:
a. ................................................................
b. ................................................................
c. ................................................................
2 spasi
Surat izin ini untuk dilaksanakan dan diindahkan.
3 spasi

Dikeluarkan di : ...............................
Pada tanggal : ...............................
0,5 spasi
a.n. Sekretaris Utama Badan Narkotika Nasional
Karo Umum
Tanda Tangan dan Cap Instansi
3 4 spasi
Tembusan: Bontor Hutapea
1. ..........................
2. ..........................
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 23 LAMPIRAN I Q2
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT IZIN JALAN (KOP SATKER)

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBIK INDONESIA

SEKRETARIAT UTAMA
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
2 spasi
SURAT IZIN JALAN
Nomor: SIJ/././20..../BNN
2 spasi

Diberikan Kepada:
2 spasi
Nama : .................................................
1,5 spasi dst
Pangkat/NRP/NIP : .................................................
Jabatan : .................................................
Satker : .................................................
Pengikut : .................................................
Pergi dari : .................................................
Tujuan ke : .................................................
Keperluan : .................................................
Berkendaraan : .................................................
Berangkat tanggal : .................................................
Kembali tanggal : .................................................
Catatan : .................................................
3 spasi

Dikeluarkan di : ...............................
Pada tanggal : ...............................
0,5 spasi
Sekretaris Utama Badan Narkotika Nasional

Tanda Tangan dan Cap Instansi

3 4 spasi
Tembusan: Nama Lengkap
1. ..........................
2. ..........................

BADAN NARKOTIKA NASIONAL 24 LAMPIRAN I - R

 REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT SURAT PENGANTAR (BISA KOP SATKER)

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Logo dan

nama
SEKRETARIAT UTAMA
instansi
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
yang telah
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567
dicetak.
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
...(Tgl,Bln,Thn.) Tempat dan
tanggal
pembuatan

Kepada surat.

Yth.
Alamat
tujuan
di yang dapat
ditulis di
....... bagian kiri.

3 spasi
SURAT PENGANTAR
Nomor : ././/20./BNN
2 spasi

1 spasi

No. Isi Banyaknya Keterangan

Nama
Disampaikan dengan
jabatan
hormat untuk menjadi
dan nama
maklum. lengkap
3 spasi yang ditulis
dengan
huruf awal
kapital.

Diterima tanggal.......................

Penerima Pengirim
Nama Jabatan Nama Jabatan
BADAN NARKOTIKA NASIONAL 25 LAMPIRAN I - S
REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 15 TAHUN 2011
TANGGAL 30 DESEMBER 2011

FORMAT PENGUMUMAN (BISA KOP SATKER)

BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Logo dan
SEKRETARIAT UTAMA
nama instansi
Jl. MT. Haryono No. 11 Cawang Jakarta Timur 13630
yang telah
Telepon : (62-21) 80871566, 80871567 dicetak.
Faksimili : (62-21) 80885225, 80871592, 80871593 Penomoran
2 spasi yang
Email : info@bnn.go.id Website : www.bnn.go.id
PENGUMUMAN berurutan
Nomor : Peng/././20./BNN
2 spasi dalam satu
tahun takwim.
TENTANG Judul
........................ 1,5 spasi ........................ pengumuman
yang ditulis
3 spasi dengan huruf
kapital.
1. Rujukan :
a. UndangUndang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Memuat alasan
b. Peraturan Presiden Nomor Nomor 23 Tahun 2010 tentang Badan
Narkotika Nasional. pengumuman
c. Instruksi Presiden Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pelaksanaan yang menjadi
Kebijakan dan Strategi Nasional di Bidang Pencegahan dan dasar dan
Pemberantasan Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap Narkoba
Tahun 20011-2015. pemberitahuan
tentang hal
2. Sehubungan dengan rujukan tersebut di atas, tertentu yang

1 spasi dianggap
3. Demikian untuk dimaklumi. mendesak.
Kota sesuai
3 spasi dengan alamat

Dibuat di : ...................................... instansi dan

Pada tanggal : ...................................... tanggal
0,5 spasi penandatanganan.
Sekretaris Utama Badan Narkotika Nasional Nama jabatan
dan nama
Tanda Tangan dan Cap Instansi
3 4 spasi lengkap yang
Bambang Abimanyu ditulis dengan
huruf awal
kapital.