PANDUAN PENGISIAN

E-FORMASI

TAHUN 2017
 Panduan e-FORMASI
Aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara
Online. Sejak tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus
menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi. Batas akhir penyusunan formasi
adalah setiap akhir bulan maret pada tahun itu, jika tidak maka kebutuhan formasi
CPNS unutk tahun itu tidak diberikan.

Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang
mempunyai tugas mengisi :

1. Struktur Organisasi
- Nama Jabatan
- Nip
- Kelas Jabatan
2. Analisis Jabatan d a n Analisis Beban Kerja (ABK).tiap-tiap Jabatan
dengan Jabatan Struktural (Eselon), Jabatan Fungsional Umum dan
Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT).
3. Template Bezzeting.
- ABK
- Jumlah ASN yang ada
- Jumlah ASN yang akan pensiun (2017 s.d 2021)
- Usulan Formasi.

Kota Bandung Halaman 1

 Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.
1. Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi
alamat http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-
Formasi.

Tampilan Awal e-Formasi

Klik Jawa Barat dan Banten kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

2. Masukkan ID Pengguna dan Sandi ( Tiap wilayah id pengguna Berbeda beda )

. Lalu klik masuk aplikasi.

Kota Bandung Halaman 2

 3. Maka akan muncul menu seperti gambar bawah ini :

4. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi.

Dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas,
yaitu Template Struktur dan Download Dokumen.

5. Didalam menu Tempalte Struktur terdapat beberapa pilihan yaitu Struktur

Organisasi, Analisa Jabatan, Template Bezzeting, Rincian Usulan
Formasi Daftar Pindah Struktur dan Cetak. (Pilih menu Struktur
Organisasi,)

Kota Bandung Halaman 3

 6. Pilih menu Struktur Organisasi, maka akan muncul tampilan seperti
dibawah.

Menu Template Struktur

7. Setelah itu, pengguna Klik Ikon Pilih Kota/Kabupaten

8. Klik Ikon Pada Kota / Kabupaten

Cari unit Kerja (Nama Sekolahnya) Masing - Masing.

Kota Bandung Halaman 4

 8. Untuk menambah nama jabatan baru ( guru )
a. Pilih Pimpinan yang akan ditambah bawahannya
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
c. Pilih Tambah Bawahan Baru.

Kota Bandung Halaman 5

 d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan
dibuat. ( di sebelah kanan )
e. Untuk Atasan Langsung Biarkan saja jangan di rubah

f. Pada jabatan yang akan di isi

Posisi Jabatan Guru Pilih Staf / Fungsional Tertentu Ahli
Nama Jabatan : Ketik Guru apa yang akan di masukan.
Misalkan Guru PPKN
Untuk Kelas, NIP, Analisis Jabatan dikosongkan

h. Setelah itu klik simpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data
tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi untuk merefresh
data

Kota Bandung Halaman 6

 Selanjutnya Pengisian Jabatan ( guru)
a. Klik guru mata pelajaran yang akan di isi maka akan muncul seperti di
bawah ini ( jabatan dan nama mata pelajaran )

b. Pengisian jabatan guru di sesuaikan dengan golongan dan nama

jabatannya. Misalkan guru A Mengajar Mata Pelajaran PPKN mempunyai
golongan pangkat III/C dengan Jabatan Guru Ahli Muda Maka Pengisian
sebagai Berikut :

c. Klik kanan Pada Ahli muda Guru PPKn. Pilih Edit

d. Maka akan muncul seperti di bawah ini :

Kota Bandung Halaman 7

 e. Data atasan langsung gak perlu di rubah
f. Isikan NIP guru
g. Klik ikon untuk menambahkan

h. Setelah Nip pindah ke bawah klik ikon refresh

i. Maka akan langsung muncul nama yang mempunyai NIP tersebut

j. Untuk kelas dan Analisis jabatan dikosongkan dulu

k. Klik Simpan

Kota Bandung Halaman 8

 9. Pengisian Jabatan untuk Kasubag TU
a. Klik Kanan di kasubag Tu, Pilih Edit

b. Data atasan jangan Di rubah

c. Isikan NIP, Klik Ikon Tambah
d. Klik Ikon Refresh

e. Klik Simpan

Kota Bandung Halaman 9

 10. Pengisian Jabatan untuk staf TU
Atasan Langsung Staf Tata Usaha Adalah Kasubag TU
Untuk Menambahkan menambah nama jabatan baru
a. Pilih Pimpinan ( Kasubag TU ) yang akan ditambah bawahannya
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
c. Pilih Tambah Bawahan Baru.

Pengisian jabatan f u n g s i o n a l u m u m / p e l a k s a n a harus

sesuai dengan Daftar Jabatan P e l a k s a n a yang ada pada
Permenpan 25 tahun 2016 Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara & Reformasi Birokrasi.
Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada,
maka dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama
jabatan adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang
ada hanya nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan
tersebut diberikan jabatan Bendahara.
Untuk Kelas Jabatan tidak usah diisi karena belum ada evaluasi jabatan.
Untuk pengisian Nip jika di jabatan tersebut sudah ada pegawai
yang mendudukinya maka Nip harus diisi. Jika tidak ada pegawainya
Nip tidak usah diisi. Untuk Jabatan Struktural hanya bisa diisi Nip satu
kali sedangkan untuk jabatan JFU / JFT bisa diisi Nip lebih dari satu.
Untuk Analisa Jabatan apabila kita sudah membuat analisa
jabatannya bisa langusng kita pilih ketik nama analisa jabatan yang
dibuat di menu analisa jabatan. Tetapi apabila analisa jabatannya
belum dibuat maka kosongkan saja dahulu nanti baru dibuat di menu
analisa jabatan

Kota Bandung Halaman

10
 9. Untuk mengubah j a b a t a n yang sudah ada adalah sebagai berikut :
a. Pilih jabatan yang akan dirubah.
b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
c. Pilih Edit.

d. Akan muncul form pengisian jabatan yang akan diisi, isilah jabatan sesuai
yang akan diubah.
e. Langkahnya sama dengan cara menambah jabatan baru.

Kota Bandung Halaman

11
10. Setelah Sturktur Organisasinya selesai dibuat/diperbaiki maka langkah selanjutnya
adalah membuat analisa jabatan

Tampilan Menu Analisa Jabatan

11. Langkah membuat anjab baru pilih tambah Analisa Jabatan kemudian klik

tampilan seperti diatas

Kota Bandung Halaman

12
12. Buat nama anjabnya dan untuk nama anjab JFU / JFT berikan tanda dinama
anjabnya agar memudahkan kita dalam mencari anjab tersebut. Kemudian klik buat.

13. Kemudian klik kolom pencarian dipojok atas ketik nama anjab yang kita buat tadi
kemudian tekan enter. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah.

Kota Bandung Halaman

14. Lalu klik ubah

Maka akan muncul menu seperti diatas. Kemudian isikan data anjabnya ke setiap
kolom lau kemudian simpan.

15. Setelah selesai membuat anjabnya maka kembali lagi ke menu Struktur Organisasi
kemudian kita masukan analisa jabatan seluruh nama jabatan.

Setelah selesai langkah berikutnya adalah pengisian Template Bezzeting

Kota Bandung Halaman

16. Klik Menu Template Bezzeting

Tampilan Menu Template Bezzeting

Pada tampilan Template Bezzeting ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol
> pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih
ABK pada baris data tersebut, seperti ini

Kota Bandung Halaman

 Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi,
sehingga data akan berubah seperti ini:

Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil
Struktural/JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:

Bezzeting Kepala Sub Bagian Umum & Kepegawaian

ABK 1
PNS 1
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 1

BUP 2017 0 Kekurangan 2017 0

BUP 2018 0 Kekurangan 2018 0
BUP 2019 1 Kekurangan 2019 1
BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1
BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1

Usul Formasi PNS 0

Usul Formasi PPPK 0
Total ASN 0

Kota Bandung Halaman

Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :

Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data
tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.

Kota Bandung Halaman

 Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang
mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan
data sebagai berikut :
JFU Penata Laporan Keuangan
ABK 1
PNS 0
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 0

BUP 2017 0 Kekurangan 2017 1

BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1
BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1
BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1
BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1

Usul Formasi PNS 1

Usul Formasi PPPK 0
Total ASN 1

Sehingga data yang terentry adalah seperti ini isi kolom ABK dan Kolom Usul Formasi:

Seluruh nama jabatan untuk diisi seluruhnya.

Kota Bandung Halaman

17. Admin Lokal dapat mencetak hasil dari pengisian aplikasi dengan format Excel dan PDF .pilih
menu cetak di template struktur. Kemudian pilih format excel atau PDF

Setelah itu akan langsung muncul di tab lain dengan tampilan seperti ini untuk format PDF.

Kota Bandung Halaman

Dan untuk download format excel kita klik tulisan excel kemudian akan otomatis mendownload file excel nya liat
tanda panah warna merah

Lalu klik file tersebut maka akan muncul format excelnya.

Demikian tata cara pengunaan aplikasi E Formasi untuk Admin Lokal.

Kota Bandung Halaman