OLEH:
NI KETUT PUTRI AYU PURWANINGSIH (1408505008)
JURUSAN FARMASI
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS UDAYANA
2017
0
BAB I
PENDAHULUAN
1
kegiatan dapat diminimalisir. Prinsip manajemen dapat dimanfaatkan dalam
mengatur dan mengintegrasikan berbagai kegiatan dalam kehidupan sehari-hari
dan dalam berbagai perusahaan termasuk pada Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Kegiatan tersebut harus didukung oleh sumber daya manusia yang berkompeten
serta sarana dan prasarana yang memadai. Oleh karena itu, dibutuhkan adanya
suatu sistem pengaturan atau manajemen secara terstruktur dalam mewujudkan
pelayanan yang berkualitas sesuai dengan CDOB.
1.3 Tujuan
1.3.1 Untuk mengetahui manajemen operasional PBF di PT. Tria Jaya Abadi.
1.3.2 Untuk mengetahui manajemen pembelian dan persediaan PBF di PT. Tria
Jaya Abadi.
1.3.3 Untuk mengetahui manajemen teknologi informasi PBF di PT. Tria Jaya
Abadi.
1.3.4 Untuk mengetahui manajemen pemasaran PBF di PT. Tria Jaya Abadi.
1.3.5 Untuk mengetahui manajemen keuangan PBF di PT. Tria Jaya Abadi.
BAB II
PEMBAHASAN
2
Manajemen operasional diartikan sebagai suatu rangkaian aktivitas yang
menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi
output. Keberhasilan suatu manajemen operasional dapat didukung oleh beberapa
faktor yaitu mampu bersaing dalam diferensiasi (keunikan), bersaing dalam biaya,
serta bersaing dalam memberikan respon kepada konsumen (Heizer, 2011).
Keberhasilan suatu sistem manajemen operasional memerlukan satu atau lebih
input, mengubah dan menambah nilai input tersebut, sehingga dapat memberikan
satu atau lebih output bagi konsumen. Input terdiri atas sumber daya manusia
(tenaga kerja), modal (peralatan dan fasilitas), pembelian bahan baku dan jasa,
tanah, energi. Sedangkan outputnya adalah barang dan jasa (Hatani, 2008).
Manajemen operasional mencakup pengelolaan atau pelaksanaan semua faktor
produksi yang meliputi SDM atau tenaga kerja, sarana dan prasarana, serta
strategi pelaksanaan.
Manajemen operasional yang diterapkan di PT. Tria Jaya Abadi adalah
sebagai berikut:
1. Pemilihan lokasi PBF
Salah satu faktor penting dalam kelancaran jalannya suatu perusahaan
adalah pemilihan lokasi yang tepat untuk membangun gedung PBF. Lokasi yang
dipilih sedapat mungkin strategis, sehingga akan memudahkan dalam proses
distribusi produk. PT. Tria Jaya Abadi berlokasi di Jalan Raya Batu Tabih,
Klungkung. Lokasi ini sangat strategis, sehingga mampu menjangkau daerah
distribusi yang cukup luas khususnya untuk wilayah Bali Timur seperti Gianyar,
Bangli, Karangasem dan terutama Klungkung. Dalam menjalanka suatu
perusahaan
2. Struktur organisasi
Dalam menjalankan manajemen operasional dibutuhkan adanya struktur
organisasi dengan pembagian tugas yang jelas. Setiap individu dalam organisasi
harus menjalankan tugasnya dengan baik dan selalu berkoordinasi jika
menemukan suatu permasalahan. Struktur organisasi menggambarkan fungsi
dalam suatu organisasi yang mana setiap orang dibagi berdasarkan divisi dan
keahliannya masing-masing. Struktur organisasi di PT. Tria Jaya Abadi adalah
sebagai berikut :
3
Gambar 1. Struktur organisasi PBF di PT. Tria Jaya Abadi.
4
obat dan bahan obat yang memerlukan kondisi khusus perlu ditambahkan sarana
penunjang yang memadai (Dirjen Binfar, 2011). Pada ruang penyimpanan
disediakan area khusus untuk obat-obat yang bersifat radio aktif ataupun obat
yang memerlukan penanganan khusus. Bangunan memiliki beberapa ruang seperti
ruang kerja apoteker, gudang penyimpanan obat, ruang administrasi, ruang
tunggu, ruang penerimaan obat, ruang makan dan toilet. Selain itu bangunan
diusahakan memiliki ventilasi yang cukup, perlengkapan pemadam kebakaran,
pencahayaan yang cukup, serta sumber air dan sanitasi yang baik (BPOM, 2012).
4. Perizinan PBF
Perizinan PBF diperoleh dengan mengajukan permohonan kepada Direktur
Jendral, dengan tembusan kepada kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan kepala
BPOM yang ditandatangani oleh direktur PBF. Paling lama 6 hari sejak
diterimanya tembusan surat permohonan kemudian dilakukan verifikasi
kelengakapan administratif oleh Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Kepala BPOM
bertugas dalam melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB. Apabila telah
memenuhi persyaratan CDOB maka hasil analisis akan direkomendasikan kepada
Direktur Jendral dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi.
Direktur Jendral kemudian akan menerbitkan ijin PBF dengan tembusan ke
Kepala Badan, kepala dinas kesehatan provinsi, kepala dinas kabupaten/kota, dan
kepala BPOM (Kemenkes RI, 2014).
5. Sarana dan prasarana penunjang
Kelancaran operasional perusahaan khususnya PBF tidak terlepas dari
sarana dan prasarana pendukungnya. Sarana yang diperlukan meliputi rak untuk
membedakan penyimpanan sediaan obat solid, semisolid, maupun cair. Kulkas
untuk menyimpan sediaan yang harus disimpan di bawah suhu ruang. AC (air
conditioner) untuk pengaturan suhu gudang yang mana suhu gudang harus tetap
dijaga agar berada diantara 15-25oC sesuai dengan ketentuan dalam pedoman
CDOB. Keakuratan suhu sangat diperlukan dalam penyimpanan sediaan obat,
sehingga diperlukan pula termometer. Selain itu, dibutuhkan lemari khusus
dengan untuk menyimpan vaksin. Lemari khusus tersebut harus dilengkapi
dengan alat pengatur suhu sehingga vaksi tetap berada pada suhu rendah dan
stabil (Danar, 2013).
5
Sarana lainnya yang diperlukan adalah transportasi yang memadai untuk
proses distribusi barang. Agar dapat memenuhi target yaitu distribusi barang untuk
wilayah Bali Timur maka diperlukan jumlah sarana transportasi yang cukup.
Berdasarkan sifat dari produk yang didistribusikan maka pendistribusian produk
khususnya obat dan/atau bahan obat digunakan sarana transportasi yang
memenuhi syarat salah satunya berupa mobil box yang tertutup yang mana
mampu melindungi produk dari paparan cahaya matahari secara langsung serta
paparan udara secara terus-menerus yang menyebabkan produk dapat mengalami
kerusakan baik pada kemasan ataupun zat aktif yang ada di dalamnya.
7
karena memungkinkan pihak PBF mengetahui jumlah produk yang diperlukan
untuk dipasok dan didistribusikan tanpa harus langsung ke pihak produsen atau
konsumen. Melalui teknologi informasi pemantauan terhadap peredaran obat-obat
palsu dapat dilakukan. Sisstem akan membantu dalam memperjelas migrasi obat-
obat karena keluar masuknya produk akan terpantau dengan baik. Pemantauan
migrasi obat ini akan membantu dalam mengurangi peredaran obat-obat palsu.
Selain itu, dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi maka lebih
memudahkan untuk promosi PBF secara online sehingga customer akan lebih
mengenal PT. Tria Jaya Abadi melalui promosi-promosi menarik seperti gratis
produk tertentu atau diskon sekian persen untuk pembelian barang dalam jumlah
besar.
8
menjalin kerjasama dengan pihak terkait, dan menerapkan berbagai promo
menarik. Pengiklanan sendiri tidak hanya dilakukan pada media cetak ataupun
media eletronik, namun bias dilakukan dengan bantuan internet untuk
mempermudah dalam proses publikasi. Selain itu, dibutuhkan pula sistem berbasis
online dalam bentuk e-catalog untuk pemesanan barang ke pihak PBF, sehingga
proses pemebelian sampai distribusi dapat berjalan lebih cepat dan efisien.
Terakhir adalah penerapan sistem konsinyasi atau menitipkan barang atau produk
ke retailer yang menjalin kerjasama dengan PT. Tria Jaya Abadi. Retailer hanya
perlu membayar sesuai dengan jumlah produk yang laku, sedangkan produk sisa
dapat dilakukan retur atau penukaran dengan produk lain. Melalui beberapa
strategi pemasaran tersebut diharapkan dapat menjadikan PBF ini sebagai
distributor pilihan bagi customer.
2.5 Manajemen Keuangan
Manajemen keuangan merupakan suatu kegiatan perencanaan,
penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian dan
penyimpanan dana yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. Fungsi
utama dari manajemen keuangan adalah merencanakan, mencari dan
memanfaatkan dana dengan berbagai cara untuk memaksimalkan daya guna
(efficiency) dari operasi-operasi perusahaan. Perencanaan keuangan dibutuhkan
untuk memenuhi berbagai tujuan perusahaan seperti meningkatkan investasi
dalam usaha, perubahan imbalan untuk para wirausaha, meningkatkan
kemampuan laba dalam usaha, dapat memberikan harapan terhadap pertumbuhan
usaha, dan meningkatkan efisiensi usaha.
Setiap manajemen membutuhkan perencanaan yang matang serta perlu
dipersiapkan tindakan antisipasi jika dalam pelaksanaannya tidak berjalan sesuai
rencana. Manajemen keuangan dimaksudkan untuk menyegarkan kondisi
keuangan perusahaan dengan mengontrol pemasukkan dan pengeluaran
perusahaan melalui penekanan perputaran biaya yang tidak perlu dan tetap
berorientasi pada keuntungan atau laba perusahaan sehingga harus benar-benar
dikontrol pengeluaran yang tidak perlu. Salah satu pengeluaran PBF meliputi
pengadaan produk PBF seperti pengadaan obat-obatan, alat-alat kesehatan,
9
fasilitas berupa sarana dan prasarana, biaya pendistribusian, serta kontribusi untuk
tenaga kerja (SDM).
Penerapan manajemen keuangan di PBF PT. Tria Jaya Abadi ini meliputi
beberapa aspek diantaranya planning, budgeting, controlling, auditing, dan
reporting. Aspek perencanaan (planning) meliputi Perencanaan Arus Kas dan
Rugi Laba. Perencanaan keuangan meliputi pemasukan baik dari dana sendiri
maupun dari investor, rencana pengeluaran, perhitungan rugi-laba selama proses
operasional sehingga dapat disusun strategi yang tepat kedepannya dalam
mengoperasikan perusahaan. Berkaitan dengan ketersediaan dana (budgeting)
maka perlu dilakukan penyususnan anggaran, sehingga akan membantu dalam
menyusun perencanaan penerimaan dan pengalokasian anggaran biaya sehingga
alokasi dana dapat dilakukan secara efisien (tepat sasaran) dan mampu
memaksimalkan dana yang dimiliki. Pengendalian (controlling) keuangan
dimaksudkan untuk menjamin bahwa alokasi dana telah sesuai atau tepat sasaran.
Kontrol dilakukan melalui evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem
keuangan perusahaan. Pemeriksaan (auditing) keuangan dilakukan sesuai dengan
kaidah standar akuntansi dan tidak terjadi penyimpangan. Audit dilakukan untuk
mengevaluasi keuangan perusahaan terutama tentang pemasukkan, pengeluaran,
dan laba-rugi, sehingga apabila terjadi penyimpangan pada keuangan dapat
ditemukan dan segera ditindak lanjuti. Aspek terakhir yaitu pelaporan (reporting)
keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban baik terhadap pelaksanaan
operasional dan pengalokasian dana selama proses operasional berlangsung.
Laporan keungan menyediakan informasi secara rinci tentang kondisi
keuangan perusahaan dan analisa rasio laporan keuangan yang dapat dijadikan
sebagai evaluasi apakah harus ada penekanan pada keuangan akibat kerugian atau
perluasan usaha atau penambahan pemasokan akibat diterimanya suatu laba
usaha. Beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam pebuatan suatu laporan
keuangan adalah aktiva (jumlah sumber daya yang dimiliki perusahaan),
kewajiban (meliputi transaksi dan peristiwa ekonomi yang mempengaruhi kinerja
perusahaan dalam satu periode waktu tertentu), dan ekuitas (jumlah modal yang
dimiliki oleh perusahaan). Melalui sistem manajemen keuangan tersebut,
diharapkan akan mampu memberi kontribusi positif dalam regulasi dana
perusahaan sehingga PBF dapat terus memperoleh laba.
10
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.1.1 Manajemen operasional PBF di PT Tria Jaya Abadi meliputi pemilihan
lokasi PBF, denah bangunan, perizinan PBF, sarana dan prasarana
penunjang, serta dan pembuatan struktur organisasi, dimana peran apoteker
di PBF sebagai penangggung jawab yang bertugas untuk mengawal sediaan
farmasi dimana jaminan kemanan, khasiat, dan mutu sediaan farmasi
dituntut dari proses awal sampai akhir.
11
3.1.2 Manajemen pembelian dan persediaan PBF di PT Tria Jaya Abadi dilakukan
dengan menerapkan sistem manajemen dengan mempertimbangan secara
matang waktu pembelian, pemilihan produsen yang tepat, dan pemilihan
barang yang tepat.
3.1.3 Manajemen teknologi informasi PBF di PT Tria Jaya Abadi dilakukan
dengan menerapkan sistem komputerisasi untuk pemcatatan seluruh
rangkaian kegiatan dalam pengelolaan sediaan farmasi, baik yang diterima,
disimpan, maupun didistribusikan. Teknologi informasi dengan
komputerisasi juga dimanfaatkan untuk membangun sistem pemesanan
seacara online, pemantauan peredaran obat palsu, dan promosi perusahaan
secara online.
3.1.4 Manajemen pemasaran PBF di PT Tria Jaya Abadi dilakukan dengan
memberikan tenggang waktu secara wajar kepada konsumen terhadap
pembayaran, bonus produk dengan syarat dan ketentuan berlaku, promosi
melalui pemasangan iklan mengenai perusahaan, sistem berbasis online
dalam bentuk e-catalog untuk pemesanan barang ke pihak PBF, serta
penerapan sistem konsinyasi.
3.1.5 Manajemen keuangan PBF di PT. Tria Jaya Abadi ini meliputi beberapa
aspek diantaranya planning, budgeting, controlling, auditing, dan reporting
diharapkan akan mampu memberi kontribusi positif dalam regulasi dana
perusahaan sehingga PBF dapat terus memperoleh laba.
DAFTAR PUSTAKA
Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2012. Peraturan Kepala Badan Pengawas
Obat dan Makanan RI. No. HK.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang
Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: Kepala Badan
Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia.
Danar, Mutia Ghariza. 2013. Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Pedagang
Besar Farmasi (PBF) Tramedifa Jl. Cipinang Muara I No. 23C, Pondok
Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur Periode 18 Februari 28 Maret 2013.
Laporan. Depok: Universitas Indonesia .
12
Dirjen Binfar RI. 2011. Pedoman Pembinaan Pedagang Besar Farmasi. Jakarta:
Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian Dan Alat Kesehatan Kementerian
Kesehatan RI.
13