MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Cakupan Panduan :
Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software
berbasis data, Memulai Microsoft Access
Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table,
mengisi table, mengedit table, menampilkan dan
menghapus table/record

Tujuan Tutorial
Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur
pengoperasian program Microsoft Access.
Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.
Menggunakan aplikasi pemasukan data.
Menggunakan aplikasi untuk meng-update data.
Menggunakan aplikas untuk men-delete data.
Mengecek hasil entry data.
Mengisi check list entry data.

SMK Negeri 1 Cikande 27

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

PENDAHULUAN
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang
digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access
diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta
laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan,
pendataan data karyawan, dan lai sebagainya.

MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007

1. Klik tombol Start
2. Arahkan ke All Programs
3. Arahkan ke Microsoft Office
4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007

5. Muncul Getting Stared with Microsoft Office Access, klik icon Blank Database untuk
membuat database baru.

SMK Negeri 1 Cikande 28

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan
(contoh : PPDB-Kelas-Tahun)
7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan.
8. Kemudian klik tombol Create

9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.

Tampilan menu Home :

SMK Negeri 1 Cikande 29

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

Tampilan menu Create :

Tampilan menu External Data :

Tampilan menu Database Tools :

MEMBUAT TABEL
Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database.
1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara
klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.

2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi Field Name dan Data Type sesuai bentuk table
yang akan dibuat.

SMK Negeri 1 Cikande 30

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

Ketik seperti table di bawah :

Field Name Data Type Description
No AutoNumber
* No_pendf Text
Nama Text
Prog_pilihan Text
PKn Number
B_ind Number
Mtk Number
B_ing Number
IPA Number
IPS Number
Jml_nilai Number
Jml_bbt Number
Ket Text

3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data
yang sama pada Field tersebut.

SMK Negeri 1 Cikande 31

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialogperintah menyimpan, kemudian klik tombol
Yes.

5. Tampilan Table yang dibuat.

MEMBUAT QUERY
Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field.
Langkah-langkah membuat Query :
1. Klik menu Create
2. Klik icon Query Design

SMK Negeri 1 Cikande 32

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, kemudian klik tombol Add.

4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah
dibuat di atas.

5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah :

SMK Negeri 1 Cikande 33

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah :

7. Simpan Query yang sudah dibuat.

MEMBUAT FORM
Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query
tergantung link (hubungan) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb:
1. Pilih menu Create
2. Klik panah icon More Form
3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah

4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available
field ke Selected Field dengan menekan tombol
SMK Negeri 1 Cikande 34
Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

5. Pilih layout yang diinginkan, kemudian klik tombol

6. Pilih styale yang diinginkan, kemudian klik tombol

SMK Negeri 1 Cikande 35

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

7. Terakhir klik tombol

8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View.

9. Ubah tampilan ke Design View supaya bisas di edit dengan cara pilih menu Home
kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View.

SMK Negeri 1 Cikande 36

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

UBAH TAMPILAN FORM

Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form.

Tampilan Form berubah.

MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX

Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita
ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara :
1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View
2. Klik icon Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di
sebelah kanan monitor.
3. Ubah Selection type: text Box ke field Jml_nilai atau Jml_bbt.
4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol

SMK Negeri 1 Cikande 37

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

MEMASUKAN DATA (INPUT DATA)

Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan
meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data
record maupun menghapus data record.
Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda
masukkan.
2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View.
3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber.
4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.
SMK Negeri 1 Cikande 38
Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di
bawah.

MENGUBAH DATA
A. Memilih Field dan Record
Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai
berikut:
Untuk Memilih Perintah
Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut
Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut
sampai meilintasi beberapa sel yang ingin
dipilih
Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom
Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom
Sebuah record Klik pada posisi selector baris
Beberapa record Drag drop pointer pada posisi selector baris
Semua record Klik tombol Select All yag ada pada selector
baris
Pilih perintah Select All Record dari menu Edit
Tekan kombinasi tombol Ctrl+A

SMK Negeri 1 Cikande 39

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

B. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To,
perhatikan table berikut :
Pindah Ke Klik
Awal Record First Record
Akhir Record Last Record
Record sebelumnya Previous Record
Record berikutnya Next Record
Record baru New Record
Tekan tombol F5 atau ketik nomor
Record tertentu Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan
menekan tombol enter

C. Menambah Record
Menambah record sama dengan mengedit record yaitu membuka kembali table, query atau form
tetapi kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong.

D. Menambah Field
Dengan langkah sebagai berikut:
1. Buka file database yang sudah dibuat
2. Pilih table yang sudah dibuat
3. Ubah ke tampilan Design View
4. Klik field Ket lalu klik kanan kemudian klik kiri Insert Row.
5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali.
6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

Field Name Data Type Description

No AutoNumber
* No_pendf Text
Nama Text
Prog_pilihan Text
PKn Number
B_ind Number
Mtk Number
B_ing Number
SMK Negeri 1 Cikande 40
Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

IPA Number
IPS Number
Jml_nilai Number
Jml_bbt Number
Asal_skl Text Tambahan
Ket Text

Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb:

1. Buka nama query yang sudah dibuat.
2. Ubah ke tampilan Design View
3. Tempatkan pointer di field Ket.
4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di
bawah.

5. Masukan field Asal_skl

SMK Negeri 1 Cikande 41

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah.

7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

MEMBUAT REPORT
Report dibuat agar database dapat dicetak dengan tampilan sesuai yang diinginkan.
Langkah pembuatan Report hampir sama dengan pembuatan Form yaitu sebagai berikut:
1. Pastikan menu Create terbuka.
2. Klik icon Report Wizard, seperti gambar di bawah.

3. Muncul dialog Report Wizard, pilih Table atau Query yang akan dibuat Report dengan
cara mengganti text box Table/Query.

SMK Negeri 1 Cikande 42

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

4. Pindahkan field dari Available Fields ke Selected Fields dengan cara menekan tombol

5. Langsung klik tombol Next jika menginginkan posisi tampilan database sejajar.

6. Apabila ingin mengubah urutan label Report, misalkan no_pendf ingin diurutan pertama,
jika tidak ada langsung Next.

SMK Negeri 1 Cikande 43

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

7. Atur layout Report, Posisi kertas dan beri centang jika menginginkan lebar Report sesuai
lebar kertas.

8. Pilih Style yang diinginkan, lalu klik tombol Next.

9. Simpan Report, lalu klik tombol Finish.

SMK Negeri 1 Cikande 44

Modul Microsoft Office Access 2007
 MODUL BAHAN AJAR
Semua Program Keahlian

10. Tampilan awal Report yang dibuat, klik tombol Close Print Preview jika ingin keluar atau
mengubah tampilan report.

11. Edit Report seperti menambahkan Report Header dan Report Footer.

12. Kembali ubah ke tambilan Datasheet View, sehingga tampilan seperti di bawah.

Report dapat di Print (cetak) dengan cara mengubah terlebih dahulu ketampilan Print Preview,
lalu klik icon Print.
SMK Negeri 1 Cikande 45
Modul Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 1

Buatlah table di Microsoft Office Access!

Tabel 1
No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket
1 BB001 Susu 456 411 302 Rp 10.000
2 BB002 Coklat 756 456 423 Rp 7.500
3 BB003 Permen 674 647 423 Rp 500
4 BB004 Kacang 833 678 324 Rp 3.500

Tabel 2
No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket
1 99..001 ASEP Serang 21/09/1994 Anton SMPN 2010 L
2 99..002 NUR Serang 23/05/1994 Usep SMPS 2010 L
3 99..003 JAKI Lebak 25/12/1994 Jaka MTs 2010 L
4 99..004 ZENI Cilegon 01/01/1994 Dedi MTsN 2010 L

Tabel 3
No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 4
No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 5
No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket
1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7
2 99..002 NUR 6 7 6 6 8
3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6
4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7

SMK Negeri 1 Cikande 46

Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 2

Buatlah Table dan Query di Microsoft Office Access!

Tabel 1
No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket
1 BB001 Susu 456 411 302 Rp 10.000
2 BB002 Coklat 756 456 423 Rp 7.500
3 BB003 Permen 674 647 423 Rp 500
4 BB004 Kacang 833 678 324 Rp 3.500

Tabel 2
No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket
1 99..001 ASEP Serang 21/09/1994 Anton SMPN 2010 L
2 99..002 NUR Serang 23/05/1994 Usep SMPS 2010 L
3 99..003 JAKI Lebak 25/12/1994 Jaka MTs 2010 L
4 99..004 ZENI Cilegon 01/01/1994 Dedi MTsN 2010 L

Tabel 3
No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

SMK Negeri 1 Cikande 47

Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 3

Buatlah Table dan Form di Microsoft Office Access!

Tabel 1
No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 2
No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

SMK Negeri 1 Cikande 48

Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 4
Buatlah Table dan Report di Microsoft Office Access!

Tabel 1
No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 2
No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 3
No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket
1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7
2 99..002 NUR 6 7 6 6 8
3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6
4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7

SMK Negeri 1 Cikande 49

Latihan Microsoft Office Access 2007
LATIHAN 5
1. Buatlah Table dan Query dari Ketiga Tabel di atas di Microsoft Office Access!

Tabel 1
No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 2
No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket
1 99..001 ASEP 6 7 7 6 7
2 99..002 NUR 4 5 6 7 7
3 99..003 JAKI 6 7 6 6 8
4 99..004 ZENI 6 7 8 5 6

Tabel 3
No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket
1 99..001 ASEP 4 5 6 7 7
2 99..002 NUR 6 7 6 6 8
3 99..003 JAKI 6 7 8 5 6
4 99..004 ZENI 6 7 7 6 7

2. Buatlah form dari query yang dibuat!

3. Buatlah report dari query yang dibuat!

SMK Negeri 1 Cikande 50

Latihan Microsoft Office Access 2007