Kelembagaan

Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
PEDOMAN PELAKSANAAN ORGANISASI
(PPO)
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS RIAU

KELEMBAGAAN MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS RIAU
PERIODE 2015/2016
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

PEDOMAN PELAKSANAAN ORGANISASI

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS RIAU
PERIODE 2015/2016

BAB I
PENDAHULUAN

Kelembagaan kemahasiswaan merupakan sarana pengembangan kreativitas

mahasiswa yang diharapkan mampu mengambil peran sebagai kontrol sosial
dalam mengawal perubahan ke arah yang lebih baik, dengan menjunjung tinggi
nilai moralitas, intelektualitas dan profesionalitas, serta berpegang teguh kepada
Tri Darma Perguruan Tinggi.

Sehubungan dengan itu, untuk dapat menciptakan kehidupan kelembagaan

mahasiswa yang dinamis dan harmonis perlu dibuat aturan yang disepakati
bersama oleh seluruh kelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau agar tidak
terjadi kesalahan koordinasi. Untuk itu, perlu ditetapkannya suatu Pedoman
Pelaksanaan Organisasi (PPO) FT Universitas Riau.

BAB II
BAGAN KOORDINASI

MUSYAWARAH
MAHASISWA

DPM FT

BEM FT

UKM

HIMA/HM

Keterangan:
= Garis Instruksional
= Garis Koordinasi
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

BAB III

BAGAN HIERARKI
PERATURAN KELEMBAGAAN KEMAHASISWAAN

Tri Dharma Perguruan Tinggi

UUD
Universitas Riau

PKM FT
Universitas Riau

PPO FT
Universitas Riau

KETETAPAN DPM KEPUTUSAN DPM KEPUTUSAN BEM

FT Universitas Riau FT Universitas Riau FT Universitas Riau

Tata Tertib DPM Tata Tertib BEM AD/ART/PKM AD/ART/PKM

FT Universitas Riau FT Universitas Riau UKM HIMA/HM

Keterangan:
= Garis Instruksional
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

BAB IV
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

Pasal 1
Ketentuan Umum

1. Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Riau yang selanjutnya

disingkat dengan DPM FT Universitas Riau merupakan Kelembagaan
kemahasiswaan tertinggi pada tingkat Fakultas yang berfungsi sebagai lembaga
legislatif.
2. Fungsi dan tugas DPM FT Universitas Riau secara umum telah ditetapkan dalam
PKM FT Universitas Riau.
Pasal 2
Ketentuan Khusus

1. Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai lembaga legislatif, DPM FT

Universitas Riau berwenang membuat ketetapan dan keputusan yang sesuai dengan
amanat Sidang Musyawarah Mahasiswa Kelembagaan Mahasiswa Fakultas Teknik
Universitas Riau.
2. DPM FT Universitas Riau berwenang memberikan penjelasan terhadap ketetapan
dan/atau keputusan yang dikeluarkan oleh DPM FT Universitas Riau.
3. DPM FT Universitas Riau berwenang mengevaluasi kerja BEM FT Universitas
Riau untuk melakukan kerja sesuai amanat dalam Sidang Musyawarah Mahasiswa
Lembaga Kemahasiswaan Fakultas Teknik Universitas Riau dan membuat
rekomendasi pada Sidang Pleno.
4. Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, Komisi pada DPM FT Universitas Riau
berhak mengadakan inspeksi kepada Dinas BEM FT Universitas Riau.
5. Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, DPM FT Universitas Riau berhak
meminta susunan panitia kegiatan BEM FT Universitas Riau.
6. DPM FT Universitas Riau berhak memanggil ketua pelaksana kegiatan yang
dilaksanakan oleh BEM, UKM, dan HIMA/HM se-lingkungan FT Universitas Riau.
7. DPM FT Universitas Riau berhak memanggil dan memberikan teguran kepada
seluruh ketua kelembagaan se-lingkungan FT Universitas Riau apabila dalam
pandangan DPM FT, kelembagaan tersebut telah melakukan penyimpangan dari
peraturan yang telah ditetapkan
8. DPM FT Universitas Riau berhak mendapatkan informasi tentang susunan pengurus
dan program kerja dari seluruh kelembagaan se-lingkungan FT Universitas Riau.
9. DPM FT Universitas Riau berhak memberikan pertimbangan terhadap
permasalahan yang menyangkut kelembagaan di lingkungan FT Universitas Riau.

BAB V
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
Pasal 3
Ketentuan Umum

1. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Riau yang selanjutnya

disingkat dengan BEM FT Universitas Riau merupakan Kelembagaan
kemahasiswaan pada tinggkat Fakultas yang berfungsi sebagai lembaga eksekutif.
2. Fungsi dan tugas BEM FT Universitas Riau secara umum sebagaimana telah
ditetapkan oleh PKM FT Universitas Riau.

Pasal 4
Ketentuan Khusus

1. BEM FT Universitas Riau merupakan pelaksana harian dan sebagai lembaga

operasional kegiatan kelembagaan pada tingkat Fakultas.
2. Dalam menjalankan tugasnya BEM FT Universitas Riau harus membuat program
kerja kegiatan secara terperinci dan jelas yang dilengkapi dengan time schedulle
dengan tetap berpedoman kepada Garis-Garis Besar Haluan Kerja (GBHK) dan
rekomendasi Sidang Musyawarah Mahasiswa 2015 Lembaga Kemahasiswaan FT
Universitas Riau.
3. BEM FT Universitas Riau dapat membuat kegiatan insidental dengan
memberitahukan terlebih dahulu pada DPM FT Universitas Riau secara tertulis.
4. Dinas pada BEM FT Universitas Riau bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5. Dinas pada BEM FT Universitas Riau terdiri dari seorang kepala Dinas dan seorang
sekretaris Dinas beserta anggotanya.
6. Dinas pada BEM FT Universitas Riau melakukan koordinasi dengan Komisi DPM
FT Universitas Riau.
7. BEM FT Universitas Riau berwenang memberikan penjelasan yang bersifat
penafsiran terhadap keputusan-keputusan BEM FT Universitas Riau.

BAB VI
HIMPUNAN MAHASISWA

Pasal 5
Ketentuan Umum

1. Himpunan Mahasiswa merupakan Kelembagaan kemahasiswaan pada tingkat

Jurusan, selanjutnya disingkat HIMA/HM
2. HIMA/HM dalam menjalankan roda organisasinya memiliki jalur koordinasi
dengan DPM FT, BEM FT, dan UKM FT Universitas Riau yang bersifat terbuka.
3. Fungsi HIMA/HM adalah sebagaimana yang telah ditetapkan dalam PKM FT
Universitas Riau.

Pasal 6
Ketentuan Khusus

1. HIMA/HM merupakan pelaksana kegiatan kemahasiswaan yang bersifat

ekstrakurikuler di Jurusan.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, HIMA/HM harus membuat program kerja secara
jelas dilengkapi dengan time schedule dengan tetap berpedoman pada PKM FT dan
PPO FT Universitas Riau.
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
3. HIMA/HM wajib mempunyai AD/ART yang disahkan pada saat Sidang Suksesi.
4. HIMA/HM berhak melakukan pemanggilan kembali kepada pengurus BEM dan
DPM FT Universitas Riau yang tidak aktif yang berasal dari HIMA/HM masing-
masing kecuali pengurus prerogatif.
5. HIMA/HM diharuskan menghadiri undangan dan atau mengirimkan rekomendasi
pada setiap kegiatan DPM FT Universitas Riau dan BEM FT Universitas Riau.
6. HIMA/HM berhak memberikan kritik dan saran kepada DPM FT Universitas Riau
dan BEM FT Universitas Riau.

BAB VII
UNIT KEGIATAN MAHASISWA

Pasal 7
Ketentuan Umum

1. Unit Kegiatan Mahasiswa selanjutnya disingkat UKM merupakan wadah

penyaluran kreativitas mahasiswa pada tingkat Fakultas yang secara organisasi,
administrasi, dan keuangan bertanggung jawab langsung kepada anggotanya.
2. Fungsi dan wewenang UKM berpedoman pada AD/ART dan mengacu pada PKM
FT dan PPO FT Universitas Riau.
3. UKM memberikan dan menyampaikan progress report pada Sidang Musyawarah
Mahasiswa.

Pasal 8
Ketentuan Khusus

1. UKM merupakan lembaga mahasiswa yang bersifat semi otonom.

2. Dalam melaksanakan tugasnya UKM harus membuat program kerja secara rinci dan
sistematis yang dilengkapi dengan time schedule dengan tetap berpedoman pada
AD/ART UKM yang bersangkutan, PKM FT dan PPO FT Universitas Riau.
3. UKM diharuskan menghadiri undangan dan atau mengirimkan rekomendasi pada
setiap kegiatan DPM dan BEM FT Universitas Riau.

BAB VIII
SISTEM ADMINISTRASI

Pasal 9
Ketentuan Umum

Sistem administrasi di kelembagaan FT Universitas Riau yaitu dengan sistem terpadu,

fleksibel dan terkendali.
- Terpadu merupakan sistem administrasi dengan merujuk pada suatu keseragaman
bentuk baku administrasi yang berlaku di kelembagaan mahasiswa FT Universitas
Riau.
- Fleksibel merupakan sistem administrasi yang sirkulasis dan regulasi admini
strasinya bersifat mudah, cepat, mempunyai daya akses yang akurat serta
mempunyai ciri khas tersendiri.
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
- Terkendali merupakan sistem administrasi dimana segala sesuatu yang menyangkut
administrasi organisasi harus diketahui oleh pimpinan organisasi secara berkala dan
kontiniu.

Pasal 10
Sistem Surat Menyurat

1. Tata Penomoran Surat

- Nomor Surat
a. Untuk kelembagaan mahasiswa di tingkat Fakultas, menggunakan angka
latin dengan 3 (tiga) digit.
Contoh : 001, 002, 003, dst
b. Untuk lembaga mahasiswa di tingkat HIMA/HM, menggunakan angka latin
dengan 2 (dua) digit.
Contoh : 01, 02, 03, dst
c. Untuk kelembagaan kemahasiswaan di tingkat Fakultas dan HIMA/HM,
sebelum SK Kepengurusan dari dekanat dikeluarkan menggunakan nomor surat
istimewa.
Contoh : IST

- Kode Surat
 Surat Undangan : SU
 Surat Rekomendasi : SR
 Surat Permohonan : SPH
 Surat Peminjaman : SPJ
 Surat Pemberitahuan : SPT
 Surat Perjanjian : SJJ
 Surat Perintah : SP
 Surat Penolakan : SPN
 Surat Keterangan : SKT
 Surat Keputusan : SK
 Surat Pemanggilan : SPG
 Surat Peringatan : SPR
 Surat Tugas : ST
 Surat Ketetapan : TAP

- Asal Surat
Kelembagaan
a. DPM-FT
b. BEM-FT
d. HIMA/HM
 HMTS
 HIMATEKI
 HMM
 HIMATRO
e. UKM (singkatan nama atau nama dari UKM)

- Universitas Riau disingkat UR sebagai asal Universitas

 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
- Jenis Surat
a. Intern : KI (Lingkup Fakultas)
b. Ekstern : KE (Luar Fakultas)

- Bulan
Ditulis dengan angka romawi
Contoh : II

- Tahun
Ditulis dengan angka latin
Contoh : 2013, 2014 dst

2. Tata Cara Pengatas Namaan ( Tanda Tangan )

- Pengatas Namaan ( Tanda Tangan ) hanya di izinkan apabila yang bersangkutan
dalam kondisi sebagai berikut :
a. berada di luar kota
b. sakit kritis
c. meninggal dunia
- Format Pengatasnamaan

Jabatan struktural
a.n Nama yang di wakilkan

Nama yang mewakilkan

NIM.

3. Susunan dan Model Surat

- Susunan surat terdiri dari
a. Kop surat
b. Nomor surat
c. Lampiran ( Jika ada)
d. Perihal surat
e. Tanggal surat
f. Nama dan Alamat surat
g. Badan surat, meliputi : salam pembuka, pendahuluan, isi surat, penutup dan
salam penutup
h. Jabatan, tanda tangan, nama pengirim surat, dan nomor induk mahasiswa
i. Tembusan (jika ada)
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

- Model Surat:

1. Surat Tingkat Kelembagaan (yang dikeluarkan sekretaris umum)

Kop Surat Kelembagaan

} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal :
} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka
} 1 spasi
- Isi
} 1 spasi
- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

Jabatan (cth: Ketua Umum) Jabatan (cth: Sekretaris Umum)

Cap Kelembagaan

Nama Ketua Kelembagaan Nama Sekretaris Kelembagaan

NIM. NIM.

Catatan: model surat yang lainnya menyesuaikan dengan contoh model surat ini

2. Surat Tingkat Intern Kelembagaan (yang dikeluarkan oleh sekretaris

komisi/dinas/div/bidang dan yang setingkat.
Kop Surat Kelembagaan
} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal :
} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka
} 1 spasi
- Isi
} 1 spasi
- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
Nama komisi/dinas/bidang yang
setingkat (cth: Komisi I bidang
Legislasi dan Organisasi)

Jabatan Jabatan

Nama Ketua Komisi/Dinas/Bidang Nama Sekretaris Komisi/Dinas/Bidang

NIM. NIM.

Mengetahui,
Jabatan
Cap
Kelembagaan

Nama Ketua Kelembagaan

NIM.

3. Surat Kepanitiaan
Kop Surat Kelembagaan
} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal :
} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka
} 1 spasi
- Isi
} 1 spasi
- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
Panitia Pelaksana Kegiatan....
(cth: Panitia Pelaksana Engineering
Expo 2016)

Jabatan Jabatan

Cap Panitia
Pelaksana

Nama Ketua Panitia Nama Sekretaris Panitia

NIM. NIM.

Mengetahui,
Jabatan
Cap
Kelembagaan

Nama Ketua Kelembagaan

NIM.

Catatan: Pada Event Besar Kop kelembagaan dapat diganti dengan kop surat kepanitiaan apabila
memenuhi salah satu dari:
1. Dana yang dibutuhkan lebih besar dari Rp. 50.000.000,-
2. Kepantiaan berasal dari luar kepengurusan

4. Surat Permohonan Dana (Untuk Kelembagaan Fakultas)

Kop Surat Kelembagaan
} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal : Surat Permohonan Dana

} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka
} 1 spasi
- Isi
} 1 spasi
- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
Nama Kelembagaan

Mengetahui,
Ketua Umum DPM FT UR Jabatan

Cap Cap
Kelembagaan Kelembagaan

Nama Ketua DPM FT UR Nama Ketua Kelembagaan

NIM. NIM.
Menyetujui,
Jabatan

Cap Fakultas

Nama Wakil Dekan III

NIP.

Cat: - Tujuan surat permohonan dana adalah Dekan Fakultas Teknik

- Wajib melampirkan proposal kegiatan/RAKL
- Nomor surat adalah keluaran sekretaris umum

5. Surat Permohonan Dana fakultas melalui Jurusan (HIMA/HM)

Kop Surat Himpunan
} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal : Surat Permohonan Dana

} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka
} 1 spasi
- Isi
} 1 spasi
- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

Nama Kelembagaan
Mengetahui,
Jabatan Jabatan
Cap Cap
Kelembagaan Kelembagaan

Nama Ketua DPM FT UR Nama Ketua Kelembagaan

NIM. NIM.
Mengetahui, Menyetujui,
Jabatan Jabatan
Cap Jurusan
Cap Fakultas

Nama Wakil Dekan III Nama Ketua Jurusan

NIP. NIP.

Cat:- Tujuan surat permohonan dana adalah Dekan Fakultas Teknik

- Kop surat berasal dari kop surat Himpunan
- Nomor surat adalah keluaran sekretaris umum

6. Surat Permohonan Dana Perorangan

Kop Surat Himpunan
} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal : Surat Permohonan Dana

} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka
} 1 spasi
- Isi

- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
} 1 spasi

Mengetahui,
Jabatan Pemohon

Cap
Kelembagaan
Nama Ketua Ketua Kelembagaan Nama Pemohon
NIM. NIM.
Menyetujui, Mengetahui,
Jabatan Jabatan
Cap
Cap Jurusan
Kelembagaan

Nama Ketua Jurusan Nama Ketua DPM FT UR

NIP. NIM.
Mengetahui,
Jabatan
Cap Fakultas

Nama Wakil Dekan III

NIP.

Cat: - Kop surat berasal dari kop surat Himpunan

7. Surat Permohonan Kerjasama Sponsorship (HIMA/HM atau UKM)

Kop Surat Himpunan
} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal : Surat Permohonan Kerja Sama

} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka
} 1 spasi
- Isi

- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
} 1 spasi

Panitia Pelaksana..
Mengetahui,
Jabatan Ketua Panitia
Cap Cap
kelembagaan Kepanitiaan

Nama Ketua Kelembagaan Nama Ketua Panitia

NIM. NIM.
Menyetujui, Mengetahui,
Jabatan Jabatan
Cap
Cap Fakultas
Kelembagaan

Nama Wakil Dekan III Nama Gubernur Mahasiswa

NIP. NIM.
Mengetahui,
Jabatan
Cap
Universitas
Nama Wakil Rektor III
NIP.

Cat: - Kop surat berasal dari kop surat kelembagaan

8. Surat Permohonan Kerjasama Sponsorship (Khusus BEM)

Kop Surat Kelembagaan
} 1 spasi
Nomor : Tanggal
Lampiran : (Jika ada)
Hal : Surat Permohonan Kerja Sama

} 2 spasi
Yth. ……………….
(tempat)…………….
} 2 spasi
- Salam pembuka
} 1 spasi
- Pembuka

- Isi

- Penutup
} 1 spasi
- Salam
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
} 1 spasi

} 1 spasi

Panitia Pelaksana Kegiatan ...

Mengetahui,
Jabatan Ketua Pelaksana
Cap Cap
Kelembagaan Kepanitian

Nama Gubernur Mahasiswa Nama Ketua Pelaksana Kegiatan

NIM. NIM.
Menyetujui, Mengetahui,
Jabatan Jabatan
Cap Fakultas Cap
Kelembagaan

Nama Wakil Dekan III Nama Ketua Umum DPM FT UR

NIP. NIM.
Mengetahui,
Jabatan
Cap
Universitas
Nama Wakil Rektor III
NIP.

Cat: - Kop surat berasal dari kop surat Kelembagaan

- Format Penulisan Nomor Surat

a. Surat Tingkat Kelembagaan (dalam hal ini surat Pemberitahuan)
Format : Nomor/Kode surat/Asal surat/Universitas/Jenis surat/ Bulan/Tahun
Contoh : 001/SPT/DPM-FT/UR/KI/I/2016
b. Surat Tingkat Internal Kelembagaan (dalam hal ini surat perintah)
Format : Nomor/Kode surat/Asal surat/Universitas/Jenis surat/ Bulan/Tahun
Contoh : 001/SP/KOM-I/DPM-FT/UR/KI/I/2016
c. Surat Kepanitiaan (dalam hal ini surat perminjaman)
Format : Nomor/ Kode surat /Pelaksana/Asal surat/Universitas/Jenis
surat/Bulan/Tahun
Contoh : 001/SPJ/Panpel_.../DPM-FT/UR/KI/I/2016
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
- Format penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana, baik di
lingkungan fakultas maupun di lingkungan HIMA/HMJ disesuaikan dengan
peraturan ini.
Penomoran surat dengan 2 (dua) atau 3 (tiga) digit, dimaksudkan untuk menertibkan
penomoran surat, dan jika telah sampai pada ambang akhir penomorannya, maka
penomorannya kembali ke nomor awal.
Contoh :
- setelah pengeluaran nomor surat 999 pada lembaga kemahasiswaan ditingkat
fakultas, maka nomor surat yang berikutnya adalah 001.
- setelah pengeluaran nomor surat 99 pada lembaga kemahasiswaan ditingkat
HIMA/HM, maka nomor surat yang berikutnya adalah 01.

3. Sirkulasi surat
- Surat Masuk
Dalam sirkulasi surat masuk, ada beberapa hal yang penting yang perlu dicatat:
a. Nomor urut surat
b. Asal surat
c. Nomor surat
d. Tanggal surat
e. Isi singkat surat
f. Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

No Asal Surat Nomor Surat Tanggal Surat Isi Singkat

- Surat Keluar
Dalam sirkulasi surat keluar, ada beberapa hal penting yang harus dicatat:
a. Nomor urut surat
b. Nomor surat
c. Isi singkat surat
d. Tanggal surat
e. Tujuan surat
f. Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

No Tujuan Surat Nomor Surat Tanggal Surat Isi Singkat

4. Alur Akses Dana Kegiatan

A. Dana Kelembagaan Fakultas adalah dana yang dikeluarkan dari pihak Fakultas
sesuai dengan yang tercantum dalam RAKL masing-masing dengan prosedur:
1. Meminta lembar Permitte to Work (PTW) dari Komisi I DPM FT UR (jika
belum ada).
2. Menyerahkan Surat Permohonan Dana dengan melampirkan proposal
kegiatan/RAKL dan PTW kepada Komisi III DPM FT UR untuk proses
auditing anggaran kegiatan kelembagaan.
3. Proposal kegiatan/RAKL yang telah di-audit diserahkan kepada Ketua
Umum DPM FT UR untuk disahkan oleh Ketua Umum DPM FT UR.
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
4. Surat Permohonan Dana dengan lampiran Proposal kegiatan/RAKL dan
lembar disposisi yang telah disahkan, sudah bisa diserahkan kepada pihak
fakultas untuk mengakses dana.
B. Dana Kelembagaan Jurusan adalah dana yang dikeluarkan dari pihak Fakultas
yang disetujui oleh pihak Jurusan sesuai dengan yang tercantum dalam RAKL
masing-masing dengan prosedur:
1. Meminta lembar Permitte to Work (PTW) dari Komisi I DPM FT UR (jika
belum ada).
2. Menyerahkan Surat Permohonan Dana dengan melampirkan proposal
kegiatan/RAKL dan 3 Lembar PTW kepada Komisi III DPM FT UR untuk
proses auditing anggaran kegiatan kelembagaan.
3. Proposal kegiatan/RAKL yang telah di-audit diserahkan kepada Ketua
Umum DPM FT UR untuk disahkan oleh Ketua Umum DPM FT UR.
4. Surat Permohonan Dana dengan lampiran Proposal kegiatan/RAKL dan
lembar disposisi yang telah disahkan, selanjutnya diserahkan ke pihak
Jurusan untuk meminta persetujuan.
5. Semua berkas yang telah disetujui, selanjutnya sudah bisa diserahkan kepada
pihak fakultas untuk mengakses dana.

C. Dana Non kelembagaan ( Perorangan )

1. Meminta surat penggatar surat pemohonan dana dari HIMA/HM sesuai
dengan jurusan yang bersangkutan.
2. Menyerahkan Surat Permohonan Dana dengan melampirkan proposal
kegiatan/RAKL dan 3 Lembar PTW kepada Komisi III DPM FT UR untuk
proses auditing anggaran kegiatan.
3. Surat permohonan dana dengan lampiran proposal kegiatan tersebut
selanjutnya akan di sahkan oleh Ketua Umum DPM FT-UR.
4. Surat permohonan dana dengan lampiran proposal sudah bisa di serahkan
kepada pihak Falkutas untuk mengakses dana.

D. Kegiatan yang dilakukan oleh HMJ/HIMA atau UKM yang menggunakan dana
selain dari dana RKKL Fakultas harus membuat proposal kegiatan yang
diketahui dan ditandatangani oleh Gubernur Mahasiswa BEM FT Universitas
Riau dengan format sebagai berikut:
1. Cover
2. Lembar Pengesahan
a.Tujuan Universitas
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
Ketua HMJ/HIMA atau UKM
Ketua Panitia

WD III Gubernur Mahasiswa

b. Tujuan Sponsor

Ketua HMJ/HIMA atau UKM

Ketua Panitia

WD III Gubernur Mahasiswa

PR III
3. Pendahuluan
a.Latar Belakang
b. Dasar Pemikiran
c.Tujuan Kegiatan
4. Kegiatan
a.Nama Kegiatan
b. Tema Kegiatan
c.Jenis Kegiatan
d. Waktu dan Tempat
e.Peserta
f. Panitia
g. Jadwal Kegiatan
h. Anggaran Dana
i. Sumber Dana
5. Penutup
6. Lampiran

c. Kegiatan yang dilakukan oleh BEM FT yang menggunakan dana selain dari dana
RKKL Fakultas harus membuat proposal kegiatan dengan mengikut format
berikut:
3. Cover
4. Lembar Pengesahan
a. Tujuan Universitas

Ketua BEM FT UR Ketua Panitia

WD III Ketua DPM FT UR

b. Tujuan Sponsor

Ketua BEM FT UR Ketua Panitia

Ketua DPM FT UR
WD III
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
PR III

5. Pendahuluan
a. Latar Belakang
b. Dasar Pemikiran
c. Tujuan Kegiatan
4. Kegiatan
a. Nama Kegiatan
b. Tema Kegiatan
c. Jenis Kegiatan
d. Waktu dan Tempat
e. Peserta
f. Panitia
g. Jadwal Kegiatan
h. Anggaran Dana
i. Sumber Dana
5. Penutup
6. Lampiran

5. Laporan pertanggungjawaban
- Laporan Pertanggungjawaban Kepanitiaan
a. Laporan pertanggungjawaban kepanitian kepada kelembagaan mahasiswa
ditingkat Fakultas harus dilaporkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu
setelah kegiatan dilaksanakan dan ditembuskan kepada DPM FT Universitas
Riau.
b. Laporan pertanggungjawaban kepanitiaan kepada kelembagaan mahasiswa
ditingkat Jurusan harus dilaporkan selambat-lambatnya 2 (Dua) minggu
setelah kegiatan dilaksanakan dan ditembuskan kepada DPM FT Universitas
Riau.
c. Apabila LPJ tidak dilaporkan dalam waktu yang telah ditentukan kepada
DPM FT UR, maka DPM FT UR tidak akan melakukan proses auditing
pendanaan kegiatan berikutnya, sampai LPJ kegiatan sebelumnya dibawa
dan dilaporkan.
d. Format laporan pertanggungjawaban kegiatan terdiri dari:
1. Cover
2. Lembar PTW dari DPM FT UR
3. Pendahuluan
a. Latar Belakang
b. Dasar Kegiatan
c. Tujuan Kegiatan
4. Pelaksanaan Kegiatan
a. Waktu dan Tempat Kegiatan
b. Susunan Kepanitian
c. Deskripsi Hasil Kegiatan

5. Evaluasi
a. Faktor Pendukung
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
b. Faktor Penghambat
c. Saran
6. Penutup
7. Lampiran, terdiri dari:
a. Draft Agenda Acara
b. Absensi Peserta
c. Dokumentasi
d. Arsip Surat Kepanitiaan
e. Keuangan
f. Kwintansi Belanja

- Laporan Pertanggungjawaban Kelembagaan

Format laporan pertanggungjawaban kelembagaan terdiri dari :
1. Cover
2. Visi Misi
3. Pendahuluan
4. Kondisi Objektif
a. Kondisi Internal
b. Kondisi Eksternal
5. Realisasi Program Kerja
a. Ketua Umum dan/atau Wakil Ketua Umum
b. Sekretaris Umum
c. Bendahara
d. Komisi/Dinas/Divisi/Bidang
 Penjelasan mengenai Dinas/Divisi/Bidang
 Keanggotaan Dinas/Divisi/Bidang
 Program Kerja
 Realisasi Program Kerja
 Evaluasi dan Proyeksi
6. Penutup
7. Lampiran
a. SK
b. Struktur Pengurus
c. Timeline
d. Daftar Surat Keluar
e. Daftar Surat Masuk
f. Daftar Inventaris
g. Laporan Keuangan
h. Daftar Prestasi dan fotocopy piagam/sertifikat
i. Fotokopi bukti pembayaran (keuangan)
j. AD/ART atau Tata tertib
k. Dokumentasi

- Laporan Pertanggungjawaban PPRF, PANWASLIH, dan Event Besar

Terkhusus laporan pertanggungjawaban PPRF, PANWASLIH, dan event besar
(seperti expo dan kegiatan lainnya) menggunakan format yang terdiri dari:
1. Cover
2. Pendahuluan
3. Kondisi Objektif
d. Kondisi Internal
e. Kondisi Eksternal
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
4. Realisasi Program Kerja
a. Ketua Pelaksana
b. Sekretaris
c. Bendahara
d. Bidang
 Penjelasan mengenai Bidang
 Keanggotaan Bidang
 Program Kerja
 Realisasi Program Kerja
 Evaluasi dan Proyeksi
5. Penutup
6. Lampiran
a. SK
b. Struktur Kepanitiaan
c. Time Schedule Kerja Kepanitiaan
d. Daftar Surat Keluar Kepanitiaan
e. Daftar Surat Masuk Kepanitiaan
f. Daftar Inventaris Kepanitiaan
g. Laporan Keuangan
h. Fotokopi bukti pembayaran (keuangan)
i. Tata tertib (jika ada)
j. Kode etik (jika ada)
k. Dokumentasi

6. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pembuatan Kegiatan Kelembagaan

Mahasiswa.
a. Lembar Permitte to work (PTW) yang dikeluarkan oleh DPM FT wajib
diserahkan ke DPM FT Universitas Riau sebanyak 3 rangkap, minimal 3 hari
sebelum pelaksanaan kegiatan.
b. Lembar PTW dinyatakan sah apabila telah ditandatangani oleh Ketua Umum
DPM FT atau anggota DPM FT yang ditunjuk oleh Ketua Umum dan dibubuhi
dengan cap basah DPM FT.
c. Jenis kegiatan yang wajib mengurus PTW adalah kegiatan yang pesertanya
adalah selain pengurus kelembagaan yang mengurus PTW kecuali rapat
koordinasi kelembagaan.
d. Untuk kegiatan yang diadakan dengan jadwal yang sama, tempat kegiatan yang
sama, dan target peserta yang sama, maka yang dibenarkan untuk melaksanakan
kegiatan adalah lembaga yang mengurus Lembar PTW terlebih dahulu atau
dilakukan mediasi antar kedua kelembagaan.

7. Standar Progress Report

Standar Progress Report suatu kelembagaan dapat mengikuti format berikut:
1. Pendahuluan
2. Kondisi Objektif
a. Kondisi Internal
l. Kondisi Eksternal
3. Realisasi Program Kerja
a. Sekretaris Umum
b. Bendahara
c. Komisi/Dinas/Divisi/Bidang
 Penjelasan mengenai Dinas/Divisi/Bidang
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
 Keanggotaan Dinas/Divisi/Bidang
 Program Kerja
 Realisasi Program Kerja
 Evaluasi dan Proyeksi
4. Penutup
5. Lampiran
a. SK
b. Struktur Pengurus
c. Timeline
d. Daftar Surat Keluar
e. Daftar Surat Masuk
f. Daftar Inventaris
g. Laporan Keuangan
h. Daftar Prestasi dan fotocopy piagam/sertifikat
i. Fotokopi bukti pembayaran (keuangan)
j. AD/ART atau Tata tertib
k. Dokumentasi

8. Surat Ketetapan/Keputusan
- Surat ketetapan/keputusan yang dikeluarkan oleh kelembagaan kemahasiswaan
FT Universitas Riau harus ditembuskan kepada DPMFT Universitas Riau 5
(lima) hari setelah disahkan.
- Format
1. KOP Kelembagaan
2. Nomor Surat
3. Tentang
4. Konsideran
5. Isi Keputusan/Ketetapan
6. Waktu Dikeluarkan
7. Tanda Tangan yang Mengeluarkan Keputusan
8. Tembusan
9. Lampiran

9. Daftar Hadir Kelembagaan

Acara :
Waktu/Tanggal :
Tempat :
No Nama Utusan Jabatan No Hp Paraf Keterangan

Ket : dibuat menggunakan kop surat

 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

BAB IX
SISTEM KEUANGAN

Pasal 11
Ketentuan Umum

Penerapan sistem keuangan dikelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau yaitu

dengan sistem akuntabel, transparan, dan terkendali.
 Akuntabel merupakan sistem keuangan yang dalam proses penyelenggaraan
keuangan organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip akuntansi.
 Transparan merupakan sistem keuangan dimana segala sesuatu dalam proses
penyelenggaraan keuangan harus dapat diketahui publik dan dapat
dipertanggungjawabkan.
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
 Terkendali merupakan sistem keuangan dimana segala sesuatu yang menyangkut
keuangan organisasi harus diketahui oleh bendahara organisasi secara berkala dan
kontiniu.

Pasal 12
Format Laporan Keuangan

1. Laporan Keuangan Harian

Laporan ini berisikan transaksi keuangan harian organisasi yang dicatat secara
kronologis oleh bendahara organisasi atau bendahara panitia.

Nama Organisasi
Catatan Transaksi Harian
Periode (bulan/tahun – bulan/tahun)
No. Saldo
Bulan/
Keterangan Ref Debet Kredit Kre
Tanggal Bukti Debet
dit
KM1 Saldo Awal BK-1 Rp 1.000.000,-
23 Pembelian BK-1 Rp 5.000,- Rp 995.000,-
KK1
disket
Mei Konsumsi BK-1 Rp 10.000,- Rp 985.000,-
27 KK2
rapat
30 KM3 Dana DPP BK-1 Rp 100.000,- Rp 1.085.000,-
Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst

Pekanbaru, 14 Januari 2015

Cap
Kelembagaan
Nama Terang Nama Terang
Ketua Kelembagaan Bendahara

Keterangan:
1. BK = Buku Kas
2. Ref = Referensi

2. Laporan Unjuk Kerja

Laporan ini harus menunjukkan seluruh penerimaan dan belanja yang dikeluarkan
khusus untuk suatu kegiatan dari organisasi. Berikut ini adalah format laporannya:

NAMA KEGIATAN
LAPORAN UNJUK KERJA
TANGGAL, BULAN DAN TAHUN PELAKSANAAN

1. Penerimaan:
 Dana awal xxxx
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
 Aktivitas bersih xxxx
 Sponsor xxxx
 Kontribusi peserta xxxx
 Jasa kegiatan xxxx
 Penerimaan lainnya xxxx
Total penerimaan xxxx
2. Pengeluaran
 Belanja kesekretariatan xxxx
 Belanja Peralatan xxxx
 Belanja perlengkapan xxxx
 Belanja konsumsi xxxx
 Belanja humas, publikasi,dan dokumentasi xxxx
 Belanja acara xxxx
 Belanja transportasi xxxx
 Belanja akomodasi xxxx
 Belanja sewa xxxx
 Belanja keamanan xxxx
 Belanja lainnya xxxx
Total belanja xxxx
Surplus atau defisit* xxxx
(Tempat, tanggal, bulan dan tahun pada saat ditandatangani )

Cap Panpel

Nama Terang Nama Terang

Ketua Pelaksana Bendahara Panitia
Mengetahui,
Cap
Kelembagaa
aaananan Nama Terang
Ketua Kelembagaan

*pilih salah satu

Cat: Setiap pengeluaran dari bidang yang ada harus dijabarkan sedetil – detilnya.

3. Laporan Aktivitas
Laporan ini harus menunjukkan seluruh penerimaan dan belanja yang dikeluarkan
organisasi surplus atau defisit kegiatan serta zakat selama satu periode. Berikut
bentuk laporannya:

NAMA ORGANISASI
LAPORAN AKTIVITAS
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
Untuk Bulan/Tahun– Bulan/Tahun

1. Penerimaan:
 Saldo akhir periode lalu xxxx
 Dana dari Universitas xxxx
 Dana dari Fakultas xxxx
 Infak/Iuran Anggota xxxx
 Donatur/Sponsor xxxx
 Keuntungan Hasil Usaha Organisasi xxxx
 Surplus Kegiatan xxxx
 Utang xxxx
 Pengembalian Piutang xxxx
 Penerimaan lainnya xxxx
Total penerimaan xxxx

2. Pengeluaran:
 Belanja Ketua kelembagaan (*KK) xxxx
 Belanja Sekretaris Umum (*SU) xxxx
 Belanja Bendahara (*BB) xxxx
 Belanja Komisi/Dinas/Divisi/Biro/Bidang(*BD) xxxx
 Belanja Kegiatan (*BK) xxxx
 Defisit Kegiatan (*DK) xxxx
 Defisit Hasil Usaha Organisasi (*DH) xxxx
 Pengeluaran Lainnya xxxx
Total Belanja xxxx

Aktivitas Organisasi (Nama Kelembagaan) = xxxx – xxxx = xxxx

Tempat, tanggal, bulan dan tahun

Cap
Organisasi

Nama Terang Nama Terang

Ketua Kelembagaan Bendahara

*) Contoh simbol pengeluaran untuk setiap bidang kegiatan.

4. Catatan atas Laporan Keuangan

Laporan ini berisi laporan yang bersifat mendukung laporan keuangan.

Tata cara pembukuan kas:

Secara garis besar merupakan pelaksanaan pelaporan keuangan organisasi
kemahasiswaan, tujuannya sebagai berikut:
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
 Pada prinsipnya setiap bendahara harus mempunyai satu buku kas untuk
mencatat penerimaan dan belanja organisasi kemahasiswaan.
 Semua penerimaan dan belanja tersebut harus dicatat dalam buku kas setelah
uang kas diterima atau dikeluarkan.
 Penerimaan dicatat pada bagian debit dan pengeluaran dicatat sebagai kredit,
dan hasil penjumlahan dan pengurangan dicatat sebagai saldo
 Dalam pelaksanaan pencatatan harus disertai bukti-bukti pendukung
bahwasanya uang kas itu diterima atau dikeluarkan.
 Setiap 3 bulan sekali buku kas umum diperiksa oleh ketua umum dan
ditandatangani oleh ketua dan bendahara untuk disampaikan dalam rapat intern
suatu kelembagaan mahasiswa yang sesuai dengan yang berlaku pada PKM FT
kelembagaan mahasiswa tersebut, seanjutnya disampaikan kepada DPM FT
Universitas Riau
 Piutang dicatat sebesar jumlah sebenarnya dan dijelaskan pada instansi piutang
itu akan ditagih beserta tanggal jatuh temponya.
 Utang dicatat sebesar jumlah sebenarnya dan dijelaskan pada instansi utang itu
akan dibayarkan beserta tanggal jatuh temponya.

Penjelasan Item
1. Laporan Keuangan Harian
 Tanggal adalah waktu terjadinya transaksi keuangan
 Nomor bukti adalah nomor bukti transaksi keuangan
 Keterangan adalah keterangan mengenai nama transaksi
 Referensi adalah dasar rekapitulasi ke laporan unjuk kerja atau laporan aktivitas
 Debit adalah tempat untuk mencatat uang masuk
 Kredit adalah tempat untuk mencatat uang keluar
 Saldo debit adalah tempat untuk mencatat saldo sisa
 Saldo kredit adalah tempat untuk mencatat saldo kurang
2. Laporan Unjuk Kerja
Penerimaan:
 Penerimaan adalah semua penerimaan kas kegiatan yang dibukukan dalam
pelaksanaan kegiatan
 Sponsor adalah penerimaan kas untuk kegiatan yang berasal dari proposal
kegiatan yang dikirimkan melalui instansi
 Donatur adalah penerimaan kas yang bersifat halal dari pihak lain yang sifatnya
tidak mengikat.
 Kontribusi peserta adalah penerimaan kas yang diterima dari kegiatan tersebut
sebagai biaya kontribusi peserta
 Usaha kegiatan adalah penerimaan kas yang berasal dari penjualan pernak –
pernik kegiatan dan penghasilan lainnya
 Dana awal adalah penerimaan kas dari organisasi untuk kegiatan kepanitiaan

Belanja :
 Belanja kegiatan adalah pengeluaran kas kegiatan yang sudah dianggarkan dana
pelaksanaan untuk kegiatan kemahasiswaan
 Belanja kesekretariatan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk keperluan
kesekretariatan
 Belanja peralatan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk peralatan kepanitiaan
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
 Belanja perlengkapan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk perlengkapan
kepanitiaan
 Belanja konsumsi adalah pengeluaran kas kegiatan untuk konsumsi kepanitiaan
 Belanja humas, publikasi dan dokumentasi adalah pengeluaran kas kegiatan
kepanitiaan untuk mensosialisasikan kegiatan dokumentasinya
 Belanja acara adalah pengeluaran kas kegiatan kepanitiaan untul
penyelenggaraan acara
 Belanja transportasi adalah pengeluaran untuk keperluan transportasi kegiatan
 Belanja akomodasi adalah pengeluaran kas kepanitiaan untuk menyewa tempat
demi penyelenggaraan acara kegiatan
 Belanja ganti rugi adalah pengeluaran kas kegiatan kepada pihak lain yang
dipergunakan untuk acara kegiatan kepanitiaan sebagai akibat kerusakan atau
kehilangan barang yang digunakan
 Belanja keamanan adalah pengeluaran kas untuk keamanan acara kegiatan
kepanitiaan
 Surplus atau defisit kegiatan adalah selisih antara total penerimaan dan total
belanja kepanitiaan

3. Laporan Aktivitas
Penerimaan:
 Penerimaan adalah semua penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang
dibukukan dalam tahun anggaran yang bersangkutan
 Saldo Akhir Periode lalu adalah sisa saldo yang dipergunakan pada periode
berikutnya setelah penutup bukuan pada periode sebelumnya
 Dana dari universitas adalah dana yang dikeluarkan dari pihak universitas sesuai
dengan yang tercantum dalam Rancangan Anggaran Kegiatan Kelembagaan
(RAKL) masing-masing kelembagaan
 Dana dari Fakultas adalah dana yang dikeluarkan dari pihak fakultas sesuai
dengan yang tercantum dalam (RAKL) masing-masing kelembagaan
 Infak/Iuran anggota adalah penerimaan kas yang diterima oleh organisasi dari
anggota/ pengurus organisasi
 Donatur /Sponsor adalah penerimaan kas dari pihak lain yang sifatnya tidak
mengikat
 Keuntungan Hasil Usaha Organisasi adalah penerimaan kas yang berasal dari
keuntungan hasil usaha organisasi/kelembagaan yang bersifat halal.
 Surplus Kegiatan adalah penerimaan kas dari pihak panitia pelaksana kegiatan
dalam kelembagaan berupa sisa saldo/keuntungan dalam kegiatan tersebut
 Utang adalah penerimaan kas berupa pinjaman dari pihak lain yang bersifat hala
dan tidak mengikat serta dilunasi pada saat jatuh tempo
 Penerimaan Piutang adalah penerimaan kas berupa pengembalian piutang kas
organisasi dari pihak lain yang berhutang.
 Penerimaan lainnya adalah penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang
diperoleh dari sumber dana halal yang tidak terduga yang dibukukan dalam
tahun anggaran yang bersangkutan

Pengeluaran:
 Pengeluaran adalah semua pengeluaran kas organisasi kemahasiswaan dalam
periode tahun anggaran yang bersangkutan dan tidak akan diperoleh kembali
pembayarannya oleh organisasi kecuali piutang
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau
 Belanja Ketua Kelembagaan adalah pengeluaran kas organisasi yang
dikeluarkan atas nama ketua kelembagaan yang dapat dipertanggungjawabkan
oleh ketua kelembagaan disertai dengan bukti-bukti yang jelas
 Belanja Sekretaris Umum adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan
atas nama sekretaris umum yang dapat dipertanggungjawabkan oleh sekretaris
umum disertai dengan bukti-bukti yang jelas
 Belanja Bendahara Umum adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan
atas nama bendahara umum yang dapat dipertanggung jawabkan oleh bendahara
umum disertai dengan bukti-bukti yang jelas
 Belanja Komisi/Dinas/Divisi/Biro/Bidang adalah pengeluaran kas organisasi
yang dikeluarkan atas nama komisi/dinas/divisi/biro/bidang yang dapat
dipertanggung -jawabkan oleh komisi/dinas/divisi/biro/bidang disertai dengan
bukti-bukti yang jelas. Belanja ini dipisah berdasarkan komisi/dinas/divisi/
biro/bidang masing-masing.
 Belanja Kegiatan adalah pengeluaran kas berupa dana awal yang dikeluarkan
oleh kas organisasi dalam rangka melaksanakan suatu kegiatan dalam
kelembagaan tesebut
 Defisit kegiatan adalah pengeluaran kas berupa penambahan kekurangan dana
dari belanja kegiatan pada akhir kegiatan
 Defisit Hasil Usaha Organisasi adalah penutupan kerugian dari suatu usaha
organisasi mahasiswa,
 Piutang adalah pengeluaran kas sementara akibat peminjaman dana kas kepada
pihak lain serta bersifat terbatas waktu tempo.
 Pengeluaran lainnya adalah pengeluaran kas tidak terduga oleh organisasi dan
dapat dipertanggungjawabkan pengeluarannya oleh organisasi tersebut

4. Laporan non keuangan yang sifatnya tidak selalu harus ada namun perlu
dilampirkan untuk mendukung keabsahan suatu laporan keuangan misalnya daftar
inventaris dan daftar saldo perlengkapan administrasi yang dibeli selama
kepengurusan
5. Laporan aktivitas, catatan transaksi harian dan laporan unjuk kerja oleh BEM,
HIMA/HMJ dan UKM FT UR wajib diserahkan kepada DPM FT UR untuk
dilakukan pemeriksaan keuangan kelembagaan setiap 2 bulan sekali.
 Kelembagaan
Mahasiswa
Fakultas Teknik
Universitas Riau

BAB X
PENUTUP

Pasal 13
Ketentuan Tambahan

1. Dalam hal pendanaan kelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau, sumber-

sumber lain yang tidak mengikat maka pengelolaan dana diserahkan sepenuhnya
kepada masing-masing lembaga.
2. Seluruh kelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau dapat mengikuti kegiatan
pertisipasi keluar secara selektif dan berdasarkan pertimbangan rapat internal
kelembagaan masing-masing
3. Segala aturan yang belum ditetapkan dalam PPO ini akan ditetapkan selanjutnya
dalam ketetapan DPM FT Universitas Riau
Ditetapkan di : Pekanbaru
Pada Tanggal : Mei 2016
Pukul : WIB

Gubernur Mahasiswa FT UR Sekretaris Umum BEM FT UR

Akbar Anggriawan M. Fauzan Akbar