JOB DESCRIPTION OLIMPIADE MAHASISWA UNY 2015

Ketua  Memantau koordinasi per sie dalam melaksanakan tugas – tugasnya

 Mengkoordinir seluruh koordinator dalam rapat internal dan rapat besar
 Mengambil keputusan dalam rapat
 Menginstruksikan keputusan dalam rapat
 Menginstruksikan pada koordinator untuk menjalankan job schedule sesuai target
 Konfirmasi ke pihak birokrasi dengan SC
 Mengkomunikasikan perkembangan per sie ke SC
 Memantau komunikasi per koordinator dan koordinator ke staff
 Analisa kebijakan dalam kepanitian (suskesnya acara)
Sekretaris  Membuat proposal ke dana dan DIPA
 Membuat LPJ
 Membuat draft list surat – menyurat
 Membuat presensi panitia
 Membuat daftar biodata dan presensi peserta
Bendahara  Menyiapkan keuangan kepanitiaan
 Menyusun daftar pengeluaran untuk LPJ
 Menganalisa keuangan dan target keuangan dengan bendahara BEM
 Melaporkan keuangan dengan SC dan ketua
Sie Acara  Mengkonsep susunan acara, job description, job schedule, juknis , juklak
 Membuat dan menjelaskan konsep acara kepada seluruh panitia
 List undangan, MC
 Mengadakan rapat internal minimal 1 minggu sekali
Sie Administrasi  Mengkonsep pendaftaran online dan offline
 Menyiapkan kebutuhan pendaftaran
 Mendata peserta yang telah masuk
 Mengumpulkan data – data peserta
 Fiksasi data,peserta kepada acara , humas, dan PDD
 Update peserta dan keuangan yang masuk ke bendahara
 Mengadakan rapat internal minimal 1 minggu sekali
Sie Humas  Sebagai media komunikasi seluruh sie dengan surat – menyurat atau tembusan langsung
 Sebagai pusat komunikasi dengan peserta, sponsor, dan undangan
 Menembusi MC, undangan
 Melengkapi kebutuhan acara
 Komunikasi dengan birokrasi
 Mengadakan rapat internal minimal 1 minggu sekali
Sie Perkap  Mempersiapkan segala kebutuhan tiap sie
 List daftar kebutuhan perlengkapan
  Surat perizinan tempat
 Mempersiapkan peralatan cadangan acara
 Mengurusi surat pinjam meminjam
 Bertanggung jawab terhadap barang yang dipinjam
 Menarget kelengkapan peralatan
 Mengadakan rapat minimal 1 minggu sekali
Sie Konsumsi  Menyiapakan konsumsi acara
 Survey tempat catering dan harga sesuai dana
 Membuat konsep acara pembagian konsumsi pada hari H
 Mengadakan rapat internal minimal 1 minggu sekali
Sie Keamanan  Konfirmasi tempat dengan humas
 Mengamankan jalannya acara
 Membuat denah lokasi
 Keamanan parkiran
 Mengadakan rapat internal minimal 1 minggu sekali
Sie PDD  Mempersiapkan kebutuhan publikasi online dan offline
 Mencetak cocard, sertifikat,pamflet, spanduk
 Mempersipakan kenang-kenangan
 Perizinan dan surat – menyurat untuk publikasi
 Menyiapkan dekorasi dan dokumantasi acara
 Update peserta
 Mengadakan rapat internal minimal 1 minggu sekali
Sie Sponsorship  Menyiapkan proposal sponsorship
 Menembusi link – link perusahaan dan instansi
 Merencanakan pendanaan
 Menindaklanjuti sponsor
 Media komunikasi dengan sponsor
 Menyiapkan kontrapretasi yang ada
 Bertanggung jawab atas perjanjian dengan pihak sponsor
 Mengadakan rapat internal minimal 1 minggu sekali