RISALAH GUGUS KENDALI MUTU (GKM)

REVISI TANGGAL TERBIT HALAMAN NOMOR DOKUMEN

00 01-Jun-16 1 dari 10

GKM

JUDUL GKM

(POLA G-O-C-A Gerakan-Objek-Cara-Area)

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
________________________________________

Lampirkan Gambar Ilustrasi

UNIT KERJA: ___________________________________

PT PROVIDENT AGRO TBK

2017
 Nama GKM : ................................... Produk dan Bidang Usaha
Perusahaan
Unit Kerja : ................................... (PT Semen Padang)

Perusahaan : ...................................

Ketua : ............................(...)
Sekretaris : ............................(...) Lingkup Kerja Peserta:
Anggota : 1..........................(...) (tugas dab diskripsinya)

2..........................(...)
3..........................(...)
Fasilitator : .................................
Didirikan pada : .................................
Usia rata2 : .................................
Pertemuan : .................................
Kehadiran : .................................

Struktur Organisasi: Diagram Proses:

(proses sebelum improvement dan
Letak masalahnya)

Jadwal Aktifitas Perbaikan (P/A)

(Jadwal Aktifitas Perbaikan masing-masing tahapan dijabarkan berdasarkan siklus P-D-C-A)

pertemuan hadir
WI W2 W3 W4 WI W2 W3 W4 WI W2 W3 W 4
P 1. 1. Menentukan Aktifitas P
A
2. 2. Mengidentifikasi Penyebab P
A
3. 3. Menentukan Solusi P
A
4. 4. Merencanakan Perbaikan P
A
D 5. 5. Menerapkan Rencana Perbaikan P
A
C 666. Mengevaluasi Solusi P
A
A 777. Menetapkan Standarisasi P
A
8 8. Menentukan Tema Berikutnya P
A
LANGKAH 1 – MENENTUKAN AKTIFITAS

1.1 Identifikasi Masalah

(identifikasi masalah yang ada ditempat kerja berdasarkan job /kpi, lihat
penyimpangannya terhadap standar/rencana, keluhan pelanggan, prestasi dibawah
kompetitor, kebutuhan potensial pelanggan)

1. ________________________________
2. ________________________________
3. ________________________________
dst

1.2 Pengelompokkan Masalah

(Masing-masing masalah yang sudah teridentifikasi pada 1.1, lalu di analisa atau
dijabarkan. Tentukan satuan yang sama untuk masalah-masalah tersebut dapat berupa
kerugian (loss), kasus (case), unit, frekuensi, waktu (jam/hari/bulan), dll.Tuliskan periode
data yang digunakan).

Identifikasi Masalah Analisa Masalah Satuan masalah

1.3 Menentukan Prioritas Masalah
(Dari 1.2 buatkan prioritas masalah dengan Tabel Pareto dan Diagram Pareto).

Tabel Pareto (Masalah-Komparatif-

Diagram Pareto
Kumulatif)
1.4 Menentukan Tema
(Berdasarkan 1.3 tuliskan masalah yang prioritas dan Tentukan pernyataan tema
menggunakan POLA “G-O-A (Gerakan-Objek-Area)” . Jelaskan tema yang diangkat
mendukungVisi-Misi,Tata Nilai Perusahaan, KPI Departement).
1.5 Menganalisa Dampak dan Harapan
(Analisa berdasarkan dampak masalah yang prioritas di 1.3 dan harapan tema di 1.4).

Masalah yang prioritas No Dampak Masalah Harapan tema

1.6 Memahami Pengaruh Terhadap Pihak Yang Berkepentingan

(Tentukan mana saja pihak yang berkepentingan dan jelaskan masing-masing Positive
Impact & Negative Impact-nya terhadap tema).

Pihak yang
Positive Impact Negative Impact
berkepentingan
1.7 Menentukan Sasaran Tema
(Tentukan sasaran tema dari aspek panca mutu Q-C-D-H/S/S/E-M dengan menggunakan
prinsip SMART Specific-Measurable-Achievable-Reasonable-Timetable).
Aspek Mutu Kondisi Saat Ini Sasaran
Quality
Cost
Delivery
H/S/S/E
Morale
1.8 Pengesahan Aktifitas
(Langkah pengesahan aktifitas agar mendapatkan dukungan dari pimpinan).

Komentar Pimpinan:

Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Pimpinan Fasilitator Ketua
LANGKAH 2 – MENGIDENTIFIKASI PENYEBAB

2.1 Melakukan Tinjauan Objek Masalah

(Lakukan kunjungan lapangan untuk memastikan di titik mana objek masalah muncul
dari flow proses yang ada).

2.2 Mencari Kemungkinan Penyebab

(Cari dengan cara brainstorming diantara anggota).

2.3 Pengelompokkan Penyebab

(Kelompokkan dengan Bahan-Orang-Cara-Alat-Lingkungan / Material–Man–Methode–

Machine–Environment)

2.4 Memetakan Sebab Akibat

(Hasil pengelompokkan 2.3 dipetakan kedalam Diagram Sebab Akibat)

2.5 Menentukan Kemungkinan Akar Penyebab

(Highlight kemungkinan akar penyebab pada Diagram Sebab Akibat 2.4)
2.6 Mengumpulkan fakta & data akar penyebab
(tampilkan dalam tabel).

2.7 Menganalisis Akar Penyebab

(misalnya menggunakan scatter diagram).
2.8 Menentukan Akar Penyebab Dominan

(misalnya menggunakan diagram pareto).

LANGKAH 3 – MENENTUKAN SOLUSI

3.1 Membuat Daftar Alternatif Solusi

3.2 Menganalisa Alternatif Solusi

3.3 Menetapkan Solusi Terbaik

Analisa
Biaya Waktu Teknologi Efektifitas Solusi
No alternatif
(Contoh) (Contoh) (Contoh) (Contoh) terbaik
solusi
1 Alt 1
2 Alt 2 √
3 Alt 3
Dan seterusnya
3.4 Menganalisis Risiko Terhadap Solusi Terpilih
LANGKAH 4 – MERENCANAKAN PERBAIKAN

4.1 Menyusun Rencana Perbaikan (5W+2H)

HOW
WHY HOW WHAT WHEN WHERE WHO
MUCH
NO Faktor
Cara Sasaran Waktu Penanggung
penyebab Lokasi Biaya
penerapan antara pelaksanaan jawab
dominan

4.2 Mendokumentasikan Rencana Perbaikan

(tabel list lampiran dokumen)

4.3 Merencanakan Tindakan Pencegahan Terhadap Risiko Solusi

Activity Potential Problem Concequences Possible Preventive Contigency

Causes Action Plan
 4.4 Pengesahan Rencana Peningkatan

Komentar Pimpinan:

Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Pimpinan Fasilitator Ketua

LANGKAH 5 – MENERAPKAN RENCANA PERBAIKAN

5.1 Mempersiapkan Sumberdaya Yang Dibutuhkan

NO TUGAS NAMA SUMBER DAYA

5.2 Menerapkan Rencana Peningkatan

5.3 Memantau Progres Penerapan

5.4 Mengukur Hasil Progres Peningkatan

5.5 Memvalidasi Hasil Pengukuran Peningkatan

HOW
WHY HOW WHAT WHEN WHERE WHO
MUCH
NO Faktor
Cara Hasil Waktu Penanggung
penyebab lokasi biaya
penerapan (sasaran/foto) pelaksanaan jawab
dominan

Validasi
LANGKAH 6 – MENGEVALUASI SOLUSI

6.1 Menganalisis Hasil Peningkatan

.
Trend – Line Graph /Control Chart (Sebelum-Selama-Sesudah)

6.2 Membandingkan Masalah, Sasaran dan Pencapaian

Grafik Batang (Sebelum – Target – Sesudah)

Tabel (Sebelum Perbaikan) Tabel (Setelah Perbaikan)

Pareto Penyebab (Sebelum Perbaikan) Pareto Penyebab (Setelah Perbaikan)

6.3 Menilai Value Added

Aspek Sasaran Awal Hasil Akhir Dampak Positif

Quality
Cost
Delivery
HSSE
Morale
6.4 Memverifikasi Kinerja Keuangan
(tampilkan hasil keuangan Real (selama cip) – Proyeksi (disetahunkan)-
Potensial (saving satu tahun kedepan)

6.5 Meninjau Masalah yang Belum terselesaikan

No Masalah yang belum selesai Penanggulangan sementara

6.6 Meninjau Tindakan Pencegahan terhadap dampak peningkatan

No Dampak peningkatan Pencegahan

6.7 Meninjau Pengaruh terhadap Pihak yang Berkepentingan

Pihak yang Positive Impact Negative Impact Testimoni

berkepentingan
LANGKAH 7 – MENETAPKAN STANDARDISASI

7.1 Membuat Usulan Standar Baru (Input – Proses – Output)

NO Standardisasi Uraian (Pedoman-SOP-IK)

1 Standar Input

2 Standar Proses

3 Standar Output
 7.2 Mengesahkan Standar Baru

Komentar Pimpinan:

Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Pimpinan Fasilitator Ketua

7.3 Mensosialisasikan Standar baru

(tampilkan foto dan tanggal sosialisasi)

LANGKAH 8 – MENENTUKAN TEMA BERIKUTNYA

8.1 Identifikasi Masalah

(identifikasi masalah (masalah yang belum selesai + masalah baru-jika ada, dengan data
terkini) yang ada ditempat kerja berdasarkan job /kpi, lihat penyimpangannya terhadap
standar/rencana, keluhan pelanggan, prestasi dibawah kompetitor, kebutuhan potensial
pelanggan)
1. ________________________________
2. ________________________________
3. ________________________________
Dst
8.2 Pengelompokkan Masalah
(Masing-masing masalah yang sudah teridentifikasi pada 1.1, lalu di analisa atau
dijabarkan. Tentukan satuan yang sama untuk masalah-masalah tersebut dapat berupa
kerugian (loss), kasus (case), unit, frekuensi, waktu (jam/hari/bulan), dll.Tuliskan periode
data yang digunakan).

Identifikasi Masalah Analisa Masalah Satuan masalah

8.3 Menentukan Prioritas Masalah

(Dari 1.2 buatkan prioritas masalah dengan Tabel Pareto dan Diagram Pareto).

Tabel Pareto (Masalah-Komparatif-

Diagram Pareto
Kumulatif)
8.4 Menentukan Tema
(Berdasarkan 1.3 tuliskan masalah yang prioritas dan Tentukan pernyataan tema
menggunakan POLA “G-O-A (Gerakan-Objek-Area)” . Jelaskan tema yang diangkat
mendukungVisi-Misi,Tata Nilai Perusahaan, KPI Departement).

8.5 Jadwal Aktifitas Perbaika (P/A)

(Jadwal Aktifitas Perbaikan masing-masing tahapan dijabarkan berdasarkan siklus P-D-C-A)

8.6 Mengesahkan Tema Berikutnya

Komentar Pimpinan:

Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Pimpinan Fasilitator Ketua