ALIRAN PENYEDIAAN PROJEK KMK ( SEKTOR AWAM )

PENGENALAN SERINGKAS YANG BOLEH (3 markah wajaran)

1. Pengenalan jabatan / bahagian secara ringkas.

2. Carta organisasi
3. Skop tugasan
4. Kaitan antara tugas ahli dengan objektif jabatan / bahagian.
5. Biodata kumpulan, tarikh tubuh, bilangan ahli, gambar.
6. Logo
7. Pencapaian jika ada
8. Jadual mesyuarat
9. Carta pai
10. Kitaran PDCA
11. Carta perbatuan

PEMILIHAN MASALAH / PROJEK PENAMBAHBAIKAN (14 markah wajaran)

1. Jadual matrik untuk pemilihan tema
2. Senarai masalah dari tema yang dipilih
3. Penerangan ringkas tentang masalah yang disenarai pendek
4. Senarai semak
5. Gambarajah pareto ( fenomena )
6. Masalah yang dipilih dan objektif
7. Hubungkait masalah dengan objektif jabatan, menepati kehendak
pelanggan. Cth : Menepati wawasan, matlamat, objektif atau
piagam pelanggan.

PENJELASAN MASALAH / PROJEK PENAMBAHBAIKAN (10 markah wajaran)

1. Jelaskan latar belakang dan situasti semasa masalah.

2. Terangkan istilah, singkatan perkataan yang berkaitan dengan
masalah.
3. Definisi Masalah dengan meggunakan kaedah 5W, 1H/ 2H.
4. Tunjukkan gambar, lukisan, carta aliran di tempat yang sesuai.
5. Dapatkan data / statistik. Cth : kekerapan, kos masa, aduan dan
sebagainya untuk menyokong kenyataan yang memerlukan data.
6. Tindakan jangka masa pendek untuk menyelesaikan masalah.
7. Apakah kesan jika masalah tidak diselesaikan.
8. Target / sasaran diterangkan dengan jelas.

1
TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH ( 19 markah wajaran)

1. Gambarajah sebab dan akibat 1

2. Tapisan pertama menggunakan konsep SMART
3. Gambarajah sebab dan akibat 2
4. Senarai pendek punca mengikut faktor
5. Verifikasi punca masalah. Alasan kukuh untuk terima dan tolak punca
bagi semua factor.
6. Kertas semak kekerapan punca sebelum tindakan pembetulan
7. Gambarajah pareto ( untuk kekerapan punca ) sebelum tindakan
pembetulan

TINDAKAN PEMBETULAN DAN PELAKSANAAN ( 19 markah wajaran)

Berikan beberapa pilihan cadangan bagi setiap punca yang telah dipilih.

Cth : Faktor manusia

Punca Cadangan Pencadang Baik Buruk Keputusan

Lewat proses borang 1
2
3

1. Penjelasan tentang cadangan yang diterima dan terangkan bagaimana

cadangan itu dilaksanakan – masukkan jadual pelaksanaan – masukkan
aliran proses kerja baru ( jika ada )
2. Kumpul data dan beberapa punca – sediakan kertas semak.
3. Gambarajah pareto
4. Gambarajah pareto perbandingan
5. Bandingkan sasaran dengan keputusan yang diperolehi
6. Jika gagal, buat analisis mengapa gagal
7. Buat cadangan penyelesaian ke 2
8. Terangkan cara pelaksanaan cadangan penyelesaian ke 2 – Masukkan
jadual pelaksanaan ke 2.
9. Kumpul data, sediakan kertas semak sekali lagi
10. Sediakan gambarajah pareto
11. Bandingkan sasaran dengan keputusan baru diperolehi

2
PENCAPAIAN HASIL PROJEK (16 markah wajaran)

Faedah – faedah

1. Mengurangkan kos operasi.

2. Penjimatan masa
3. Peningkatan hasil kerja
4. Peningkatan tahap kepuasan hati pelanggan
5. Faedah-faedah lain
6. Sumbang pelaksanaan cadangan pelaksanaan kepada pencapaian
objektif organisasi – kesan kepada organisasi – kesan kepada sector
awam.
7. Bandingkan pencapaian sebelum dan selepas projek.

TINDAKAN PENYERAGAMAN (8 markah wajaran )

1. Surat permohonan penyeragaman

2. Surat kelulusan penyeragaman
3. Tunjukkan bukti apa yang telah diseragamkan. Adakah dokumen ini
telah didokumenkan dalam ISO – bagaimana kaedah ini diseragamkan
– dimana diseragamkan – siapa bertanggung jawab – Aliran kerja baru
(process flow)
4. Tindakan susulan bagi memastikan cadangan penyelesaian dikekalkan
sebagai cara bekerja baru, tambahan atau pindaan kepada – arahan
kerja – fail kerja – manual prosedur kerja (S.O.P.) – Buktikan tindakan
susulan

PENILAIAN KUMPULAN (6 markah wajaran)

1. Penilai kumpulan – carta radar

2. Kelemahan / kekurangan kumpulan dan cara atasi.
3. Kesulitan menjalankan projek dan cara atasi.
4. Pembelajaran-pembelajaran yang diperoleh kumpulan

PERSEMBAHAN PROJEK (7 markah wajaran)

1. Persembahan yang kemas, turutan yang logical dan menepati masa

2. Persembahan yang jelas, penggunaan visual, komunikasi dan
pengucapan awam yang berkesan

PENUTUP

Rumusan pencapaian projek terhadap dan kepada organisasi dan orang awam