Anda di halaman 1dari 42

ABU BAKAR BIN MOHD HUSAIN

KAUNSELOR
CR 01068
“SATU PROSES PERTUKARAN
MAKLUMAT DAN IDEA DI
ANTARA DUA ATAU LEBIH
MANUSIA UNTUK
MENGHASILKAN TINDAKBALAS
YANG DIHARAPKAN”
Sambungan……

“PENGHANTARAN MAKLUMAT DAN


KEFAHAMAN DARI SESEORANG
KEPADA SESEORANG YANG LAIN
MELALUI CARA YANG BERKESAN”

“PROSES MEMINDAHKAN IDEA/


FIKIRAN/PERASAAN DAN
MAKLUMAT”
TUJUAN KOMUNIKASI

 Untuk Memberitahu
- tumpukan kandungan yang bernas dan logik, soal dasar
disiplin.
- “Sila hantar Lapuran Prestasi kepada Pejabat Pentadbiran
sebelum 20 Januari, 2006”

 Untuk Menghibur/Mententeramkan
Khalayak/Organisasi
- sebelum jamuan, keramaian, ada unsur light & easy
- “Hadirin dijemput menikmati hidangan yang disediakan”
- “Keadaan masih terkawal, proses pemindahan rakyat Malaysia
akan dilaksanakan sekiranya perlu”.
 Untuk Mencapai Hasrat (Perundingan)
- bersetuju/tidak bersetuju/puas hati dsbg.
“Kita memang berpuas hati dengan kata sepakat yang
dipersetujui.”

 Untuk Mempengaruhi
- mengubah sikap, ambil tindakan – menyakinkan
kelebihan, akibat, untuk merangsang, kempen, dll.

“Jagalah jantung anda! 50,000 rakyat Malaysia mati


setiap tahun akibat serangan jantung”. “TAK NAK
ROKOK”
Kepentingan Komunikasi

 Sekiranya komunikasi anda berkesan:

 memperoleh status dalam kerjaya;


 diberi pengiktirafan/respect;
 senang mengurus orang lain;
 menyebar ilmu.
AKTOR DAN PERLAKUAN
KOMUNIKASI
 PENGIRIM
 Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan
dan tujuan bagi menyampaikannya kepada orang
lain

 PENGKODAN (ENCODES)
 Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri
simbol (perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan)

 MESEJ
 Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin
disampaikan dan yang diterima

 SALURAN
 Kaedah penghantaran yang digunakan seperti
memo, surat, telefon, bersemuka, mesyuarat
AKTOR DAN PERLAKUAN
KOMUNIKASI
 PENERIMA
 Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim
dan menerima simbol berkenaan

 PENTERJEMAH KOD (DECODES)


 Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi
maklumat dan kemudian memahami mesej

 MAKLUMBALAS
 Reaksi penerima terhadap mesej yang
diperolehi

 GANGGUAN
 Penerima tidak dapat menerima maklumat
dengan jelas atau tepat sebagaimana yang
disampaikan oleh penyampai.
Halangan

Menghantar

Penyampai Mesej Penerima

Maklumbalas
PENGIRIM PENERIMA

MESEJ MESEJ
GANGGUAN
DIHASRAT DITAFSIR

MESEJ SIMBOL SIMBOL SIMBOL


DI DIHANTAR DITERIMA DI
ENCODES DECODES
SALURAN
KOMUNIKASI

MAKLUMBALAS MAKLUMBALAS
DIPERIKSA DIHANTAR
JENIS KOMUNIKASI
 SEHALA
 Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan
maklumbalas penerima
 Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh
penerima

 DUA HALA
 Penerima memberikan maklumbalas pada
pengirim
 Membolehkan pengirim memperbaiki
komunikasinya jika mesej yang diterima
kurang tepat
 Membolehkan penerima lebih yakin untuk
mengambil tindakan yang betul
BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

☎ MENGGUNAKAN PERKATAAN
(VERBAL)/LISAN
✍TANPA MENGGUNAKAN
PERKATAAN (NON-VERBAL)
☛CAMPURAN- TANPA
MENGGUNAKAN PERKATAAN DAN
MENGGUNAKAN PERKATAAN (NON-
VERBAL DAN VERBAL)
KOMUNIKASI LISAN
• Satu proses Komunikasi yang melibatkan
Suara.
• Menitikberatkan kepada:
– Nada Suara
– Bahasa yang digunakan
– Kefasihan Sebutan
– Kelancaran perkataan yang digunakan.

• Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah


selari/sejajar dengan pergerakan anggota badan,
memek muka dan gerak mata.
PROSES KOMUNIKASI BUKAN LISAN

• BERTULIS

• BERCETAK

• PENGGUNAAN ISYARAT/SYMBOL

• PERGERAKAN ANGGOTA BADAN


KOMUNIKASI BUKAN LISAN

 POSTURE – cara duduk, berdiri, lentok


badan
 GESTURE – isyarat tangan, mata, angkat
bahu, memek muka
 PROXIMITY – jarak, kedekatan
 SUARA – tinggi, rendah
 APPEARANCE – kekemasan, cara
berpakaian, jenis pakaian
 MASA – cepat, lambat
KOMUNIKASI KE BAWAH
(Downward Communication)

KOMUNIKASI KE ATAS
(Upward Communication)

KOMUNIKASI MENDATAR
(Lateral Communication)
Pelaku
Bentuk
Superior menghantar Autoritatif (kuasa dan autoriti)
mesej
kepada subordinat

Tujuan
Memberi arahan
Memaklumkan peraturan
Meminta maklumat
Kebaikan
Tugas cepat dilaksana
Berkesan dalam Kekurangan
suasana kritikal Rasional mungkin
tidak difahami
Motivasi staf
mungkin terjejas
Pelaku
Bentuk
Subordinat menghantar
Demokratik dan konsultatif
mesej kepada superior
(penyertaan)

Tujuan
Memberi maklumbalas
Mengemukakan idea
Menyampaikan hasrat
Kebaikan
Prestasi subordinat
Diketahui.Tindakan pembetulan Kekurangan
Dilakukan PenambahbaikanMaklumat bersifat selektif
dirancang Tidak digemari superior
Kurang diberi perhatian
Pelaku
Mesej disampaikan
antara bahagian/unit/ Bentuk
seksyen/rakan sekerja Selari dan dua hala

Tujuan
Membentuk kerjasama
Memupuk semangat
berpasukan
Kebaikan
Mempercepat aliran
Maklumat Meningkatkan
kordinasi
Kekurangan
Sukar untuk dicapai
Hanya berkesan jika semua
pihak mendapat faedah
PENGURUS DAN
Boleh saya jelaskan KOMUNIKASI Silakan
sesuatu?

• Menggalakkan staf memberi idea


• Bersedia mendengar
• Reaksi yang positif
• Memaklumkan staf perkembangan semasa dalam jabatan
• Beri pujian/teguran yang wajar kepada staf
• Menjelaskan rasional tindakannya
• Memaklumkan pengurusan atasan mengenai sumbangan stafnya
BAHASA
(SEMANTIK)
TAFSIRAN
EGO

SALURAN
SENDER TIDAK TEPAT RECEIVER

PREJUDIS JARAK
& EMOSI KURANG FIZIKAL
KEMAHIRAN
HALANGAN KOMUNIKASI DI
KALANGAN SUBORDINAT
BIMBANG – bos marah
TAKUT – bos black-list jika banyak
cakap
ANGGAPAN – bos yang dapat kredit
PERCAYA – bos sibuk dan tiada masa
PREJUDIS – bos ada ‘anak emas’
 MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’
 MENDAPATKAN MAKLUMBALAS
 TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK
 GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT
 AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT
 MENJADI PENDENGAR YANG BAIK
KENAPA KITA TIDAK MENDENGAR
DENGAN BAIK?
1. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik
untuk diperkatakan
2. Kita tidak sedar faedah mendengar
3. Kita fikir kita tahu apa yang akan
diperkatakan
4. Terlalu banyak halangan
5. Kita tidak suka si penyampai mahupun
mesejnya
6. Fikiran kita tertutup
7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita
hendak
dengar
8. Kita cepat membuat kesimpulan
9. Kita biarkan fikiran kita melayang
TEKNIK MENDENGAR
 Memandang kepada penyampai
 Tanya untuk mendapat keterangan jika
kurang jelas
 Jangan buat penyampai bercakap tergesa-
gesa
 Beri perhatian rapi kepada mesej yang
disampaikan
 Jangan ganggu penyampai
 Jangan tukar tajuk sewaktu penyampai
mengemukakan pandangannya
KEMAHIRAN MENDENGAR

✆ Biar orang yang bercakap habis bercakap


sebelum anda menjawab
✆ Cuba hapuskan gangguan luar semasa
perbualan
✆ Tumpukan perhatian kepada apa yang
dikatakan oleh orang yang bercakap
✆ Angguk kepala anda sekali-sekala untuk
menunjukkan anda sedang mendengar
“Orang yang mampu mendengar
dengan tenang dan sabar ialah orang
yang sering menambah maklumat,idea
dan ilmu pengetahuan.”

“Setiap manusia dijadikan dengan dua mata,


dua telinga dan satu mulut supaya mereka
lebih banyak melihat dan mendengar daripada
banyak bercakap”
1. Mengawal perilaku serta menunjukkan kesopanan
dan kehalusan budipekerti

2. Menggunakan perkataan yang tepat, ringkas serta


tekanan suara yang jelas

3. Mengawal pergerakan diri daripada


boleh memberi makna yang bertentangan
dengan maksud

4. Menunjukkan kesediaan untuk berkhidmat dan


memberi kerjasama

14. Cuba memahami masalah dan memberi pertolongan,

6. Mengelak daripada menggunakan perkataan yang


boleh menyinggung perasaan orang lain

7. Mendengar dengan baik


PETUA KOMUNIKASI BERKESAN
(FORMULA 7K)
1. KEPERCAYAAN
Penyampai perlu memperolehi
kepercayaan dari pendengar dan pendengar
perlu bersikap positif
2. KEBENARAN
Mesej hendaklah mempunyai
kebenaran/kesahihan
3. KEFAHAMAN
Kandungan mesej hendaklah
difahami selaras dengan hasrat penyampai
4. KEJELASAN
Pilihan kata-kata dan simbol yang
tepat, mudah dan tidak mengelirukan
untuk mempastikan kejelasan
mesej
5. KEUPAYAAN
Penyampai perlu memahami
keupayaan pendengar untuk
memahami mesej
6. KAEDAH
Pemilihan wacana (medium) komunikasi
hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan
juga sasarannya
7. KESINAMBUNGAN
Idea hendaklah ada kaitan dan
urutan antara
satu sama lain
Faktor-faktor Mempengaruhi Keberkesanan
Komunikasi

• Perbezaan latarbelakang dan pengalaman


- Suku bangsa, bahasa, tahap pendidikan,
pengetahuan kemahiran

• Perhatian Terhad
- memilih mesej yang disukai atau sesuai

• Prasangka/prejudis/tanggapan awal
- mesej diterima ditafsir mengikut kehendak sendiri
• Faktor situasi
- Rasa tidak selamat, kebisingan, marah, takut

• Perasaan dan emosi


- mesej yang diterima akan ditafsir mengikut
perasaan dan emosi
CARA KOMUNIKASI RASULULLAH SAW

‘Aisyah Ummul Mukminin RA menceritakan:


“Rasulullah saw tidak berbicara cepat sebagaimana
anda. Tetapi Baginda berbicara dengan kata2 yang
jelas dan tegas. Orang duduk bersamanya akan dapat
menghafal (kata-katanya)” (At Termizi)

Baginda berkomunikasi:-
 jika perlu
 lebih banyak diam
 bicaranya padat dengan makna dan jelas
 tidak kasar dan tidak ada nada menghina
 nikmat Allaah Taala dibesarkan walaupun sedikit.
Peribahasa Melayu

‘Sebab pulut santan binasa, sebab


mulut badan binasa’

‘Cakap siang pandang-pandang, cakap


malam dengar-dengar’

‘Seperti anjing menyalak bukit’


4 KATEGORI MANUSIA
• PANDAI BERCAKAP, SUKA BEKERJA;
Contoh dan Buat.
• PANDAI BEKERJA, TAK PANDAI
BERCAKAP; Tahu dan Usaha Sendiri.
• PANDAI BERCAKAP, TAK PANDAI
BEKERJA; Suka menyalahkan orang lain untuk
mengatasi kelemahan diri/mengaburi orang lain.
• TAK PANDAI BERCAKAP, TAK SUKA
BEKERJA; Merugikan Masyarakat dan
Kerajaan, Tidak Amanah.
Komunikasi yang berkesan akan dapat
mengubah cara seseorang berfikir,
seterusnya boleh mengubah
perilakunya
kepada yang dikehendaki.
Komunikasi yang berkesan perlu
disampaikan dengan akhlak
yang baik.
Komunikasi yang berkesan bukan
setakat untuk memberi maklumat,
tetapi untuk bertindak dan berubah.