Anda di halaman 1dari 62

KOMUNIKASI ANTARA

INDIVIDU, KUMPULAN DAN


SISTEM DALAM SEKOLAH.
ISU-ISU DAN IMPLIKASI

AIMEE SHAHRIN BIN JAIS


DEFINISI

• Mengikut Kamus Dewan (1996) :

• komunikasi didefinisikan sebagai


perhubungan secara langsung atau dengan
perantaraan seperti surat, radio, telefon dan
lain-lain.
DEFINISI

• Theodorson (1969) dalam buku Samsuddin


A. Rahim (1997) menyatakan komunikasi
adalah pengiriman maklumat, pemikiran,
sikap atau emosi daripada seseorang
individu atau kumpulan kepada individu
atau kumpulan yang lain dengan
menggunakan simbol-simbol.
DEFINISI

• Roger (1969) mentakrifkan komunikasi


sebagai proses, apabila kedua-dua pihak
yang terlibat membentuk dan berkongsi di
antara satu sama lain dengan tujuan untuk
mencapai kesefahaman.
Definisi Komunikasi

A.L. Ramaiah ( 1999 ) menyatakan bahawa


komunikasi adalah satu proses antara
perseorangan yang melibatkan pertukaran
idea, maklumat dan pendapat atau pun
melibatkan proses penghantaran dan
penerimaan simbol yang bermakna
RUMUSAN

• Secara amnya komunkasi


merupakan proses penghantaran dan
penerimaan mesej melalui simbol-
simbol yang bermakna. Dengan lain
perkataan komunikasi merupakan
pemindahan maklumat dan
kefahaman daripada satu individu
dengan individu lain melalui simbol-
simbol yang bermakna.
FUNGSI KOMUNIKASI
• 1. Pengawalan :

• Proses komunikasi yang efektif dapat


mengawal gelagat ahli dalam organisasi.
• Pentadbiran organisasi biasanya
mempunyai hieraki,kuasa atau autoriti dan
garis panduan rasmi.
• Pembentukan carta organisasi membantu
pekerja mematuhi arahan kerana
membolehkan mereka mengetahui, mereka
bertanggungjawab kepada siapa dan
mendapat maklumat jelas bidang kuasa
masing-masing.
FUNGSI KOMUNIKASI

• 2. Motivasi

• Komunikasi mampu membangunkan


motivasi dengan menerangkan
kepada pekerja apa yang perlu
dilakukan. Ia juga mendidik pekerja
bagaimana sesuatu kerja itu dapat
dilakukan dengan cemerlang.
FUNGSI KOMUNIKASI
• 3. Meluahkan perasaan

• Kebanyakan pekerja menganggap


kumpulan kerja masing-masing adalah
sumber utama kepada interaksi sosial.
Dalam konteks ini komunikasi memainkan
peranan di dalam kumpulan sebagai
saluran khas atau mekanisma yang dapat
membantu ahlinya untuk menyatakan
ketidak puasan dan meluahkan isi hati
terutama berkaitan tugas yang dilakukan.
FUNGSI KOMUNIKASI

• 4. Penyampaian Maklumat

• Komunikasi memainkan
peranan terhadap pengaliran
maklumat daripada satu pihak
ke pihak yang lain.
PROSES
KOMUNIKASI :
• Komunikasi merupakan satu proses
untuk mengeluarkan sesuatu dari
pemikiran atau hasrat dan seterusnya
menyampaikan kepada orang lain.
• Dalam hal ini, proses komunikasi
adalah sebagai satu sistem yang
melibatkan perhubungan dua pihak dan
saling bergantung dengan unsur-unsur
untuk mencapai tujuan tertentu.
PROSES KOMUNIKASI

Pesanan Pesanan
Pesanan Dekod
Sumber Enkod Saluran

Pesanan

Penerima

Maklumbalas
PROSES KOMUNIKASI
a) Pengirim Sumber :

• Sumber dalam proses komunikasi ialah


punca segala maklumat.
• Sumber mungkin terdiri daripada
seorang individu, sekelompok orang,
sebuah persatuan atau organisasi.
• Dalam konteks kelakuan, sejauh
manakah sumber itu menyampaikan
maklumat bergantung kepada
keupayaan, personaliti dan kumpulan
orang yang terlibat serta pandangan
orang lain terhadapnya.
PROSES
KOMUNIKASI
• b) Mesej :

• utusan, idea atau maklumat yang


disampaikan dalam proses
komunikasi.
• Pemindahan idea kepada suatu kod
simbolik seperti bahasa atau
pergerakan tangan
PROSES
KOMUNIKASI
• c) Pengenkodan:

• Keupayaan motor seseorang seperti


tangan, mulut, suara,sistem otot dan
juga kemahiran perasaan untuk
menyampaikan dalam bentuk utusan.
• Ia bertanggungjawab untuk
membentuk apa yang hendak
disampaikan oleh sumber dalam
bentuk kod.
PROSES
d)KOMUNIKASI
Saluran:

• Merupakan media pembawa sesuatu mesej


daripada penghantar kepada penerima.

• Terdapat 2 saluran asas iaitu saluran media


massa dan saluran antara personal.

• Komunikasi antara personal melibatkan


hubungan secara langsung di mana sumber
dan penerima bersemuka atau dekat. Contoh
telefon
PROSES
KOMUNIKASI
e) Dekoder :

• Keupayaan sensori penerima


seperti deria pendengaran,saraf,
sistem otot, kemahiran perasaan
untuk menterjemahkan sesuatu
mesej yang diterima agar mudah
difahami oleh penerima.
PROSES
KOMUNIKASI
f) Maklumbalas :
Ialah reaksi penerima terhadap
mesej yang diterima.
• Maklumat lisan dan tanpa lisan
yang berfungsi sebagai
maklumbalas membantu bagi
memahami perkembangan
komunikasi yang sedang dijalankan.
POLA DAN PROSES
KOMUNIKASI DI SEKOLAH

 Komunikasi boleh berlaku sama ada


secara sehala, komunikasi dua hala,
komunikasi menurun, komunikasi
menegak, komunikasi mendatar dan
komunikasi menegak-mendatar.
POLA DAN PROSES KOMUNIKASI
DI SEKOLAH
 Komunikasi ini dianggap berbentuk
formal kerana aliran makluman
biasanya berlaku secara berstruktur
iaitu mengikut carta organisasi.
 Komunikasi tidak formal adalah tidak
mengikut struktur carta organisasi. Ia
boleh berlaku di mana-mana seperti
tempat makan, bilik guru dan lain-
lain situasi.
Samb.
 Komunikasi berkesan perlu dirancang. Di
sekolah, pengetua perlu berkomunikasi
 ( semasa mesyuarat, taklimat, komunikasi
tidak formal dan sebagainya) supaya
maklumat yang hendak disampaikan
dapat diterima dan difahami matlamat
mesejnya oleh para staf. Dengan ini
pasukan kerja terbentuk, ke arah
pencapaian objektif organisasi yang telah
dirancang bersama.
Komunikasi Sehala
-Komunikasi sehala terjadi apabila seseorang itu
memberitahu orang lain mengenai sesuatu. Ia
dilakukan oleh pengirim dan didengar oleh penerima
( Schmuck & Runkel, 1985 )

-Komunikasi sehala adalah satu pendekatan penyuntikan


maklumat kepada orang lain.
( Brom and Gaumberg, 1983 )

Cth: Arahan pengetua kepada staf


Komunikasi Dua Hala

 Banyak digunakan oleh pengetua


yang bersifat demokratik dalam gaya
kepimpinan.
 Cth : Bertanya khabar secara tidak
rasmi, membuat keputusan bersama,
dll.
 Objektif dan matlamat mudah
dicapai.
Komunikasi Sehala
Dari Atas ke Bawah
 Penghantar maklumat seperti pengetua menyampaikan
mesej dengan mengharapkan pihak penerima atau
subordinat akan memahaminya. Dalam komunikasi
sehala ini penerima atau subodinat akan memahaminya.
 Pengirim banyak memainkan peranan penting seperti
banyak bercakap tetapi penerima kurang diberi untuk
mengemukakan pandangan atau jawapan.
 Tujuan : untuk menjelaskan kepada kakitangan tentang
arahan atau perkara yang patut dibuat, menerangkan
amalan organisasi, memberi maklum balas kepada
subordinat mengenai prestasi dan juga menerangkan
matlamat yang harus dicapai.
 Kakitangan mudah memahami peraturan sesuai dengan
sikap dan keperluan mereka.
Komunikasi Menurun
 Mengalirkan maklumat dari peringkat yang
tertinggi kepada mereka di peringkat yang
bawah dalam hierarki organisasi.
 Wujud dalam organisasi yang bersifat
autokratik.
 Berlaku di mana terdapat arahan, memo,
surat pekeliling, notis, sistem pembesar
suara, perhimpunan dan juga peringatan
yang disampaikan oleh pentadbir kepada
orang-orang bawahannya.
Komunikasi Menegak
(Dari Bawah ke Atas)
 Komunikasi ini merupakan
maklumbalas dari subordinat kepada
pihak pengurusan.
 Cthnya : permintaan,aduan,rayuan dan
laporan.
 Didapati aliran komunikasi bentuk ini
kerap diganggu oleh persekitaran
dalam rangkaian komunikasi. Tidak
semua maklumat yang dihantar
sampai kepada pihak pengurusan.
Komunikasi Mendatar atau
Interaktif
 Komunikasi yang berlaku sesama rakan
sekerja pada peringkat yang sama
dalam organisasi sama ada di antara
sesuatu kumpulan atau kumpulan-
kumpulan kerja yang berlainan.
 Berlaku di mana pengetua memberi
peluang kepada kakitangan untuk
mengemukakan pendapat bagi
menyelesaikan sesuatu masalah
dengan segera.
Komunikasi Mendatar atau
Interaktif
 Ia menjimatkan masa dan
menwujudkan perhubungan yang
mesra di antara kakitangan.
 Matlamat organisasi juga mudah
dicapai.
 Pengetua tidak payah mengadakan
perjumpaan rasmi untuk membuat
sesuatu keputusan dan dalam
menyampaikan maklumat penting.
Komunikasi Menegak-Mendatar
 Merangkumi kedua-duanya sekali.
 Sangat sesuai bagi sekolah yang
mempunyai kakitangan yang ramai dan
bilangan bilik yang banyak.
 Kakitangan berpeluang melakukan
aktivti yang sesuai dengan keperluan
sekolah.
 Pengetua hanya memberi sokongan
asalkan kegiatan tersebut
mendatangkan kebaikan.
Saluran Komunikasi
 Perhimpunan sekolah
 Mesyuarat staf
 Alat siar-raya
 Papan kenyataan
 Perkhidmatan telefon dan kaunter
 Penerbitan sekolah
 Memo
 Minit mesyuarat
 Laporan
 Peti cadangan
 Surat menyurat
 Teknologi maklumat/E-mel
 Perbualan / temubual
 Sumbangsaran / perbahasan
 Akta
 Surat pekeling ikhtisas
 Kain rentang
 Surat layang
 Bahasa isyarat
 SMS
KOMUNIKASI ANTARA INDIVIDU
 Perhubungan secara bersemuka atau
dengan perantaraan seperti SMS ,
surat, telefon yang berlaku antara
dua individu
KOMUNIKASI ANTARA
KUMPULAN
 Interaksi antara individu, iaitu 3
orang ataupun lebih, dalam situasi
membuat keputusan atau
mesyuarat. Komunikasi kumpulan
juga melibatkan komunikasi antara
perseorangan
(Narimah Ismail & Saodah Wok,
2003)
KOMUNIKASI ANTARA
SISTEM
 Berlaku dalam jaringan kerjasama
yang merangkumi semua jenis
komunikasi lain. Ia melibatkan
struktur dan fungsi organisasi,
hubungan manusia, komunikasi dan
proses mengorganisasi dan budaya
organisasi. (Narimah Ismail &
Saodah Wok, 2003)
Rangkaian Komunikasi
Antara Sistem
i) Rantai

 Mengikut arahan rantaian secara formal


 Penyampaian maklumat adalah
sederhana
 Maklumat paling tepat tetapi tidak
mewujudkan pemimpin kerana setiap
orang boleh berhubung antara satu
sama lain.
Rangkaian Komunikasi
ii) Roda

 Komunikasi cepat dan tepat kerana


seorang sahaja yang bertindak sebagai
penyebar maklumat atau arahan.
 Kepuasan pekerja agak kurang kerana
bentuk interaksinya seorang sahaja.
 Tidak banyak idea atau maklumat yang
boleh diperolehi.
Rangkaian Komunikasi
iii) Semua Saluran

 Rangkaian ini membenarkan semua ahli


dalam kumpulan bebas untuk
berkomunikasi secara aktif diantara satu
dengan yang lain.
 Ia juga satu bentuk komunikasi yang
cepat tetapi keberkesanan dan
ketepatan maklumat adalah kurang.
 Ketiadaan ketua menjejaskan
penyampaian maklumat kerana tidak
dikawal
Rangkaian Komunikasi

Rantai Roda Semua Saluran


ISU-ISU KOMUNIKASI
Halangan Dalam
Komunikasi Lelaki dan
Wanita
• Lelaki menggunakan perbualan untuk menonjolkan status dan
kebebasan,suka berterus terang manakala wanita
menggunakannya untuk menwujudkan silatulrahim dan
keakraban dan mudah meminta maaf
• Lelaki suka mencelah berbanding dengan perempuan.
Implikasinya, lelaki lebih berkuasa menentukan topik perbualan
dan arah perkembangan perbualan.
• Perempuan merasa dirinya dan fikirannya tidak dianggap
penting oleh lelaki
• Perempuan lebih banyak mendedahkan maklumat peribadi
berbanding lelaki. Mereka lebih banyak mendedahkan maklumat
peribadi kepada orang-orang berstatus tinggi berbanding lelaki
hanya mendedahkan maklumat peribadi kepada orang tertentu
sahaja.
Komunikasi ”benar
secara Politikal”
• Sensitif tentang pemilihan perkataan yang akan
menyinggung perasaan orang lain

• Berhati-hati supaya tidak menghadkan kejelasan


komunikasi tulisan.

• Contoh : cacat - kurang daya upaya


orang tua - Orang yang
berumur / veteran
buta - cacat penglihatan
Sindrom down - kanak-kanak
istimewa
Komunikasi Lintas
Budaya
• Keadaan ini wujud terutama sekali disebabkan
cara komunikasi antara budaya adalah
berlainan, baik komunikasi itu berbentuk lisan,
tulisan, gambar atau lukisan mahupun
berbentuk bahasa badan.
• Satu isyarat mungkin boleh difahami dan
diterima dalam satu budaya tetapi tidak
budaya yang lain.
Contoh :
• Orang Filipina suka menganggukkan kepala
mereka dalam menunjukkan bahawa mereka
tidak bersetuju sementara budaya di Malaysia,
mengangguk menunjukkan mereka bersetuju.
Komunikasi
Elektronik
• (Pager, mesin faksimili, e-mel,
telefon bimbit, pesanan suara,
SMS, dll)
• Memudahkan penyebaran dan
perkongsian maklumat
• Pentadbir perlu menguasai
teknologi maklumat
Isu Implikasi
Halangan -perbezaan menimbulkan banyak salah
dalam faham antara lelaki dan wanita
komunikas -Wanita sering dikritik oleh kaum lelaki
i lelaki dan kerana dikatakan sering meminta
wanita maaf.
-Lelaki cenderung melihat frasa (minta
maaf sebagai satu kelemahan kerana
menaksirnya wanita sanggup memikul
tanggungjawab walaupun lelaki
berkenaan tahu bahawa wanita itu
sebenarnya tidak bersalah.
ISU IMPLIKASI
Komunikasi - wujudnya kekeliruan, salah-
lintas faham, prejudis dan konflik
budaya - Komunikasi berkesan sukar
berlaku
- Pengurus di abad ke 21 perlu
bersedia mempelajari dan
memahami pengaruh
kepelbagaian budaya dalam
memilik mesej dan saluran
komunikasi untuk mengelak
daripada berlakunya salah
faham di kalangan pekerja
pelbagai budaya.
ISU IMPLIKASI

Komunikasi ”benar -Tidak menyinggung perasaan


secara Politikal” orang lain
-Menghadkan bahasa
sehingga menghadkan
kejelasan komunikasi.
ISU IMPLIKASI
Komunikasi Bagi mereka yang perlu
Elektronik perhubungan sosial yang
tinggi, pergantungan kepada
komunikasi elektronik boleh
mengurangkan tahap kepuasan
terhadap kerja.
ISU DALAM KOMUNIKASI
DI SEKOLAH
Struktur Kuasa
Kepimpinan
• Amalan Birokrasi menyebabkan terdapat
berbagai unit atau bahagian di sekolah.
• Struktur kuasa dan struktur status menyebabkan
kadang-kadang sesuatu mesej yang hendak
disampaikan tidak dipedulikan oleh penerima.
• Ini berlaku apabila sesetengah guru tidak
percaya kepada kekuasaan yang ada pada ketua
unit atau ketua panitia.
• Cth : Guru-guru tidak menghormati arahan yang
dikeluarkan oleh ketua panitia kerana tidak
mempunyai kuasa yang sah dan tidak percaya
dengan kebolehan mereka.
Kefahaman, Objektif
dan Idea Berbeza
• Arahan yang dikeluarkan oleh pihak
pentadbir kepada kakitangan
kadang-kadang menimbulkan juga
masalah kerana kedua-dua pihak ini
tidak mempunyai kefahaman,
objektif dan pendapat yang sama.
• Ia mudah juga berlaku dalam masa
perbualan atau dalam mesyuarat
yang penting.
Maksud
• Gangguan berlaku apabila maksud atau
terjemahan difahami secara berbeza-
beza.
• Cth . Pengetua telah memberitahu guru
supaya datang awal sedikit ke sekolah
pada esok hari untuk membuat
persiapan majlis. Guru itu telah datang
hampir jam 9.00 pagi dan ditegur oleh
pengetua. Maksud pengetua datang
awal ialah pada jam 8.00 pagi.
Pengalaman dan
Keupayaan
• Kesamaan dalam
pengalaman juga penting.
Contoh penyelesaian
masalah pelajar oleh Guru
Disiplin dan Guru
Kaunseling.
Terdapat banyak
saluran komunikasi
• Semasa membuat sesuatu keputusan,
ada juga pentadbir menghadapi
banyak sangat mesej dan juga
saranan yang diterima dan harus
dipertimbangkan.

• Tujuan yang hendak disampaikan


mesej kemungkinan berbeza-beza
seperti membangkitkan semangat,
mengarah dan sebagainya.
Gangguan Semantik
• Gangguan berkaitan dengan masalah dan struktur
ayat. Ia berlaku dimana berlakunya kesilapan dan
kelemahan dalam mengenkod dan mentafsir kod.
• Gangguan juga berlaku sekiranya sesuatu perkataan
dikeluarkan oleh sumber diberi makna yang
berbeza-beza oleh beberapa orang penerima mesej.
• Cth : Pengetua mengeluarkan arahan supaya semua
guru digalakkan hadir untuk Majlis Solat Hajat di
sekolah. Tetapi segelintir sahaja guru yang hadir.
Kredibiliti
Penghantar Mesej
• Kebolehan dan kredibiliti seseorang
penghantar mesej perlu ada kerana
kemungkinan mesej yang dihantar
tidak akan diterima oleh pihak
penerima.

• Kenyataan yang diberikan secara


berulang-ulang mungkin meragukan
pendengar.
Stail Komunikasi

• Biasanya pendengar tidak suka


mendengar penerangan yang
meleret-leret, berulang-ulang
dan berbentuk paksaan.
Sebaliknya kebanyakan
pendengar suka menerima
mesej yang ringkas, tepat,
logik, tegas dan berunsurkan
pemikiran.
Sifat Terbuka
• Untuk membuat sesuatu perancangan,
pengetua seharusnya mempunyai sifat
terbuka. Dengan cara tersebut, pendengar
dengan rela hati untuk menimbang sesuatu
isu, menyelesai bersama dan berminat
untuk membuat maklumbalas.

• Lazimnya komunikasi yang tidak berkesan


berlaku apabila sumber tidak diberi
peluang untuk menanya soalan.
Memasuki Emosi
dalam Pertuturan dan
Arahan
• Sesuatu arahan mungkin sukar
diterima sekiranya arahan
tersebut disampaikan secara
emosi .
Perbezaan Status
• Perhubungan dari bawah ke atas selalunya
tidak mencapai matlamat kerana pihak
atasan kurang menerima pandangan dari
bawahan.

• Untuk mengelakkan masalah ini, lebih baik


digunakan perhubungan dua hala.

• Pengetua sebagai pentadbir perlu


merendahkan tarafnya, sedia mendengar
kritikan daripada kakitangan dan tidak ego
dengan status yang dimiliki.
Terlampau Banyak
Perkara Dalam Suatu
Tempat
• Kadang-kadang sukar penerima
menerima untuk menerima
arahan dan maklumat penting
sekiranya ianya diletakkan di
tempat yang terlampau banyak
dan tidak tersusun.
• Cth. Di papan notis sekolah.
Rumusan
• Kecemerlangan sesebuah sekolah
adalah hasil interaksi perorangan
dalam organisasi, kemahiran
komunikasi seorang pengetua dan
subordinat.
• Komunikasi berkesan pengetua melalui
sistem komunikasi terbuka, sistem
komunikasi dua hala, sistem maklum
balas yang baik dan sebagainya dapat
meningkatkan lagi keberkesanan
komunikasi dalam organisasi
• Komunikasi yang berkesan dalam sekolah
membantu memudahkan pembentukan pasukan
kerja berkesan ke arah mencapai objektif dan
matlamat yang telah ditetapkan bersama pada
awalnya.

• Komunikasi juga penting dalam pembentukan


budaya kerja cemerlang di sekolah.