KOMUNIKASI ANTARA INDIVIDU,

KUMPULAN DAN SISTEM DALAM

SEKOLAH. ISU-ISU DAN
IMPLIKASI

AIMEE SHAHRIN BIN JAIS

DEFINISI

Mengikut Kamus Dewan (1996) :

komunikasi didefinisikan sebagai

perhubungan secara langsung atau dengan
perantaraan seperti surat, radio, telefon dan
lain-lain.
DEFINISI

Theodorson (1969) dalam buku Samsuddin

A. Rahim (1997) menyatakan komunikasi
adalah pengiriman maklumat, pemikiran,
sikap atau emosi daripada seseorang
individu atau kumpulan kepada individu
atau kumpulan yang lain dengan
menggunakan simbol-simbol.
DEFINISI

Roger (1969) mentakrifkan komunikasi

sebagai proses, apabila kedua-dua pihak
yang terlibat membentuk dan berkongsi di
antara satu sama lain dengan tujuan untuk
mencapai kesefahaman.
 Definisi Komunikasi

A.L. Ramaiah ( 1999 ) menyatakan bahawa

komunikasi adalah satu proses antara
perseorangan yang melibatkan pertukaran
idea, maklumat dan pendapat atau pun
melibatkan proses penghantaran dan
penerimaan simbol yang bermakna
RUMUSAN

Secara amnya komunkasi

merupakan proses penghantaran dan
penerimaan mesej melalui simbol-
simbol yang bermakna. Dengan lain
perkataan komunikasi merupakan
pemindahan maklumat dan
kefahaman daripada satu individu
dengan individu lain melalui simbol-
simbol yang bermakna.
 FUNGSI KOMUNIKASI
1. Pengawalan :

Proses komunikasi yang efektif dapat mengawal

gelagat ahli dalam organisasi.
Pentadbiran organisasi biasanya mempunyai
hieraki,kuasa atau autoriti dan garis panduan rasmi.
Pembentukan carta organisasi membantu pekerja
mematuhi arahan kerana membolehkan mereka
mengetahui, mereka bertanggungjawab kepada siapa
dan mendapat maklumat jelas bidang kuasa masing-
masing.
FUNGSI KOMUNIKASI

2. Motivasi

Komunikasi mampu membangunkan

motivasi dengan menerangkan
kepada pekerja apa yang perlu
dilakukan. Ia juga mendidik pekerja
bagaimana sesuatu kerja itu dapat
dilakukan dengan cemerlang.
FUNGSI KOMUNIKASI
3. Meluahkan perasaan

Kebanyakan pekerja menganggap

kumpulan kerja masing-masing adalah
sumber utama kepada interaksi sosial.
Dalam konteks ini komunikasi memainkan
peranan di dalam kumpulan sebagai
saluran khas atau mekanisma yang dapat
membantu ahlinya untuk menyatakan
ketidak puasan dan meluahkan isi hati
terutama berkaitan tugas yang dilakukan.
FUNGSI KOMUNIKASI

4. Penyampaian Maklumat

Komunikasi memainkan
peranan terhadap pengaliran
maklumat daripada satu pihak
ke pihak yang lain.
PROSES KOMUNIKASI :
Komunikasi merupakan satu proses
untuk mengeluarkan sesuatu dari
pemikiran atau hasrat dan
seterusnya menyampaikan kepada
orang lain.
Dalam hal ini, proses komunikasi
adalah sebagai satu sistem yang
melibatkan perhubungan dua pihak
dan saling bergantung dengan unsur-
unsur untuk mencapai tujuan
tertentu.
 PROSES KOMUNIKASI

Pesanan Pesanan
Pesanan Dekod
Sumber Enkod Saluran

Pesanan

Penerima

Maklumbalas
PROSES KOMUNIKASI
a) Pengirim Sumber :

Sumber dalam proses komunikasi ialah

punca segala maklumat.
Sumber mungkin terdiri daripada
seorang individu, sekelompok orang,
sebuah persatuan atau organisasi.
Dalam konteks kelakuan, sejauh
manakah sumber itu menyampaikan
maklumat bergantung kepada
keupayaan, personaliti dan kumpulan
orang yang terlibat serta pandangan
orang lain terhadapnya.
PROSES KOMUNIKASI

b) Mesej :

utusan, idea atau maklumat

yang disampaikan dalam proses
komunikasi.
Pemindahan idea kepada suatu
kod simbolik seperti bahasa
atau pergerakan tangan
 PROSES KOMUNIKASI
c) Pengenkodan:

Keupayaan motor seseorang seperti

tangan, mulut, suara,sistem otot dan
juga kemahiran perasaan untuk
menyampaikan dalam bentuk utusan.
Ia bertanggungjawab untuk
membentuk apa yang hendak
disampaikan oleh sumber dalam
bentuk kod.
 PROSES KOMUNIKASI
d) Saluran:

Merupakan media pembawa sesuatu mesej

daripada penghantar kepada penerima.

Terdapat 2 saluran asas iaitu saluran media

massa dan saluran antara personal.

Komunikasi antara personal melibatkan

hubungan secara langsung di mana sumber
dan penerima bersemuka atau dekat. Contoh
telefon
PROSES KOMUNIKASI

e) Dekoder :

Keupayaan sensori penerima

seperti deria pendengaran,saraf,
sistem otot, kemahiran perasaan
untuk menterjemahkan sesuatu
mesej yang diterima agar mudah
difahami oleh penerima.
 PROSES KOMUNIKASI
f) Maklumbalas :
Ialah reaksi penerima terhadap
mesej yang diterima.
Maklumat lisan dan tanpa lisan yang
berfungsi sebagai maklumbalas membantu
bagi memahami perkembangan komunikasi
yang sedang dijalankan.
 POLA DAN PROSES
KOMUNIKASI DI SEKOLAH

Komunikasi boleh berlaku sama ada

secara sehala, komunikasi dua hala,
komunikasi menurun, komunikasi
menegak, komunikasi mendatar dan
komunikasi menegak-mendatar.
 POLA DAN PROSES KOMUNIKASI
DI SEKOLAH
Komunikasi ini dianggap berbentuk formal
kerana aliran makluman biasanya berlaku
secara berstruktur iaitu mengikut carta
organisasi.
Komunikasi tidak formal adalah tidak
mengikut struktur carta organisasi. Ia boleh
berlaku di mana-mana seperti tempat makan,
bilik guru dan lain-lain situasi.
 Samb.
Komunikasi berkesan perlu dirancang. Di sekolah,
pengetua perlu berkomunikasi
( semasa mesyuarat, taklimat, komunikasi tidak
formal dan sebagainya) supaya maklumat yang
hendak disampaikan dapat diterima dan difahami
matlamat mesejnya oleh para staf. Dengan ini
pasukan kerja terbentuk, ke arah pencapaian
objektif organisasi yang telah dirancang bersama.
 Komunikasi Sehala
-Komunikasi sehala terjadi apabila seseorang itu
memberitahu orang lain mengenai sesuatu. Ia dilakukan
oleh pengirim dan didengar oleh penerima
( Schmuck & Runkel, 1985 )

-Komunikasi sehala adalah satu pendekatan penyuntikan

maklumat kepada orang lain.
( Brom and Gaumberg, 1983 )

Cth: Arahan pengetua kepada staf

 Komunikasi Dua Hala

Banyak digunakan oleh pengetua yang

bersifat demokratik dalam gaya
kepimpinan.
Cth : Bertanya khabar secara tidak rasmi,
membuat keputusan bersama, dll.
Objektif dan matlamat mudah dicapai.
 Komunikasi Sehala
Dari Atas ke Bawah
Penghantar maklumat seperti pengetua menyampaikan
mesej dengan mengharapkan pihak penerima atau subordinat
akan memahaminya. Dalam komunikasi sehala ini penerima
atau subodinat akan memahaminya.
Pengirim banyak memainkan peranan penting seperti banyak
bercakap tetapi penerima kurang diberi untuk
mengemukakan pandangan atau jawapan.
Tujuan : untuk menjelaskan kepada kakitangan tentang
arahan atau perkara yang patut dibuat, menerangkan amalan
organisasi, memberi maklum balas kepada subordinat
mengenai prestasi dan juga menerangkan matlamat yang
harus dicapai.
Kakitangan mudah memahami peraturan sesuai dengan sikap
dan keperluan mereka.
 Komunikasi Menurun
Mengalirkan maklumat dari peringkat yang
tertinggi kepada mereka di peringkat yang
bawah dalam hierarki organisasi.
Wujud dalam organisasi yang bersifat
autokratik.
Berlaku di mana terdapat arahan, memo,
surat pekeliling, notis, sistem pembesar
suara, perhimpunan dan juga peringatan yang
disampaikan oleh pentadbir kepada orang-
orang bawahannya.
 Komunikasi Menegak
(Dari Bawah ke Atas)
Komunikasi ini merupakan maklumbalas dari
subordinat kepada pihak pengurusan.
Cthnya : permintaan,aduan,rayuan dan
laporan.
Didapati aliran komunikasi bentuk ini kerap
diganggu oleh persekitaran dalam rangkaian
komunikasi. Tidak semua maklumat yang
dihantar sampai kepada pihak pengurusan.
 Komunikasi Mendatar atau
Interaktif
Komunikasi yang berlaku sesama rakan
sekerja pada peringkat yang sama dalam
organisasi sama ada di antara sesuatu
kumpulan atau kumpulan-kumpulan kerja yang
berlainan.
Berlaku di mana pengetua memberi peluang
kepada kakitangan untuk mengemukakan
pendapat bagi menyelesaikan sesuatu
masalah dengan segera.
 Komunikasi Mendatar atau
Interaktif
Ia menjimatkan masa dan menwujudkan
perhubungan yang mesra di antara
kakitangan.
Matlamat organisasi juga mudah dicapai.
Pengetua tidak payah mengadakan
perjumpaan rasmi untuk membuat sesuatu
keputusan dan dalam menyampaikan
maklumat penting.
 Komunikasi Menegak-Mendatar
Merangkumi kedua-duanya sekali.
Sangat sesuai bagi sekolah yang mempunyai
kakitangan yang ramai dan bilangan bilik yang
banyak.
Kakitangan berpeluang melakukan aktivti
yang sesuai dengan keperluan sekolah.
Pengetua hanya memberi sokongan asalkan
kegiatan tersebut mendatangkan kebaikan.
 Saluran Komunikasi
Perhimpunan sekolah
Mesyuarat staf
Alat siar-raya
Papan kenyataan
Perkhidmatan telefon dan kaunter
Penerbitan sekolah
Memo
Minit mesyuarat
Laporan
Peti cadangan
 Surat menyurat
Teknologi maklumat/E-mel
Perbualan / temubual
Sumbangsaran / perbahasan
Akta
Surat pekeling ikhtisas
Kain rentang
Surat layang
Bahasa isyarat
SMS
KOMUNIKASI ANTARA INDIVIDU
Perhubungan secara bersemuka atau
dengan perantaraan seperti SMS , surat,
telefon yang berlaku antara dua individu
 KOMUNIKASI ANTARA
KUMPULAN
Interaksi antara individu, iaitu 3 orang
ataupun lebih, dalam situasi membuat
keputusan atau mesyuarat. Komunikasi
kumpulan juga melibatkan komunikasi
antara perseorangan
(Narimah Ismail & Saodah Wok, 2003)
 KOMUNIKASI ANTARA
SISTEM
Berlaku dalam jaringan kerjasama
yang merangkumi semua jenis
komunikasi lain. Ia melibatkan
struktur dan fungsi organisasi,
hubungan manusia, komunikasi dan
proses mengorganisasi dan budaya
organisasi. (Narimah Ismail &
Saodah Wok, 2003)
 Rangkaian Komunikasi
Antara Sistem
i) Rantai

Mengikut arahan rantaian secara formal

Penyampaian maklumat adalah
sederhana
Maklumat paling tepat tetapi tidak
mewujudkan pemimpin kerana setiap
orang boleh berhubung antara satu
sama lain.
 Rangkaian Komunikasi
ii) Roda

Komunikasi cepat dan tepat kerana

seorang sahaja yang bertindak sebagai
penyebar maklumat atau arahan.
Kepuasan pekerja agak kurang kerana
bentuk interaksinya seorang sahaja.
Tidak banyak idea atau maklumat yang
boleh diperolehi.
 Rangkaian Komunikasi
iii) Semua Saluran

Rangkaian ini membenarkan semua ahli

dalam kumpulan bebas untuk
berkomunikasi secara aktif diantara satu
dengan yang lain.
Ia juga satu bentuk komunikasi yang
cepat tetapi keberkesanan dan
ketepatan maklumat adalah kurang.
Ketiadaan ketua menjejaskan
penyampaian maklumat kerana tidak
dikawal
Rangkaian Komunikasi

Rantai Roda Semua Saluran

ISU-ISU KOMUNIKASI
 Halangan Dalam Komunikasi
Lelaki dan Wanita
Lelaki menggunakan perbualan untuk menonjolkan status
dan kebebasan,suka berterus terang manakala wanita
menggunakannya untuk menwujudkan silatulrahim dan
keakraban dan mudah meminta maaf
Lelaki suka mencelah berbanding dengan perempuan.
Implikasinya, lelaki lebih berkuasa menentukan topik
perbualan dan arah perkembangan perbualan.
Perempuan merasa dirinya dan fikirannya tidak dianggap
penting oleh lelaki
Perempuan lebih banyak mendedahkan maklumat peribadi
berbanding lelaki. Mereka lebih banyak mendedahkan
maklumat peribadi kepada orang-orang berstatus tinggi
berbanding lelaki hanya mendedahkan maklumat peribadi
kepada orang tertentu sahaja.
Komunikasi benar
secara Politikal
Sensitif tentang pemilihan perkataan yang akan
menyinggung perasaan orang lain

Berhati-hati supaya tidak menghadkan kejelasan

komunikasi tulisan.

Contoh : cacat - kurang daya upaya

orang tua - Orang yang
berumur / veteran
buta - cacat penglihatan
Sindrom down - kanak-kanak
istimewa
 Komunikasi Lintas
Budaya
Keadaan ini wujud terutama sekali disebabkan cara
komunikasi antara budaya adalah berlainan, baik
komunikasi itu berbentuk lisan, tulisan, gambar atau
lukisan mahupun berbentuk bahasa badan.
Satu isyarat mungkin boleh difahami dan diterima
dalam satu budaya tetapi tidak budaya yang lain.
Contoh :
Orang Filipina suka menganggukkan kepala mereka
dalam menunjukkan bahawa mereka tidak bersetuju
sementara budaya di Malaysia, mengangguk
menunjukkan mereka bersetuju.
Komunikasi Elektronik

(Pager, mesin faksimili, e-mel,

telefon bimbit, pesanan suara,
SMS, dll)
Memudahkan penyebaran dan
perkongsian maklumat
Pentadbir perlu menguasai
teknologi maklumat
 Isu Implikasi
Halangan -perbezaan menimbulkan banyak salah
dalam faham antara lelaki dan wanita
komunika -Wanita sering dikritik oleh kaum lelaki
si lelaki kerana dikatakan sering meminta
dan maaf.
wanita -Lelaki cenderung melihat frasa (minta
maaf sebagai satu kelemahan kerana
menaksirnya wanita sanggup memikul
tanggungjawab walaupun lelaki
berkenaan tahu bahawa wanita itu
sebenarnya tidak bersalah.
 ISU IMPLIKASI
Komunikasi - wujudnya kekeliruan, salah- faham,
lintas prejudis dan konflik
budaya - Komunikasi berkesan sukar berlaku
- Pengurus di abad ke 21 perlu
bersedia mempelajari dan memahami
pengaruh kepelbagaian budaya dalam
memilik mesej dan saluran komunikasi
untuk mengelak daripada berlakunya
salah faham di kalangan pekerja
pelbagai budaya.
 ISU IMPLIKASI

Komunikasi -Tidak menyinggung perasaan

benar secara orang lain
Politikal -Menghadkan bahasa
sehingga menghadkan
kejelasan komunikasi.
 ISU IMPLIKASI
Komunikasi Bagi mereka yang perlu
Elektronik perhubungan sosial yang
tinggi, pergantungan kepada
komunikasi elektronik boleh
mengurangkan tahap
kepuasan terhadap kerja.
ISU DALAM KOMUNIKASI DI
SEKOLAH
 Struktur Kuasa
Kepimpinan
Amalan Birokrasi menyebabkan terdapat berbagai
unit atau bahagian di sekolah.
Struktur kuasa dan struktur status menyebabkan
kadang-kadang sesuatu mesej yang hendak
disampaikan tidak dipedulikan oleh penerima.
Ini berlaku apabila sesetengah guru tidak percaya
kepada kekuasaan yang ada pada ketua unit atau
ketua panitia.
Cth : Guru-guru tidak menghormati arahan yang
dikeluarkan oleh ketua panitia kerana tidak
mempunyai kuasa yang sah dan tidak percaya
dengan kebolehan mereka.
Kefahaman, Objektif dan
Idea Berbeza
Arahan yang dikeluarkan oleh pihak pentadbir
kepada kakitangan kadang-kadang
menimbulkan juga masalah kerana kedua-dua
pihak ini tidak mempunyai kefahaman, objektif
dan pendapat yang sama.
Ia mudah juga berlaku dalam masa perbualan
atau dalam mesyuarat yang penting.
 Maksud
Gangguan berlaku apabila maksud
atau terjemahan difahami secara
berbeza-beza.
Cth . Pengetua telah memberitahu guru
supaya datang awal sedikit ke sekolah
pada esok hari untuk membuat
persiapan majlis. Guru itu telah datang
hampir jam 9.00 pagi dan ditegur oleh
pengetua. Maksud pengetua datang
awal ialah pada jam 8.00 pagi.
Pengalaman dan
Keupayaan
Kesamaan dalam
pengalaman juga penting.
Contoh penyelesaian
masalah pelajar oleh Guru
Disiplin dan Guru
Kaunseling.
 Terdapat banyak saluran
komunikasi
Semasa membuat sesuatu keputusan, ada
juga pentadbir menghadapi banyak sangat
mesej dan juga saranan yang diterima dan
harus dipertimbangkan.

Tujuan yang hendak disampaikan mesej

kemungkinan berbeza-beza seperti
membangkitkan semangat, mengarah dan
sebagainya.
Gangguan Semantik
Gangguan berkaitan dengan masalah dan
struktur ayat. Ia berlaku dimana berlakunya
kesilapan dan kelemahan dalam mengenkod dan
mentafsir kod.
Gangguan juga berlaku sekiranya sesuatu
perkataan dikeluarkan oleh sumber diberi makna
yang berbeza-beza oleh beberapa orang
penerima mesej.
Cth : Pengetua mengeluarkan arahan supaya
semua guru digalakkan hadir untuk Majlis Solat
Hajat di sekolah. Tetapi segelintir sahaja guru
yang hadir.
Kredibiliti Penghantar
Mesej
Kebolehan dan kredibiliti seseorang
penghantar mesej perlu ada kerana
kemungkinan mesej yang dihantar tidak
akan diterima oleh pihak penerima.

Kenyataan yang diberikan secara

berulang-ulang mungkin meragukan
pendengar.
Stail Komunikasi

Biasanya pendengar tidak suka

mendengar penerangan yang
meleret-leret, berulang-ulang
dan berbentuk paksaan.
Sebaliknya kebanyakan
pendengar suka menerima
mesej yang ringkas, tepat, logik,
tegas dan berunsurkan
pemikiran.
Sifat Terbuka
Untuk membuat sesuatu perancangan,
pengetua seharusnya mempunyai sifat
terbuka. Dengan cara tersebut, pendengar
dengan rela hati untuk menimbang sesuatu
isu, menyelesai bersama dan berminat
untuk membuat maklumbalas.

Lazimnya komunikasi yang tidak berkesan

berlaku apabila sumber tidak diberi
peluang untuk menanya soalan.
Memasuki Emosi dalam
Pertuturan dan Arahan
Sesuatu arahan mungkin sukar
diterima sekiranya arahan
tersebut disampaikan secara
emosi .
Perbezaan Status
Perhubungan dari bawah ke atas selalunya
tidak mencapai matlamat kerana pihak
atasan kurang menerima pandangan dari
bawahan.

Untuk mengelakkan masalah ini, lebih baik

digunakan perhubungan dua hala.

Pengetua sebagai pentadbir perlu

merendahkan tarafnya, sedia mendengar
kritikan daripada kakitangan dan tidak ego
dengan status yang dimiliki.
Terlampau Banyak Perkara
Dalam Suatu Tempat
Kadang-kadang sukar penerima
menerima untuk menerima
arahan dan maklumat penting
sekiranya ianya diletakkan di
tempat yang terlampau banyak
dan tidak tersusun.
Cth. Di papan notis sekolah.
Rumusan
Kecemerlangan sesebuah sekolah adalah
hasil interaksi perorangan dalam
organisasi, kemahiran komunikasi seorang
pengetua dan subordinat.
Komunikasi berkesan pengetua melalui
sistem komunikasi terbuka, sistem
komunikasi dua hala, sistem maklum balas
yang baik dan sebagainya dapat
meningkatkan lagi keberkesanan
komunikasi dalam organisasi
 Komunikasi yang berkesan dalam sekolah
membantu memudahkan pembentukan
pasukan kerja berkesan ke arah mencapai
objektif dan matlamat yang telah ditetapkan
bersama pada awalnya.

Komunikasi juga penting dalam pembentukan

budaya kerja cemerlang di sekolah.