DASAR-DASAR MANAJEMEN

4 PILAR PENGORGANISASIAN

Oleh Kelompok 7:
I Gusti Ayu Rita Apriliani (17102092)
Ni Putu Anggy Kencana Dewi (17102096)
Bima Sena Hari Putra (17102103)
I Nyoman Gilang Gandira (17102114)
Robertus Toni Mulyawan (17102119)

2018/2019
Sekolah Tinggi Pariwisata Bali

1
 I. PILAR PILAR DALAM FUNGSI MANAJEMEN
Menurut jurnal “Manajemen Organisasi” karya Bahrur Rosyidi Duraisy dalam fungsi
pengorganisasian manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan
rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.
Empat pilar dalam fungsi pengorganisasian:
1. Pembagian Kerja (division of work)
Pembagian kerja adalah upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan
dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik
dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang
sederhana dan spesifik tersebut.
2. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
Setelah pekerjaan dispesifikan maka pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokan
berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Pengelompokan pekerjaan atau
departementalisasi adalah proses pengelompokan dan penamaan bagian atau kelompok
pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.
3. Penentuan Relasi antar Bagian dalam Organisasi (Hierarchy)
Hierarki adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi baik secara
vertical maupun horizontal. Terdapat dua konsep penting dalam hierarki yaitu:
a. Span of Manajemen Control
Terkait dengan jumlah orang atau bagian dibawah suatu departemen yang akan
bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu.
b. Chain Of Command
Menunjukan garis perintah dalam sebuah orgaisasi yang hierarki yang paling
tinggi hingga hierarki yang paling rendah. Chain of Command juga
menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa, bagian mana
akan melapor ke bagian lainnya.
Bentuk-bentuk dari jenis hierarki:
a. Hierarki Vertikal
Hierarki vertical yaitu meminimalkan bagian-bagian organisasi secara horizontal
dan memperbanyak sub bagian secara vertical dengan kewenangan dan tanggung
jawab yang terbatas sesuai yang ditentukan. Kelebihan dari bentuk hierarki vertikal

2
 adalah para penanggung jawab di setiap bagian tidak terlalu banyak dibebani sub
bagian yang banyak. Kelemahannya terletak dalam pengambilan keputusan yang
bersifat keseluruhan.
b. Hierarki Horizontal
Hierarki horizontal mempunyai kelebihan menutupi keterbatasan atau kelemahan
pada hierarki vertikal yang pengambilan keputusannya bersifat keseluruhan.
Kelemahannya pengambilan keputusannya belum dilakukan dengan cepat jika
bagian yang mengkoordinasikan seluruh sub bagian tidak memiliki kemampuan
untuk mengkoordinasikan sub bagian yang relative.
4. Koordinasi (Coordination)
Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai
departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara
efektif.

II. PENERAPAN EMPAT PILAR PENGORGANISASIAN KE DALAM

MANAJEMEN DIVISI KAMAR
Manajemen Divisi Kamar dibagi menjadi dua bagian Department Front Office dan
Department Housekeeping. Berikut kami jabarkan penerapan empat pilar
pengorganisasian ke dalam manajemen divisi kamar.
a. Pembagian Kerja (Division of Work)
Sebelum kami menjelaskan pembagian kerja di organisasi manajemen divisi kamar
kami akan berikan struktur organisasi dari Front Office Department dan
Housekeeping Department .

3
 Executive
Housekeeping
Struktur Organisasi Housekeeping

Housekeeping
Manager

Housekeeping Laundry Supervisor

Supervisor

Public Area
Housekeeping Attendant
Coordinator

Laundry Attendant
Room Attendant

4
 Struktur Organisasi Front Office

Front Office Manager Night Auditor

Assistant Front Office

Manager

Executive Telephone
Reservation Receiption FO Chief
GRO Operator
Lounge Manager Supervisor Cashier Concierge
Manager Supervisor
Manager

GRO Telephone Reservation Receiption

Supervisor Operator Staff Staff

Airport
Representative
Door Man / Girl
Bell Captain

Bellboy

5
 Departemen Housekeeping
 Executive Housekeeper : Bertugas mengatur seluruh karyawan di departemen
housekeeping,mempunyai wewenang untuk merekrut karyawan baru, mengatur rencana
kerja, memberi training, menyusun anggaran dan mengontrol anggaran di departemen
housekeeping.
 Housekeeping Manager : Bertugas menyiapkan semua karyawan dan memastikan bahwa
semua pekerjaan sudah sesuai dengan SOP (Syarat Operasional Prosedur). Manajer juga
menyiapkan skedul pekerjaan harian pekerja sesuai dengan kebutuhan hotel tiap harinya.
 Housekeeping Supervisor : Bertanggung jawab untuk kebersihan seluruh are hotel dan
melakukan inspeksi ke tiap kamar hotel untuk memastikan bahwa seluruh kamar tamu
sudah sesuai standar.
 Laundry Supervisor : Bertanggung jawab untuk mengatur seluruh kegiatan yang ada di
laundry, memastikan seluruh barang barang di laundry terjaga kualitasnya.
 Housekeeping Coordinator : Bertanggung jawab untuk mengkoordinir semua tugas harian
pegawai dan membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan untuk penggunaan
kebutuhan housekeeping.Dan juga memesan seluruh barang yang dibutuhkan untuk
menjalankan operasional.
 Room Attendant : Bertugas merawat dan mengurus/membersihkan seluruh kamar tamu
sesuai dengan SOP
 Public Area Attendant : Bertugas merawat dan membersihkan semua area public yang ada
di hotel seperti lobi, toilet, restoran, spa, lift, dll.
 Laundry Attendant : Bertugas membersihkan seluruh linen yang ada di hotel, dan mencuci
pakaian tamu yang didapat dari room attendant.

Departemen Front Office

 Front Office Manager : Bertugas membuat jalannya operasional di front office lancar,
mereview semua laporan yang diberikan termasuk dari night auditor,serta membuat
perencanaan keuangan untuk departemen front office.
 Assistant Front Office Manager : Bertugas menjadi jembatan antara front office dan back
office serta memastikan kepuasan pelanggan dengan cara mengecek feedback tamu atau
review dari social media.

6
 Night Auditor : Bertugas mengaudit seluruh pekerjaan yang dilakukan saat siang hari.
Mempersiapkan guest bill dan tamu yang checkout keesokan harinya.
 Executive Lounge Manager : Bertugas memastikan laporan dan korespondensi untuk
departemen telah terpenuhi, memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui, dan
melaksanakan evaluasi karywana dan meninjau penampilan keseluruhan.
 Guest Relation Officer Manager : Bertugas memonitor semua EA List dan mempriotiskan
tamu tamu yang VIP, menkkordinasi seluruh barang tamu, dan mendengar dan memberi
solusi atas complain atau masalah tamu.
 Guest Relation Officer Supervisor : Bertugas menyambut semua tamu yang memasuki area
lobi.
 Telephone Operator Supervisor : Bertugas merekrut dan melatih seorang telephone
operator dan memastikan semua pekerjaan sudah sesuai prosedur.
 Telephone Operator : Bertugas mengoperasikan switchboard, melayani sambungan local,
interlokal maupun internasional, dan mencatat dan menyampaikan pesan dari tamu.
 Reservation Manager : Bertugas merencanakan program pelatihan internal untuk
meningkatkan kompetensi bawahan, membuat laporan harian yang menyangkut reservasi,
dan menjalin kerja sama dengan travel agent, airlines, sumber pemesanan kamar lainnya.
 Reservation Staff : Menjawab telepon di reservation room, menindak lanjuti dan
menyelesaikan reservasi yang masuk, baik melalui telepon, faximile, letter, email dan
melakukan penyetujuan dan penolakan pesanan kamar sesuai dengan situasi hotel.
 Receiption Supervisor : Bertugas menyusun kebutuhan penggunaan formulir, mengawasi
kelancaran dan ketepatan penanganan check in dan check out, melakukan pencocokan
status kamar dengan housekeeping serta memperbaharui status kamar pada computer.
 Receiption Staff : Bertugas memberikan informasi tentang hotel kepada tamu, mencatat
daftar pengunjung hotel, menyambut tamu, dan memberikan bantuan kepada tamu jika
diperlukan
 FO Cashier : Bertugas menangani pembayaran tamu hotel, pelayanan titip barang berharga,
penyusunan hasil rekapitulasi hasil penjualan hote, dan pelayanan tukar uang asing.
 Chief Concierge : Bertugas memastikan semua staff concierge mendapat
pelatihan,memberikan pelatihan keapda staff tentang penaganan prosedur barang barang

7
 bawaan tamu, dan memastikan bahwa sarana komunikasi berupa papan informasi (sign
board) selalu benar.
 Airport Representative : Bertugas menjemput kedatangan dan mengantar keberangkatan
tamu hotel saat di bandara.
 Bell Captain : Bertugas mengatur pekerjaan bellboy, menerima dan menyimpan barang
yang dititipkan di concierge, mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang disimpan
di luggage room.
 Door Man/Girl : Bertugas menutup dan membukan pintu mobil yang dipakai tamu,
mengawasi kelancaran lalu lintas di pintu masuk hotel, memanggil taksi atau pengemudi
bila diperlukan.
 Bell Boy : Bertugas mengambil dan mengantar barang bawaan tamu,memberikan kode
pada barang barang bawaan tamu agar tidak tertukar, mengambil dan mengantar barang
tamu dengan cepat dan efisien dari atau ke kamar tamu.

b. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

Setelah dibagi setiap tugas dari masing masing individu selanjutnya dilakukan
pengelompokkan sesuai kriterianya masing masing.Misalnya di departemen dibagi
menjadi 3 section yaitu :
 Room Section : bertugas menangani semua hal yang berkaitan dengan
kamar tamu misalnya kebersihan kamar tamu, amenities kamar, dll
 Public Area Section : bertugas menangani dan bertanggung jawab atas
seluruh area publik, seperti area lobi, restoran, spa, dll
 Laundry Section : bertugas untuk menangangi seluruh linen yang ada di
hotel seperti sprei, handuk, dll. Laundry section juga bertugas menangani
pakaian tamu yang diminta untuk dibersihkan.
Sedangkan di Departemen Front Office dibagi menjadi 6 section yaitu :
 Information Section : yang bertugas di information section adalah Guest
Relation Office yang bertugas memberi informasi kepada tamu
 Reservation Section : bertugas menangani dan menindaklanjuti reservasi
yang masuk dari tamu baik dari email, telephone, surat, dll

8
  Receiptonist Section : bertugas menyambut tamu yang dapat dan menangani
tamu yang akan check in atau check out
 Telephone Operator Section : bertugas menangani semua telpon masuk dan
keluar dari tamu
 Front Office Cashier Section : bertugas menangani semua pembayaran yang
dilakukan oleh tamu hotel di front office serta memproses guest bill
 Concierge Section : bertugas menangani semua barang bawaan tamu agar
tetap aman dan memberikan transportasi kepada tamu hotel dari bandara ke
hotel maupun sebaliknya.

c. Penentuan Relasi antar Bagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Di dalam industry biasanya orang yang mempunyai jabatan yang lebih
rendah akan melapor ke pimpinan yang berada satu tingkat diatasnya sebelum
menuju pimpinan puncak.Dalam arti lainnya pemimpin yang kedudukannya lebih
tinggi akan menanyakan detail laporan dan akan mengawasi bawahannya.
Sebagai contoh di departemen Housekeeping yang menggunakan hirarki
vertical.Jadi seorang room attendant akan melaporkan tugas yang dia kerjakan di
lapangan kepada Housekeeping Coordinator.Selanjutnya Housekeeping
Coordinator akan melaporkan keadaan lapangan kepada Housekeeping
Supervisor.Terakhir Housekeeping Supervisor akan melaporkan kepada
Housekeeping Manager agar Housekeeping Manager bias menjalankan tugasnya
yaitu menyusul jadwal harian yang sesuai dengan kebutuhan hotel.
Sedangkan di Departemen Front Office menggunakan system hirarki
horizontal yang pengambilan keputusannya cepat karena pembagaian section nya
lebih banyak dari housekeeping.Contohnya seorang reservation staff akan
melaporkan reservasi yang terima kepada Reservation Manager.Selanjutnya
pengambilan keputusan berada di tangan Reservation Manager apakah reservasi
yang diterima oleh Reservation Staff akan diterima atau tidak.Dengan begitu
keputusan dapat diambil lebih cepat tanpa meminta persetujuan Assitant Front
Office Manager

9
 d. Koordinasi (Coordination)
Koordinasi biasanya terjadi antar section yang ada di organisasi. Di dalam
departemen Housekeeping misalnya seorang Room Attendant akan berkoordinasi
dengan Laundry Attendant. Saat Room Attendat sedang membersihkan atau
mempersiapkan kamar tamu tentu dia akan membutuhkan linen dari Laundry
section. Maka sang Room Attendant akan mengkontak Laundry Attendant untuk
mempersiapkan linen yang dibutuhkannya misalnya sprei dan handuk. Laundry
Attendat pun akan mengantarkan linen linen yang dibutuhkan ke kamar tamu.
Begitu juga di Departemen Front Office, koordinasi juga bisa terjadi
misalnya antara Receiption, Reservation, dan Telephone Operator. Seorang
Reservation yang menerima pemesanaan atau reservasi kamar akan membuat daftar
tamu yang akan datang atau sering disebut dengan EA List (Expected Arrival) yang
akan diberikan kepada Receiptionist agar sang Receiptionist bisa memperkirakan
tamu yang check in hari ini.
Lain halnya dengan koordinasi yang terjadi antara Receiptionist dan
Telephone Operator. Seorang Telephone Operator yang menerima pesan atau
apapun akan menyampaikannya kepada sang Receiptionist agar si Receiptiont bisa
memberikan pesan yang diterima Telephone Operator kepada tamu.

III. KESIMPULAN
Empat pilar fungsi pengorganisasian sangat penting bagi berjalannya
sebuah organisasi. Dengan adanya empat pilar fungsi pengorganisasian bisa
dikatakan organisasi akan berjalan lebih lancar dan teratur.
Pilar pertama yaitu pembagian kerja membuat tiap orang yang menjabat di
organisasi tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawabnya masing masing
sehingga bisa melakukan tugas yang dilakukan dengan maksimal. Pilar kedua
pengelompokkan pekerjaan membuat pekerjaan menjadi lebih jelas karena dibagi
berdasarkan sectionnya masing masing. Pilar ketiga yaitu penentuan relasi antar
pembagian dalam organisasi menentukan kedudukan masing masing orang di
organisasi jadi laporan yang dibuat jelas arah tujuannya. Terakhir pilar keempat
yaitu koordinasi membuat kerja sama antar section yang ada di organisasi harus

10
berjalan dengan baik agar kegiatan organisasi bisa mencapai tujuan yang
dinginkan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Ernie Trisnawati Sule, Kurniawan Saefullah. 2009. Pengantar Manajemen. JAKARTA:

PRENADA MEDIA GROUP

Bahrur Rosyidi Duraisy. Jurnal Manajemen Organisasi.

12