Disusun Oleh :
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala
berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja
Profesi Apoteker (PKPA) pada tanggal 29 Januari – 23 Februari 2018 di PT.
Kimia Farma Trading & Distribution (PBF Kimia Farma Pekanbaru).
1. Bapak Aziz Maulana Hidayat, S.Farm., Apt sebagai Branch Manager PT.
Kimia Farma Trading & Distribution Pekanbaru (KFTD Pekanbaru).
3. Seluruh Personalia PT. Kimia Farma Trading & Distribution Padang (KFTD
Pekanbaru) yang telah memberikan contoh, saran, nasehat, pengarahan dan
bimbingan selama PKPA.
4. Bapak Prof. Dr. Helmi Arifin, MS., Apt. selaku Dekan Fakultas Farmasi
Universitas Andalas
5. Bapak Sofyan, S.Si, M.Farm, Apt selaku Kepala Program Studi Pendidikan
Profesi Apoteker.
Akhir kata, dengan segala kerendahan hati, kami menerima segala kritik
dan saran untuk tugas khusus ini.Semoga laporan ini bermanfaat bagi pembaca
dan dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan serta kepustakaan Fakultas
Farmasi Universitas Andalas.
Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1. Logo Kimia Farma ....................................................................................... 54
2. Denah Lokasi, Kantor dan Gudang PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru ................................................................... 86
3. Alur Penerimaan, Penyimpanan, dan Pengeluaran Barang ......................... 88
4. Diagram Penjualan....................................................................................... 88
5. Diagram Piutang .......................................................................................... 89
6. Diagram Pembukuan.................................................................................... 89
7. Sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) PT. Kimia Farma
Trading and Distribution Cabang Pekanbaru untuk Cold Chain Product ... 90
8. Surat Pesanan Narkotika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru ................................................................... 91
9. Surat Pesanan Psikotropika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru ................................................................... 92
10. Surat Pesanan Narkotika dari Customer ...................................................... 93
11. Surat Pemesanan Psikotropika dari Customer ............................................. 94
12. Surat Pesanan Prekursor Farmasi dari Customer......................................... 95
13. Surat Pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas dan Obat Keras dari
Customer ...................................................................................................... 96
14. Faktur Pembelian ke Principal Pihak III ...................................................... 97
15. Stock Transfer Order ................................................................................... 98
16. Purchase Order............................................................................................ 99
17. E-Katalog ..................................................................................................... 100
18. Surat Pengantar Barang................................................................................ 101
19. Form Pengembalian Barang Rusak/ Expired ............................................... 102
20. Surat Berita Acara Penerimaan Barang Rusak/Expired............................... 103
21. Surat TandaTerima Retur Barang ................................................................ 104
22. Surat Berita Acara Retur Prekursor ............................................................. 105
23. Laporan Distribusi Obat Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor ............... 106
24. Daftar Psikotropika yang di Distribusikan................................................... 107
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran halaman
1. Denah Lokasi, Kantor dan Gudang PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru ................................................................... 86
2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Pekanbaru..................................................................................................... 87
3. Manajemen Operasional .............................................................................. 88
4. Sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) PT. Kimia Farma
Trading and Distribution Cabang Pekanbaru untuk Cold Chain Product ... 90
5. Surat Pesanan Narkotika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru ................................................................... 91
6. Surat Pesanan Psikotropika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru ................................................................... 92
7. Surat Pesanan Narkotika dari Customer ...................................................... 93
8. Surat Pemesanan Psikotropika dari Customer ............................................. 94
9. Surat Pesanan Prekursor Farmasi dari Customer......................................... 95
10. Surat Pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas dan Obat Keras dari
Customer ...................................................................................................... 96
11. Faktur Pembelian ke Principal Pihak III ...................................................... 97
12. Stock Transfer Order ................................................................................... 98
13. Purchase Order............................................................................................ 99
14. E-Katalog ..................................................................................................... 100
15. Surat Pengantar Barang................................................................................ 101
16. Form Pengembalian Barang Rusak/ Expired ............................................... 102
17. Surat Berita Acara Penerimaan Barang Rusak/Expired............................... 103
18. Surat Tanda Terima Retur Barang ............................................................... 104
19. Surat Berita Acara Retur Prekursor ............................................................. 105
20. Laporan Distribusi Obat Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor ............... 106
21. Delivery Order dari Kimia Farma Pusat ...................................................... 109
22. Surat Kirim Barang ...................................................................................... 110
23. Relokasi Antihemoroid ................................................................................ 111
BAB I
PENDAHULUAN
Semua pihak yang terlibat dalam distribusi obat dan atau bahan obat
bertanggung jawab untuk memastikan mutu obat dan atau bahan obat dan
mempertahankan integritas rantai distribusi selama proses distribusi.
Sebagai mahasiswa program profesi apoteker, perlu adanya pemahaman
tentang peran apoteker di PBF sehingga dapat meningkatkan fungsi dan peran
apoteker dalam mengendalikan dan mengawasi distribusi obat dan mengawasi
distribusi obat dan alat kesehatan. Mahasiswa calon Apoteker juga dapat
mengetahui dan melihat secara langsung alur pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, dan penyaluran obat ke sarana-sarana yang telah ditetapkan dengan
menerapkan aspek Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB), serta melihat tugas
dan peran Apoteker penanggung-jawab dalam melaksanakan pelayanan
kefarmasian secara profesional sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan
kaidah-kaidah profesi yang berlaku.
PT Kimia Farma (Persero) Tbk. adalah salah satu industri yang bergerak
dibidang kesehatan masyarakat dan memegang peran penting untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat akan produk yang berkhasiat obat. Oleh karena itu,
Universita Andalas bekerja sama dengan PT Kimia Farma Trading and
Distribution yang bergerak dalam bidang distribusi dan penyaluran sediaan
farmasi dalam melaksanakan praktek kerja profesi apoteker pada tanggal 29
Januari - 23 Februari 2018. Melalui kegiatan ini diharapkan mahasiswa calon
apoteker mendapatkan ilmu dan pengalaman kerja yang nantinya dapat diterapkan
secara nyata dalam menjalankan perannya sebagai apoteker.
BAB II
TINJAUAN UMUM
2.1 Pedagang Besar Farmasi (PBF)
2.1.1 Definisi Pedagang Besar Farmasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/Menkes/Per/VI/
2011 tentang Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya disingkat PBF tercantum
bahwa PBF merupakan perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin
untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang undangan. PBF dan PBF
Cabang dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat
dan/ atau bahan obat wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat
yang Baik (CDOB). CDOB adalah cara distribusi atau penyaluran obat dan/ atau
bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi
sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya (BPOM RI, 2012).
2. Fungsi PBF
a) Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.
b) Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh tanah
air secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan kesehatan.
c) Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan
penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.
d) Sebagai penyalur tunggal obat-obatan golongan narkotik dimana PBF
khusus, yang melakukannya adalah PT. Kimia Farma.
e) Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja
a. Bangunan
Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi
persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang tunggu, ruang penerimaan
obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, gudang obat
jadi, ruang makan dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi dengan sumber air
yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, alat pemadam
kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik.
Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi
penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan
penanganan obat yang baik.dan area penyimpanan dilengkapi dengan
pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan
secara akurat dan aman.
Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindungdari
kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan peralatan
yang memadai. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman
hanya diberikan kepada personil yang berwenang yakni dengan adanya sistem
alarm dan kontrol akses yang memadai.
Selain itu harus disediakan area khusus, antara lain:
a. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat yang menunggu keputusan
lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat yang diduga palsu, yang
dikembalikan, yang ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang
kedaluwarsa dari obat yang dapat disalurkan.
b. Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat yang membutuhkan
penanganan dan kewenangan khusus sesuai dengan peraturan perundang
undangan (misalnya narkotika).
c. Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat yang mengandung
bahan radioaktif dan bahan berbahaya lain yang dapat menimbulkan risiko
kebakaran atau ledakan (misalnya gas bertekanan, mudah terbakar, cairan
dan padatan mudah menyala) sesuai persyaratan keselamatan dan
keamanan.
d. Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih, bebas dari sampah dan
debu serta harus dirancang dan dilengkapi, sehingga memberikan
perlindungan terhadap masuknya serangga, hewan pengerat atau hewan
lain. Selain itu, ruang istirahat, toilet dan kantin untuk personil harus
terpisah dari area penyimpanan
b. Perlengkapan PBF
Suatu PBF baru yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan yang
memadai agar dapat mendukung pendistribusian obat jadi. Perlengkapan yang
harus dimiliki antara lain :
a. Peralatan dan tempat penyimpanan obat seperti lemari obat jadi, lemari
pendingin (kulkas), lemari untuk menyimpan produk kembalian, container
untuk pengiriman barang dan box es untuk pengiriman obat dengan suhu
penyimpanan rendah.
b. Perlengkapan administrasi terkait dokumen penjualan, pembelian dan
penyimpanan. Dokumen tersebut seperti blanko pesanan, blanko faktur,
blanko tukar faktur, bilyet giro, blanko faktur pajak, blanko surat jalan,
kartu stok obat, bukti penerimaan pembayaran, form retur, blanko faktur
pajak dan stempel PBF.
c. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan
perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan di PBF (Badan
Pengawas Obat dan Makanan, 2012).
Setiap PBF dan PBF Cabang harus memiliki apoteker penanggung jawab
yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan,
penyimpanan dan, penyaluran obat atau bahan obat.Apoteker penanggung jawab
harus memiliki izin sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Apoteker
penanggung jawab dilarang merangkap jabatan sebagai direksi/pengurus PBF atau
PBF Cabang dan setiap pergantian apoteker penanggung jawab, direksi/pengurus
PBF atau PBF Cabang wajib melaporkan kepada Direktur Jenderal atau Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 6 (enam) hari
kerja.
PBF dan PBF Cabang harus melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan
penyaluran obat dan/atau bahan obat sesuai dengan CDOB yang ditetapkan oleh
Menteri.Penerapan CDOB dilakukan sesuai pedoman teknis CDOB yang
ditetapkan oleh Kepala Badan.Dan PBF dan PBF Cabang yang telah menerapkan
CDOB diberikan sertifikat CDOB oleh Kepala Badan POM .
1. Pengadaan
Dalam pelaksanaan pengadaan di PBF, pengadaan obat harus dikendalikan
dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta
didokumentasikan.Selain itu, harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum
pengadaan dilaksanakan.Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan persetujuan
penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting.Pemilihan pemasok
harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta
diperiksa ulang secara berkala. Pengadaan obat melalui importasi dilaksanakan
sesuai peraturan perundang-undangan (Badan Pengawas Obat dan Makanan,
2012).
2. Penyimpanan
Penyimpanan dan penanganan obat atau bahan obat harus mematuhi
peraturan perundang-undangan.Kondisi penyimpanan untuk obat atau bahan obat
harus sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang
memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.
Obat atau bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau
bahan obat dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan akibat paparan
cahaya matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus
harus diberikan untuk obat atau bahan obat yang membutuhkan kondisi
penyimpanan khusus. Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi
stock sesuai dengan tanggal kedaluwarsa obat atau bahan obat mengikuti kaidah
First Expired First Out (FEFO).
3. Pendistribusian
PBF hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF lain dan fasilitas pelayanan
kefarmasian sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputiapotek,
instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat (selain obat keras).
Dalam pelaksanaan penyaluran sediaan farmasi di PBF terdapat beberapa
ketentuan, yakni meliputi penyaluran obat, narkotika dan psikotropika
(Kementerian Kesehatan RI, 2011).
4. Pelaporan
Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3
(tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat dan/atau
bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.
Setiap PBF dan PBF Cabang yang menyalurkan narkotika dan psikotropika
wajib menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
1. Sistem Mutu
a. Dalam suatu organisasi, pemastian mutu berfungsi sebagai alat manajemen.
Harus ada kebijakan mutu terdokumentasi yang menguraikan maksud
keseluruhan dan persyaratan fasilitas distribusi yang berkaitan dengan mutu,
sebagaimana dinyatakan dan disahkan secara resmi oleh manajemen.
b. Sistem pengelolaan mutu harus mencakup struktur organisasi, prosedur,
proses dan sumber daya, serta kegiatan yang diperlukan untuk memastikan
bahwa obat dan/atau bahan obat yang dikirim tidak tercemar selama
penyimpanan dan/atau transportasi. Totalitas dari tindakan ini digambarkan
sebagai sistem mutu.
Kegiatan yang terkait dengan mutu dicatat pada saat kegiatan tersebut
dilakukan.
Penyimpangan terhadap prosedur yang sudah ditetapkan
didokumentasikan dan diselidiki.
Tindakan perbaikan dan pencegahan (CAPA) yang tepat diambil
untuk memperbaiki dan mencegah terjadinya penyimpangan sesuai
dengan prinsip manajemen risiko mutu.
Direkomendasikan untuk dilakukan inspeksi, audit dan sertifikasi
kepatuhan terhadap sistem mutu (misalnya seri International
Organization for Standardization (ISO) atau Pedoman Nasional dan
Internasional lainnya) oleh Badan eksternal. Meskipun demikian,
sertifikasi tersebut tidak dianggap sebagai pengganti sertifikasi
penerapan pedoman CDOB dan prinsip CPOB yang terkait dengan
obat dan/atau bahan obat.
2. Penanggung Jawab
a. Manajemen puncak di fasilitas distribusi harus menunjuk seorang
penanggung jawab. Penanggung jawab harus memenuhi tanggung
jawabnya, bertugas purna waktu dan memenuhi persyaratan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan. Jika penanggung jawab fasilitas distribusi
tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam waktu yang ditentukan, maka
harus dilakukan pendelegasian tugas kepada tenaga teknis kefarmasian.
Tenaga kefarmasian yang mendapat pendelegasian wajib melaporkan
kegiatan yang dilakukan kepada penanggung jawab.
b. Penanggung jawab mempunyai uraian tugas yang harus memuat
kewenangan dalam hal pengambilan keputusan sesuai dengan tanggung
jawabnya. Manajemen fasilitas distribusi harus memberikan kewenangan,
sumber daya dan tanggung jawab yang diperlukan kepada penanggung
jawab untuk menjalankan tugasnya.
c. Penanggung jawab harus seorang Apoteker yang memenuhi kualifikasi
dan kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan. Di samping itu,
telah memiliki pengetahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat
aspek keamanan, identifikasi obat dan/atau bahan obat, deteksi dan
pencegahan masuknya obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai
distribusi.
5. Higiene
a. Harus tersedia prosedur tertulis berkaitan dengan higiene personil yang
relevan dengan kegiatannya mencakup kesehatan, higiene dan pakaian
kerja.
b. Dilarang menyimpan makanan, minuman, rokok atau obat untuk
penggunaan pribadi di area penyimpanan.
c. Personil yang terkait dengan distribusi obat dan/atau bahan obat harus
memakai pakaian yang sesuai untuk kegiatan yang dilakukan. Personil
yang menangani obat dan/atau bahan obat berbahaya, termasuk yang
3. Sistem Komputer
a. Sebelum sistem komputerisasi digunakan, harus diuji secara menyeluruh
dan dipastikan kemampuannya memberikan hasil yang diinginkan.
b. Harus dibuat dan selalu dimutakhirkan deskripsi tertulis yang rinci dari
sistem (termasuk diagram jika diperlukan). Deskripsi tersebut harus
menjelaskan prinsip, tujuan, tindakan pengamanan dan ruang lingkup
sistem, serta “fitur” utama cara penggunaan komputer dan interaksinya
dengan sistem lain.
c. Data hanya boleh dimasukkan atau diubah ke dalam sistem komputer oleh
personil yang berwenang.
d. Data harus diamankan secara elektronik atau fisik untuk mengantisipasi
kerusakan yang disengaja atau tidak disengaja. Kemudahan dalam
mengakses (aksesibilitas), masa simpan dan ketepatan data tersimpan
harus diperiksa.
e. Data harus dilindungi dengan membuat back up data secara berkala dan
teratur. Back up data harus disimpan di lokasi terpisah dan aman selama
tidak kurang dari 3 tahun atau sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
f. Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan kegagalan atau
kerusakan sistem komputerisasi termasuk sistem untuk restorasi data.
g. Jika digunakan transaksi elektronik antara fasilitas distribusi pusat dengan
cabang untuk tahap pengadaan, harus tersedia prosedur tertulis dan sistem
yang memadai untuk memastikan kemampuan telusur dan kepastian mutu
obat dan/atau bahan obat. Tiap transaksi elektronik tersebut harus
dilakukan berdasarkan persetujuan penanggung jawab fasilitas distribusi.
2.2.4 Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada kemasan.
Fasilitas distribusi harus menggunakan semua perangkat dan cara yang tersedia
untuk memastikan bahwa sumber obat dan/atau bahan obat yang diterima berasal
dari industri farmasi dan/atau fasilitas distribusi lain yang mempunyai izin sesuai
peraturan perundang-undangan untuk meminimalkan risiko obat dan/atau bahan
obat palsu memasuki rantai distribusi resmi.
1. Kualifikasi Pemasok
a. Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan/atau bahan obat
dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
b. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari fasilitas distribusi lain, maka
fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai
izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CDOB.
c. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka
fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai
izin serta menerapkan prinsip dan Pedoman CPOB.
d. Jika bahan obat diperoleh dari industri non-farmasi yang memproduksi
bahan obat dengan standar mutu farmasi, maka fasilitas distribusi wajib
memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta menerapkan
prinsip CPOB.
e. Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus dikendalikan dengan prosedur
tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta didokumentasikan.
f. Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan dilaksanakan.
Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan persetujuan penunjukannya,
2. Kualifikasi Pelanggan
a. Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat
hanya disalurkan kepada pihak yang berhak atau berwenang untuk
menyerahkan obat ke masyarakat. Bukti kualifikasi pelanggan harus
didokumentasikan dengan baik.
b. Pemeriksaan dan pemeriksaan ulang secara berkala dapat mencakup tetapi
tidak terbatas pada permintaan salinan surat izin pelanggan.
c. Fasilitas distribusi harus memantau tiap transaksi yang dilakukan dan
melakukan penyelidikan jika ditemukan penyimpangan pola transaksi obat
dan/atau bahan obat yang berisiko terhadap penyalahgunaan, serta untuk
memastikan kewajiban pelayanan distribusi obat dan/atau bahan obat
kepada masyarakat terpenuhi.
3. Penerimaan
a. Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat
dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang
disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi.
b. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kedaluwarsa, atau
mendekati tanggal kedaluwarsa sehingga kemungkinan besar obat dan/atau
bahan obat telah kedaluwarsa sebelum digunakan oleh konsumen.
c. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan penyimpanan atau tindakan
pengamanan khusus, harus segera dipindahkan ke tempat penyimpanan
yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan.
d. Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat harus
dicatat pada saat penerimaan, untuk mempermudah penelusuran.
e. Jika ditemukan obat dan/atau bahan obat diduga palsu, bets tersebut harus
segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke pemegang
izin edar.
f. Pengiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima dari sarana
transportasi harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap keutuhan
kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur kemasan serta label kemasan.
4. Penyimpanan
a. Penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus mematuhi
peraturan perundang-undangan.
b. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat harus sesuai dengan
rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang memproduksi
bahan obat standar mutu farmasi.
c. Volume pemesanan obat dan/atau bahan obat harus memperhitungkan
kapasitas sarana penyimpanan.
d. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain obat
dan/atau bahan obat dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan
akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal
lain. Perhatian khusus harus diberikan untuk obat dan/atau bahan obat
yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus.
b. Harus tersedia tempat khusus dengan label yang jelas, aman dan terkunci
untuk penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang ditolak, kedaluwarsa,
penarikan kembali, produk kembalian dan obat diduga palsu.
c. Obat dan/atau bahan obat yang ditolak dan dikembalikan ke fasilitas
distribusi harus diberi label yang jelas dan ditangani sesuai dengan
prosedur tertulis.
6. Pemusnahan Obat Dan/Atau Bahan Obat
a. Pemusnahan dilaksanakan terhadap obat dan/atau bahan obat yang tidak
memenuhi syarat untuk didistribusikan.
b. Obat dan/atau bahan obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi
secara tepat, diberi label yang jelas, disimpan secara terpisah dan terkunci
serta ditangani sesuai dengan prosedur tertulis. Prosedur tertulis tersebut
harus memperhatikan dampak terhadap kesehatan, pencegahan
pencemaran lingkungan dan kebocoran/ penyimpangan obat dan/atau
bahan obat kepada pihak yang tidak berwenang.
c. Proses pemusnahan obat dan/atau bahan obat termasuk pelaporannya harus
dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
d. Dokumentasi terkait pemusnahan obat dan/atau bahan obat termasuk
laporannya harus disimpan sesuai ketentuan.
7. Pengambilan
Proses pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilakukan dengan tepat
sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat dan/atau bahan obat
yang diambil benar. Obat dan/atau bahan obat yang diambil harus memiliki masa
simpan yang cukup sebelum kedaluwarsa dan berdasarkan FEFO. Nomor bets
obat dan/atau bahan obat harus dicatat. Pengecualian dapat diizinkan jika ada
kontrol yang memadai untuk mencegah pendistribusian obat dan/atau bahan obat
kedaluwarsa.
8. Pengemasan
Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga
kerusakan, kontaminasi dan pencurian dapat dihindari.Kemasan harus memadai
2.2.6 Keluhan, Obat Dan/Atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu Dan
Penarikan Kembali
Semua keluhan dan informasi lain tentang obat dan/atau bahan obat
berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji dan diselidiki sesuai dengan prosedur
tertulis.
Obat dan/atau bahan obat yang akan dijual kembali harus melalui
persetujuan dari personil yang bertanggung jawab sesuai dengan kewenangannya.
Diperlukan koordinasi dari setiap instansi, industri farmasi dan fasilitas distribusi
dalam menangani obat dan/atau bahan obat yang diduga palsu.Jika diperlukan,
dibutuhkan suatu sistem yang komprehensif untuk menangani semua kasus,
termasuk cara penarikan kembali.
Harus tersedia dokumentasi untuk setiap proses penanganan keluhan
termasuk pengembalian dan penarikan kembali serta dilaporkan kepada pihak
yang berwenang.
1. Keluhan
a. Harus tersedia prosedur tertulis di tempat untuk penanganan keluhan.
Harus dibedakan antara keluhan tentang kualitas obat dan/atau bahan obat
dan keluhan yang berkaitan dengan distribusi. Keluhan tentang kualitas
obat dan/atau bahan obat harus diberitahukan sesegera mungkin kepada
industri farmasi dan/atau pemegang izin edar.
b. Harus tersedia catatan terhadap penanganan keluhan termasuk waktu yang
diperlukan untuk tindak lanjutnya dan didokumentasikan.
c. Harus ada personil yang ditunjuk untuk menangani keluhan.
d. Setiap keluhan tentang obat dan/atau bahan obat yang tidak memenuhi
syarat harus dicatat dan diselidiki secara menyeluruh untuk
mengidentifikasi asal atau alasan keluhan, termasuk penyelidikan terhadap
bets lainnya.
e. Semua keluhan dan informasi lain mengenai produk yang rusak dan
diduga palsu harus diteliti (diidentifikasi) / ditinjau dan dicatat sesuai
dengan prosedur yang menjelaskan tentang tindakan yang harus
dilaksanakan.
f. Setiap keluhan harus dikelompokkan sesuai dengan jenis keluhan dan
dilakukan trend analysis terhadap keluhan.
e. Setelah ada pemastian bahwa obat dan/atau bahan obat tersebut palsu,
maka harus segera ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi dari instansi
yang berwenang.
f. Semua kegiatan tersebut harus terdokumentasi.
2.2.7 Transportasi
Selama proses transportasi, harus diterapkan metode transportasi yang
memadai. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan kondisi penyimpanan
sesuai dengan informasi pada kemasan.Metode transportasi yang tepat harus
digunakan mencakup transportasi melalui darat, laut, udara atau kombinasi di
atas.Apapun moda transportasi yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat
dan/atau bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang
dapat mengurangi mutu.Pendekatan berbasis risiko harus digunakan ketika
merencanakan rute transportasi.
1. Transportasi Dan Produk Dalam Transit
a. Obat dan/atau bahan obat dan kontainer pengiriman harus aman untuk
mencegah akses yang tidak sah. Kendaraan dan personil yang terlibat
dalam pengiriman harus dilengkapi dengan peralatan keamanan tambahan
yang sesuai untuk mencegah pencurian obat dan/atau bahan obat dan
penyelewengan lainnya selama transportasi.
b. Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus aman dan dilengkapi dengan
dokumentasi yang sesuai untuk mempermudah identifikasi dan verifikasi
kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan. Kebijakan dan prosedur
tertulis harus dilaksanakan oleh semua personil yang terlibat dalam
transportasi.
c. Kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan untuk obat dan/atau bahan obat
harus dipertahankan selama transportasi sesuai dengan yang ditetapkan
pada informasi kemasan.
e. Transportasi obat dan/atau bahan obat yang sensitif terhadap suhu harus
sedemikian rupa, sehingga rantai dingin tetap terjaga.
f. Kondisi penyimpanan harus dijaga sebaik mungkin selama proses
pengiriman sampai dengan tempat tujuan.
g. Jika dipersyaratkan ketentuan penyimpanan khusus (misalnya suhu,
kelembaban), ketentuan tersebut harus dipenuhi, dimonitor dan dicatat
pada saat keberangkatan, dalam perjalanan, dan saat diterima.
h. Harus tersedia prosedur tertulis untuk menangani penyimpangan atas
ketentuan penyimpanan yang spesifik, misalnya penyimpangan suhu
penyimpanan.
i. Obat dan/atau bahan obat yang mengandung narkotika dan zat yang dapat
menyebabkan ketergantungan harus diangkut sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
j. Pemisahan fisik di kendaraan harus dilakukan ketika mengangkut obat
dan/atau bahan obat yang ditolak, kedaluwarsa, ditarik atau dikembalikan.
Produk tersebut harus diberi label yang jelas.
k. Harus tersedia prosedur tertulis untuk transportasi yang tepat dan aman
bagi obat dan/atau bahan obat yang dikembalikan sesuai dengan ketentuan
penyimpanan.
l. Kendaraan dan kontainer harus dijaga agar bersih dan kering pada saat
mengangkut obat dan/atau bahan obat.
m. Kemasan untuk pengangkutan dan kontainer harus dalam kondisi baik
untuk mencegah kerusakan obat dan/atau bahan obat selama transportasi.
n. Harus tersedia prosedur tertulis terkait keamanan untuk mencegah
pencurian obat dan/atau bahan obat dan akses orang yang tidak
berkepentingan terhadap obat dan/atau bahan obat selama transportasi.
o. Harus ada sistem penomoran yang spesifik, yang mampu tertelusur dalam
proses pengiriman (misalnya nomor kendaraan).
menunjukkan bahwa obat dan/atau bahan obat tetap dalam kondisi suhu
penyimpanan yang dipersyaratkan selama transportasi.
c. Jika menggunakan cool-pack dalam kotak terlindung (insulated boxes),
cool-pack harus diletakkan sedemikian rupa sehingga tidak bersentuhan
langsung dengan obat dan/atau bahan obat. Personil harus dilatih tentang
prosedur pengemasan dan penggunaan ulang cool-pack.
d. Harus tersedia sistem untuk mengontrol penggunaan ulang cool-pack
untuk memastikan tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan paket cool-
pack. Harus ada pembeda secara fisik yang memadai antara beku (frozen)
dan “chilled ice pack”.
e. Harus tersedia prosedur tertulis yang menjelaskan proses pengiriman obat
dan/atau bahan obat yang sensitif terhadap suhu. Prosedur ini juga harus
mencakup kejadian yang tidak diharapkan seperti kerusakan kendaraan
atau tidak terkirim. Di samping itu, harus tersedia prosedur tertulis untuk
menyelidiki dan menangani penyimpangan suhu.
2. Penerima Kontrak
a. Penerima kontrak harus memiliki tempat, personil yang kompeten,
peralatan, pengetahuan dan pengalaman dalam melaksanakan tugas yang
dikontrakkan oleh pemberi kontrak.
b. Fasilitas distribusi yang ditunjuk oleh fasilitas distribusi lain untuk
melaksanakan kegiatan distribusi, harus memenuhi persyaratan CDOB.
c. Penerima kontrak tidak diperbolehkan untuk mengalihkan pekerjaan yang
dipercayakan oleh pemberi kontrak kepada pihak ketiga sebelum
dilakukannya evaluasi, dan mendapatkan persetujuan dari pemberi kontrak
serta dilakukannya audit ke pihak ketiga tersebut.
d. Penerima kontrak harus menghindari aktivitas lain yang dapat
mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat.
e. Penerima kontrak harus melaporkan kejadian apapun yang dapat
mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat kepada pemberi kontrak
sesuai dengan persyaratan kontrak.
3. Kontrak
a. Didalam persyaratan kontrak harus mencakup, antara lain:
Penanganan kehilangan/ kerusakan produk obat selama pengiriman
dan dalam kondisi tidak terduga (force major).
Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan obat dan/atau
bahan obat kepada pemberi kontrak jika terjadi kerusakan selama
pengiriman dengan menyertakan berita acara kerusakan.
Kehilangan selama pengiriman oleh penerima kontrak, penerima
kontrak wajib melaporkan kepada pihak kepolisian dan pemberi
kontrak.
Pemberi kontrak berhak melakukan audit terhadap penerima kontrak
setiap saat.
b. Dokumen kontrak harus dapat ditunjukkan kepada petugas yang
berwenang pada saat pemeriksaan.
2.2.9 Dokumentasi
Dokumentasi yang baik merupakan bagian penting dari sistem manajemen
mutu. Dokumentasi tertulis harus jelas untuk mencegah kesalahan dari
komunikasi lisan dan untuk memudahkan penelusuran, antara lain sejarah bets,
instruksi, prosedur. Dokumentasi merupakan dokumen tertulis terkait dengan
distribusi (pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pelaporan), prosedur tertulis
dan dokumen lain yang terkait dengan pemastian mutu. Dokumentasi terdiri dari
semua prosedur tertulis, petunjuk, kontrak, catatan dan data, dalam bentuk kertas
maupun elektronik.
Dokumentasi yang jelas dan rinci merupakan dasar untuk memastikan
bahwa setiap personil melaksanakan kegiatan, sesuai uraian tugas sehingga
memperkecil risiko kesalahan.Dokumentasi harus komprehensif mencakup ruang
lingkup kegiatan fasilitas distribusi dan ditulis dalam bahasa yang jelas,
dimengerti oleh personil dan tidak berarti ganda.
Prosedur tertulis harus disetujui, ditandatangani dan diberi tanggal oleh
personil yang berwenang.Prosedur tertulis tidak ditulis tangan dan harus
tercetak.Setiap perubahan yang dibuat dalam dokumentasi harus ditandatangani,
diberi tanggal dan memungkinkan pembacaan informasi yang asli.Jika diperlukan,
alasan perubahan harus dicatat.Dokumen harus disimpan selama minimal 3
tahun.Seluruh dokumentasi harus tersedia sebagaimana mestinya.
Semua dokumentasi harus mudah didapat kembali, disimpan dan
dipelihara pada tempat yang aman untuk mencegah dari perubahan yang tidak sah,
kerusakan dan/atau kehilangan dokumen.Dokumen harus dikaji ulang secara
berkala dan dijaga agar selalu up to date. Jika suatu dokumen direvisi, harus
dijalankan suatu sistem untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah
tidak berlaku.Dokumentasi permanen, tertulis atau elektronik, untuk setiap obat
dan/atau bahan obat yang disimpan harus menunjukkan kondisi penyimpanan
yang direkomendasikan, tindakan pencegahan dan tanggal uji ulang khusus untuk
bahan obat (jika ada) harus diperhatikan. Persyaratan farmakope dan peraturan
nasional terkini tentang label dan wadah harus dipatuhi.
BAB III
TINJAUAN KHUSUS PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION
CABANG PEKANBARU
dengan status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT. Kimia
Farma (Persero). Pada tanggal 4 juli 2001, PT. Kimia Farma (Persero) kembali
mengubah statusnya menjadi perusahaan terbuka, PT. Kimia Farma (Persero)
Tbk, dalam penulisan berikutnya disebut Perseroan. Bersamaan dengan perubahan
tersebut, Perseroan telah dicatatkan pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek
Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger dan kini bernama Bursa Efek
Indonesia).Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, perseroan telah
berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di
Indonesia. Perseroan kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan
pembangunan kesehatan masyarakat Indonesia.
Bisnis Kimia Farma meliputi antara lain:
1. PT. Kimia Farma Tbk. (Holding)
PT. Kimia Farma Tbk. dibentuk dengan jalur usaha pelayanan kesehatan.
Sebagai perusahaan publik sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN),
Kimia Farma berkomitmen penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan
yang baik sebagai suatu kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana
diamanatkan Undang-Undang Nomor 19 tahun 2003 tentang BUMN. PT.
Kimia Farma Tbk. Merupakan sebuah pelayanan kesehatan yang terintegrasi,
bergerak dari hulu ke hilir yaitu industri, marketing, retail, laboratorium
klinik dan klinik kesehatan.
2. Anak Perusahaan (Subsidiares)
PT. Kimia Farma Tbk. mempunyai anak perusahaan yakni PT.
Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD), PT. Kimia Farma Apotek
(KFA), PT. Kimia Farma Diagnostik (KFD), PT. Sinkona Indonesia Lestari,
PT. Kimia Farma Sungwun Pharmacopia.
a. PT. Kimia Farma Trading & Distribution
PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak
perusahaan Perseroan yang didirikan pada tanggal 4 januari 2003,
bergerak dibidang layanan distribusi dan perdagangan produk kesehatan
dan memiliki wilayah layanan yang luas mencakup 34 Provinsi dan 511
Kabupaten dan Kota. Sebelum menjadi perusahaan tersendiri, PT. Kimia
Farma Trading & Distribution (KFTD) dahulu merupakan divisi Pedagang
Besar Farmasi (PBF) dari PT. Kimia Farma Tbk. yang memiliki tugas
utama mendistribusikan produk-produk farmasi yang diproduksi PT.
Kimia Farma Tbk. ke chanel-chanel yang tersebar diseluruh nusantara.
Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian
produk-produk PT. Kimia Farma Tbk. sejak tahun 1917, pada tanggal 4
januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang
menjadi anak perusahaan dengan nama PT. Kimia Farma Trading &
Distribution, yang berbasis Jasa Layanan Perdagangan dan Distribusi.
b. Kimia Farma Apotek (KFA)
PT. Kimia Farma Apotek (KFA) adalah anak perusahaan Perseroan
yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 6 tanggal 4 Januari 2003
yang dibuat dihadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S.H, di Jakarta dan
telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April 2003 yang dibuat
dihadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S.H, Akta ini telah
mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia dengan surat keputusan No: C-09648 HT.01.01 Tahun
2003 tanggal 1 mei 2003. KFA sejak tahun 2011 telah melakukan
program transformasi dan mengubah visi perusahaan dari jaringan ritel
farmasi menjadi jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu
memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia. Untuk itu KFA
disamping meningkatkan pengelolaan dan pengembangan apotek, juga
mengembangkan klinik kesehatan, mengembangkan laboratorium klinik
melalui anak perusahaan yaitu PT. Kimia Farma Diagnostik, dan
mengembangkan layanan optic serta layanan kesehatan lainnya. Kimia
Farma Apotek (KFA ) menyediakan layanan kesehatan yang terintegrasi
meliputi layanan farmasi (apotek), klinik kesehatan, laboratorium klinik
dan optic, dengan konsep One Stop Healthcare Solution (OSHcS) sehingga
semakin memudahkan masyarakat mendapatkan layanan kesehatan yang
berkualitas. Pelayanan farmasi menggunakan Standar Pharmacy Practice
(GPP) yaitu standar internasional Pharmaceutical Federation serta standar
yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Sedangkan pelayanan klinik
Keterangan:
1. Simbol Matahari
a. Paradigma baru matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru
kehidupan yang lebih baik.
2. Menyimpan barang
a. Petugas logistik memasukkan barang dari ruang transito in ke ruang
penyimpanan sesuai dengan lokasinya masing-masing.
b. Mencatat barang masuk di sistem informasi dan masing-masing kartu
barangnya.
c. Melaporkan penerimaan barang ke TU sebagai pembelian dan hutang.
9. Menyimpan faktur dan penyerahan faktur yang telah jatuh tempo ke juru
tagih
a. Petugas administrasi penjualan TU memasukkan data pengiriman barang
di sistem informasi sebagai penjualan berdasarkan faktur dan SP yang
telah ada TT nya dari pelanggan.
b. Petugas administrasi penjualan TU juga memasukkan ke sistem informasi
hasil penjualan tersebut.
c. Petugas administrasi penjualan menyerahkan SP dan faktur penjualan ke
administrasi inkaso.
persyaratan yang telah disepakati bersama pada saat melakukan transaksi. Piutang
dapat diartikan sebagai jumlah nominal yang harus dibayarkan oleh pelanggan
kepada pihak penyedia setelah dilakukan proses transaksi jual beli pada waktu
jatuh tempo pembayarannya. Sasaran yang ingin dicapai ialah mencegah
kehilangan faktur dan pencurian hasil uang tagihan. Berikut Standar Operasional
Prosedur (SOP) Piutang :
1. Penyerahan faktur tagihan dari fungsi TU ke Administrasi Inkaso
a. Administrasi penjualan menerima dokumen penjualan kredit (faktur yang
sudah ada tanda terima dari pelanggan beserta SP) dari fungsi gudang.
b. Administrasi penjualan mengelompokkan dokumen penjualan kredit
sesuai dengan nama-nama pelanggannya dan mencatat di kartu piutang per
pelanggan.
c. Administrasi penjualan membukukan penjualan kredit per pelanggan di
sistem informasi (komputer).
d. Administrasi penjualan pada awal bulan merekap hasil penjualan kredit
dan membuatkan rekap tagihan per pelanggan lalu menyerahkan ke
administrasi inkaso.
3.2.10 Pajak
Jenis pajak yang dikelola di bagian tata usaha PT. Kimia Farma Trading &
Distribution antara lain pajak pertambahan nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan
(PPh).
Faktur pajak yaitu, bukti pemungutan pajak yang dibuat oleh pengusaha kena
pajak yang melakukan penyerahan barang kena pajak.Faktur pajak dalam hal ini
dibundel menjadi satu bersama dengan faktur penjualan. Faktur pajak pelanggan
akan dikelola oleh pihak KFTD pusat.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Jum’at dengan jam kerja pukul 08.00 – 16.00 WIB, dan hari Sabtu pukul
08.00-13.00 WIB.
Penanggung jawab di KFTD cabang Pekanbaru adalah seorang
apoteker yang bekerja purna waktu sesuai dengan peraturan dan persyaratan
CDOB. Apoteker bertanggung jawab menyusun, memastikan dan
mempertahankan penerapan sistem manajeman mutu di fasilitas distribusi.
Apoteker pada KFTD cabang Pekanbaru bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pengelolaan yang sesuai dengan
ketentuan di dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi, yang menyatakan
bahwa suatu PBF harus memiliki Apoteker penanggung jawab yang
bertanggung jawab terhadap kegiatan pengelolaan obat disarana distribusi
tersebut. Apoteker yang ada telah memiliki kualifikasi yang diperlukan untuk
bertugas sebagai penanggung jawab di PBF.
Apoteker Penanggung Jawab (APJ) telah memiliki Surat Izin Kerja
(SIKA) sesuai peraturan perundang – undangan dan APJ dilarang merangkap
jabatan sebagai direksi/pengurus PBF Cabang. Hal ini tercantum di dalam
Permenkes No 34 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011 Tentang Pedagang Besar
Farmasi. Apoteker di KFTD Cabang Pekanbaru hanya ditempatkan sebagai
Apoteker Penanggung Jawab saja, sesuai dengan peraturan di atas Apoteker
tidak merangkap jabatan. Apabila Apoteker Penanggung Jawab (APJ)
berhalangan seperti sakit atau cuti, maka APJ harus menunjuk apoteker lain
sebagai Apoteker Pengganti. Apoteker Pengganti sementara dapat bertugas
paling lama untuk waktu 3 (tiga) bulan.Surat pendelegasian wewenang dikirim
ke Dinas Kesehatan Provinsi sebagai bukti pendelegasian wewenang.
Cara Distribusi Obat yang Baik.Hal ini juga dijalankan oleh KFTD Cabang
Pekanbaru.Untuk menjamin mutu, keabsahan dan keamanan produk yang
didistribusikan KFTD Cabang Pekanbaru telah mengikuti Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Pengadaan di KFTD Cabang Pekanbaru dilakukan oleh Apoteker
Penanggung Jawab dengan mengacu kepada level stock dengan
memperhatikan index stock yaitu perputaran persediaan, dimana barang yang
dipesan sesuai dengan permintaan outlet sehingga tidak terjadi penumpukan
barang digudang. Jadi di KFTD Cabang Pekanbaru ini tidak ada buffer stock
khusus untuk barang pihak ketiga (sistem beli putus). Sistem index stock ini
memiliki keuntungan yaitu tempat penyimpanan obat tidak membutuhkan
tempat yang besar, sistem ini memiliki kekurangan yaitu kekosongan stock
terjadi ketika adanya tagihan pembelian yang belum dibayar. Sistem index
stock ini dianggap bagus karena resiko barang expired date, rusak dan
penumpukan barang di gudang dapat diminimalkan.
Penumpukan barang di gudang dapat menyebabkan adanya barang
Kurang Laku (KL) dan Tidak Laku (TL). Barang yang masuk kategori KL, jika
barang tersebut tidak bergerak selama lebih dari 3 bulan sedang kategori TL
jika barang tersebut tidak bergerak selama lebih 6 bulan.Hal ini menjadi
kerugian yang ditanggung oleh PBF Cabang. Hal lain yang menjadi dasar
pengadaan barang, yaitu dilihat dari estimasi penjualan dari marketing. Bagian
marketing yang akan menyampaikan ke bagian logistik terkait obat yang akan
dijual. Ini juga berkaitan dengan stock yang ada digudang. Jika stock yang
digudang tidak ada, maka bagian logistik yang akan melakukan pengadaan
terhadap barang yang diminta.
Pengadaan barang dilakukan oleh petugas logistik ke pihak-pihak yang
telah disetujui oleh KFTD pusat sebagai pemasok yang sah dalam melakukan
pembelian, yaitu Principal Perusahaan Induk (PT. Kimia Farma Tbk.) yang
memasok Obat Generik Berlogo (OGB), Over The Counter Drugs (OTC), dan
narkotika-psikotropika, Principal Pihak III (Industri Farmasi atau PBF lain
yang telah bekerja sama dengan KFTD pusat) seperti Biofarma, dan Principal
Lokal(Industri Farmasi atau PBF lain yang telah bekerja sama dengan KFTD
Invoice dari principal pihak III dan Principal Lokal, meliputi nama barang,
jumlah barang, diskon, harga, nomor bets, expired date. Setelah sesuai, SKB
atau Surat Jalan ditandatangani oleh APJ, lalu pada sistem informasi dilakukan
entry data dan pada kartu stock barang dimasukkan berapa jumlah barang yang
bertambah. SKB atau Surat Jalan kemudian diterima supervisor Tata Usaha
untuk ditandatangani dan dijadikan sebagai hutang dagang.Untuk penerimaan
barang narkotika, psikotropika dan prekursor harus dilakukan oleh APJ, jika
APJ tidak dapat melakukan penerimaan maka dapat didelegasikan hanya
kepada Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK).Untuk barang selain napza, dapat
diterima oleh bagian gudang.
yang memerlukan penanganan khusus atau memiliki value yang relatif lebih
tinggi sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya pencurian barang.
Untuk obat yang rusak dan kadaluwarsa di KFTD cabang Pekanbaru
telah dilakukan pemisahan dan ditempatkan di area terpisah yang tidak
terkunci, namun memerlukan akses berupa tangga yang dapat diamati oleh
personil yang sedang mengemasi pesanan dan CCTV jika ada orang yang naik
ke area tersebut. Pemusnahan obat di cabang Pekanbaru pernah dilaksanakan
pada tahun sebelumnya.Pemusnahan obat disertai dengan berita acara
pemusnahan yang dibuat oleh APJdengan disaksikan oleh BPOM, Dinas
Kesehatan dan APJ. Pemusnahan dilakukandengan cara dibakar atau
diencerkan sesuai dengan sifat barang yang akan dimusnahkan kemudian
ditimbun di dalam tanah.
Selain itu, untuk menjaga kebersihan gudang, kegiatan pembersihan
juga dilakukan setiap harinya oleh staf di bagian gudang sesuai dengan standar
prosedur yang telah tersedia. Prosedur pembersihan minimal yang harus
dilakukan setiap hari adalah menyapu dan mengepel gudang
penyimpanan.Pembersihan ini dilakukan petugas gudang sesuai dengan hari
piketnya.
Faktur penjualan asli beserta copy yang telah ditandatangani dan diberi
stempel, diserahkan kepada Supervisor Logistik yang selanjutnya akan
dituliskan report, berupa total faktur yang tertulis pada bukuekspedisi
penjualan, faktur total barang yang terkirim dan faktur total barangyang tidak
terkirim. Kemudian, Supervisor Logistik memberikan faktur penjualan asli dan
faktur penjualan copy kepada petugas inkaso, sedangkan satu faktur penjualan
copy dan SP asli dimasukkan ke dalam arsip gudang.
Faktur penjualan asli, faktur penjualan copy dan surat tukar faktur yang
telah ditandatangani dan diberi stempel oleh pelanggan merupakan dokumen
yang sah untuk dilakukan penagihan kepada pelanggan. Pada penjualan barang
reguler, pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun non tunai (kredit)
dengan tenggang waktu atau jatuh tempo selama 30 hari, sedangkan untuk
penjualan produk narkotika dan psikotropika, pembayaran harus dilakukan
secaratunai atau cash on delivery (COD) pada saat barang dihantarkan. Namun,
untukpenjualan produk ke Rumah Sakit (RS), pembayaran dapat dilakukan
secara kredit dengan batas pembayaran maksimal 14 hari setelah pemesanan
karena proses dokumen di rumah sakit yang rumit.
4.11 Dokumentasi
Pengarsipan atau dokumentasi dilakukan sebagai antisipasi jika terjadi
hal yang tidak diinginkan di masa yang akan datang dan perlu penulusuran
seluruh aspek kegiatan. Pengarsipan dokumentasi yang dilakukan telah
memenuhi ketentuan CDOB karena sudah ada dokumentasi tertulis yang
berupa Standard Operating Procedure (SOP), kontrak, dan data, baik
berbentuk kertas dan elektronik pada kegiatan pembelian, penerimaan,
penyimpanan, penyaluran dan pelaporan. Seluruh dokumen, seperti laporan
keuangan, laporan penjualan, laporan pembelian dan lain-lain dicetak dan
ditandatangani oleh masing-masing petugas dengan persetujuan kepala cabang.
Berdasarkan dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut, maka kegiatan di
KFTD cabang Pekanbaru dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian utama,
yaitu kegiatan pembelian dan penyimpanan (Unit Logistik), kegiatan penjualan
dan pelayanan (Unit Penjualan), dan kegiatan penagihan serta pengarsipan
dokumentasi (Unit Tata Usaha).
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil Praktek Kerja Profesi Apoteker yang dilakukan di PT. Kimia
Farma Trading & Distribution Cabang Pekanbaru dari tanggal 29Januari –
23Februari 2018. Maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. PT. Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Pekanbaru merupakan
cabang dari perusahaan besar yang berpusat di Jakarta Pusat yang bergerak
di bidang distribusi obat-obatan, kosmetik dan alat-alat kesehatan lainnya.
2. PT. Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Pekanbaru telah
memiliki sertifikat CDOB serta telah menerapkan aspek-aspek CDOB.
3. Secara umum, semua kegiatan pengelolaan sediaan farmasi di PBF KFTD
Pekanbaru telah sesuai dengan pedoman CDOB.
4. Segala aktivitas pengelolaan sediaan farmasi di tanggung jawabkan pada
seorang Apoteker penanggungjawab, agar segala kegiatan dapat berjalan
lancar.
5.2 Saran
1. Sebaiknya KFTD cabang Pekanbaru menambah petugas gudang dan
hantaran agar proses penyiapan pesanan pelanggan lebih maksimal dan
penghantaran dapat dilakukan tepat waktu.
2. Sebaiknya tempat penyimpanan obat kadaluwarsa diperbaiki dan benar-
benar terpisah dengan obat lainnya.
3. Sebaiknya KFTD cabang pekanbaru lebih aktif untuk meminta SP kepada
pelanggan setiap ada orderan sesuai dengan standar CDOB.
DAFTAR PUSTAKA
Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012,Peraturan Kepala Badan Pengawas
Obat dan Makanan Republik Indonesia No. HK.03.1.34.11.12.7542
tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik,
Jakarta: Badan Pengawas Obat dan Makanan RI.
Depkes RI, 2014, Peraturan Menteri Kesehatan No.34 tahun 2014 tentang
Perubahan Atas Peraturan Mentri Kesehatan
No.1148/Menkes/PER/V/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi,
Departemen Kesehatan RI, Jakarta.
Permenkes RI. No. 918/MenKes/PER/X/1993.Ketentuan Pedagang Besar
Farmasi.
Kementerian Kesehatan RI, 2011a,Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi.
Kementerian Kesehatan RI, Jakarta.
Kementerian Kesehatan RI. (2011b). Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin
Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Nurjanah, 2012, Analisis Tingkat Perputaran Piutang Pada PT. Adira Finance
Makassar.Skripsi. Universitas Hasanuddin, Makassar.
Presiden RI, 2009, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 tentang
Pekerjaan Kefarmasian, Jakarta.
Lampiran 1. Denah Lokasi, Kantor dan Gudang PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru
Gambar 2. Denah Lokasi, Kantor dan Gudang PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru
Lampiran 3. (Lanjutan)
Lampiran 4. Sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) PT. Kimia
Farma Trading & Distribution Cabang Pekanbaru
Gambar 7. Sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) PT. Kimia
Farma Trading and Distribution Cabang Pekanbaru untuk Cold
Chain Product
Lampiran 5. Surat Pesanan Narkotika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading &
Distribution Cabang Pekanbaru
Gambar 8. Surat Pesanan Narkotika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading
Distribution Cabang Pekanbaru
Lampiran 6. Surat Pesanan Psikotropika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading
& Distribution Cabang Pekanbaru
Gambar 9. Surat Pesanan Psikotropika oleh APJ PT. Kimia Farma Trading
& Distribution Cabang Pekanbaru
Lampiran 10. Surat Pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas dan Obat
Keras dari Customer
Gambar 13. Surat Pesanan Obat Bebas, Obat Bebas Terbatas dan Obat Keras
dari Customer
Lampiran 25.(Lanjutan)