KEBIJAKAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL

BEE SHOP
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pengampu Merlyana Dwinda Yanthi, S.E., S.T., M.Si., Ak.

Disusun Oleh :
KELOMPOK 1
S1AK15A

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
SURABAYA
2017
Siklus Penjualan disusun oleh :

1. Novika Andriani (15080694007)

2. Ellsa Ainul Amalia (15080694033)
3. Dini Mauli Trisnadevy (15080694063)
Siklus Pembelian disusun oleh :

1. Nur Rahmad Alfin Mustaqim (15080694003)

2. Alifatun Nurlaili (15080694049)
3. Ismiati Ulfa (15080694079)
4. Anggun Al Araaf (15080694097)
Siklus Penggajian disusun oleh :

1. Indah Rahmawati (15080694009)

2. Hanif Alimwijaya (15080694017)
3. Dean Aghitna Utami (15080694023)
4. Siti Ulfa Sintiyah (15080694055)
5. Reza Oktariska Putri (15080694113)
Buku Besar disusun oleh:

1. Aifa Al-Yunani (15080694011)

2. Indria Saroh Ayuning Putri (15080694013)
3. Silka Asti Salamah (15080694021)
4. Dendy Alfa Sandy (15080694065)
5. Iftita Artanti Aditia (15080694089)
COMPANY PROFILE
Gambar I : Struktur Organisasi
 SIKLUS PENJUALAN

Kebijakan Siklus Penjualan

Penggolongan Pelanggan
Jenis pelanggan digolongkan menjadi 2 yaitu:
a. Member :
 Akan mendapat diskon sebesar 5% dari total pembelian tanpa minimal
pembelian.
 Potongan berlaku untuk pembelian secara tunai maupun kredit.
 Wajib membayar iuran member sebesar Rp 100.000 pertahun.
 Nama pelanggan menunjukkan nama toko dari pelanggan
b. Non member:
 Tidak mendapatkan potongan member.
 Tidak membayar iuran tahunan.
 Nama pelanggan menunjukkan nama toko dari pelanggan

Kebijakan order penjualan tunai :

1. Perusahaan menggunakan sistem FOB Shipping Point.
2. Sebelum barang keluar dari toko ada proses pengecekan ulang untuk mengetahui kondisi
fisik dari barang tersebut. Apabila ada yang cacat/rusak maka segera diganti dengan
barang lain.
3. Barang yang dibeli tidak dapat dikembalikan/ditukar kembali.
4. Bukti adanya penerimaan order pembeli yaitu dengan nota penjualan.
5. Setiap pembelian tunai mulai dari Rp 400.000 akan mendapat diskon sebesar Rp20.000
pada total akhir pembayaran untuk satu kali penerbitan bukti transaksi.
6. Dikenakan PPN keluaran sebesar 10% dari total pembelian oleh pelanggan.

Kebijakan order penjualan kredit:

1. Perusahaan menggunakan sistem FOB Shipping Point.
2. Sebelum barang keluar dari toko ada proses pengecekan ulang untuk mengetahui kondisi
fisik dari barang tersebut. Apabila ada yang cacat/rusak maka segera diganti dengan
barang lain.
3. Barang yang dibeli tidak dapat dikembalikan/ditukar kembali
4. Bukti adanya penerimaan order pembeli yaitu dengan faktur penjualan kredit.
5. Sebelum pemberian kredit, dilakukan uji kelayakan pemberian kredit. Apakah pembeli
layak mendapatkan kredit tersebut atau tidak. Uji tersebut dilihat berdasarkan karakter,
kemampuan, modal, jaminan, kondisi perekonomian.
6. Dikenakan PPN keluaran sebesar 10% dari total pembelian oleh pelanggan.

Kebijakan penagihan utang :

1. Ketika terjadi penagihan utang, akan dilihat berdasarkan faktur penjualan kredit saat
membeli barang.
2. Terdapat bunga saat pembelian kredit yaitu sebesar 2% dari total pembelian setelah
dikurangi dengan DP.
3. Jika pembeli tidak dapat membayar sampai tanggal jatuh tempo, maka dikenakan denda
2% untuk tiap angsuran dari sisa angsuran yang tidak dibayarkan

Kebijakan pembayaran barang tunai :

1. Jika pembayaran barang secara tunai, maka dapat dilakukan secara langsung dengan
datang ke toko (cash).

Kebijakan pembayaran kredit:

1. Syarat pembayaran 2/10, n/60 yang dapat dibayarkan 5 kali angsuran dalam jangka
waktu 2 bulan.
2. Jika pembayaran secara kredit, pembayaran angsuran dibayarkan melalui bank yang
telah bekerjasama dengan perusahaan.

Kebijakan pemberian kredit

1. Ketentuan tentang pemberian kredit yaitu DP 20% dari total total pembelian pelanggan.

2. Angsuran dapat dilakukan maksimal 5 kali angsuran dalam jangka waktu 2 bulan dengan
nominal yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Kebijakan Persediaan:
1. Ketika terjadi transaksi yang masuk, maka sistem akan mengupdate persediaan per
transaksi secara otomatis sehingga akan langsung mengurangi persediaan awal.
Aturan Pengkodean dalam Siklus Penjualan
FKJ0000 = Faktur penjualan
AG0000 = Slip angsuran
NT0000 = Nota penjualan
PM0000 = Angsuran member

Tahapan Siklus Penjualan

Prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai adalah:
1. Prosedur Order Penjualan
yaitu menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk
memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga produk ke fungsi kas dan untuk
memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan produk yang akan
diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas
yaitu pada prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli
dan memberikan tanda pembayaran (berupa kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan
tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan
produk yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang
yaitu pada prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan produk kepada pembeli.
4. Prosedur Pecatatan Harga Pokok Penjualan
yaitu pada prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan

Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah:

1. Prosedur Order Penjualan
yaitu menerima order dari pembeli tetapi sebelumnya dilakukan uji kelayakan kredit
terhadap pembeli. Setelah dirasa pembeli cocok untuk diberi kredit, maka pembeli
mulai melakukan transaksi .
2. Prosedur Penerimaan Kas
yaitu pada prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran dari pembeli atas DP dari
pembeli yaitu sebesar Rp 500.000 dan angsuran sebanyak 5 kali yang dibayarkan
melalui bank.
3. Prosedur Penyerahan Barang
yaitu pada prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan produk kepada pembeli.
 4. Prosedur Pecatatan Harga Pokok Penjualan
yaitu pada prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan

A. Fungsi dan Dokumen yang terkait dalam Penjualan

(a) Fungsi Penjualan
yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi
faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk
kepentingan pembayaran harga produk ke fungsi kas.
(b) Fungsi Kas
yaitu fungsi yang bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Dalam
struktur organisasi
(c) Fungsi Gudang
yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk menyiapkan produk yang dipesan oleh
pembeli, serta menyerahkan produk tersebut ke fungsi pengiriman.
(d) Fungsi Pengiriman
yaitu fungsi yang bertanggung jawab untuk membungkus produk dan menyerahkan
produk yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
(e) Fungsi Akuntansi
yaitu fungsi yang bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan
penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

Pengendalian Internal Perusahaan

Masalah yang sering dihadapi :
1. Kehilangan data dari pelanggan
2. Kesalahan memasukkan no.rekening pelanggan dalam hal pelanggan yang melakukan
pembelian secara kredit
3. Piutang pelanggan yang tidak dapat tertagih
4. Manipulasi data penerimaan kas oleh kasir

Pengendalian :

1. Melakukan backup data dari pelanggan

2. Mengisi data data pelanggan sebelum pelanggan dijadikan pelanggan toko Baby Shop
3. Memberikan batas kredit maksimal 5 kali angsuran dalam dua bulan
4. Adanya pemisahan tugas antara kasir penerimaan dan kasir pengeluaran
Gambar II : Flowchart Siklus Penjualan
 SIKLUS PEMBELIAN

Kebijakan Siklus Pembelian

1. Kebijakan Pembelian
a. Pembelian persediaan hanya dilakukan secara kredit melalui bank.
b. Pembelian persediaan hanya dilakukan dengan pihak supplier yang telah terdata di
database.
c. Setiap supplier dapat memenuhi 3 sampai 4 kode barang.
d. Pembelian persediaan dilakukan pada saat jumlah persediaan barang di gudang
mencapai atau kurang dari safety stock yaitu 30 % dari persediaan awal untuk setiap
item.
e. Kebijakan supplier yaitu :
1) Pesanan pembelian dapat diproses setelah 3-5 hari mengirim Surat Order
Pembelian ke supplier.
2) Membayar uang muka sebesar 40% dari total pembelian untuk pembelian barang
secara kredit.
3) Diskon pembelian barang untuk setiap item bergantung pada kebijakan supplier.
4) Pembelian barang dikenakan pajak sebesar 10% dari total pembelian bersih.
5) Setiap supplier menggunakan sistem destination point.
6) Barang yang rusak atau salah kirim dapat diretur ke supplier maksimal setelah 5,
7, atau 10 hari dari tanggal pengiriman (bergantung kebijakan dari supplier).
7) Setiap supplier menerapkan termin pembayaran utang yaitu 2/10, n/30 atau n/10,
n/30 (bergantung kebijakan dari supplier).
f. Perusahaan hanya akan menerima perbaikan retur barang dari supplier, dengan syarat,
jenis dan harga barang sesuai dengan yang tercantum dalam Surat Order Pembelian.
g. Perusahaan mengupdate persediaan (stock opname) setiap akhir bulan.
2. Kebijakan Pembayaran Utang
a. Periode pembayaran angsuran utang ditetapkan perusahaan selama 4 sampai 8 kali
cicilan dari tanggal transaksi berlaku juga syarat termin pembayaran dari masing-
masing supplier dengan jangka waktu pembayaran berdasarkan kesepakatan bersama.
b. Pembayaran angsuran utang dapat melalui bank BNI, BRI, BCA, dan Mandiri.
Pihak-Pihak yang Terkait dalam Siklus Pembelian
Dalam siklus pembelian,terdapat beberapa pihak yang terkait dengan sistem pembelian.
Pihak-pihak yang terkait tersebut yaitu :

1. Supplier
Bagian ini bertanggungjawab untuk memasok barang ke perusahaan, membuat faktur dan
surat perjanjian kredit, serta mengirim barang yang dipesan dengan surat jalan.
2. Departemen Pembelian
Bagian ini bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan
melakukan penawaran harga kepada supplier, menentukan supplier yang dipilih sesuai
kriteria yang diinginkan perusahaan serta mengeluarkan surat order pembelian untuk
dikirim kepada supplier yang telah dipilih. Departemen pembelian berhak melakukan retur
pembelian apabila barang rusak atau salah kirim selama kurun waktu yang telah ditentukan
dengan supplier.
3. Departemen Gudang (Bagian Penerimaan)
Bagian ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang diterima dari supplier untuk menentukan barang dapat diterima atau
tidak oleh perusahaan.
4. Departemen Gudang (Bagian Gudang)
Bagian ini bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
jumlah persediaan akhir yang ada di gudang dan bertugas untuk menyimpan barang yang
diterima dari departemen penerimaan.
5. Akuntansi
Bagian yang terkait dalam siklus pembelian adalah bagian pencatatan utang yang
bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar
dan bagian pencatatan persediaan yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
6. Supervisor
Bagian ini bertanggungjawab mengontrol kinerja staf bawahannya serta memberikan
otorisasi mengenai setiap kegiatan yang berhubungan dengan transaksi pembelian dari
departemen-departemen terkait.
7. Manager Pembelian
Bagian ini bertanggungjawab mengawasi kegiatan operasional perusahaan, membuat
kebijakan yang dapat meminimalkan biaya, serta menerima laporan dari transaksi
pembelian.
Dokumen-Dokumen yang Terkait dalam Siklus Pembelian

1. Surat Order Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh departemen pembelian sesuai dengan
pesanan bagian gudang untuk melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan
mutu yang sesuai dengan pesanan. Surat ini dikirimkan ke supplier, kemudian dibuat
salinan dan diberikan kepada departemen pembelian, departemen gudang bagian
penerimaan dan gudang, serta akuntansi sebagai arsip.
2. Faktur Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang berisi tentang transaksi pembelian yang dilakukan
perusahaan dengan supplier tertentu. Dokumen ini diarsipkan oleh departemen pembelian,
kemudian dibuat salinan dan diberikan kepada departemen gudang bagian penerimaan dan
gudang, serta akuntansi sebagai arsip.
3. Laporan Penerimaan Pembelian
Dokumen ini diisi oleh departemen penerimaan yang bertujuan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari supplier telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. Dokumen ini diarsipkan oleh
departemen gudang bagian penerimaan, kemudian dibuat salinan dan diberikan kepada
departemen pembelian, departemen gudang bagian gudang, dan akuntansi sebagai arsip.
4. Surat Retur Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian yang bertujuan untuk
mengembalikan barang yang rusak atau salah kirim kepada supplier. Dokumen ini
dikirimkan ke supplier, kemudian dibuat salinan dan diberikan kepada departemen
pembelian, departemen gudang bagian penerimaan dan gudang, serta akuntansi sebagai
arsip.
5. Surat Pelunasan Utang
Dokumen ini dibuat oleh departemen keuangan sebagai dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada supplier. Dokumen ini diarsipkan oleh departemen keuangan,
kemudian dibuat salinan dan diberikan kepada departemen akuntansi.

Sistem Pengendalian Internal

1. Pengendalian Organisasi
Sistem pengendalian ini dilakukan dengan memisahkan secara tegas fungsi dan
tanggugjawab dari setiap unit departemen di perusahaan. Misalnya :
 a) Fungsi pembelian dipisah dari fungsi penerimaan
Fungsi pembelian bertugas untuk mendapatkan supplier yang dipercaya memasok
barang. Sedangkan fungsi penerimaan bertugas untuk melakukan pengecekan barang
yang telah dikirim oleh supplier. Pemisahan seperti ini dapat mengurangi risiko
diterimanya barang yang tidak dipesan; spesifikasi, kuantitas, dan mutu yang tidak
sesuai pesanan; tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan pemesan.
b) Fungsi pembelian dipisah dari fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertugas untuk melakukan pencatatan utang dan persediaan barang.
Sedangkan fungsi pembelian menjamin ketelitian dan kerelevanan data
akuntansi/dokumen-dokumen dalam transaksi pembelian.
c) Fungsi penerimaan harus dipisahkan dari fungsi gudang
Fungsi penerimaan bertanggungjawab atas penerimaan barang yang diterima dari
pemasok. Sedangkan fungsi gudang bertugas untuk menyimpan barang yang telah
diterima. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kesalahan dalam transaksi pembelian
dengan pihak supplier.

2. Pengendalian Dokumen
Sistem pengendalian ini dilakukan dengan mendokumentasikan setiap dokumen yang
terkait siklus pembelian. Sistem ini bertujuan agar pencatatan transaksi dilakukan secara
relevan dengan dokumen-dokumen pendukung. Selain itu, juga dapat digunakan untuk
memeriksa dan menelusuri apabila terjadi kejadian yang menyimpang, untuk kemudian
diambil tindakan. Hal ini juga berkaitan dengan pengotorisasian dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan siklus pembelian diantaranya:

a) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atas sepengetahuan fungsi
gudang.
b) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
c) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
d) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan
surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari supplier.
e) Setiap dokumen harus bernomor urut dan dipertanggungjawabkan oleh masing-
masing fungsi yang bersangkutan.
f) Bukti kas keluar bersih dokumen pendukung dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas
setelah melakukan pembayaran kepada supplier.
3. Pengendalian Praktik Manajemen
Sistem pengendalian ini dilakukan denga tujuan untuk mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen yang telah ditetapkan. Pengendalian ini dapat dilakukan dengan menjalankan
praktek yang sehat dalam pelaksanaan dan fungsi masing-masing unit departemen.
Misalnya memberikan pelatihan karyawan sesuai dengan bidangnya, menginformasikan
tentang prosedur perusahaan secara jelas, mengkomunikasikan apabila terjadi perubahan
sistem, erta melakukan audit rutin pada siklus pembelian.
4. Pengendalian Akses
Sistem pengendalian ini dilakukan dengan tujuan untuk menjaga integritas dan keamanan
data, misalnya dengan memberikan password untuk memberikan batasan dalam
mengakses komputer sehingga meminimalisir hilang atau rusaknya data.
Gambar III : Flowchart Sistem Pembelian
 SIKLUS PENGGAJIAN

Aturan Pengkodean Karyawan

POSISI KODE DEPARTEMEN KODE

Staf 001 Penjualan PJ

Kasir Penerimaan 002 Pembelian PB
Kasir Pengeluaran 003 Keuangan KU
Supervisor 004 Akuntansi AK
Manajer 005 Gudang GU
Manajer Umun 006 SDM SD
Teknisi 007 Sistem SS

SHIFT KODE
09.00-15.00 SH001
15.00-21.00 SH002
09.00-21.00 SH003

Berdasarkan tabel diatas, dijelaskan mengenai tata cara pengkodean dalam sistem
siklus penggajian kami. Setiap jabatan dalam karyawan perusahaan memiliki kode tersendiri,
contoh untuk staf kodenya adalah 001 yang nantinya akan digabungkan dengan kode khusus
untuk masing-masing departemen. Dalam perusahaan kami, terdapat dua pegawai yaitu tetap
dan kontrak yang nantinya akan dicantumkan dengan huruf “T” untuk tetap dan “K” untuk
kontrak dibelakang kode karyawan.

Berikut adalah contoh penulisan kode karyawan :

1. Staf Pembelian (Tetap)

PB001.00001T

a. PB merupakan kode untuk departemen pembelian

b. 001 merupakan kode untuk jabatan staf
c. 00001 merupakan nomor urut karyawan
d. T merupakan kode khusus yang menjelaskan tentang status pegawai tetap
 2. Kasir Penerimaan Penjualan (Kontrak)

PJ002.10002K

a. PJ merupakan kode untuk departemen penjualan

b. 002 merupakan kode untuk jabatan kasir penerimaan
c. 10002 merupakan nomor urut karyawan
d. K merupakan kode khusus yang menjelaskan tentang status pegawai kontrak

Daftar Gaji Karyawan

POSISI TETAP KONTRAK

Staf Rp. 3250.000,00 Rp. 3000.000,00
Kasir Penerimaan Rp. 3250.000,00 Rp. 3000.000,00
Kasir Pengeluaran Rp. 3250.000,00 Rp. 3000.000,00
Supervisor Rp. 4000.000,00
Manajer Rp 4500.000,00
Manajer Umun Rp 5000.000,00
Teknisi Rp 3250.000,00 Rp. 3000.000,00

a. Tunjangan jabatan sebesar Rp.100.000,00 per bulan untuk staf dan kasir baik
penerimaan maupun pengeluaran (tetap dan kontrak)

b. Tunjangan jabatan untuk supervisor dan manajer sebesar Rp. 200.000,00 per bulan

c. Gaji yang terdapat di atas termasuk dengan uang makan

d. Karyawan kontrak ialah karyawan yang bekerja kurang dari 2 tahun berdasarkan surat
perjanjian, dan dapat diperpanjang sesuai keputusan perusahaan

Tugas-Tugas Karyawan

1. Tugas Staf
a. Bagian Penjualan yaitu untuk melayani, mendaftarkan, dan membuatkan nota
penjualan pada pelanggan.
 b. Bagian Pembelian yaitu melakukan proses pembelian barang agar tersedianya barang
sesuai dengan permintaan kebutuhan setiap departemen, agar operasional perusahaan
dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
c. Bagian Gudang yaitu membantu kepala gudang dalam pengecekan stok barang
2. Tugas Kasir Penerimaan
a. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran.
b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi.
c. Membantu pelanggan dalam memberikan informasi mengenai suatu produk.
d. Melakukan pengecekan atas jumlah barang pada saat penerimaan barang.
e. Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan.
3. Tugas Kasir Pengeluaran
a. Mengeluarkan biaya untuk proses operasional dan non-operasional dengan persetujuan
pihak yang berwenang
4. Tugas Supervisor
a. Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan diatasnya kepada seluruh
bawahan dan grupnya.
b. Mengatur kelompok kerja pada grup yang dipegangnya.
c. Memberikan tugas subordinetenya
5. Tugas Manajer
a. Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi, dan melakukan
pelatihan karyawan, mejaga lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan tertib.
b. Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi, perencanaan,
monitoring, dan menilai hasil pekerjaan
6. Tugas Akuntansi
a. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh pihak internal maupun eksternal.
b. Mencatat segala transaksi yang dilakukan perusahaan
c. Membuat berbagai laporan baik bulanan maupun tahunan
7. Tugas Manajer Umum
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya
b. Mengelola operasional harian perusahaan
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan menganalisis semua
aktivitas bisnis perusahaan
d. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan maksimal
8. Tugas Teknisi Departemen Sistem
 a. Memastikan bahwa sistem yang digunakan dapat bekerja dengan baik
b. Pusat pengendali sistem yang ada dalam perusahaan
c. Melakukan pengecekan setiap hari dan melakukan perbaikan terhadap sistem jika
terjadi kendala.

Kebijakan Presensi Karyawan

1. Karyawan wajib datang pukul 08.30 WIB, 30 menit sebelum toko dibuka untuk kode
shift : SH001 dan SH002. sedangkan untuk karyawan SH002 wajib datang pukul 14.30
WIB, 30 menit sebelum jama pergantian dimulai.
2. Karyawan hanya dapat melakukan presensi sampai pukuk 09.00 WIB untuk SH001dan
SH003, sedangkan untuk karyawan dengan SH002 dapat melakukan absen hanya
sampai pukul 15.00 WIB.
3. Apabila karyawan berhalangan hadir, maka karyawan harus menghubungi supervisor
departemen Administrasi dan SDM. Dan ketika masuk, diwajibkan membawa surat
dokter untuk yang sakit dan surat keterangan ijin.
4. Karyawan mendapatkan jatah cuti sebanyak 5 hari per 6 bulan.
5. Karyawan shift SH001: istirahat pukul 12.00-13.00 bergantian, sedangkan karyawan
shift SH002 dapat beistirahat pukul 18.00 – 19.00 secara bergantian.

Kebijakan Gaji Karyawan

1. Lembur dihitung per jam, sebesar Rp15.000,00 per jam, include uang makan. Maksimal
jam lembur adalah 1 jam. Kriteria lembur :
 Apabila toko sedang dalam keadaan ramai yang tidak memungkinkan untuk
diatasi oleh karyawan yang ada.
 Apabila deadline pengumpulan laporan atau proyek secara tiba-tiba dimajukan
oleh pimpinan sehingga mengharuskan karyawan untuk melakukan lembur
untuk menyelesaikan laporan maupun proyek yang ada.
2. Gaji bersih ditransfer melalui bank Mandiri setiap tanggal 1 awal bulan dengan akun
yang terpisah.
3. Tunjangan hari raya diberikan h-7 sebelum lebaran sebesar setengah dari gaji pokok
ditambah bingkisan parsel untuk setiap karyawan.
4. Karyawan dikenakan PPH Pasal 21 yang dibayar setiap bulannnya
5. Asuransi ketenagakerjaan dikenakan sebesar 2% dari gaji pokok per bulan
 6. Apabila karyawan memiliki utang maka nilai angsurannya dapat dikurangkan dari gaji
bersih. Dan nominal utang maksimal 50% dari gaji bersih. Utang hanya dapat diangsur
sebanyak 3 kali selama 3 bulan.
7. Bagi karyawan yang datang terlambat dari jam yang telah ditentukan maka akan
dikenakan sanksi berupa pemotongan gaji sebesar Rp. 5000,00 per telat. Apabila tanpa
seizin dari pimpinan
8. Apabila terjadi kehilangan barang dagangan di Gudang maka akan menjadi
tanggungjawab seluruh karyawan bagian Gudang, sedangkan apabila terjadi di dalam
toko maka akan menjadin tanggungjawab seluruh karyawan bagian penjualan
9. Jika karyawan pulang cepat maka akan dikurangi Rp15.000 per pulang.

Prosedur Surat Peringatan (SP)

1. Apabila karyawan melanggar atau bolos kerja sebanyak 3 kali dalam sebulan akan
mendapatkan teguran dari supervisor divisi masing-masing
2. Apabila karyawan melanggar atau bolos sebanyak 5 kali dalam waktu sebulan akan
mendapatkan SP 1
3. Apabila karyawan melanggar atau bolos kerja sebanyak 10 kali dalam 2 bulan akan
mendapatkan SP 2, dan apabila masih dilanggar akan ditindak lanjuti dengan surat
PHK.
Ancaman dan Pengendalian Internal

Aktivitas Ancaman Pengendalian Internal

Masalah a. Data induk yang tidak akurat
umum dalam dan valid akan meyebabkan
siklus kesalahan pada pembayaran
penggajian gaji karyawan,
ketidakefisiensian penugasan
karyawan, dan penentuan
jumlah karyawan.
b. Kehialangan data induk
c. Memperkerjakan pegawai
yang tidak berkualifikasi
a. Pembatasan akses pada data induk dan
mengatur sistem, sehingga hanya
karyawan yang memiliki otorisasi
yang dapat membuat perubahan
b. Backup data setiap saat
c. Prosedur perekrutan yang baik, dan
menyelidiki latar belakang kriminal
pelamar pekerjaan.
Memperbarui a. Perubahan-perubahan yang a. Pengendalian akses dan pemisahan
data induk tak terotorisasi terhadap data tugas antara departemen SDM yang
penggajian induk penggajian memperbarui data induk, dengan
b. Pembaruan yang tidak akurat departemen Keuangan yang
atas data induk penggajian membayar gaji.
b. Pemeriksaan teratur atas seluruh
perubahan terhadap data penggajian
induk.

Memvalidasi a. Data dan waktu kehadiran yang a. Rekonsiliasi jam kerja

data waktu tidak akurat b. Pemeriksaan pengawasan oleh
kehadiran supervisor
c. Menggunakan sistem CheckLock
yang terhubung dengan sistem
presensi karyawan
Pembayaran a. Gaji belum diterima pada saat a. Departemen Keuangan menyiapkan
Gaji tanggal yang telah disepakati gaji tiga hari sebelum tanggal gajian
dan kemudian mengirimkannya ke
Bank terkait.
b. Verifikasi seluruh identitas karyawan
yang telah menerima cek penggajian.
c. Menggunakan akun rekening bank
yang berbeda untuk pengiriman gaji
karyawan
Pengkodean a. Adanya kode karyawan yang a. Membuat kode karyawan yang
karyawan sama yang dapat menyebabkan merupakan kombinasi dari inisial
penggandaan kode departemen, posisi jabatan, karyawan
keberapa dalam departemennya, dan
status karyawan (Tetap atau Kontrak)
Gambar IV : Flowchart Sistem Penggajian
 BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Kebijakan Buku Besar :

Setiap transaksi yang terjadi baik tunai maupun kredit, harus memberikan salinan ke
bagian akuntansi untuk dilakukan penjurnalan. Jurnal yang digunakan adalah jurnal
khusus yang terdiri dari jurnal pembelian, penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal
pengeluaran kas, dan jurnal umum.
Jurnal yang digunakan dalam mencatat retur pembelian, retur penjualan, penyusutan
dan amortisasi adalah jurnal umum, Menggunakan metode garis lurus.
 Jurnal yang digunakan dalam mencatat pembelian kredit adalah jurnal
pembelian.
 Jurnal yang digunakan dalam mencatat penjualan kredit adalah jurnal penjualan.
 Jurnal yang digunakan dalam mencatat transaksi yang berkaitan dengan
pengeluaran kas adalah jurnal pengeluaran kas.
 Jurnal yang digunakan dalam mencatat transaksi yang berkaitan dengan
pemasukan kas adalah jurnal penerimaan kas.
Setiap hari Bagian kasir harus menyerahkan salinan bukti transaksi dan rekapitulasi
pendapatan harian pada bagian Akuntansi yang dicatat sebagai “Pendapatan”
Setiap terjadi transaksi Salinan bukti transaksi rekening listrik, air, maupun telepon
akan dicatat sebagai beban dan diserahkan pada bagian Akuntansi.
Dasar dalam pembuatan semua jurnal adalah faktur atau bukti transaksi, tanpa adanya
faktur atau bukti transaksi, maka transaksi tidak dapat diinput dalam jurnal.
1. Pengotorisasian untuk setiap transaksi dilakukan oleh Manajer Keuangan .
Transaksi penjualan kredit akan secara otomatis terinput pada jurnal penjualan,
sedangkan transaksi pembelian akan secara otomatis terinput pada jurnal pembelian
Semua transaksi yang ada pada jurnal secara otomatis akan terinput ke dalam buku
besar setiap akun dan akan di rekap untuk setiap bulannya
2. Penyusutan alat-alat kantor maupun Revaluasi bangunan akan akan dicatat setiap
periode dengan menggunakan metode garis lurus.
3. Metode dalam pencatatan persediaan dilakukan secara Perpetual
4. Sistem pencatatan pada buku besar dilakukan secara Real Time

Cara Kerja Sistem pada Buku Besar:

 Cara kerja sistem Buku Besar yaitu Setiap terdapat transaksi maka setiap dari devisi
perlu memberikan bukti salinannya kepada bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan.
Apabila tidak ada ada bukti transaksi maka tidak dapat dijurnal. Untuk transaksi pembelian
dan penjualan akan terecord secara otomatis dalam system buku besar. Sementara untuk
penerimaan dan pengeluaran kas dilakukan secara manual melalui form. Hal ini dilakukan
untuk mencegah kesalahan penghitungan dalam penerimaan dan pengeluaran kas secara
tunai.

Untuk mengetahui keseimbangan pada akun debet dan kredit perlu juga untuk membuat
Neraca Saldo. Sementara, untuk melakukan rekapitulasi Buku Besar dilakukan setiap akhir
periode. Setelah itu, dibuat laporan/report sesuai dengan kebutuhan masing-masing
pengguna. Baik untuk pihak internal maupun eksternal yang membutuhkan laporan
keuangan tersebut.

Ancaman dan Sistem Pengendalian Internal yang terdapat pada Sistem Buku Besar
Aktivitas Ancaman pada Sistem Pengendalian pada Sistem
Data induk buku besar  Kehilangan data pada  Melakukan backup data
sistem diakibatkan virus dan prosedur pemulihan
data setiap hari.

Masalah umum dalam  Kesalahan dalam input  Perusahaan dapat

pencatatan Akuntansi
data dan pencatatan
yang disebabkan oleh
human error.
melakukan pengecekan
secara berkala terhadap
Report dari buku besar
dengan faktur yang
sudah ada melalui
nomor buktinya.

 Kesalahan dalam input  Melakukan prosedur

data dan pencatatan perekrutan yang baik,
yang disebabkan oleh sehingga dapat
kurangnya kompetensi menghasilkan pegawai
pegawai yang sesuai kualifikasi

Input data pada form Pada form jurnal Penginputan jurnal

buku besar tidak dilengkapi kode hanya bisa dilakukan
karyawan sehingga oleh staf bagian
akan menyulitkan akuntansi melalui
untuk melacak penugasan secara
siapakah yang telah resmi oleh perusahaan
menginput transaksi sehingga tidak semua
Dan menyebabkan pegawai dapat
manipulasi data. menginput transaksi.
Input dan Akses data  Input data dapat  Pembatasan input data
buku besar dilakukan oleh orang melalui system yang
yang tidak berwenang. terotomatisasi serta
form buku besar.

Akses data dapat Pembatasan akses

dilakukan oleh pada informasi data
sembarang orang. Buku Besar secara
Orang yang tidak keseluruhan. Dengan
berhak mengakses menggunakan
dapat mengakses password dan
informasi buku besar username sebagai
secara leluasa. pengendalian
internal.
Otorisasi Buku Besar  Terjadinya kecurangan  Otorisasi dilakukan
maupun manipulasi data oleh Manajer Keuangan
karena tidak adanya perusahaan terhadap
otorisasi. laporan yang telah
dibuat oleh devisi
akuntansi secara
berkala.

Rekonsiliasi dengan  Kesalahan pencatatan  Melakukan Rekonsiliasi

pihak bank antara pihak akuntansi dengan pihak bank
dengan pihak bank setiap akhir periode
Buku Besar.
Gambar V : Flowchart Buku Besar dan Pelaporan