MAKALAH

ALIR DOKUMEN SISTEM PENJUALAN KREDIT

UD. TSAMARA

Nama Anggota :

1. Henry Adam Setyawan (17 621 039)

2. Muhammad Rifqi Afdal Arnalda (17 621 026)
3. Natalia (17 621 045)
4. Rheva Ramadhani (17 621 051)
5. Nelsa Rombe (17 621 066)
6. Rina Juliana (17 621 073)
Kelas :

4B D3 Akuntansi

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI

POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA
2019
 MAKALAH
ALIR DOKUMEN SISTEM PENJUALAN KREDIT
KELOMPOK 3

Nama Anggota :

1. Henry Adam Setyawan (17 621 039) (SPI, Bag. Piutang )

2. Muhammad Rifqi Afdal Arnalda (17 621 026) (Bag. Penjualan, bag. Kredit )
3. Natalia (17 621 045) (Bag. Penagihan, bag. Jurnal )
4. Rheva Ramadhani (17 621 051) (Bag. Gudang )
5. Nelsa Rombe (17 621 066) (Bag. Pengiriman )
6. Rina Juliana (17 621 073) (Bag. Kartu Persediaan )
Kelas :

4B D3 Akuntansi
 Daftar kesalahan :
1. Sistem penjualan tunai dan kredit digabung. Dimana seharusnya kedua sistem tersebut dipisah karena prosedur-
prosedur yang terdapat di dalamnya berbeda.

2. Persetujuan penjualan kredit dilakukan oleh bagian penjualan, hal ini tidak diperkenankan karena seharusnya
yang berwenang melakukan persetujuan atau otorisasi terhadap penjualan kredit yaitu bagian kredit. Bagian
kredit memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan
pelanggan. Jika bagian kredit menyatakan bahwa pelanggan tersebut memiliki kemampuan dalam keuangannya,
maka bagian kredit akan memberikan persetujuan dan otorisasi kepada pelanggan tersebut. Persetujuan
penjualan kredit tidak boleh dilakukan oleh bagian penjualan karena bisa saja untuk menaikkan penjualan,
bagian penjualan menerima semua pelanggan tanpa tahu bahwa pelanggan tersebut nantinya sanggup
membayar atau tidak.

3. Bagian penjualan hanya mencatat pesanan pelanggan dalam memo. Hal ini dapat menimbulkan kelalaian
bahkan kecurangan, seperti bisa saja memo tersebut tercecer atau hilang sehingga bagian penjualan kehilangan
informasi mengenai pesanan pelanggan. Untuk itu bagian penjualan harus terlebih dahulu membuat Surat Order
Pengiriman sebanyak 8 lembar yang nantinya SOP lembar pertama akan diserahkan ke bagian kredit; lembar 2,
3, dan 4 diserahkan ke bagian pengiriman; lembar 5 diserahkan ke bagian piutang, lembar 6 diserahkan ke
bagian jurnal; lembar 7 diserahkan ke bagian piutang agar pesanan pelanggan bisa segera diproses. Kemudian
SOP lembar 7 diserahkan ke pelanggan dan lembar 8 diarsip permanen berdasarkan nomor.

4. Bagian gudang menempel SOP lembar 3 pada pembungkus barang serta meminta tanda tangan pelanggan, hal-
hal tersebut merupakan wewenang bagian pengiriman yang tidak dilakukan oleh bagian gudang.

5. Bagian gudang melakukan pengiriman barang. Hal ini tidak seharusnya dilakukan oleh bagian gudang karena
yang memiliki wewenang untuk mengirim barang kepada pelanggan adalah bagian pengiriman.

6. Bagian akuntansi hanya melakukan pencatatan pada jurnal penjualan dimana seharusnya bagian akuntansi juga
harus melakukan pencatatan pada kartu piutang untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang dan juga
bagian akuntansi harus mencatat pada kartu persediaan untuk mencatat barang yang keluar serta saldo
persediaan.

7. Pada bagian akuntansi SOP lembar 4 diarsip sementara berdasarkan tanggal dimana seharusnya SOP tersebut
diarsip berdasarkan nomor.
 Narasi Sistem Penjualan Kredit
1. Bagian Penjualan
a. Mengisi order dari pelanggan di Surat Order (SO) sebanyak 2 rangkap
b. SO 1 dan SO 2 diserahkan ke bagian Kredit untuk meminta Otorisasi
c. Berdasarkan SO 1, menerbitkan Surat Order Penjualan (SOPj) sebanyak 8 rangkap
d. SOPj 1 diserahkan ke bagian gudang
e. SOPj 2, 3, 4 diserahkan ke bagian pengiriman
f. SOPj 5 diserahkan ke bagian piutang
g. SOPj 6 diserahkan ke bagian jurnal
h. SOPj 7 diserahkan ke bagian kartu persediaan
i. SOPj 8 diarsip permanen berdasarkan nomor
j. SO 1 diarsip permanen berdasarkan Abjad

2. Bagian Kredit
a. Menerima SO 1 dan SO 2 dari bagian penjualan
b. Meminta otorisasi atas SO 1 dan SO 2 kepada atasan
c. SO 1 diserahkan kembali ke bagian penjualan
d. SO 2 diarsip permanen berdasarkan Abjad

3. Bagian Gudang
a. Menerima SOPj 1 dari bagian Gudang
b. Atas dasar SOPj 1, mengeluarkan dan menyiapkan barang yang dipesan
c. Menyerahkan barang
d. Atas dasar SOPj 1, mencatat mutasi barang keluar pada kartu gudang
e. SOPj 1 bersama barang diserahkan ke bagian Pengiriman

4. Bagian Pengirimanan
a. Membandingkan SOPj 1 dengan SOPj 2
b. Atas dasar SOPj 2, melakukan pemeriksaan barang
c. Meminta tanda tangan dan cap telah dikirim atas SOPj 1, 2, 3 dan 4 ke PAU
d. menempelkan SOPj 4 di Barang sebagai Slip Pembungkus
e. menyerahkan barang kepada PAU untuk dikirim
f. SOPj 1 diserahkan ke bagian Penjualan
g. SOPj 2 diserahkan ke bagian penagihan
h. SOPj 3 bersama barang diserahkan ke PAU
i. Bagian Penjualan
i. SOPj 1 diarsip permanen berdasarkan tanggal

5. Bagian Penagihan
a. Atas dasar SOPj 2 yang telah selesai, menerbitkan Faktur Penjualan (FA) 5 Rangkap
b. FA 1 diserahkan ke konsumen pada saat jatuh tempo
c. FA 2 diserahkan ke bagian Piutang
d. FA 3 diserahkan ke bagian jurnal
 e. FA 4 diserahkan ke bagian Kartu Persediaan
f. FA 5 diserahkan ke Salesman
g. SOPj 2 diarsip permanen berdasarkan nomor

6. Bagian Piutang
a. Atas dasar FA 2 dan SOPj 5, mencatat pada kartu piutang
b. FA 2 dan SOPj 5 diarsip permanen berdasarkan nomor.

7. Bagian Kartu Persediaan

a. Atas dasar FA 4 dan SOPj 7, mencatat pada kartu persediaan
b. Atas dasar kartu Persediaan, menerbitkan RHPP secara periodic
c. FA 4, SOPj 7 dan RHPP diarsip permanen berdasarkan nomor.

8. Bagian Jurnal
a. Atas dasar FA 3 dan SOPj 6, mencatat pada Jurnal Penjualan.
b. FA 3 dan SOPj 6 diarsip permanen berdasarkan nomor.
c. Selesai !
 Fungsi yang terkait:
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit UD. Tsamara
a. Fungsi Kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan yang dipilih. Dalam
memilih pelanggan yang berhak diberikan kredit fungsi kredit bertanggung jawba menyeleksi pelanggan
tersebut dan mencari informasi apakah pelanggan pelanggan tersebut kredible untuk diberikan kredit.
Sehingga meminimalisir kemungkinan tidak tertagihnya piutang terhadap pelanggan tersebut.

b. Fungsi Penjualan, Dalam sistem penjualan kredit , fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima orderan,
menerbitkan surat order dari pembeli dan menerbitkan SOPj sebanyak 8 rangkap

c. Fungsi Gudang, fungsi gudang bertanggung jawab menyediakan dan menyiapkan barang yang diperlukan
oleh penjualan untuk dikirim ke pelanggan.

d. Fungsi Pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam SOPj yang diterima dari bagian penjualan dan gudang.

e. Fungsi Akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi piutang pada kartu piutang,
mencatat transaksi penjualan kredit ke jurnal penjualan, dan mencatat kartu persediaan.

f. Fungsi Penagihan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerbitkan faktur secara periodik kepada
pelanggan.

 Dokumen dan Catatan yang digunakan

Dokumen :
- Surat Order Penjualan (SOPj)
Dokumen ini berisi daftar dan kuantitas barang yang dipesan oleh pelanggan atas dasar
Surat Order.
- Surat Order(SO)
Dokumen yang diajukan untuk melakukan pemesanan kepada Bagian Penjualan.
- FAKTUR
Dokumen yang diterbitkan untuk memberitahu bawah pesanan telah dikirim berisi
tentang harga jual dan quantitas barang.
- SURAT TAGIHAN
Dokumen yang dikirm kepelanggan untuk menagih faktur yang talah diterima pelanggan
ketika jatuh tempo.
- REKAPITULASI HARGA PENJUALAN
Dokumen yang berisi perhitungan harga pokok barang-barang yang telah terjual pada
periode tertentu.
 Catatan :
- Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
- Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang
perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
- Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis
persediaan perusahaan.
- Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik
barang yang disimpan di gudang.

 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem

1. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada
surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat SOPj dan mengirimkanya kepada berbagai fungsi
yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi kredit memberikan otorisasi kredit atas dasar SO untuk memeriksa dalam status kredit
pelanggan.
3. Prosedur pengeluaran barang
Dalam prosedur ini, bagian gudang mengeluarkan dan menyiapkan barang yang dipesan berdasarkan SOPj yang
dikirim oleh bagian penjualan, dan menyerahkan barang beserta SOPj kebagian pengiriman dan mencatat
pengeluaran barang pada kartu gudang.
4. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini bagian fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk memeriksa barang dan menotorisasi
dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah terkirim” dan menempelkan SOPj pada barang.
5. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerbitkan faktur 6 rangkap atas dasar SOPj dari bagian pengiriman
diserahkan ke konsumen, bagian piutang, bagian jurnal, bagian kartu persediaan dana selesman dan juga diarsip
permanen berdasarkan nomor.
6. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini bagian piutang mencatat piutang pada kartu piutang atas dasar faktur dan SOPj
7. Prosedur Pencatatan Kartu Persediaan
Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan mencatat jumlah barang yang keluar pada kartu persediaan
berdasarkan faktur SOPj.
 Sistem Pengendalian Intern (SPI)
1. Bagian Kredit – Penjualan
Bagian kredit mengawasi bagian penjualan atas dasar SO dalam hal mengetahui apakah calon pembeli
yang bersangkutan memiliki penanganan khusus atau tidak contohnya dalam hal status kredit pembeli

2. Bagian Gudang – Kartu Persediaan

Bagian Gudang mengawasi bagian kartu persediaan atas dasar kartu Gudang dalam hal ketelitian dari
kartu persediaan. Bagian Gudang melakukan rekonsialisasi mutase barang antara kartu Gudang dan kartu
persediaan sehingga apabila bagian persediaan melakukan kesalahan pencatatan pada kartu persediaan
maka bagian Gudang dapat mengetahui dan segera menangani kesalahan tersebut.

3. Bagian Penjualan - Bagian Jurnal

Bagian penjualan mengawasi bagian jurnal atas dasar SOPj 1 dalam hal ketepatan dan ketelitian
pencatatan pada jurnal penjualan, meliputi tanggal penjualan,jumlah nominal harga penjualan.

4. Bagian Penagihan – Bagian Piutang

Bagian penagihan mengawasi bagian piutang atas dasar faktur yang diterbitkan dalam hal ketelitian dan
ketepatan dalam pencatatan pada kartu piutang meliputi debitur,tanggal kronologis dan nominal
bertambahnya piutang.

5. Bagian Penjualan – Bagian Pengiriman

Bagian penjualan mengawasi bagian pengiriman atas dasar SOPj 8 dalam hal ketepatan waktu bagian
pengiriman dalam mengirimkan barang-barang kepada pembeli/konsumen.Apabila bagian pengiriman
tidak mengirimkan barang-barang tersebut tepat waktu maka bagian penjualan dengan mudah
mengetahui bahwa barang tersebut tidak terkirim tepat waktu.