A.

PROSES BISNIS PROKUREMEN

Prokuremen merupakan proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Langkah umum dalam proses prokuremer adalah:
 Menetukan kebutuhan
 Memilih sumber daya
 Permintaan untuk quotation
 Memilih pemasok
 Menerbitkan pesanan pembelian
 Penerimaan barang
 Verifikasi faktur
 Pembayaran kepada pemasok

Proses Bisnis Prokuremen

Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses

sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen.
SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3
menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran
dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sifat total terintegrasi sistem
mampu mengurangi kesalahan dan kecepatan proses bisnis.
Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara
pnline dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini juga
dapat dicetak dan ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada
R/3 terdiri dari:
 Permintaan pembelian

1
  Permintaan untuk quotation
 Quotation
 Pesanan pembelian
 Perjanjian ringkas
 Kontrak
 Perjanjian penjadwalan
 Pencatatan informasi pembelian
Dokumen-dokumen akan didiskusikan satu per satu ketika membahas prokuremen.
Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Kode ini
menentukan field yang ditampilkan pada layar monitor dan mengendalikan kisaran
nomer-nomer unik yang ditentukan untuk dokumen tertentu. R/3 dapat menyalin semua
informasi yang relevan dari dokumen yang ada sehingga proses pembuatan dokumen
menjadi cepat dan kesalahan pun berkurang.
1. Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta
sesuatu pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara
manual. Dokumen ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials
requirements planning). Sistem MRP dapat melaksanakan analisis secara canggih
untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item
dan proses produksi suatu perusahaan. Permintaan pembelian mempunyai field input
yang mengindikasikan bagaimana dokumen tersebut dibuat, manual atau otomatis.
Nomor penelusuran permintaan merupakan input ketika sejumlah besar permintaan
diterbutkan untuk kebutuhan yang sama. Permintaan pembelian diproses baris demi
baris sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah.
Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan, secara elektronik ke
supervisor untuk disetujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa
permintaan pembelian dalam batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam
permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke orang yang tepat untuk disetujui.
2. Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber
penyedia untuk permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak
dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada R/3

2
 memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka
permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.
R/3 mendukung proses pemilihan dengan berbagai cara. R/3 mengelola daftar
sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui. R/3 juga dapat memilih
pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan
rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.
3. Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan
dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk
quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa
yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim
ke pemasok yang akan dipakai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran
untuk suplai produk atau jasa. Permintaan untuk quotation mungkin juga dikirimkan
dalam bentuk dokumen kertas, seperti fax, atau secara elektronik seperti EDI
(Electronic data interchange). Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation
adalah satu atau banyak dokumen quotation yang akan dimasukan ke dalam R/3.
Pemasok potensial memberi harga dan jangka waktu yang dimasukkan dalam
dokumen quotation. Dokumen quotation digunakan untuk memilih pemasok.
4. Memilih pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang
telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas
untuk permintaan. R/3 akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk
penawaran yang diterima.
Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. R/3
menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi
dalam proses bisnis prokuremen. R/3 dapat menampilkan analisis pemasok diurutkan
total ranking atau diurutkan dan diranking dengan kriteria khusus. Quote dapat
disimpan untuk refrensi masa depan dalam catatan informasi pembelian.
5. Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengonfirmasi
barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu
pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi
dokumen yang ada. Pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti
fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI.
3
 Merupakan hal yang biasa bagi perusahaan untu melakukan konfigurasi sistem
untuk menerbitkan pesanan pembelian secara otomatis untuk permintaan pembeliaan
yang sesuai dengan kriteria.
R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar
diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian subkontrak
diterbitkan ketika pemasok harus menerima suku cadang (seperti subrakitan) untuk
memproduksi produk akhir yang akan dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian
subkontrak menentukan produk akhir dan juga suku cadang yang harus diperoleh
pemasok. Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk barang yang ditangani
dalam konsinyasi. Pesanan pembelian pihak ketiga diterbitkan ketiga barang atau jasa
akan dikirimkan kepada pihak ketiga. Dan terakhir, pesanan pembelian transportasi
persediaan, diterbitkan untuk memulai perpindahan barang antarpabrik di dalam
perusahaan.
Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka panjang
dengan pemasok. Ada dua tipe perjanjian ringkas: kontrak dan perjanjian
penjadwalan (scheduling agreement). Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana
pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu. Perjanjian
penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan harga item. Perjanjian
penjadwalan mempunyai item baris. Penjadwalan pengiriman terus-menerus dibuat
untuk setiap perjanjian penjadwalan item baris, yakni dengan membuat nomer
penjadwalan waktu individual yang dikirimkan ke pemasok dalam dokumen
penerbitan perjanjian penjadwalan.
6. Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang
disiapkan dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen
penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa
memerhatikan sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item
dikirim dari sumber in-house dan ketika ada transfer inventori yang memindahkan
sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain.
Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau
tidak diterima pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku
cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat. R/3 memonitor
pengiriman dan pelaporan ketika pesanan telah dipenuhi dan hampir selesai. Ini

4
 dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran untuk barang hanya terjadi jika
barang telah diterima.
Setelah barang yang diterima diposting, R/3 membuat dokumen persediaan
yang mendokumentasikan dampak piutang dagang persediaan. Juga akan dibuat
dokumen akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku besar.
7. Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang
dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisni ini dikenal dengan nama
verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi.
R/3 memiliki komponen verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab
terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur. Verifikasi faktur menghubungkan
manajemen material dengan prokuremen dengan modul R/3 lainnya seperti akuntansi
keuangan dan pengendalian.
Nomer pesanan pembelian dimasukkan bersama-sama dengan rincian faktur
yang lain. R/3 menyalin informasi dari dokumen pesanan pembelian ke dalam
dokumen verifikasi faktur. R/3 juga harus memasukkan jumlah yang ada di faktur
dan kuantitas barang atau jasa yang sesugguhnya difakturkan.
Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur.
Pemeriksaan ini untuk memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten
dan yang dikirimkan adalah jumlah yang benar. Sebagai hasil posting dari faktur,
pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk
mengindikasikan transaksi buku besar.
8. Pembayaran Kepada Pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat
sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam
pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang
dagang dalam akuntansi keuangan.
9. Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan
struktur organisasi dari proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode..
Kode perusahaan mengidentifikasi unit akuntansi yang memiliki neraca saldo dan
laporan rugi laba. Kode pabrik mengidentifikasikan lokasi yang terpisah, misal
pabrik atau gudang. Kode lokasi penyimpanan mengidentifikasi daerah dimana
5
 barang disimpan. Kode organisasi pembelian mengidentifikasi tanggung jawab unit
untuk negoisasi pembelian untuk satu atau beberapa pabrik. Dan terakhir, kode grup
pembelian, mengidentifikasi individu atau tim yang bertanggung jawab untuk
pembelian material atau kas material. Grup pembelian merupakan kontrak utama
antara perusahaan dengan pemasok.
R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek.
Setiap record master dapat diakses oleh setiap modul dalam R/3, tetapi setiap modul
hanya bisa melihat daerah yang berbeda untuk setiap record master. Prokuremen
mengakses record master pemasok dan record master material.
Komponen pengelolaan persediaan dari record R/3 adalah nilai dan kuantitas.
Ini memungkinkan R/3 untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan barang,
mengelola stock persediaan dan pengambilan fisik persediaan. Record master
informasi pembelian hanya digunakan oleh pembelian. Ia digunakan untuk alokasi
sumber daya, yang merupakan proses evaluasi pemasok. Record ini berisi informasi
kinerja mengenai material, pemasok dan pabrik seperti harga dan wakt pengiriman
untuk material dari pemasok pada waktu tertentu. Data evaluasi pemasok
memasukkan rencana tanggal pengiriman dan koresponden tanggal pengiriman
sesungguhnya untuk suatu material

B. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Karakteristik utama pada flowchart ini adalah pemisahan fungsi sebagai berikut
permintaan (seperti gudang), pembelian, hutang dagang, pengeluaran kas, dan buku besar.
1. Permintaan (Penyimpanan)
Pemintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan
pembelian dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat
dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui
dalam departemen yang membuatnya.
2. Pembelian
Tanpa memerhatikan bagaimana atau di mana permintaan pembelian dimulai,
fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka
waktu dan pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat
sentralisasi dalam fungsi pembelian di perusahaan.
Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena
aggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya.
6
 Permintaan pembelian akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang
membuatnya untuk dimodifikasi. Bagian pembelian memilih memasok dan kemudian
menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan.

Proses Bisnis Prerokumen

3. Penerimaan
Fungsi penerimaan sebabiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi
penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan
mencocokkannya dengan pengiriman dari pemasok. Pesanan pembelian memberikan
ororitas ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika
barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus mempunyai peran independen
untuk menghitung pengiriman dan atau menyiapkan laporan penerimaan.
Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan
penghitungkan (counter) punya akses ke kuantitas yang ada pada pesanan pembelian.
Hal ini mengaharuskan penghitung untuk menentukan jumlahnya dengan
menghitung, karena tidak mungkin hanya menyalin kuantitas dari pesanan
pembelian. Supervisor akan membandingkan kuantitas yang diterima berdasarkan
penghitungan dengan yang ada di pesanan pembelian dan kemudian menyiapkan
laporan penerimaan untuk kuantitas yang diterima. Tembusan laporan penerimaan
disertakan pada tranfer pengiriman ke penyimpanan.

7
 Proses Bisnis Prerokumen
(lanjutan)

4. Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian
penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan
ke hutang dagang. Jika barang lansung dikirimkan ke departemen yang meminta dan
bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui
penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi
independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis
prokuremen.
5. Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat
dokumen - permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan
faktur-tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem
voucher untuk mendukung pembanyaran adalah ciri pengendalilan dari prosesi bisnis
prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk
memastikan bahwa semua dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikan, dan
diperiksa sebelum pembayaran faktur yang sesungguhnya.
8
 Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:
a. Pembelian tidak mengedalikan barang sesungguhnya, juga tidak memeliki
pengendalian pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembanyaran.
b. Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni
penyimpanan. Pengakuan dari penerimaan maupun penjagaan diperlukan
sebelum pembayaran diotorisasi.
c. Hutang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang
dagangan atau kas secara independen.
d. Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini sering
dilakukan hutang dagang. Pemeriksa ini memverifikasi beban akuntansi yang
tampak pada permintaan dan juga memastikan bahwa permintaan tidak dimulai
dari pembelian.
e. Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya
untuk dikirimkan ke hutang dagang. Ini terutama penting jika pembelian memang
merasa perlu untuk mengevaluasikan faktur yang tepat.
f. Jangka waktu pembelian ketepatannya oleh bagian di luar depertemen pembelian.
Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh hutang dagang.
g. Pencatatan persediaan diperbaharui untuk menunjukkan penerimaan barang.
6. Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima
sesuai harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan
pembelian individual, tetapi juga tidak mengendalikan langsung proses bisnis
prokuremen.
Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan
pembeli-penjual. Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan,
bukan persoalan prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk
membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis
prokuremen. Kebijakan pembelian diperlukan untuk mendapatkan penawaran yang
kompetitif, yang biasanya diimplementasikan dengan menggunakan permintaan
dokumen quotation.
Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut
pemasok, yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang
dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih
tinggi. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan
9
 melemahkan hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan
spesisalisasi pembeli. Daftar pemasok yang disetujui (approved cendor list) disiapkan
oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan
pembeli pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan
didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas dari
konflik kepentingan
7. Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok
jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil
evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut:
 Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi.
 Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
 Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap
atribut, memberikan skor angka 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
 Menjumlahkan evaluasi individu dengan menghasilkan setiap peringkat angka
atribut dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan
menambahkan semua skor bersama-sama.
Setelah biaya relevan seperti harga dari pemasok atau biaa system telah
diidentifikasi, rasio benefit cost dapat dihitung untuk pembanding,. Walaupun
metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat nilai menjadi proses yang
sangat subjektif. Karena itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk
memilih proposal dan mengidentifikasi pemasok atau system yang menjadi subjek
pertimbangan akhir.
C. PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS
Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran
dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana
imprest kas kecil.
Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem
voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan
pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.
1. Hutang Dagang

10
 Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk
mendukung pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian,
pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini
diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh
tempo faktur.
Hutang dagan merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung
jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan
untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini
disiapkan. Voucher diposting ke buku besar hutang dagang. Posting ini diringkas pada
ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher
dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada
voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen
pengeluaran kas. Ayat journal dilanjutkan ke buku besar.
2. Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departeman hutang dagang. Setelah
cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditanda tangani dan voucher dicap dan
disimpan urut nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap
untuk menghindari kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke
registrasi cek. Contoh total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan
direkonsilisasikan dengan voucher yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher
dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total dilanjutkan ke buku besar.
3. Buku Besar
Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan control total
disimpan menurut tanggal.
4. Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank.
Rekonsi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis
pengeluaran kas.
5. Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian
sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang
menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran.
Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket
11
 voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher,
atau memasukkan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini
menunjukkan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai
dengan spesifikasi sistem. Ini adalah proses pemeriksaan, bukan penandatanganan
cek, yaitu pengendalian. Hal ini menjadi jelas dengan menggunakan aplikasi
komputer di mana cek “ditandai” cap tanda tangan dengan tingkat kecepatan sratus
cek per menit.
System voucher terpusat pada voucher. Vouvher dapat terdiri dari berbagai
bentuk, dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher
check. Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau
jumlah bersih jatuh tempo dan rekening yang akan dibebakan. Formulir voucher
sendiri tidak signifikan. System voucher dapat dioperasikan tanpa voucher yang daoat
dibaca oleh manusia.

Voucher Check

6. Posting Hutang Dagang

Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai
tanggal jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan
dibukukan pada saat disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Karena
banyak perusahaan berusaha membayar faktur-fakturnya pada tanggal jatuh tempoh
untuk memaksimalkan modal kerjanya. Jika faktur dibukukan pada tanggal jatuh
tempo, tidak ada pencatatan formal dari faktur yang belum dibayar karena kewajiban
12
 akan segera batal oleh pembayaran. Jika faktur dibukukan pada tanggal persetujuan,
pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini adalah pada biaya
: register voucher (atau file voucher) sekarang harus dicari atau diurutkan menurut
tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran.
Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk
pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri
cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien. Oleh
karena itu, banyak perusahaan menggunakan built up voucher system. Buil up
voucher system merupakan akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan
membayarnya dengan cek tunggal.Prosedur buil up voucher yang baru saja dijelaskan
adalah sistem akrual penuh : voucher hutang dagang mengganti hutang dagang pada
buku besar.Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna :
(1) file yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh
tempo untuk pembayaran,
(2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerik, dan
(3) file pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum,
yang diurut kode pemasok.
Pada sistem manual, file ini diperoleh dari salinan voucher yang disimpan. Pada
sistem komputer, file terpisah dikelola, atau pemrosesan database akan menghasilkan
hasil yang sama tanpa memiliki tiga file yang terpisah.
Konsep voucher akan membantu prosedur pengeluaran pada banyak organisasi
ketika pencatatan dasar diperlukan dan otorisasi yang mencukupi dan pengendalian
pengeluaran merupakan hal yang penting.

D. PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapakan dan mengelola
informasi yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem sumber daya manusia
menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian,
dan histori karyawan. Bagian ini akan mengilustrasikan konsep proses bisnis sumber daya
manusia dengan melihat karekter dasar dari kompenen sumber daya manusia dari SAP
R/3.
1. Pemrosesan SDM Pada SAP R/3
SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi
personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data
13
 gaji, dan data kinerja karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel
(HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur
organisasi. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administratif di mana setiap
unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini
dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-child) atau hubungan subordinasi-
orangtua (parent-subordinate telationship). Suatu unit dapat berupa suatu cabang,
depertemen, tim proyek, dan sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan
setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi
lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi
perencanaan karier, dan perencanaan shift.
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering
digunakan pada modul sumber daya manusia. Modul ini melakukan pencatatan waktu
dan evaluasi waktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi
kehadiran. Modul ini biasanya diimplementasikan pada perusahaan pemanufakturan
atau jasa di mana karyawan bekerja dengan shift dan memonitor kehadiaran adalah
operasi manajemen yang kritis.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi
akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per
periode pembayaran. Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis, dan sebagainya
dibuat berdasarkan variasi tipe penggajian yang telah didefinisikan sebelumnya.
Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau cetak biru merupakan
karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3.
Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untuk memproses biaya
karyawan di bank. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah
yang benar ke rekening karyawan di bank. Modul ini juga mendukung proses
rekrutmen. Modul dapat melacak pekerjaan yang kosong dan calon pelamar yang
dipertimbangkan untuk mengisi tempat yang kosong itu.
2. Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data.
Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen:
 Data master sumber daya manusia
 Organisasi data sumber daya manusia
 Tujuan sumber daya manusia

14
a. Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk
unit organisasi, profil Kerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses
bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti.
Bagaimanapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk
perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan
mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.
b. Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan
event personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan
field data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah
database, infotype adalah suatu segmen. Data personel karyawan
data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja
merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia. Sistem
mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga
menampilkannya. Event personel adalah sebuah grup infotype. Event dibuat
untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia. Event personel
secara khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk
disesuaikan dalam R/3.
c. Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf
sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Setiap karyawan
juga punya nomer personel unik untuk mengidentifikasi dirinya melalui sistem
informasi. Kode untuk objek pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan merupakan
deskripsi yang umum. Suatu pekerjaan tidak identik dengan posisi sesungguhnya
dalam organisasi sumber daya manusia. Kode untuk objek kualifikasi adalah
“Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu pekerjaan, seperti
tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kenampuan. Kode untuk unit
organisasi adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dari
organisasi, seperti departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”.
Suatu posisi adalah pekerjaan yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Setiap
unit organisasi terdiri dari satu atau lebih posisi. Kode untuk objek pusat biaya
adalah “K”. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan

15
 biaya sumber daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering
dibebankan ke pusat biaya.

E. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam
operasinya. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara
untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai.
Karakteristik utama dari proses penggajian adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini:
1. Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi
semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau
penghapusan karyawa, perubahan tariff pembayaran atau perubahan level potongan
dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor. Fungsi personel berbeda
dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.
2. Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan
menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pada
perusahaan pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam (hourly
employee), dicatat kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan bekerja. Pada akhir
periode pembayaran, kartu pencatat waktu (atau laporan kehadiran) akan
menunjukkan waktu yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu dimana ia
berharap menerima gaji.
Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu
pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut
dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Laporan ringkasan
waktu kerja menunjukkan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi, dan
kemudian melanjutkan kartu pencatat waktu ke departemen penggajian. Karyawan
yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam. Jika karyawan
digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran.
3. Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya
dan menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari
penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan
16
 data personel. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih
(pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran). Slip gaji
dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan.
Tembusan register penggajian dikirimkan ke hutang dagang untuk memulai
pencatatan suatu voucher penggajian.
Beberapa karakteritisk lain untuk diperhatikan adalah:
 Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk
memudahkan rekonsiliasi.
 Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian
 Penggunaan master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan
pembayaran independen dari personel, pencatat waktu, dan yang menyiapkan gaji.
4. Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar
karyawan, seperti nama, alamat besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk
menyiapkan gaji. Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk
mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan
pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pensiun, perencanaan
turra jangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi
yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.

17
 DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

18