I.

PENDAHULUAN

Puji syukur sebesar-besarnya atas karunia Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan
kita jiwa dan raga serta semangat hingga detik ini, sehingga kami dapat menyelesaikan
laporan pertanggungjawaban atas tanggung jawab yang diberikan kepada kami selama satu
tahun kepengurusan KPMK-Bdg ini.

Aktivitas sekretaris dalam suatu organisasi merupakan pera yang bisa dikatakan
menentukan, selain dari itu juga merupakan sentral utama dalam mengembangkan suatu
organisasi. Layaknya sekretaris ketertiban administrasi juga bisa menjadikan sebagai acuan
dalam gerak langkah yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan administrasi,
mungkin selama ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya, baik tentang
ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting dan
sebagainya, maka diharapkan kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan
keadministrasian yang lebih baik.

Dengan ini kami selaku sekretaris umum KPMK-Bdg atas segala kekurangan dan kelebihan
yang ada perlu kiranya digunakan sebagai pelajaran bersama, oleh karena itu sekali lagi
kami mengharapkan pada kepengurusan yang terpilih pada Mubes(musyawarah besar)
nantinya bisa memberikan ide-ide dan bisa memberikan warna baru kepada pola
pengembangan organisasi bisa lebih tertib, inovatif, kreatif dan sesuai dengan aturan
keadministrasian dalam organisasi ini.

11
II. TANGGUNG JAWAB

Kiprah sekretaris umum dalam suatu organisasisi merupakan peran yang bisa dikatakan
cukup menentukan, selain itu juga merupakan sentral utama dalam mengembangkan
suatu organisasi. Layaknya sekretaris ketertiban administrasi juga bisa dijadikan sebagai
acuan dalam merencanakan kegiatan yang akan dilakukan. Dalam memberikan tatanan
administrasi, mungkin selama ini masih kurang dalam melakukan proses penataannya,
baik tentang ketertibannya, penyimpanan dokumen-dokumen atau bahkan arsip penting
dan sebagainya, maka diharap kepemimpinan berikutnya bisa memberikan tatanan
keadministrasian yang lebih baik.

III. JOB DESK

a. Mengatur surat masuk dan keluar
b. Menjalankan fungsi administratif, kearsipan dan management proposal
c. Menjadi notulen setiap rapat pengurus

IV. PROGRAM KERJA

Berikut beberapa kegiatan atau agenda program kerja Sekretaris Umum selama satu
tahun kepengurusan :

NO PROGRAM KERJA PELAKSANAAN

1. Administrasi organisasi Terlaksana
2. Notulensi Rapat Terlaksana
3. Pendataan inventaris KPMK Terlaksana
4. Pengadaan ATK (Alat Tulis Kantor) Terlaksana

4.1 Administrasi Organisasi

Perjalanan administrasi kesekretariatan yang terdiri dari surat keluar dan masuk.

4.1.1 Surat Keluar

Surat pertama bernomor 12 perihal Struktur Dewan Pengurus Organisasi,
meneruskan no surat dari kepengurusan sebelumnya. Surat terakhir
bernomor 46 (Terlampir)

4.1.2 Surat Masuk

Surat masuk berjumlah 13 buah (Terlampir)

12
4.2 Notulensi Rapat

NO TANGGAL PESERTA AGENDA HASIL

1 7 Desember 2010 30 orang Open Pembagian ranah kerja kegiatan tiap
Recruitment & departemen.
Pembahasan
Proposal
2 17 Desember 2010 17 orang Penyusunan Program kerja tiap Departemen disusun
Program Kerja dan diterima oleh ketua umum
3 30 Desember 2010 10 orang Pembahasan Pematangan hasil program kerja dan
Proposal siap disusun dalam proposal tahunan
4 8 Maret 2011 9 orang Kinerja Etika kerja departemen perlu dibenahi.
Departemen
5 22 April 2011 40 orang Perkembanga Sebagian proker sudah terlaksana.
n Setiap Dept.
dan Hearing
Agenda
Makrab
6 13 Juli 2011 14 orang Persiapan Fokus kepada proker halal bi halal
untuk Proker
Selanjutnya
7 29 Oktober 2011 7 orang Pembahasan Format LPJ
LPJ Deadline LPJ 18 November 2011
Keseluruhan

4.3 Inventaris
NO SPESIFIKASI KEADAAN JUMLAH KETERANGAN
Nama B KB RB
1 Kursi Bambu √ 1
2 Sofa Coklat √ 1
3 Sofa Hitam √ 1
4 Meja Kaca √ 1
5 Foto Bupati √ 1
6 Foto Wakil Bupati √ 1
7 Foto Garuda √ 1
8 Kaligraf √ 4
9 Foto √ 15
10 Piala √ 32
11 Plakat √ 16
12 Meja besar √ 1
13 Telephone √ 1
14 Jembe √ 2
15 Tambur √ 1
16 Kompang √ 12
17 Darbuka √ 1
18 Lemari √ 1
19 Meja TV √ 1
20 TV √ 1
21 MiniCombo √ 1

13
 22 Mic √ 1
23 Megaphone √ 1
24 Meja Pimpong √ 1
25 Mesin Air √ 2
26 Tiang Bendera Luar √ 3
27 Tiang Bendera Dalam √ 3
28 Bendera √ 6
29 Bola Futsal √ 3
30 CPU √ 1
31 Monitor √ 1
32 Keyboard √ 1
33 Printer √ 1
34 Meja Komputer √ 1
35 HardDisc External √ 1
36 Alat Tulis Kantor √ 1set
37 White Board √ 1
Keterangan:
B : Baik
KB : Kurang Baik
RB : Rusak Berat

V. HAMBATAN

Dari surat keluar yang tercantum, terlihat bahwa ada beberapa surat yang tidak ada. Ini di
karenakan kurangnya koordinasi antara sekretaris umum dan sekretaris kegiatan
(sekretaris pada setiap acara) sehingga pengumpulan administrasi tidak lengkap.

VI. REKOMENDASI

Untuk kepengurusan mendatang, pelaksanaan rapat rutin Dewan Pengurus Organisasi

harap tetap dikontrol, karena sangatlah jelas bahwa komunikasi antar Dewan Pengurus
Organisasi itu sangat diperlukan karena dengan koordinasi semua permasalahan yang
dihadapi dapat diselesaikan dengan musyawarah. Koordinasi dengan Sekretaris
Departemen harus ditingkatkan agar administrasi bisa berjalan lebih lancar. Selain itu
juga perlu adanya perbaikan dalam hal pengarsipan notulensi rapat, baik oleh Sekretaris
Umum sendiri maupun masing-masing Departemen sehingga informasi dalam
pengarsipan tersebut dapat dijadikan pedoman dalam kepengurusan mendatang. Dalam
suatu kepengurusan yang diterapkan adalah kinerja yang kekeluargaan bukan karena
tugas menjalankan program kerja semata, jadi sepatutnya mulai dari awal kepengurusan
yang mendatang diterapkan hal-hal tersebut.

14
VII. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban saya selaku Sekretaris Umum dalam satu

periode kepengurusan ini. Sebagai seorang manusia biasa, saya merasa sangat jauh dari
kesempurnaan dalam menjalankan amanah dan tanggung jawab yang dimandatkan
anggota kepada saya. Apa yang direncanakan belum tentu sama dengan apa yang terjadi
pada saat itu juga, karena semua ini adalah proses saya dalam belajar. Semoga
Sekretaris Umum yang akan datang, dapat menjalankan amanah dengan sebaik-baiknya
dan tetap diberi kekuatan.

Bandung, 19 November 2011

SEKRETARIS UMUM
KELUARGA PELAJAR MAHASISWA KARIMUN - BANDUNG
2010-2011

Agustini Zhang

15