SISTIM ADMINISTRASI DALAM PENGELOLAAN

DEWAN KERJA PRAMUKA PENEGAK PANDEGA

JAWA TIMUR Oleh : A.H. Maftuh *)

A.     PENDAHULUAN

Charles A. Beard, dia adalah seorang historiskus politik yang terkenal dalam salah satu karyanya yang
dikutip oleh ALBERT LEDAWSKY dalam bukunya Administration pada tahun 1937 berkata bahwa : “tidak
ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi.
Administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih
yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Ada
beberapa hal yang terkandung dalam definisi di atas, yaitu :

[  Administrasi sebagai suatu seni

[  Administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu
[  Bahwa administrasi sebagai proses kerjasama
Maka proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan-kegiatan tertentu yang dimulai sejak
adanya dua orang yang bersepakat untuk bekerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu
pula.  Sedangkan unsur-unsur dalam administrasi adalah sebagai berikut :
±  Dua orang atau lebih
±  Tujuan
±  Tugas yang hendak dilaksanakan
±  Peralatan dan perlengkapan
Penjelasan tentang unsur-unsur di atas adalah sebagai berikut :
a)       Mengenai unsur manusia
Ialah bahwa seseorang tidak dapat bekerjasama dengan dirinya sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang
secara sukarela atau dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerjasama itu.
b)       Mengenai tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh semua orang yang langsung terlibat dalam proses
administrasi itu. Tujuan juga dapat pula ditentukan oleh hanya sebahagian dan mungkin pula malah hanya oleh
seorang dari mereka yang terlibat. Akan tetapi bukankah suatu hal yang mustahil pula bahwa pihak luarlah
yang menentukan tujuan yang hendak dicapai.
c)       Tugas dan pelaksanaannya
Mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul
apabila ada kerjasama, meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efesien dan
ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi
dapat digolongkan menjadi 2 (dua) macam yaitu :
ü  Kerjasama yang ikhlas dan sukarela (voluntary cooperation)
ü  Kerjasama yang dipaksakan (compulsory atau antagonistic cooperation)

d)       Peralatan dan perlengkapan

Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam suatu proses administrasi tergantung dari berbagai faktor
seperti :
C   Jumlah orang yang terlibat dalam proses itu.
C   Sifat tujuan yang hendak dicapai.
C   Ruang lingkup serta aneka ragamnya tugas yang hendak dijalankan, dan
C   Sifat kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan.

Sehingga kalau kita membicarakan administrasi sudah terlintas dipikiran kita semua akan hal-hal yang
bersifat pembukuan, pengarsiban, dan sejenisnya. Mungkin anggapan itu tidaklah salah total memang
ruang lingkup administrasi adalah mencakup akan hal-hal seperti itu. Kemudian bagaimanakah fungsi
administrasi bagi Dewan Kerja? Bagaimana cara menyusun rencana dan pelaporan administrasi keuangan
Dewan Kerja ? bagaimanakah kaitannya administrasi Dewan Kerja dengan Kwartir ?, terus bagaimana
implementasinya.
Sekedar mengingatkan bahwa hasil supervisi Dewan Kerja Daerah Jawa Timur Tahun 1999 dan supervisi
Dewan Kerja Daerah Jawa Timur Tahun 2001, utamanya untuk bidang ADMINISTRASI hasilnya cukup
mengejutkan. Dan alangkah baiknya pada kesempatan kali ini kami tampilkan kembali, agar hal-hal yang
berkaitan dengan masalah tersebut sudah bisa diminimalkan, secara umum masalah-masalah yang
berkaitan dengan administrasi Dewan Kerja adalah sebagai berikut :
1. Tidak terdapatnya sanggar (ruang tersendiri buat DKC) dan fasilitas yang mendukungnya, seperti :
mesin ketik, komputer, filling kabinet, dan lain-lain.
2. Tidak terdapatnya buku agenda surat masuk, surat keluar dan buku ekpedisi.
3. Sistem pengarsiban masih gabung dengan Kwartir nya.
4. Jarangnya pembuatan laporan pelaksanaan Kegiatan yang dibuat oleh Dewan Kerja.
5. Tidak terdapatnya Papan program kegiatan Dewan Kerja.
6. Pengaturan piket harian dan adanya full timer Dewan Kerja.
7. Tidak terdapatnya dukungan dana dari Kwartir Cabangnya, sehingga Dewan Kerja untuk
memenuhi kebutuhan sehari-harinya hanya mengandalkan iuran antar anggota Dewan Kerja.
8. Tidak terdapatnya buku-buku hasil rapat pleno, rapat bidang, dan acara-acara yang lainnya yang
diselenggarakan oleh Dewan Kerja.
9. Tidak terdapatnya papan struktur organisasi Dewan Kerja.
10. Pembukuan keuangan Dewan Kerja kurang bisa berjalan dengan baik. [1]
Dan sebagai tindak lanjut dari hasil supervisi tersebut, Dewan Kerja Daerah pada saat itu membuat buku
acuan administrasi Dewan Kerja , sebagai langkah untuk keseragaman dalam sistim pengelolaan
administrasi Dewan Kerja Cabang Se-Jawa Timur. Dan tidak menutup kemungkinan kesepuluh masalah
tersebut, sampai saat ini mungkin masih terjadi pada Dewan Kerja Cabang se-Jawa Timur, tetapi tidak ada
salahnya setelah Kursus Pengelola Dewan Kerja ini bisa ditindak lanjuti kearah yang lebih baik.
Di dalam RENCANA STRATEGIK GERAKAN PRAMUKA 2004 – 2009 disana dijelaskan dalam program
prioritas administrasi, antara lain : 1) Penyempurnaan Organisasi, 2) Kelembagaan di Gerakan Pramuka,
3) Pemantapan sistim data dan laporan, 4) Bank Data [2]. Jadi sangat mungkin dengan adanya perbaikan
administrasi dalam Gerakan Pramuka utamanya dalam sistim bank data dan laporan akan bisa ditentukan
sasaran program dan rencana kegiatan yang lebih mengena pada masyarakat. Sebab administrasi itu
sendiri merupakan salah satu kebutuhan yang harus dipenuhi oleh semua organisasi utama organisasi
Gerakan Pramuka.  Bagus dan tidaknya sebuah organisasi bergantung pada bagaimana cara mengatur
dan memanajement administrasi tersebut. Administrasi juga berfungsi untuk pengawasan bagi semua
pekerjaan dan sebagai sistem keseragaman tentang tata cara pelaksanaan administrasi itu sendiri.

B.     BENTUK-BENTUK ADMINISTRASI
1. Buku
 Buku-buku administrasi Dewan Kerja memang sangat banyak dan beragam, sebab hal ini disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing. Tetapi sebagai keharusan yang harus dipenuhi oleh Dewan Kerja
mengenai buku - buku administrasi adalah sebagai berikut :
a.       Notulensi rapat
Buku notulensi rapat ini biasanya digunakan ketika Pengurus Dewan Kerja melaksanakan rapat, baik rapat
Pimpinan Dewan Kerja atau rapat semua Pengurus Dewan Kerja. Buku ini juga berfungsi sebagai
pengontrol beberapa hasil yang disepakati dalam rapat di Dewan Kerja. Buku ini juga dibagi menjadi 2
macam, yaitu : notulensi pada rapat Pimpinan Dewan Kerja dan buku notulen rapat seluruh Pengurus
Dewan Kerja. Sedangkan kedua model ini pada prinsipnya formatnya sama adalah sebagai berikut :

NO PERMASALAHAN SOLUSI KET

1.        
2.         Dan seterusnya

Dan sebagai penutup hasil akhir rapat, seharusnya dibubui tanda tangan Ketua Dewan Kerja, dan
sekretaris Dewan atau notulen rapat.

b.      Buku Harian Bidang

Buku ini semacam buku harian yang dimiliki oleh seluruh Bidang yang ada di
Kepengurusan Dewan Kerja, yang berisikan akan aktivitas yang telah dilakukan oleh Bidang
tersebut dan masalah-masalah apa saja yang dihadapi oleh Bidang dalam menjalankan
tugas dan fungsinya.
Buku ini penting sebab kalau tidak ada buku ini cenderung pada rapat triwulan dan akhir
masa bakti kebingungan mencari bahan untuk dilaporkan kepada Ketua Dewan Kerja dan
pada Sidang Paripurna.

c.       Agenda surat masuk

Agenda surat masuk ini adalah merupakan buku rekapan beberapa surat yang masuk pada Dewan Kerja
yang berfungsi sebagai pengendali beberapa surat yang masuk pada Dewan Kerja. Sedangkan formatnya
adalah sebagai berikut :

No Alamat pengirim Macam Surat Masuk ket

Tgl Nomor Perihal
1.
2.
3. Dan seterusnya

d.      Agenda surat keluar

Agenda surat keluar ini merupakan buku rekapan surat-surat yang dikeluarkan oleh Dewan Kerja yang
mempunyai fungsi sebagai pengendali beberapa surat yang dikeluarkan oleh Dewan Kerja, baik yang
mengatas namakan Kwartir atau intern Dewan.  Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :

No Alamat penerima Macam Surat Keluar ket

 Tgl Nomor Perihal
1.
2.
3. Dan seterusnya

e.       Buku kegiatan
Buku ini digunakan untuk mencatat beberapa aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh Dewan Kerja baik
kegiatan rutinitas atau kegiatan terprogram. Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :

No Nama Tanggal Tempat Jenis kegiatan peserta

kegiatan Pelaksanaan kegiatan
1.
2.
3. Dan seterusnya

f.        Buku inventaris barang

Untuk menghindari kehilangan beberapa barang yang miliki oleh Dewan Kerja, maka buku ini digunakan
untuk mengecek beberapa inventaris barang yang dimiliki oleh Dewan Kerja. Disamping itu sirkulasi
barang juga perlu diadakan pengontrolan. Maka buku ini juga mempunyai fungsi sebagai
pengontrol  sirkulasi beberapa barang yang dimiliki oleh Dewan Kerja. Sedangkan formatnya adalah
sebagai berikut :

No Nama barang Jumlah barang Ket.

1.
2.
3. Dan seterusnya

g.      Buku absensi
Sebagai pemantauan terhadap kehadiran Pengurus Dewan  Kerja pada setiap aktivitas yang dilakukan
oleh Dewan Kerja, maka setiap melakukan aktivitas baik rapat atau yang lain diharapkan membuat buku
absensi. Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :

No Nama lengkap Jabatan Tanda tangan Ket.

1. 1.
2.                   2.
3. Dan seterusnya

h.      Buku kas
Guna memudahkan pengecekan dan pengontrolan uang yang dimiliki oleh Dewan Kerja, maka buku kas ini
digunakan untuk menata administrasi keuangan yang dimiliki oleh Dewan Kerja. Buku kas ini sebaiknya di
laporan setiap bulan atau tiap Triwulan pada anggota Dewan Kerja. Sedangkan formatnya adalah sebagai
berikut :

No Uraian Debet Kredit Saldo Ket.

 1.
2.
3. Dan seterusnya

i.        Buku pinjam barang

Buku ini digunakan ketika ada barang yang dimiliki Dewan Kerja yang dipinjam oleh organisasi lain, maka
diperlukan buku pengatur peminjaman barang ini. Sedangkan formatnya adalah sebagai berikut :

No Nama Nama barang Tanggal Tanda

Pinjam Kembali tangan
1.
2.
3. Dan seterusnya

j.        Buku tamu
Buku yang dipersiapkan untuk beberapa tamu yang datang ke Dewan Kerja baik yang melakukan
kunjungan atau lainnya, maka buku tamu ini sangat diperlukan. Sedangkan formatnya adalah sebagai
berikut :

No Tgl Nama Alamat Keperluan Kesan- Tanda

pesan tangan
1.
2.
3. Dan seterusnya

2. Papan
Disamping beberapa buku ada juga kelengkapan administrasi lainnya adalah sebagai berikut  :
a.       Papan informasi
Papan informasi ini digunakan sebagai pola komunikasi yang ada di Dewan Kerja, apabila ada informasi
yang belum diketahui oleh semua anggota, maka papan informasi digunakan sebabagi ajang penyebaran
informasi di kalangan Dewan Kerja.

b.      Papan struktur Dewan

Papan struktur ini memang disetiap organisasi adalah suatu kewajiban harus ada, mengingat keberadaan
organisasi ini haruslah jelas baik pengurus atau yang lain. Baik secara personalia atau lainnya. Sedangkan
struktur Dewan Kerja adalah sebagaimana yang telah di hasilkan di MUPPANITERA.

c.       Papan program kegiatan

Papan ini digunakan untuk mencatat beberapa program kegiatan tahunan yang dilakukan oleh Dewan.
Papan ini juga berfungsi sebagai pengontrol beberapa kegiatan yang dilakukan oleh Dewan Kerja.

3. Laporan
a.       Kegiatan rutin atau terprogram
 Kegiatan rutin yang dilakukan oleh Dewan Kerja, seharusnya membuat laporan kegiatan. Mengingat
laporan ini juga sebagai dokument dan sebagai acuan kegiatan yang akan dilaksanakan di tahun yang
akan datang. Sedangkan format laporannya  adalah sebagai berikut :
1.       Kata pengantar
2.       Laporan pelaksanaan kegiatan
a.       Pendahuluan
b.       Dasar penyusunan laporan
c.       Maksud dan tujuan
d.       Ruang lingkup
3.       Pelaksanaan kegiatan
a.       Persiapan pelaksanaan
b.       Pelaksanaan kegiatan
€  Peserta kegiatan
€  Materi kegiatan
€  Tempat kegiatan
€  Waktu kegiatan
4.       Evaluasi kegiatan
5.       Solusi alternatif
6.       Penutup
7.       Lampiran laporan tiap-tiap bidang
Laporan kegiatan ini seharusnya dibubui tanda tangan oleh : Pelaksana mengetahui Ketua Dewan dan
disetujui oleh Waka Bidang Prodik.

b.      Partisipasi kegiatan
Laporan ini ketika Pengurus Dewan Kerja melakukan partisipasi kegiatan baik tingkat Cabang, Daerah,
Nasional, maupun Internasional. Laporan ini diperlukan sebagai acuan sejauhmana hasil yang didapat
selama mengikuti kegiatan tersebut. Sedangkan formatnya pada prinsipnya sama tetapi tidak dilampiri
laporan masing-masing tiap bidang.

4. Surat Menyurat
Surat menyurat adalah kegiatan arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari
adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau
perubahan-perubahan.
Surat menyurat dibagi 2 macam, yaitu : (1) SURAT MASUK adalah semua tulisan-tulisan atau berita-berita
yang diterima dari Instansi/Pihak lain, yang penerimanya dipusatkan di Sekretariat atau bagian lain yang
diberi wewenang untuk tugas itu. (2) SURAT KELUAR adalah  semua tulisan-tulisan yang dikirimkan
kepada Instansi/Pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada Pimpinan disalurkan melalui
Sekretaris atau orang yang diberi wewenang akan tugas itu.

5. Kode Surat
Untuk pemberian kode surat ini kalau sesuai dengan Pentunjuk dari Kwartir Nasional
Gerakan Pramuka tentang Sistem Administrasi Kwartir Dan Satuan adalah sebagai berikut :
A          : Pimpinan, Staf Pimpinan dan TU/Sekretariat
B          : Komisi TEKPRAM
C          : Komisi GIAT OPS
 D          : Komisi Keuangan
E          : Komisi Administrasi
F          : Kelompok Staf yang menanggani Lemdik
G          : Kelompok Staf yang menanggani Humas atau majalah
H          : Saka Bahari
J          : Saka Bakti Husada
K          : Saka Bhayangkara
L          : Saka Dirgantara
M         : Saka Kencana
N          : Saka Taruna Bumi
P          : Saka Wanabakti
Q          : Badan Pengelola Usaha
R          : Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka
S          : Unit Usaha Bumi Perkemahan
T          : Unit Usaha Kedai Pramuka
U          : Unit Usaha lain-lain
V          : Yayasan-yayasan Pramuka
W         : Dewan Kerja Nasional [3]

C.     PENYUSUNAN DAN PELAPORAN ANGGARAN

Penyusunan anggaran yang didasarkan atas pembiayaan program mencakup langkah-langkah sebagai
berikut :
1. Mendaftar semua sasaran dan semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapainya.
2. Membuat perkiraan belanja personel, belanja barang, biaya pemeliharaan dan biaya perjalanan
dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas kegiatan itu.
3. Membuat perkiraan biaya administrasi kantor yang terlibatkan yang dimasukkan dalam anggaran
rutin.
4. Membuat perkiraan pendapatan langsung yang terkait dengan sasaran itu (hasil penjualan, donasi,
dan lain-lain).
5. Menghimpun anggaran untuk setiap unit operasional/Satker/Bidang.
6. Menghimpun dan
mengkonsolidasikan semua unsur kedalam satu dokumen anggaran tunggal. [4]

     Sasaran program

Anggaran kegiatan yang diusulkan ke Pemerintah Daerah baik Propinsi, Kota/Kabupaten format dan
pelaporannya disesuaikan dengan Pedoman Kerja Pelaksanaan Tugas dan Pelaksanaan APBD di
Propinsi, Kota/Kabupaten masing-masing. Untuk tahun anggaran 2005 ini Pemerintah Daerah Propinsi
Jawa Timur telah menerapkan SISTIM ANGGARAN KINERJA, sehingga aspek-aspek yang perlu
diperhatikan  adalah sebagai berikut :
1. Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi).
2. Tujuan dan sasaran
3. Program dan kegiatan
4. Indikator Kerja (Satuan ukur)
5. Target Kinerja
6. Pengawasan APBD mengacu pada Pemerintah Daerah Nomor 20 Tahun 2001 tentang pembinaan
dan pengawasan atas Pemerintah Daerah.
 7. Pengelolaan Keuangan Daerah dilakukan secara tertib, taat pada peraturan Perundang-undangan
yang berlkau, efesien, efektif, transparan, dan akuntabel.
8. Penyediaan belanja barang harus didasarkan pada rencana kebutuhan barang Daerah yang
benar-benar sangat diperlukan tidak bergaya mewah dan pengadaan barang dilakukan secara cermat.
9. Beban pajak penghasilan (PPh) merupakan tanggungan setiap wajib pajak (WP) sesuai dengan
aturan perpajakan sehingga tidak diperkenankan adanya subsidi dari APBD. [5]

D.     PENUTUP
Dengan tertib administrasi yang baik ini diharapkan aktivitas yang dilakukan di Dewan Kerja Pramuka
Penegak Pandega Se-Jawa Timur bisa lancar baik masalah laporan atau masalah-masalah lainnya.

*) Staf Kwarda Jatim Bidang Keuangan

[1] Hasil supervisi DK tahun 1999 - 2001

[2] Renstra Gerakan Pramuka 2004 - 2009
[3] Sismintir Gerakan Pramuka
[4] Petunjuk Pelaksanaan SPPP Gerakan Pramuka Tahun 1998
[5] Pedoman Kerja Pelaksanaan Tugas APBD Tahun 2005