Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Tata Usaha

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

(DPRD) Kota Dumai
Ilmu administrasi bukan hanya masalah ketatausahaan pada suatu
organisasi saja, tetapi juga mencakup pengaturan tatanan kehidupan modern
serta mentalitas bangsa. Administrasi mempunyai peranan dalam
pengembangan dan perumusan kebijakan organisasi dengan mengedepankan
objektifitas, moral bangsa, sebagai satu- satunya jalan untuk mempelajari dan
mengembangkan pengetahuan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang
dihadapi manusia.

Tata usaha sudah dilaksanakan pada masa kuno sewaktu orang mulai
bisa menulis huruf. Tata usaha yang sering disebut juga pekerjaan tulis
pekerjaan kantor, atau pekerjaan kertas telah berkembang sangat luas dalam
beberapa puluh tahun terakhir ini.

Tata usaha yang demikian meluas itu sebabkan oleh berbagai faktor
dalam dunia modern. Perkembangan badan-badan usaha yang bercorak
ketatausahaan yang dalam hal ini pada Bagian Tata Usaha Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kota Dumai, disebabkan ketentuan-ketentuan dari
pemerintah yang masyarakat pada umumnya menginginkan bukti-bukti tertulis
seperti surat keterangan, dan salinan dokumen lainnya. Maupun karena
meluasnya pelaksanaan aktivitas-aktivitas administrasi lainnya seperti
misalnya dalam hal pembuatan bagan organisasi, penyusunan rencana,
penyampaian instruksi, pengangkatan pegawai, pertanggung jawaban
keuangan dan lain sebagainya.

Administrasi merupakan salah satu sarana untuk melayani kebutuhan

manusia. Dalam ruang lingkup perkantoran kegiatan-kegiatan ini terus-
menerus berjalan seperti mengadakan pencatatan kekayaan dan persediaan-
persediaan yang dimiliki organisasi sehingga dapat dikatakan administrasi
merupakan alat pembantu pimpinan untuk mengelola organisasi yang
dipimpinnya.
Sebagaimana diketahui bahwa keberhasilan dalam kerja sama yang
berlangsung di dalam organisasi yang melibatkan berbagai pihak dengan
kepentingan yang berbeda, maka suatu organisasi didalam mencapai tujuannya
dituntut untuk melaksanakan suatu kegiatan administrasi yang dilakukan harus
melalui prosedur atau ketentuan yang ditetapkan organisasi begitu pula hal
nya pada Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Dumai.
Sehubungan dengan pentingnya administrasi dalam organisasi bagi
pencapaian tujuan. Wijaya (1995 : 1), mengatakan bahwa administrasi
merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerja sama
sekelompok orang yang mencapai tujuan tertentu, salah satu diantaranya
adalah mengelola administrasi.
Selanjutnya dalam penyelenggaraan administrasi sebuah organisasi
yang dalam hal ini pada Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Dumai
sebagai suatu aktivitas kerja sama bagi pencapaian tujuan. Hal ini sejalan
dengan pendapat yang dikemukakan oleh The Liang Gie (2001 : 9),
administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha, kerja
sama sekelompok orang yang mencapai tujuan tertentu, rangkaian perbuatan
penyelenggaraan ciri terbentang diantara saat ditentukan tujuan yang ingin
dicapai sampai detik terpenuhinya tujuan.
Berdasarkan kutipan di atas menunjukkan bahwa kegiatan pengelolaan
administrasi sangat berperan bagi pencapaian tujuan organisasi, didalam
pelaksanaan pengelolaan suatu tertib administrasi jelas diperlukan terlebih
dahulu adanya pemahaman dari semua pihak terhadap prosedur administrasi
itu sendiri.
Administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan
merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk
melaksanakan kegiatan yang perlu di lakukan untuk dalam rangka pencapaian
tujuan dalam batas batas kebijakan umum yang telah di rumuskan.kadi
kegiatan yang bersifat operasional dari manajemen dan administrasi dilakukan
oleh kelompok pelaksana. Yang perlu kita ketahui secara jelas yaitu bahwa
pada tingkat administrasi fungsi itu bersifat menyeluruh dan berlaku bagi
seluruh organisasi.
Melalui konsep administrasi sebagaimana yang dikemukakan di atas,
jelas memberikan suatu gambaran administrasi merupakan suatu proses yang
berlangsung dengan mempedomani suatu prosedur kerja sama yang dalam hal
ini segala kegiatan yang dilakukan pada Sekretariat DPRD Kota Dumai
kepada berbagai pihak, baik itu di dalam organisasi maupun dengan pihak
diluar organisasi yang bersangkutan yang orientasi sasarannya adalah
kelancaran pencapaian tujuan organisasi (Sekretariat DPRD).
Berdasarkan hal–hal yang telah disebutkan diatas maka penulis tertarik
untuk membuat laporan dengan judul ”Pelaksanaan Administrasi pada
Bagian Tata Usaha Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
(DPRD) Kota Dumai”.
 GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT DEWAN
PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD) KOTA DUMAI

A. Sejarah Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota

Dumai

Tercatat dalam sejarah Dumai yang semula merupakan sebuah dusun

kecil di Pesisir Timur Propinsi Riau kini mulai menggeliat menjadi Mutiara di
Pantai Timur Sumatera. Terbentuk pada tanggal 20 April 1999 yang semula
merupakan sebuah Kota Administratif. Kota Dumai merupakan hasil
pemekaran dari kabupaten induk yakni Kabupaten Bengkalis.

Pada waktu awal pembentukan wilayah administrasi pemerintahan,

Kota Dumai memiliki 3 wilayah kecamatan terdiri dari 13 kelurahan dan 9
desa dengan luas wilayah sebesar 1.727,38 kilometer persegi serta tercatat
berpenduduk sejumlah 15.699 jiwa, Namun karena perkembangan yang sangat
cepat, pada hari ini Kota Dumai telah dihuni lebih dari 277.995 jiwa, dan kini
telah dimekarkan menjadi 7 kecamatan, 33 kelurahan.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Dumai Nomor 2 Tahun 2011,

tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah, dan Peraturan Walikota Dumai Nomor 17 Tahun
2008 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kota Dumai. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
adalah Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Dumai yang
selanjutnya disebut Sekretariat DPRD.

Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah Sekretaris Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah Kota Dumai yang selanjutnya disebut dengan
Sekretaris DPRD. Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan
yang secara teknis operasional berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada
Walikota melalui Sekretaris Daerah. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah yang selanjutnya disebut Sekretariat DPRD merupakan unsur
pelayanan terhadap DPRD.

Fungsi DPRD Kota Dumai tetap merujuk pada aturan yang berlaku.
Secara umum fungsi DPRD kabupaten/kota di seluruh Indonesia adalah sama.
Dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah,
menetapkan Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota
Dumai, dalam hal ini berarti Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah sebagai
unsur penyelenggaraan Pemerintah Daerah, selanjutnya dari sisi fungsi Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah memiliki dwi fungsi yaitu sebagai unsur
penyelenggara Pemerintahan Daerah serta sebagai wakil rakyat di daerah,
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai fungsi dalam istilah
perpolitikan di Indonesia paling tidak ada tiga, yaitu legislasing, budgeting
dan kontroling, yaitu bersama Walikota menyusun Peraturan Daerah,
menyusun anggaran dalam budgeting APBD dan melaksanakan pengawasan
pelaksanaan Pemerintahan.

Maka untuk melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, Dewan Perwakilan

Rakyat Daerah didukung dengan pembiayaan melalui keuangan daerah yang
diatur dengan Peraturan Daerah tentang Kedudukan protokoler dan keuangan
Pimpinan dan anggota DPRD Kota Dumai yang berpedoman kepada
ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Berikut fungsi dari
DPRD Kota Dumai :

1. Legislasi
Ini diwujudkan dalam membentuk peraturan daerah (Perda) bersama
kepala daerah, dalam hal ini di Kota Dumai di kenal dengan sebutan
Walikota. Membentuk peraturan daerah yang dibahas dengan kepala
daerah untuk mencapai tujuan bersama.

2. Anggaran
Tugas ini dijalankan oleh DPRD dalam perwujudan menetapkan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) bersama dengan kepala daerah.
3. Pengawasan
Ini diwujudkan melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan Peraturan
Daerah dan Peraturan Perundang-undangan, Keputusan Kepala Daerah,
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, kebijakan Pemerintah Daerah
dalam melaksanakan Program Pembangunan Daearah, dan Kerjasama
Internasional di daerah.

Sedangkan tugas dan wewenang Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

(DPRD) sebagaimana pada Pasal 20 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 25 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Tata Tertib
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, adalah :

a) Membentuk Peraturan Daerah yang dibahas dengan Kepala

Daerah untuk mendapatkan persetujuan bersama;
b) Melaksanakan pengawasan terhadap Pelaksanaan Peraturan
daerah dan peraturan perundang-undangan lainnya, Keputusan Kepala
Daerah, Anggaran dan Pendapatan Belanja Daerah, kebijakan Pemerintah
Daerah dalam melaksanakan program pembangunan daerah, dan
kerjasama internasional di Daerah;
c) Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian Kepala
Daerah/Wakil Kepala Daerah kepada Presiden melalui Menteri Dalam
Negeri untuk DPRD Provinsi, dan kepada Menteri Dalam Negeri melalui
Gubernur untuk DPRD Kabupaten/Kota;
d) Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada Pemerintah
Daerah terhadap rencana perjanjian internasional yang menyangkut
kepentingan daerah; dan
e) Tugas-tugas dan wewenang lain yang diberikan oleh Undang-
undang.
 A. VISI danMISI SEKRETARIAT DPRD KOTA DUMAI
 VISI
“Terwujudnya pelayanan Prima dan penyediaan Tenaga Ahli guna
Mendukung Kelancaran Tri Fungsi,tugas dan Wewenag Serta Hak
dan Kewajiban DPRD.

 MISI
Misi diperlukan untuk memastikan ada langkah atau upaya yang
dilakukan untuk mewujudkan Visi.Dengan adanya misi maka akan dapat
diketahui apa yang harus dilakukan oleh Organisasi agar visi organisasi dapat
diwujudkan dengan baik ,Misi Sekretariat DPRD Kota Dumai dalam rangka
mencapai Visinya adalah sebagai berikut:

A. Peningkatan pelayanan adninistrasi,sarana dan prasarana yang memandai

B. Peningkatan kapasitas sumber daya Aparatur sesuai tuntunan perubahan
kebijakan serta perkembangan ilmu pengetahuan dan Teknologi.
C. Fasilitas peningkatan kapasitas DPRD dan penyediaan tenaga ahli

B. Tugas Pokok dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan penggambaran secara grafik tentang

struktur kerja dari yang memuat. Dalam menentukan tugas dan wewenang
suatu organisasi struktur organisasi pada setiap instansi pemerintahan berbeda-
beda, hal ini disebabkan oleh garis-garis kegiatan, luas instansi dan sebagainya.
Untuk itu berikut penulis paparkan struktur organisasi dan tata kerja pada
Sekretariat DPRD Kota Dumai :
 Peraturan Daerah Kota Dumai
Nomor : 2 Tahun 2011
Tanggal : 20 Januari 2011

STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA

SEKRETARIAT DPRD KOTA DUMAI

SEKRESTARIS DPRD KOTA DUMAI

FRIDARSON,SH,MSi

PEMBINA UTAMA MUDA

BAGIAN TATA USAHA BAGIAN RISALAH,PERSIDANGAN & BAGIAN HUBUNGAN

PERPU MASYARAKAT

HENDRY FAISAL,AP,M.Si AL MUDASIR Drs.KHAIRIL ADLI,M.Si

PEMBINA TK.I PEMBINA PEMBINA

SUBBAGIAN UMUM SUBBAGIAN RISALAH SUBBAGIAN PROTOKOL

RULIANI SAMOSIR M.FAUZAN RIAD, SE ISKANDAR

PENATA PENATA PENATA Tk.I

SUB BAGIAN PROGRAM SUBBAGIAN PERSIDANGAN SUBBAGIAN PERPUSTAKAAN

AFRIZAL USMAN, SE SYAHRIAL,Bsc NOPRIYANTO,S.Sos

PENATA PENATA PENATA

SUB BAGIAN KEUANGAN SUBBAGIAN PERATURAN SUBBAGIAN DOKUMENTASI &

PERUNDANG-UNDANGAN PUBLIKASI

TENGKU SA’DIAYAH,SH ERLITA,Smhk MOUZARDI NEVIRA, SE

PENATA Tk.I PENATA Tk.I PENATA Tk.I

 Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya Sekretariat DPRD
Kota Dumai mengacu pada Peraturan Walikota Kota Dumai Nomor 17 Tahun
2008 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kota Dumai.

Berikut rincian tugas pokok dan fungsi dari Sekretariat DPRD Kota
Dumai :

1) Sekretaris DPRD
Sekretaris DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi
kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan
fungsi DPRD dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang
diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Untuk melaksanakan tugas, Sekretaris DPRD mempunyai fungsi :

a. Fasilitasi rapat anggota DPRD;

b. Pelaksanaan urusan rumah tangga DPRD; dan
c. Pengelolaan tata usaha DPRD;
) Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyiapan urusan tata
usaha, perlengkapan, umum, perlengkapan dan keuangan sekretariat
DPRD. Untuk melaksanakan tugas ,Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:

a. Penyiapan bahan, data dan informasi serta pengolahannya, yang

berhubungan dengan ketatausahaan dan kearsipan;
b. penyiapan bahan dalam rangka penyusunan kebijaksanaan, pedoman
dan petunjuk teknis di bidang ketatausahaan dan kearsipan;
c. melakukan penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan dan urusan
umum;
d. penyiapan bahan rencana anggaran Sekretariat DPRD dan keperluan
anggota DPRD untuk kelancaran tugas; dan
e. melakukan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan
lingkup tugasnya.
 Bagian Tata Usaha terdiri dari :

1. Subbagian Umum;
2. Subbagian Program; dan
3. Subbagian Keuangan.
3) Bagian Persidangan dan Risalah
Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan pembuatan risalah rapat-rapat DPRD dan pengaturan
persidangan. Untuk melaksanakan tugas, Bagian Persidangan dan Risalah
mempunyai fungsi :

a. Penyiapan bahan pembuatan risalah rapat-rapat DPRD;

b. Penyiapan bahan dalam rangka pengaturan persidangan maupun tata
tempatnya; dan
c. Penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai dengan lingkup
tugasnya.
Bagian Persidangan dan Risalah terdiri dari :

1. Subbagian Persidangan;
2. Subbagian Risalah; dan
3. Subbagian Peraturan Perundangan.
4) Bagian Hubungan Masyarakat
Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan pembinaan
hubungan kemasyarakatan guna memperjelas kegiatan pimpinan DPRD
ataupun anggota DPRD. Untuk melaksanakan tugas, Bagian Hubungan
Masyarakat mempunyai fungsi:

a. Penyiapan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan

dan pelaksanaan hubungan masyarakat;
b. Penyiapan bahan-bahan pelaksanaan hubungan antar anggota DPRD
dengan masyarakat umum dan organisasi kemasyarakatan untuk
memperjelas kegiatan anggota DPRD;
c. Pelaksanaan inventarisasi dan dokumentasi serta distribusi bahan
penerbitan;
d. Pelaksanaan proses pengumpulan, penganalisaan data dan informasi
untuk bahan perekaman dan penyajian data;
e. Pelaksanaan pemberitaan melalui media massa dan media elektronik;
dan
f. Pelaksanaan penyiapan tugas-tugas lain yang diberikan sesuai lingkup
tugasnya.
Bagian Hubungan Masyarakat terdiri dari :

1. Subbagian Protokol;
2. Subbagian Perpustakaan; dan
3. Subbagian Dokumentasi
 A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan dimuka maka
penulis ingin membuat beberapa kesimpulan dalam laporan ini antara lain :

1. Pelaksanaan administrasi pada Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota

Dumai belum berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan karena masih
adanya penundaan acara atau rapat dikarenakan ada sebagian anggota
DPRD yang berhalangan atau sedang Dinas di luar Kota.
2. Faktor-faktor yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan administrasi
pada bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Dumai antara lain:
kurangnya koordinasi antar pegawai dan mutu sumber daya manusia yang
masih lemah.
B. Saran
Adapun saran–saran yang ingin penulis sampaikan dalam sebagai
berikut :

1. Perlu adanya kerjasama yang baik antar pegawai dalam rangka pencapaian
tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Hendaknya setiap pegawai mendapatkan pendidikan dan pelatihan yang
lebih maksimal dalam meningkatkan pelaksanaan administrasi dalam
organisasi yang bersangkutan yang dalam hal ini Sekretariat DPRD Kota
Dumai.
 TUGAS INDIVIDU
ORGANISASI DAN MANAGEMEN

Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Tata Usaha

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)

Kota Dumai

Disusun oleh:

AGUSRIL

ADMINISTRASI NEGARA

SEMESTER 3

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI

(STIA) LANCANG KUNING DUMAI TAHUN AKADEMIK

2015/2016
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih

lagi Maha Panyayang, puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang

telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada saya,

sehingga saya dapat menyelesaikan tugas ilmiah tentang ”Pelaksanaan

Administrasi pada Bagian Tata Usaha Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah (DPRD) Kota Dumai”.

Tugas ilmiah ini telah saya susun dengan maksimal dan

mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat

memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu saya menyampaikan

banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi

dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, saya menyadari sepenuhnya bahwa

masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata
bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka saya menerima
segala saran dan kritik dari pembaca agar saya dapat memperbaiki tugas
ilmiah ini.

Akhir kata saya berharap semoga tugas ilmiah ”Pelaksanaan

Administrasi pada Bagian Tata Usaha Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah (DPRD) Kota Dumai”.ini dapat memberikan manfaat maupun

inpirasi terhadap pembaca.