LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

BADAN PENASIHAT ORGANISASI (BPO)

HIMPUNAN MAHASISWA SISTEM INFORMASI (HIMASIF)

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BENGKULU

2021
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

            Alhamdulilah segala puji bagi Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya Badan
Penasihat Organisasi tahun 2020/2021 dapat menyelesaikan laporan ini, sholawat serta salam
semoga tetap tercurah limpahkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW yang telah
memmbawa umatnya dari zaman jahiliah sampai dengan zaman sekarang ini.

            Tidak terasa Badan Penasihat Organisasi tahun 2020/2021 sudah setahun lebih,
melakukan koordinasi dengan kepengurusan untuk berusaha memperbaiki kepengurusan
sebelumnya. Dengan adanya laporan ini diharapkan juga untuk kedepannya kepengurusan
Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi lebih kompak lagi dan mampu mengharumkan nama
HIMASIF di kancah regional maupun nasional.

            Untuk mempertanggung jawabkan koordinasi antara pengurus dan Badan Penasihat

Organisasi tahun 2020/2021 yang telah kami jalankan, mungkin banyak sekali kendala yang
dihadapi oleh kami, tetapi hal tersebut tidak menghambat jalan kami selaku Badan Penasihat
Organisasi HIMASIF tahun 2020/2021 untuk saling berkoordinasi dengan pengurus.

            Kami menyadari dalam pembuatan laporan pertanggung jawaban ini banyak sekali
kekurang, baik dari segi penulisan maupun laporan yang lainnya, dan kami selaku dewan
pertimbangan meminta masukannya untuk memperbaiki laporan ini di kemudian hari.

Bengkulu, 15 Oktober 2021

BPO HIMASIF
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Badan Penasihat Organisasi (DPO) HIMASIF merupakan salah satu lembaga
yang berfungsi sebagai badan penasihat organisasi yang berfungsi untuk memotivasi
pengurus dalam melakukakn program kerja, melakukan fungsi kontrol dan pendampingan
kepada pengurus, bertanggung jawab melakukan musyawarah istimewa jika ketua terpilih
melakukan pelanggaran, selain untuk menjaga nama baik HIMASIF Badan Penasihat
Organisasi (DPO) juga memantau sejauh mana keberhasilan pengurus dalam
menjalankan roda organisasi HIMASIF yang djalankan selama satu priode kepengurusan.
Dalam hal ini masih banyak kendala yang dialami pengurus dari tahun ketahun.
Untuk mengatisipasi kendala tersebut maka sesuai dengan kebutuhan maka dibentuklah
sebuah badan yang berfungsi mengawasi dan memberikan arahan kepada kepengurusan.
Dalam mengawasi kepengurusan tersebut Badan Penasihat Organisasi (DPO) juga
memberikan solusi dari suatu permasalahan tersebut.
Dalam hal ini masih banyak perbaikan yang harus dilakukan oleh pengurus
maupun Badan Penasihat Organisasi (DPO) selama satu periode tersebut, terutama dari
segi sumber daya manusia (SDM) yang kurang memadai dari segi kuantitas ataupun
kualitas serta loyalitas terhadap organisasi Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi
(HIMASIF). Semoga dalam pembutan laporan ini bisa memotivasi kepengurusan
berikutnya agar lebih baik lagi dalam menjalankan roda organisasi HIMASIF dan
membawa harum nama HIMASIF di internal maupun ekternal kampus.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan pembuatan laporan ini adalah.

1. Memberikan penjelasan kepengurusan Badan Penasihat Organisasi (DPO) selama

satu periode.
2. Sebagai bahan untuk bisa dievaluasi dan dapat menjadi rekomendasi dikemudian
hari.
1.3 Landasan
1. Keputusan Kemendikbud RI nomor: 155/V/1998 tentang pedoman umum organisasi
kemahasiswaan di Perguruan Tinggi
2. SK Kepengurusan
3. AD/ART HIMASIF FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BENGKULU
4. GBHO dan GBHK HIMASIF FAKULTAS TEKNIK UNIVERSTAS BENGKULU
 BAB II
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BPO
Adapun dalam pemantauan serta pengarahan program dari kepengurusan, Pengurus HIMASIF
periode 2021 diantaranya melaksanakan beberapa Program Kerja Pengurus diantaranya:

1) CHAOS
Dalam kegitan CHAOS ini merupakan salah satu kegiatan kaderisasi untuk mahasiswa
baru angkatan 2020 dalam periode ini, kegiatan ini merupakan kegiatan yang seharusnya
wajib diikuti oleh mahasiswa baru angkatan 2020, namun faktanya masih banyak peserta
yang tidak hadir dalam kegiatan ini. Hal ini dikarenakan kurangnya kontrol pengurus
terhadap panitia kegiatan dalam memanajemen waktu kegiatan dan peserta kegiatan.
Selain itu, kegiatan dilapangan yang dilaksanakan di TAHURA, Bengkulu Tengah masih
sangat banyak kekurangan pada persiapan kegiatan, seperti :
1. Pelaksanaan kegiatan tidak tepat waktu dalam pelaksanaan maupun waktu kegiatan
pada rundown kegiatan
2. Pelaksanaan kegiatan per minggu sering kali kurang persiapan.
3. kegiatan lapangan yang diadakan di TAHURA masih banyak kekurangan persiapan,
seperti bidang kesehatan dan acara yang juga telah dibahas pada rapat evaluasi
kegiatan.
Adapun solusi menurut BPO sebagai berikut:
1. Kepanitiaan untuk kegiatan kaderisasi dapat dibentuk dari awal kepengurusan baru
dibentuk.
2. Pembuatan kalender kerja yang pasti untuk kegiatan program kerja pengurus.
3. Dalam kepanitiaan, agar dapat saling bekerjasama dengan baik beserta koordinasi
rutin kepada pengurus agar dapat focus pada tugas pokoknya.

2) AGATIS
AGATIS ini merupakan salah satu kegiatan tahunan HIMASIF untuk memperingati hari
jadi HIMASIF. Pada periode kepengurusan ini, pengurus sudah lebih baik dalam
mengadakan kegiatan peringatan hari jadi Himpunan dengan mengadakan beberapa
 lomba yang diikuti oleh peserta dari internal maupun eksternal. Evaluasi yang diberikan
oleh BPO adalah mengenai kesalahan administrasi yang sampai sekarang belum tuntas
oleh pengurus maupun panitia kegiatan. Kesalahan dalam mengurus administrasi ini
sangat berdampak bagi kegiatan yang dilaksanakan, kegiatan yang akan dilaksanakan
selanjutnya maupun nama baik Himpunan sendiri.

Adapun solusi menurut BPO sebagai berikut:

1. Kepanitiaan untuk kegiatan dapat dibentuk dari awal kepengurusan baru dibentuk
sehingga kegiatan AGATIS ini dapat dipersiapkan lebih baik lagi.
2. Pembuatan kalender kerja yang pasti untuk kegiatan program kerja pengurus.
3. Dalam kepanitiaan, agar dapat saling bekerjasama dengan baik beserta koordinasi
rutin kepada pengurus agar dapat focus pada tugas pokoknya.
4. Peningkatan koordinasi antara panitia pelaksana kegiatan dengan pengurus.
5. Perekapan data atau link eksternal yang dapat menjadi peserta maupun sumber
dana bagi kegiatan AGATIS selanjutnya.

3) Pengukuhan
Berdasarkan urutan kegiatan pengkaderan, setelah dilakukannya kegiatan CHAOS maka
setelahnya dilakukan kegiatan Kemah Bakti Sosial. Dimana pada kegiatan tersebut
mahasiswa baru sistem informasi melakukan kegiatan dimasyarakat pada lokasi tertentu.
Namun, pada periode kepengurusan tahun 2020/2021 dalam melaksakan kegiatan
tersebut terkendala oleh perizinan dan Covid 19. Oleh sebab itu, pengurus mengambil
inisiatif dengan hanya mengadakan kegiatan pengukuhan bagi calon pengurus HIMASIF
selama 1 hari.
Dalam pandangan kami, diperlukan kesiapan yang jauh lebih matang lagi untuk
melaksanakan kegiatan ini untuk tahun selanjutnya, terlebih terhadap hasil dan manfaat
apa yang ingin dicapai dalam melaksanakan kegiatan ini. Kegiatan pengukuhan yang
dilaksanakan oleh pengurus periode tahun 2020/2021 terkesan sangat terpaksa untuk
dilakukan terbukti dengan banyaknya kendala yang terjadi saat dilapangan, yang kami
rangkum menjadi beberapa poin berikut:
1. Pengurus terlalu tergesa – gesa dalam melaksanakan kegiatan sehingga berdampak
pada kurangnya kesiapan panitia pelaksana.
2. Kurangnya koordinasi dan bimbingan antara pengurus dengan panitia sehingga acara
kegiatan tersebut seperti masih meraba – raba.
3. Tidak adanya partisipasi dan kesadaran penuh pengurus untuk ikut menyukseskan
kegiatan tersebut.

Adapun solusi menurut BPO sebagai berikut:

1. Kepanitiaan untuk kegiatan dapat dibentuk dari awal kepengurusan baru dibentuk
sehingga kegiatan Pengukuhan ini dapat dipersiapkan lebih baik lagi.
2. Pembuatan kalender kerja yang pasti untuk kegiatan program kerja pengurus.
3. Dalam kepanitiaan, agar dapat saling bekerjasama dengan baik beserta koordinasi
rutin kepada pengurus agar dapat focus pada tugas pokoknya.
4. Tingkatkan koordinasi antar pengurus dengan panitia maupun BPO.
5. Tingkatkan kesadaran pengurus dalam melaksanakan kegiatan dan membimbing
panitia pelaksana.
 BAB III

KEANGOTAAN PENGURUS

1. Ketua Umum

Ketua umum sendiri masih mempunyai ego yang tinggi, kurang koordinasi dengan
anggota kepengurusan dan masih mengandalkan satu sama lainnya. Untuk evaluasi
kepengurusan berikutnya seluruh anggota pengurus dan Badan Pengawas Organisasi harus
saling koordinaasi agar tidak menjadi salah paham antar pengurus, tidak berkerja sendiri.
Lebih dijalankan lagi komunikasinya buang rasa saling mengandalkan antar pengurus. Dan
ketua umum sendiri jika di beri saran hanya bilang iya namun tidak dilaksanakan. Itu contoh
yang tidak baik bagi anggota kepengurusan. Ketua umum harus mempunyai wibawa yang
lebih baik dibandingkan anggota kepengurusan yang lainnya.

Adapun solusi yang ditawarkan oleh Badan Pengawas Organisasi untuk ketua umum
adalah sebagai berikut:

1. Hilangkan rasa egoisme sebagai ketua umum.

2. Koordinasi antar semua anggota kepengurusan.
3. Pecahkan semua masalah bersama anggota secepatnya jika ada masalah di kepengurusan
untuk mencegah terjadinya perpecahan.
4. Ketua umum harus terus berkoordinasi dengan Badan Penesehat Organisasi agar dapat
membantu mencari solusi.

2. Wakil Ketua Umum

Wakil ketua umum masih kurang berperan aktif dalam berorganisasi dan kurangnya
tanggung jawab dalam mengemban tugas sebagai wakil ketua umun. Untuk evaluasi
kepengurusan berikutnya diharapkan dapat menjalankan tugasnya dengan sebagaimana
mestinya dan lebih aktif dalam keikutsertaan kepengurusan.
 Adapun solusi yang ditawarkan oleh Badan Penasehat Organisasi untuk wakil ketua
umum kedepannya tidak ada. Karena wakil ketua umum dihapuskan dari struktur organisasi.

3. Sekretaris Umum

Yang harus dievaluasi dari sekretaris umim adalah, merapikan pengarsipan surat
masuk dan surat keluar, seharusnya sekretaris dapat menunjukkan bukti arsip surat
menyurat selama periode kepengurusan serta kekurangan sekretaris umum periode
2020/2021 adalah kurang bertanggung jawab atas administrasi dengan pihak birokrasi
seperti mengurus proposal kegiatan dan laporan pertanggung jawaban kegiatan. Selain
itu, seharusnya sekretaris umum membimbing dan mengawasi surat menyurat yang
dibuat oleh panitia kegiatan secara lebih teliti agar surat menyurat yang masuk ataupun
keluar telah dikoreksi dengan benar oleh sekretaris umum, hal ini lebih mengacu kepada
pelatihan atau ajarkan panitia pelaksana kegiatan bagaimana format dan penulisan surat
yang baik dan benar.

Mengacu dari evaluasi beberapa kegiatan yang administrasi dan surat

menyuratnya tidak selesai, seharusnya hal tersebut menjadi tanggung jawab utama
seorang sekretaris umum atas terselesaikannya administrasi tersebut.

Adapun solusi yang ditawarkan oleh BPO untuk sekretaris umum adalah sebagai
berikut:

1. Rapikan pengarsipan surat masuk dan kelaur karena itu berfungsi sebagai
bahan laporan pertanggung jawaban pengurus di musyawarah besar.
2. Cek kembali surat keluar sebelum disebar untuk meminimalisir, kesalahan
surat tersebut.
3. Ajarkan bagaimana cara membuat surat yang baik dan benar kepada anggota
terkhusus sekretaris panitia.
4. Memasukan surat masuk dan surat keluar ke drive himasif
5. Pembuatan buku agenda dan kerja organisasi
 4. Bendahara Umum

Bendahara umum seharusnya membuat laporan keluar masuk keuangan

Himpunan maupun kegiatan, walaupun keuangan kegiatan dihandle oleh bendahara
panitia, namun hal itu merupakan tanggung jawab utama dari seorang bendahara umum
untuk merekap semua pengeluaran dan pemasukan serta bukti pengeluaran dari setiap
kegiatan yang dilakukan oleh pengurus.

Adapun solusi yang ditawarkan oleh BPO untuk sekretaris umum adalah sebagai
berikut:

1. Bendahara umum harus lebih teliti dalam pembukuan keuangan himpunan.

2. Keterangan untuk setiap pengeluaran dan pemasukan.
3. Penempatan tata letak pengeluaran perkegiatan ataupun perbulan.
4. Penambahan iuran dan pemasukan.
5. Bendahara umum harus saling berkoordinasi dengan bidang kewirausahaan untuk
mendapatkan uang tambahan.

5. Bidang Kominfo
1. Fanpage FB HIMASIF di bedakana
2. Bedakan Akun Sosial media prodi dengan sosial media HIMASIF
3. Update untuk postingan Sosial Media

6. Bidang Minat & Bakat

1. Mencari Ketua yang bisa mengkoordinir untuk mengembangkan minat dan bakat
anggota
2. Kegiatan yang tidak terlaksana diusahakan terlaksana
7. Bidang Kewirausahaan
1. Keuntungan dijelaskan dari mana saja, penjelasan untuk uang pemasukan dan
pengeluaran agar dapat dijelaskan di pemasukan HIMASIF
2. Untuk kedepannya anggota kewirausahaan diharapkan bisa merancang hasil jualan
sendiri.

8. Bidang Penalaran & Riset

1. Memberi pelatihan secara menyeluruh kepada anggota Penalaran dan riset dan tidak
terfokus kepada ilmiah saja

9. Bidang Kestari
1. Pendataan anggota tidak aktif, aktif, dan keluar.
2. Nama program kerja harus disamakan.
3. Data Inventaris tidak ada, tidak tau inventaris yang masih ada aatau tidak ada, tolong
didatakan
4. Pembandingan dengan pengurus sebelumny serta pertanggungjawaban.
5. Pembuatan jadwal piket untuk sekretariat.

10. Bidang Pengabdian Masyarakat

1. Pengrevisian Himasif PerBan tidak terlaksana.
2. Lebih aktif dalam melakukan Program Kerja.
3. Lebih tanggap terhadapat pengabdian masyarakatnya.

11. Bidang Kerohanian

1. Revisi untuk program kerja yang tidak terlaksana.
2. Untuk proker ke agama lain untuk dijadikan proker.
 BAB IV

HAMBATAN

A.    Hambatan yang dialami BPO

1.      Kurang aktifnya semua staf BPO

2.      Kurangnya komunikasi dengan pengurus.

3.      Terbenturnya BPO dengan tugas akhir dan dunia pekerjaan.

4.      Semua staf BPO kecuali ketua sangat sibuk dengan tugas akhirnya sampai lupa dengan
tufoksinya masing.

5.      Seluruh staf BPO kecuali ketua tidak pernah mengontrol keadaan kepengurusan.
 BAB V

PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Kesimpulan dari laporan ini adalah harus saling berkomunikasi antra Dewan
Pertimbangan Organisasi dan pengerurus Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HIMASIF).
Agar kedepannya HIMASIF bisa jauh lebih baik lagi dari kepengurusan sebelumnya. Semua
pengurus harus mampu menjalankan tugas secara ikhlas agar tidak menjadi beban dalam
menjalankan kepengurusan satu periode penuh atau dua smester.

            Hal ini sangat penting karena jika tidak berjalan roda organisasi tersebut, itu akan
menjadi dampak yang beriso tinggi. Saya berharap untuk kepengurusan berikutnya jauh lebih
baik lagi dari kepengurusan sebelumnya. Tingkatkan kembali rasa memiliki terhadap organisasi
Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HIMASIF).

Badan Pengawas Organisasi juga untuk kedepannya harus lebih baik lagi dari tahun sebelumnya,
agar nama harum Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HIMASIF) kembali berjaya.

B.     Saran

            mungkin dalam pembuatan laopran ini masih banyak kekurang terutama dari segi
penulisan dan pelaopran yang salah. Maka dari itu untuk memperbaiki kekurang tersebut perlu
adanya masukan dan saran, agar dikemudian hari laopran ini bisa menjadi laporan yang lebih
baik lagi.