BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dewasa ini semua tempat pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun klinik wajib
mengadakan pelayanan rekam medis guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan yang berdasarkan
dengan Permenkes No. 749a/1989 tentang Rekam Medis,. Rekam medis merupakan sarana yang sangat
penting dalam sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber informasi
dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala tindakan pengobatan yang diberikan
kepada pasien.
Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun data yang berisi
informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan pasien di masa lalu maupun di masa sekarang.
Karena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien maka berkas tersebut harus dikelola dengan
baik agar dapat terasakan manfaatnya. Jadi, pengertian rekam medis bukan hanya sebuah kegiatan
pencatatan namun juga berbagai kegiatan mulai dari penerimaan pasien hingga pengambilan kembali
maupun pemusnahan.
Pada makalah ini penulis akan membahas mengenai kegiatan rekam medis khusunya kegiatan
penyimpanan. Secara umum berbagai kegiatan tersebut masuk ke dalam kegiatan pengelolaan berkas
atau dokumen dan pengarsipan, artinya upaya mengelola rekam medis agar isinya lengkap, mudah
disimpan, dan mudah diambil kembali jika dibutuhkan.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem penyimpanan rekam medis ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen
rekam medis?
5. Apa kelebihan dan kekurangan dari masing-masing sistem penyimpanan rekam medis?
C. Tujuan
3. Untuk mengetahui apa saja sistem penyimpanan rekam medis dan untuk mengetahui masing-
masing kelebihan dan kekurangan dari setiap sistem penyimpanan yang digunakan.
4. Untuk mengetahui cara pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan.
BAB II
PEMBAHASAN
Sehubungan dengan dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap
lembar formulir dokumen rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau
map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara
individu. Untuk kepentingan penyimpanan, folder dokumen rekam medis tidak sama dengan folder atau
map pada umumnya. Pada dokumen rekam medis memiliki ‘lidah’ yang digunakan untuk menulis nomor
rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, ‘lidah’ tersebut ditonjolkan
keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara folder-folder dokumen rekam
medis. Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk:
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di rak
filing.
3. Mudah pengembaliannya.
4. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar
formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga riwayat
penyakit seorang pasien urut secara kronologis.
Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanannya dibagi
menjadi 3 cara yaitu:
Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara
menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu folder.
· Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam satu
folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
· Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
· Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
· Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis
milik seorang pasien berada dalam satu folder.
· Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
· Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu
diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam.
· Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-
waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di TPPRJ.
Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan
dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen
rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempat
tersendiri.
Satelit
Sistem penyimpanan satelit adalah sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan sistem
sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini hanya berfungsi pada rumah sakit yang sudah menggunakan
komputerisasi. Kelebihan menggunakan sistem ini adalah pengambilan dan pencarian data lebih cepat,
sedangkan kelemahannya adalah sekuritas data masih dipertanyakan.
Dari ketiga sistem penyimpanan cara sentralisasi lebih baik. Tetapi pelaksanaannya sangat tergantung
pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit:
B. Sistem Penomoran
Sistem penomoran rekam medis sangat berperan penting dalam memudahkan pencarian berkas atau
dokumen rekam medis apabila pasien kemudian datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan
kesehatan serta untuk kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem penomoran maka
informasi-informasi dapat secara berurut dan meminimalkan informasi yang hilang. Pemberian nomor
kepada pasien saat pasien berkunjung pertama kali dan digunakan seteruskan di tempat pelayanan
kesehatan. Ada tiga sistem pemberian nomor yaitu:
Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di puskesmas atau sarana
pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru.
· Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada pasien.
· Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada pasien.
· Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama, karena satu pasien
dapat memperoleh lebih dari satu nomor.
1. Sosial Security Numbering System yaitu Pemberian satu nomor rekam medis kepada satu pasien
dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.
2. Family Numbering System yaitu Pemberian satu nomor rekam medis yang digunakan untuk seluruh
anggota keluarga dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.
§ Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien
pelayanan berada dalam satu folder.
· Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh keluarga pada
sarana pelayanan Puskesmas.
· Secara tepat memberikan kepada RS/staf medis atau gambara yan lengkap mengenai riwayat
penyakit pasien dan pengobatan seorang penderita.
· Menghilangkan kerepotan mengambil RM lama, untuk disimpan ke nomor baru dalam sistem seri
unit.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini adalah pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu
yang cukup lama.
Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan sistem seri dan unit. Dimana setiap pasien
datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor baru tetapi dokumen Rekam Medis terdahulu
digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru.
Kelebihan menggunakan sistem ini adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih
antara baru atau pasien lama, semua pasien yang datang dianggap pasien baru.
Kekurangan dengan menggunakan sistem ini yaituPetugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan
dan informasi yang diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.
C. Sistem Penjajaran
Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan disusun berdiri sejajar satu dengan
yang lainnya. Ada 3 sistem penjajaran dokumen rekam medis yaitu :
Pada system ini RM akan di simpan urut seri nomor sebagai berikut:
10 - 82 - 64
Contoh 1 : contoh 2 :
10-82-96 10-99-96
10-82-97 10-99-97
10-82-98 10-99-98
10-82-99 10-99-99
10-83-00 10-00-00
10-83-01 10-00-01
Keuntungan :
Kekurangan :
- Mudah misfile
- Mudah untuk stranspose bila nomor tertulis terbalik ( missal : 19435 tertulis 19453 )
- Nomor yang besar adalah nomor terbaru sehingga file aktif akan terkumpul padat pada lokasi file
yang sama.
- Sulit mempekerjakan dan membagi kepada banyak petugas karena akan berdesakan pada lokasi
yang sama.
98 - 20 - 94
Contoh 1 : Contoh 2 :
98-20-94 98-99-94
99-20-94 99-99-94
00-20-94 00-00-95
01-21-94 01-00-95
02-21-94 02-00-95
03-21-94 03-00-95
Keuntungan :
Kerugian :
Hamper sama dengan TDF hanya pada Metode ini yang di sebut primer adalah kelompok angka tengah,
sekunder adalah kirinya dan paling kanan adalah kelompok angka tersier.
15 - 20 - 12
Contoh 1: Contoh 2:
10-82-96 99-82-96
10-82-97 99-82-97
10-82-98 99-82-98
10-82-99 99-82-99
11-82-00 00-83-00
11-82-01 00-83-01
Keuntungan :
Kerugian :
Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keprluan pelayanan,
pelatihan dan lain-lain. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari rak filing tersebut dapat
dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya, maka setiap pengambilan
dokumen rekam medis harus disisipi tracer.
Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk mengganti dokumen rekam medis yang
diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Setiap dokumen rekam medis akan diambil, maka pada
tracer harus dicatat:
2. Tanggal pengambilan
Selain tingkat penggunaan dokumen rekam mdis secara umum tersebut, dapat pula dihitung tingkat
penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit penggunaan dengan cara yang sama. Tingkat
penggunaan dokumen rekam medis tersebut bermanfaat untuk mengukur aktifitas filing yang digunakan
untuk perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan dokumen rekam medis.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan:
· Penyimpanan rekam medis merupakan kegiatan pengelolaan terhadap rekam medis pasien yang
sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen yang ada di dalamnya. Penyimpanan berkas rekam
medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis
yang disimpan di rak filing apabila berkas tersebut akan dipergunakan kembali.
Ada tiga cara penyimpanan rekam medis apabila ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen
rekam medis yaitu sentralisasi, desentralisai dan satelit.
· Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang paling efektif digunakan di rumah sakit yaitu
menggunakan sistem penomoran.