Analisis Sistem Informasi Manajemen Perencanaan dan Pembelian Barang

Studi Kasus pada PT. Rama Printing

Tri Ari Kisowo Sidi, M Aris Al Fajri, Iansyah Ramadhan, Gregorio Agustinus,
Ferian Kusuma Wardana.

Mahasiswa Sistem Informasi

Mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

Abstrak
PT. Rama Printing merupakan salah satu perusahaan Percetakan swasta yang ada di Jakrta
Indonesia. Perusahan dalam menjalankan bisnisnya telah menggunakan Sistem Informasi
Managemen (SIM) yang telah diimplementasikan yaitu Purchasing Inventory Management
System (PIMS), Human Resources Management System (HRMS), Finance Management
System (FMS) dan Accounting Management System (AMS). Tujuan dari penulisan ini
adalah mengetahui system informasi perencanaan dan pembelian barang serta menganalisis
system informasi Purchasing Inventory Management System (PIMS) studi kasus pada PT.
Rama Printing. Metodologi yang digunakan yaitu studi literatur dan pengalaman empiris.
Analisis yang digunakan dalam mengetahui SIM PIMS PT. Rama Printing dengan melihat
karakteristiknya meliputi komponen yang terdiri dari komponen input, output, teknologi,
hardware dan software; Boundry yang ditetapkan terdapat tiga yaitu kegiatan pembelian dan
inventori, otoritas dan budget; Lingkungan; Interface pada AMS dan FMS; Tujuannya
efisiensi dan efektivitas, keakuratan data serta nilai ekonomis yang tinggi; dan Prosesnya
meliputi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.

Kata kunci : Sistem informasi management, Purchase inventory management system

1. PENDAHULUAN
Pada saat sekarang ini system informasi mengalami perkembangan yang sangat pesat,
menjangkau setiap elemen kehidupan, bisnis dan sosial. Penggunaan system informasi pada
suatu perusahaan pada saat ini telah menjadi suatu keharusan dikarenakan tingginya
kebutuhan akan informasi sehingga dibutuhkan system yang mampu menyediakan kebutuhan
tersebut. Perusahaan perkebunan merupakan salah satu perusahaan yang memiliki proses
bisnis yang luas dan banyaknya lahan didaerah-daerah sehingga membutuhkan suatu system
yang terintegrasi agar memperlancar proses bisnis serta meningkatkan efisiensi dan efektifitas
bisnis. Dalam proses bisnis perusahaan perkebunan sangat dibutuhkan system informasi
dikarenakan adanya masalah-masalah kecil yang berdampak besar bagi perusahaan pun kerap
terjadi, misalnya pihak manajemen yang melakukan transaksi penjualan tanpa mengetahui
persis jumlah TBS atau CPO yang tersedia di pabrik mereka. Belum lagi kebocoran yang
terjadi di lapangan tidak dapat terkontrol oleh pihak manajemen. “Tanpa pengawasan yang
terintegrasi, losses di lapangan bisa mencapai 8%,” (Simandjuntak, 2007).
Percetakan adalah sebuah proses industri untuk memproduksi secara massal tulisan dan
gambar, terutama dengan tinta di atas kertas menggunakan sebuah mesin cetak. Dia merupakan
sebuah bagian penting dalam penerbitan dan percetakan transaksi.Banyak buku, koran, brosur,
flyer dan majalah sekarang ini biasanya dicetak menggunakan teknik percetakan offset. Image
yang akan dicetak di print di atas film lalu di transfer ke plat cetak. Warna-warna bisa
didapatkan dengan menimpakan beberapa pola warna dari setiap pelat offset sekaligus. Teknik
percetakan umum lainnya termasuk cetak relief, sablon, rotogravure, dan percetakan berbasis
digital seperti pita jarum, inkjet, dan laser. Dikenal pula teknik cetak poly untuk pemberian
kesan emas dan perak ke atas permukaan dan cetak emboss untuk memberikan kesan menonjol
kepada kertas.

2. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi

a. Sistem
Beberapa pengertian atau definisi mengenai sistem yang diberikan oleh para ahli sebagai
bahan perbandingan antara lain sebagai berikut:
a) Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas
bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan (O’Brien dan Marakas 2009).
b) Pengertian sistem menurut Kadir (2003:54) sistem adalah sekumpulan elemen yang
saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tu-juan.
c) Ackof dalam Effendy (1989:51) menga takan bahwa sistem adalah setiap ke-satuan,
secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian- bagian dalam keadaan saling
tergantung satu sama lain.
d) Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:950) disebutkan bahwa sistem mempunyai
dua pengertian; (a) Seper-angkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga
membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan
seba-gainya.

Dari definisi-definisi di atas, terlihat bahwa masing-masing menekankan bahwa sistem

memakai pendekatan pada elemen atau komponen. Artinya, bahwa sistem ha-ruslah terdiri
atas berbagai komponen/elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan
yang utuh.

b. Informasi
Informasi merupakan data atau fakta yang telah diproses sedemikian rupa, sehingga berubah
bentuknya menjadi infor-masi. Di samping itu informasi dapat men-gurangi ketidakpastian
serta mempunyai nilai dalam keputusan karena dengan adanya informasi kita dapat memilih
tinda-kan-tindakan dengan resiko yang paling kecil.
Untuk menghasilkan kebijaksanaan dan keputusan yang baik diperlukan pengo-lahan data
menjadi informasi yang relevan dengan masalah perusahaan yang sedang dihadapi.
Dengan demikian data itu merupakan bahan mentah yang harus diproses lebih dahulu baru
kemudian dapat diguna-kan Menurut Davis (2002) pengertian infor-masi adalah: “Data yang
telah diolah men-jadi bentuk yang berarti bagi yang meneri-manya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini dan saat mendatang”. Sedangkan pengertian informasi
menurut Mc Leod (1995) adalah: “Salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi
manajer, yang pengelolaannya mengguna-kan peralatan komputer yang digunakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi dengan segera.”Dari definisi itu dapat
disimpulkan bahwa data adalah ba-han mentah yang diproses menjadi sebuah informasi. Jadi
terdapat perbedaan antara data dengan informasi di mana data adalah “bahan baku” yang
harus diolah sedemikian rupa hingga berubah sifatnya menjadi infor-masi. Perubahan ini
penting untuk disadari karena sesungguhnya data tidak mempun-yai nilai apa-apa untuk
mengambil kepu-tusan, hanya informasi mempunyai nilai, dalam arti bahwa informasi akan
memu-dahkan manajer untuk mengambil kepu-tusan.

c. Sistem Informasi
Sedangkan pengertian sistem informasi yaitu, sebagai berikut:
a) Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai
satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi be-berapa pemakai
dengan kebutuhan yang serupa (Sutono, 2007).
b) Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan
komunikasi, sumber-sumber data, prose-dur dan kebijakan yang terorganisasi dengan
baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan men-yebarluaskan
informasi dalam suatu organisasi (O’Brien dan Marakas, 2009).
c) Menurut Alter dalam Effendy (1989:11), sistem informasi adalah kombinasi antara
prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang dior-ganisasikan untuk
mencapai tujuan-dalam sebuah organisasi.
d) Menurut Wilkinson, sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordi-nasikan
sumber daya (manusia, kom-puter) untuk mengubah masukan.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala
sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri
mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih
memiliki arti dan dapat diguna-kan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan
fakta-fakta yang mewakili

Sistem Informasi Manajemen

Raymond McLeod Jr (1996:54) mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai suatu sistem
berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan
serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan
untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Komaruddin
dalam Effendy (1989:111) SIM adalah pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk
memberikan eksekutif bantuan informasi yang memberikan kemudahan bagi proses
manajemen. Menurut O’Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem informasi manajemen
adalah: menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhi-tungan harga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; men yediakan informasi yang
dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan
berkelanjutan; menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut
menun-jukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akun-
tansi manajemen dan mengetahui bagai-mana cara menggunakannya. Informasi akuntansi
manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan
masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam
semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pen-gendalian dan pengambilan keputusan).

Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang
sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara
orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Sementara Teknologi Informasi (TI) yaitu :
adalah suatu studi perancangan, implementasi, pengembangan, dukungan atau manajemen
sistem informasi berbasis komputer, terutama pada aplikasi hardware (perangkat keras) dan
software (perangkat lunak komputer).

Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur
oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan,
atau suatu strategi bisnis.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Ada tiga tujuan diterapkannya sistem informasi dalam perusahaan yaitu :
1. Untuk mengambil dan menyimpan data tentang aktivitas bisnis dan transaksi
perusahaan dengan efektif dan efisien.
2. Untuk menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
3. Untuk melakukan control agar data-data disimpan dan diproses dengan akurat.

Peranan Sistem Informasi

Pada awal perkembangan komputerisasi informasi, komputer belum mempunyai program
yang berjalan secara otomatis, melainkan hanya menjalankan komando yang dimasukkan
secara manual ke dalam komputer. Setelah tahun 2000’an, sistem informasi manajemen mulai
berkembang sebagai satu sistem yang terintegrasi pada berbagai induk perusahaan dan
cabang-cabangnya.
Sistem tersebut kemudian dibentuk dalam sistem informasi berbasis komputer (Computer
Based Information System). Hingga kini, sistem informasi berjalan secara terintegrasi dan
berjalan secara otomatis.
SI sendiri mempunyai elemen-elemen fisik yang dibutuhkan untuk kelancaran sistem yang
digunakan, yaitu perangkat keras komputer, perangkat lunak, yaitu perangkat lunak sistem
umum, perangkat lunak terapan umum, serta program aplikasi.
Selanjutnya, dalam SI terdapat database dan prosedur pelaksanaan sistem manajemen
perusahaan dan tentunya, petugas yang mengoperasikan semua sistem tersebut.

Gambaran Umum Perusahaan

PT. Rama Printing adalah perusahaan Percetakan yang terletak di Kelurahan Rawamangun
Kecamatan Pulo gadung kota Jakarta TImur, Propinsi DKI Jakarta. PT. Rama Printing ini
berdiri pada tahun 2009 dimana saat itu perusahaan baru mendapatkan izin

Sistem Produksi

3. METODA ANALISIS

Analisa Sistem Informasi Manajemen Perencanaan dan Pembelian Barang Studi Kasus pada
PT. Bintang Sawit Lestari menggunakan studi literatur dan pengalaman empiris.

4. PEMBAHASAN

PT Rama Printing pada tahun 2015 membuat sistem yang terintegrasi dimana sebelumnya
masing-masing modul dari sistem berjalan sendiri-sendiri. Sistem yang di pakai adalah
Build up oleh Team IT. perusahaan dimana sistem ini mengunakan database, Aplikasi
Delphi, Server untuk Hardware IBM, sementara untuk Software OS Microsoft Windows.
Jaringan internet menggunakan CBN & V-SAT PSN. Komputer untuk user memakai
processor core i5.
Adapun Sistem Infomasi Manajemen yang saat ini sudah di implementasikan di Perusahaan
adalah sebagai berikut :
1. Human Resources Management System (HRMS)
Mencatat kegiatan Personalia (Data Karyawan, Gaji, Cuti, Tunjangan, Perobatan, dll)
2. Finance Management System (FMS)
Mencatat semua kegiatan yang berhubungan dengan Keuangan
3. Accounting Management System (AMS)
Mencatat semua kegiatan Accounting dimana output akhirnya Laporan Keuangan.

Purchasing Inventory Management System (PIMS)

Pada PT Rama Printing terdapat banyak proses. Untuk pembahasan ini dibatasi hanya
masalah Sistem Informasi Perencanaan dan pembelian barang. Sistem Informasi Manajemen
yang digunakan Purchasing Inventory Management System (PIMS) yakni Mencatat semua
kegiatan pembelian dan Persediaan barang di gudang.

Pembelian Head Office

Pembelian yang dilakukan oleh kantor dimana barang yang di beli adalah yang nilainya relatif
besar dan sifatnya strategis seperti Kertas Foto, Bahan Banner, Spare Part, Mesin Print, dan
Aktiva lainya.

Karakteristik Sistem Informasi Pada Pembelian Inventory Management System (PIMS)

a. Komponen ; yang terdiri dari :
Komponen Input yaitu data yang di masukkan adalah : data Budget/Anggaran
dan juga data Pembelian Barang & Jasa (Request For Quation, Persetujuan
Penawaran Supplier).
Komponen Ouput (hasil) dari Sistem tersebut adalah : Pesanan Pembelian
(PP) , Purchase Order (PO) dan Laporan Pembelian (LP).
 Komponen Teknologi : Komputer (PC), Laptop, Server Internet CBN & V-
SAT PSN
Komponen Hardware : Komputer (PC) Brand Lenovo Intel Core i5, Hard
Disk 1 TB, RAM 8 GB.
Komponen Software : Database Oracle , Aplikasi Delphi dan Server OS
Linux

b. Boundry (Batasan) :
Sistem di batasi hanya untuk Pembelian & Inventori saja.
Dibatasi oleh Standar Operasional Prosedur (otorisasi) ; jadi user bagian
pembelian hanya bisa membeli barang setelah adanya otorisasi dari beberapa
bagian misalnya untuk barang spare part harus diperiksa oleh divisi teknik
untuk kontrol apakah barang yang dibeli sesuai peruntukan, berlanjut ke
Cost Control untuk melihat apakah barang tsb sudah ada di anggarkan,
kemudian persetujuan dari Divisi Keuangan untuk melihat apakah dana untuk
pembelian barang ini tersedia, kemudian persetujuan dari Direksi baru
pembelian dapat dilakukan. sebagai
Dibatasi oleh Anggaran (Budget) ; Bila barang yang akan di beli tidak ada
dianggaran atau sudah lebih dari anggaran , permintaan pembelian akan di
tolak.

c. Lingkungan (enviroment) ;
Personel ; tidak ada petugas khusus yang punya skill di bidang IT. Masih
mengharapkan personel dari Kantor 1 orang harus menangani beberapa 3
PT di 4 Lokasi yang berbeda.
Infrastruktur Jaringan Listrik ; Infrastruktur Jaringan Internet dengan
Provider PSN selalu mengalami gangguan putus istilah Request Time Out
(RTO).

d. Penghubung Sistem (Interface) : Purchasing Inventory Management System (PIMS)

nantinya akan terhubung dengan beberapa System lainnya
Accounting Management System (AMS) ; setelah barang tersebut di beli
(PO) akan otomatis dicatat di Inventory system bila sudah diterima di
gudang, dan akan langsung masuk ke AMS untuk Jurnal pengakuan Hutang.
Finance Management System ; Purchase Order (PO) yang sudah
direalisasikan akan otomatis muncul di FMS untuk proses pembayaran
Hutang tersebut.
e. Goal (Tujuan) ; dengan adanya sistem ini maka pekerjaan yang dulunya manual bisa
lebih cepat, pengawasan juga lebih maksimal, sehingga dapat dikatakan Goal (tujuan)
dari Sistem yang di aplikasikan menciptakan :
Efisiensi & Efektivitas
Keakuratan Data
 Nilai ekonomis yang tinggi (Cost vs Benefit)

f. Process ; dalam Purchasing Inventory Management System (PIMS) ini ada beberapa
proses yang harus dilakukan :
Perencanaan ; proses awalnya adalah memasukan semua data anggaran
pembelian yang akan di beli dalam satu tahun. Jadi semua rencana aktivitas
pembelian dalam satu tahun harus dimasukkan terlebih dahulu ke dalam data
base PIMS.
Pengendalian ; Dalam PIMS ini apabila ada pembelian di luar rencana atau
melebihi Anggaran, maka harus di buatkan Permohonan Tambahan Anggaran
(PTA). PTA ini harus menjelaskan secara rinci alasan mengapa Pembelian
tersebut harus di lakukan meskipun sudah melebihi atau tidak dianggarkan.
Pengambilan Keputusan ; PIMS ini bisa dipakai sebagai pengambil
keputusan Strategis, karena berkaitan dengan divisi lainnya. Misal untuk
contoh PTA diatas, manajemen bisa menolak atau merealisasikan tambahan
anggaran sesuai dengan pertimbangan ekonomi dan bisnis.

Analisa Terhadap Sistem Informasi Perencanaan dan Pembelian Barang

Sistem perencanaan dan pembelian di PT. BSL ini sebenarnya sudah berjalan cukup baik
dimana seperti yang terlihat di dalam flow chart barang yang di minta untuk di beli harus
melalui pemeriksaan Teknis sesuai dengan kebutuhan, misal untuk barang Spare Part harus
melalui Divisi Teknik di HO, barang untuk perkebunan (pupuk, bahan kimia, dodos dll) harus
melalui divisi Agronomi. Kemudian setelah itu harus melalui Cost Control yang berada di
Divisi Keuangan, dimana bila barang tersebut tidak ada di dalam Budget (anggaran) ataupun
bila melebihi budget harus membuat Permintaan Tambahan Anggaran (PTA) yang harus di
otorisasi sampai pada level Direksi.

Kendala Dalam Sistem

Karena Infrastruktur untuk IT juga masih banyak bermasalah terutama untuk Jaringan Internet
dan data mengakibatkan terkendala dalam hal laporan masih belum Up to date. Hal ini
disebabkan karena sistem belum bisa 100% live dalam arti terkadang harus menggunakan
server lokal dahulu kemudian backup data dari server lokal baru bisa dikirimkan ke HO
Jakarta baru kemudian bisa di proses. Sehingga permintaan barang yang sifatnya urgent tidak
bisa langsung di eksekusi atau di proses, hal ini mengakibatkan terhambatnya pasokan
barang.
Kendala ini disebabkan karena Support dari satelit (menggunakan PSN) sering terputus tiba-
tiba (istilah RTO ; Request Time Out). Kemudian juga untuk Staff IT yang berada di Kebun
juga belum ada yang tetap, karena Staff IT harus keliling untuk menangani beberapa Kebun.

Rekomendasi
Rekomedasi yang bisa diberikan yakni perusahaan bisa menggunakan Provider lain, namun
biaya yang di keluarkan agak sedikit lebih besar., Kemudian ada penawaran dari provider
lain yang kecepatan dan Bandwith lebih besar dan stabil namun biaya yang dikeluarkan
lebih besar. Karena saat ini perusahaan masih dalam tahap perkembangan dan masih dalam
tahap pengembangan maka pembangunan Infrastruktur untuk IT juga harus di improve.
 Kalaupun biaya yang dikeluarkan mahal namun karena hal ini merupakan Investasi maka
perusahaan sebaiknya melakukannya pada saat ini juga.

5. KESIMPULAN

Sistem perencanaan dan pembelian di PT. Rama Printing ini sebenarnya sudah berjalan
cukup baik dimana seperti yang terlihat di dalam flow chart barang yang di minta untuk
di beli harus melalui pemeriksaan Teknis sesuai dengan kebutuhan, misal untuk barang
Spare Part harus melalui Divisi Teknik di HO, barang untuk produksi (Kertas- kertas, bahan
dasar banner, tinta, dll) harus melalui divisi Gudang Kemudian setelah itu harus melalui
Cost Control yang berada di Divisi Keuangan, dimana bila barang tersebut tidak ada di
dalam Budget (anggaran) ataupun bila melebihi budget harus membuat Permintaan
Tambahan Anggaran (PTA) yang harus di otorisasi sampai pada level Direksi. Untuk
penggunaan sistem informasi pada prosedur pembelian barang masih terdapat kendala
dikarenakan infrastruktur untuk support sistem informasi.

Dengan aktivitas SIM yang berbasis komputer ini, para pimpinan perusahaan/manajer dapat
lebih mudah, murah, efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan, termasuk di
dalamnya dalam melakukan fungsi - fungsi manajemen, seperti perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan (controlling) yang
hasil keputusannya tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan.

Referensi
McLeod Jr, Raymond dan George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen. 2012.
Jakarta: Salemba Empat.
Jogiyanto HM., Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta: 1999
George H. Bodnar, William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu,
Salemba Empat, Jakarta:2000
Lani Sidharta, Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media Komputindo,
Jakarta: 1995
Anton M. Meliono, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Penerbit Balai Pustaka, Jakarta:
1990
Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT
Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta: 1991
http://s3.amazonaws.com/ppt-download/peran-sistem-informasi-manajemen-dalam-
pengambilan-keputusan-organisasi-1234846692787089-2.doc
http://katalog.library.perbanas.ac.id/download_3922_Rangkuman.pdf
http://yudiachmadriski.blogspot.com/ 2012/10/analisis-peranan-sistem-informasi.html
http://www.slideshare.net/bang_qq/peran-sistem-informasi-manajemen-dalam-
pengambilan-keputusan-organisasi
http://www.scribd.com/doc/8336496/Analisis-Peranan-Sistem-Informasi- Manajemen-
Berbasis-Komputer-Dalam-Proses-Pengambilan