BUSINESS BLUEPRINT IMPLEMENTASI

SAP BUSINESSOBJECTS PROFITABILITY

AND COST MANAGEMENT PT GARUDA
INDONESIA (PERSERO) TBK

James Tandy
BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530,
Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244, Email: jamestandyup@gmail.com

Ricky
BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530,
Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244, Email: vxricky@gmail.com

Yudiana
BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530,
Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244, Email: yudiana_lyn@yahoo.com

Dosen pembimbing: Johan, S.Kom., MM.

BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No.27. Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11530,
Telp/Fax: 534 5830 / 530 0244.

ABSTRAK

Business blueprint digunakan untuk mendokumentasikan proses bisnis AS IS dan proses

bisnis TO BE dalam implementasi SAP BusinessObjects Profitability and Cost Management
(PCM) untuk kepentingan pembuatan laporan Route Profitability actual mainbrand. Dalam
fase business blueprint ini, metodologi analisis yang dilakukan adalah dengan analisis sistem
yang berjalan, analisis kebutuhan pengguna, identifikasi masalah dan solusi, serta analisis
resiko dan isu. Output yang dihasilkan adalah business blueprint implementasi PCM dengan
22 buah project deliverables yang salah satunya adalah detil terminologi struktur yang ada di
dalam PCM serta hasil analisis resiko dan isu. Simpulan yang didapatkan yaitu dengan
menggunakan metode implementasi ASAP, sistem SAP BusinessObjects PCM dapat
menjawab gaps yang ada dan akan secara langsung menggantikan peran dari sistem pre-CO-
PA dan CO-PA yang ada untuk menghasilkan Route Profitability actual mainbrand.

Business blueprint is used for documenting AS IS business processes and TO BE business

processes in the implementation of SAP BusinessObjects Profitability and Cost Management
(PCM) for the purpose of Route Profitability actual mainbrand reporting. In the business
blueprint phase, the methodology of the analysis is conducted by analyzing the current
running system, user requirements, problem identification and solutions, as well as analysis
of the risks and issues. The output is a business blueprint itself for the implementation of
PCM with 22 pieces of project deliverables, one of which is detailed in terms of the existing
structures in the PCM and the analysis of risks and issues. Conclusions are obtained by
using the method of implementation: ASAP, SAP BusinessObjects PCM system can answer
the gaps that exist and will directly replace the role of the pre-CO-PA and CO-PA system
which is there to produce Route Profitability actual mainbrand.

Kata kunci: BusinessObjects, Profitability, Cost Management, Business Blueprint.

PENDAHULUAN
Dunia teknologi informasi yang terus berubah secara signifikan dan kemampuan organisasi untuk
merespon tantangan-tantangan dan peluang-peluang seiring dengan perubahan tersebut dengan lebih
cepat dari kompetitor sejenis akan menjadi tolak ukur apakah dirinya mampu untuk selangkah lebih
maju. Organisasi-organisasi yang bergerak di bidang ekonomi secara global dihadapkan kepada
kompetisi, tekanan atas peraturan-peraturan yang dilakukan oleh pemerintah setempat, serta tingginya
tingkat ketidakpastian yang ada. Di dalam lingkungan seperti ini, munculah sebuah kebutuhan akan
pengambilan keputusan (decision-making) yang lebih ditingkatkan. PT Garuda Indonesia (Persero)
Tbk merupakan maskapai penerbangan pertama dan terbesar di Indonesia yang kini melayani lebih
dari 50 rute destinasi domestik dan internasional. PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk sendiri telah
mengimplementasikan salah satu produk unggulan dari konsep ERP (Enterprise Resource Planning),
yaitu SAP, yang memiliki modul terlengkap dan telah menjadi best practice dunia. Di dalam SAP
sendiri dikenal adanya BusinessObjects, yaitu sebuah komponen pendukung dalam hal performance
management, planning, reporting, analisis, serta manajemen informasi perusahaan dan pada 2007
telah resmi menjadi SAP BusinessObjects 5.1 pada versi terbarunya. Terdapat beberapa produk dari
SAP BusinessObjects 5.1 dimana salah satunya adalah EPM (Enterprise Performance Management)
yang mengelola SAP BusinessObjects PCM (Profitability and Cost Management). PCM ini lah yang
tengah dipersiapkan oleh Garuda Indonesia untuk mengatasi masalah akan banyaknya waktu yang
terbuang akibat sistem yang sekarang berjalan sebagian masih secara manual. Sedangkan bagi Garuda
Indonesia sebagai perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan (aviation), SAP BusinessObjects
PCM akan dibangun dengan pendekatan Profitability Management (PM) dan akan menghasilkan
laporan berupa Route Profitability (RP) yang akan menjadi central role dari industri penerbangan
yang bertujuan untuk memberikan flight performance dari tiap-tiap rute penerbangan yang ada yang
terdiri dari informasi untuk pricing decisions akan seberapa besar profit yang dihasilkan oleh sebuah
rute penerbangan, seberapa besar revenue yang didapatkan, serta seberapa tinggi costs yang
dihabiskan untuk sebuah rute tersebut. Route Profitability (RP) tersebut diharapkan dapat memberikan
dukungan kepada direksi/eksekutif untuk keperluan pengambilan keputusan bagi pencapaian tujuan-
tujuan strategis perusahaan (pricing atau network development decision). Sesuai dengan state of art
(tinjauan pustaka) yang ada pada jurnal ilmiah internasional yang dipublikasikan oleh Vantage
(sebuah SAP BusinessObjects Consulting Services Team) tahun 2008, implementasi dari produk SAP
BusinessObjects Profitability and Cost Management di dalam industri penerbangan pertama kali
dilakukan oleh SAS (Scandinavian Airlines) yang telah berhasil memberikan solusi atas tantangan
bisnis dalam mengelola dan memantau biaya-biaya dari semua kegiatan, meningkatkan fungsi laporan
Route Profitability, mengidentifikasi rute yang tidak menguntungkan, sehingga dapat menghasilkan
keputusan strategis yang lebih optimal. Maka atas dasar latar belakang ini, penulis mengangkat topik
SAP BusinessObjects Profitability & Cost Management (PCM) ke dalam skripsi dengan judul
“Business Blueprint Implementasi SAP BusinessObjects Profitability & Cost Management Route
Profitability Actual Mainbrand PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk” untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan di dalam keperluan untuk memaksimalkan proses decision making dengan menggunakan
sistem yang baru dengan SAP BusinessObjects. Tujuan penelitian adalah mempelajari proses bisnis
dalam industri penerbangan Garuda Indonesia, menganalisis proses-proses pada sistem yang berjalan
dalam menghasilkan laporan Route Profitability Actual Mainbrand, menganalisis masalah-masalah
yang ada pada sistem yang berjalan, menganalisis proses-proses yang ditawarkan oleh SAP
BusinessObjects PCM beserta dengan fungsi-fungsi dari setiap struktur PCM yang ada di dalam nya,
dan merancang business blueprint SAP BusinessObjects PCM dengan pendekatan dasar Activity-
Based Costing (ABC) untuk keperluan kustomisasi SAP BusinessObjects PCM di masa mendatang
dan dalam hal mendukung proses implementasi PCM yang berjalan pada PT. Garuda Indonesia
(Persero) Tbk.

METODE PENELITIAN
Metode pengumpulan data dengan melakukan studi lapangan wawancara yaitu penulis melakukan
wawancara (tanya jawab) langsung dengan pengguna (user) dari proyek SAP BusinessObjects PCM
untuk mendapatkan business requirements yang dibutuhkan. Serta dengan program magang dimana
dalam proses pengumpulan data, penulis juga menjalankan program magang (internship) secara
langsung sesuai dengan jam kerja yang ditentukan oleh PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk. Selama
melakukan praktek kerja, penulis juga meminta bimbingan dan pelatihan dari karyawan-karyawan
yang bekerja di perusahaan dengan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan. Selain itu
penulis juga melakukan studi kepustakaan untuk melakukan tinjauan pada buku-buku yang berkaitan
dengan topik penulisan skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan serta informasi-
informasi terkait lainnya yang diperlukan.
Metode analisis yang dilakukan dalam perancangan business blueprint untuk proyek implementasi
PCM adalah dengan melakukan analisis sistem yang berjalan mengenai roses-proses yang ada di
dalam sistem yang berjalan sekarang dapat dianalisis melalui hasil wawancara pengguna selama masa
magang, analisis terhadap kebutuhan user, setelah melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan
sekarang, lalu dilakukan analisis terhadap kebutuhan user mengenai sistem PCM yang akan dibangun
melalui wawancara pengguna., melakukan identifikasi masalah dan solusi yaitu identifikasi masalah-
masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan sekarang yang didapatkan dengan analisis fit/gap
agar sistem yang akan dibangun dapat menjadi solusi atas masalah-masalah yang ada, dan terakhir
melakukan analisis isu dan analisis resiko yaitu analisis resiko dilakukan agar dapat mempersiapkan
segala resiko yang mungkin dapat terjadi di berbagai tahapan implementasi PCM, baik di awal
pengerjaan proyek sampai tahapan terakhir go live dan support. Selain melakukan analisis resiko, juga
dilakukan analisis isu, dimana analisis isu juga merupakan bagian dari manajemen proyek yang
dilakukan untuk menganalisis masalah-masalah yang sedang terjadi di dalam pengerjaan proyek
implementasi PCM.
Metode implementasi yang digunakan dalam proyek SAP BusinessObjects PCM adalah dengan
menggunakan metode ASAP (Accelerate SAP) melalui fase kedua yaitu business blueprint, dimana
kami mengumpulkan business requirements yang ada dengan melakukan analisis proses bisnis AS IS
dan analisis kebutuhan pada proses bisnis TO BE yang akan diimplementasikan.

HASIL DAN BAHASAN

Garuda Indonesia merupakan salah satu perusahaan milik negara (BUMN) yang bergerak di bidang
jasa penerbangan yang berfokus pada tingkatan pasar menengah ke atas, karena produk yang
ditawarkan merupakan jenis premium services, baik untuk jasa pengangkutan penumpang (pax) dalam
one-way atau return flight ataupun barang (cargo). Garuda Indonesia juga melayani setiap kegiatan
kenegaraan yang dilakukan oleh instansi pemerintahan Republik Indonesia terkait dengan berbagai
wilayah kunjungan. Pasar yang dijangkau oleh Garuda Indonesia meliputi service area IBB
(Indonesia Bagian Barat), IBT (Indonesia Bagian Tengah), ASA (Asia), JKC (Japan Korea China),
SWP (South West Pacific), EUR (Eropa), dan MEA (Middle East) dimana perusahaan telah memiliki
lebih dari 50 rute penerbangan baik domestik ataupun internasional dan rata-rata berhasil melakukan
lebih dari 6.000 penerbangan dalam kurun waktu satu tahun. Untuk menghasilkan sebuah laporan
Route Profitability, pengguna (user) harus melalui enam proses secara keseluruhan, yaitu:
1. Mengumpulkan data utama operasional dan revenue dari unit feeder data yang
bersangkutan (data collection).

Tabel 3.1. Nama data dan penyedia data untuk pemrosesan laporan

Nama Data Penyedia Data

AFL (Aircraft Flight Log) dan fuel burnt JKTOSGA (Operation Support) dan JKTCTGA (Fleet
Management)
 OTP (On Time Performance) JKTOGGA (Ground Support)
RAPID GA JKTWPGA (Revenue Management)
CRAS (Cargo Revenue Accounting System) JKTGFGA (Unit Cargo)

1.a. Semua data yang diperlukan oleh user (pengguna) yang dikumpulkan dari
berbagai bagian penyedia data akan disimpan di dalam sebuah alamat
server: https://192.168.31.156/operation/controlv2/addon. Pertama kali,
user akan memroses data asli operasional AFL (Aircraft Flight Log) yang
telah diterima dari bagian operation support (JKTOSGA) berformat Excel
yang terdiri dari 34 kolom field, beserta data asli fuel burn dari bagian fleet
management (JKTCTGA) yang juga masih berformat Excel dengan 10
kolom field. Kemudian, kedua data asli tersebut dibentuk menjadi data
gabungan yang terdiri dari 22 kolom field,
1.b. Kedua, mengumpulkan data asli operasional On Time Performance (OTP)
yang didapatkan dari bagian ground operation (JKTOGGA).
1.c. Ketiga, menerima data asli revenue RAPID (pax revenue) dalam dua
format yaitu .TXT (incomplete) dan Excel (complete) yang didapatkan dari
bagian revenue management (JKTWPGA), dimana user akan
menggunakan data yang telah lengkap yaitu format Excel, dan
1.d. Terakhir, menerima data asli revenue CRAS (Cargo Revenue Accounting
System) dalam dua format yaitu .TXT (incomplete) dan Excel (complete)
yang diterima dari unit cargo (JKTGFGA), dimana user akan
menggunakan data yang telah lengkap yaitu format Excel,

2. Mengubah format data asli menjadi format data Route Profitability.

2.a. User mengganti format data operasional asli AFL dan fuel burn berupa
field: aircraft type, branch office, pax on board, flight number, dan
departure/arrival date yang telah dikumpulkan sebelumnya, lalu disimpan
dengan format baru .TXT (contoh PAX201103.txt). Contoh perubahan
format sebagai berikut:

Tabel 3.2. Perubahan format aircraft type pada data asli

AFL RP
733 73C
734 74C
7NG 738

Tabel 3.3. Perubahan format branch office pada data asli

AFL RP
SEL ICN
NRT TYO
PEK BJS
OSA KIX

AFL RP
• PVG SHA
SPL AMS
 Tabel 3.4. Perubahan format flight number pada data asli

AFL RP
088 978
089 979

2.b. User mengganti format data operasional asli OTP berupa field: aircraft
type, departure/arrival city, serta date yang telah dikumpulkan
sebelumnya, lalu disimpan dengan format baru .TXT (contoh
OTP_201101.txt).
2.c. User mengganti format data asli revenue RAPID berupa field: flight
number dan departure/arrival city yang telah dikumpulkan sebelumnya,
lalu disimpan dengan format baru .TXT (contoh ZRP_032011.txt).
2.d. User mengganti format data asli revenue CRAS berupa field: flight number
dan departure/arrival city yang telah dikumpulkan sebelumnya, lalu
disimpan dengan format baru .TXT (contoh CGO201103.txt).

3. Melakukan data maintenance.

3.a. Untuk memasukkan value dari data operasional dan revenue yang telah ada
ke dalam karakteristik preCOPA berupa aircraft type, departure/arrival
city, citypair, flight number, flight route, roundtrip route, roundtrip flight
number, service area, dan service type, maka pertama menggunakan
transaction code "KES1" untuk membuat derivasi yang berasal dari data
AFL dan fuel burn, OTP, RAPID, dan CRAS. Value-value utama melalui
‘KES1’
3.b. Kedua, untuk membentuk rute yang saling berkaitan antara flight number,
flight route, service area, dan roundtrip flight number, maka menggunakan
derivation rule 11 dengan transaction code "KEDE". Selanjutnya,
menggunakan derivation rule 12 untuk memasangkan flight route dengan
roundtrip route. Dan terakhir, menggunakan derivation rule 13 untuk
memasangkan service area dengan service type.
3.c. Ketiga, melakukan perhitungan yang berkaitan dengan jarak dan seat
configuration, seperti ASK (Available Seat per Kilometer), RPK (Revenue
Pax Kilometer), ATK pax (Available Tone Kilometer), ATK cargo
(Available Tone Kilometer), Freight Mail, dan lain sebagainya dengan
menggunakan transaction code "ZRPMM"

4. Mengunggah data operasional dan data revenue ke dalam pre-COPA.

Pre-COPA
Merupakan proses awal yang ditambahkan karena perusahaan memerlukan laporan-
laporan RP lainnya yang lebih komprehensif, oleh karena itu ditambahkan sebuah
proses pre-CO-PA (dibuat di dalam SAP ECC 6.0 melalui pemograman ABAP)
yang bertujuan untuk menyaring, memetakan, dan mempersiapkan data awal,
sehingga hal ini dapat memastikan bahwa data yang akan masuk ke dalam CO-PA
nantinya merupakan data yang sudah valid.
4.a. Melakukan upload data operasional dan revenue sesuai dengan template
yang telah ditentukan yaitu dengan format .TXT. Untuk data operasional
melalui path sistem SAP - ZRPMM - Regular Processing - Data Upload -
Operational, sedangkan untuk data revenue melalui path sistem SAP -
ZRPMM - Regular Processing - Data Upload - Revenue.
4.b. Memroses data harian (daily) yang telah diunggah ke pre-CO-PA dengan
membuat summary bulanan (monthly) dengan path sistem SAP - Route
Profitability - Regular Processing - Data Processing – Summarize
5. Mengecek validitas data di dalam pre-COPA
5.a. Memastikan kesiapan untuk tahapan terakhir selanjutnya dengan
pengecekan ulang di dalam pre-CO-PA mengenai data operasional apakah
semuanya telah sesuai dengan format bulanan (monthly) atau belum. Serta
memastikan bahwa tidak ada data operasional yang masih dalam bentuk
harian (daily) melalui path sistem SAP - Route Profitability - Regular
Processing - Data Upload.
5.b. Memastikan kesiapan untuk tahapan terakhir selanjutnya dengan
pengecekan ulang di dalam pre-CO-PA mengenai data pax revenue apakah
semuanya telah sesuai dengan format bulanan (monthly) atau belum. Serta
memastikan bahwa tidak ada data pax revenue yang masih dalam bentuk
harian (daily) melalui path sistem SAP - Route Profitability - Regular
Processing - Data Upload.
5.c. Memastikan kesiapan untuk tahapan terakhir selanjutnya dengan
pengecekan ulang di dalam pre-CO-PA mengenai data freight revenue
apakah semuanya telah sesuai dengan format bulanan (monthly) atau
belum. Serta memastikan bahwa tidak ada data freight revenue yang masih
dalam bentuk harian (daily) melalui path sistem SAP - Route Profitability -
Regular Processing - Data Upload.

6. Melakukan upload data ke dalam CO-PA

CO-PA
Perusahaan menggunakan CO-PA (Controlling – Profitability Analysis) untuk
melakukan analisis profitabilitas dari dua segmentasi bisnis yang terbagi atas jasa
pengangkutan penumpang (pax carried service) dan jasa pengangkutan barang (air
cargo service) serta untuk memberikan informasi berdasarkan pasar yang dijangkau
oleh Garuda Indonesia yang meliputi service area IBB (Indonesia Bagian Barat),
IBT (Indonesia Bagian Tengah), ASA (Asia), JKC (Japan Korea China), SWP
(South West Pacific), EUR (Eropa), dan MEA (Middle East) guna keperluan
pengambilan keputusan bagi bagian penjualan, pemasaran, dan manajemen
eksekutif. Laporan yang dihasilkan dikenal dengan sebutan Route Profitability yang
diproses oleh CO-PA, namun hanya berupa dua tipe, yaitu RP Regular dan RP
Actual Charter. Terdapat banyak pemrosesan yang masih dilakukan secara manual
dengan menggunakan Microsoft Excel untuk menghasilkan RP tersebut.
6.a. Data operasional dan data revenue yang telah dicek ulang validitasnya akan
diunggah ke dalam sistem CO-PA dengan path sistem SAP - Route
Profitability - Regular Processing - COPA Postings - Posting to COPA.
6.b. Mengunggah data mengenai fuel surcharge di dalam sistem CO-PA secara
manual yang diterima dari bagian reveue management dalam bentuk Excel
dengan menggunakan transaction code "KEFC".
6.c. Mengevaluasi data yang telah diunggah tersebut mengenai :
- Seat Load Factor (SLF) di atas 100%,
- On Time Performance (OTP) di atas 100%,
- Flight interrupted dengan flight number, dan
- Flight number, flight route, service area, roundtrip route, roundtrip
flight.

Identifikasi masalah dan solusi sebagai berikut:

a. Sistem yang berjalan sekarang belum mampu untuk melakukan standarisasi
format data untuk menjadi laporan RP akhir.
Detil masalah:
Data dari berbagai sumber masih berbentuk spreadsheet dan masih harus
dilakukannya konversi nama field dari data asli menjadi format standar
laporan RP, serta masih harus melakukan konversi format spreadsheet
menjadi bentuk text (.TXT) pada saat keperluan upload pre-COPA.
Solusi:
Pembangunan sistem yang mampu memroses data operasional, cost dan
revenue dengan menggunakan SAP Business Warehouse untuk
kepentingan standarisasi format data dan setelah itu data yang ada akan
terintegrasi dengan SAP BusinessObjects PCM.
 b. Sistem yang berjalan sekarang masih secara manual untuk melakukan
input-tan data ke dalam sistem yang ada.
Detil masalah:
Data operasional dan revenue pada sistem yang lama masih harus
dimasukkan secara manual ke dalam sistem oleh pengguna melalui tiga
tahapan yang rentan dengan kesalahan data input dan memerlukan waktu
yang cukup lama untuk diselesaikan.
Solusi:
Pembangunan sistem yang mampu memroses data yang telah disimpan dan
dengan format yang telah terstandarisasikan di dalam SAP Business
Warehouse ke dalam struktur line items berupa sejumlah costs dan revenue
untuk diolah di dalam SAP BusinessObjects PCM secara sistematis,
sedangkan pada sistem yang baru nantinya data operasional akan langsung
dihasilkan oleh SAP BusinessObjects BPC (Business Process
Consolidation) untuk dipakai di dalam PCM.
c. Sistem yang bejalan sekarang belum mampu menghasilkan laporan Route
Profitability yang lebih informatif dan sistem yang berjalan sekarang juga
belum mampu memastikan tercapainya proses pengambilan keputusan
dalam bidang keuangan secara lebih akurat.
Detil masalah:
Saat ini, informasi yang dihasilkan pada laporan akhir masih sebatas
informasi mengenai Seat Load Factor (SLF), On Time Performance
(OTP), dan Flight Interrupted saja. Serta keputusan yang diambil oleh
eksekutif sebagai hasil dari analisis atas laporan Route Profitability selama
ini hanya berdasarkan pengalaman-pengalaman yang dimiliki, sehingga
tujuan perusahaan untuk menekan biaya dan memaksimalkan profit
menjadi tidak signifikan.
Solusi:
Pembangunan sistem yang mampu melakukan kalkulasi menggunakan satu
platform saja secara otomatis untuk menghasilkan informasi yang lebih
mendalam pada laporan Route Profitability mengenai:
1. Contribution Margin 1,
2. Contribution Margin 2,
3. Contribution Margin 3,
4. Route Result 1, dan
5. Route Result 2.

Secara umum, penggunaan PCM di dalam Garuda Indonesia dapat menunjang pengendalian
(controlling) atas costs yang diperlukan dengan lebih cepat dan lebih mudah, menampilkan analisis
yang dapat diandalkan, menggunakan pendekatan Activity-Based Costing (ABC) untuk menetapkan
biaya-biayanya, memahami sumber daya mana saja yang sedang dipakai oleh tiap departemen, serta
mengoptimalisasikan/ menurunkan biaya-biaya untuk mencapai keunggulan kompetitif, dan bagi
Garuda Indonesia sebagai perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan, SAP BusinessObjects
PCM akan menghasilkan laporan berupa Route Profitability (RP) yang akan menjadi central role dari
industri penerbangan yang bertujuan untuk memberikan flight performance dari tiap-tiap rute
penerbangan yang ada, yang terdiri dari informasi untuk pricing decisions yang akan berkaitan
langsung dengan bagian pemasaran. Laporan Route Profitability (RP) tersebut diharapkan dapat
memberikan dukungan kepada direksi/eksekutif untuk keperluan pengambilan keputusan bagi
pencapaian tujuan-tujuan strategis perusahaan. Selain dengan pricing decisions, dapat pula diambil
keputusan berupa route & network development decisions. SAP BusinessObjects PCM di Garuda
Indonesia akan dibangun atas 3 bentuk model yang berbeda. Perbedaan dari ketiganya didasarkan atas
cost object yang akan digunakan untuk membentuk laporan RP yang dimaksud. Seperti yang telah
dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa di dalam SAP BusinessObjects PCM terdapat sejumlah
komponen-komponen yang harus dibangun sesuai dengan kebutuhan dari pengguna. Komponen-
komponen SAP BusinessObjects PCM yang dibutuhkan untuk membangun sistem yang baru sesuai
dengan kebutuhan pelaporan RP (Route Profitability) Garuda Indonesia terdiri atas enam buah
terminologi struktur, assignments, view builder, books, security, dan rules manager.
Terminologi struktur di dalam pemodelan SAP BusinessObjects PCM merepresentasikan elemen-
elemen struktural dari sebuah PCM model seperti departemen, data finansial, resources, dan drivers.
Semua layar struktur akan menampilkan “main hierachy” di sebelah kanan yang menggambarkan
struktur-struktur yang telah diidentifikasi sebelumnya sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Di
dalam setiap main hierarchy, terdapat sejumlah “attribute hierarchy”. Tampilan PCM juga akan
memberikan “detail area” yang mempunyai beberapa fungsi yang akan memfasilitasi pengguna untuk
merekam informasi tambahan selama pengguna mengoperasikan PCM, seperti untuk mencatat memo,
dan lain sebagainya. Main hierarchy merupakan sebuah tempat dimana items dari struktur dibuat,
sedangkan attribute hierarchy akan menampilkan elemen-elemen yang serupa di dalamnya. Struktur-
struktur yang tersedia dan yang akan digunakan di dalam SAP BusinessObjects PCM untuk
menghasilkan laporan RP (Route Profitability) versi acrtual mainbrand adalah sebagai berikut:

1. Version
Struktur ini akan memberikan akses kepada pengguna untuk pemrosesan sebuah laporan
yang dapat terdiri dari beberapa versi yang berbeda sesuai dengan yang dibutuhkan. Dengan
adanya struktur version ini, pengguna dapat memroses versi laporan actual mainbrand dan
jenis versi RP lainnya. Dengan menggunakan SAP BusinessObjects PCM, pengguna dapat
membangun beberapa versi lainnya juga seperti untuk keperluan laporan versi budgeting.

2. Period
Struktur ini mendukung sebuah pemodelan jangka waktu yang bersifat multi level yang
merepresentasikan subdivisi dari sebuah model. Periode ini juga akan menentukan seberapa
sering laporan RP actual mainbrand akan dihasilkan, seperti apakah laporan RP akan dibuat
setiap kuartal ataupun setiap semester di dalam tahun yang berjalan. Dalam pelaporan RP, di
Garuda Indonesia periode terbagi menjadi dua tipe berdasarkan modelnya.

3. Responsibility Center
Dikenal juga sebagai sebuah cost center atau sekumpulan unit bisnis. Struktur ini akan
mepresentasikan sebuah struktur hierarki dari unit bisnis, departemen, ataupun cost centers.
Sebagai contoh, saat pengguna memasukan line items berupa cost, maka harus terhubung
dengan RC (responsibility center) yang bersangkutan. Struktur RC juga menyediakan RC
unassigned yaitu sebuah predefined line items yang dapat digunakan untuk
mengakomodasikan sebuah value yang tidak dapat dihubungkan dengan RC manapun,
seperti contohnya digunakan untuk mengakomodasikan nilai revenue pax dan cargo ke dalam
SAP BusinessObjects PCM. Seperti yang disebutkan pada sub bab sebelumnya bahwa
Garuda Indonesia akan menggunakan cost center, profit center, dan internal order (khusus
untuk pelaporan RP versi charter) di dalam SAP ECC 6.0 sebagai responsibility center-nya
untuk SAP BusinessObjects PCM. Cost center yang diambil dari SAP FI-CO berada pada
tingkatan yang detil yang berkaitan dengan laporan RP. Cost center yang detil ini akan
dikumpulkan menjadi satu di dalam sebuah atribut. Sejumlah cost center milik perusahaan
tersebar di berbagai wilayah operasional yang dijalankan Garuda Indonesia, yaitu Indonesia
Bagian Barat, Indonesia Bagian Timur, Asia, Eropa, Timur Tengah, Cina-Korea-Jepang dan
Australia-Asia Pasifik.

4. Line Items
Digunakan untuk merepresentasikan sebuah tingkatan dasar (base level) dari cost dan
revenue. Yang harus menjadi perhatian bahwa tidak ada akun G/L yang akan secara eksplisit
muncul di dalam PCM. PCM akan hanya menggunakan line item untuk menampilkan value
fields seperti yang telah tedefinisikan di dalam CO-PA untuk membangun RP sebelumnya.
Setiap jenis laporan RP (Route Profitability) yang dibutuhkan oleh perusahaan dibedakan
berdasarkan struktur laporannya itu sendiri. Struktur-struktur tersebut direpresentasikan
berdasarkan line items. Main hierarchy dari line items akan terdiri dari semua line items yang
digunakan di semua laporan RP. Sejalan dengan struktur responsibility center, akan terdapat
mapping antara cost center, line item, dan cost element. Garuda Indonesia akan memiliki tiga
grup main hierarchy atas line items. Tiga grup line items tersebut akan digunakan untuk
mengakomodasikan proses rekonsiliasi di dalam RP actual regular antara jumlah yang
didapat dari SAP Financial/Controlling dan sistem operasional (AFL, fuel burn, OTP, pax
revenue, dan cargo revenue) yang dimana grup tersebut dibagi menjadi tiga pengelompokan,
yaitu:
 FICO line items group (F_+ID)
Digunakan untuk mengakomodasikan cost dan revenue yang diambil dari SAP
Financial/Controlling untuk membangun laporan RP. Awalan digunakan untuk
membedakan line items yang sama di dalam grup main hierarki yang berbeda.

Operational line items group (O_+ID)

Digunakan untuk mengakomodasikan cost atau revenue yang diambil dari sistem
operasional (AFL fuel burn, OTP, pax revenue, dan cargo revenue) atau kalkulasi.
Nilai dari indikator operasional seperti RTK, ASK, RPK, dan sebagainya akan
secara langsung diterima oleh sistem PCM melalui data yang dihasilkan oleh SAP
BusinessObjects BPC (Business Process Consolidation).

Final line items group (ID)

Digunakan untuk menyimpan nilai rekonsiliasi antara cost dan revenue yang ada
pada operational line item group dan FICO line item group. SAP FI akan menjadi
base allocation di dalam proses rekonsiliasi.

5. Activity Driver
Struktur activity drivers merepresentasikan pengukuran yang bersifat kuantitatif dari
proses-proses yang terlibat di dalam masing-masing line items untuk menghasilkan
output berupa nilai numerik. Garuda Indonesia akan menggunakan struktur ini untuk
mengalokasikan sejumlah line items (cost dan revenue). Maka dari itu, struktur ini
akan memiliki tiga buah grup yang berbeda. Tiga grup ini dibedakan menjadi:
• Basic activity driver (AD_B_+ID)
Digunakan untuk merepresentasikan driver dasar untuk
menghitung driver lainnya atau cost serta revenue dengan berupa
value yang telah diberikan (given value). Contohnya adalah
frekuensi, jarak, konfigurasi seat, payload, pax carried, fuel price,
flight hour, dan blocked hour per rute.
• Formulated activity driver (AD_B_+ID)
Digunakan untuk merepresentasikan driver yang diambil dari
driver lainnya atau line item value lainnya yang telah
dihitung/diformulasikan. Contohnya adalah ASK dan RPK,
• Revenue activity driver (AD_R_+ID)
Digunakan untuk merepresentasikan jumlah revenue yang akan
digunakan sebagai dasar proses alokasi. Contohnya adalah net
revenue pax dan net revenue cargo.

6. Cost Object
Merupakan struktur terakhir di dalam terminologi yang digunakan untuk
membangun sistem SAP BusinessObjects PCM, dimana cost object akan menjadi
struktur yang menyusun dan menganalisis profitabilitas dari rute yang ada. SAP
BusinessObjects PCM akan menggunakan 4 dari 5 struktur cost object yang tersedia
di dalam sistem untuk mendeskripsikan dan menganalisa profitabilitas dari tiap rute
secara mendalam dari setiap tingkatan yang ada. Dari empat jenis cost object yang
berbeda tersebut, laporan RP dengan versi actual regular hanya akan menggunakan
dua jenis cost object, yaitu cost object pertama dan cost object kedua.

Berikut penjelasan detil mengenai proses bisnis dan sistem yang baru untuk menghasilkan laporan RP
(Route Profitability) actual mainbrand dengan menggunakan SAP BusinessObjects PCM:

1. Melakukan pengumpulan data

a. Costs dan revenue yang didapatkan dari bagian operasional. Seluruh bagian
operasional, dalam hal ini meliputi JKTOSGA (Operation Support), JKTCTGA
(Fleet Management), dan JKTOGGA (Ground Support), dimana bagian
JKTOSGA dan JKTCTGA akan tetap menggunakan sistem IOCS (Integrated
Operational Control System) sama seperti pada saat peggunaan sistem yang
lama untuk menghasilkan nilai costs. Pada sistem yang terdahulu, sistem IOCS
menghasilkan data operasional yang terdiri dari AFL (Aircraft Fuel Log), fuel
burn, dan OTP (On Time Performance), tetapi pada sistem yang baru ini data
 tersebut akan masih tetap dihasilkan oleh bagian operasional, namun data
operasional tersebut nantinya akan diterima oleh SAP BusinessObjects BPC
(Business Process Consolidation) yang nantinya hasil akhir pemrosesan di
dalam BPC akan diberikan ke dalam sistem PCM, sehingga langsung dapat
digunakan di dalam keperluan pelaporan tanpa harus diproses kembali.
Sedangkan untuk menghasilkan nilai revenue, sama halnya pada sistem yang
lama dimana bagian JKTWFGA (Revenue Management) dan JKTGFGA (Unit
Cargo) akan menggunakan sistem AGRA (Air Reservation Garuda Indonesia)
atau yang lebih dikenal sebagai flown revenue-nya untuk menghasilkan nilai
pax revenue, sedangkan untuk menghasilkan nilai cargo revenue bagian unit
cargo akan tetap menggunakan sistem CRAS (Cargo Revenue Accounting
System). Data costs dan revenue yang dihasilkan masing-masing sistem
operasional akan berupa format Excel (spreadsheet) seperti pada sistem
sebelumnya, namun untuk memenuhi kebutuhan pengguna untuk tidak lagi
menjalankan aktivitas data format dan data conversion secara manual, maka
diberikan solusi berupa pemakaian data bridge yang juga merupakan salah satu
keunggulan PCM untuk keperluan data format dan data conversion. Data
bridge adalah sebuah fitur di dalam PCM yang dapat memfasilitasi data import
dari berbagai jenis format file yang dibutuhkan. Dengan adanya data bridge,
maka format data akan menjadi terstandarisasi secara sistematis sesuai dengan
yang akan digunakan di dalam PCM nantinya. Di dalam data bridge terbagi
menjadi tiga buah tipe file yang berbeda, yaitu:

1. Input files
Merupakan data yang akan diimpor ke dalam data bridge yang dapat
berasal dari berbagai jenis format yang ada, seperti Microsoft Excel.

2. Spesification files
Setiap masing-masing input file memiliki sebuah spesification file yang
mendefinisikan skrip dan menyatakan bagaimana sumber asal data tersebut
akan digunakan, seperti tabel apa yang akan digunakan, baris dan kolom
apa yang tidak akan digunakan.

3. Control files
Memberikan informasi tentang nama dan lokasi penyimpanan input file
ataupun spesification file, karena dua file tersebut akan disimpan di dalam
sebuah control file.

b. Costs dan revenue yang dihasilkan oleh SAP Financial. Nilainya didapatkan
secara real-time (terintegrasi) dengan semua cost centers dan profit centers
karena telah menggunakan SAP FI. Data tersebut akan secara up-to-date
terhubung dengan tempat penyimpannya yaitu SAP Business Warehouse yang
secara otomatis juga telah memiliki standarisasi yang sama dengan data yang
akan digunakan oleh PCM.

Setelah costs dan revenue dari operasional terhubung dengan data bridge dan yang
berasal dari SAP Financial juga terhubung dengan SAP Business Warehouse, maka
SAP BusinessObjects PCM dapat bersinkronisasi dengan dua data source tersebut
untuk membentuk line items yang merupakan salah satu struktur di dalam PCM.

2. Identifikasi struktur PCM

Identifikasi struktur dimulai dari penentuan version dari laporan RP yang digunakan
yaitu actual mainbrand, periode laporan, cakupan pooling dari responsibility center
yang diinginkan, dan jenis cost object yang diinginkan di dalam pelaporan.

3. Penggunaan view builder PCM

Melakukan drag and drop jenis line items apa saja yang ingin ditampilkan di dalam
laporan RP oleh key users, sehingga hasilnya nanti akan dipublikasikan ke dalam
books untuk digunakan juga oleh end users di branch offices.
 4. Penggunaan books PCM
Setelah key users selesai mendesain layout tampilan untuk laporan Route
Profitability versi actual mainbrand pada tahapan identifikasi view builder, maka
selanjutnya tampilan tersebut akan disimpan dan diberi penamaan sesuai dengan
jenis laporan yang telah dibuat, sehingga pada akhirnya baik key users ataupun end
users akan dapat menggunakan PCM di dalam bentuk books.

SIMPULAN DAN SARAN

Dalam tugas akhir dapat disimpulkan beberapa hal berdasarkan pada pembahasan dari bab-bab
sebelumnya, yaitu:
• Pada industri penerbangan Garuda Indonesia, perusahaan mengoperasikan sistem
IOCS (Integrated Operational Control System) untuk menghasilkan data operasional
berupa Aircraft Fuel Log, fuel burn, dan On Time Performance. Begitu pula halnya
untuk menghasilkan data revenue, perusahaan mengoperasikan sistem AGRA (Air
Reservation Garuda Indonesia) untuk pax revenue dan CRAS (Cargo Revenue
Accounting System) untuk cargo revenue.
• Laporan RP (Route Profitability) Garuda Indonesia digunakan untuk kepentingan
pengambilan keputusan. Untuk keperluan menghasilkan laporan Route Profitability
actual mainbrand pada sistem yang berjalan, pengguna harus melewati enam tahapan,
yakni mengumpulkan data utama, mengubah format data asli menjadi format Route
Profitability, melakukan data maintenance, mengunggah data ke dalam pre-CO-PA,
mengecek validitas data di dalam pre-CO-PA, dan terakhir melakukan upload data ke
dalam CO-PA.
• Metode implementasi SAP BusinessObjects Profitability and Cost Management
(PCM) yang digunakan adalah Accelerate SAP (ASAP). Penulis membuat business
blueprint untuk menjawab kebutuhan pengguna pada sistem yang baru dengan
menggunakan PCM dan sekaligus memberikan solusi atas masalah-masalah yang
timbul pada sistem yang berjalan sekarang, yaitu:
1. Ketidakmampuan sistem untuk melakukan standarisasi format data dengan solusi
menggunakan data bridge pada PCM,
2. Sistem yang berjalan masih mengharuskan pengguna untuk melakukan input-an data
secara manual dengan solusi struktur line items PCM dan ditambah dukungan dari
modul SAP BusinessObjects BPC (Business Process Consolidation), dan
3. Sistem yang ada belum mampu untuk menghasilkan Route Profitability yang lebih
informatif, sehingga sistem belum mampu memastikan tercapainya proses
pengambilan keputusan dalam bidang keuangan secara lebih akurat. Solusi
dengan menggunakan struktur line items dan komponen activity drivers agar
dapat menghasilkan informasi yang lebih mendetil di dalam Route Profitability.

Adapun saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan kualitas dari segi manajemen waktu untuk memastikan implementasi
PCM dapat tercapai dengan baik sesuai timeframe,
• Melakukan kegiatan user acceptance test secara seksama,
• Memaksimalkan pemberian user training PCM kepada pengguna, baik key users
ataupun end users. dan
• Mengoptimalkan fungsi dari SAP BusinessObjects Business Process Consolidation
(BPC).

REFERENSI
Anonymous. (n.d.). (2008). The Need for Profitability and Cost Management: An Oracle Thought
Leadership (Online), diakses pada 24 Desember 2012 dari
http://maaw.info/JournalofCostManagement.htm
Anonymous. (n.d.). (2012). Fit/Gap Analysis. www.ist.uwaterloo.ca
BusinessObjects. (2006). BusinessObjects: User’s Guide. Version 5.1..BusinessObjects, United States
of America.
BusinessObjects. (2006). Enterprise Performance Management: Aligning People, Process, and
Technology. BusinessObjects, United States of America.
Cambridge Advanced Learner’s Dictionary
Greenwood, T. G. (2008). Process: Cost Management. Journal of Cost Management (Online),
Volume 4, No. 19, diakses pada 24 Desember 2012 dari
http://maaw.info/JournalofCostManagement.htm
Hollander, Anita S., & Eric, L. Denna. (2000). Accounting, Information Technology, and Business
Solutions. Second Edition. McGrawHill, Singapore.
Jay, Rabi. (2008). The Complete Reference: Essential Guide for SAP Implementation. First Edition.
McGrawHill, United States of America.
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Laudon, C. Kenneth, Laudon, P. Jane. (2012). Management Information System: Managing the
Digital Firm. Twelfth Edition. Prentice Hall. United States of America.
Orbán I. (2009). Questions about profitability analysis of the Hungarian family farm businesses.
Agrarian prospects XIII. Sustainable development of an agrarian sector – challenges and
risks. Prague.
Panigoro, Warno. (2010). Jurnal Economic Resources: Analisis Profitabilitas Perusahaan PT Cahaya
Nusa Sulutarindo (Online), Volume 11, No.31, diakses pada 24 Desember 2012 dari
www.journal.umi.ac.id/
Rainer, R.K., Turban, E.F., Richard, E. Potter. (2008). Introduction to Information Systems:
Supporting and Transforming Business. First Edition. Wiley, United States of America.
Robert, L. Tichacek. (2008). Effective Cost Management (Online), diakses pada 24 Desember 2012
dari http://maaw.info/JournalofCostManagement.htm
SAP AG. (2004). SAP Controlling. Release 46C. SAP AG, Germany.
SAP AG. (2006). AC605 – Profitability Analysis. Release 2006 Q2. SAP AG, Germany.
SAP AG. (2006). SAP01: Fundamentals. Version 2006 Q2. SAP AG, Germany.
Satzinger, John W., Robert, B. Jackson, Stephen, D. Burd. (2009). Object-Oriented Analysis and
Design with the Unified Process. Fifth Edition. Course Technology Cengage Leaning.
Sennahati. (2009). Analisis Likuiditas dan Profitabilitas pada PT Graha Sarana Duta Makassar
(Online), diakses pada 24 Desember 2012 dari www.id.pdfsb.com
Wallace, F. Thomas. (2008). ERP: Making It Happen. Second Edition. John Wiley & Sons, Inc.
Canada.
Weygandt, Kimmel. (2012). Managerial Accounting: Tools for Business Decision Making. Sixth
Edition. John Wiley & Sons, Inc. United States of America.

RIWAYAT PENULIS
James Tandy lahir di Jakarta pada 30 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS
University dalam bidang Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.

Ricky lahir di Palembang pada 26 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS
University dalam bidang Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013. Saat ini bekerja
sebagai SAP Consultant Trainee di PT Metrodata Electronics, Tbk.

Yudiana lahir di Selat Panjang pada 9 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS
University dalam bidang Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.