Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 94 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas

SUDIN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN
TAHUN 2018
SIP 86
 NASKAH DINAS

NASKAH DINAS adalah Informasi tertulis sebagai

alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
dilingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

TATA NASKAH DINAS adalah pengelolaan

informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta
media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.

SIP 86
 AZAS
NASKAH DINAS

 efisien dan efektif;

- penyederhanaan dalam penulisan,
- penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,
- spesifikasi informasi
- penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas

 pembakuan;
dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah dibakukan

 akuntabilitas;
penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan
dari : 1.segi isi, 2. format, 3. prosedur, 4. kewenangan, 5. keabsahan dan
dokumentasi;

 keterkaitan;
tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem

 kecepatan dan ketepatan; tata naskah dinas

diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran

 keamanan.
penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan
substansi

SIP 86
 PRINSIP
NASKAH DINAS

 ketelitian; diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk

dan susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan
kaidah ejaan di dalam pengetikan;

 kejelasan; diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek

fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat;

 singkat dan padat, diselenggarakan dengan menggunakan

Bahasa Indonesia yang baik dan benar;

 logis dan relevan. diselenggarakan secara runtut, logis dan

relevan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.

SIP 86
 Penyelenggaraan tata naskah dinas
meliputi

 pengelolaan surat masuk;

A. instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima dengan tahapan :

1. penerimaan, pencatatan, pengarahan, penyampaian kepada pimpinan,

pendisposisian, pendistribusian kepada pimpinan unit pengolah;
2. pimpinan unit pengolah menindaklanjuti sesuai arahan pimpinan;
3. surat masuk dikendalikan oleh Induk Tata Usaha.

B. fotokopi surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang

berhak; dan

C. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan

tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang.

 pengelolaan surat keluar;

- konsep naskah dinas diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan
kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka
pengendalian,

- naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor,
tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing SKPD;

- naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan

- naskah dinas pertinggal disimpan/diarsipkan pada unit tata usaha.

 pembuatan naskah dinas; -

Pencipta arsip/pengelola membuat surat sesuai disposisi pimpinan dan dikembalikan ke
TU beserta perbal untuk dikoreksi format, bentuk dan redaksionil surat setelah itu surat
dimasukkan ke pimpinan untuk ditandatangani dan dikembalikan lagi ke TU untuk diberi
nomor surat dan stempel dan dikrim

 tingkat keamanan;
Kode Rahasia Surat : SR (Sangat Rahasia), R (Rahasia), P
(Penting), K (Konfidential), B (Biasa).

- surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan
sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya
dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara,

- surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya

memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian
negara dan disintegrasi bangsa;

- surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi

surat perlu mendapat perhatian penerima surat;

- surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan

sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak pada
terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan;dan

SIP 86
 - surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya
biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.

 kecepatan proses;
 Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 (dua puluh empat) jam
setelah surat diterima;
 Segera, dengan batas waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh empat) jam setelah
surat diterima;
 Penting, dengan batas waktu 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam setelah
surat diterima, dan
 Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 (lima) hari kerja setelah surat diterima.

 penggunaan kertas surat;

 kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 (delapan
puluh) gram;

 penggunaan kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain,
hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai
keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;

 surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah

berwarna dicetak di atas kertas 80 (delapan puluh) gram;

 ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah Folio/F4

(215 x 330 mm);

 ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan

adalah A4 (210 x 297 mm); dan

 ukuran kertas yang digunakan untuk pidato atau sambutan adalah A5

(165 x 215 mm).

 pengetikan sarana administrasi dan komunikasi

- penggunaan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12 (dua belas) untuk naskah
dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum;

- penggunaan jenis huruf Arial dengan ukuran 12 (dua belas) untuk naskah dinas dalam
bentuk dan susunan surat;

- spasi antar baris 1 (satu) sampai dengan 1,5 (satu koma lima) sesuai kebutuhan;

- pencantuman halaman :
1. Letak : di atas tengah
2. Format :
a) Lembar pertama : tanpa nomor halaman; dan
b) Lembar kedua dan seterusnya : -2-, -3-, dst.

 perkantoran; dan

 warna dan kualitas kertas.

kertas berwarna putih dengan kualitas baik

SIP 86
 BENTUK DAN SUSUNAN
NASKAH DINAS

o naskah dinas dalam bentuk dan susunan

produk hukum daerah;

 Peraturan Daerah;

 Peraturan Gubernur;

 Peraturan Bersama;

 Keputusan Gubernur; dan

 Keputusan Kepala SKPD/UKPD.

SIP 86
 o naskah dinas dalam bentuk dan susunan

Surat

1. Instruksi;
2. Surat Edaran;
3. Surat Biasa;
4. Surat Keterangan
5. Surat Perintah;
6. Surat Izin;
7. Surat Perjanjian
8. Kesepakatan Bersama;
9. Perjanjian Kerja Sama;
10. Surat Perintah Tugas;
11. Surat Tugas;
12. Surat Penugasan
13. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
14. Seruan;
15. Surat Perintah Bongkar;
16. Surat Penyegelan;
17. Surat Perintah Kerja;
18. Surat Kuasa;
19. Surat Undangan;
20. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
21. Surat Panggilan;
22. Nota Dinas;
23. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
24. Telaahan Staf;
25. Pengumuman;
26. Laporan;
27. Rekomendasi;
28. Surat Pengantar;
29. Berita Acara;
30. Notulen Rapat;
31. Memo;
32. Piagam;
33. Sertifikat; dan
34. STTPP.

SIP 86
 PENANDATANGAN NASKAH DINAS

PEJABAT PENANDATANGAN

NO. NASKAH DINAS Wakil Gub.

GUBERNUR SEKDA & ( ttd.
& ( Ttd
(GUB) a.n. Gub.***)
a.n. Gub. ***)

1 Peraturan Daerah

2 Peraturan Gubernur

3 Peraturan Bersama

4 Keputusan Gubernur
 (***)
(***)
5 Keputusan
 (***)
6 Instruksi;
 (***)

7 Surat Edaran;
 (***) (***)

8 Surat Biasa;
  (***)  (***)
9 Surat Keterangan;
  (***)  (***)
10 Surat Perintah;
  (***)  (***)
11 Surat Izin;
  (***)  (***)
12 Surat Perjanjian;
  (***)
13 Surat Perintah Tugas;
  (***) (***)

14 Surat Tugas;
 
15 Surat Perintah
 
Bongkar;
16 Surat Penyegelan;
 
17 Seruan.
 
18 Surat Kuasa;
 
19 Surat Undangan;
  (***)
20 Surat Keterangan
  (***)  (***)
Melaksanakan Tugas;
21 Surat Panggilan;
  (***)
22 Nota Dinas;
  (***)  (***)
23 Lembar Disposisi;
  (***) 

SIP 86
 24 Telaahan Staf
  
25 Pengumuman;
 (***)
 (***)
26 Laporan;
  
27 Rekomendasi;
  
28 Berita Acara;
 (***)
 (***)
29 Memo;
  
30 Piagam; dan
 (***)
 (***)
31 Sertifikat.
 (***)
 (***)
32 Surat Perintah

Perjalanan Dinas
33 Nota Pengajuan Konsep

Naskah Dinas
34 Surat Kuasa

35 Notulen


SIP 86
 PEJABAT PENANDATANGAN

KEPALA
ASISTEN SEKDA
NO. NASKAH DINAS SKPD KEPALA
dan Ttd. (a.n.
(a.n. UKPD
sekda **)
Gub.***)

1 Keputusan Gubernur; (***)

2 Keputusan Kepala
SKPD/UKPD sesuai
 
kewenangannya
3 Instruksi;
 
4 Surat Edaran;
 
5 Surat Biasa;
 (**)  (***) 
6 Surat Keterangan; (**)
 (***) 
7 Surat Perintah; (**)
 (***) 
8 Surat Perintah Kerja;

9 Surat Izin;

10 Surat Perjanjian;

11 Surat Perintah Tugas; (**)
 
12 Surat Tugas;

13 Surat Penugasan

14 Surat Perjanjian

15 Surat Perintah Bongkar;

16 Surat Penyegelan;

17 Seruan.

18 Surat Kuasa;
 
19 Surat Undangan;
 (**)  (***) 
20 Surat Keterangan
 
Melaksanakan Tugas;
21 Surat Panggilan; (**)
 
22 Nota Dinas;
 (**)  
23 Lembar Disposisi;
 
24 Telaahan Staf
 
25 Pengumuman;
 

SIP 86
 26 Laporan;
 (**)  
27 Rekomendasi;
 
28 Berita Acara;
 
29 Memo;
 
30 Piagam;
 
31 Sertifikat; (***)

32 Surat Perintah (**)
 
Perjalanan Dinas;
33 Nota Pengajuan Konsep
 (**)  
Naskah Dinas;
34 Surat Pengantar;
 (**)  
35 Notulen;

36 Daftar Hadir.

37 STTP diketahui Kepala

Badan Diklat

SIP 86
 PENGGUNAAN KOP NASKAH DINAS TANPA ALAMAT
DAN DENGAN BERALAMAT

TANPA ALAMAT DENGAN ALAMAT

1. Untuk membuat naskah Untuk membuat

dinas yang dirumuskan dalam naskah dinas yang
bentuk dan susunan peraturan dirumuskan dalam
perundang-undangan bentuk dan
2. Untuk membuat naskah susunan surat
dinas yang dirumuskan dalam antara lain :
bentuk dan susunan surat yang
a. Surat Biasa
format penomorannya di tengah
margin b. Surat Undangan
3. Jenis naskah dinas antara lain :
c. Surat Panggilan
a. Keputusan
d. Rekomendasi
b. Instruksi
e. Dst.
c. Pengumuman

d. Surat Keterangan

e. Surat Perintah

f. Surat Tugas

g. Surat Penugasan

h. Surat Pengantar

i. Laporan

j. Memo

k. Nota Dinas

l. Surat Edaran

SIP 86
 A. PENOMORAN NASKAH DINAS DILAKUKAN OLEH INDUK TATA USAHA

1 Sebagai filter pengeluaran informasi yang terkandung dalam

surat.

2. Mempermudah penyimpanan arsip dan penemuan kembali

arsip.

B. JENIS NOMOR NASKAH DINAS

1. Bentuk nomor naskah dinas Keputusan, Seruan, Pengumuman,

dan Instruksi adalah nomor bulat, kata tahun, dan tahun
pembuatan.
Contoh : NOMOR 115 TAHUN 2017

2. Bentuk nomor naskah dinas Surat Edaran adalah nomor bulat,

garis miring, tulisan SE, garis miring, dan tahun pembuatan.
Contoh : NOMOR 115/SE/2017

3. Bentuk nomor naskah dinas selain yang disebut di atas adalah

nomor bulat, garis miring, kode klasifikasi.
Contoh : Nomor : 115/-073.61 atau NOMOR 115/-073.61

SIP 86
 CONTOH

FORMAT SURAT

CONTOH SURAT KEPUTUSAN

UNIT .............................................................
DINAS .............................................

KEPUTUSAN KEPALA UNIT …………………….

NOMOR TAHUN 2015

TENTANG

………………………………………………..

………………………………………………

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UNIT ……………………………………………………. ,

Menimbang : a. bahwa ………………………………………………… ;

b. bahwa ………………………………………………….. ;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan dalam huruf a dan huruf b, perlu
menetapkan keputusan Kepala Unit ……………………….. tentang
………………………………………………………….. ;

Mengingat : 1. (sesuai tata urutan peraturan perundang-undangan);

2. ………………………;

3. ………………………….;

4. ………………………………..;

5. …………………….;

6. (dst) ;

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UNIT ……………………………………. TENTANG

………………….. .

KESATU : …………………………………. .

KEDUA : ……………………………………….. .

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal

KEPALA UNIT ……………………

………………………………,

NAMA

NIP

SIP 86
 CONTOH SURAT INSTRUKSI

UNIT ...................................................................
DINAS ...................................................

INSTRUKSI KEPALA UNIT ………………..

NOMOR TAHUN 2015
TENTANG
………………………………………………..
………………………………………………

KEPALA……………………………………………………………,

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM, dengan ini menginstruksikan :

Kepada :
Untuk :
KESATU :
KEDUA :
KETIGA :

Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal

Kepala Unit ………………………….,

Nama
NIP

SIP 86
 CONTOH SURAT TUGAS

UNIT ..............................................................
DINAS ........................................

SURAT TUGAS
NOMOR /(kode klasifikasi)
TENTANG
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….

..........................…………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………
……………….., dengan ini

MENUGASKAN :

kepada :
untuk :
dengan ketentuan :
a. …………………………………………………………;
b. …………………………………………………………………;
c. …………………………………………………………………..
Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab.

Dikeluarkan di Jakarta
pada tanggal

Kepala Unit ………………

………………………………,

Nama
NIP

SIP 86
 CONTOH NOTA DINAS

UNIT ................................................................
DINAS ...............................................

NOTA DINAS

Kepada :
Dari :
Nomor :
Sifat :
Lampiran :
Hal :

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMM.

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM.

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMM.

Jakarta, 28 Juli 2015

(paraf Kasi)Kepala Unit …………………,(paraf Kasubbag TU)

Nama
NIP

SIP 86
 PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA
JAKARTA CONTOH SURAT BIASA

DINAS ……………………….................................
UNIT .......................................................................
Jalan …………………………….. Telepon ……………., Fax………….

JAKARTA

Kode Pos :
XXXXX

Nomor : 28 Juli 2015

Sifat : Penting/Segera
Lampiran : 1 (satu) berkas Kepada
Hal : (isi ringkas dari naskah dinas)
Yth. ……………………………..
……………………………..
di
Jakarta

…………………………..……………………………………………………….
……………………………………………………...................................................
...................................................
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………..

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kepala ……………………..
………………………………..,

Nama
NIP

Tembusan

Gubernur Provinsi DKI Jakarta

SIP 86
 PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA
JAKARTA CONTOH SURAT ACARA

DINAS ……………………….................................
UNIT .......................................................................
Jalan …………………………….. Telepon ……………., Fax………….

JAKARTA
Kode Pos :
XXXXX

Nomor : 28 Juli 2015

Sifat : Penting/Segera
Lampiran : 1 (satu) berkas Kepada
Hal : (isi ringkas dari naskah dinas)
Yth. ……………………………..
……………………………..
di
Jakarta

…………………………..……………………………………………………
…. ………………………………………………, dengan ini mengharapkan
kehadiran Saudara pada
hari :
tanggal :
pukul : 13.00 s.d. 15.00 (selesai)
tempat :
acara :

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Unit ………….......

………………………………..,

Nama
NIP

Tembusan :

1.
2.

SIP 86
 CONTOH SURAT EDARAN

UNIT ..........................................................
DINAS .............................................

Jakarta, 28 Juli 2015

Kepada
Yth. ……………………………..
……………………………..
di
Jakarta

SURAT EDARAN

NOMOR ..../SE/2015

TENTANG
…………………………………………………….
…………………………………………………….

...............................................................................................................
...........................................................................................................................
..................................................................................

...............................................................................................................
...........................................................................................................................
.................................................... :

1. …………………………………………………..
2. ………………………………………………………..
3. …………………………………………………………

Edaran ini untuk menjadi perhatian dan agar dilaksanakan dengan

sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab.

Kepala Unit ...…………………,

Nama
NIP
Tembusan :
1.
2.

SIP 86