Modul 4

Manajemen Administrasi
Negara Indonesia
Disusun oleh :
Devi Helvinda
Siti Annisa
Kegiatan Belajar I
Perencanaan dan Penganggaran
 Arti Perencanaan
 Dalam BAB I Pasal I, Undang-Undang No.
25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional (SPPN)
suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan
yang tepat, melalui urutab pilihan, dengan
memperhitungkan sumber daya yang tersedia.
 Batasan dari perencanaan :
Keputusan
Fungsi
manajemen
Dalam perencanaan terdapat beberapa aspek
utama yang perlu diketahui, yaitu :
1. Tujuan serta sasaran yang ingin dicapai
2. Permasalahan yang menunjukan adanya
keterkaitan antara tujuan dengan sumber-
sumber daya yang dimiliki
3. Cara untuk mencapai tujuan dan sasaran
rencana yang telah ditetapkan dengan
memperhatikan sumber-sumber dayanya
dan alternatif-alternatif yang dianggap
terbaik untuk dilaksanakan
4. Penjabaran Perencanaan ke dalam
program-program kegiatan yang lebih
konkret
5. Penentuan jangka waktu pencapaian
tujuan dan sasaran
Pentingnya Perencanaan
1. Suatu alat efisiensi serta alat untuk
menghindari pemborosan
2. Perencanaan akan dapat
memperkirakan hal-hal serta prospek-
prospek perkembangan yang
membatasi ketidakpastian pada masa
yang akan datang.
3. Perencanaan sebagai alat pengukur
atau standar dalam rangka kegiatan
pengawasan dan penilaian
Ciri-Ciri Perencanaan Yang Efektif
1. Harus berdasarkan tujuan yang jelas
2. Mempunyai sifat yang sederhana tidak rumit
3. Mudah dianalisis dan diklasifikasikan dalam suatu tindakan
berdasarkan standar
4. Bersifat fleksibel, tidak kaku, sewaktu-waktu dapat diadakan
penyesuaian tanpa mengganggu sasaran atau tujuan yang ingin
dicapai
5. Tersedianya sumber-sumber yang dipergunakan dalam
perencanaan
6. Dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti apa, mengapa,
bilamana, dimana, siapa dan bagaimana
7. Bersifat operasional, dapat dilaksanakan dengan kemampuan
yang ada
8. Bersifat ambisius tapi realistis
9. Berkelangsungan jika sesuatu dimulai maka terus dilaksankan
sampai selesai
10. Mempunyai skala prioritas
Tahapan Dalam Perencanaan

1. Perincian tujuan secara lengkap dan jelas

2. Perumuskan kebijakan
3. Analisis dan penetapan cara dan sarana
4. penunjukan pelaksana
5. Penentuan sistem pengendalian Perencanaan Program

UU No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Perencanaan atau penyusunan program
Nasional (SPPN), Bab IV, Pasal 8 dijelaskan mengenai tahapan merupakan suatu aktivitas penyusunan
Perencanaan Pembangunan Nasional, yaitu : rencana kegiatan yang akan
dilaksanakan untuk mencapai tujuan.
1. Penyusunan rencana
2. Penetapan rencana
3. Pengendalian pelaksana rencana
4. Evaluasi pelaksanaan rencana

Jenis-Jenis Perencanaan
jenis-jenis perencanaan adalah
perencanaan yang ditinjau dari segi
jangka waktu. Kebanyakan organisasi
membagi perencanaan dari segi
jangka panjang dan jangka pendek.
Akan tetapi, pada umumnya dan
khususnya dalam pemerintahan,
perencanaan dibedakan menjadi
perencanaan jangka panjang, jangka
menengah dan jangka pendek.
• Perencanaan Jangka Panjang (strategic planning)
bagaimana suatu organisasi dalam jangka panjang akan menjadi apa,
bagaiman kondisinya, nantinya harus bagaimana terutama dalam
menghadapi perubahan dan lain sebagainya.
• Perencanaan Jangka Menengah (medium range planning)
Perencanaan jangka menengah meliputi waktu 3 sampai 10 tahun tapi pada
umumnya 5 tahun merupakan jangka waktu yang digunakan. Perencanaan
jangka menengah tidak dapat dipisahkan dengan perencanaan jangka
panjang. Rencana jangka menengah merupakan penahapan, penjabaran dan
terkadang perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian dalam rangka
terjaminnya kontinuitas dan keberhasilan rencana jangka panjang.
• Perencanaan Jangka Pendek (jangka waktu sampai 2 tahun)
Perencanaan Tahunan ( Annual Planning )
Perencanaan Program ( Program Planning )
Untuk memecahkan masalah yang
mendesak
Perencanaan Dan
Penganggaran • Berhubungan dengan
Aspek penting perencanaan adalah Perencanaan tujuan umum tentang
penganggaran. Kebijakan tindakan pemerintah
Tujuan dibuatnya penganggaran dalam ( Policy dalam melayani
suatu perencanaan adalah supaya Planning )
kepentingan
mendapat epastian agar apa yang
masyarakat Perencanaan
dilaksanakan dapat dilasanakan.
APBN adalah dokumen anggaran Berdasarkan
tahunan negara yang memuat aspek Materi
penerimaan dan belanja negara, • Tugas utama seorang
meliputi pembiayaan rutin dan pemimpin dalam
pembangunan yang ditetapan Perencanaan Program
pemerintahan.
pemerintah bersama DPR. ( Program Planning )
• Berhubungan dengan
penyiapan tentang
pelaksanaan tujuan umum
yang termuat dalam
rencana kebijakan tersebut.
 Problem dalam perencanaan

1. kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya

2. kekurangan informasi.
3. dalam kaitannya dengan kebijakan pemerintah, beberapa kebijakan yang diambil pemerintah
belum mencapai tujuan seperti yang diharapkan atau sesuai dengan apa yang telah
direncanakan.
4. para pelaksana kebijakan memerlukan waktu relatif lebih lama untuk mencapai sesuatu
sesuai rencana.
5. perencanaan suatu kegiatan yang melibatkan beberapa unit atau lembaga juga terkadang
menemui kendala dalam rangka mencapai tujuan.
6. terlalu menekankan segi kuantitatif akan mengurangi pertimbangan-pertimbangan segi
kualitatif.
7. perencanaan tidak hanya dilihat dari aspek hasilnya saja tapi juga cara untuk mencapai
tujuan tersebut.
8. biayanya lebih besar dari pada yang direncanakan atau dari hasil yang dicapai.
Kegiatan Belajar II
 Prof. Dr. Sondang
P Siagian
proses kegiatan mempersatupadukan berbagai
kegiatan yang saling berbeda-beda akan tetapi
mempunyai tujuan yang saling berhubungan.
suatu sistem dan proses interaksi untuk mewujudkan
keserasian dan keterpaduan berbagai kegiatan inter
dan antar lembaga-lembaga Negara di masyarakat
melalui komunikasi dan dialog antar berbagai individu
dan isntitusi ataupun dengan menggunakan sistem
manajemen dengan teknologi informasi, Management
Information System (MIS) dan Information Technologi
(IT) (SANKRI, 2003, Jilid III).
 Pentingnya koordinasi
Dapat terlihat dalam usaha meningkatkan dan
memperlancar pelaksanaan tugas-tugas umum
pemerintahan dan pembangnan yang diselenggarakan
oleh departemen pemerintahan lainnya.
Selain itu untuk mencapai tujuan organisasi secara
menyeluruh yang terdiri dari berbagai unit yang akan
selalu dihadapkan kepada kelemahan dan keterbatasan
Fungsi Koordinasi
dalam berbagai bidang. Ketua LAN (dalam Handayaningrat, 2002):

1. fungsi manajemen
2. usaha untuk menjamin kelancaran mekanisme prosedur kerja dari berbagai komponen dalam organisasi.
3. usaha mengarahkan dan menyatukan kegiatan dan satuan kerja organisasi
4. factor dominant yang perlu diperhatikan bagi kelangsungan hidup suatu organisasi.
5. usaha yang perlu dilakukan terus-menerus
6. Timbulnya spesialisasi yang semakin tajam merupakan konsekuensi logis dari perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang perlu diperhatikan oleh organisasi
 dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu instansi
atau atasan kepada pejabat (pegawai) atau instansi bawahannya.
Vertikal

dilakukan oleh instansi yang secara fungsional

bertanggung jawab atas suatu masalah atau program
terhadap instansi-instansi yang lain yang turut
terlibat dalam penanganan masalah atau program
tersebut.
Jenis
Teritorial Koordinas Horizontal
dilakukan oleh instansi yang mempunyai
i struktur lebih tinggi, yang dalam struktur
organisasinya dan secara operasional bukan
atasannya, namun secara fungsional
mengkoordinasikannya
dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan atau suatu
instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang
Diagonal berada dalam suatu wilayah (teritorial) tertentu dimana
semua urusannya yang ada dalam wilayah (teritorial)
tersebut menjadi wewenang atau tanggung jawabnya.
 Masing-masing pimpinan unit kerja memandang tugasnya
sendiri sebagai tugas yang paling penting dibandingkan
dengan tugas-tugas yang lainnya.

Para pemimpin unit kurang

kurangnya kecakapan, menyadari bahwa koordinasi
kewibawaan atau merupakan sebagian dari tugas
kemampuan dan tanggung jawabnya untuk
manajerial lainnya. mencapai tujuan organisasi secara
lebih menyeluruh.

Hambatan dalam Koordinasi

Kurang tersedianya saran untuk melakukan komunikasi

kurangnya pemahaman
diantara pejabat dalam melakukan tukar menukar
mengenai pentingnya fungsi
informasi serta saling pengertian untuk melancarkan tugas
koordinasi
dan pekerjaannya.
 KEGIATAN BELAJAR 3
Pengawasan dalam Administrasi
Negara
 Pengertian
segenap kegiatan untuk
meyakinkan dan menjamin
bahwa pekerjaan-pekerjaan
dilakukan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan,
kebijakan-kebijakan yang telah
digariskan, dan perintah-
perintah yang telah diberikan
dalam rangka pelaksanaan
rencana tersebut.
Hakikat
untuk mencegah sedini mungkin
terjadinya tindakan-tindakan yang
negatif dalam organisasi, seperti
penyimpangan, pemborosan,
penyelewengan, hambatan,
kesalahan, dan kegagalan dalam
Pengertian dan pencapaian tujuan dan sasaran
Hakikat serta pelaksanaan tugas-tugas
organisasi.
 Pengawasan
Pengawasan Preventif Melekat - Sistem Pengawasan
Pengendalian
Internal (Waskat- Represif
SPI)

KPKN
(Komisi
Pemeriksa internal pemerintah
Pengawasan oleh Pengawasan
Kekayaan Lembaga lainnya Fungsional (Wasnal)
Penyelenggara eksternal
an Negara ) pemerintah

Jenis Pengawasan
jenis pengawasn politik atau
dilakukan oleh waspol oleh legislatif terhadap
masyarakat sendiri atas eksekutif sesuai ketentuan
penyelenggaraan undang-undang wasleg di daerah
pemerintahan dan Pengawasan Pengawasan dilakukan oleh DPRD.
pembangunan. Masyarakat Legislatif,
(Wasmas) Pengawasan politik
 BAWASDA (Badan Pengawasan Daerah)

Pengawasan Keuangan Negara

Kontrol merupakan suatu proses untuk menemukan
penyimpangan dan melakukan tindakan koreksi atas
Birokrasi penyimpangan tindakan yang ditemukan tadi.

Peters ( dalam Widodo,2001) :

1. Metode organisasi

2. Metode kontrol politik

Perizinan pelaksanaan fungsi pengaturan

dan bersifat pengendalian yang
dimiliki oleh pemerintah

Bentuk perizinan :
pendaftaran, rekomendasi, sertifikasi, penentuan kuota, dan
izin untuk melakukan sesuatu (license) yang biasanya harus
dimiliki atau diperoleh suatu perusahaan atau seseorang
sebelum yang bersangkutan dapat melakukan suatu
kegiatan atau tindakan.
Terimakasih