CONSTRUCTION MAIN CONTRACTOR PROJECT OWNER

MANAGEMENT

RISALAH RAPAT
Rapat : Kick Off Meeting (PT. APP, PT. APG, PT. TCM)
Hari / Tgl. : Selasa / 8 Mei 2018
Tempat : Kantor PT. APP
Daftar Hadir : Terlampir
NO URAIAN PIC TARGET STATU

I. Pembukaan dan Perkenalan

Rapat dihadiri oleh PT.Adhi Persada Properti (APP), PT.Tethagra Catur All For Info -
Matra (TCM), PT.Adhi Persada Gedung (APG).

II. Paparan dan Diskusi

A Main Kontraktor
1. Kontrak / SPK
Kontrak APG yang sudah ada adalah paket pekerjaan pondasi dan APP, APG ASAP OPEN
struktur.
Untuk Kontrak paket pekerjaan Arsitek & MEP sedang dalam proses All For Info -
klarifikasi dan negoisasi.
2. Scope Pekerjaan
All For Info -
Pekerjaan pondasi, struktur, arsitek dan MEP.
3. Master Schedule & Milestone / Skala prioritas
Master schedule yang sudah disetujui adalah pekerjaan struktur. All For Info -
Pekerjaan yang lain masih menunggu kontrak.
4. Dokumen Kontrak
Gambar Tender → Pekerjaan Struktur dan MEP sudah ada, untuk APP ASAP -
arsitek dalam proses.
Gambar For Construction → Paket pekerjaan pondasi sudah APP ASAP -
disampaikan.
RKS yang diterima pekerjaan pondasi dan MEP. RKS struktur dan
APP ASAP -
arsitek dalam proses.
5. Struktur Organisasi
APG 11/05/2018 OPEN
Struktur organisasi APG akan disampaikan ke TCM.
6. PQS, Safety dan Construction Site Plan
APG akan menyerahkan PQS, Safety Plan, dan Construction Site APG 11/05/2018 OPEN
Plan.
B Managemen Konstruksi (MK)
1. Struktur Organisasi
TCM 11/05/2018 OPEN
TCM akan menyerahkan struktur organisasi proyek.

2. SOP (Flow & Form terlampir)

TCM sudah menyerahkan PQS dalam bentuk softcopy dan hardcopy TCM For Info -
ke APG dan APP
NO URAIAN
TCM sudah menyerahkan PQS dalam bentuk softcopy dan hardcopy PIC
TCM TARGET
For Info STATU
-
ke APG dan APP
TCM sudah menyampaikan paparan singkat dan secara umum TCM For Info -
sudah disepakati bersama PQS tersebut.
NO URAIAN PIC TARGET STATU
3. Proses Engineering
a. Master Schedule

APG sudah mengajukan Master Schedule pekerjaan pondasi All For Info -
dan struktur ke TCM untuk diperiksa dan selanjutnya untuk
disetujui APP.

APG diminta untuk menyampaikan schedule turunan dari

Master Schedule, yaitu Schedule Engineering (shop drawing, APG For Info -
approval material, metode kerja) dan Action Plan Mingguan.

Informasi dari APP, gambar tender struktur sementara sudah All For Info -
dapat dipakai untuk dasar pembuatan shop drawing struktur.

Gambar For Construction Drawing Struktur → akan APP 5/31/2018 OPEN

disampaikan APP akhir Mei 2018.
b. Shop Drawing & Composite Drawing
Telah disepakati bersama, durasi persetujuan shop drawing
sebagai berikut:
- Diperiksa dan disetujui TCM = 2 hari
- Diperiksa APP = 2 hari
Apabila ada perbaikan,
All For Info -
- Diperbaiki APG = 1 hari
- Diperiksa ulang TCM = 1 hari
- Diperiksa ulang APP = 1 hari
Total durasi = 7 hari
Jadi total waktu persetujuan shop drawing durasinya berkisar 4
s.d 7 hari (untuk pekerjaan struktur).
APG diminta penggunaan shop drawing secara bertahap sesuai
schedule shop drawing (skala prioritas).
Status Shop Drawing adalah:
A = Diterima
B = Diterima dengan catatan All For Info -
C = Revisi
D = Ditolak
Status A dan B bisa dijadikan dasar pelaksanaan lapangan. All For Info -
Status C dan D harus revisi. Perbaikan Shop Drawing status B APG For Info -
menjadi A adalah maksimal 14 hari.
Distribusi Shop Drawing:
- Hardcopy (kertas A3) = 2 set untuk TCM
- Hardcopy (kertas A3) = 1 set untuk APP
APG For Info -
- Softcopy Shop Drawing ke TCM dan APP
-
Tabel monitoring status drawing diserahkan ke TCM & APP
NO URAIAN PIC TARGET STATU
c. Material Apprtoval
APG sudah mengajukan Material Approval untuk pekerjaan APG For Info OPEN
pondasi Bore Pile dan Struktur, lainnya menyusul.

Material Approval direview/diperiksa TCM dan disetujui APP,

material yang diajukan mengacu ke RKS (brosur, hardcopy, All For Info -
contoh material dan softcopy) dan koordinasi dengan APP.

Durasi waktu material approval sama dengan durasi shop All For Info -
drawing berkisar 4 s.d 7 hari.
Distribusi Material Approval:
- Hardcopy & contoh material = 1 set untuk TCM APG For Info -
- Softcopy = 1 set untuk TCM & APP
d. Metode Kerja
APG For Info -
Diajukan oleh APG ke TCM untuk diperiksa/disetujui oleh TCM.

Durasi pemeriksaan dan persetujuan berkisar 4 s.d 7 hari

seperti durasi shop drawing
Distribusi Metode Kerja: APG
- Hardcopy = 1 set untuk TCM
- Softcopy = 1 set untuk TCM & APP
e. RFI (Request For Information)

RFI mengenai kontrak pekerjaan & desain diajukan ke TCM →

yang selanjutnya akan dikonfirmasikan ke konsultan perencana All For Info -
dan diteruskan ke APP.

Durasi jawaban RFI situasional disesuaikan bobot pertanyaan. All For Info -

Distribusi RFI:
- Hardcopy = 1 set untuk TCM All For Info -
- Softcopy = 1 set untuk TCM & APP
f. Site Instruction

Bila RFI mengakibatkan pekerjaan tambah/kurang → maka CI All For Info -

(Contract Instruction)/SI (site Instruction) oleh TCM dan
disetujui oleh APP.
Durasi SI/CI situasional persetujuan APP. -
Distribusi dokumen SI/CI :
- Hardcopy = 1 set untuk TCM
- Softcopy = 1 set untuk TCM & APP
4. Ijin Pelaksanaan
Ijin Pelaksanaan diajukan 1 hari sebelum pelaksanaan pekerjaan All For Info -
dilaksanakan (maks pukul 17.00 WIB)
Ijin Pelaksanaan dilampiri:
- Shop Drawing yang sudah disetujui TCM & APP.
NO URAIAN PIC TARGET STATU
- Safety Inspection yang sudah diperiksa bersama APG & TCM.
-
Kesiapan lahan (Berita Acara Clearance) pekerjaan sebelumnya.

-
Bila tidak ada ijin pelaksanaan, maka pekerjaan di stop terlebih
dahulu sampai ada pengajuan ijin pelaksanaan dari APG.

5. Non Conformance (NC)

Bila ada penyimpangan pelaksanaan di lapangan terhadap
dokumen kontrak, maka TCM akan menyampaikan: All For Info -
- Teguran lisan
- Site Memo 1
- Site Memo 2
- NCR (Non Conformance Report)
-
Jika sampai urutan proses ke NCR tidak ditindaklanjuti oleh
APG → maka akan disampaikan Surat Peringatan 1 (SP1) yang
ditujukan ke Project Manager APG. Apabila SP1 tidak
ditindaklanjuti, maka akan disampaikan SP2 yang ditujukan ke
Direksi APG.

Durasi satu tahap ke tahap berikutnya tergantung kasus dilapangan

(situasional).
6. Laporan
APG berkewajiban untuk membuat laporan harian, mingguan dan All For Info -
bulanan.
a. Laporan Harian
melaporkan kondisi man power, material, aktifitas pekerjaan,
cuaca dan peristiwa khusus.
Laporan Harian disampaikan dalam bentuk:
- Hardcopy 1 set ke TCM
- Softcopy 1 set ke TCM
b. Laporan Mingguan
Laporan Mingguan disampaikan:
- Hardcopy & softcopy = 1 set ke TCM
- Softcopy 1 set ke APP
c. Laporan Bulanan
execuitive summary, progress, mapping, status dokumen &
foto lapangan bulanan (view disepakati bersama).

laporan bulanan, hardcopy & softcopy = 1 set ke TCM dan APP.

d. Laporan K3
- Laporan K3 masuk pelaporan bulanan
- Foto-foto kelengkapan K3 diadopsi ke laporan bulanan
e. Laporan Tes dan Evaluasi
 NO URAIAN PIC TARGET STATU
Laporan hasil tes beton, besi beton harus ada evaluasinya dari
APG dan disampaikan ke TCM dan APP.
f. Laporan Geodesi Survey
Laporan pengambilan data geodesi survey (data-data
perubahan vertikal dan horizontal).

◦ Laporan Geodesi survey masuk kedalam laporan bulanan

7. Rapat
a. Rapat Progress
All For Info
Dilaksanakan pada setiap hari Senin pukul 14:00 WIB
b. Rapat Engineering
Dilaksanakan pada setiap hari Kamis pukul 10:00 WIB
c. Rapat Safety
Dilaksanakan pada setiap hari Senin pukul 14:00 WIB digabung
dengan rapat progress
d. Rapat Action Plan
Dilaksanakan pada setiap hari Senin pukul 14:00 WIB digabung
dengan rapat progress
e. Rapat Khusus
8. Serah Terima Pekerjaan All For Info
Syarat serah terima pekerjaan adalah sebagai berikut:
a. Berita Acara pekerjaan sudah selesai 100%
b. Seluruh Defect / Site Memo / NCR sudah selesai dikerjakan /
diperbaiki dan sudah diperiksa TCM.
c. Tes Commissioning yang dilampiri oleh rekomendasi teknis dari
dinas terkait.
d. As Built Drawing copy sesuai kontrak
e. Pelatihan / Training ke BM
f. Dokumen :
- Garansi
- Buku Manual
- List Material dan stok material tertentu
- Dan sebagainya yang terkait dengan serah terima
9. Perihal Prosedur Klaim Progres dan System Pembayaran termasuk
pekerjaan tambah kurang akan dibahas khusus dengan konsultan All For Info
QS.
10. Materi lain yang belum terakomodir di Kick Off Meeting akan All For Info
dibahas pada rapat progres mingguan rutin.
* Risalah rapat ini disiapkan sesuai kesimpulan yang dibuat oleh Manajemen, ketidaksetujuan atas risalah ini wajib
disampaikan pada rapat berikutnya untuk bahan koreksi
 OWNER

SALAH RAPAT

STATUS

OPEN

OPEN

OPEN

OPEN

-
STATUS
-

-
STATUS

OPEN

-
STATUS

OPEN

-
STATUS

-
 STATUS

ng dibuat oleh Manajemen, ketidaksetujuan atas risalah ini wajib

koreksi
 RISALAH RAPAT
logo proyek
…….………...………..………….. KE - …………..

meeting type
Konstruksi / Teknis Tanggal : Waktu :
Construction Management Tempat :
Action Plan / Progress Programme Subject :
Quality Control Meeting Selanjutnya
Design & Cost Control Hari/Tgl :
Safety Jam :
Internal Tempat :

distribusi
Peserta
Xxxxx Xxxx (TLC) Xxxxxx (TLC)
Xxxxxxx (TLC) Xxxxxxx Xxxx (TLC)
Xxxxx (TLC) Xxxxx Xxxxx (TLC)
Xxxxxxx (TLC)
Xxxxx Xxxxx (TLC)
lampiran

ACTION DUE DATE REF.NO MATTERS DISCUSSED

A. HSE'S - Safety, Healt, Environment and Security

A.1.1

A.1.2

dst

B. PROGRESS dan EVALUASI

B.1.1.

B.1.2.

dst

C. ENGGINERING

C.1.1.
 C.1.2.

dst

D. SITE

D.1.1.

D.1.2.

dst

E. KONTRAK

E.1.1.

E.1.2.

dst

F. LAIN LAIN

F.1.1

F.1.2.

dst

H.1.2.

dst

I. ………………………..

I.1.1
* Risalah rapat ini disiapkan sesuai kesimpulan yang dibuat oleh Manajemen, ketidaksetujuan atas risalah ini wajib disampaik
koreksi
 No. Dokumen 2.7 / TCM.PQS / FML
T Revisi Pusat 00 02092017
E - ………….. Revisi Proyek 00 02092017
Halaman 1 dari 1

Tidak Hadir

DISCUSSED
tas risalah ini wajib disampaikan pada rapat berikutnya untuk bahan
CONSTRUCTION MANAGEMENT MAIN CONTRACTOR PROJECT OWNER

MINUTES OF MEETING
(MOM)

Meeting : Kick Off Meeting (PT. APP, PT. APG, PT. TCM)
Day / Date : Selasa / 8 Mei 2018
Location : Kantor PT. APP
Attendance : See attachment

NO ITEM DISCUSSED ACTION DUE DATE STATUS

I. Pembukaan dan Perkenalan

II. Paparan dan Diskusi
A Main Kontraktor
1. Kontrak / SPK
» Kontrak APG sudah ada baru paket pekerjaan
pondasi+struktur
» Untuk Kontrak paket pekerjaan Arsitek & MEP belum APP, APG
ada / menyusul
2. Scope Pekerjaan
» Pekerjaan pondasi, struktur, arsitek dan MEP
3. Master Schedule & Milestone / Skala prioritas APG
» Baru ada untuk pekerjaan pondasi & struktur (Exclude
Arsitek & MEP)
» Master schedule akan dibuat lengkap bila telahada
kontrak pekerjaan arsitek & MEP
4. Dokumen Kontrak APP
» Gambar Forconst → baru ada pekerjaan pondasi
saja
» Gambar Tender → Pekerjaan Struktur dan MEP sudah
ada, untuk arsitek baru for info
» RKS yang diterima baru pekerjaan pondasi dan MEP
» RKS struktur dan arsitek belum ada
5. Struktur Organisasi APG
» Untuk APG proyek Conexio sudah ada (Soft Copy, hard
copy belum diberikan)
6. PQS TCM
» Belum disampaikan dari APG
7. Safety Plan APG
» Belum disampaikan dari APG mengenai rencana
kegiatan safety
NO ITEMdari
» Belum disampaikan DISCUSSED
APG mengenai rencana ACTION DUE DATE STATUS
kegiatan safety
8. Construction Site Plan APG
» Site Management APG sedang dalam proses, letak site
office, papan nama proyek dsb

B Managemen Konstruksi (MK)

1. Struktur Organisasi TCM
» Sudah ada, tapi pihak APPminta dilengkapi dengan
tanda tangan
2. SOP (Flow & Form terlampir) TCM
» Sudah disampaikan dalam bentuk soft & hard copy (1
set) kepada PT. APP dan PT. APG
3. Proses Engineering
a. Master Schedule APG, TCM,
◦ APG baru mengajukan Master Schedule pekerjaan APP
pondasi & struktur ke MK (TCM) dan diteruskan ke
APP
◦ APG (Kontraktor) mengajukan schedule
engineering :
⸗ Shop Drawing pekerjaan pondasi Bore Pile
sudah selesai
⸗ Shop Drawing pekerjaan struktur belum APG
diajukan
⸗ Informasi dari APP → gambar tender struktur
98% sudah dapat dipakai untuk pembuatan shop
drawing
⸗ For Construction Drawing Struktur → akan APP
dikeluarkan APP akhir Mei 2018
b. Shop Drawing & Composite Drawing APG
◦ Telah disepakati bersama (APP, TCM & APG) untuk
proses shop drawing sbb :
Pemeriksaan di MK = 2 hari, di APP = 2 hari, setelah 4 hari
selesai dan diserahkan ke APG (Ket. A/B/C)
tapi bila ada perbaikan (ket. C), maka waktu prosesnya
bertambah, di APG revisi = 1 hari, MK periksa = 1 hari,
APP periksa = 1 hari
◦ Jadi total waktu proses shop drawing durasinya APG, TCM,
berkisar 4~7 hari (baru pekerjaan struktur), APP
tergantung situasi dan kondisinya
A = Diterima
B = Diterima dengan catatan
C = Revisi
D = Ditolak
Bila pengajuan shop drawing ada beda dengan for
construction → maka akan diinfokan ke owner (APP),
NO Bila pengajuan shop
ITEMdrawing ada beda dengan for
DISCUSSED ACTION DUE DATE STATUS
construction → maka akan diinfokan ke owner (APP),
Pengajuan shop drawing sebaiknya bertahap, jangan
sampai sekaligus bertumpuk, Jika terjadi demikian,
maka shop drawing skala prioritas yang diselesaikan
terlebih dahulu
◦ Distribusi Shop Drawing : APG
⸗ Hard copy (kertas A3) = 2 set untuk MK(TCM)
⸗ Hard copy (kertas A3) = 1 set untuk APP
⸗ Soft Copy Shop Drawing & tabel monitoring
status drawing diserahkan ke MK & APP
c. Material Apprtoval
◦ Material Approval yang telah diajukan APG baru APG
untuk pekerjaan pondasi Bore Pile & struktur, yang
lainnya menyusul

◦ Material Approval direview/diperiksa MK dan APG, TCM,

disetujui APP, material yang diajukan mengacu ke APP
RKS (brosur, hard copy, contoh material dan soft
copy) dan koordinasi dengan APP
◦ Durasi waktu material approval sama dengan
durasi shop drawing = 4~7 hari
◦ Distribusi Material Approval : APG
⸗ Hard copy & contoh material = 1 set untuk
MK(TCM)
⸗ Soft copy & monitoring status = 1 set untuk
MK(TCM) & APP
d. Metode Kerja
◦ Diajukan APG ke MK untuk diperiksa/disetujui oleh APG
MK
◦ Durasi pemeriksaan & persetujuan = 4~7 hari
seperti durasi shop drawing
◦ Distribusi dokumen metode kerja : APG
⸗ Hard copy = 1 set untuk MK(TCM)
⸗ Soft copy & monitoring status = 1 set untuk
MK(TCM) & APP
◦ Metode Kerja yang baru diajukan adalah pekerjaan
pondasi
e. RFI (Request For Information)
APG, TCM,
◦ RFI mengenai kontrak pekerjaan & design diajukan APP
ke MK → yang selanjutnya akan dikonfirmasikan ke
konsultan perencana dan diteruskan ke APP

◦ Durasi jawaban RFI situasional disesuaikan bobot

pertanyaan
◦ Distribusi dokumen RFI : APG
NO ITEM DISCUSSED ACTION DUE DATE STATUS
⸗ Hard copy = 1 set untuk MK(TCM)
⸗ Soft copy & monitoring status = 1 set untuk
MK(TCM) & APP
f. Site Instruction
◦ Bila RFI mengakibatkan pekerjaan tambah/kurang APP, TCM
→ makadibuatkan draft CI (Contract Instruction)/SI
(site Instruction) oleh MK dan diperiksa/disetujui
oleh APP
◦ Durasi SI/CI situasional persetujuan APP
◦ Distribusi dokumen SI/CI : APP
⸗ Hard copy = 1 set untuk MK(TCM)
⸗ Soft copy & monitoring status = 1 set untuk
MK(TCM) & APP
4. Ijin Pelaksanaan
◦ Ijin Pelaksanaan diajukan 1 hari sebelum pelaksanaan APG
pekerjaan dilaksanakan (maks jam 17.00 WIB)
◦ Ijin Pelaksanaan dilampirkan :
⸗ Shop Drawing yang sudah disetujui MK/TCM & APP

⸗ Safety Inspection yang sudah diperiksa bersama

APG & MK/TCM
⸗ Ijin Kerja untuk pekerjaan dihari libur tetap jalan
⸗ Berita Acara Clearance/kesiapan lahan diperlukan
untuk sebelum pekerjaan finishing (dibagi per zona
juga boleh)

⸗ Bila tidak ada administrasi ijin (dokumen ijin

pelaksanaan) → maka pekerjaan di stop dulu sampai
ada pengajuan ijin pelaksanaan dokumen/berkas

⸗ Bila dalam pelaksanaan hari ini gambar kerja / shop

drawing atau forconst belum ada → maka dapat di
diskusikan bersama APP, TCM, APG dan gambar
tender ditandatangani bersama
⸗ Ijin Pelaksanaan yang diajukan APG → berhenti
prosesnya sampai di MK/TCM saja
5. Non Conformance Report (NCR)
TCM
◦ Bila ada penyimpangan pelaksanaan di lapangan terhadap
dokumen kontrak, maka MK akan menyampaikan :
⸗ Teguran lisan
⸗ Site Memo 1
⸗ Site Memo 2
⸗ NCR
NO ITEM DISCUSSED ACTION DUE DATE STATUS

⸗ Jika sampai urutan proses ke NCR tidak ditindak

lanjuti oleh APG → maka disampaikan surat
peringatan(SP1) ke PM APG untuk selanjutnya SP2 ke
Direksi APG
◦ Durasi antar satu tahap ke tahap berikutnya tergantung
kasus dilapangan
6. Laporan
a. Laporan Harian melaporkan kondisi man power, material, APG
aktifitas pekerjaan, cuaca dan peristiwa khusus
Laporan Harian disampaikan dalam bentuk :
⸗ Hard copy 1 set ke MK
⸗ Soft copy 1 set ke MK
b. Laporan Mingguan disampaikan : APG
⸗ Hard copy dan soft copy = 1 set ke MK
⸗ Soft copy 1 set ke APP
c. Execuitive summary, progress, mapping, status dokumen APG
& foto lapangan bulanan (view disepakati bersama)
Laporan bulanan, hard copy & soft copy = 1 set ke MK dan
APP
d. Laporan K3 APG
⸗ Laporan K3 masuk kelaporan bulanan
⸗ Foto2 kelengkapan K3 diadopsi ke laporan
bulanan
e. Laporan Test dan Evaluasi APG
◦ Laporan hasil test beton, besi beton harus ada
evaluasinya dari APG dan disampaikan ke MK dan
APP
◦ Laporan test dan evaluasi masuk kedalam laporan
bulanan
f. Laporan Geodesi survey APG
◦ Laporan pengambilan data geodesi survey (data-
data perubahan vertikal dan horizontal)
◦ Laporan Geodesi survey masuk kedalam laporan
bulanan
7. Rapat
a. Rapat Progress APG, TCM,
⸗ Dilaksanakan pada setiap hari Senin jam 14:00 WIB APP
b. Rapat Engineering APP,TCM & Konsultan
⸗ Dilaksanakan pada setiap hari Kamis jam 10:00 WIB Perencana (SCJ,JOSO,DFI)
c. Rapat Safety
⸗ Dilaksanakan pada setiap hari Senin jam 14:00 WIB APG
digabung dengan rapat progress
d. Rapat Action Plan
 NO ITEM DISCUSSED ACTION DUE DATE STATUS

⸗ Dilaksanakan pada setiap hari Senin jam 14:00 WIB APG

digabung dengan rapat progress
e. Rapat Khusus
8. Serah Terima Pekerjaan APG
a. Berita Acara pekerjaan sudah selesai 100%
b. Seluruh Defect / site Memo / NCR sudah selesai
dikerjakan / diperbaiki dan sudah diperiksa MK
c. Tes Commissioning yang dilampiri oleh rekomendasi
tehnis dari dinas terkait
d. As Built Drawing copy sesuai kontrak
e. Pelatihan / Training ke BM
f. Dokumen :
⸗ Garansi
⸗ Buku Manual
⸗ List Material dan stok material tertentu
⸗ Dsb yang terkait dengan serah terima
9. Perihal Prosedur Klaim Progres dan System Pembayaran APG, TCM,
termasuk pekerjaan tambah kurang akan dibahas khusus APP,QSI
dengan konsultan QS
10. Materi lain yang belum terakomodir di Kick Off Meeting akan APG, TCM,
dibahas pada rapat progres mingguan rutin APP

Should there be any correction on the contents of this M.O.M., they should be forwarded to Construction
Management within 2 working days of the issue date in writing. Otherwise they are deemed to be correct and
approved.

(R.01 - 27012017)