SISTIM INFORMASI DAN PELAPORAN PROGRAM P2 KUSTA

Aplikasi RR Elektronik digunakan untuk membantu Pengelola Program P2 Kusta

Kabupaten/Kota dalam melalukan pencatatan dan pelaporan secara mudah dan valid yang
dikembangkan dengan menggunakan Program Microsoft Excel sehingga tidak asing lagi
dalam mengoperasikannya. Dengan menggunakan aplikasi RR elektronik ini akan
membantu Pengelola Program P2 Kusta Kabupaten/Kota dalam melakukan entry data dari
seluruh Puskesmas yang ada Kabupaten/Kota sehingga dapat menghitung data secara rinci
dalam laporan tribulanan, analisa capaian program berdasarkan indikator yang telah
ditetapkan, laporan kohort PB dan MB, grafik yang menggambarkan indikator-indikator yang
telah dicapai oleh masing-masing Puskesmas.

Sebenarnya sistim pelaporan ini sudah dikenalkan sejak tahun 2007 dan terus
mengalami perkembangan atas masukan dari beberapa Provinsi yang telah
menggunakannya termasuk dengan adanya surat edaran Kemenkes No : tahun .... tentang
laporan dengan responsif gender. Berikut diuraikan perbedaan antara RR versi lama
(3.1.2012 dan yang sebelumnya ) dengan Sistim Informasi dan Pelaporan Program P2
Kusta (SIPK).

Perbedaan
Uraian Lama Baru Ket
File laporan setiap Harus ganti setiap tahun 1 file bisa dipakai untuk
tahun beberapa tahun
Penderita dari tahun- Harus di-copy ke tahun berjalan Tidak
tahun sebelumnya (dalam lain-lain)
Tanggal pengambilan Harus ditulis setiap bulan Tidak perlu ditulis
MDT
Pembagian gender Hanya sebagian Semua terbagi dalam gender

Ukuran file Relatif besar Kecil

Pengisian status Tinggal klik “dropdown” dan Harus diketik

penemuan, sex dan pilih yang sesuai (untuk memperlancar kerja
tingkat cacat program)
Cara pengisian Hanya mengisi 1 tahun berjalan Harus mengisi 1 dan 2 tahun =
saja yang lalu sesuai dengan tipe
kustanya.
Dari laporan yang lama tinggal
di “Copas” ke file RR yang baru.
TAMPILAN AWAL Sistim Informasi dan Pelaporan Program P2 Kusta

2 1

3
4

Urutan Cara Pengisian :

1. Data Dasar.
Data ini cukup diisi setiap awal tahun saja dengan nama provinsi, nama kab/kota, tahun
pelaporan (tahun berjalan), nama masing-masing Puskesmas dan jumlah penduduknya sesuai
dengan tahunnya. Karena SIPK ini berbeda dengan versi-versi sebelumnya, dimana semua
penderita dari semua tahun bisa dimasukkan ke dalamnya maka untuk mengisi format ini harus
memasukkan jumlah penduduk mulai 2 tahun ke belakang. Misal kita akan membuat laporan
tahun 2014, maka kita juga harus memasukkan jumlah penduduk tahun 2013 dan 2012.
2. Diisi Setiap Tribulan.
Format yang harus diisi setiap tribulan adalah kohort PB dan MB saja, tidak seperti format
sebelumnya yang juga harus mengisi “LAIN-LAIN”, karena SIPK ini berbeda dengan versi-versi
sebelumnya dimana semua penderita dari semua tahun bisa dimasukkan ke dalamnya maka
untuk mengisi format ini harus memasukkan nama-nama penderita mulai dari 2 tahun ke
belakang. Misal kita akan membuat laporan tahun 2014, maka kita juga harus memasukkan
nama-nama penderita tahun 2013 dan 2012.
3. Laporan Tribulan.
Didalamnya berisi data yang yang secara otomatis yang diambil dari kohort PB dan MB (No. 1),
laporan yang dikirimkan setiap tribulan ini terdiri dari dari laporan tribulan dan perencanaan
MDT. Yang perlu diisi manual adalah dilaporan tribulan, terutama untuk jumlah penderita yang
reaksi berat atau ENL berulang dari penderita dari tahun-tahun belumnya serta stock MDT baik
di Kab/Kota maupun di Puskesmas (background coklat muda) mulai dari tribulan 1 s/d 4.
4. Analisa.
Data yang ada didalam akan terisi otomatis yang diambil dari kohort PB dan MB (No. 1),
sedangkan yang harus diisi manual adalah :
 jumlah penduduk tahun berjalan yang bisa di copy paste dari data dasar
  Judul penderita terdaftar dan penderita baru (background kuning muda)
5. Laporan Tahunan.
Dalam laporan tahunan ada 2 macam laporan yang harus dikirim, yaitu :
 Laporan kohort, untuk kohort PB dari penderita baru 1 tahun sebelumnya dan kohort
MB dari penderita baru 2 tahun sebelumnya. Kedua laporan kohort ini akan terisi secara
otomatis.
 Annual Progress report. Sebagian laporan ini akan terisi otomatis dan sebagian lagi harus
diisi manual karena data primer memang belum tersedia di kohort PB maupun MB di
dalam SIPK ini (background warna hijau).
6. Case Holding dan case finding.
Di dalamnya berisi data yang yang secara otomatis yang diambil dari kohort PB dan MB (No. 1)
dimana semua data disini sudah sesuai “gender” guna keperluan pembuatan Profil Kesehatan
sesuai dengan format dari Kemenkes RI.
7. Grafik.
Grafik yang tersedia di dalamnya adalah prevalensi rate, case detection rate, proporsi penderita
anak dan cacat 2 dibandingkan penderita baru, proporsi cara penemaun penderita baru, RFT
rate PB dan MB dan penemuan penderita baru pertribulan per UPK.
8. Validasi.
Validasi ini digunakan untuk mengecek apakah lapora yang telah kita masukkan ke dalam SIPK
telah benar atau salah, untuk mengetahui benar atau salah laporan yang telah kita masukkan
kedalam kohort PB dan MB melalui :
 Penderita terdaftar.
Jika disamping kiri penderita terdaftar muncul kalimat “OK” berarti jumlah penderita
terdaftar di ANALISA dibanding dengan di akhir LAPORAN TRIBULAN 4 sudah sama 
betul. Tetapi jika tertulis “CEK” maka perbandingan ini belum sama  salah.
 Penderita baru
Jika disamping kiri penderita baru muncul kalimat “OK” berarti jumlah penderita baru di
ANALISA dibanding dengan di jumlah LAPORAN TRIBULAN 1 s/d 4 sudah sama  betul.
Tetapi jika tertulis “CEK” maka perbandingan ini belum sama  salah.
 Laporan kohort PB dan MB meliputi :
 Perkembangan kecacatan.
Setiap penderita baru yang berobat sampai dengan RFT maka mulai dari awal
pengobatan sampai dengan akhir pengobatan harus dilakukan pemeriksaan
funsi saraf (PFS) dan harus tertulis tingkat cacat dan score awal dan akhir
pengobatan. Validasi disi berguna untuk mengetahui secara cepat bahwa semua
penderita yang telah RFT telah diisi tingkat dan score kecacatannya, jika semua
penderita terisi dengan lengkap maka disebelah kiri perkembangan cacat akan
muncul kalimat “OK”
 Jumlah penderita.
Validasi ini untuk mengetahui bahwa jumlah penderita baru yang mulai MDT
dengan jumlah penderita yang diamati sampai dengan berakhirnya periode
kohort tetap sama maka akan muncul kalimat “OK”.
CARA PENGISIAN Sistim Informasi dan Pelaporan Program P2 Kusta

1. Setting Awal.
Sebelum memulai pengisian RR elektronik, maka pastikan rumus / formula harus disetting
“manual” agar tidak mengganggu kerja kita saat entry data. Berikut langkah-langkah yang harus
dilakukan dengan mengikuti prosedur seperti pada gambar 1 s/d 4.

Gambar 1.

Gambar 2.

Gambar 3.
 Gambar 4.

2. Cara Pengisian.
Pada SIPK ini yang harus diisi secara rutin hanya kohort PB dan kohort MB tidak seperti RR versi
sebelumnya yang harus mengisi “Lain-Lain” yang merupakan pengurangan dari penderita dari
tahun-tahun sebelumnya.
i. Data dasar
Pada data dasar, anda harus mengisi nama Provinsi, Kabupaten/Kota, tahun pelaporan
tahun berjalan , jumlah puskesmas, nama-nama Puskesmas dan jumlah penduduknya
setiap tahun serta nama/NIP atasan dan wasor Kabupaten/Kota.
Tahun pada data dasar juga merupakan laporan tahun berjalan (tahun ini) dan jika kita
ingin melihat laporan dari tahun-tahun sebelumnya maka tahun laporan harus diganti
sesuai dengan tahun yang kita inginkan (gambar 5).

Gambar 5.
ii. Kohort PB dan MB
i. Puskesmas.
Diisi dengan nama Puskesmas atau klik “drop down” untuk memilih nama
Puskesmas yang sesuai seperti yang telah diisikan di data dasar.

“setelah melakukan perubahan / penambahan data dan ingin mengetahui hasil

akhirnya maka harus di”saving” terlebih dahulu karena formula sudah di”setting”
manual”

Gambar 6.
ii. Tahun.
Merupakan tahun penemuan penderita baru atau tahun mulai pengobatan dari
penderita dengan status “ulang”. Kolom ini diisi sesuai dengan tahun berjalan (saat
ini).
iii. Tgl Reg.
Kolom ini diisi dengan tanggal saat pertama kali mulai diberi pengobatan (MDT).
iv. Tribulan Penemuan.
Merupakan tribulan penemuan penderita baru atau tribulan mulai pengobatan dari
penderita dengan status “ulang”. Diisi dengan angka 1 s/d 4
v. Nomor.
 Desa : di isi dengan nomor urut desa sesuai dengan nomor urut yang ada di
Puskesmas. Jika : Penderita dari luar puskesmas maka kodenya 77, Penderita
dari luar kab/kota dg kode 88 dan 99 untuk penderita dari luar propinsi.
 Register : di isi dengan nomor urut penderita yang ada di Puskesmas
(Register Puskesmas)
vi. Nama penderita dan nama ibu kandung penderita
Jelas.
vii. Alamat.
Sesuai dengan tanda pengenal yang berlaku untuk memudahkan pelacakan kasus.
viii. Status Penemuan.
 Baru : ketik S (Sukarela), K (kontak ), AS (Anak Sekolah) dan A (Aktif Lain
seperti LEC, RVS, SAPEL dll)
 Ulang : ketik R (relaps), P (pindahan), G (ganti tipe) dan MK (masuk kembali
setelah default).
 ix. Umur.
Diisi dengan numerik / angka sesuai dengan umur saat ini dengan pembulatan.
x. Sex.
Jenis kelamin diisi dengan L untuk laki-laki atau P untuk perempuan
xi. Keadaan Cacat.
Disini dibagi menjadi 2 kolom yaitu pada saat awal dan akhir pengobatan (MDT),
pada awal dan akhir dibagi lagi menjadi 2 kolom yaitu Umum dan Score.
Untuk mengisi keadaan cacat umum dengan mengetik 0, I atau II sedangkan score
adalah penjumlahan seluruh tingkat cacat.
xii. Pemeriksaan Kontak Serumah dan Tetangga.
Pemeriksaan kontak dilakukan pada kontak serumah dan tetangga, pemeriksan ini
sebaiknya diulangi setiap tahun. Pada pemeriksaan ini dibagi menjadi 2 kolom yaitu
jumlah keseluruhan kontak keluarga dan tetangga dan jumlah kontak keluarga dan
tetangga yang telah diperiksa.

Gambar 7.
xiii. Pengobatan
 Jika penderita tsb dinyatakan RFT maka ketik “RFT” pada tribulan yang sesuai.
 Jika penderita tsb dinyatakan DEFAULT maka ketik “DEF” pada tribulan yang
sesuai.
 Jika penderita tsb pindah atau meninggal atau ganti tipe maka ketik pada
tribulan yang sesuai dengan :
 P : jika penderita pindah ke UPK lain
 M : jika penderita meninggal
 G : jika penderita ganti tipe
 Gambar 8.
xiv. Peringatan.
Dibelakang kolom keterangan ada kolom peringatan terutama untuk mengingatkan
kita akan kelengkapan isian kohort, yaitu :
 Alert pada keadaan cacat awal adalah untuk mengingatkan bahwa semua
isian harus terisi dengan lengkap, mulai dari tahun penemuan, tribulan
penemuan, status penemuan, umur, sex dan keadaan cacat pada awal
pengobatan (umum dan score). Jika belum lengkap akan muncul tulisan
“CEK” dan ini akan berpengaruh pada perhitungan di bagian yang lain.
 Alert pada keadaan cacat akhir untuk mengingatkan bahwa pada akhir
pengobatan, penderita harus di-grading tingkat cacatnya untuk menilai
kualitas case holdingnya. Jika keadaan cacat pada akhir pengobatan (umum
dan score). Jika belum lengkap akan muncul tulisan “CEK”.
 Karena dalam format SIPK sudah tidak lagi mengisi tanggal pengambilan
MDT maka untuk mengetahui secara cepat kapan penderita tersebut RFT
adalah dengan melihat kolom “Peringatan RFT”. Jika kolom peringatan ini
sudah muncul “RFT” dengan background merah maka diasumsikan penderita
ini seharusnya sudah RFT jika rutin mengambil MDT tanpa ada celah.
Perhitungan ini dimulai sejak tanggal regester (MDT pertama) sampai
dengan saat kita membuka komputer. Untuk itu pengisian tanggal regester
harus betul sesuai dengan settingan komputer (bisa bahasa Inggris atau
Indonesia sesuai setting awal).

Gambar 9.
3. TIPS.
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
i. Setelah melakukan perubahan / penambahan data dan ingin mengetahui hasil akhirnya
maka harus di”saving” terlebih dahulu karena formula sudah di”setting” manual.
Kecepatan waktu saving tergantung dari spesifikasi komputer, saat masih dalam proses
saving sebaiknya komputer dibiarkan sejenak sampai proses saving selesai dengan
sempurna.
ii. Jika jumlah Puskesmas di wilayah setempat tidak sebanyak yang ada di SIPK (70
Puskesmas) maka tidak diperbolehkan menghapus range nama Puskesmas pada sheet
Case finding, case holding, laporan kohort dan grafik batang. Range nama Puskesmas
pada sheet-sheet diatas cukup disembunyikan atau di”hide”.
Prosedurnya adalah sebagai berikut (contoh pada sheet analisa) :
a. Blok nomor range kosong / tidak ada nama puskesmas s/d range kosong diatas
jumlah bawah (seperti gambar 10).

Gambar 10.
b. Posisi cursor tetap di nomor range (biasanya cursor akan berbentuk tanda
panah ke kanan) kemudian click kanan dan akan muncul seperti gambar 11 dan
pilih hide maka renge yang tidak ada nama puskesmasnya akan disembunyikan.

Gambar 11.
iii. Mengurutkan grafik batang sesuai dengan besar/kecilnya indikator.
Grafik batang pada RR menggunakan data dari analisa, jadi untuk bisa mengurutkan
indikator-indikator pada grafik batang maka data pada analisa harus diurutkan sesuai
dengan keinginan.
Contoh kita akan mengurutkan grafika batang dari indikator prevalence rate, maka
langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah :
a. Sebelumnya buka dahulu passwordnya, berikut langkah-langkahnya :
 Click pada unprotect sheet

Gambar 12.
 Masukkan paswordnya (KUSTA) dan OK. Untuk mengunci seperti awal
maka lakukan langkah-langkah seperti diatas. Password boleh diganti
tetapi jangan sampai lupa.

Gambar 13.
b. Tampilan sebelum grafik batang prevalence rate diurutkan (gambar 12.)

Gambar 14.
c. Buka sheet analisa kemudian pada nomor kolom 13 ada kotak dropdown
(gambar 15.), click kanan dan akan muncul seperti pada gambar 16.

Gambar 15.

Gambar 16.
d. Jika kita mau mengurutkan data dari kecil ke besar maka click “Sort smallest to
largest” dan jika kita mau mengurutkan data dari besar ke kecil maka kita click
“Sort largerst to smallest”. Setelah kita pilih salah satu maka kita “saving”
karena formula disetting manual.
e. Tampilan grafik batang prevalence rate setelah diurutkan dari besar ke kecil
maka kita pilih “Sort largerst to smallest” (gambar 17.)

Gambar 17.