ANALISA SISTEM PENJUALAN KENDARAAN BARU SECARA

TUNAI PADA PT SETIAJAYA MOBILINDO CIMANGGIS

LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada Program Diploma Tiga (D.III)

FLORENTINA TARIGAN 11161959 RABI’ATUL ADAWIYAH

11161381

Program Studi Sistem Informasi Akuntansi

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Bina Sarana Informatika
Jakarta
2018
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

ii
Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal..................................................

PENILAI

(..........................................................)

Saran – saran dari penilai :

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya

iii
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan judul : " Analisa Sistem Penjualan

Kendaraan Baru Secara Tunai Pada PT Setiajaya Mobilindo Cimanggis ". yang

merupakan salah satu syarat kelulusan mata kuliah Praktik Kerja Lapangan program

studi Sistem Informasi Akuntansi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Bina

Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan laporan ini,

penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta

fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis

menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika

2. Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas Bina Sarana Informatika

3. Ketua Jurusan Sistem Informasi Akuntansi Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Bina Sarana Informatika.

4. Ibu Ade Sri Mulyani, S. E, M.M selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah

memberikan petunjuk dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

5. Ibu Evani Margareth, selaku pembimbing bagian Customer Relation

Coordinator (CRC) PT Setiajaya Mobilindo Cimanggis

6. Bapak Tyas Fakhrul Rajab, selaku pembimbing bagian Administrasi Penagihan

Service (Billing) PT Setiajaya Mobilindo Cimanggis

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang

membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu

kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Jakarta, 24 Oktober 2018

iv
 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman
Lembar Judul Laporan PKL .......................................................................... .............. i
Lembar Persetujuan Laporan PKL .............................................................................. ii
Lembar Penilai Laporan PKL ..................................................................................... iii

Kata Pengantar ............................................................................................................ iv

Daftar Isi ..................................................................................................................... vi
Daftar Simbol ............................................................................................................viii
Daftar Gambar ............................................................................................................. x
Daftar Tabel ................................................................................................................ xi
Daftar Lampiran .........................................................................................................xii

BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................................1

1.1. Umum ......................................................................................................................... 1
v
 1.2. Maksud dan Tujuan................................................................................................... 3
1.3. Metode Penelitian...................................................................................................... 3
1.4. Ruang Lingkup .......................................................................................................... 4
1.5. Sistematika Penulisan ............................................................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................................6
2.1. Konsep Dasar Sistem ................................................................................................ 6
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) .................................................................... 13
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ............................................................17
3.1. Umum ....................................................................................................................... 17
3.2. Tinjauan Perusahaan ............................................................................................... 17
3.2.1. Sejarah Perusahaan ....................................................................................... 18
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................................... 19
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan ................................................................................ 23
3.4. Diagram Activity Sistem Berjalan ......................................................................... 24
3.4.1. Use Case Diagram ........................................................................................ 24
3.4.2. Activity Diagram ........................................................................................... 25
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan .................................................................................... 26
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ..................................................... 26
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ..................................................... 27
3.6. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................................................. 30
3.6.1. Umum ........................................................................................................... 30
3.6.2. Perangkat Lunak .......................................................................................... 31
3.6.3. Perangkat Keras ........................................................................................... 33
3.7. Permasalahan Pokok ............................................................................................... 34
3.8. Pemecahan Masalah ................................................................................................ 34
BAB IV PENUTUP ..................................................................................................36
4.1 Kesimpulan ............................................................................................................... 36
4.2 Saran .......................................................................................................................... 36
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................38
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ..................................................................................39
SURAT KETERANGAN PKL .................................................................................41
NILAI PKL .................................................................................................................44
LAMPIRAN-LAMPIRAN ........................................................................................46

vi
DAFTAR SIMBOL

vii
A. Simbol Activity Diagram
No Bentuk Simbol Nama Simbol Fungsi Simbol

1 Initial / Start Point Status Awal aktivitas sistem.

(Node)

2 Activity / Action Aktivitas yang dilakukan oleh

sistem, aktivitas biasanya
diawali dengan kata kerja.

3 Decision Pengambilan keputusan.

Asosiasi percabangan dimana
jika ada pilihan aktivitas lebih
dari satu.
4 End Point / Activity Status Akhir yang dilakukan
Final sistem.

5 Asosiasi percabangan dimana

Fork / Percabangan jika ada pilihan aktivitas lebih
dari satu.

6 Asosiasi penggabungan
Join / Penggabungan dimana lebih dari satu aktivitas
digabungkan menjadi satu.

B. Simbol Usecase Diagram

No Bentuk Simbol Nama Simbol Fungsi Simbol

1 Usecase Fungsionalitas yang

2 Aktor
disediakan oleh sistem sebagai
unit-unit yang saling bertukar
pesan antar unit atau actor;
biasanya dinyatakan dengan
menggunakan kata kerja di
awal frase nama usecase.
Orang, proses atau sistem lain
yang berinteraksi dengan
sistem informasi yang akan
dibuat sendiri, jadi walaupun
simbol dari actor adalah
gambar orang, tapi biasanya
dinyatakan menggunakan kata
benda di awal frase nama
actor.

viii
3 Komunikasi antar aktor dan
usecase yang berpartisipasi
Asosiasi / Association
pada usecase atau usecase
memiliki interaksi dengan
actor.
4 Relasi usecase tambaahan ke
sebuah usecase dimana
usecase yang ditambahkan
memerlukan usecase ini untuk
Include / Uses /
menjalankan. Fungsinya atau
Menggunakan
sebagai syarat dijalankan
usecase ini. Relasi usecase
dimana proses bersangkutan
akan dilanjutkan keproses
yang dituju.
5 Relasi usecase tambahan ke
sebuah usecase dimana
usecase yang ditambahkan
dapat berdiri sendiri walau
tanpa usecase tambahan itu.
Mirip dengan prinsip
Ekstensi/Extend Inheritance pada
pemprograman berorientasi
objek. Biasanya usecase
tambahan memiliki nama
depan yang sama dengan
usecase yang ditambahkan.
6 Hubungan generalisasi dan
spesialisasi (umum-khusus)
Generalisasi /
antara dua buah usecase
Generalization
dimana fungsi yang satu
adalah fungsi yang lebih
umum dari lainnya

ix
 Halaman
DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1. Bagan Sistem Tertutup .......................................................................10

Gambar II.2. Bagan Sistem yang Relatif Tertutup ..................................................10
Gambar II.3. Bagan Sistem Terbuka .......................................................................10
Gambar II.4. Loop Umpan Balik .............................................................................11
Gambar II.5. Model Sistem Sederhana ....................................................................11
Gambar II.6. Model Sistem dengan Banyak Input dan Output .................................11
Gambar II.7. Konsep Batas ......................................................................................12
Gambar II.8. Penghubung (interface) ......................................................................12
Gambar II.9. Kasus Sederhana Subsistem yang Beroperasi Secara Serial ...............13
Gambar II.10. Sebuah Kotak Hitam ...........................................................................13
Gambar III.1. Struktur Organisasi .............................................................................19
Gambar III.2. Usecase Sistem Penjualan Tunai ........................................................24
Gambar III.3. Activity Diagram Sistem Penjualan Tunai ..........................................24
Gambar III.4. Tampilan Menu Login ........................................................................32
Gambar III.5. Tampilan Main Menu .........................................................................33
Gambar III.6. Tampilan Menu Modules Sales A/R ...................................................33
Gambar III.7. Tampilan Menu Sales Quotation ........................................................34
Gambar III.8. Tampilan Menu Sales Report ..............................................................34

x
 Halaman

DAFTAR TABEL

Tabel II.1. Sistem Fisik ...............................................................................................8

Tabel II.2. Contoh Batas
............................................................................................12
Tabel II.3. Penjelasan Sistem, Subsistem dan Antarmuka .........................................13
Tabel III.1. Usecase Sistem Penjualan Tunai .............................................................24

xi
 Halaman

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A.1. KTP & SIM .......................................................................................46

Lampiran A.2. NPWP ...............................................................................................46
Lampiran A.3. Kartu Keluarga ..................................................................................47
Lampiran B.1. Buku Warranty & Service Berkala ....................................................47
Lampiran B.2. Garansi Kaca Film .............................................................................47
Lampiran B.3. Buku Pedoman Pemilik .....................................................................48
Lampiran B.4. Form Janji Penyerahan Kendaraan Baru ...........................................48
Lampiran B.5. Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) ...........................................49
Lampiran B.6. Kwitansi ............................................................................................49
Lampiran B.7. Surat Pesanan Kendaraan (SPK) .......................................................50
Lampiran B.8. Bukti Serah terima Barang (BSTB) ..................................................51
Lampiran B.9. Kartu Nama CRC ..............................................................................52
Lampiran B.10. Faktur ...............................................................................................52
Lampiran B.11. Form Warranty Tampak Depan ........................................................53
Lampiran B.12. Form Warranty Tampak Belakang ....................................................53
Lampiran C.1. Identitas Pimpinan Unit ....................................................................54
Lampiran D.1. Uraian Kegiatan PKL .......................................................................56

xii
 Halaman

ii
 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Umum

Perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi dewasa ini semakin maju

dan pesat, sehingga setiap orang di tuntut untuk peka terhadap arus perkembangan

zaman, ini mendorong setiap individu yang berkecimpung di dunia bisnis untuk

berlomba meningkatkan mutu dan kulitas yang dimiliki perusahaannya. Komputer

atau electronic data processing merupakan salah satu contoh hasil dari kemajuan

teknologi. Komputer mampu membantu dalam pengelolaan yang bersifat rutin, kerena

mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian, kecepatan yang tinggi,

kapasitas penyimpanan data yang besar sehingga lebih efisien terhadap biaya, waktu,

dan tenaga.

Sistem penjualan harus ada dan sebaiknya dikomunikasikan dengan benar. Jarang

perusahaan mengabaikan hal ini karena penjulaan sangat berhubungan dengan

keuangan perusahaan.

Dalam sebuah perusahaan, divisi sales (penjualan) menjadi sebuah ranah tersendiri,

dan pada umumnya selalu berkaitan dengan bagaimana sebuah perusahaan akan

menjual barang-barang hasil produksinya. Meski hal tersebut terdengar mudah, namun

kata ’sales (penjualan)’ itu sendiri tidak semudah kelihatannya, sebab akan melibatkan

banyak implementasi konsep dan kerja sales (penjualan) itu sendiri.

Manajemen penjualan itu sendiri memiliki arti sebagai pengarahan tenaga sales

(penjualan), yang kemudian diartikan lebih luas lagi sebagai seluruh kegiatan

1
 2

pemasaran yang termasuk perencanaan produk, distribusi fisik, dan penetapan harga

produk.

Manajemen penjualan adalah sebuah lini kerja yang berkaitan dengan pengawasan,

pengarahan, dan perencanaan personal selling. Di dalam lini tersebut terdapat

beberapa jenis kerja lain yang menjadi bagiannya, yakni motivasi, pembayaran,

supervisi, penentuan rute sales (penjualan), perlengkapan, pemilihan, dan penarikan.

Mencakup juga hal lain seperti jenis tugas sales (penjualan) yang diberikan kepada

tenaga sales (penjualan).

Personal selling merupakan bentuk promosi yang membawa unsur manusia dalam

transaksi pemasaran. Dalam penjualan, personal selling memiliki peran dalam strategi

produk, harga, distribusi, dan promosi.

Dari pemahaman diatas, manajemen sales (penjualan) dikelola oleh seorang manajer

yang memiliki tugas cukup banyak. Sales supervisor (penjualan) bertindak sebagai

administrator dalam berbagai kegiatan personal selling. Secara singkat tugas utama

dari sales supervisor (penjualan) akan selalu berkaitan langsung dengan personalia

sales (penjualan). Namun tugas sales supervisor (penjualan) selalu berkaitan juga

dengan bagaimana ia akan mengorganisasikan kegiatan sales (penjualan) yang

berlangsung baik di luar mapun di dalam perusahaan.

Saat ini persaingan bisnis sangatlah ketat, tidak heran kalau banyak perusahaan yang

tumbuh, berkembang dan sukses, namun ada juga yang mengalami penurunan sampai

gulung tikar. Untuk mengatasi masalah yang timbul dalam persaingan bisnis tersebut,

suatu perusahaan harus memiliki manajemen penjualan yang baik. Dalam manajemen

penjualan tersebut perusahaan bisa lebih mudah dalam menganalisis, melakukan

perencanaan, melakukan pengorganisasian, melakukan pengendalian dan pelatihan

 3

serta mengawasi, sehingga perusahaan dapat mengatasi atau terhindar dari

kemungkinan yang akan terjadi.

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari pembuatan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini

adalah sebagai berikut :

a. Menerapkan ilmu yang penulis dapatkan selama mengikuti perkuliahan.

b. Mengetahui sistem penjualan tunai kendaraan baru pada PT Setiajaya Mobilindo

Cimanggis.

c. Memenuhi tugas Mata Kuliah Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL).

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan riset

yang telah kami lakukan khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan

penelitian penulis melakukan pengumpualan data menggunakan metode-metode di

antara lain melalui cara :

1. Metode Pengamatan Langsung (Observasi)

Metode pengamatan langsung adalah “teknik atau pendekatan untuk

mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung obyek datanya”. Dalam

pengumpulan data penulis mengadakan observasi atau kunjungan lansung untuk

mendapatkan data yang lengkap dan akurat.

2. Metode Wawancara (Interview)

Metode wawancara adalah “Pendekatan yang berhubungan langsung dengan

sumber data dan terjadi proses komunikasi untuk mendapatkan datanya”

wawancara yang dilakukan ini bertujuan untuk mendapatkan informasi secara

lengkap dengan metode tanya jawab.

 4

3. Studi pustaka

Penelitian ini bertujuan untuk mengumpulkan data dan mempelajari bukubuku

diklat serta mencari informasi yang di perlukan, yang berkaitan dengan penyusunan

laporan.

1.4. Ruang Lingkup

Penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)ini membatasi permasalahan

pada sistem penjualan kendaraan baru secara tunai pada PT Setiajaya Mobilindo

mulai dari proses penerimaan tagihan, proses pembayaran hingga proses pembuatan

laporan.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini di maksudkan untuk memudahkan didalam

membahas serta memberikan uraian secara garis besar mengenai isi dari laporan riset
serta dapat memudahkan pembaca dapat memahami isi dari laporan ini. Penulis akan
menjelaskan sistem penulisan secara keseluruhan bab adapun susunannya adalah
sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan

Pada bab ini berisi mengenai hal-hal umum, maksud dan tujuan,

metode penulisan yang di gunakan, ruang lingkup yang membatasi

permasalahan pokok, serta sistematika penulisan.

BAB II Landasan Teori

Pada bab ini berisikan mengenai konsep dasar sistem dan peralatan

pendukung (Tools Systems)

BAB III Analisa Sistem berjalan

 5

Pada bab ini penulis menguraikan gambaran umum tinjauan

perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan dan struktur organisasi

dan fungsi, prosedur sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan, yang

meliputi spesifikasi bentuk dokumen masukan, dan spesifikasi bentuk

dokumen keluaran permasalahan dan pemecahan masalah.

BAB IV Penutup

Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan
dan saran yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
 BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Berbagai macam organisasi saat ini telah dikelola secara sistem, artinya bahwa sumber

daya manusia yang ada di dalam organisasi, baik organisasi berukuran kecil maupun

berukuran besar, telah melakukan kegiatan organisasi melalui fungsinya masing –

masing tanpa harus menunggu intruksi atasan tentang apa yang harus dikerjakannya.

Jika hal ini terjadi pada sebuah organisasi perusahaan, para pegawai akan bekerja

sesuai dengan tugasnya masing – masing, misalkan bagian pemasaran secara otomatis

mereka akan bekerja yang berkaitan dengan bidang pemasaran, begitu juga pegawai

bagian produksi, mereka akan melakukan aktivitas yang berkaitan dengan proses

produksi dan sebagainya.

Pengembangan sistem adalah proses modifikasi atau penggantian sebagian atau

keseluruhan sistem informasi. Proses ini memerlukan komitmen waktu dan sumber

daya yang sangat besar. Pengembangan sistem biasanya dilakukan oleh tim proyek

yang terdiri dari analisis sitem, programmer, akuntan, dan orang lain yang terkena

dampak dari proyek pengembangan sistem tersebut.

Dalam buku Algemene systeemtheorine, system benadering en Organisatiettheorie

karya D.keuning (dikutip Onong, 1989) mengemukakan pengertian sistem menurut

beberapa pakar sebagai berikut :

6
 7

• Menurut Ludwig Von Bertalanfly, sistem adalah seperangkat unsur – unsur yang

terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur – unsur tersebut dan dengan

lingkungan.

• Menurut Antol Rapoport, sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat

hubungan antara satu sama lain.

• Menurut L.Ackof, sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang

terdiri dari bagian – bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain

• Menurut John A. Beckett, sistem adalah kumpulan sistem – sistem yang

berinteraksi.

Namun menurut Gordon B. Davis (1992), sistem terdiri dari bagian – bagian yang

bersama – sama beroperasi untuk mencapai beberapa tujuan, dengan kata lain bahwa

suatu sistem bukanlah merupakan suatu perangkat unsur – unsur yang dapat

diidentifikasikan sebagai kebersamaan yang menyatu disebabkan tujuan atau sasaran

yang sama.

1. Berbagai jenis sistem

Ada beberapa jenis sistem yang dapat digunakan dalam informasi manajemen,

yaitu:

• Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem asbtrak dan sistem fisik adalah suatu susunan teratur gagasan atau

konsepsi yang saling tergantung.

Sistem fisik adalah suatu perangkat unsur yang secara bersama – sama

beroperasi untuk mencapai suatu tujuan, contohnya:

Sistem fisik Keterangan

 8

Sistem peredaran Jantung dan urat – urat darah yang menggerakan

darah darah ke seluruh tubuh
Sistem transportasi Petugas, mesin, dan organisasi yang menjalankan
transportasi barang.
Sistem sekolah Bangunan, pendidik, petugas administrasi, buku –
buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama
untuk memberikan pendidikan pada para siswa
Sistem perakunan Catatan, aturan, prosedur, peralatan, dan petugas
uang beroperasi mencatat data, mengukur
pendapatan, menyiapkan laporan.
Sistem Persenjataan Peralatan, prosedur, dan petugas yang
memungkinkan digunakannya sebuah senjata.
Sistem Komputer Peralatan yang berfungsi bersama untuk
menjalankan pengolahan computer

Tabel II.1. Sistem Fisik

• Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem deterministik beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan

secara tepat. Interaksi antar bagian – bagian diketahui dengan pasti. Jika

seseorang memiliki uraian keadaan sistem pada saat tertentu beserta uraian

operasinya, maka keadaan sistem selanjutnya dapat disebutkan secara tepat

tanpa kesalahan seperti program komputer.

Sedangkan sistem probabilistik dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang

mungkin tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya

sistem. Contohnya sistem persediaan barang.

• Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang memungkinkan terjadinya

pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungannya, contohnya

sistem keorganisasian. Sistem terbuka cenderung memiliki sifat adaptasi berarti

sistem dapat menyesuaikan terhadap perubahan dalam lingkungannya

 9

sedemikian hingga dapat meneruskan eksistensinnya. Sistem ini

mengorganisasi diri dan mengubah organisasinya sebagai tanggapan atas

perubahan keadaan. Sistem keorganisasian biasanya memiliki kemampuan

adaptasi ini dalam kenyataan adaptasi ini diperlukan oleh organisasi bisnis

dalam menghadapi persaingan dan pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak

dapat menyesuaikan diri akan tersingkir. Sebuah sasaran perancangan dalam

kebanyakan sistem keorganisasian, termasuk sistem informasi adalah

menyediakan kemampuan adaptasi dalam sistem. Sebuah metode penting

dalam tanggapan adaptasi adalah umpan balik.

Sedangkan sistem tertutup didefinisikan sebagai sebuah sistem yang

mandiri. Sistem ini tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan

lingkungannya, misalnya reaksi kimia di dalam sebuah tabung berisolasi dan

tertutup. Sistem tertutup semacam ini akhirnya akan melemah atau bercerai –

berai. Gerak menuju perpecahan ini disebut peningkatan entropi (Gordon B.

Davis, 1992).

Dalam organisasi – organisasi dan dalam proses informasi terdapat

sistem – sistem yang secara relatif terisolasikan dari lingkungan, tidak tertutup

ketat dalam pengertian fisik. Sistem yang dinamakan sistem tertutup atau sistem

relatif tertutup itu dapat dimisalkan sistem dalam pabrik yang direncanakan

untuk memperkecil pertukaran yang tak diinginkan dengan lingkungan di luar

sistem. Dengan kata lain, sistem tersebut direncanakan untuk sedapat mungkin

tertutup. Sebuah program komputer adalah sistem yang relatif tertutup karena

ia hanya menerima input yang sebelumnya ditetapkan lalu memprosesnya,

kemudian menyajikan output yang telah ditentukan sebelumnya. Karena itu

sistem yang relatif tertutup adalah sistem yang hanya mempunyai input dan
 10

output yang dikontrol dan ditetapkan. Ia tidak memperoleh gangguan dari luar

sistem. Berikut ini bagan konsep sistem terbuka dan sistem tertutup.

Gambar II.1. Bagan Sistem Tertutup

Gambar II.2. Bagan Sistem yang Relatif Tertutup

Gambar II.3. Bagan Sistem Terbuka

2. Karakteristik sebuah sistem

Dari contoh sistem terbuka dan tertutup diatas, dapatlah dikenal

karakteristik sistem. Sebuah sistem terdiri dari bagian – bagian saling

berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau

maksud.

3. Pengendalian sistem
Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran
tidak menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap sistem. Guna
 11

tujuan pengendalian, sebuah loop umpan balik ditambahkan pada model

dasar, seperti bagan dibawah ini:

Gambar II.4. Loop Umpan Balik

Dalam bentuknya yang paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan
dengan keluaran yang diinginkan, dan setiap penyimpangan menyebabkan
sebuah masukan dikirim pada proses/pengolahan untuk menyesuaikan
operasi sehingga keluaran akan mendekati standar.

4. Model – model sistem

Model umum sebuah sistem adalah input, processor, output. Ini sudah
tentu merupakan sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat
mempunyai beberapa masukan dan keluaran seperti bagan di bawah ini:

Gambar II.5. Model Sistem Sederhana

Gambar II.6. Model Sistem dengan Banyak Input dan Output

Segi yang menentukan dan melukiskan sebuah sistem membentuk

batasnya. Sistem terdapat di dalam batas, lingkungan berada di luar batas.
Dalam beberapa hal, sangatlah sederhana untuk menentukan bagian mana
dari sistem dan mana yang bukan sistem, dalam kasus lain, seseorang yang
mempelajari sistem mungkin sulit untuk menentukan batasnya. Dibawah
ini beberapa contoh batas:
Sistem Batas
 12

Manusia Kulit, rambut, kuku, dan semua bagian yang tercakup

di dalam membentuk sistem, segala yang berada di luar
adalah lingkungan.
Mobil Badan mobil beserta roda – rodanya dan seluruh
bagiannya yang terdapat di dalamnya membentuk
sistem.
Produksi Mesin – mesin produksi, persediaan produksi untuk
kelangsungan kerja, para pelaksana produksi, tata cara
produksi dan lain – lain membentuk sistem. Sisa nya
berada dalam lingkungan.

Tabel II.2. Contoh Batas

Setiap sistem terdiri dari subsistem – subsistem yang pada gilirannya meliputi
subsistem – subsistem lainnya dan setiap subsistem dibatasi oleh batas –
batasnya. Interkoneksi dan interaksi antara subsistem – subsistem dinamakan
interfaces atau antar muka. Interface terjadi pada batas dalam bentuk input dan
output, seperti contoh berikut:

Gambar II.7. Konsep Batas

Gambar II.8. Penghubung (interface)

Gambar II.9. Kasus Sederhana Subsistem yang Beroperasi Secara Serial

Sistem diunsurkan menjadi subsistem

 13

Gambar II.10. Sebuah Kotak Hitam

Pada tarif paling rendah, sebuah subsistem tidak dapat dinyatakan sebagai
prosesor. Input dan output ditetapkan, sedang proses transformasinya tidak.
Sistem seperti ini dinamakan kotak hitam (black box). Konsep sistem
mengenai batas, antarmuka, subsistem dan kotak hitam sudah dijelaskan
gambar di atas. Berikut ini penjelasan sistem, subsistem dan antarmuka pada
batas:
Sistem Subsistem – subsistem Antar muka pada batas
Komputer Satuan pusat processing Saluran
Central Processing Unit (CPU)
Satuan masukan
Satuan keluaran
Penyimpanan bantu
Satuan pusat Satuan hitung Kawat sambung
processing Satuan control
Satuan penyimpanan
Processing Laju edit Pindahan data antarlaju
jumlah Laju pulih
dengan laju Laju pembaharu
terpisah Laju keluaran

Tabel II.3. Penjelasan Sistem, Subsistem dan Antarmuka

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Di dalam penulisan laporan makalah ini, penulis menggunakan alat atau sarana yang

mana sarana digunakan untuk membuat spesifikasi sistem yang terstruktur.

Adapun alat atau sarana yang dijelaskan sebagai model sistem tersebut:

2.2.1. Unified Modeling Language (UML)

 14

UML adalah salah satu alat bantu yang sangat handal dalam bidang

pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena UML

menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan pengembang sistem

untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan

bahwa “Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan

grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan

pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis objek

(Object Oriented Programming)”.

Definisi Diagram-diagram UML (Unified Modeling Language). Berikut ini

adalah definisi mengenai 2 diagram UML yaitu:

a. Use Case Diagram

Menurut (Rossa dan Shalahuddin, 2013:155) mengatakan bahwa “Use case

atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan ( behavior)

sistem informasi yang akan dibuat”. Use case mendeskripsikan sebuah

interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem informasi yang akan dibuat.

Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada

di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan

fungsi-fungsi itu.
b. Activity Diagram

Activity Diagram menurut (Rossa dan Shalahuddin, 2013) mengatakan bahwa,

“diagram aktivitas atau activity diagram mengambarkan workflow (aliran

kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada

pada perangkat lunak”. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram

aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi

aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.

 15

Relasi (Relationship) ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified

Modeling Language (UML) yaitu:

a. Pengklasifikasian (Classifier)

Pengklasifikasi (classifier) pada prinsipnya merupakan konsep diskret dalam

model yang memiliki identitas (identity), state, perilaku (behavior), serta relasi

dengan mengklasifikasi yang lainnya (relationship).

b. Asosiasi

Asosiasi (asociation) pada dasarnya mendeskripsikan koneksi diskret antara

objek atau antar instance lain dalam sistem atau perangkat lunak yang sedang

dikembangkan.

c. Generalisasi

Menggambarkan hubungan antara use case yang bersifat umum dengan use

case-use case yang bersifat lebih spesifik.

d. Realisasi

Relasi realisasi (realitation) menghubungkan elemen-elemen model, misalnya

kelas, ke elemen-elemen model lainnya, seperti suatu antarmuka,yang

menyediakan spesifikasi perilaku tetapi bukan strukturnya atau

implementasinya.

Keputusan Pembelian Kotler dan Amstrong (2001:251) mendefinisikan “keputusan

pembelian adalah suatu proses penyelesaian masalah yang terdiri dari menganalisa atau

pengenalan kebutuhan dan keinginan, pencarian informasi, pelayanan kepada

konsumen, keputusan pembelian, dan perilaku setelah pembelian”.

16
 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Persaingan yang semakin banyak menuntut para pengusaha untuk dapat

memberikan pelayanan dan produk yang baik bagi pelanggannya. Pelayanan dan

produk yang baik tidak akan dihasilkan bila cara kerja operasional dan administrasinya

tidak baik. Maka dari itu diperlukan adanya sistem yang baik pula.

Menganalisis sistem yang sedang berjalan adalah salah satu langkah awal untuk

dapat menghasilkan sistem yang baik. Menganalisa sistem yang berjalan adalah salah

satu kegiatan penguraian dari suatu masalah yang utuh ke bagian-bagian komponenya

dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan . Terutama dalam hal penjualan pada PT Setiajaya Mobilindo.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan terhadap perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya suatu sistem

organisasi agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah dan sesuai dengan

peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri. Sedangkan secara khusus untuk

menjalankan tugasnya dengan lebih terarah sesuai dengan peraturan yang telah ada.

17
 18
3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT Setiajaya Mobilindo didirikan pada tanggal 28 April 1991 dan diresmikan oleh Walikota

Depok serta pihak Toyota Astra Motor. Perusahaan ini merupakan

Authorized Dealer resmi dari TOYOTA dan terletak di Jl. Margonda 248 Depok, Jawa

Barat.

PT Setiajaya Mobilindo adalah salah satu dealer resmi Toyota yang berfungsi dalam

hal penjualan kendaraan melakukan servis dan menjual suku cadang dimana ketiga

fungsi ini ditunjukan khusus untuk berbagai jenis kendaraan yang bermerek Toyota.

Ketiga fungsi utama bagian perusahaan. PT Setiajaya Mobilindo dipimpin oleh kepala

cabang yang membawahi beberapa divisi seperti pemasaran, purna jual dan suku

cadang.

Pada awalnya, perusahaan ini hanya memiliki karyawan berjumlah 25 orang yang

terdiri atas kepala cabang, pemasaran, mekanik, petugas kebersihan, satpam. Dua tahun

sejak resmi didirikan. PT Setiajaya Mobilindo merekrut karyawan sebanyak 20 orang

untuk tambahan pada bagian pemasaran 10 orang, administrasi 5 orang dan mekanik 5

orang. Meningkatnya permintaan suku cadang dan penjualan kendaraan pada tahun

1995, menjadi alasan utama perusahaan ini untuk melakukan perekrutan hingga total

keseluruhan karyawan berjumlah 65 orang. Pada tahun 2000, pihak perusahaan mulai

melakukan karyawan seiring membaiknya kondisi ekonomi untuk kebutuhan divisi

pemasaran, servis dan administrasi. Sehingga sampai saat ini PT

Setiajaya Mobilindo memiliki 1 Kantor Pusat dan 5 Cabang yang terletak di Depok, Bogor,

Cibubur, Cimanggis dan Parung.

 19
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam Struktur Organisasi dan

merupakan sarana untuk menjalankan fungsi. Struktur Organisasi menunjukkan

kerangka dan tahap-tahap hubungan, bagian/posisi atau menunjukkan kedudukan

orang, posisi tugas, wewenang dan tanggung jawab. Bentuk Struktur

Organisasi pada PT SETIAJAYA MOBILINDO CIMANGGIS sebagai berikut:

Gambar III.1. Struktur Organisasi

Secara umum tugas dari karyawan PT SETIAJAYA MOBILINDO CIMANGGIS

adalah sebagai berikut:

1. Kepala Cabang, bertugas bertanggung jawab mengenai pencapaian (Net Profit

Before Tax, Market Share, Unit Sales, Service Revenue, Parts Revenue, CSI Sales/

Service) sesuai dengan budget yang telah disetujui dengan Operation Manager,

membuat dan menjalankan rencana kerja tahunan bersama dengan Operation

Manager, melengkapi kebutuhan cabang sesuai dengan standarisasi TAM.

 20
2. CRC (Customer Relation Coordinator), bertugas menerima surat-surat yang masuk

dari perusahaan, membuat surat keluar atas nama perusahaan, penanganan inquiry

& komplain secara responsif & tuntas.

3. Supervisor, bertugas membuat laporan penjualan bulanan kepada kepala cabang,

memotivasi wiraniaga agar memenuhi target penjualan, membuat activity plan.

4. Wiraniaga, bertugas menjual kendaraan sesuai dengan target perusahaan, membuat

laporan kunjungan harian, menerima telepon masuk sesuai standard grooming

5. Kepala Administrasi, bertugas mengontrol A/R unit dan A/R bengkel, memeriksa

kebenaran laporan harian kas/ bank, membuat cash flow, melakukan cash opname,

stock opname secara periodik

6. Kasir, bertugas mengusahakan agar setiap pembayaran dari customer unit

dilakukan melalui bank yang sudah ditentukan oleh perusahaan, apabila keadaan

tidak memungkinkan untuk penyetoran langsung ke bank, maka kasir wajib

menerima pembayaran uang dari customer unit, membuat kwitansi penerimaan

uang sesuai dengan jumlah yang diterimanya

7. Administrasi Unit, bertugas pencatatan penerimaan dan pengeluaran BPKB dan

menyerahkan fisik BPKB untuk diserahkan kepada customer dengan

sepengetahuan ADH, membantu sales & stock dalam masalah administrasi dan

menggantikannya apabila petugas sales & stock berhalangan, membuat laporan

harian petty cash

8. Security, bertugas menjaga keamanan lingkungan perusahaan, memeriksa seluruh

ruangan yang telah digunakan setelah jam kerja, menyambut dan membantu

kendaraan customer baik ke sales maupun ke service

 21
9. Cleaning Service, bertugas menyiapkan minuman untuk tamu dan karyawan,

bersama dengan cleaning service membersihkan seluruh ruangan dan fasilitas

gedung, merawat tanaman di lingkungan showroom dan bengkel

10. Sales & Stock, bertugas mengajukan faktur kendaraan ke tam, membuat laporan

stock ke kepala cabang & kepala administrasi, membuat laporan penjualan dan

pembelian

11. PDS, bertugas memeriksa kendaraan yang akan diserahkan kepada customer,

menyiapkan kendaraan display di showroom., memeriksa kondisi & kebersihan

kendaraan stock.

12. Service Advisor, bertugas melayani customer, yaitu menganalisa kerusakan dan

memeriksa kendaraan, serta menjelaskan hasil pemeriksaan pada customer,

memasukkan data keluhan customer mengenai kondisi kendaraan customer ke

komputer, membuat Work Order (WO) / Perintah Kerja Bengkel (PKB)

13. Instruktur, bertugas mengembangkan technical skill dari mekanik, foreman dan

service advisor melalui pelaksanaan training di bengkel sesuai dengan perencanaan

dan kebutuhan yang ada untuk meningkatkan mutu pelayanan bengkel

pengembangan personel bengkel dengan mengadakan training lokal, me-maintain

database di training bengkel, melaksanakan refresing training & refresing test,

memastikan pelaksanaan BST berjalan dengan baik

14. MRS & PIC Booking, bertugas mengingatkan jatuh tempo service berkala

eksternal, mengingatkan jatuh tempo service berkala internal dengan cara folow up,

mengundang customer pasif/mati dengan tenggang waktu tidak aktif 1 tahun,

menyiapkan data penunjang mrs

15. Billing, bertugas bertanggung jawab terhadap kelengkapan, keakuratan dan

kecepatan nota jasa, nota barang dan kwitansi bengkel, menerima supporting
 22
dokumen (supply slip) dan W/O asli dari S/A, menerbitkan kwitansi dan nota

kontan berikut faktur pajak, menyerahkan faktur dan supporting dokumen berikut

wo asli ke bagian kasir

16. Mesengger bengkel bertugas antar jemput P/L (radiator,bubut, dynamo, las, per),

membeli material untuk keperluan operasional bengkel, keluar untuk fotocopy,

cuci film untuk asuransi, ke kantor pos, antar part warranty

17. GRO R. Tunggu bertugas membersihkan seluruh area ruang tunggu service mulai

dari kursi, meja, kaca, tv, dispenser, mesin coffee maker, menyiapkan minuman

dan kue untuk customer, menyiapkan cangkir dan gelas untuk keperluan minum

customer

18. PTM bertugas melaporkan / membuat report hasil kerja mekanik (F/A, A/JT dan

F/JT), menjalankan fungsi papan kontrol pekerjaan dan booking, mendistribusikan

pekerjaan secara merata kepada foreman atau mekanik atas sepengetahuan foreman

yang bersangkutan

19. Gudang Oli/SST bertugas mengontrol kelengkapan dan fungsi sst, equipment

sesuai dengan standar toyota, mengontrol stock oli dan material bengkel, melayani

permintaan material dan olie yang dibutuhkan oleh teknisi (lubbing man) sesuai

order yang dikeluarkan oleh service advisor

20. Washing bertugas terhadap kebersihan dan kerapihan kendaraan terhadap peralatan

cuci, mencuci kendraan baru yang masuk dan keluar

21. Foreman bertugas menganalisa WO / PKB dari PTM untuk mendistribusikan job

kepada mekanik, mengawasi kerja mekanik sesuai PKB / WO dan flate rate yang

ditetapkan, membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik, dengan

menjelaskan cara “ trouble shooting “.

 23
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

PT Setiajaya Mobilindo adalah perusahaan resmi dibawah jaringan Toyota

Astra Motor (TAM). Perusahaan ini tidak hanya melayani penjualan mobil Toyota,

Setiajaya Mobilindo juga melayani purna jual seperti service dan pembelian suku

cadang dan layanan perbaikan bodi dan cat kendaraan Toyota.

Perusahaan ini menawarkan pembelian kendaraan baru secara tunai dan kredit. Pada

penjualan tunai sales dari perusahaan ini mencari prospek calon pembeli atau yang

dimaksudkan adalah konsumen, setelah itu sales meminta data konsumen berupa data

diri, no handphone, alamat rumah dan lain-lain. Jika data konsumen sudah lengkap,

sales akan follow up konsumen tersebut untuk proses selanjutnya.

Pada pembelian kendaraan baru secara tunai, sales biasanya menawarkan adanya

diskon, bonus ataupun paket serta penyampaian program service berkala yang

disediakan oleh perusahaan. Jika konsumen sudah membayarkan sesuai dengan harga

yang telah disetujui, konsumen membuat janji untuk penyerahan mobil.

 24
3.4. Diagram Activity Sistem Berjalan

3.4.1. Use Case Diagram

Gambar III.2. Usecase Sistem Penjualan Tunai

Bagian Counter Sales melakukan
Use Case Name
penjualan Tunai kepada Customer
Requirment A1
Goals Counter Sales melakukan penjualan
kepada Customer
Pre-Conditions Customer telah membeli kendaraan
baru
Post-Conditions Transaksi penjualan tunai dapat
Terlaksana
Failed etid Conditions Menunggu pesanan kendaraan
Primary Actors Countetr Sales
Main flow/Basic Patch 1. Customer mendatangi showroom
2. Customer menyampaikan keinginan
kendaraan
3. Counter Sales menawarkan
kendaraan
4. Customer memilih kendaraan
5. Customer memberikan data pribadi
 25
6. Administrasi Penjualan mengolah
data
7. Customer membayar kendaraan
8. Counter Sales membuat janji
penyerahan kendaraan
9. Customer menerima kendaraan
10. Counter Sales membuat laporan
penjualan
11. Pimpinan menerima laporan
penjualan
Alternative invariant/invarian -
Invariant 2 -

Tabel III.1. Usecase Sistem Penjualan Tunai

3.4.2. Activity Diagram

Gambar III.3. Activity Diagram Sistem Penjualan Tunai

 26
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Untuk dapat menganalisa sistem pembelian kendaraan baru ini, penulis harus

mempelajari dokumen-dokumen yang ada dan digunakan dalam sistem yang telah

berjalan saat ini. Spesifikasi merupakan suatu rancangan dari suatu sistem untuk

memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang sudah ada didalam suatu

organisasi atau perusahaan. Pada spesifikasi sistem berjalan, terdapat dokumen

masukan (input) dan dokumen keluaran (output).

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen input pada penulisan ini adalah semua bentuk dokumen yang masuk yang

berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat

menghasilkan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Dokumen tersebut

adalah :

1. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Surat Izin Mengemudi
(SIM)

Fungsi : Sebagai data customer untuk perusahaan

Sumber : Customer

Tujuan : Administrasi Penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian

Bentuk : Gambar A.1

2. Nama Dokumen : Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Fungsi : Sebagai data customer untuk perusahaan

Sumber : Customer

Tujuan : Administrasi Penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian

 27
Bentuk : Gambar A.2
3. Nama Dokumen : Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai menyerahkan data keluarga dan tempat tinggal

secara lengkap

Sumber : Customer

Tujuan : Administrasi Penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian

Bentuk : Gambar A.3

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen output pada penulisan ini adalah semua bentuk dokumen yang merupakan

hasil dari proses pengolahan dokumen masukan. Dokumen tersebut adalah:

1. Nama Dokumen : Buku Warranty & Buku Service Berkala

Fungsi : Sebagai sertifikat penyerahan kendaraan baru & sebagai tanda

service berkala

Sumber : Bagian Counter Sales

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 1 Buku

Frekuensi : Saat penyerahan mobil

Bentuk : Gambar B.1, Gambar B.11 dan Gambar B.12

2. Nama Dokumen : Kartu Garansi Kaca Film

Fungsi : Sebagai garansi kaca film

Sumber : Bagian Counter Sales

Tujuan : Customer

Media : Kartu

Jumlah : 1 Buah

Frekuensi : Saat penyerahan mobil

 28
Bentuk : Gambar B.2
3. Nama Dokumen : Buku Pedoman Pemilik
Fungsi : Sebagai pedoman pemilik

Sumber : Bagian Counter Sales

Tujuan : Customer

Media : 1 Buku

Jumlah :1

Frekuensi : Saat penyerahan mobil

Bentuk : Gambar B.3

4. Nama Dokumen : Form Janji Penyerahan
Fungsi : Menjadwalkan penyerahan mobil

Sumber : Counter Sales

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah :2

Frekuensi : Sebelum penyerahan kendaraan baru

Bentuk : Gambar B.4

5. Nama Dokumen : Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)

Fungsi : Sebagai tanda bukti pendaftaran dan pengesahan suatu

kendaraan berdasarkan identitas dan kepemilikannya yang

telah di daftar

Sumber : Administrasi Penjualan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah :1

Frekuensi : Saat penyerahan kendaraan

Bentuk : Gambar B.5

6. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti bayar
 29
Sumber : Kasir

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 3 Lembar

Frekuensi : Setiap terjadinya pembayaran kendaraan baru

Bentuk : Gambar B.6

7. Nama Dokumen : Salinan Surat Pemesanan Kendaraan (SPK)
Fungsi : Untuk memesan kendaraan baru

Sumber : Counter Sales

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 3 Lembar
Frekuensi : Setiap pemesanan kendaraan

Bentuk : Gambar B.7

8. Nama Dokumen : Bukti Serah Terima Barang (BSTB)

Fungsi : Sebagai bukti serah terima kendaraan

Sumber : Counter Sales

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 3 Lembar

Frekuensi : Setiap penyerahan kendaraan baru

Bentuk : Gambar B.8

9. Nama Dokumen : Kartu Nama Wiraniaga, Bengkel atau CRC (Customer
Relation Coordinator)

Fungsi : Sebagai contact person yang dapat dihubungi jika terjadi

sesuatu pada kendaraan

Sumber : Counter Sales

Tujuan : Customer

Media : Kertas
 30
Jumlah : 1 Buah

Frekuensi : Saat penyerahan kendaaran baru

Bentuk : Gambar B.9

10. Nama Dokumen : Faktur
Fungsi : Sebagai bukti transaksi
pembelian
Sumber : Administrasi Penjualan

Tujuan : Customer dan Sales

Media : Kertas
Jumlah : 3 Lembar
: Setiap ada transaksi pembelian yang
Frekuensi
dilakukan counter sales
Bentuk : Gambar B.10
3.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Menjalankan tentang penggunaan dari perangkat keras (Hardware) dan perangkat

lunak (Software) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan penggambaran dalam

bentuk konfigurasi komputer.

3.6.1. Umum

Sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung

dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain, perangkat keras (Hardware),

perangkat lunak (Software) dan pemakai (Brainware). Diantara unsur tersebut yaitu

prasarana atau peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi

sistem yang di analisa. Sistem program yang kami analisa di PT Setiajaya Mobilindo

Cimanggis ini adalah SAP Business One.

SAP Business One adalah program komputer yang digunakan PT Setiajaya Mobilindo

Cimanggis dalam melakukan transaksi bisnis nya baik dari Administrasi, penjualan,

persediaan, transaksi pembayaran kredit ataupun tunai, dan service. Program SAP

Business One ini di berikan oleh pusat untuk setiap cabang PT. Setijaaya Mobilindo.

Dalam menjalankan program komputer pos portal, PT Setiajaya Mobilindo di awasi

 31
oleh pihak pusat melalui perantara TAM (Toyota Astra Motor). Untuk lebih lanjut,

kami akan menggambarkan program sistem penjualan tunai yang terjadi pada

PT Setiajaya Mobilindo Cimanggis.

3.6.2. Perangkat Lunak

Perangkat Lunak (software) yang mendukung penyusunan Laporan Praktik

Kerja Lapangan (PKL) “ Analisa Sistem Penjualan Kendaraan Baru Secara Tunai

Pada PT Setiajaya Mobilindo Cimanggis”, sebagai berikut :

1. Microsoft Office 2013,

2. Aplikasi Enterprise Architecture, yaitu perangkat lunak yang digunakan untuk

membuat use case diagram dan activity

Adapun Perangkat Sistem Penjualan Kendaraan Baru Secara Tunai Pada PT

Setiajaya Mobilindo Cimanggis adalah sebagai berikut:

1. Login untuk masuk ke program SAP Business One

Gambar III.4 Tampilan Menu Login

 32

2. Tampilan menu Main Menu

Gambar III.5 Tampilan Main Menu

3. Tampilan menu Modules Sales A/R

Gambar III.6 Tampilan Menu Modules Sales A/R

4. Tampilan menu Sales Quotation

 33

Gambar III.7 Tampilan Menu Sales Quotation

5. Tampilan Sales Report

Gambar III.8 Tampilan Menu Sales Report

3.6.3. Perangkat Keras

Perangkat Keras (hardware) yang mendukung penyusunan Laporan Praktik Kerja

Lapangan (PKL) “Analisa Sistem Penjualan Kendaraan Baru Secara Tunai

Pada PT Setiajaya Mobilindo Cimanggis”, sebagai berikut :

1. Laptop ASUS
 34
2. USB Sandisk 8 GB,

3. Printer HP 2130

3.7. Permasalahan Pokok

Sistem pembayaran kendaraan secara tunai pada PT Setiajaya Mobilindo

Cimanggis masih memiliki beberapa kekurangan dan permasalahan antara lain:

1. Kesalahan dalam penginputan pemesanan kendaraan baru.

2. Tidak adanya bagian yang mengawasi dalam setiap terjadinya transaksi.

3. Terlalu banyak data master akun yang dibuat sedangkan pemakaiannya masih belum

seluruhnya dipakai.

4. Sistem masih sering mengamali kendala karena bagian pembelian tidak adanya

pengawas/programmer untuk mengupdate sistem.

3.8. Pemecahan Masalah

Keuntungan dari penggunaan teknologi komputer/pengolahan data dengan

komputer antar lain:

1. Mengubah sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi sehingga waktu penyediaan

informasi menjadi lebih cepat

2. Mengurangi resiko kehilangan data akibat hilang atau rusaknya dokumen yang diarsip

dan tempat penyimpanannya lebih efisien

3. Dengan data proses secara terkomputerisasi maka informasi yang dihasilkan lebih

cepat, rapih dan lebih mengikuti perkembangaan zaman

35
 36

BAB IV PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Setelah penulis mengamati dan mempelajari Sistem Penjualan Kendaraan Baru

Secara Tunai pada PT Setiajaya Cimanggis penulis dapat mengambil kesimpulan

sebagai berikut:

1. Aktivitas pekerjaan yang dilakukan secara manual memiliki resiko kesalahan

kehilangan data yang tinggi.

2. Sering terjadi kesalahan perhitungan karena dilakukan secara manual.

Penyimpanan data masih menggunakan media kertas sehingga terjai penumpukan

arsip.

4.2. Saran

Setelah mengambil kesimpulan mengenai sistem penjualan tunai yang ada pada PT

Setiajaya Mobilindo Cimanggis, penulis akan mencoba memberikan saransaran yang

berhubungan denagn kegiatan penjualan dalam perusahaan. Adapun saransaran dari

penulis adalah sebagai berikut:

1. Dalam proses penginputan data haruslah dilakukan dengan hati-hati dan teliti

untuk menghindari kesalahan.

2. Melakukan pemeliharaan terhadap komputer dengan baik dari segi perangkat

keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) sehingga sistem

komputerisasi akan berjalan dengan baik.

3. Penggunaan komputer harus mempunyai pengetahuan mengenai komputer agar

kesalahan dan kerusakan pada komputer dapat dicegah sedini mungkin

4. Perlu melakukan training untuk para user supaya mudah untuk mengoprasikan

program yang baru.

5. Perlu adanya kerjasama yang baik antara karyawan dan pihak didalam maupun

luar sistem.

Semoga dengan adanya komputerisasi ini dapat memberikan kemudahan dalam

pengolahan data, khususnya pada sistem pembayaran hutan pada PT Setiajaya

Mobilindo Cimanggis dan juga dapat menambah kualitas maupun kuantitas pelayanan,

agar PT Setiajaya Mobilindo Cimanggis bisa lebih berkembang lagi sesuai dengan apa

yang diharapkan.

37
 38

DAFTAR PUSTAKA

Royan, F. M. (2018). Sukses Menjadi Sales Supervisor Hebat. Yogyakarta: PT.

Gramedia.
Senaen, L. F. (2015). Pengaruh People, Proses , dan Promosi Terhadap Keputusan
Pembelian Mobil Toyota pada PT Hasjrat Abadi Manado.
Sunyoto, D. (2016). Sistem Informasi Manajemen Perspektif Organisasi.
Yogyakarta: CAPS.
TMBooks. (2017). Sistem Informasi Akuntasi Esensi dan Aplikasi. Yogyakarta: CV.
Andi Offset.
Warasto, H. N. (2018). Analisa Pengaruh Citra Merk, Kualitas Produk dan Promosi
terhadap Keputusan Pembelian . Jakarta Timur.
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP
i. Biodata Mahasiswa
NIM : 11161959
Nama Lengkap : Florentina Tarigan
Tempat/Tanggal lahir : Bandung, 24 November 1997
Alamat : Jalan Kemang No :102 RT 004/
Rw 002, Tapos, Depok

ii. Pendidikan a. Formal

1. SDN Cibiru 04 Bandung
2. SMPN 50 Bandung
3. SMAN 27 Bandung
4. Universitas Bina Sarana Informatika, Program Studi Teknologi
Informasi, Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, 2016-sekarang

b. Non Formal
1. -

iii. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan

1. Anggota Teater The Cofun’as, Tahun 2014-2015
2. Penganggung Jawab Kostum dan Make Up Teater The Cofun’as, Tahun
2015-2016
3. Sekretaris Forum Pelajar Sadar Hukum, Tahun 2014-2015
4. Wakil Ketua Forum Pelajar Sadar Hukum, Tahun 2015-2016
5. Kepala Biro Kaderisasi Senat Mahasiswa Bina Sarana Informatika
Depok, Tahun 2017-2018

Depok, 24 Oktober 2018

Penulis

39
 Florentina Tarigan

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

i. Biodata Mahasiswa
NIM : 11161381
Nama Lengkap : Rabi’atul Adawiyah
Tempat/Tanggal lahir : Jakarta, 13 Mei 1998
Alamat : Komp. Kobangdiklat I No:32 RT 002 RW 005
Kelurahan Baru Kecamatan Pasar Rebo Jakarta Timur
13780

ii. Pendidikan a. Formal

1. SDSN R.A Fadillah 03 Pagi Cijantung, lulus tahun 2010
2. SMPN 179 Jakarta, lulus tahun 2013
3. SMAN 106 Jakarta, lulus tahun 2016
4. Universitas Bina Sarana Informatika, Program Studi Teknologi
Informasi, Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, 2016-sekarang

b. Non Formal
1. Kursus Les Bahasa Inggris di Mentari Education tahun 2010-2013
2. Kursus Sempoa di Mentari Education tahun 2006-2008

iii. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan

1. Kepala Departemen Komunikasi dan Informasi, Senat Mahasiswa
Bina Sarana Informatika Depok, Periode 2016-2017
2. Substaff Divisi Komunikasi dan Informasi, Senat Mahasiswa Bina
Sarana Informatika Depok, tahun 2016 (6 bulan), Periode 2015-2016
3. Anggota Senat Mahasiswa Bina Sarana Informatika Depok, tahun
2016, Periode 2015-2016
4. Seksi Inventaris Teater , tahun 2014-2015
5. Anggota Basket, tahun 2013-2016
6. Anggota Paskibra, tahun 2010-2013
7. Anggota Pramuka, tahun 2004-2010

40
 Depok, 24 Oktober 2018
Penulis

Rabi’atul Adawiyah

SURAT KETERANGAN PKL

41
42
43
NILAI PKL

44
45
 LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran A.1. KTP & SIM

Lampiran A.2. NPWP

46
Lampiran A.3. Kartu Keluarga

Lampiran B.4. Buku Warranty & Service Berkala

Lampiran B.5. Garansi Kaca Film

47
48
Lampiran B

.6. Buku Pedoman Pemilik

Lampiran B.7. Form Janji Penyerahan Kendaraan Baru

49
Lampiran B.8. Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)

Lampiran B.9 Kwitansi

50
Lampiran B

.10 Surat Pesanan Kendaraan (SPK)

51
52
Lampiran B

.11 Bukti Serah terima Barang (BSTB)

53
Lampiran B

.12. Kartu Nama CRC

Lampiran B.13. Faktur

54
Lampiran B

.14. Form Warranty Tampak Depan

Lampiran B.15. Form Warranty Tampak Belakang

55
Lampiran B

56
Lampiran C.1. Identitas Pimpinan Unit

57
Lampiran D.1 Uraian Kegiatan PKL

58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86