BAB III

PROSES MANAJEMEN

Setiap organisasi dapat dipastikan memiliki satu atau beberapa tujuan

yang memberikan arah dan menyatukan pandangan unsur yang terdapat
di dalam organisasi tersebut. Sudah barang tentu tujuan yang akan
dicapai di masa yang akan datang tersebut adalah suatu keadaan yang
lebih baik dari pada keadaan sebelumnya. Dalam rangka pencapaian
tujuan-tujuan inilah diperlukan serangkaian kegiatan seperti yang telah
dikemukakan di atas yang lebih dikenal sebagai proses manajemen.

Secara umum proses manajemen dapat dikelompokkan menjadi :

1. Penetapan tujuan (goal setting).
2. Perencanaan (planning).
3. Pengaturan personal (Staffing).
4. Pengarahan (Directing).
5. Pengawasan (Supervising).
6. Pengendalian (Controlling).

Rangkaian proses manajemen ini merupakan proses yang bersifat

dinamis. Dengan kata lain, proses tersebut tidak dapat dilihat sebagai
suatu tahapan-tahapan yang berdiri sendiri melainkan sebagai proses
yang berkait yang memungkinkan adanya pengulangan kembali suatu
tahapan proses yang telah dilakukan sebelumnya, terutama dalam
kaitannya dengan hubungan antara perencanaan dan pengendalian.

Untuk melaksanakan proses-proses manajemen di atas, manajer

memerlukan prasarana dan sarana, di antaranya memerlukan kekuasaan,
tujuan orientasi, sumberdaya manusia, serta sumberdaya lainnya.
Kekuasaan dibutuhkan oleh seorang manager untuk mempengaruhi orang

III-1
lain. Terdapat beberapa jenis kekuasaan, di antaranya adalah :
1. Kekuasaan formal yang terjadi karena suatu posisi atau jabatan tertentu
(Legitimate).
2. Kekuasaan untuk memaksa atau menghukum (Coercive power).
3. Kekuasaan untuk memberikan penghargaan (Reward power).
4. Kekuasaan/kekuatan yang bisa menyebabkan orang lain mengikuti
atau melakukan peniruan (Reference power).
5. Kekuasaan yang ditimbulkan oleh keunggulan pengetahuan,
pengalaman, kemampuan dan keterampilan (Expert power).

3.1. PENETAPAN TUJUAN

Penetapan tujuan merupakan tahapan paling awal dari suatu proses

manajemen. Tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapai oleh
suatu organisasi di masa yang akan datang dan manajer bertugas
mengarahkan jalannya organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.
Effektifitas pencapaian tujuan tersebut, selain ditentukan oleh kemampuan
manajer, juga ditentukan oleh sifat-sifat dari tujuan itu sendiri. Tujuan yang
baik harus memenuhi sifat-sifat sebagai berikut :
1. Spesifik, jelas apa yang ingin dicapai atau diperoleh.
2. Realistis, bisa dicapai dan bukan sekedar angan-angan.
3. Terukur, memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan
keberhasilannya.
4. Terbatas waktu, mempunyai batas waktu sebagai target kapan tujuan
tersebut harus bisa dicapai.

Dalam penetapan tujuan ini terdapat dua pendekatan yang dapat

dilakukan yaitu apa yang disebut dengan pendekatan puncak-bawah (top-
down) atau pendekatan dari atas dan pendekatan bawah-puncak (bottom-
up) atau pendekatan dari bawah.

III-2
Dengan menggunakan pendekatan dari atas-bawah (top-down), tujuan
dibuat terlebih dahulu oleh manajemen lapisan atas. Tujuan yang telah
dirumuskan di sini kemudian dikaji dan dijabarkan lagi oleh lapisan
manajemen di bawahnya untuk kemudian dirumuskan lagi. Begitu
seterusnya sampai ke lapisan manajemen paling bawah sehingga
memungkinkan didapatkannya konsistensi tujuan akhir.

Berbeda dengan pendekatan top-down, maka pendekatan bottom-up

merupakan kebalikan dari pendekatan tersebut. Penetapan tujuan dimulai
dari individu-individu pada lapisan manajemen bawah. Kemudian
dilakukan pengkajian terhadap tujuan-tujuan tersebut pada lapisan
manajemen di atasnya untuk dirumuskan dalam suatu tujuan tertentu.
Begitu seterusnya sampai akhirnya mencapai lapisan manajemen puncak
(top management), tujuan tersebut akhirnya terumuskan sebagai
kesepakatan bersama.

Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam tujuan ini berkenaan
dengan tingkatan dalam organisasi adalah tujuan memiliki hirarki atau
tingkatan tertentu pula. Pada tingkatan organisasi paling atas, dengan
kata lain tingkat manajemen puncak, tujuan bersifat sangat global. Makin
ke bawah tingkatan tujuan tersebut makin terjabarkan sehingga bersifat
sangat spesifik dan operasional. Misalkan sebuah perusahaan bertujuan
meningkatkan jumlah keuntungan pada tahun produksi mendatang. Bagi
bagian pemasaran, tujuan tersebut dapat dirumuskan lagi dalam bentuk
sasaran penjualan (misalkan dalam rupiah) tahun mendatang yang harus
dicapai. Pada tingkatan di bawahnya lagi tujuan tersebut dijabarkan lagi
dalam penentuan strategi promosi yang harus dilakukan.

III-3
3.2. PERENCANAAN

Perencanaan merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan

asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa yang akan datang untuk
merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Terdapat berbagai bentuk rencana yang pada dasarnya dibedakan

menjadi :
1. Kebijaksanaan (policy), adalah rencana yang menerangkan
keseluruhan batasan kegiatan secara umum dan komprehensif yang
menjadi pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan.
2. Prosedur,adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang
harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.
3. Metode,adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang
harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.
4. Standard, yaitu suatu gambaran pencapaian yang diharapkan dari
kegiatan-kegiatan yang direncanakan.
5. Anggaran, yaitu rencana mengenai penerimaan dan pengeluaran uang
dalam suatu kegiatan.
6. Program, adalah rencana komprehensif yang menyangkut pemakaian
sumber daya secara integratif termasuk jadwal pelaksanaan kegiatan-
kegiatan.

Di samping itu perencanaan juga dapat dilihat dari sudut jangkauan waktu
atau kurun (horizon) perencanaannya. Ada rencana yang jangkauan
waktunya panjang atau lebih dikenal lagi dengan sebutan rencana janka
panjang (strategis), misalkan rencana untuk 5 tahun mendatang. Di lain
pihak ada rencana yag jangkauan waktunya lebih pendek, misalkan
rencana untuk satu tahun bahkan satu bulan mendatang, yang disebut
sebagai rencana operasional (taktis).

III-4
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun perencanaan
secara umum adalah sebagai berikut :
1. Mendefinisikan persoalan yang direncanakan dengan jelas dan baik
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. Mengumpulkan informasi-informasi yang berkenaan dengan kegiatan-
kegiatan yang mungkin akan terjadi dalam rangka pencapaian tujuan
tersebut.
3. Melakukan analisis terhadap informasi yang dapat dikumpulkan dan
mengklasifikasikannya atas kepentingannya.
4. Menetapkan batasan-batasan perencanaan.
5. Menetapkan alternatif-alternatif rencana.
6. Memilih rencana yang akan dipakai dari alternatif-alternatif yang ada.
7. Menyiapkan langkah-langkah pelaksanaan yang lebih rinci serta
penjadwalan pelaksanaannya.
8. Melakukan pemeriksaan ulang (review) terhadap rencana yang
diusulkan sebelum rencana dilaksanakan.

3.3. PENGATURAN PERSONAL (STAFFING)

Staffing adalah proses manajemen yang berkenaan dengan pengerahan

(recruitment), penempatan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja
dalam organisasi. Pada dasarnya prinsip dari tahapan proses manajemen
ini adalah menempatkan orang yang sesuai pada tempat yang sesuai dan
pada saat yang tepat (right people, right position, right time).

Sebelum menentukan orang untuk ditempatkan dalam satu posisi tertentu

maka terlebih dahulu ditetapkan struktur organisasi yang akan dipakai.
Masing-masing posisi pada organisasi tersebut kemudian harus dijelaskan
lingkup tugas, tanggung jawab, dan keahlian serta keterampilan yang

III-5
disyaratkan yang dikenal sebagai uraian tugas jabatan (job description)
dan persyaratan jabatan (job requirement). Berdasarkan ke dua hal inilah
baru dilakuan proses staffing tersebut.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan staffing ini pada

dasarnya adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan sumber daya manusia, yaitu tahapan penentuan akan
kebutuhan tenaga kerja dalam suatu organisasi dengan
mempertimbangkan rencana organisasi seperti pengembangan yang
akan dilakukan di samping juga mempertimbangkan faktor luar seperti
kondisi pasar tenaga kerja.
2. Pengerahan tenaga kerja (recruitment), yang dapat berasal dari pasar
tenaga kerja maupun berasal dari promosi dalam organisasi itu sendiri.
3. Seleksi, yaitu proses pemilihan tenaga kerja yang sesuai dengan posisi
yang akan diisi dari sekumpulan orang yang didapat dari proses
pengerahan tenaga kerja.
4. Pelatihan (training), setelah didapatkan orang yang sesuai untuk satu
posisi tertentu, maka langkah berikutnya adalah melakukan pelatihan
bagi orang tersebut sehingga memenuhi kualifikasi persyaratan
jabatannya.
5. Penilaian kinerja (performance appraisal) setiap tenaga kerja yang ada
untuk melihat kemungkinan promosi, mutasi, atau bahkan mungkin
pemberian hukuman, setelah jangka waktu tertentu (secara berkala).

3.4. PENGARAHAN (DIRECTING)

Pengarahan (directing) adalah usaha untuk memobilisasi sumber-sumber

daya yang dimiliki oleh organisasi agar dapat bergerak dalam satu
kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam tahapan
proses ini terkandung usaha-usaha bagaimana memotivasi orang agar
dapat bekerja dengan baik, bagaimana proses kepemimpinan yang

III-6
memungkinkan pencapaian tujuan serta dapat memberikan suasana
hubungan kerja yang baik, dan bagaimana mengkoordinasi orang-orang
dan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

Pada dasarnya dalam bekerja orang memiliki motivasi yang berbeda-

beda. Apabila motivasi ini dapat dikenali dan kemudian dirangsang
dengan tepat maka bisa diharapkan orang tersebut akan memiliki kinerja
yang baik. Proses kepemimpinan yang baik harus memperhatikan aspek
motivasi tersebut.

Aspek lain yang sangat penting dalam pengaturan adalah koordinasi.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan koordinasi antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Rentang kendali (span of control) yaitu banyaknya orang yang masih
dapat dikendalikan oleh seseorang secara efektif. Pada dasarnya
makin banyak bawahan yang harus dikendalikan maka koordinasi yang
semakin sulit, namun harus pula diingat bahwa jenis pekerjaan dan
tingkat manajemen juga mempengaruhi kemampuan tersebut.
2. Hirarki organisasi sesedikit mungkin sehingga perintah atau informasi
jangan sampai terlambat atau menyimpang.
3. Adanya kesatuan komando.

3.5. PENGAWASAN (SUPERVISING)

Pengawasan (supervising) didefinisikan sebagai interaksi langsung antar

individu-individu dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja serta
tujuan organisasi tersebut.

Berkenaan dengan tahapan proses ini perlu dikenal adanya suatu kondisi
tertentu dalam organisasi yaitu fenomena kelompok formal dan informal
dalam suatu organisasi. Kelompok formal adalah kelompok yang dapat

III-7
dilihat pada struktur organisasi resmi yang dibentuk oleh manajemen
untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan tertentu. Namun demikian
dapat timbul suatu kelompok informal yang berbeda dengan kelompok
formal. Kelompok ini bisa membentuk struktur yang kuat dengan
pemimpin sendiri serta mungkin aturan-aturan sendiri pula.

Kelompok informal ini bisa mendukung organisasi tetapi juga bisa

menghambat organisasi. Tahapan pengawsan ini harus bisa mengatasi
kemungkinan hambatan dari kelompok informal ini. Bagaimana menjaga
hubungan antar individu dan juga antar kelompok formal-informal harus
dilakukan dengan baik.

3.6. PENGENDALIAN

Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, yaitu

proses evaluasi kinerja, dan jika diperlukan dilakukan perbaikan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sangat erat kaitannya
dengan kegiatan perencanaan sebab pada kegiatan pengendalian inilah
dilihat apakah yag direncanakan tersebut dapat dicapai atau tidak.

Proses pengendalian tersebut dapat diterangkan sebagai berikut :

1. Sebagai langkah pertama dilakukan pengukuran terhadap kinerja yang
telah ditampilkan dalam selang waktu pengendalian tertentu.
2. Kemudian hasil yang dicapai tersebut dibandingkan dengan standard
yang telah ditetapkan dalam rencana untuk menentukan
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Apabila penyimpangan-penyimpangan yang terjadi masih berada dalam
batasan-batasan yang diijinkan dalam rencana maka proses
manajemen terus dilakukan, jika tidak maka harus dilakukan perbaikan-
perbaikan terhadap rencana yang telah dibuat sehingga proses
manajemen berulang kembali.

III-8
3.7. DAFTAR PUSTAKA

1. Ali Basyah Siregar dan TMA Ari Samadhi, “Manajemen”, ITB,1987

2. R L Katz, Skills of an Effektif Administration, Harvard Business,
September-Oktober, 1974
th
3. Stoner, James A F dan C Wankel, ”Management” , 3 ed, Englewood
Cliff : Prentice Hall International, 1986
4. Sukarno K, ”Dasar-dasar Manajemen”, Penerbit Miswar, 1985
rd
5. Terry, George R dan S G Franklin, “Principles of Management”, 8 ,
Homewood : Richard Irwin, Inc, 1982

III-9