PROPOSAL PROGRAM HIBAH BINA DESA

DIGITALISASI SISTEM INFORMASI DESA TERUNG

KULON BERBASIS APLIKASI DESKTOP INTERAKTIF

Disusun Oleh :

UKM DIGITAL LITERASI

UMAHA CODERS COMMUNITY

UNIVERSITAS MA’ARIF HASYIM LATIF

SIDOARJO
2019
A. JUDUL
Digitalisasi Sistem Informasi Desa Terung Kulon Berbasis
Aplikasi Desktop Interaktif

B. LATAR BELAKANG
Para pakar komunikasi sekarang mulai sepakat bahwa era
modern ditandai dengan era informasi. Teknologi dalam
perkembangan arus distribusi informasi memegang peranan
penting. Urgensi peranan teknologi dalam proses massifikasi
informasi terjadi ketika hasil teknologi membantu mengubah pola
komunikasi yang dibatasi oleh ruang dan waktu menjadi pola
komunikasi informasi tanpa batas.
Dalam perkembangan teknologi sekarang ini sudah menjadi
kebutuhan yang tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan sehari –
hari, terlebih di pemerintahan desa diperlukan sebuah aplikasi yang
memudahkan warga desa dalam mendapatkan layanan dari
pemerintahan.
Ketidakefisienan pelayanan manual menghambat kinerja
pejabat desa dalam mensejahterakan warganya, serta perlunya
pencatatan informasi dalam bentuk digital, agar dokumen pejabat
lebih tertata dan meminimalisir kehilangan data akibat kelalaian
dalam menyimpan dokumen dalam bentuk fisik.
Hati Kami tergerak untuk menerapkan ilmu yang kami
dapat di Universitas Kami “Universitas Ma’arif Hasyim Latif”,
sehingga dapat mengatasi masalah. Dan juga sebagai Mahasiswa
yang wajib menerapkan Tridharma Keguruan kepada masyarakat.
 HALAMAN PENGESAHAN
PROPOSAL PROGRAM HIBAH BINA DESA

1. Judul Kegiatan : Digitalisasi Sistem Informasi Desa Terung

Kulon Berbasis Aplikasi Desktop Interaktif
2. Nama Organisasi Pelaksana : UKM Digital Literasi Umaha Coders
Community
3. Ketua Pelaksana
Nama Lengkap : Ahmad Danang Ardiansyah
NIM : 143217068
Program Studi/Jurusan : Teknik Informatika
Perguruan Tinggi : Universitas Maarif Hasyim Latif Jl. Ngelom
Megare Taman, Sidoarjo, Jawa Timur
No. Telp/HP : (031) 7885205 - 7884034
E-mail : rektor@umaha.ac.id
4. Jumlah Anggota Pelaksana : 10
(orang)
5. Dosen Pendamping
Nama Lengkap,Gelar : M. Adhi Prasnowo, ST, MT
NIDN : 0709028604
No. Telp/HP : 0812-3389-3531
6. Lokasi Kegiatan/Mitra
Kelurahan/Kecamatan : Terung Kulon
Kabupaten/Kota : Sidoarjo
Provinsi : Jawa Timur
7. Biaya Total (Rp) : Rp. 10.000.000
 LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL PROGRAM HIBAH BINA DESA

Menyetujui

Ketua UKM Ketua Pelaksana

Ahmad Danang A Hayyan Mustofah M. P.

( NIM : 143217068 ) ( NIM : 143217051 )

Mengetahui

Penanggung Jawab Dosen Pendamping

Nur Sasmito, S.Kom M. Adhi Prasnowo, ST,MT

( NIM : 143216903 ) ( NIDN : 0709028604 )
IDENTITAS PROPOSAL PROGRAM HIBAH BINA DESA

1. Judul Kegiatan : Digitalisasi Sistem Informaasi Desa

Terung Kulon Berbasis Aplikasi
Desktop Interaktif
2. Nama Organisasi : UKM Digital Literasi Umaha
Coders Community
3. Perguruan Tinggi : Universitas Maarif Hasyim Latif
Alamat Perguruan Tinggi : Jl. Ngelom Megare, Taman,
Sidoarjo, Jawa Timur
No. Telepon : (031) 7885205 – 7884034
E-mail : rektor@umaha.ac.id
4. Nama Dosen Pendamping : M. Adhi Prasnowo, ST,MT
NIDN : 0709028604
No. HP : 0812-3389-3531
E-mail : prasnowoadhi@dosen.umaha.ac.id
5. Nama Penanggung Jawab
Nama : Nur Sasmito, S.Kom
NIM : 143216903
No. HP : 0878 5119 4334
E-mail : Sasmito.kosky87@gmail.com
6. Ketua Pelaksana
Nama : Ahmad Danang Ardiansyah
NIM : 143217068
Jurusan : Teknik Informatika
No. HP : 0812-1787-0723
E-mail : Stevendhanang@gmail.com
7. Anggota 1
Nama : Alfan Ferdiansyah
NIM : 143217028
Jurusan : Teknik Informatika
8. Anggota 2
Nama : Muhammad Dahlan
NIM : 143218002
Jurusan : Teknik Informatika
9. Anggota 3
Nama : Satrio Rizki Pratama
NIM : 143218019
Jurusan : Teknik Informatika
10. Anggota 4
Nama : Oky Fajar Firmansyah
NIM : 143218006
Jurusan : Teknik Informatika
11. Anggota 5
Nama : Nova Darmawan Dwi Putro
NIM : 143218008
Jurusan : Teknik Informatika
12. Anggota 6
Nama : Abdul Aziz saifulloh
NIM : 131218011
Jurusan : Teknik Komputer
13. Anggota 7
Nama : Muhamad Ridwan A
NIM : 143218018
Jurusan : Teknik Informatika
14. Anggota 8
Nama : Dewi Huzaifah
NIM : 1432118001
Jurusan : Teknik Informatika
C. PERUMUSAN MASALAH
Melihat latar belakang di atas, maka masalah yang akan dibahas dalam
program ini adalah :
1. Bagaimana cara agar warga lebih mudah mendapatkan layanan surat
menyurat ?
2. Bagaimana cara agar pejabat desa menimalisir kehilangan dokumen?
3. Bagaimana agar warga dapat mengetahui proses secara lebih
transparan ?
4. Bagaimana cara agar pejabat desa lebih mudah dalam melakukan
pelayanan ?
D. TUJUAN
1. Supaya warga dapat lebih mudah mendapatkan pelayanan surat
menyurat.
2. Supaya pejabat desa dapat meminimalisir kehilangan dokumen fisik.
3. Agar pejabat desa lebih mudah dalam melakukan pelayanan surat
menyurat.
E. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM
1. Kesadaran masyarakat akan rumitnya pelayanan surat menyurat
didesa, yang akan membuat masyarakat tertarik dalam mengurus surat
berbasis aplikasi Desktop Interaktif.
2. Ketertiban rekan – rekan mahasiswa dalam melakukan Digitalisasi
Sistem Informasi membuat ketertarikan masyarakat akan semakin
tinggi dengan memberikan bekal pengetahuan tentang Pelayanan Surat
Menyurat Berbasis Aplikasi Desktop Interaktif.
F. LUARAN YANG DIHARAPKAN
1. Melalui Digitalisasi Sistem Informasi Berbasis Aplikasi Desktop
Interaktif diharapkan masyarakat terpenuhi akan kebutuhan surat
menyurat didesa.
2. Menjadikan masyarakat mengerti tentang Pelayanan Surat Menyurat
Berbasis Aplikasi Desktop Interaktif.
3. Masyarakat merasa proses surat menyurat akan lebih praktis, tidak
bolak balik dari rumah ke kantor kelurahan, karena berkas yang
dibutuhkan sudah terinci dengan jelas.

G. MANFAAT
1. Masyarakat dapat mengurus surat menyurat dengan mudah.
2. Dengan munculnya pemahaman pengetahuan tentang Digitalisasi
Sistem Informasi Berbasis Aplikasi Desktop Interaktif akan membuat
masyarakat merasa tidak malas lagi dalam melakukan pengurusan
surat menyurat.
3. Melalui sosialisasi Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Aplikasi
Desktop Interaktif masyarakat dan pejabat desa akan diberikan bekal
tentang bagaimana proses Surat Menyurat Berbasis Aplikasi Desktop
Interaktif.

H. GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN

Lokasi yang dijadikan tempat Pengabdian Masyarakat adalah Desa
Terung Kulon Kecamatan Krian Kabupaten Sidoarjo Provinsi Jawa Timur
Masyarakat desa Terung Kulon melakukan proses surat menyurat masih
dikerjakan secara manual dan memerlukan waktu yang banyak saat
melengkapi berkas tersebut, karena belum tahu pasti berkas apa saja yang
harus disiapkan maka dari itu dengan adanya sistem informasi ini akan
sangat membantu masyarakat karena lebih efisien, hemat waktu, hemat
tenaga dan hemat biaya.
 Gambar 1 : Foto kondisi warga mengantri saat mengurus surat
( Sumber Internet )

Kondisi seperti itu membuat warga resah kalau sistemnya manual seperti
gambar tersebut, Pejabat desa juga kuwalahan melayani warga yang terus
berdatangan, apa lagi warga harus menyiapkan keperluan yang dibutuhkan
petugas desa, jika kondisi seperti ini dibiarkan terus menerus terjadi di
balaidesa, maka petugas desa tidak bisa memenuhi kemauan warga
tersebut.

I. METODE PELAKSANAAN
Pelayanan kepedudukan di masyarakat desa Terung Kulon masih
menggunakan kertas untuk melayani warga, karena pelaksanaan secara
manual warga mengantri dan mendapatkan layanan yang kurang efisien
dari pejabat desa. Pejabat desa juga kesulitan melayani warga terus
menerus datang mempertanyakan proses suratnya. Agar mengurangi
masalah surat menyurat didesa Terung Kulon tersebut, Kami sebagai
Organisasi Digital Literasi telah menyusun beberapa langkah nyata untuk
mengurangi masalah surat menyurat ini :
1. Pelayanan petugas desa menggunakan Komputer untuk
menginput data yang disetorkan warga.
2. Pelayanan warga datang ke balaidesa untuk mengisi form yang
disediakan menggunakan petugas melalui Aplikasi Desktop
Interaktif.
 Metode diatas juga masih ada hambatan melalui faktor warga yang
tidak bisa mengakses komputer di desa, karena masalah tersebut kami
akan memberikan penyuluhan terlebih dahulu ke warga desa agar dapat
mengoperasikan komputer tersebut.

J. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

 STEP 1 : Survey & Perancangan

 STEP 2 : Persiapan Sarana
 STEP 3 : Penyuluhan Pejabat
 STEP 4 : Penyuluhan Warga
 STEP 5 : Pelatihan
 STEP 6 : Pembuatan server
 STEP 7 : Pemasangan Sistem Aplikasi Desktop
 STEP 8 : Bimbingan Kepada Pejabat Desa
 STEP 9 : Percobaan Sistem Aplikasi Desktop kepada warga
desa
 STEP 10 : Pelayanan menggunakan Sistem Pelayanan
Aplikasi Desktop Interaktif
K. RINCIAN BIAYA

No Keterangan Unit Satuan Harga /Unit Jumlah

(Rp) (Rp)
1 Personal 2 (paket) Unit 2.500.000 5.000.000
Computer
2 Aplikasi Surat 1 Paket 2.000.000 2.000.000
menyurat
3 Printer 2 Paket 500.000 1.000.000
4 Pembuatan 1 Paket 50.000 50.000
Proposal &
Pembelian ATK
5 Persiapan 4 Hari Hari 400.000 400.000
6 Sosialisasi 3 Hari Hari 450.000 450.000
7 Biaya Logistik 4 Hari Hari 400.000 400.000
8 Dan Lain- Lain 200.000 200.000
Jumlah 10.000.000