PENGEMBANGAN INDIKATOR MUTU

PELAYANAN FARMASI

Perspektif Manajemen dan Medication Safety

IRMA RISDIANA, MPH, Apt

Program Studi Profesi Apoteker
Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta
 Definisi Mutu/Quality
(Philip B Crosby)

• Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan

persyaratan (the conformance of requirements)
• Empat hal yang mutlak menjadi bagian integral dari
manajemen mutu adalah :
- Mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan
- Sistem mutu adalah pencegahan
- Standar penampilan mutu adalah tanpa cacat
(zero defect)
- Ukuran mutu adalah harga/nilai ketidaksesuaian
• Persyaratan mutu/quality requirement :
1. Technical requirement
2. Customer requirement
 INDIKATOR
• Definisi Indikator : Suatu cara untuk menilai
penampilan kerja dengan menggunakan
instrumen
• Syarat Indikator (Donabedian)
– Measurable (dapat diukur)
– Reliable (dapat diandalkan)
– Valid (benar)
– Specific (tertentu)
– Relevant (berhubungan)
– Timely (tepat/sesuai waktu)
 FUNGSI INDIKATOR
• Keamanan
• Tanda adanya masalah
• Menilai apakah proses sesuai standar
• Menilai keberhasilan
• Antisipasi agar tidak melanggar aturan
• Mencari peluang perbaikan
• Menilai dampak dari suatu intervensi
• Untuk membandingkan (benchmarking)

Tiap-tiap indikator mempunyai tujuan:

“To replace intuition by fact”

Wettstein, T., Kueng, P., A Maturity Model for Performance Measurement Systems, at www.measure.ch/docs/wetkue2002.pdf
PEMILIHAN INDIKATOR

• Prioritas tinggi
• Sederhana
• Mulai dengan sedikit indikator
• Data tersedia
• Ditingkatkan secara bertahap
• Dampak terhadap pengguna
• Mengukur berbagai dimensi
Penetapan Target/Sasaran
Pencapaian Indikator

Kepustakaan
Hasil Penelitian
Benchmarking
Kepatutan
 Bagaimana
mengembangkan indikator
mutu ?
 Karakteristik Mutu

Mutu Mutu
Produk Pelayanan

Spesifikasi dimensi dan

karakteristik operasional
Masa penggunaan dan Ketepatan
ketahanan Konsistensi
Keamanan produk Tanggapan pd pelanggan
Keterkaitan standar Keahlian
Pemeliharaan Keramahan
Penggunaan energi dan Kemudahan kontak
bahan baku Komunikasi
Dampak terhadap Pemahaman Pelanggan
lingkungan
Biaya operasi
Keindahan
8
 KERANGKA KONSEP QUALITY IMPROVEMENT

Perbaikan sistem manajemen mutu secara terus menerus

Tanggung
jawab
manajemen
PERSYARATAN
pasien,
masyarakat,
Manajemen Penilaian,
pemerintah
sumber analisa, dan
daya peningkatan Kepuasan
pelayanan pasien/
Realisasi masyarakat
pemerintah
Pelayanan/
produk PRODUK

INPUT
OUTPUT

Diambil dari Proses Model ISO 9001:2008

 INDIKATOR MUTU
PENGELOLAAN OBAT
Perspektif Manajemen Farmasi
 Drug Management Cycle

 Selection

Management Support
Organization
Use Financing Procurement
Information Management
Human Resources

Distribution
 KERANGKA KONSEP PENGELOLAAN OBAT YANG
EFISIEN
INPUT PROSES OUTPUT

Tahap Pengelolaan 1. Pengukuran

IFRS Obat : indikator mutu
PFT •Pengel obat yang
• Perencanaan
RAB RS efektif dan efisien :
• Pengadaan
Kebutuhan Obat •Kecukupan jenis
•Perencanaan • Penyimpanan
SDM dan jumlah obat
•Pengadaan • Distribusi
•Mutu pelyn ter-
•Penyimpanan • Penggunaan
Jamin
•Distribusi •Harga terjangkau
•Penggunaan 2. Analisa
•Penggunaan
obat yang rasional
3. Rencana intervensi
•Waste rendahl
4. Intervensi
 TAHAP PERENCANAAN
Nama Indikator
% dana yang tersedia dengan
keseluruhan dana yang
sesungguhnya dibutuhkan
Perbandingan ant jml item
obat yg ada dlm perencanaan
dg kenyataan pemakaian
Tujuan
• Untuk mengetahui seberapa
jauh persediaan dana RS
diberikan kepada farmasi
•Untuk meramalkan
ketersediaan obat
Untuk mengetahui seberapa
jauh ketepatan perkiraan
dalam perencanaan
Cara Pengukuran Target
•Mengumpulakan 100%
data rencana/realisasi
anggaran dan
kebutuhan/perencana
an obat dalam
periode satu tahun
•Realisasi/rencana
anggaran dibagi
kebutuhan kali 100%
•Lihat buku catatan Menyesuaikan dengan
peMbelian, lap stok kesepakatan/kepatuta
obat dan pemakaian n
obat kemudian hitung
jumlah pengadaannya
dalam periode waktu
tertentu
•Bandingkan dengan
rencana pengadaan
 TAHAP PENGADAAN
Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target

Frek. Pengadaan tiap Untk mengetahui • Ambil 30 sampel kartu stok obat • Bandingkan dengan
item obat berapa kali obat2 tsb secara acak hasil EOI
dipesan tiap • Catat berapa kali pengadaan • Semakin rendah
bulannya obat frek. kemungkinan
penumpukan barang
semakin tinggi

Frek. Kesalahan faktur Utk mengetahui Ambil sampel faktur secara acak Sangat Minimal
berapa kali petugas Cocokkan dengan Surat pesanan Sesuaikan target
melakukan kesalahan Jika ada, lihat buku catatan dengan kondisi
penerimaan penerimaan barang setempat
Catat frekuensi kesalahan faktur
Frek. tertundanya Utk mengetahui Melihat daftar hutang Tidak ada yang
pembayaran oleh kualitas pembayaran Cocokkan dengan daftra pembayaran tertunda
rumah sakit terhadap RS Catat frekuensi keterlambatan
waktu yang disepakati pembayaran
 TAHAP PENYIMPANAN
Macam Indikator Tujuan Indikator Cara Pengukuran Standar/Target

Kecocokan barang & Utk mengetahui keandalan Lakukan sampel counting 100% cocok atau
kartu stok data penyimpanan Lihat jumlah barang antara data fisik, kartu stok, sesuai
data komputer
Catat yang tidak cocok
Turn Over Ratio Utk mengetahui berapa Cari data omset satu tahun dan nilai stok Industri manufaktur : ≥
kali perputaran modal opname akhir tahun 9 kali
TOR = omset setahun/nilai stok Jasa/RS : ≥ 12 kali

Sistem Penataan Menilai sistem penataan •Ambil 30 sampel obat Menilai sistem
Gudang obat di gudang •Cocokan nama obat, no batch, tgl ED dan tgl penataan obat di
beli gudang
•Catat yang tidak sesuai kaidah FEFO dan FIFO
% nilai obat ED dan Mengetahui besarnya •Cari nama, jumlah dan harga obat ED ≤ 1%
rusak kerugian FRS •Hitung total nilai ED
•Bagi dengan total stok opname akhir tahun

% Stok mati Utk mengetahui item obat •Cari nama, jumlah dan harga obat stok mati ≤ 1% atau ≤ 3%
yang tidak digunakan •Hitung total nilai stok mati
selama ≥ 3 bulan •Bagi dengan total stok opname akhir tahun

% stok obat akhir Utk mengetahui nilai stok NIlai stok akhir dibagi jumlah nilai total 20-30%
tahun akhir obat persediaan
Menilai tingkat efisiensi
inventori
 TAHAP DISTRIBUSI
Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target

Rata2 waktu Mengetahui Ambil 30 sampel pasien ralan dan Sesuaikan dengan
melayani resep kecepatan pelayanan ranap per pekan/minggu permintaan dan harapan
(dispensing time) Catat waktu penyerahan resep pelanggan
sampai pemberian obat Standar resep paten dan
racikan berbeda
% obat generik Mengetahui Ambil 100 resep secara acak 100%
yang dilayani ketersediaan obat Hitung total item generik yang
generik diserahkan dibagi yang diresepkan

% obat terlayani Meengetahui Ambil data jumlah pasien rawat ≥ 95%

kemampuan jalan
menyediakan resep Kurang 10% (asumsi mondok atau
pem diagnosa)
Ambil data jumlah resep
Bagi jumlah resep dengan jumlah
pasien ralan kalikan 100%
% obat dilabeli Mengetahui Ambil sampel 30 resep 100%
dengan benar penguasaan petugas Hitung jumlah obat yang dilabeli
ttg info pokok yang benar
hrs dicantumkan Meliputi : nama pasien, aturan
pakai,
 TAHAP USE (WHO,1993)
Macam Indikator Tujuan Tujuan Standar/Target

Jml item Mengukur derajat polifarmasi Ambil sampel 100 resep secara acak Berkisar antara 1,3 – 2,2
obat/lembar resep Hitung jumlah peresepan generik, obat/lbr
jumlah obat tiap lembar resep Indonesia : 3,3 obat/lbr
Resep mengandung AB, injeksi,
% penulisan obat Mengukur kecenderungan penulisan obat vitamin dan analgetik serta resep Berkisar ≥ 82% atau ≥ 94%
generik generik yang mengandung obat formularium Indoensia : ≥ 80%
dan non formularium
% penulisan resep Mengukur penggunaan antibiotika secara Berkisar antara 29% - 43 %
antibitotika berlebihan Yaman : 22,7%

% penulisan resep Mengukur penggunaan analgetik yang Belum ada standar tertentu
analgetik berlebihan Sebagai kontrol peresepan
analgetik yg berlebihan

% penulisan resep Mengukur penggunaan injeksi yang Berkisar 0,2% - 48%

injeksi berlebihan Yaman : 17.2%

% penulisan resep Mengukur penggunaan vitamin yang Belum ada standar tertentu
vitamin berlebihan Sebagai kontrol peresepan
vitamin yg berlebihan

% penulisan resep Mengukur kepatuhan thd formularium Tanzania : 88%

sesuai
formularium
Indicator of Prescribing Quality (WHO, 1999)

• Rata-rata jumlah obat per lembar resep

• Prosentase obat yang diresepkan dengan nama
generik
• Prosentase antibiotic yang diresepkan
• Prosentase injeksi yang diresepkan
• Prosentase obat esensial dan obat formularium yang
diresepkan
• Peresepan yang mematuhi standar terapi/standar
pelayanan medik
• Prosentase pasien yang tidak diberikan terapi obat
• Prosentase pasien yang puas dengan pengobatan yang
diterima
Indikator Dispensing
(WHO,1999)

• Rata-rata waktu pelayanan obat

• Rata-rata waktu pemberian informasi obat
• Prosentase obat diresepkan yang dapat dilayani
• Prosentase obat yang diberi label dengan
benar/lengkap (meliputi : nama pasien, nama obat,
dosis dan frekuensi penggunaan)
• Pengetahuan pasien tentang dosis yang tepat
 NO DESKRIPSI INTERPRETASI
1 Indikator Waktu tunggu pelayanan resep racikan 25 menit dan non
PEDOMAN
racikan 10 menit

PENGUKURAN 2 Ukuran prosentase

3 Target Cakupan kesesuaian waktu tunggu 85% untuk resep

INDIKATOR racikan dan 80% untuk resep non racikan

4 Sumber Data Lembar pemantauan waktu tunggu
5 Jumlah Data per Periode 30 pengamatan per minggu
Updating
6 Pengumpulan data : Mencatat waktu dari mulai resep masuk sampai obat
 Cara Pengambilan Data diserahkan
 Waktu Pengumpulan Tiap minggu
 Alat Bantu Stop watch, lembar pemantauan waktu tunggu
9 Cara Penghitungan Jumlah pengama tan sesuai s tan dar
x 100%
Total jumlah pengama tan
10 Penyajian Data Tabel
11 Update Data Perbulan
12 Periode Evaluasi Per 3 bulan
13 Evaluasi Buat evaluasi atau validasi pencapaian sasaran mutu
( Quality Objective) dan tentukan langkah tindak lanjut
berupa:
 Bila target tercapai: perbaiki target, kembangkan
sasaran mutu lain.
 Bila tidak tercapai, lakukan tindakan koreksi dan
pencegahan (lihat formulir tindakan koreksi dan
pencegahan
 LEMBAR MONITORING PENGUKURAN INDIKATOR

SASARAN MUTU PIC AKTUAL TARGET Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Meningkatkan cakupan pelayanan resep dengan waktu tunggu R= R= Kaur. Farmasi Rawat Direktur
pelayanan resep racikan 25 menit dan non racikan 10 Ka.Ur. 76.28% 80% Jalan
farmasi NR= NR=
Rawat 84.75% 85%
Jalan Irma R, SSi., Apt. dr. H.A.Hidayat, Sp.OG, M.Kes
Relevansi dengan Kebijakan Mutu Batasan/Definisi Operasional
ANTUSIAS dalam pelayanan Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari resep diterima sampai obat diserahkan

Monitoring (mingguan)
o Action Plan PIC
Jan Feb Maret April Mei Juni
1. Evaluasi jadwal dan metode kerja SDM Kaur. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
2. Mengatur jadwal istirahat Farmasi
3. Menjamin ketersediaan obat Ralan
4. Mengusulkan penambahan tenaga untuk mencapai rasio
resep banding pegawai yang ideal.
5 Penambahan dan peremajaan alat kerja
o Sumber / Jenis Data PIC Rekap Hasil Monitoring (Bulanan)
Lembar monitoring waktu tunggu resep Kaur. BULAN
Farmasi
Ralan Januari Februari Maret

Cara Perhitungan / Pengukuran

Jumlah pengama tan sesuai s tan dar
x 100%
Total jumlah pengama tan FTKP No. FTKP No. FTKP No
Bila Sasaran Mutu tidak tercapai saat Monitoring, segera lakukan Analisa BULAN
dengan menggunakan Form FTKP April Mei Juni

FTKP No. FTKP No. FTKP No

INDIKATOR MUTU PELAYANAN
FARMASI
Perspektif Medication Safety dan
Clinical Pharmacy
 MEDICATION USE SYSTEM

inpatient
Seleksi dan Penyiapan
Peresepan Pemberian monitoring
pengadaan obat dan dispensing
Menilai
Pembelian dan respon
formularium Penilaian penyimpanan obat; Review obat pasien
pasien; review dan yang terhadap
menentukan konfirmasi ; diserahkan obat;
Kebutuhan penyiapan obat; dan order; pelaporan
distribusi ke penilaian reaksi pasien
terapi obat ;
pasien dan dan
pemilihan obat pasien/
terjadinya
dan peresepan unit perawatan, pemberian
error
pemebrian
informasi obat outpatient

INPUT PROSES OUTPUT

Klinisi dan Seluruh praktisi

administra Dokter/ Farmasis Perawat/profesi plus pasien dan
tor Prescriber kesehatan lain /atau keluarga
Indikator Prescribing Error
1. Rata-rata jumlah item obat per lembar resep
2. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang tidak diperlukan oleh
pasien (unnecessary drug theraphy).
3. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang salah (wrong drug)
4. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu kecil/rendah
(dosage too low)
5. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu besar/tinggi
(dosage too high)
6. Jumlah kejadian penulisan resep dengan 2 obat atau lebih yang
berinteraksi (potential drug interaction)
7. Persentase antibiotik kombinasi yang diresepkan.
8. Persentase peresepan yang tidak mematuhi standar terapi yang
ditetapkan.
9. Persentase pasien yang puas dengan pengobatan yang diterima.
10. Persentase kesalahan terkait dengan incompatibilitas (pharmaceutical
issues)
11. Persentase kesalahan dalam penulisan resep atau ketidakjelasan
penulisan resep
 Indikator Dispensing Error
1. Rata-rata waktu pemberian informasi obat.
2. Persentase kesalahan pengambilan obat
3. Persentase kesalahan pemberian
etiket/label obat
4. Persentase kesalahan peracikan obat
5. Persentase kesalahan penyerahan obat
pasien
6. Persentase kesalahan penulisan copy
resep/salinan resep
 Indikator Administration Error
1. Jumlah kesalahan memberi obat pada pasien (wrong medication)
2. Jumlah kesalahan pemberian dosis obat (wrong dose)
3. Jumlah kejadian lupa memberikan obat pada pasien
4. Jumlah kesalahan pemilihan pelarut injeksi (wrong diluent error)
5. Jumlah kesalahan dalam penentuan kecepatan pemberian obat (wrong
rate error)
6. Jumlah ketidapatuhan terhadap metode aseptic (process errors
associated with poor aseptic technique)
Penyajian Data dan
Analisa
 Bentuk Penyajian Data
• Tabel
• Grafik :
a. Pie
b. Balok dan Bar chart
c. Control chart (p chart, u chart, XmR chart) dll
• Narasi: terutama untuk data yang bersifat kualitatif seperti jam buka
pelayanan, kelengkapan dokumen, tingkat pendidikan dan kompetensi
karyawan dll
 Contoh Grafik Pie:
% Ketidaklengkapan Label Obat

Persentase Ketidaklengkapan Label Obat

12,9% 12,8%
9,2% 8,7% Tanggal R/ tak ditulis
Nama tidak benar
Cara pakai tidak lengkap
No R/ tak ditulis
Nama obat tak ditulis
56,4%
 % peresepan non formularium
(chart control)

Indikator % penulisan resep non formularium

90
80
% resep non formularium

70
60
50
40
30
20
10
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Bulan
Analisa data % non formularium

• Adanya spsesial variation (statistical

process) :
a. Adanya 2 titik yang menonjol
penyimpangannya
b. Adanya peningkatan yang
berurutan pada periode tertentu
• Kejadian tertentu yang spesifik
menjadi penyebab dari
penyimpangan
 Dispensing Time

dispensing time resep non racikan

50
45
40
rerata disp time (menit)

35
30
25
20 Series2

15
10
5
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 121314151617 1819202122 2324252627 282930
tanggal
 Tampilan data pre dan post
intervensi
Proporsi Coverage pelayanan resep rawat jalan

100
% coverage resep

80

60
Series1
40

20

0
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
bulan
TAHAP-TAHAP DLM FOLLOW UP
HASIL
• EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA
YANG SPESIFIK
• MENCARI FAKTOR PENYEBAB
• PELAJARI BUDAYA YANG BERLAKU
SAAT INI
• MOTIVASI UNTUK PERUBAHAN
• PILIH DAN LAKUKAN INTERVENSI
• UKUR KEBERHASILAN INTERVENSI
EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG
SPESIFIK
• Fokus pada tujuan perbaikan (misal aspek
manajemen atau klinik) atau isu-isu
penting lainnya
• Sesuaikan dengan tujuan dan fokus
perhatian yang ditetapkan RS dalam visi
misi
• Pilih aspek yang berpengaruh penting
pada proses pelayanan atau
• dampak perbaikan yang diharapkan cukup
signifikan
• Kemudahan dalam melakukan intervensi
Follow up question
Rata-rata jumlah obat per lembar

• Jika lebih tinggi dari standar :

Apakah prescriber kurang pengetahuan/pelatihan ttg obat

Apakah financial insentif berpengaruh dalam peresepan?

• Jika lebih rendah dari standar :

Ketersediaan obat?
Apakah ada regulasi pembatasan peresepan?
Kurang pelatihan/pengetahuan tentang terapi obat?
 Prosentase Obat generik
• Supply factor
• Prescriber factor
• Health problem factor
 Persentase Peresepan Antibiotik
• Kecenderungan peresepan antibiotik tertentu
(bentuk sediaan, spektrum AB, harga)
• Faktor-faktor yang mempengaruhi peresepan
antibiotik
• Dampak peresepan antibiotik
 Persentase peresepan injeksi
• Kecenderungan penggunaan injeksi tertentu
(penyakit, umur pasien, alternatif bentuk
sediaan lain)
• Faktor yang kemungkinan mempengaruhi
penggunaan injeksi
• Dampak penggunaan injeksi berlebihan
Persentase peresepan formularium

• Peresepan obat tertentu di luar

formularium (nama obat, penyakit,
generik atau branded )
• Supply factor
• Karakteristik formularium
dibandingkan dengan formularium
RS lain
Rata-rata waktu pemberian
informasi

• Aspek fasilitas kesehatan

• Faktor prescriber
• Karakteristik interaksi antara
pasien dan petugas farmasi
(farmasis)
Rata-rata dispensing time

• Aspek fasilitas kesehatan

• Latar belakang dispenser
• Karakteristik hubungan dan
interaksi pasien dan dispenser
 Percentage of drugs adequately labelled

• Specify inadequate labelling

pemberian label obat apa yang spesifik sering salah,
penulisan nama, dosis,cara pakai atau tanggal dan
nomer resep sering tak ditulis.
in adequate labelling terjadi pada karyawan tertentu.
• Reason for inadequate labelling
masalah pribadi, kurang pelatihan, resep yang tidak
terbaca jelas atau alasan lainnya.
 Poin Penting :

Farmasis harus memiliki

pengetahuan pendukung
yang memadai untuk
mengembangkan “follow
up question” pada
indikator yang lain