Sop Franchisee Minimarket PDF

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM
BUKU PANDUAN
FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk
dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan,
ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan.
Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara
tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku
Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping
Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:
BAB I - PENDAHULUAN
Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika
penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan
Tujuan penulisan Buku ini adalah:
• Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba
dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari
• Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai
standar yang ditetapkan oleh franchisor
• Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh
seluruh Terwaralaba.
BAB II - PROFIL PERUSAHAAN

Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat
sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama
dan istilah.
Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel,
namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang
ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks
untuk memudahkan pencarian.
BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN

Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.
1
Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.
BAB IV - USAHA MINIMARKET

Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan
yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan.
Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan
dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.
BAB V - PROMOSI & PEMASARAN

Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi
pemasaran yang diterapkan perusahaan.
Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu
sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi
yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang
terselenggara dengan baik.
BAB VI - SISTEM KONTROL

Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha
minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.
2
II.. PP E
ENND
DAAH
HUUL
LUUA
ANN
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat
berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah
disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan
bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.
Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan

perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai
standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring
untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.
I..GPPKR
RIIIIN RAO
OFFNIIL
SA SEP
L PJE
ER
A R
RAU
UHSSDA
AAH
NA
H DA
A AN
NA PERUSAHAAN
AT
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan
nama ……………………………………..
Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha)
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk
usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko
minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet
/ toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama
(keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang
secara dinamis selalu berubah-ubah.
Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..…

dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang
menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.
3
1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi …………………………..

Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….…..
Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….…..
Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.
OR
IIIIII.. O RG
GAAN
NIISSA
ASSII D
DAAN
NMMA
ANNA
AJJE
EMME
ENN
STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE
Kepala Toko /
Terwaralaba
(Franchisee)
Supervisor
Toko
Karyawan Toko
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN
1. KEPALA TOKO / TERWARALABA

Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi
operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri
usahanya.
Tanggung Jawab : a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak
manajemen
b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional
4
toko secara keseluruhan

c. Menjaga dan meningkatkan profit store
d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya,
dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan
manajemen
e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional
sesuai batas otoritas yang ditentukan
f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan
Area Tugas : a. Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan
c. Anggaran dan Keuangan
d. Organizing
e. Pembinaan karyawan
f. Tugas-tugas tambahan
Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus
dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku
Panduan Outlet Franchisee.
2. SUPERVISOR
Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan
kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup
pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila
Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko
dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).
Tanggung Jawab : a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko
dan seluruh karyawannya
b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional
toko secara keseluruhan
c. Mencapai target penjualan dan profit
d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha
5
e. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan

f. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan
Area Tugas : a. Perencanaan dan kontrol

b. Operasional
c. Biaya-biaya operasional
d. Evaluasi
e. Pengelolaan karyawan
Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus
dilaksanakan oleh Supervisor. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku
Panduan Outlet Franchisee.
3. KARYAWAN TOKO
Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Selain itu
karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada
pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Sehingga dapat dikatakan bahwa
karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko.
Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama, yaitu:

a. Melakukan kerja sama, komunikasi, dan koordinasi dengan seluruh
staf toko (Kepala toko, Supervisor dan sesama karyawan)
b. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang
diberikan
Area Tugas : a. Operasional toko

b. Pengontrolan
Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat
dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.
6
KEPEGAWAIAN
RECRUITMENT
Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang
membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan
usaha-usaha konkret, misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan
berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Selain itu Pemilik Toko juga harus
terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.
PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN :

* Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi
pendukung
* Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar
* Menjalani interview
* Menjalani pelatihan, apabila lamaran diterima
IIIIII.. U
USSA
AH A FFR
HA RAAN
NCCH
HIISSE
EMMIIN
NIIM
MAAR
RKKE
ETT
KONSEP USAHA
Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu
(luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai, dsb.)
Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan
kelas tertentu, lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah,
mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang
lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store.
Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari,
diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian, dan penduduk daerah akan
memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka.
TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN

Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan
dengan cara yang paling mudah. Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan
operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat, disertai pelayanan yang baik
7
kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi
kebutuhan pokok mereka.
Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada

pelanggan), seperti:
• Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam)
• Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian)
• Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok
(menyediakan hanya barang-barang pokok saja)
VISI
Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik
beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan, lingkungan yang nyaman, bersih dan
bersahabat, serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan
barang-barang yang laku keras.
MISI
Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada,
seperti :
- meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah
per kotaan maupun pedesaan
- menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik
KEUNIKAN (UNIQUENESS)
Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan
tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis
tersebut tidak mudah dimasuki, karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. Hal
ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh
pihak lain.
Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan, yang mengarah pada
tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula
dengan automatic replenishment.
Selanjutnya di tingkat store, diadakan category management dengan sistem scanning untuk
mengarah pada margin yang terbaik, dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara
8
terus menerus. Untuk ini, bidang Research & Development harus terus mengikuti
perkembangan, terutama dalam teknologi komputer.
Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang
ditawarkan oleh bidang usaha ini, misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko;
lokasi yang mudah dijangkau; penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang
relatif murah.
PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY

Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan
di bisnis ritel, dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan
usahanya.
Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang
terus meningkat. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di
berbagai kota, akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen.
FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA

1.Keuntungan Kotor atau Gross Margin
Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian
produk / barang dagangan. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko
Penerima Waralaba, sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat, akan
meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu, misalnya: per bulan.
2.Pendapatan lain-lain
Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif,
dan jasa-jasa lain.
Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk
kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya.
3.Beban Operasi
Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya.
Beban operasi dibagi dalam 2 kategori, yaitu :
a. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan
pada event-event promosi dan sebagainya,
b. Biaya Operasi : seperti gaji karyawan, biaya bank, dsb.
9
4.Beban Depresiasi
Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC, cash
register, rak dsb., yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun.
5. Beban Bunga
Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan
diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam).
6. Beban Biaya
Disebabkan barang hilang, rusak karena kesalahan di gerai, akan mempengaruhi gross
margin, karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat
dijual.
7.Pengutilan, Pencurian, Perampokan
Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan
paling sedikit seminggu sekali, agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan
aktualnya (hasil penjualan).
Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik
pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga
pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir), tentunya akan berakibat pula
pada hasil akhir usaha toko.
GROSS MARGIN
Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C.O.G.S.), dan hal ini
ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. Gross margin ini
umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor /
penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. Bagi penyalur, imbalan tersebut
merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran, mengingat masih ada biaya-biaya
yang harus dikeluarkan, dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya.
Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk
untuk sampai pada pasar. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong
bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%, sedangkan
sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%.
10
PROFITABILITY
Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran
minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan
toko; penambahan outlet; serta perluasan ruang/space toko.
Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan, tetapi juga dari kemudahan yang
diberikan, produk dengan mutu dan kwalitas baik, dan pelayanan serta lingkungan toko yang
hangat dan bersih. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena
sebuah logo atau lambang. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan
kebijaksanaan perusahaan maupun produknya, mempunyai ciri khas tersendiri yang
menggambarkan makna dari tujuan usahanya.
USAHA PENGEMBANGAN MELALUI

SISTEM WARALABA
Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik, dengan perhitungan keuntungan yang
dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus
meningkat.
Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang
kuat. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba, akan membentuk jaringan penyaluran
yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran.
Untuk menunjang pengembangannya, perlu dibentuk divisi:

• Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran
• Divisi grosir, yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum.
Dalam divisi swalayan, perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal,seperti:
• Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari
• Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2
• Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya
toko
• POS, Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk
pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock, pemeriksaan kilat, dan untuk
menekan kekurangan barang. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk
11
menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif
terhadap permintaan para pelanggan.
• Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin.
• Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko, misalnya: Laundry, photocopy,
photo Processing, ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya
tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan.
Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah:

• Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce
• Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”, setelah jaringan cukup kuat dan luas
• Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand)
PROTOTYPE RUANG USAHA

Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk
type of market lain.
Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko, dengan
satu prototype tertentu, ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah,
yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran
kota.
Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu
business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada.
Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket,
maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas, misalnya 1 ruko untuk
lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah.
Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya
antara 80m2 sampai 120m2, sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. Untuk
jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar :
TYPES OF MARKET AREA (SQ METER)

1. Hyper Market 2,500 sampai 5,000
2. Super Market 500 sampai 2,500
3. Mini Market 180 sampai 500
12
4. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 80 sampai 180

5. Toko 50 sampai 80
6. Warung 20 sampai 50
( ** ) Convenience Store / Kios Modern
CLASS “A”
CLASS “B” 120 to 180
SQ Meter
100 to 120
CLASS “C” SQ Meter
80 to 100 Items
SQ Meter Items 2500 to 3000
2000 to 2800
Items Average 2400
1000 to 2000
Average 1600
Prototype yang memanfaatkan ruang usaha, berkaitan dengan peningkatan kelompok item
produk. Untuk pengembangan ruang usaha, jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai
5000 atau 6000 items.
Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik, memanfaatkan
luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk.
Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan, perlu diadakan survey terlebih dahulu, jenis-
jenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan, mulai dari aluminium foil, makanan kering, 9
bahan pokok sampai pada minuman ringan, dll. Sedangkan produk-produk personal/health
care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik
perlu diperinci.
Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat, dapat
ditentukan komposisinya.
Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan, dukungan para supplier,
segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini.
13
Dengan demikian diharapkan prototype ini, dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta
kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik, akan terkristalisasi.
SS T
TAAN
ND AR
DA R II SS A
A SS II
A. I D E N T I T A S / L O G O
Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun
produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning).
Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan
dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan
warna, sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya, baik dalam produk, item-item
promosi, dan atribut lain yang digunakan.
Contoh logo:
“one step to one stop ……”
Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan:
* Filosofi Deskripsi Bentuk

Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana, lebih
memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet, agar masyarakat lingkungan
lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet, yang dimaksud outlet minimarket (swalayan),
dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan.
* Tambahan tulisan pada logo

Nama perusahaan diposisikan diatas garis, yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan
bidang usaha minimarket. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian, dalam hal ini
minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. Selain nama
perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar, dapat pula ditambahkan dengan tulisan
dan/atau kalimat lain, yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama
perusahaan tersebut.
14
“one step to one stop ……..”, dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau, dan segala
kebutuhan pokok terdapat di satu toko.
* Penggunaan dan panduan warna

Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang,
karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara
umum. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi, yang menggunakan mesin
cetak 4 warna.
Arti warna logo :
Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi)

Warna 2 – (prosentasi)
(dst, sesuai warna yang terdapat pada logo).
BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE

Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan
perubahan dan penyempurnaan logo, dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya
selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna.
Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk, seperti: flyer, iklan majalah/koran,
umbul-umbul, spanduk, kartu nama, tas belanja, topi , dan sebagainya.
Logo 1 :
Logo 2 :
Signage 1 :
Signage 2 :
Dst.
15
B. S E R A G A M
Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang
dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:
Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab
Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan
Badge Topi Atribut lain
C. FORM & ATRIBUT STATIONNERY

Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti:
Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.
Disain Kop Surat :
Disain amplop surat :
Disain Kartu Nama :
Disain Tas Belanja :

Dsb.,dsb.
16
D. P E R I J I N A N U S A H A
Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor &
Franchisee):
o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
o Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat)
o SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan)
o STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba)
o TDP (Tanda Daftar Perusahaan)
o U.U.G. (Undang-Undang Gangguan)
E. P E M B A T A S A N LOKASI
Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu, seperti misalnya: di areal perumahan, dimana
untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual
approach), dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan, diantaranya
lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. Batasan lain yang juga dapat ditentukan,
misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan.
(Strategi yang dipakai ini, agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu
nama usaha minimarket, tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko
yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama).
M
MEER
RCCH
HAAN
NDDIISSIIN
NGG // B
BAAR
RAAN
NGGD
DAAG
GAAN
NGGA
ANN
Dengan bantuan dari merchandiser, toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan
dari hubungan ini, dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik,
memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen.
Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah :
1. Makanan & minuman
2. Perawatan tubuh & Kecantikan
3. Perlatan rumah tangga
4. Minuman keras & rokok.
17
Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution

Centre). Pendistribusian ke toko berasal dari DC. Untuk meningkatkan level layanan ke toko,
sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. Ini sangat perlu mengingat
logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS.
Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi
mungkin, untuk menjaga kesegaran produk di toko, mengingat ruangan toko yang sangat
terbatas. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang
memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para
supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko, juga untuk memberikan
keuntungan yang besar ke perusahaan. Seleksi dan pengembangan produk baru, kontrol pasar,
dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers, sementara
replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO, dan departemen logistik pada DC
akan distok dengan baik.
Dengan demikian dalam merchandising policy, perusahaan tidak memposisikan diri sebagai
distributor tunggal, tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan
untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas, seperti: discount, transportasi, suppliers
credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen.
PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK

Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada
produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving), sedangkan jumlah yang
disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Setiap produk mempunyai karakter
tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan
yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk, barang-barang yang diawetkan, barang-
barang yang mudah rusak / pecah (perishable), pemindahan barang dari kendaraan angkut ke
gudang, pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya.
KATEGORI PRODUK
Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha :
Convenience Store & Minimarket
18
CONVENIENCE STORE
Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk
retailing
* Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual
adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan
konsumen.
Kategori Produk:
1. Makanan beku a. Daging
dan yang didingin- b. Kue dan sandwich range
kan (chilled) c. Ice cream, dsb.
d. Tib-bit range
e. Drink range ( brewerage, softdrink, alcoholic drinks, dsb. )
2. Produk Makanan a. Confectioneries (dengan pemanas); Pastries, Pie, Rolls, Puff,

dsb.
b. Sweets & Chocolates assortment
c. Canned & bottled food, including cooking oil, seasoning, dsb.
d. Dry food; kelompok sembako dan bumbu-bumbu
e. Drinks; canned and bottled
3. Produk a. Toileteries; tissue paper, detergent, washing powder, soap,

Non-Makanan cream, clear, cloths, dsb.
b. Stationneries; surat kabar, majalah, alat tulis, kertas, battery,
c. Rokok
d. Photgraphic – films
e. Barang-barang elektrikal; bola lampu, plug, socket, lampu
senter, fuse, dsb.
MINIMARKET
Kategori Produk a. Alat dan keperluan rumah tangga
ditambah dengan : b. Footwear
c. Mainan – Toys
d. Alat & bahan pembersih
e. Embalage ( kertas pembungkus )
19
f. Kosmetik personal care

g. Pakaian dalam wanita / pria
h. Health care products
V
V.. M
MAAR
RKKE
ETT II N
NG & PP R
G & ROOM
MOOT
T II O
ONN
PEMASARAN
TUJUAN PEMASARAN
• Membentuk citra (image) usaha yang kuat, yang akan sangat berguna bagi operasional
usaha jaringan ritel
• Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor
Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin
menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik, melalui
dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor, serta dimasa yang akan datang
dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap
pengusaha / franchisee.
Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0,5% dari penjualan.
Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun, melalui brosur perusahaan,
pendistribusian, misalnya, ke rumah-rumah terdekat, perkantoran terdekat dan di dalam toko.
Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat.
Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan
penambahan toko yang dibuka, untuk tetap mengingatkan pelanggan.
Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui:

• Media Cetak, seperti: Koran, majalah bisnis, pos, serta flyer dan brosur
• Media Elektronik, seperti: Radio & Televisi
• Media Luar Ruang, seperti: Billboard, spanduk dan umbul-umbul
• Kegiatan seminar/workshop & exhibition
20
Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. Untuk mencapai
target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan
kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya, seperti:
* Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan)
* Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul
* Harga barang yang terjangkau (relatif murah)
Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk
memacu pencapaian target penjualan. Sistem yang diterapkan antara lain:
• Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari
lokasi toko, dengan ketentuan nominal pembelanjaan
• Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang
termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir)
• Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak,
maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian)
Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha
untuk mencapai keberhasilan target usaha, begitu pula halnya dalam usaha Minimarket, kedua
hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. Tanpa
adanya kegiatan promosi dan pemasaran, maka keberadaan Minimarket dan produk-produk
yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat.
Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik
dan berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga
akan mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan
yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.
PROMOSI
Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi, yaitu:

o Promosi Nasional (National Campaign), dan
o Promosi Lokal (Local Campaign)
21
Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Perbedaan
utama adalah pada ruang lingkup target promosi, yaitu masyarakat di lingkup nasional, dan
masyarakat di lingkungan toko.
1. Promosi Nasional
Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh
Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan
kegiatan promosi. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada
masyarakat secara nasional. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket.
2. Promosi Lokal
Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya
sendiri. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko.
Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada,
Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk mendapatkan
persetujuan dari manajemen Franchisor.
Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. Untuk
pelaksanaannya, segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak
manajemen Franchisor, untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. Untuk menjamin
terlaksananya program promosi dengan baik, pihak manajemen Franchisor berhak untuk
mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu, dan melihat
apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh
manajemen sendiri.
SALESMANSHIP PROGRAM - PELAYANAN KEPADA PELANGGAN

(menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.)
Sistem pemasaran dan promosi yang baik, sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti
kemudahan bagi pelanggan, perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko, dengan
usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan, yang mana merupakan
salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. Staf toko yang dimaksud disini adalah
semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan, supervisor, dan Kepala Toko /
Terwaralaba). Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat, akan menciptakan citra yang
22
baik bagi masyarakat, dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan
keberhasilan usaha anda.
1. CARA PELAYANAN
“Tatap”
Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi
terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan
pelanggan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan
pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang
ingin disampaikan oleh pelanggan.
“Senyum”
Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam
setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Hal ini menunjukkan
bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket, dan bahwa Staf toko selalu
siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan.
“Sapa”
Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih
dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan, seperti: “Selamat pagi / siang / malam, apa
yang bisa kami bantu ?”, atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …..”, dengan
menyebutkan nama pelanggan, apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal
staf toko. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya, dan sangat
membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga
pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko.
Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan nama
perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan, seperti: “Nama
perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan
sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas.
2. KETERANGAN DAN SARAN

Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya,
baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya.,
mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri.
23
Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang
memuaskan untuk pelanggan, terutama mengenai produk minimarket. Dapat memberikan
keterangan dan saran mengenai produk yang dijual, maka seluruh Staf toko diharapkan
memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket.
3. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat
dilakukan oleh setiap Staf toko. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya
reputasi buruk umumnya, dan bagi toko pada khususnya.
Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut:
• Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius
• Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab
timbulnya keluhan
• Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi
• Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan, maka
Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Supervisor
toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan
• Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang, maka harus
dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran.
V
VII.. M
MOON
N II T
TOOR
R II N
NGG &
& K
KOON
NTTR
ROOL
L
Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan
monitoring. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh
kedua belah pihak, Franchisor & Franchisee-nya.
Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan
sebagaimana mestinya, menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi.
Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko.
Disamping itu, pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko, meninjau
penjualan, stock dari produk-produk, dan juga membantu membenahi kelayakan dan
keserasian outlet. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri, sekiranya pihak
Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan
toko, dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya.
24
PPA
ANND
DUUA
ANN SSIISSTTEEM
MKKO
OMMPPU
UTTEER
R
PERANGKAT KOMPUTER
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard
dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa
beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing
Franchisee.
2. Perangkat Lunak (Software)

Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu
sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah
outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk
operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).
SISTEM KOMPUTER
Pengenalan Sistem
Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point
Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.
Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai
berikut:
• Melakukan pemesanan barang kepada supplier
• Kontrol seluruh outlet/toko
• Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu
Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:

• Transaksi penjualan
• Kontrol
• Stock internal
• Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:
• Pemesanan barang ke bagian Logistik
25
PENJELASAN SISTEM
Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti:
1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis
barang yang dijual.
Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan
supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke
outlet.
2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan
memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian
dikirimkan ke outlet.
3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru
dikirimkan ke setiap outlet.
4. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari
Supplier
5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian
6. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.
Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk,
Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.
A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:
1. Input Produk baru
2. Input Stock Awal
3. Input Barang Masuk
4. Input Pengeluaran Barang
B. Pada Menu Transaksi:

1. Input Penjualan
2. Input Retur Penjualan
26
C. Pada Menu Laporan terdiri dari:

1. Laporan Penjualan
2. Laporan Stock
3. Daftar Barang
D. Pada Utility terdiri dari:

1. Password
2. Backup Data
3. Kirim Data
Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk

menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya
dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat
menjalankan tugasnya dengan semestinya.
PENANGANAN MASALAH KOMPUTER

Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana
mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari
pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam
operasionalnya., baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis.
Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada konsumen yang merasa
dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan yang diberikan oleh
Franchisor untuk penanganan masalah komputer, dengan panduan dari supervisor Franchisor,
diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.
Contoh:
Jenis masalah Masalah yang umum terjadi Cara Penangan
Masalah Komputer Hang
Teknis Komputer / Monitor tidak hidup
Tidak bisa print
Tampil pesan kesalahan pada monitor
27
Masalah Salah entry

Non-Teknis
Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis
PPA
ANND
DUUA
ANN PPEEN
NGGEELLO
OLLA
AAAN
N K
KEEU
UAAN
NGGA
ANN
Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang
memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam
penggunaan biaya perusahaan.
PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE

- Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian, dan
diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian oleh
Franchisor
- Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5% (tergantung
Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee
- Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor, dan dibayarkan
setiap bulan
- Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran
dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya:
pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk
furniture, dsb.
MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING)

- Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah
ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target.
- Arus Kas (Cash Flow)

Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat dihasilkan
perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka.
Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.
MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN

- Pencatatan Keuangan (posting)
28
Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar
untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang
dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee
(khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin.
- Membuat Laporan Bulanan
Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga analisa
keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta analisa
likwiditas.
Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya,
Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah
diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.
Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara

berkala, berupa:
• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)
• Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan
• Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutang-
piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas
• Laporan Stock Barang Konsinyasi
Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau
apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.
- Perangkat Lunak (Software)Keuangan

Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan,
disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat
lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.
Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat
berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.
29
ADMINISTRASI KEUANGAN
Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan
dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua
masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.
Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti
Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak
dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki
bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.
INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE

A. Investasi Awal
B. Biaya Lain-lain
A. INVESTASI AWAL
Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba :
• Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. Rp. _________ ( Notaris )
• Biaya Perijinan Usaha sbs. Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha )
• Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Rp. _________ (tergantung Franchisor)

• Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. _________ (sewa / beli)
Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba :

*Franchise Fee sbs. Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi )
• Security Deposit sbs. Rp. ________ (tergantung situasi)
Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba :

• Pembelian Peralatan Usaha sbs. Rp. ________ ( Franchisor )
• Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor
yang ditunjuk)
* Biaya launching toko sbs. Rp. ________
TOTAL BIAYA : Rp. ________
30
B. BIAYA-BIAYA LAIN
• Royalty Fee (per bulan) sbs. Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income
toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or)
• Continuing Advertising, Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan)
Intitutional &. Promotion Fee sbs income toko per bulan, saat Jumlah total income toko
mencapai..…(tergantung dari F’or)
• Local Advertising sbs. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum
gross income (untuk kebutuhan promosi toko &
dilakukan dengan panduan F’or)
• Transfer Fee sbs. Rp. _________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan
yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi
penggantian kepemilikan toko)
• Renewal Fee sbs. Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk
(pada masa Perpanjangan kontrak) pembaharuan hak franchise
•Biaya Pelatihan sbs. Rp. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran
untuk tenaga pengajar
•Bunga & Biaya Kerugian sbs. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi
(Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum
*Biaya Audit sbs. Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi
(dilakukan oleh Franchisor) sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai
+bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit bila
kekurangan melebihi 10% dari pelaporan.
•Biaya Refurbishing sbs. Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk
(Atas permintaan tertulis F’or) peninjauan ulang atas tanah, bangunan dsb.
• Biaya Premium Asuransi sbs. Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi
(perusahaan Asuransi kelas “A”)
PP EE LL A
A TT II H
HAAN
N FF R
RAAN
NCCH
H II SS EE EE
Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti program-

program pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap
karyawannya. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor, atau
31
lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan
secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee.
Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan
sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee).
BUKU PANDUAN USAHA

OUTLET FRANCHISEE
Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu
pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem
dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor.
U
USSA
AHHA
AMMIIN
NIIM
MAAR
RKKEETT
Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan
sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan, dalam rangka memenuhi kebutuhan
pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.
BBEEN
NTTU
UKKU
USSA
AHHA
A
Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan
hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products), dikelola dalam suasana yang
bersih dan pelayanan yang bersahabat. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan
ketat, bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan.
Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau
pabrik produsen produk tersebut.
Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian
(Distribution Centre – DC).
Dengan demikian menjamin kwalitas, harga, dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan
baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. Seluruh proses pemesanan barang
dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. Setiap pemesanan barang
dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD), yang kemudian
memproses dan meneruskannya ke DC.
32
KEEM
K MUUD
DAAH
HAAN
N BBA
AGGII PPEELLA
ANNG
GGGA
ANN
Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan, yang berupa
kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan, dalam hal ini adalah:
1. Waktu operasi (12 sampai 14 jam)
2. Lokasi (mudah dijangkau, di daerah pemukiman dan keramaian)
3. Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan
harga yang relatif murah.
Dengan kemudahan-kemudahan ini, minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam

memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. Hal inilah yang dapat
menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem
waralaba.
K EE BB II JJ A
K AKK SS A
ANNA
AAAN
N
Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba, berarti Terwaralaba Toko

mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor, berhak mendapatkan pelayanan jasa
Manajemen usaha ritel, serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan
oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.
Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk:

Karyawan : - Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba
- Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba
Suplai Barang : - Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC)
dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor
- Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat
persetujuan tertulis manajemen Franchisor
Promosi : - Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor
- Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari
manajemen Franchisor
33
IID
DEEN
NTTIITTA
ASS // LLO
OGGO
O // SSIIG
GNNA
AGGEE
Contoh Logo :
Contoh signage & penempatan :
SS EE R
RAAG
GAAM
M
Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang
dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:
Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab
Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan
Badge Topi Atribut lain
FFO
ORRM
M&&A
ATTR
RIIBBU
UTT SSTTA
ATTIIO
ONNN
NEER
RYY
Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti:
Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.
Contoh disain Kop Surat :
Contoh disain amplop surat :
Contoh disain Kartu Nama :
Contoh disain Tas Belanja :

Dsb.,dsb.
34
PPR
ROOD
DU K&
UK & PPEEN
NGGEETTA
AHHU
UAAN
N PPR
ROOD
DUUK
K
Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada
produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving), sedangkan jumlah yang
disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Setiap produk mempunyai karakter
tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan
yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk, barang-barang yang diawetkan, barang-
barang yang mudah rusak / pecah (perishable), pemindahan barang dari kendaraan angkut ke
gudang, pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya.
PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI
1. Makanan beku a. Daging

dan yang didingin- b. Kue dan sandwich range
kan (chilled) c. Ice cream, dsb.
d. Tib-bit range
e. Drink range ( brewerage, softdrink, alcoholic drinks, dsb. )
2. Produk Makanan a. Confectioneries (dengan pemanas); Pastries, Pie, Rolls, Puff,dsb.

b. Sweets & Chocolates assortment
c. Canned & bottled food, including cooking oil, seasoning, dsb.
d. Dry food; kelompok sembako dan bumbu-bumbu
e. Drinks; canned and bottled
3. Produk a. Toileteries; tissue paper, detergent, washing powder, soap,

Non-Makanan cream, clear, cloths, dsb.
b. Stationneries; surat kabar, majalah, alat tulis, kertas, battery,
c. Rokok
d. Photgraphic – films
e. Barang-barang elektrikal; bola lampu, plug, socket, lampu
senter, fuse, dsb.
35
4. Produk lain a. Alat dan keperluan rumah tangga

b. Footwear
c. Mainan – Toys
d. Alat & bahan pembersih
e. Embalage (kertas pembungkus)
f. Kosmetik personal care
g. Pakaian dalam wanita / pria
h. Health care products
K EE PP EE G
K GAAW
WAA II A
ANN
RECRUITMENT KARYAWAN
Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang
membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan
usaha-usaha konkret, misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan
berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Selain itu Pemilik Toko juga harus
terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.
PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN :

* Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi
pendukung
* Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar
* Menjalani interview
* Menjalani pelatihan, apabila lamaran diterima
TATA TERTIB
Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya, dalam rangka memelihara
keselarasan, keserasian, keseimbangan, dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan
kerja demi kemajuan usaha toko.
Tata tertib tersebut mencakup:

1. Jam Kerja
36
Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu, dari mulai toko buka sampai tutup
toko. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift; shift pagi, shift
malam, atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka).
Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti
Tahunan karyawan tersebut.
2. Cuti
Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku, dan
kebijaksanaan dari perusahaan, seperti: Cuti Tahunan, Cuti Menikah maupun Cuti
Melahirkan, dsb.
3. Seragam Kerja
Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja
maupun sesudahnya, yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri
identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat.
Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu
Tanda Pengenal. Model, warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan
terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor).
4. Kerapihan dan Kebersihan

Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko,
juga dalam penampilannya, untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan.
Kebijakan lain seperti kerapihan rambut, sepatu dan sebagainya termasuk masalah
pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya.
5. Rahasia Perusahaan
Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan
kerugian moril/materil, ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan
perusahaan. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk
menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya.
6. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan

Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan, baik secara internal (sesama karyawan)
maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. Sikap yang baik dan ramah,
37
memberikan kesan uluran tangan untuk membantu, dalam hal ini membantu pelanggan
mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan.
Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan, penerapan sistem pelayanan
“Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil
penjualan toko. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan
sistem ini kepada karyawannya.
a. CARA PELAYANAN
“Tatap”
Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi
terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan
pelanggan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi
dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau
apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan.
“Senyum”
Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam
setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Hal ini menunjukkan
bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket, dan bahwa Staf toko selalu
siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan.
“Sapa”
Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan
terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan, seperti: “Selamat pagi / siang /
malam, apa yang bisa kami bantu ?”, atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu
…..”, dengan menyebutkan nama pelanggan, apabila pengungjung adalah pelanggan tetap
dan sudah dikenal staf toko. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan
kehadirannya, dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar
dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya
kepada Staf toko.
Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan nama
perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan, seperti:
“Nama perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan
dengan sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas
38
b. KETERANGAN DAN SARAN

Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya,
baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya.,
mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri.
Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran
yang memuaskan untuk pelanggan, terutama mengenai produk minimarket. Dapat
memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual, maka seluruh Staf toko
diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge)
di minimarket.
c. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat
dilakukan oleh setiap Staf toko. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah
munculnya reputasi buruk umumnya, dan bagi toko pada khususnya.
Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut:
* Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius
* Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya
keluhan, apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang
terjadi
* Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan, maka
Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Supervisor toko
akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan
* Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang, maka harus
dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran.
7. Kebijakan Lain-lain
Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko, dalam hal ini demi kemajuan usaha toko, dan
juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko, perusahaan perlu menjalankan
beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak, Tanggung Jawab dan Larangan-
larangan, seperti:
* Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi
* Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi
* Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit, keperluan pribadi, dll.)
* Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan
* Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas
39
* Larangan-larangan secara umum

* Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan
* Pemutusan Hubungan Kerja, dan
* Perihal Pengunduran Diri Karyawan.
STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO
Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan.
Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab
masing-masing, adalah sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI TOKO:
Kepala Toko /
Terwaralaba
Supervisor
Toko
Karyawan Toko
TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI
1. KEPALA TOKO / TERWARALABA

Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi
operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri
usahanya. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya, sehingga harapan
didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di
bidang retail“ dapat tercapai.
Tanggung a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak

Jawab manajemen
b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko
secara keseluruhan
c. Menjaga dan meningkatkan profit store
d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan
40
juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen
e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai
batas otoritas yang ditentukan
f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan
Area a. Perencanaan (planning)

Tugas : * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien
* Peningkatan pelayanan kepada pelanggan
* Perencanaan program kerja toko
* Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target
operasional
* Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal
b. Kontrol dan Pengawasan

* Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran
keuangan
* Pengendalian biaya yang efektif dan efisien
* Peningkatan pelayanan kepada pelanggan
* Perencanaan program kerja toko
* Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target
operasional
* Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal
c. Anggaran dan Keuangan
* Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko
* Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS)
* Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan
penghasilan dari operasi toko
d. Organizing
* Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna
pencapaian target kerja
* Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data
* Melakukan kontrol inventaris
c. Pembinaan Karyawan
* Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian
41
disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat

* Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi
dan organisasi
* Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan
* Melakukan pelatihan karyawan.
d. Tugas-tugas Tambahan
* Sewa-menyewa area toko
* Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra
manajemen Franchisor di masyarakat
* Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinan-
kemungkinan terbaik bagi operasional toko
* Melakukan koordinasi event-event promosi
2. SUPERVISOR
Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja
toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada
malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala
toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat
didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).
Tanggung a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan
Jawab : seluruh karyawannya
b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko
secara keseluruhan
c. Mencapai target penjualan dan profit
d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha
e. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan
f. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan
Area a. Perencanaan dan kontrol

Tugas : * Membuat Action Plan manajemen stok barang
* Membuat rencana pengelolaan SDM
* Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit
* Membuat rencana pengaturan kerja bawahan
42
* Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang

* Melakukan pengecekkan faktur
* Membuat analisa kompetitor
b. Operasional
* Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka
* Menerima uang hasil penjualan dari kasir
* Meningkatkan penjualan dan keuntungan
* Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
* Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang
* Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke
toko
* Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing
item barang
* Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya
* Menandatangani PO
* Membuka dan menutup operasi toko setiap hari
c. Biaya-biaya Operasional
* Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai
maksimum yang telah ditentukan
* Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil
* Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer
* Melaksanakan prosedur penyetoran uang
d. Evaluasi
* Mengevaluasi Target vs. Realisasi
* Mengevaluasi penjualan dan pembelian
* Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya
e. Pengelolaan karyawan
* Melakukan pembinaan dan pelatihan
* Mengontrol, menganalisa, membina dan memotivasi kinerja karyawan
* Melakukan pengembangan prestasi kerja
3. KARYAWAN TOKO
Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Selain itu
karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada
43
pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Sehingga dapat dikatakan bahwa
karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko.
Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama, yaitu:

Jawab : a. Melakukan kerja sama, komunikasi, dan koordinasi dengan seluruh staf
toko (Kepala toko, Supervisor dan sesama karyawan)
b. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan
Area a. Operasional toko

Tugas : * Memberikan pelayanan TSS (Tatap, Senyum, Sapa) secara baik
kepada Pelanggan
* Menjaga kwalitas produk yang dijual
* Mengatur floor display ( min. 1M dan max. 1,5M )
* Mengawasi pelanggan yang berbelanja
* Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan
* Memberi label harga baik di barang dan juga di rak
* Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan
* Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas
* Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan
* Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang
* Menjaga kebersihan area toko (halaman, floor, toilet)
* Memberikan hadiah sesuai prosedur
* Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah
* Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado
* Menyediakan leaflet dari brosur promosi
* Merawat peralatan sound system
* Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik
* Melakukan pengecekkan retur barang
* Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima
* Mensortir barang / memeriksa kondisi barang
* Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai
bekerja
* Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/
Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja
* Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang, serta
44
mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja

* Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir
* Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi
* Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor
* Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan
kepada konsumen
* Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang
laku terjual
b. Pengontrolan
* Mengecek stok barang di gondola dan rak umum
* Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out )
* Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang
* Mengatur barang BS
* Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang
DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE
Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan
tanggung jawab personalia di toko.
Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi, semua personalia di toko
harus bekerja sebagai suatu tim.
Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”, setiap karyawan toko berhubungan dan
berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan.
Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi, masuk bertugas tepat pada
waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna
mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan.
Menciptakan kesan pertama yang baik:

• Mengenakan seragam perusahaan
• Berpenampilan rapih dan bersih
• Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat
• Berbicara dengan nada suara yang tepat
45
Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja
pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan
membantu.
Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko:
• Pada pintu / area kasir
• Kartu Keanggotaan, bila ada
• Permintaan yang tidak seharusnya
• Troli belanja / keranjang belanja
• Mengganti atau menukar barang
• Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan
Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan:
• Area penjualan yang bersih
• Barang di rak terisi dengan baik dan benar
• Lorong antar rak selalu bersih
• Troli tersedia dan bersih
• Label harga selalu tepat dan mudah dibaca.
PENJUALAN, PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY
“Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan
toko. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini, karenanya ini merupakan daerah atau pusat
mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga
hubungan.
Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini, agar merefleksikan
reputasi dan godwill (nama baik) dari toko.
Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan
pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis.
Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya, dan disusun dengan rapih agar
memudahkan pelanggan memilih barang.
46
Signage display (papan petunjuk) dan P.O.P. materials (promosi / informasi produk) harus
terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik, eye
cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan.
Beberapa aspek yang perlu diperhatikan:

a. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas
b. Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di
floor dan tempat-tempat lain
c. Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk
d. Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar, rapih dan cantik
e. Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye
catching)
f. Semua barang harus mempunyai label harga
g. Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan
tidak terbalik.
Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220%
atau 2,2 kali.
Teknik Display dan Produk:

Selain hal pelayanan dan penjalan, karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan
mengenai produk, menguasai pengetahuan teknis dari produk, pembatasan-pembatasannya,
cara pemakaian dan nilai, agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan
memberi jawaban yang profesional.
(lihat Produk dan Pengetahuan Produk)
Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari:

• Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances)
• Peralatan tulis (stationneries)
• Barang-barang kebutuhan kantor
• Aksesoris dan perlengkapan
• Tas dan barang kulit
• Footware ( berkenaan dengan kaki, misal: kaos kaki )
• Barang kalengan dan botol
• Minuman
47
• Susu
• Makanan kecil, permen & coklat
• Barang kebutuhan pokok
• Rokok
• Makanan kering
• Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari
• Mainan
• Kebutuhan bayi
• Produk-produk bahan pembersih (cleaner)
PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN
1. Menjaga dan merawat toko dan peralatan.

Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. Pemakaian
yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability
(kemampuan pelayanan) pada setiap saat.
Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula
membahayakan manusia. Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel, dan jika
terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik
toko atau Penerima Waralaba.
2. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan
ditekankan pada beberapa hal:
a. Semua peralatan harus dirawat secara teratur
b. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus
c. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang, jika terdapat keretakan,
kehilangan warna atau ditumbuhi lumut, dsb.
d. Pintu-pintu, jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau
gembok. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki.
e. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat, untuk mengamankan toko
dari kemungkinan pencurian.
f. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai; jika bola lampu atau
lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti.
g. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan
secara teratur; jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang
48
h. AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. Filternya
harus dibersihkan setiap minggu.
i. Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. Jika ada
ubin yang rusak atau patah, beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk
diambil tindakan.
3. Saluran air di sekitar bangunan, di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan
dibersihkan setiap hari. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat, sehingga
menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. Karyawan harus
memperhatikan hal ini.
4. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti:

Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) /
Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser
minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon, tubes, dll) / Peralatan
/ Hardware yang lain / Pintu gudang , harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap
saat bisa berfungsi.
KEAMANAN
- Shoplifting (pencurian pada jam buka toko)

Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil, pencegahan dan penanganan secara
bijaksana
- Pilferage (Kerusakan), penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produk-
produk yang mudah rusak / pecah, dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan
- Pengadaan staf Keamanan
- Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm)
SISTEM KONTROL
Dalam menjalankan suatu usaha, sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat
diabaikan, karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu.
Dalam bidang usaha ritel, minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat, guna
untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan, kesalahan
informasi, dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun
49
moral. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas
karyawan. Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi:
• Kontrol Internal
Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk
Supervisor ), dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko.
• Kontrol Eksternal
Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang
memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian, seperti pengawasan terhadap
kwalitas barang, pencurian, dan lain-lain.
Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh
Supervisor dan karyawan toko, namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung
jawab dari Kepala toko sendiri. Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-
penyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen
mengevaluasi sistem yang telah ada, sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi
yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan.
Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas
seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. Untuk mengetahui lebih lanjut
mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugas-
tugas dan rincian Sistem Prosedur.
SS II SS TT EE M
M K
KOOM U TT EE R
M PP U R
PERANGKAT KOMPUTER
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard
dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa
beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing
Franchisee.
50
2. Perangkat Lunak (Software)

Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu
sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah
outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk
operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).
SISTEM KOMPUTER
Pengenalan Sistem
Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point
Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.
Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai
berikut:
• Melakukan pemesanan barang kepada supplier
• Kontrol seluruh outlet/toko
• Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu
Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:

• Transaksi penjualan
• Kontrol
• Stock internal
• Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:
• Pemesanan barang ke bagian Logistik
PENJELASAN SISTEM
Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti:
1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis
barang yang dijual.
Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan
supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke
outlet.
51
2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan
memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian
dikirimkan ke outlet.
3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru
dikirimkan ke setiap outlet.
4. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari
Supplier
5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian
6. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.
Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk,
Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.
A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:
1. Input Produk baru
2. Input Stock Awal
3. Input Barang Masuk
4. Input Pengeluaran Barang
B. Pada Menu Transaksi:

1. Input Penjualan
2. Input Retur Penjualan
C. Pada Menu Laporan terdiri dari:

1. Laporan Penjualan
2. Laporan Stock
3. Daftar Barang
D. Pada Utility terdiri dari:

1. Password
2. Backup Data
52
3. Kirim Data
Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk

menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya
dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat
menjalankan tugasnya dengan semestinya.
PENANGANAN MASALAH KOMPUTER

Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana
mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari
pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam
operasionalnya., baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis.
Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada konsumen yang merasa
dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan yang diberikan oleh
Franchisor untuk penanganan masalah komputer, dengan panduan dari supervisor Franchisor,
diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.
Contoh:
Jenis masalah Masalah yang umum terjadi Cara Penangan
Masalah Komputer Hang
Teknis Komputer / Monitor tidak hidup
Tidak bisa print
Tampil pesan kesalahan pada monitor
Masalah Salah entry
Non-Teknis
Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis
SS II SS TT EE M
M K
K EE U
UAAN
NGGA
ANN
Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang
memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam
penggunaan biaya perusahaan.
53
PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE

- Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian, dan
diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian oleh
Franchisor
- Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5% (tergantung
Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee
- Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran
dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya:
pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk
furniture, dsb.
MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING)

- Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah
ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target.
- Arus Kas (Cash Flow)

Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat dihasilkan
perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka.
Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.
MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN

- Pencatatan Keuangan (posting)
Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar
untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang
dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee
(khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin.
- Membuat Laporan Bulanan
Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga analisa
keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta analisa
likwiditas.
54
Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara

berkala, berupa:
• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)
• Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan
• Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutang-
piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas
• Laporan Stock Barang Konsinyasi
- Perangkat Lunak (Software)Keuangan

Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan,
disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat
lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.
Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor, agar dapat
berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.
ADMINISTRASI KEUANGAN
Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan
dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua
masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.
Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti
Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak
dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki
bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.
INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE

a. Investasi Awal
b. Biaya Lain-lain
55
A. INVESTASI AWAL
Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba :
• Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. Rp. _________ ( Notaris )
• Biaya Perijinan Usaha sbs. Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha )
• Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Rp. _________ (tergantung Franchisor)

• Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. _________ (sewa / beli)
Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba :

*Franchise Fee sbs. Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi )
• Security Deposit sbs. Rp. ________ (tergantung situasi)
Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba :

• Pembelian Peralatan Usaha sbs. Rp. ________ ( Franchisor )
• Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor
yang ditunjuk)
* Biaya launching toko sbs. Rp. ________
TOTAL BIAYA : Rp. ________
B. BIAYA-BIAYA LAIN
• Royalty Fee (per bulan) sbs. Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income
toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or)
• Continuing Advertising, Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan)
Intitutional &. Promotion Fee sbs income toko per bulan, saat Jumlah total income toko
mencapai..…(tergantung dari F’or)
• Local Advertising sbs. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum
gross income (untuk kebutuhan promosi toko &
dilakukan dengan panduan F’or)
• Transfer Fee sbs. Rp. _________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan
yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi
penggantian kepemilikan toko)
• Renewal Fee sbs. Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk
(pada masa Perpanjangan kontrak) pembaharuan hak franchise
•Biaya Pelatihan sbs. Rp. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran
untuk tenaga pengajar
•Bunga & Biaya Kerugian sbs. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi
(Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum
*Biaya Audit sbs. Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi
(dilakukan oleh Franchisor) sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai
+bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit bila
kekurangan melebihi 10% dari pelaporan.
•Biaya Refurbishing sbs. Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk
(Atas permintaan tertulis F’or) peninjauan ulang atas tanah, bangunan dsb.
• Biaya Premium Asuransi sbs. Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi
(perusahaan Asuransi kelas “A”)
56
Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko, dengan ketentuan-ketentuan

sebagai berikut:
a. Tujuan
b. Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab
c. Operasional Sisdur
d. Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada)
e. Flow chart
Sistem dan produser dimaksud mencakup:
- Pembukaan dan Penutupan Toko

- Pengadaan Barang Dagang Toko
- Penukaran Kemasan Khusus
- Penitipan Barang di Depositor
- Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko
- Penataan Barang di Display Area
- Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko
- Sistem Pencatatan Display Barang
- Transaksi Penjualan
- Instruksi Perubahan Harga
- Transaksi Retur (Pengembalian Barang)
- Sistem Pencatatan Penjualan
- Penyimpanan Uang Hasil Penjualan
- Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur)
- Laporan Keluhan
- Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC)
- Laporan Keuangan
- Laporan ke Franchisor
57

Sop Franchisee Minimarket PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Franchisee Minimarket PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN

BAB IV - USAHA MINIMARKET

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN

BAB VI - SISTEM KONTROL

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..…

1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi …………………………..

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN

1. KEPALA TOKO / TERWARALABA

toko secara keseluruhan

Area Tugas : a. Perencanaan ( planning )

e. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan

Area Tugas : a. Perencanaan dan kontrol

Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama, yaitu:

Area Tugas : a. Operasional toko

PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN :

TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN

Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada

PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY

FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA

7.Pengutilan, Pencurian, Perampokan

USAHA PENGEMBANGAN MELALUI

Untuk menunjang pengembangannya, perlu dibentuk divisi:

Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah:

PROTOTYPE RUANG USAHA

TYPES OF MARKET AREA (SQ METER)

4. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 80 sampai 180

( ** ) Convenience Store / Kios Modern

“one step to one stop ……”

* Filosofi Deskripsi Bentuk

* Tambahan tulisan pada logo

* Penggunaan dan panduan warna

Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi)

BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE

Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab

Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan

Badge Topi Atribut lain

C. FORM & ATRIBUT STATIONNERY

Disain Kop Surat :

Disain amplop surat :

Disain Kartu Nama :

Disain Tas Belanja :

Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution

PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK

2. Produk Makanan a. Confectioneries (dengan pemanas); Pastries, Pie, Rolls, Puff,

3. Produk a. Toileteries; tissue paper, detergent, washing powder, soap,

f. Kosmetik personal care

Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui:

Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi, yaitu:

SALESMANSHIP PROGRAM - PELAYANAN KEPADA PELANGGAN

2. KETERANGAN DAN SARAN

3. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

2. Perangkat Lunak (Software)

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:

5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

B. Pada Menu Transaksi:

C. Pada Menu Laporan terdiri dari:

D. Pada Utility terdiri dari:

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk

PENANGANAN MASALAH KOMPUTER